Configurar la gestión de múltiples cuentas (BETA)

La gestión de múltiples cuentas es una función para clientes con varias cuentas de HubSpot. La gestión de múltiples cuentas permite que varias empresas trabajen por separado, mientras pueden compartir recursos y datos entre cuentas. Más información sobre la gestión de múltiples cuentas en nuestra HubSpot Academy.

• Configuración de la organización: configura tu organización y define las conexiones entre cuentas que deciden cómo cada cuenta de HubSpot utilizará, o no, las funciones de gestión de múltiples cuentas.
• Duplicación de datos: utiliza la duplicación de datos de para duplicar datos entre diferentes cuentas de HubSpot. Por ejemplo, un representante de ventas de una cuenta está interactuando con un contacto que compró algo a otra entidad comercial. Esa entidad comercial tiene una cuenta de HubSpot separada y única. Con la duplicación de datos activada, el usuario podrá ver esa información en su cuenta, aunque no sea usuario de la cuenta de HubSpot de la otra entidad comercial.
• Copia de recursos: copia correos electrónicos de marketing automatizados, listas y formularios de una cuenta a otra, para evitar crear manualmente recursos desde cero en una cuenta nueva.
  

Antes de comenzar

Antes de comenzar a trabajar con esta característica, asegúrate de que comprendes perfectamente qué pasos hay que dar con antelación, así como las limitaciones de la función y las posibles consecuencias de utilizarla. 

Comprender los requisitos

• Para acceder a la gestión de múltiples cuentas, debes tener una cuenta de HubSpot en tu organización que tenga Marketing Hub Enterprise. Algunas funciones de la gestión de múltiples cuentas requieren suscripciones a otros Hubs. 
• La cuenta con Marketing Hub Enterprise puede conectar hasta cuatro cuentas adicionales que tengan al menos una suscripción Pro o Enterprise (para cualquier producto).
• Para crear una organización de gestión de múltiples cuentas, debes ser un superadministrador tanto en la cuenta con Marketing Hub Enterprise, como en las cuentas adicionales que planeas agregar a la organización. 
• También debes ser superadministrador en cada cuenta que desees agregar a tu organización de gestión de múltiples cuentas. 
• Debe configurarse la autenticación de dos factores.

Comprender las limitaciones y consideraciones

Comprende las limitaciones y los aspectos a tener en cuenta al utilizar la gestión de múltiples cuentas. Las limitaciones específicas de las características se tratan con más detalle en las secciones correspondientes del artículo.

• Cada cuenta de HubSpot que se agregue a la organización de gestión de múltiples cuentas debe tener sus datos alojados en la misma ubicación.
• La gestión de múltiples cuentas no se puede configurar en las cuentas del entorno de pruebas.
• La gestión de múltiples cuentas no puede ajustarse en las cuentas de prueba.

Configurar la gestión de múltiples cuentas

Crea tu organización de gestión de múltiples cuentas

El primer paso para establecer la gestión de múltiples cuentas, es configurar tu organización en HubSpot. Para configurar tu organización:

1. Inicia sesión en tu cuenta de Marketing Hub Enterprise.
2. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
3. En el menú de la barra lateral izquierda, en Gestión de la organización, haz clic en Múltiples cuentas.
4. Haz clic en Crear organización
   
   
5. Asegúrate de haber leído y comprendido cómo afectará la activación de esta función a cada una de tus cuentas vinculadas, incluidas las obligaciones de notificación que puedas tener con tus clientes.
6. Haz clic para alternar las cuentas que quieres agregar a tu organización de gestión de múltiples cuentas y haz clic en Listo en la parte inferior derecha. Para ver las cuentas no elegibles, haz clic en el menú desplegable Elegibles y luego en No elegibles.

• Se te solicitará que verifiques tu cuenta mediante claves de acceso o autenticación de dos factores.
• Una vez verificado, para empezar a configurar las funciones de gestión de múltiples cuentas, haz clic en Configurar ahora en el cuadro de diálogo. Haz clic en Hacerlo más tarde para configurarlo en otro momento o fecha.

