Gestionar al agente de recaudación

Nota: si se conecta una bandeja de entrada individual a Revenue Agent, solo el propietario de dicha bandeja de entrada podrá gestionar Revenue Agent.

Utiliza el «revenue agent», que forma parte de la HubSpot AI, para hacer un seguimiento de las facturas pendientes y automatizar las comunicaciones con los compradores. El agente fiscal realiza un seguimiento de los cambios en las facturas y de las comunicaciones con los clientes para proponer planes de comunicaciones personalizados que faciliten el cobro de los pagos. El agente de ingresos ajusta los planes en función de las respuestas de los clientes y la actividad de facturación, y puede enviar correos electrónicos de derivación a los contactos internos.

Por ejemplo, si una factura está vencida y el comprador no ha respondido, el agente de ingresos puede enviar un recordatorio personalizado y realizar la derivación del caso a un contacto interno si el pago sigue pendiente.

Gestionar el agente de ingresos, lo que incluye inscribir y de baja a empresas y contactos, excluir facturas manualmente, revisar, editar y aprobar planes, consultar datos que faltan, modificar direcciones de correo electrónico y desactivar el agente de ingresos. Descubre cómo funciona el agente de ingresosy cómo configurarlo.

Ten en cuenta lo siguiente: puedes gestionar el acceso a las funciones de IA en tu configuración de IA y especificar qué datos se comparten. Consulta las preguntas frecuentes sobre la confianza en la IA y las fichas de modelos de IA de HubSpot para obtener información detallada sobre los controles de seguridad, el uso de los datos y el cumplimiento de la IA.

Ver la descripción general del plan

La vista general del plan muestra los saldos pendientes de las facturas que gestiona el agente de ingresos, el número de acciones realizadas por el agente en las últimas 24 horas, el número de empresas y contactos inscritos, las empresas y los contactos que requieren atención, y los planes activos.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Ingresos > Agente de ingresos. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Ingresos > Agente de ingresos.
2. En la parte superior se muestran el saldo gestionado, las acciones de los agentes y las empresas y contactos inscritos. Para buscar empresas y contactos, en la esquina superior derecha, en el campo «Buscar» , introduce el nombre de una empresa o de un contacto , o bien su dirección de correo electrónico.
   
   
3. La tabla resumen muestra las empresas y los contactos inscritos en dos pestañas, organizados según si sus facturas están incluidas o excluidas de los planes:
   
   • Pestaña«Revisión de planes pendientes »: muestra las empresas y los contactos cuyos planes deben revisarse o a los que hay que añadir datos de facturación.
   • Pestaña«Planes activos »: consulta los planes que están activos actualmente, así como las empresas y los contactos asociados a ellos. Se realiza un seguimiento de las facturas pendientes de las empresas e individuos inscritos, incluso si no tienen un plan activo. Más información sobre la gestión de los planes activos.
4. En la tabla se muestran las siguientes columnas:
   • Entidad inscrita: nombre de la empresa o de la persona de contacto y dirección de correo electrónico de la persona de contacto para la facturación.
   • Tipo: tipo de entidad inscrita (empresa o contacto).
   • Facturas pendientes: número de facturas pendientes y cuántas están vencidas.
   • Última actividad de comunicaciones: la última actividad de comunicaciones. Los valores incluyen el correo electrónico (la última acción completada corresponde a un correo electrónico enviado). Pasa el cursor por encima para ver el asunto y el cuerpo del mensaje), «Derivación» (acción de derivación completada) o — (sin última acción).
   • Próximo paso: el siguiente paso del plan, incluyendo cuándo tendrá lugar. Los valores pueden ser: «Añadir contacto de facturación » (hay que añadir un contacto de facturación), «Revisar plan» (hay que revisar el plan), «Respuesta por correo electrónico » (respuesta programada a la empresa o al contacto), «Correo electrónico de recordatorio» (recordatorio programado), «Correo electrónico de derivación» ( derivación interna programada), «Sin acciones» (no hay acciones pendientes) o «Cuenta en seguimiento » (se está supervisando la cuenta). Actualizaciones de estado en caso de que el agente fiscal detecte comunicaciones con el cliente relacionadas con las facturas de la entidad).
   • Último pago: cuándo se realizó el último pago.
   • Saldo pendiente: el saldo total pendiente y vencido de la cuenta.
5. En la pestaña «Revisión del plan de necesidades» , revisa las empresas y los contactos que requieren tu atención. En «Siguiente paso», haz clic en la lista de acciones (por ejemplo, «Añadir contacto de facturación», «Revisar plan»).
6. En la pestaña «Planes activos», consulta las empresas y los contactos inscritos que tienen planes activos:
   • Para ver los datos de una empresa o un contacto, en la sección «Entidad inscrita», haz clic en el nombre de la empresa o del contacto. En el panel de la derecha, puedes consultar los datos de la empresa o del contacto, el resumen generado por IA, las facturas pendientes y las actividades, incluidos los correos electrónicos enviados y recibidos.
   • Para ver el plan activo, incluidos los correos electrónicos propuestos y enviados, en la columna«Plan», haz clic en«Ver plan».
     
