Configurer la gestion multicompte

La gestion multi-compte est une fonctionnalité disponible pour les clients HubSpot disposant de plusieurs comptes. La gestion multi-compte permet à plusieurs entreprises de travailler séparément, tout en étant en mesure de partager des ressources et des données entre les comptes. Découvrez-en davantage sur la gestion multicompte depuis notre HubSpot Academy. 

• Configuration de l'organisation : configurez votre organisation et définissez les connexions entre les comptes qui décident de la façon dont chaque compte HubSpot utilisera, ou non, les fonctionnalités de gestion multi-comptes.
• Mise en miroir des données : utilisez la mise en miroir des données pour dupliquer les données entre différents comptes HubSpot. Par exemple, dans un compte, un représentant commercial interagit avec un contact qui a effectué un achat auprès d'une autre entreprise. Cette entité commerciale possède un compte HubSpot distinct et unique. Si la mise en miroir des données est activée, l'utilisateur pourra voir ces informations dans son compte, même s'il n'est pas un utilisateur du compte HubSpot de l'autre entité commerciale.
• Copie de ressources : copiez des e-mails marketing automatisés, des listes et des formulaires d’un compte à un autre, pour éviter de créer manuellement des ressources à partir de zéro dans un nouveau compte.
  
• Workflows : les workflows multi-comptes vous permettent d’utiliser des actions qui créent un nouveau contact ou un contact existant dans un compte HubSpot différent au sein de votre organisation. Vous pouvez déclencher des workflows basés sur des événements clés (par exemple, les transactions fermées gagnées ) pour mettre à jour ou créer un contact correspondant dans un autre compte. Vous pouvez également les désigner comme une opportunité de vente croisée, afin de coordonner le suivi marketing et commercial entre les comptes.
• Reporting : le reporting multi-comptes vous permet de créer des rapports personnalisés qui agrègent les données de différents comptes HubSpot à partir d’un seul compte HubSpot.

Avant de commencer

Avant de commencer à utiliser cette fonctionnalité, assurez-vous de bien comprendre les étapes à suivre à l'avance, ainsi que les limites de la fonctionnalité et les conséquences potentielles de son utilisation. 

Compréhension des exigences

• Pour accéder à la gestion multi-comptes, vous devez disposer d'un compte HubSpot dans votre organisation qui a Marketing Hub Entreprise. Certaines fonctions de la gestion multicompte nécessitent un abonnement à d'autres hubs. 
• Le compte Marketing Hub Entreprise peut connecter jusqu’à 29 comptes supplémentaires nécessitant de disposer au moins d’un abonnement Pro ou Entreprise (pour n’importe quel produit).
• Pour créer une organisation de gestion multi-comptes, vous devez être un super administrateur à la fois dans le compte Marketing Hub Entreprise et dans les comptes supplémentaires que vous prévoyez d'ajouter à l'organisation. 
• La double authentification doit être configurée.

Comprendre les limites et considérations

Comprendre les limites et les éléments à prendre en compte lors de l'utilisation de la gestion de plusieurs comptes. Les limitations spécifiques à certaines fonctionnalités sont abordées plus en détail dans les sections correspondantes de cet article.

• Les données de chaque compte HubSpot ajouté à l'organisation de gestion multicompte doivent se trouver au même endroit.
• La gestion multi-comptes ne peut pas être configurée dans les comptes sandbox.

Configurer la gestion multicompte

Configurer et configurer votre organisation de gestion multi-comptes

La première étape pour mettre en place la gestion multicompte consiste à configurer votre organisation dans HubSpot. Pour configurer votre organisation :

1. Connectez-vous à votre compte Marketing Hub Entreprise.
2. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
3. Dans le menu latéral de gauche, sous Gestion de l'organisation, cliquez sur Multi-comptes.
4. Cliquez sur Créer une organisation
5. Assurez-vous d’avoir lu et compris l’impact qu’aura l’activation de cette fonctionnalité sur chacun de vos comptes liés, y compris les obligations de notification que vous pourriez avoir envers vos clients.
6. Sur la page Sélectionner des comptes éligibles , cliquez pour activer les comptes que vous souhaitez ajouter à votre organisation de gestion multi-comptes, puis cliquez sur Suivant dans l’angle inférieur droit. Pour voir les comptes non éligibles, cliquez sur le menu déroulant Éligible puis sur Inéligible.
   
   
   
7. Sur la page Configurer les connexions , vous pouvez activer les fonctionnalités que vous souhaitez utiliser :

• • Sélectionnez un compte dans le panneau de gauche.
  • Activez ou désactivez les connexions . 

