Gestire il funzionario addetto al gettito fiscale

Nota bene: se una casella di posta individuale è collegata a Revenue Agent, solo il proprietario della casella può gestire Revenue Agent.

Utilizza Revenue Agent, parte dell’intelligenza artificiale di HubSpot, per monitorare le fatture in sospeso e automatizzare i contatti con gli acquirenti. Revenue Agent tiene traccia delle modifiche alle fatture e delle comunicazioni con i clienti per suggerire piani di contatto personalizzati che aiutino a riscuotere i pagamenti. Revenue Agent adatta i piani in base alle risposte dei clienti e all’attività relativa alle fatture e può inviare e-mail di escalation ai contatti interni.

Ad esempio, se una fattura è scaduta e un acquirente non ha risposto, il Revenue Agent può inviare un sollecito personalizzato e inoltrare il caso a un contatto interno se il pagamento rimane in sospeso.

Gestisci l’agente di incasso, incluse le operazioni di registrazione e cancellazione di aziende e contatti, l’esclusione manuale delle fatture, la revisione, la modifica e l’approvazione dei piani, la visualizzazione dei dati mancanti, la modifica degli indirizzi e-mail e la disattivazione dell’agente di incasso. Scopri come funziona l’agente di incassoe come configurarlo.

Nota: puoi gestire l'accesso delle funzionalità IA nelle tue impostazioni IA e configurare quali dati vengono condivisi. Consulta le domande frequenti sull'attendibilità dell'IA e le schede dei modelli di IA di HubSpot per informazioni dettagliate su controlli di sicurezza IA, utilizzo dei dati e conformità.

Visualizza la panoramica del piano

La panoramica del piano mostra i saldi delle fatture in sospeso gestiti dall’agente di fatturazione, il numero di azioni dell’agente nelle ultime 24 ore, il numero di aziende e contatti registrati, le aziende e i contatti che richiedono attenzione e i piani attivi.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Ricavi > Agente per i ricavi. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Ricavi > Agente per i ricavi.
2. Il saldo gestito, le azioni dell’agente e le aziende e i contatti iscritti vengono visualizzati nella parte superiore. Per cercare aziende e contatti, in alto a destra, nel campo "Cerca", inserisci il nome o l’indirizzo e-mail di un’azienda o di un contatto.
   
   
3. La tabella di panoramica mostra le aziende e i contatti registrati in due schede, organizzati in base al fatto che le loro fatture siano incluse o escluse dai piani:
   
   • Scheda“Da rivedere ”: mostra le aziende e i contatti per i quali è necessario rivederei piani o aggiungere referenti di fatturazione.
   • Scheda "Piani attivi ": mostra i piani attualmente attivi e le aziende e i contatti ad essi associati. Le fatture in sospeso delle aziende e dei contatti registrati vengono monitorate anche in assenza di un piano attivo. Scopri di più sulla gestione dei piani attivi.
4. Nella tabella sono visualizzate le seguenti colonne:
   • Entità registrata: nome dell’azienda o del contatto e indirizzo e-mail del referente per la fatturazione.
   • Tipo: tipo di entità registrata (azienda o contatto).
   • Fatture in sospeso: numero di fatture in sospeso e quante sono scadute.
   • Ultimo contatto: l'ultima attività di contatto. I valori includono Email (l'azione completata più recente è l'invio di un'e-mail; passare il mouse per visualizzare l'oggetto e il testo), Escalation (azione di escalation completata) o — (nessuna azione recente).
   • Prossimo passo: il prossimo passo del piano, compresa la data in cui avrà luogo. I valori includono: "Aggiungi contatto di fatturazione " (è necessario aggiungere un contatto di fatturazione), "Rivedi piano " (il piano deve essere rivisto), "Risposta via e-mail " (risposta programmata all'azienda o al contatto), "E-mail di promemoria " (promemoria programmato), "E-mail di escalation " ( escalation interna programmata), "Nessuna azione " (nessuna azione imminente) o "Monitoraggio account " (l'account è sotto monitoraggio. Lo stato si aggiorna se l'agente di ricavi rileva una comunicazione del cliente relativa alle fatture dell'entità).
   • Ultimo pagamento: data in cui è stato effettuato l’ultimo pagamento.
   • Saldo dovuto: il saldo totale dovuto e scaduto per l’account.
5. Nella scheda “Necessità di revisione del piano ”, esamina le aziende e i contatti che richiedono la tua attenzione. In “Passo successivo”, fai clic sull’elenco delle azioni (ad es. “Aggiungi contatto di fatturazione”, “Rivedi piano”).
6. Nella scheda " Piani attivi", controlla le aziende e i contatti iscritti con piani attivi:
   • Per visualizzare i dettagli di un'azienda o di un contatto, nella sezione " Entità iscritta", clicca sul nome dell'azienda o del contatto. Nel pannello di destra, puoi visualizzare i dettagli dell'azienda o del contatto, il riepilogo AI, le fatture in sospeso e le attività, incluse le e-mail inviate e ricevute.
   • Per visualizzare il piano attivo, comprese le e-mail proposte e inviate, nella colonna"Piano", clicca su"Visualizza piano".
     