     

Inscribir y dar de baja empresas y contactos

Una vez seleccionadas las empresas y los contactos que se van a inscribir durante la configuración, puedes inscribir otros nuevos o dar de baja los que ya estén inscritos.

Inscribir manualmente empresas y contactos

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Ingresos > Agente de ingresos. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Ingresos > Agente de ingresos.
2. En la esquina superior derecha, haz clic en «Gestionar inscripciones» y, a continuación, en «Revisar entidades».
3. Para buscar empresas y contactos, introduce en el campo «Buscar» el nombre de una empresa o de un contacto , o bien su dirección de correo electrónico.
4. Para filtrar por tipo, haz clic en el menú desplegable «Todos los tipos » y marca las casillas de verificación «Empresas » o «Contactos ».
   
   
5. Para ordenar, haz clic en el icono de ordenacióny selecciona «# facturas pendientes» (ordenar por número de facturas pendientes) o «Alfabético» (ordenar alfabéticamente).
6. En la tabla, marca las casillas de verificación situadas junto a las empresas y los contactos que quieras inscribir o dar de baja.
7. En la esquina inferior derecha del cuadro de diálogo, haz clic en «Segmentos de exclusión».
8. Añade segmentos de exclusión para excluir de los planes las facturas que cumplan los criterios de filtrado. Más información sobre los segmentos de exclusión. Para añadir un segmento de exclusión:
   • Activa el indicador de un segmento de facturas existente para excluir las facturas incluidas en ese segmento. Consulta el número de segmentos de CRM disponibles para tu suscripción en el catálogo de servicios de & . Más información sobre cómo crear segmentos de CRM.
     
     
   • Para añadir un nuevo segmento de exclusión, haz clic en «Crear segmento de exclusión».
   • En la lista, selecciona las propiedades de las facturas por las que deseas filtrar.
   • Introduce los criterios de filtrado y, a continuación, haz clic en «Hecho».
   • Para añadir criterios de filtrado al mismo grupo, haz clic en«Añadir filtro».
   • Para añadir otro grupo de filtros, haz clic en «Añadir grupo de filtros».
     
     
   • Para añadir otro segmento de exclusión, haz clic de nuevo en «Crear segmento de exclusión ».
     
     
9. En la esquina inferior derecha, haz clic en«Revisar» & , confirma.
10. En la esquina inferior derecha del cuadro de diálogo, haz clic en «Actualizar inscripción».