• • Par défaut, les connexions sont bidirectionnelles (les fonctionnalités fonctionnent dans les deux sens entre les comptes). Pour passer la connexion en sens unique (les fonctionnalités fonctionnent d’un compte à l’autre), cliquez sur le menu déroulant Two-way.
  • Cliquez sur Suivant.  
  • Vérifiez la configuration, puis cliquez sur Terminer la configuration.
  • Dans la boîte de dialogue, vérifiez les informations sur la fonctionnalité bêta, puis cliquez sur Créer une organisation.
  • Vous serez invité à vérifier votre compte à l'aide de clés d'accès ou d'une double authentification.
  • Une fois vérifiée, la configuration est terminée.

Gérer votre organisation multi-comptes

Après avoir configuré votre organisation multi-comptes, vous pouvez modifier et mettre à jour l’organisation si nécessaire.

Avant de commencer à utiliser cette fonctionnalité, assurez-vous de bien comprendre les étapes à suivre à l'avance, ainsi que les limites de la fonctionnalité et les conséquences potentielles de son utilisation. 

Compréhension des exigences

• Vous devez être un super administrateur dans chaque compte de votre organisation pour gérer votre organisation.
• Seuls les super administrateurs et les administrateurs partenaires pourront afficher la page de gestion de l'organisation.
• Si aucun compte de l'organisation n'a Marketing Hub Entreprise après sa création, l'organisation sera supprimée.
• Les comptes de l’organisation doivent disposer au moins d’un abonnement Pro pour n’importe quel produit, afin d’utiliser la gestion multi-comptes. Si un compte de l'organisation est rétrogradé d'un abonnement Pro, il sera supprimé de l'organisation.

Comprendre les limites et considérations

• Vous devez utiliser un compte disposant d'un abonnement Marketing Hub Entreprise pour :
  • Ajoutez ou supprimez des comptes de votre organisation multicompte.
  • Supprimez votre organisation multi-comptes.
• Vous pouvez gérer les connexions de compte de votre organisation à partir de n'importe quel compte de votre organisation multi-comptes.

• Si l'emplacement de l'hébergement de données d'un compte est modifié pour un emplacement différent de celui des autres comptes de l'organisation, le compte sera supprimé de l'organisation.

• Si un compte est désactivé, il sera supprimé de l'organisation.

Ajouter ou supprimer des comptes de l'organisation multi-comptes

Pour gérer votre organisation multi-comptes :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, sous Gestion de l'organisation, cliquez sur Multi-comptes.
3. Pour ajouter ou supprimer des comptes de l’organisation, cliquez sur Gérer l’organisation, puis sélectionnez Modifier l’organisation.
   
   • Cliquez pour activer ou désactiver les comptes que vous souhaitez ajouter ou supprimer de votre organisation de gestion multi-comptes, puis cliquez sur Suivant dans l’angle inférieur droit et continuez à configurer vos connexions.

• • Si vous ajoutez ou supprimez de nouveaux comptes, vous serez invité à vérifier votre compte à l’aide de clés d’accès ou de la double authentification.
  • Une fois vérifiées, les modifications seront enregistrées.

Ajouter ou modifier des connexions de compte

Pour ajouter des connexions de compte :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, sous Gestion de l'organisation, cliquez sur Multi-comptes.
3. Cliquez sur Modifier les connexions.
4. Sur la page Configurer les connexions , vous pouvez activer/désactiver les fonctionnalités :

• • Sélectionnez un compte dans le panneau de gauche.
  • Activez ou désactivez les connexions .

• • Par défaut, les connexions sont bidirectionnelles (les fonctionnalités fonctionnent dans les deux sens entre les comptes). Pour modifier la connexion en mode unidirectionnel (les fonctionnalités fonctionnent d'un compte à l'autre), cliquez sur Connexion unidirectionnelle.
  • Cliquez sur Suivant.
  • Vérifiez la configuration, puis cliquez sur Terminer la configuration.
  • Vous serez invité à vérifier votre compte à l’aide de clés d’accès ou d’une double authentification.
  • Une fois vérifiées, les modifications seront enregistrées.

Supprimez votre organisation de gestion multi-comptes

Pour supprimer votre organisation de gestion multi-comptes :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, sous Gestion de l'organisation, cliquez sur Multi-comptes.
3. Cliquez sur Gérer l’organisation, puis sélectionnez Supprimer l’organisation.
4. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Supprimer l’organisation pour confirmer.
5. Vous serez invité à vérifier votre compte à l'aide de clés d'accès ou d'une double authentification.
6. Une fois vérifiées, les modifications seront enregistrées.