     

Iscrivere e disiscrivere aziende e contatti

Dopo aver selezionato le aziende e i contatti da iscrivere durante la configurazione, è possibile iscriverne altri o cancellarne l’iscrizione.

Iscrivere manualmente aziende e contatti

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Ricavi > Agente per i ricavi. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Ricavi > Agente per i ricavi.
2. In alto a destra, fare clic su Gestisci iscrizioni, quindi su Esamina entità.
3. Per cercare aziende e contatti, nel campo " Cerca " inserisci il nome o l'indirizzo e-mail di un'azienda o di un contatto.
4. Per filtrare per tipo, fare clic sul menu a discesa " Tutti i tipi " e selezionare le caselle di controllo " Aziende " o " Contatti ".
   
   
5. Per ordinare i risultati, fare clic sull’icona di ordinamentoe selezionare “Numero di fatture aperte” (ordinamento in base al numero di fatture aperte) o “Alfabetico” (ordinamento alfabetico).
6. Nella tabella, seleziona le caselle di controllo accanto alle aziende e ai contatti che desideri iscrivere o cancellare.
7. In basso a destra nella finestra di dialogo, fare clic su Segmenti di esclusione.
8. Aggiungi segmenti di esclusione per escludere dai piani le fatture che soddisfano i criteri di filtro. Scopri di più sui segmenti di esclusione. Per aggiungere un segmento di esclusione:
   • Attiva l’interruttore di un segmento di fatture esistente per escludere le fatture incluse in quel segmento. Verifica il numero di segmenti CRM disponibili per il tuo abbonamento nel Catalogo prodotti e servizi. Scopri di più sulla creazione dei segmenti CRM.
     
     
   • Per aggiungere un nuovo segmento di esclusione, fare clic su " Crea segmento di esclusione".
   • Dall’elenco, seleziona le proprietà delle fatture in base alle quali applicare il filtro.
   • Inserisci i criteri di filtro, quindi fai clic su "Fatto".
   • Per aggiungere criteri di filtro allo stesso gruppo, fare clic suAggiungi filtro.
   • Per aggiungere un altro gruppo di filtri, fare clic su " Aggiungi gruppo di filtri".
     
     
   • Per aggiungere un altro segmento di esclusione, fare nuovamente clic su Crea segmento di esclusione.
     
     
9. In basso a destra, fare clic su "Rivedi e conferma".
10. In basso a destra nella finestra di dialogo, fare clic su " Aggiorna iscrizione".

Iscrivere aziende e contatti dalla pagina indice delle fatture

Iscrivere aziende e contatti direttamente da una fattura. L’agente di fatturazione deve essere attivato prima di poter iscrivere aziende e contatti dalle loro fatture. Scopri di più sull’iscrizione di aziende e contatti.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Ricavo > Fatture. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Ricavo > Fatture.
2. Fare clic su un numero di fattura.
3. Nella barra laterale destra, sotto Revenue Agent, fare clic su "Iscriviti a Revenue Agent".
   