Inscribir empresas y contactos desde la página de índice de facturas

Inscribe empresas y contactos directamente desde una factura. Es necesario activar al agente de ingresos antes de poder inscribir empresas y contactos a partir de sus facturas. Más información sobre la inscripción de empresas y personas de contacto.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Ingresos > Facturas. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Ingresos > Facturas.
2. Haz clic en un número de factura.
3. En la barra lateral derecha, en la sección «Revenue Agent», haz clic en«Inscribirte en Revenue Agent».
   
   
4. En el cuadro de diálogo, seleccione una opción:
   • Empresa: inscribir la empresa en la Agencia Tributaria.
   • Contacto: inscribir el contacto en el sistema de recaudación.
5. Haz clic en Inscribir.

Darse de baja manualmente de empresas y contactos

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Ingresos > Agente de ingresos. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Ingresos > Agente de ingresos.
2. En la barra lateral izquierda, haz clic en «Gestionar» y, a continuación, en «Empresas y contactos».
3. Marca lascasillas de verificación situadas junto a las empresas y los contactos que desees dar de baja.
4. Haz clic en«Darse de baja» en la parte superior de la tabla.
   
   
5. En el cuadro de diálogo, haz clic en«Darse de baja».

Darse de baja de la lista de empresas y contactos en la página principal de facturas

Darse de baja empresas y contactos directamente desde una factura.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Ingresos > Facturas. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Ingresos > Facturas.
2. Haz clic en un número de factura.
3. En la barra lateral derecha, en la sección «Agente de Hacienda», haz clic en el menú desplegable«Gestionar ».
   
   
4. Selecciona «Darse de baja» [nombre de la empresa o del contacto].
5. En el cuadro de diálogo, haz clic en«Continuar».

Ver datos que faltan

Ver los datos que faltan de las empresas y los contactos inscritos. Los estados de datos faltantes se aplican a las facturas creadas en HubSpot o sincronizadas con HubSpot desde una plataforma integrada (por ejemplo, QuickBooks o Xero).

HubSpot y las facturas sincronizadas

Los siguientes errores se aplican a las facturas creadas en HubSpot o sincronizadas desde proveedores externos. Resuelve el problema en HubSpot.

No hay contacto de facturación: actualiza el contacto de facturación de una factura de HubSpot.

Facturas sincronizadas

Los siguientes errores se aplican a las facturas sincronizadas desde proveedores externos. Resuelve el problema en la plataforma integrada y vuelve a sincronizar la factura con HubSpot.

• Falta la URL de la factura: falta la URL de la factura.
• Divisa: falta la divisa en la factura.
• Importe pendiente: falta el importe pendiente en la factura.
• Fecha de vencimiento: falta la fecha de vencimiento en la factura.

Para consultar los datos que faltan y actualizar los datos de contacto de facturación de las facturas de HubSpot:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Ingresos > Agente de ingresos. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Ingresos > Agente de ingresos.
2. En la barra lateral izquierda, haz clic en «Gestionar» y, a continuación, en «Datos que faltan».
   
   
3. Haz clic en el menú desplegable «Agrupado por » y selecciona una opción:
   • Datos que faltan: agrupa los datos que faltan según el tipo de dato que falte (p. ej., «No hay contacto de facturación»).
   • Entidad: agrupar los datos que faltan por empresa o contacto.
4. Para añadir un contacto de facturación, haz clic en «Añadir contacto » junto a una empresa.
   
   
5. En el cuadro de diálogo:
   • Para añadir un contacto ya existente, haz clic en el menú desplegable «Contacto de facturación » y selecciona un contacto.
   • Para añadir un nuevo contacto, haz clic en «Añadir nuevo». Introduce los datos de contacto en los campos correspondientes.
   • Haz clic en Añadir contacto.
6. Si surgen problemas con las facturas procedentes de sistemas externos, corrige los errores en el sistema externo y vuelve a sincronizarlas con HubSpot.

Incluir y excluir facturas manualmente

Selecciona las facturas que quieras incluir o excluir de los planes o de la página de índice de facturas. Las empresas y los contactos seguirán inscritos ante el agente de Hacienda. Más información sobre las exclusiones y la inscripción.

