BêtaConfigurer la gestion multicompte (bêta)

La gestion multi-compte est une fonctionnalité disponible pour les clients HubSpot disposant de plusieurs comptes. La gestion multi-compte permet à plusieurs entreprises de travailler séparément, tout en étant en mesure de partager des actifs et des données entre les comptes.

• Configuration de l’organisation : configurez votre organisation et définissez les connexions entre les comptes qui décident de la façon dont chaque compte HubSpot utilisera, ou non, les fonctionnalités de gestion multi-comptes.
• Mise en miroir des données : utilisez la mise en miroir des données pour dupliquer les données entre différents comptes HubSpot. Par exemple, dans un compte, un représentant commercial interagit avec un contact qui a effectué un achat auprès d’une autre entreprise. Cette entité commerciale possède un compte HubSpot distinct et unique. Si la mise en miroir des données est activée, l’utilisateur pourra voir ces informations dans son compte, même s’il n’est pas un utilisateur du compte HubSpot de l’autre entité commerciale.
• Copie de ressources : copiez des e-mails, listes et formulaires marketing automatisés d’un compte à un autre pour éviter de créer manuellement des éléments à partir de zéro dans un nouveau compte.
  

Avant de commencer

Avant de commencer à utiliser cette fonctionnalité, assurez-vous de bien comprendre les étapes à suivre à l’avance, ainsi que les limites de la fonctionnalité et les conséquences potentielles de son utilisation.

Comprendre les exigences

• Pour accéder à la gestion multi-comptes, vous devez disposer d’un compte HubSpot dans votre organisation qui a Marketing Hub Entreprise . Certaines fonctions de la gestion multicompte nécessitent un abonnement à d’autres hubs. 
• Le compte Marketing Hub Entreprise peut connecter jusqu’à quatre comptes supplémentaires disposant au minimum d’un abonnement Pro ou Entreprise (pour n’importe quel produit).
• Pour créer une organisation de gestion multi-comptes, vous devez être un super administrateur à la fois dans le compte Marketing Hub Entreprise et dans les comptes supplémentaires que vous prévoyez d’ajouter à l’organisation. 
• Vous devez également être super administrateur pour chaque compte que vous voulez ajouter à votre organisation de gestion multi-comptes. 
• La double authentification doit être configurée.

Comprendre les limitations & à prendre en compte

Comprendre les limites et les éléments à prendre en compte lors de l’utilisation de la gestion de plusieurs comptes. Les limitations spécifiques à certaines fonctionnalités sont abordées plus en détail dans les sections correspondantes de cet article.

• Les données de chaque compte HubSpot ajouté à l’organisation de gestion multicompte doivent se trouver au même endroit.
• La gestion multi-compte ne peut pas être configurée dans les comptes sandbox.

Configurer la gestion multi-comptes

Configurer votre organisation de gestion multi-comptes

La première étape pour mettre en place la gestion multicompte consiste à configurer votre organisation dans HubSpot. Pour configurer votre organisation :

• Connectez-vous à votre compte Marketing Hub  Entreprise .
• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans Gestion de l’organisation, cliquez sur Multi-compte.

• Cliquez sur Créer une organisation

• Assurez-vous d’avoir lu et compris comment l’activation de cette fonctionnalité aura un impact sur chacun de vos comptes liés, y compris les obligations de notification que vous pourriez avoir envers vos clients.
• Cliquez pour activer ou désactiver les comptes que vous souhaitez ajouter à votre organisation de gestion multicompte, puis cliquez sur Terminé dans l’angle inférieur droit. 
  • Pour afficher les comptes non éligibles, cliquez sur le menu déroulant Éligible et sur Inéligible.

• Vous serez invité à vérifier votre compte à l’aide de la double authentification.
• Une fois la vérification effectuée, pour commencer à configurer les fonctionnalités de gestion multicomptes, cliquez sur Configurer maintenant dans la boîte de dialogue. Cliquez sur Faire plus tard pour effectuer la configuration à une heure ou une date ultérieure.

Configurez votre organisation de gestion multi-comptes

Une fois votre organisation configurée, vous devrez configurer les connexions entre les comptes. Pour connecter vos comptes :

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans Gestion de l’organisation, cliquez sur Multi-compte.
• Cliquez sur Modifier les connexions du compte pour afficher l’écran de configuration.

• Deux options s’offrent à vous :
  • Cliquez sur Connexion rapide pour activer toutes les fonctionnalités disponibles pour les comptes de votre organisation. Après avoir sélectionné Connexion rapide, pour modifier la configuration :
    • Pour activer ou désactiver la mise en miroir des données, sélectionnez un compte dans le panneau de gauche et activez ou désactivez l’option de mise en miroir des données .

• • • Pour activer ou désactiver la copie des éléments, sélectionnez un compte dans le panneau de gauche et activez ou désactivez l’option Copie des éléments .

• • • Les connexions sont bidirectionnelles par défaut (les fonctionnalités fonctionnent dans les deux sens entre les comptes). Pour modifier la connexion en mode unidirectionnel (les fonctionnalités fonctionnent d’un compte à l’autre), cliquez sur Connexion unidirectionnelle.