   
4. Nella finestra di dialogo, selezionare un'opzione:
   • Azienda: iscrivere l’azienda al Revenue Agent.
   • Contatto: iscrivere il contatto a Revenue Agent.
5. Fare clic su " Iscriviti".

Rimuovere manualmente aziende e contatti

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Ricavi > Agente per i ricavi. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Ricavi > Agente per i ricavi.
2. Nella barra laterale sinistra, fare clic su Gestisci, quindi su Aziende e contatti.
3. Selezionare lecaselle di controllo accanto alle aziende e ai contatti da rimuovere.
4. Fare clic su "Annulla iscrizione " nella parte superiore della tabella.
   
   
5. Nella finestra di dialogo, clicca su "Disiscrivi".

Rimuovere aziende e contatti dalla pagina indice delle fatture

Rimuovere aziende e contatti direttamente da una fattura.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Ricavo > Fatture. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Ricavo > Fatture.
2. Fare clic sul numero di una fattura.
3. Nella barra laterale destra, sotto " Agente di fatturazione", fare clic sul menu a discesa"Gestisci".
   
   
4. Seleziona " Annulla iscrizione [nome azienda o contatto]".
5. Nella finestra di dialogo, fare clic su"Continua".

Visualizza i dati mancanti

Visualizza i dati mancanti relativi alle aziende e ai contatti registrati. Gli stati relativi ai dati mancanti si applicano alle fatture create in HubSpot o sincronizzate su HubSpot da una piattaforma integrata (ad es. QuickBooks, Xero).

Fatture di HubSpot e sincronizzate

I seguenti errori si applicano alle fatture create in HubSpot o sincronizzate da fornitori esterni. Risolvi il problema in HubSpot.

Nessun contatto di fatturazione: aggiorna il contatto di fatturazione di una fattura HubSpot.

Fatture sincronizzate

I seguenti errori si applicano alle fatture sincronizzate da fornitori esterni. Risolvi il problema nella piattaforma integrata e risincronizza la fattura su HubSpot.

• URL della fattura mancante: URL mancante per la fattura.
• Valuta: la valuta non è presente nella fattura.
• Saldo dovuto: il saldo dovuto non è presente nella fattura.
• Data di scadenza: data di scadenza mancante nella fattura.

Per visualizzare i dati mancanti e aggiornare i referenti di fatturazione per le fatture di HubSpot:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Ricavi > Agente per i ricavi. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Ricavi > Agente per i ricavi.
2. Nella barra laterale sinistra, fare clic su Gestisci, quindi su Dati mancanti.
   
   
3. Fare clic sul menu a discesa " Raggruppati per " e selezionare un'opzione:
   • Dati mancanti: raggruppa i dati mancanti in base al tipo di dato mancante (ad es. Nessun contatto di fatturazione).
   • Entità: raggruppa i dati mancanti per azienda o contatto.
4. Per aggiungere un contatto di fatturazione, fare clic su " Aggiungi contatto " accanto a un'azienda.
   
   
5. Nella finestra di dialogo:
   • Per aggiungere un contatto esistente, fare clic sul menu a discesa " Contatto di fatturazione " e selezionare un contatto.
   • Per aggiungere un nuovo contatto, fare clic su " Aggiungi nuovo". Nei campi previsti, inserire i dettagli del contatto.
   • Fare clic su " Aggiungi contatto".
6. In caso di problemi con le fatture provenienti da sistemi esterni, correggere gli errori nel sistema esterno e risincronizzarle con HubSpot.

Includere ed escludere manualmente le fatture

Seleziona le fatture da includere o escludere dai piani o dalla pagina dell’indice delle fatture. Le aziende e i contatti rimarranno registrati presso l’agente di fatturazione. Scopri di più sulle esclusioni e sulle registrazioni.