Incluir y excluir manualmente facturas de los planes

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Ingresos > Agente de ingresos. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Ingresos > Agente de ingresos.
2. En la pestaña«Revisión del plan de necesidades » o«Planes activos », haz clic en«Revisar plan » o «Ver plan».
3. En la barra lateral derecha, en la sección«Facturas pendientes» , haz clic en el icono delos tres puntos verticales y, a continuación, selecciona«Excluir del plan».
   
   
4. En el cuadro de diálogo, haz clic en«Excluir y volver a generar el plan».

El plan se actualizará utilizando las facturas restantes. Si excluyes una factura de un plan activo, deberás revisar y aprobar el nuevo plan para que se reanude la campaña de comunicaciones.

Incluir y excluir manualmente facturas de la página de índice de facturas

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Ingresos > Facturas. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Ingresos > Facturas.
2. Haz clic en el número de factura de una empresa o un contacto inscrito.
3. En la barra lateral derecha, en la sección «Agente fiscal», haz clic en el menú desplegable«Gestionar ».
   
   
   
4. Selecciona una opción:
   • Excluir factura: excluir una factura que esté incluida actualmente. En el cuadro de diálogo, haz clic en Continuar.
   • Incluir factura: incluye la factura. En el cuadro de diálogo, haz clic en Continuar.
5. Las facturas incluidas aparecen como «Activas».
   
   
6. Las facturas excluidas aparecen etiquetadas como «Excluidas».
   
   

Revisar, modificar y aprobar los planes propuestos

Revisar, modificar y aprobar los planes propuestos. Puedes modificar la estructura y el orden de los planes, editar los correos electrónicos individuales de un plan o proponer un nuevo plan. Es posible que algunas facturas queden excluidas. Más información sobre las exclusiones y los planes.

Revisar los planes

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Ingresos > Agente de ingresos. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Ingresos > Agente de ingresos.
2. En la página de resumen de planes, los planes que deban revisarse aparecerán en la pestaña «Necesita revisión».
3. Haz clic en «Revisar plan».
   
   
4. Revisa el plan propuesto.
5. En el panel de la derecha, revisa el resumen del plan generado por la IA.

Excluir facturas de los planes

Selecciona las facturas que quieras incluir o excluir de los planes. Las empresas y los contactos seguirán inscritos ante el agente de Hacienda. Más información sobre las exclusiones y la inscripción.

1. En la barra lateral derecha, en la sección«Facturas pendientes» , haz clic en el icono delos tres puntos verticales y, a continuación, selecciona«Excluir del plan».
   
   
2. En el cuadro de diálogo, haz clic en«Excluir y volver a generar el plan».

El plan se regenerará utilizando las facturas restantes. Si excluyes una factura de un plan activo, deberás revisar y aprobar el nuevo plan para que se reanuden las comunicaciones.

Editar correos electrónicos individuales dentro de un plan

1. Para editar el asunto de un correo electrónico, junto a «Asunto», haz clic en el icono de edición e introduce un asunto.
2. Para añadir otros destinatarios, haz clic en «Cc» o «Cc oculto» en la esquina superior derecha del correo electrónico. Introduce una dirección de correo electrónico y, a continuación, pulsa la tecla «Retorno» del teclado. Puedes añadir varios destinatarios.
3. Para cambiar la fecha y la hora programadas de los futuros correos electrónicos, en la sección «Programación» del correo electrónico, haz clic en los selectores de fecha y hora y selecciona una fecha y una hora.
   
   
4. Para editar el correo electrónico, haz clic en el cuerpo del mensaje y realiza los cambios que desees. Utiliza la barra de herramientas de formato situada en la parte inferior del correo electrónico para dar formato al texto y añadir enlaces.