• • • Cliquez sur Suivant.
    • Vérifiez la configuration, puis cliquez sur Terminé.
      
  • Si vous n’avez pas choisi d’utiliser la fonction de connexion rapide , sélectionnez un compte dans le panneau de gauche et cliquez sur Ajouter des connexions pour configurer les connexions manuellement.
    • Sélectionnez la case à cocher à côté des comptes auxquels vous souhaitez vous connecter, puis cliquez sur Confirmer. 

• • • Sélectionnez un compte dans le panneau de gauche et activez ou désactivez l’option Mise en miroir des données .

• • • Sélectionnez un compte dans le panneau de gauche et activez ou désactivez l’option Copie de ressource .

• • • Les connexions sont bidirectionnelles par défaut (les fonctionnalités fonctionnent dans les deux sens entre les comptes). Pour modifier la connexion en mode unidirectionnel (les fonctionnalités fonctionnent d’un compte à l’autre), cliquez sur Connexion unidirectionnelle.
    • Cliquez sur Suivant.
    • Vérifiez la configuration, puis cliquez sur Terminé.

Gérer votre organisation multi-comptes

Après avoir configuré votre organisation multi-comptes, vous pouvez modifier et mettre à jour l’organisation si nécessaire.

Avant de commencer à utiliser cette fonction, assurez-vous de bien comprendre les mesures à prendre à l'avance ainsi que les limites de la fonction et les conséquences potentielles de son utilisation. 

Comprendre les exigences

• Vous devez être un super administrateur dans chaque compte de votre organisation pour gérer votre organisation.
• Seuls les super administrateurs et les administrateurs partenaires pourront afficher la page de gestion de l’organisation.
• Si aucun compte de l’organisation n’a Marketing Hub Entreprise après sa création, l’organisation sera supprimée.
• Les comptes de l’organisation doivent avoir au moins un abonnement Pro  pour tout produit, pour utiliser la gestion multicompte. Si un compte de l’organisation est rétrogradé d’un abonnement Pro , il sera supprimé de l’organisation.

Comprendre les limitations & à prendre en compte

• Vous devez utiliser un compte disposant du Marketing Hub Entreprise pour :
  • Ajoutez ou supprimez des comptes de votre organisation multicompte.
  • Supprimez votre organisation multi-comptes.
• Vous pouvez gérer les connexions de compte de votre organisation à partir de n’importe quel compte de votre organisation multi-comptes.

• Si l’emplacement de l’hébergement de données d’un compte est modifié pour un emplacement différent de celui des autres comptes de l’organisation, le compte sera supprimé de l’organisation.

• Si un compte est désactivé, il sera supprimé de l’organisation.

Ajouter ou supprimer des comptes de l’organisation multi-comptes

Pour gérer votre organisation multi-comptes :

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans Gestion de l’organisation, cliquez sur Multi-compte.
• Pour ajouter ou supprimer des comptes de l’organisation :
  • Cliquez sur Actions dans l’angle supérieur droit, puis sélectionnez Gérer l’organisation.
  • Cliquez pour activer ou désactiver les comptes que vous souhaitez ajouter ou supprimer de votre organisation de gestion multicompte, puis cliquez sur Terminé dans l’angle inférieur droit. 

• • Si vous ajoutez de nouveaux comptes, vous devrez vérifier votre compte à l’aide de la double authentification.

Ajouter ou modifier des connexions de compte

Pour ajouter des connexions de compte :

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans Gestion de l’organisation, cliquez sur Multi-compte.
• Cliquez sur Modifier les connexions du compte.
• Cliquez sur add Ajouter des connexions.

• Sélectionnez la case à cocher à côté des comptes auxquels vous souhaitez vous connecter, puis cliquez sur Confirmer. 

Pour modifier les connexions du compte :

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans Gestion de l’organisation, cliquez sur Multi-compte.
• Cliquez sur Modifier les connexions du compte.
• Sélectionnez un compte dans le panneau de gauche et activez ou désactivez l’option Mise en miroir des données .

Remarque : Si l’un des comptes stocke des données sensibles, il ne peut pas s’agir d’un compte source pour la mise en miroir des données. Les données sensibles de vos clients sont ainsi soigneusement protégées. Si vous activez des données sensibles après avoir établi une connexion de mise en miroir des données entre ce compte source et un autre compte, la connexion sera modifiée de sorte que le compte ne soit pas un compte source pour la mise en miroir des données une fois les données sensibles activées.

• Sélectionnez un compte dans le panneau de gauche et activez ou désactivez l’option Copie de ressource .

• Les connexions sont bidirectionnelles par défaut. Pour modifier la connexion en connexion unidirectionnelle, cliquez sur Connexion unidirectionnelle.
• Cliquez sur Suivant.
• Vérifiez la configuration, puis cliquez sur Terminé.

Supprimer votre organisation de gestion multi-comptes

Pour supprimer votre organisation de gestion multi-comptes :

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans Gestion de l’organisation, cliquez sur Multi-compte.
• Cliquez sur Actions dans l’angle supérieur droit, puis sélectionnez Supprimer l’organisation.
• Cliquez sur Supprimer l’organisation pour confirmer.