Includere ed escludere manualmente le fatture dai piani

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Ricavi > Agente per i ricavi. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Ricavi > Agente per i ricavi.
2. Nella scheda"Revisione del piano " o"Piani attivi ", clicca su "Rivedi piano " o "Visualizza piano".
3. Nella barra laterale destra, nella sezione "Fatture aperte ", clicca sull'icona coni tre puntini verticali, quindi seleziona"Escludi dal piano".
   
   
4. Nella finestra di dialogo, clicca su“Escludi e rigenera il piano”.

Il piano verrà rigenerato utilizzando le fatture rimanenti. Se si esclude una fattura da un piano attivo, è necessario rivedere e approvare il nuovo piano affinché le attività di outreach possano riprendere.

Includere ed escludere manualmente le fatture dalla pagina indice delle fatture

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Ricavo > Fatture. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Ricavo > Fatture.
2. Fai clic sul numero di fattura di un'azienda o di un contatto iscritto.
3. Nella barra laterale destra, alla voce “Agente delle entrate”, fare clic sul menu a tendina“Gestisci ”.
   
   
   
4. Selezionare un'opzione:
   • Escludi fattura: esclude una fattura attualmente inclusa. Nella finestra di dialogo, fare clic su"Continua".
   • Includi fattura: includi la fattura. Nella finestra di dialogo, fare clic suContinua.
5. Le fatture incluse sono contrassegnate come " Attive".
   
   
6. Le fatture escluse sono contrassegnate come " Escluse".
   
   

Esamina, modifica e approva i piani proposti

Esamina, modifica e approva i piani proposti. Puoi modificare la struttura e la sequenza dei piani, modificare le singole e-mail all’interno di un piano o proporre un nuovo piano. Alcune fatture potrebbero essere escluse. Scopri di più sulle esclusioni e sui piani.

Esamina i piani

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Ricavi > Agente per i ricavi. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Ricavi > Agente per i ricavi.
2. Nella pagina di panoramica dei piani, i piani che necessitano di revisione verranno visualizzati nella scheda " Necessita revisione del piano".
3. Fare clic su " Rivedi piano".
   
   
4. Esamina il piano suggerito.
5. Nel pannello di destra, esamina il riepilogo del piano generato dall'IA.

Escludere le fatture dai piani

Selezionare le fatture da includere o escludere dai piani. Le aziende e i contatti rimarranno registrati presso l'agente di fatturazione. Scopri di più sulle esclusioni e sulle registrazioni.

1. Nella barra laterale destra, nella sezione "Fatture aperte ", fare clic sull'icona coni tre puntini verticali, quindi selezionare"Escludi dal piano".
   
   
2. Nella finestra di dialogo, fare clic su"Escludi e rigenera il piano".

Il piano verrà rigenerato utilizzando le fatture rimanenti. Se si esclude una fattura da un piano attivo, è necessario esaminare e approvare il nuovo piano affinché le attività di contatto possano riprendere.

Modifica delle singole e-mail all’interno di un piano

1. Per modificare l'oggetto di un'e-mail, accanto a "Oggetto", clicca sull'icona di modifica e inserisci un oggetto.
2. Per aggiungere altri destinatari, in alto a destra nell'e-mail, fai clic su Cc o Ccn. Inserisci un indirizzo e-mail, quindi premi Invio sulla tastiera. Puoi aggiungere più destinatari.
3. Per modificare la data e l’ora di invio delle e-mail future, nella sezione "Pianificazione " dell’e-mail, clicca sui selettori di data e ora e seleziona una data e un’ora.
   
   
4. Per modificare l’e-mail, clicca sul corpo del messaggio e apporta le modifiche desiderate. Utilizza la barra degli strumenti di formattazione nella parte inferiore dell’e-mail per formattare il testo e aggiungere link.