Edita los planos propuestos con el asistente de Breeze

1. En la esquina superior derecha, haz clic en «Editar».
   
   
2. Actualiza los planes con el asistente de Breeze, el asistente de IA conversacional de HubSpot.

Aprobar los planes

Aprobar el plan para poner en marcha los correos electrónicos programados. Los correos electrónicos programados para enviarse de forma inmediata se enviarán en cuanto apruebes el plan.

1. En la esquina superior derecha, haz clic en «Aprobar plan».
2. El plan pasará a la pestaña «Planes activos » de la página de resumen.

Revisar y modificar los planes activos

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Ingresos > Agente de ingresos. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Ingresos > Agente de ingresos.
2. En la tabla«Resumen» , haz clic en la pestaña«Planes activos ».
3. Para ver el plan activo, incluidos los correos electrónicos propuestos y enviados, en la columna«Plan», haz clic en«Ver plan».
   
   

4. Para seleccionar las facturas que se van a incluir o excluir de los planes (las empresas y los contactos seguirán inscritos en el agente de ingresos). Más información sobre las exclusiones y la inscripción):

   • En la barra lateral derecha, en la sección«Facturas pendientes» , haz clic en el icono delos tres puntos verticales y, a continuación, selecciona«Excluir del plan».
     
     
   • En el cuadro de diálogo, haz clic en«Excluir y volver a generar el plan». El plan se regenerará utilizando las facturas restantes. Si excluyes una factura de un plan activo, deberás revisar y aprobar el nuevo plan para que se reanuden las comunicaciones.
5. Para modificar el plan, haz clic en«Modificar plan», en la esquina superior derecha.
   
   
6. Actualiza los planes con el asistente de Breeze, el asistente de IA conversacional de HubSpot.
7. Para editar los correos electrónicos programados, haz clic en «Editar» en la parte inferior del correo electrónico.
   
   
8. Para editar el asunto de un correo electrónico, junto a «Asunto», haz clic en el icono de edición e introduce un asunto.
9. Para añadir otros destinatarios, haz clic en «Cc» o «Cco» en la esquina superior derecha del correo electrónico. Introduce una dirección de correo electrónico y, a continuación, pulsa la tecla «Retorno» del teclado. Puedes añadir varios destinatarios.
10. Para cambiar la fecha y la hora programadas de los futuros correos electrónicos, en la sección «Programación» del correo electrónico, haz clic en los selectores de fecha y hora y selecciona una fecha y una hora.
    
    
11. Para editar el correo electrónico, haz clic en el cuerpo del mensaje y realiza los cambios que desees. Utiliza la barra de herramientas de formato situada en la parte inferior del correo electrónico para dar formato al texto y añadir enlaces.
12. Para guardar los cambios, haz clic en«Guardar», en la parte inferior del correo electrónico.

Gestionar empresas y contactos

Ver todas las empresas y personas de contacto inscritas, tanto si los planes están en fase de revisión como si están activos.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Ingresos > Agente de ingresos. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Ingresos > Agente de ingresos.
2. En la barra lateral izquierda, haz clic en «Gestionar» y, a continuación, en «Empresas y contactos».
   
   
3. Para obtener información general sobre una empresa o un contacto, haz clic en el nombre de la empresa o del contacto.
4. En el panel de la derecha, consulta los datos de la empresa o del contacto, así como sus facturas pendientes.
   
   
5. Para los planes en revisión, haz clic en «Revisar plan » para revisar, editar y aprobar los planes propuestos.
6. En el caso de los planes activos, en la columna «Plan», haz clic en«Ver plan»para revisar y editar los planes activos.

Revisar los estados de las facturas de los agentes fiscales

A cada factura gestionada por el agente de recaudación se le asigna un estado que refleja el motivo por el que se ha incluido, excluido o suspendido. Para consultar el estado de una factura asignado por el agente fiscal:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Ingresos > Facturas. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Ingresos > Facturas.
2. Haz clic en unnúmero de factura.
3. En la barra lateral derecha, en la sección«Agente de Hacienda», comprueba el estado.
   