Configurar la organización de gestión de múltiples cuentas

Una vez establecida tu organización, tendrás que configurar las conexiones entre las cuentas. Para conecta tus cuentas:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, en Gestión de la organización, haz clic en Múltiples cuentas.
3. Haz clic en Editar conexiones de cuenta para ver la pantalla de configuración.
4. Si tu organización de múltiples cuentas:
   • Tiene dos cuentas, se te dirigirá a la página Configurar conexiones.
   • Tiene entre tres y cinco cuentas, tienes dos opciones:
     • Haz clic en Configuración manual para elegir cómo configurar tu organización de múltiples cuentas desde cero. 
     • Haz clic en Configuración con un solo clic para activar todas las funciones disponibles para las cuentas de tu organización.
5. En la página Configurar conexiones puedes activar la duplicación de datos y la copia de recursos:

• • Selecciona una cuenta en el panel izquierdo.
  • Activa o desactiva los interruptores de las conexiones.
    
    

• • Las conexiones son bidireccionales por defecto (las funciones funcionan en ambos sentidos entre cuentas). Para cambiar la conexión a unidireccional (las funciones funcionan de una cuenta a otra), haz clic en Conexión unidireccional.
  • Haz clic en Siguiente.  
  • Revisa la configuración y haz clic en Listo.

Gestionar tu organización de múltiples cuentas

Después de configurar tu organización de múltiples cuentas, puedes editar y actualizar la organización cuando sea necesario.

Antes de comenzar a trabajar con esta característica, asegúrate de que comprendes perfectamente qué pasos hay que dar con antelación, así como las limitaciones de la función y las posibles consecuencias de utilizarla. 

Comprender los requisitos

• Debes ser superadministrador en todas las cuentas de tu organización para gestionar la organización.
• Solo los superadministradores y los administradores partners podrán visualizar la página de gestión de la organización.
• Si ninguna cuenta de la organización tiene Marketing Hub Enterprise una vez creada la organización, ésta se eliminará.
• Las cuentas de la organización deben tener al menos una suscripción Pro para cualquier producto, para utilizar la gestión de múltiples cuentas. Si una cuenta de la organización baja de una suscripción Pro, se eliminará de la organización.

Comprender las limitaciones y consideraciones

• Debes utilizar una cuenta que tenga Marketing Hub Enterprise para:
  • Agregar o eliminar cuentas de la organización de múltiples cuentas.
  • Eliminar la organización de múltiples cuentas.
• Puedes gestionar las conexiones de cuentas de la organización desde cualquier cuenta de la organización de múltiples cuentas.

• Si se cambia la ubicación de alojamiento de los datos de una cuenta a una ubicación diferente a la de las demás cuentas de la organización, la cuenta se eliminará de la organización.

• Si se desactiva una cuenta, se eliminará de la organización.

Agregar o eliminar cuentas de la organización de múltiples cuentas

Para gestionar la organización de múltiples cuentas:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, en Gestión de la organización, haz clic en Múltiples cuentas.
3. Para agregar o eliminar cuentas de la organización:
   • Haz clic en Acciones en la parte superior derecha y selecciona Gestionar organización.
   • Haz clic para alternar las cuentas que quieres agregar o eliminar de la organización de gestión de múltiples cuentas y, a continuación, haz clic en Listo en la parte inferior derecha. 

• • Si agregas nuevas cuentas, se te pedirá que verifiques tu cuenta mediante claves de acceso o autenticación de dos factores.

Agregar o editar conexiones de cuentas

Para agregar conexiones de cuentas:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, en Gestión de la organización, haz clic en Múltiples cuentas.
3. Haz clic en Editar conexiones de cuentas.
4. En la página Configurar conexiones puedes activar la duplicación de datos y la copia de recursos:

• • Selecciona una cuenta en el panel izquierdo.
  • Activa o desactiva los interruptores de las conexiones.
    
    

• • Las conexiones son bidireccionales por defecto (las funciones funcionan en ambos sentidos entre cuentas). Para cambiar la conexión a unidireccional (las funciones funcionan de una cuenta a otra), haz clic en Conexión unidireccional.
  • Haz clic en Siguiente.
  • Revisa la configuración y haz clic en Listo.

Una vez conectadas las cuentas, puedes compartir información personal entre ellas. Esto puede requerir que interactúes más con los titulares de los datos.

Eliminar la organización de gestión de múltiples cuentas

Para eliminar la organización de gestión de múltiples cuentas:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, en Gestión de la organización, haz clic en Múltiples cuentas.
3. Haz clic en Acciones en la parte superior derecha y selecciona Eliminar organización.
4. Haz clic en Eliminar organización para confirmar.
5. Se te solicitará que verifiques tu cuenta mediante claves de acceso o autenticación de dos factores.