Modifica i piani proposti con Breeze Assistant

1. In alto a destra, clicca su Modifica.
   
   
2. Aggiorna i piani utilizzando Breeze Assistant, l’assistente IA conversazionale di HubSpot.

Approvare i piani

Approva il piano per avviare l’invio delle email programmate. Qualsiasi email la cui spedizione sia programmata per l’invio immediato verrà inviata al momento dell’approvazione del piano.

1. In alto a destra, clicca su " Approva piano".
2. Il piano verrà spostato nella scheda Piani attivi nella pagina di panoramica.

Rivedere e modificare i piani attivi

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Ricavi > Agente per i ricavi. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Ricavi > Agente per i ricavi.
2. Nella tabella"Panoramica", clicca sulla scheda "Piani attivi ".
3. Per visualizzare il piano attivo, comprese le e-mail proposte e inviate, nella colonna"Piano", fare clic su"Visualizza piano".
   
   

4. Per selezionare le fatture da includere o escludere dai piani (le aziende e i contatti rimarranno iscritti presso l’agente di ricavi. Scopri di più sulle esclusioni e sulle iscrizioni):

   • Nella barra laterale destra, nella sezione "Fatture aperte ", fare clic sull’icona coni tre puntini verticali, quindi selezionare"Escludi dal piano".
     
     
   • Nella finestra di dialogo, fare clic su«Escludi e rigenera piano». Il piano verrà rigenerato utilizzando le fatture rimanenti. Se si esclude una fattura da un piano attivo, è necessario rivedere e approvare il nuovo piano affinché le attività di outreach possano riprendere.
5. Per modificare il piano, in alto a destra, clicca su "Modifica piano".
   
   
6. Aggiorna i piani utilizzando Breeze Assistant, l’assistente AI conversazionale di HubSpot.
7. Per modificare le email pianificate, nella parte inferiore di un'email, clicca su Modifica.
   
   
8. Per modificare l’oggetto di un’e-mail, accanto a Oggetto, clicca sull’icona di modifica e inserisci un oggetto.
9. Per aggiungere altri destinatari, in alto a destra nell’e-mail, clicca su Cc o Ccn. Inserisci un indirizzo e-mail, quindi premi Invio sulla tastiera. Puoi aggiungere più destinatari.
10. Per modificare la data e l’ora di invio delle email future, nella sezione Pianifica dell’email, clicca sui selettori di data e ora e seleziona una data e un’ora.
    
    
11. Per modificare l’e-mail, clicca sul corpo del messaggio e apporta le modifiche desiderate. Utilizza la barra degli strumenti di formattazione nella parte inferiore dell’e-mail per formattare il testo e aggiungere link.
12. Per salvare le modifiche, nella parte inferiore dell’e-mail, clicca suSalva.

Gestire aziende e contatti

Visualizza tutte le aziende e i contatti registrati, indipendentemente dal fatto che i piani siano in fase di revisione o attivi.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Ricavi > Agente per i ricavi. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Ricavi > Agente per i ricavi.
2. Nella barra laterale sinistra, fare clic su Gestisci, quindi su Aziende e contatti.
   
   
3. Per visualizzare una panoramica di un'azienda o di un contatto, clicca sul nome dell'azienda o del contatto.
4. Nel pannello di destra, controlla i dettagli dell'azienda o del contatto e le relative fatture in sospeso.
   
   
5. Per i piani in fase di revisione, clicca su " Rivedi piano " per esaminare, modificare e approvare i piani proposti.
6. Per i piani attivi, nella colonna "Piano", clicca su"Visualizza piano" per esaminare e modificare i piani attivi.

Verifica lo stato delle fatture gestite dall’agente di ricavi

A ogni fattura gestita dall’agente di fatturazione viene assegnato uno stato che riflette il motivo per cui è stata inclusa, esclusa o messa in pausa. Per visualizzare lo stato di una fattura presso l’agente di fatturazione:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Ricavo > Fatture. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Ricavo > Fatture.
2. Fai clic sulnumero di una fattura.
3. Nella barra laterale destra, sotto "Agente di fatturazione", controlla lo stato.
   