   
4. Las facturas pueden tener los siguientes estados en relación con el agente de recaudación. Estos estados son independientes de los estados de las facturas.
   • No gestionada: lafactura no la gestiona el agente de recaudación.
   • En tramitación: la factura está siendo tramitada por el agente de recaudación y se están utilizando créditos.
   • Se ha alcanzado el límite: se han agotado tus créditos mensuales y el plan está actualmente suspendido. Los créditos se restablecen en función de la fecha en que se añadieron a tu cuenta. También puedes añadir más. Más información sobre la gestión de créditos.
   • Excluida: la factura coincide con un segmento de exclusión y ha sido excluida automáticamente o ha sidoexcluida manualmente por el agente de ingresos.
   • En tramitación: actualmente se está tramitando el pago de la factura.
   • Pago fallido: la factura se ha excluido tras un intento fallido de pago. El agente de recaudación se encarga del primer intento de pago, pero no realiza ningún seguimiento de los pagos fallidos. El proceso de recuperación de pagos fallidos se encarga de los pasos siguientes. Más información sobre los pagos fallidos.
   • Pago automático activado: la factura queda excluida porque su pago se gestiona fuera del sistema del agente de recaudación. El importe se cargará automáticamente al cliente.
   • Datos que faltan: se ha excluido la factura porque faltan datos obligatorios. Más información sobre cómo revisar los datos que faltan.
   • No hay contacto de facturación: la factura se ha excluido porque no figura ningún contacto de facturación. Más información sobre cómo añadir un contacto de facturación.

Modificar las direcciones de correo electrónico y de derivación

Modifica la dirección de correo electrónico utilizada para enviar mensajes en los planes y la dirección de correo electrónico utilizada para las derivaciones. Los cambios se guardan automáticamente.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Ingresos > Agente de ingresos. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Ingresos > Agente de ingresos.
2. En la barra lateral izquierda, haz clic en «Configurar» y, a continuación, en «Datos de la cuenta».
   
   
3. Para actualizar la dirección de correo electrónico utilizada para enviar mensajes en los planes, en la sección «Correo electrónico y derivación», selecciona una de las siguientes opciones:
   • Bandeja de entrada compartida: utiliza una dirección de correo electrónico del equipo. Haz clic en «Conectar nueva bandeja de entrada compartida » para conectar una nueva dirección de correo electrónico del equipo.
   • Bandeja de entrada personal: utiliza una dirección de correo electrónico personal. Haz clic en «Conectar nueva bandeja de entrada » para conectar una nueva dirección de correo electrónico personal.
4. Para actualizar el destinatario de la derivación, introduce la dirección de correo electrónico del destinatario en el campo «Destinatario de la derivación ». Más información sobre los correos electrónicos de derivación.

Desactiva al agente de recaudación

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Ingresos > Agente de ingresos. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Ingresos > Agente de ingresos.
2. En la barra lateral izquierda, haz clic en «Configurar» y, a continuación, en «Detalles de la cuenta».
   
   
3. Haz clic en «Desactivar agente de ingresos».
4. En el cuadro de diálogo:
   • Si lo deseas, marca la casilla de verificación «Darse de baja también a todos los [número] [contactos o empresas] » para dar de baja a los contactos de las empresas. Al marcar esta casilla de verificación, te aseguras de que ninguna empresa ni contacto se inscriba automáticamente si vuelves a activar el agente de ingresos en el futuro. Si no marcas la casilla de verificación, las empresas y los contactos seguirán afiliados al agente de ingresos, pero se eliminarán susplanes .
   • Haz clic en «Desactivar » para confirmar.

Próximos pasos

Obtén más información sobre cómo configurar el agente de ingresos, incluyendo cómo inscribir cuentas y poner en marcha las comunicaciones automatizadas.