   
4. Le fatture possono assumere i seguenti stati relativi all'agente delle entrate. Questi stati sono distinti dagli stati delle fatture.
   • Non gestita: lafattura non è gestita dall’agente fiscale.
   • Gestita: la fattura è gestita dall’agente di fatturazione e sta utilizzando i crediti.
   • Limite raggiunto: i crediti mensili sono stati esauriti e il piano è attualmente sospeso. I crediti si azzerano in base alla data in cui sono stati aggiunti al tuo account. Puoi anche aggiungerne altri. Scopri di più sulla gestione dei crediti.
   • Esclusa: la fattura rientra in un segmento di esclusione ed è stata esclusa automaticamente omanualmente dall’agente di fatturazione.
   • In elaborazione: il pagamento della fattura è attualmente in elaborazione.
   • Pagamento non andato a buon fine: la fattura è stata esclusa in seguito al fallimento di un tentativo di pagamento. L’agente di fatturazione garantisce il tentativo di pagamento iniziale, ma non dà seguito ai pagamenti non andati a buon fine. Il processo di recupero dei pagamenti non andati a buon fine gestisce i passaggi successivi. Scopri di più sui pagamenti non andati a buon fine.
   • Pagamento automatico attivato: la fattura è stata esclusa perché il relativo pagamento è gestito al di fuori dell’agente di fatturazione. L’addebito al cliente avverrà automaticamente.
   • Dati mancanti: la fattura è stata esclusa perché mancano i dati richiesti. Scopri di più sulla verifica dei dati mancanti.
   • Nessun contatto di fatturazione: la fattura è stata esclusa perché manca un contatto di fatturazione. Scopri di più su come aggiungere un contatto di fatturazione.

Modifica degli indirizzi e-mail e degli indirizzi e-mail di escalation

Modifica l'indirizzo e-mail utilizzato per l'invio delle e-mail nei piani e l'indirizzo e-mail utilizzato per le segnalazioni. Le modifiche vengono salvate automaticamente.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Ricavi > Agente per i ricavi. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Ricavi > Agente per i ricavi.
2. Nella barra laterale sinistra, fare clic su Configura, quindi su Dettagli account.
   
   
3. Per aggiornare l'indirizzo e-mail utilizzato per l'invio delle e-mail nei piani, in " E-mail ed escalation", seleziona un'opzione:
   • Casella di posta condivisa: utilizza un indirizzo e-mail di gruppo. Fai clic su Collega nuova casella di posta condivisa per collegare un nuovo indirizzo e-mail di gruppo.
   • Casella di posta individuale: utilizza un indirizzo e-mail individuale. Fai clic su Collega nuova casella di posta per collegare un nuovo indirizzo e-mail personale.
4. Per aggiornare il destinatario dell’escalation, nel campo Destinatario dell’escalation, inserisci l’indirizzo e-mail del destinatario. Scopri di più sulle e-mail di escalation.

Disattivare l’agente di fatturazione

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Ricavi > Agente per i ricavi. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Ricavi > Agente per i ricavi.
2. Nella barra laterale sinistra, clicca su "Configura", quindi su " Dettagli account".
   
   
3. Fare clic su Disattiva Revenue Agent.
4. Nella finestra di dialogo:
   • Se lo desideri, seleziona la casella di controllo "Disregistra anche tutti i [numero] [contatti o aziende] " per disregistrare i contatti delle aziende. Selezionando questa casella di controllo, ti assicuri che nessuna azienda o contatto venga automaticamente registrato se in futuro riattiverai l'agente di ricavi. Se non selezioni questa casella di controllo, le aziende e i contatti rimarranno affiliati all'agente di ricavi, mai loropiani verranno rimossi.
   • Fai clic su Disattiva per confermare.

Prossimi passi

Scopri di più sulla configurazione dell’agente di fatturazione, compresa la registrazione degli account e l’avvio delle comunicazioni automatiche.