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Cómo limpiar tus listas de contactos para mejorar la capacidad de entrega de correos electrónicos

Última actualización: April 27, 2018

Requisitos

Marketing Hub
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Básico, Professional, Enterprise

Si percibes tasas elevada de rebotes duros, es hora de limpiar tu base de datos de contactos. Mantener tus listas de contactos actualizadas es la mejor manera de aprovechar al máximo tus esfuerzos de email marketing. Los filtros de spam son altamente sofisticados y pueden detectar y filtrar de manera fiable correos no solicitados. Al centrarte en contactos que esperan saber de ti e interactúan con tu contenido, llegarás a las bandejas de entrada que son más importantes.

Esta guía describe los pasos que debes seguir para limpiar tus contactos de acuerdo a lo que sabes sobre su fuente original.

Determinar la fuente original de un contacto

Centrarte en los contactos de las fuentes correctas es clave para una capacidad de entrega de correos satisfactoria. Obtén más información sobre cómo revisar y auditar tus contactos de los siguientes tipos de fuentes:

Existen algunos pasos que deberías seguir antes de importar estos contactos para asegurar que son adecuados para correo electrónico a través de HubSpot. Consulta las recomendaciones a continuación para cada tipo de fuente.

Nota: Si aún tienes preguntas acerca de tus contactos después de revisar estos tipos de fuentes y recomendaciones, puedes ponerte en contacto directamente con tu Administrador del éxito del cliente o inicia una conversación en la Comunidad de HubSpot.

Edad del contacto

La antigüedad de los contactos es la causa más común por la que no se dispone de la atribución de la fuente. Si tus contactos son demasiado antiguos para que sepas de dónde vinieron, usa estas propiedades para obtener más contexto (de cualquier CRM o ESP, no solo de HubSpot): 

  • Fecha de creación
  • Fecha de conversión reciente
  • Último envío del formulario
  • Último correo abierto
  • Último correo que recibió clic
  • Última respuesta
  • Última fecha de compra
  • Última fecha de actividad 

Si no tienes ningún valor conocido para las propiedades de campo de fecha de un contacto, revisa la sección Fuente desconocida a continuación.


Un envío de formulario en tu sitio web

Los contactos que se convirtieron en tu sitio web proceden de una fuente de alta calidad, ya que, sin duda, dichos contactos:

  • Entienden qué hace tu empresa.
  • Reconocen tu nombre y/o dominio de correo electrónico como remitente de correos.
  • Tienen interés en lo que ofreces.

Nota: Asegúrate de que cualquier dirección de correo electrónico que recopiles mediante un formulario conceda permiso claramente para recibir correos de marketing de tu parte. Por ejemplo, un contacto puede enviar un formulario para recibir una oferta de contenido, pero quizás no desea recibir actualizaciones de correo periódicas a partir de ese momento. Una casilla de verificación de formulario es una manera común de incluir un paso adicional para confirmar el deseo del contacto de recibir correos de marketing en el futuro.

Si observas problemas con la entrega de correos a contactos que enviaron un formulario en tu sitio, existen algunos pasos que puedes seguir para revisar y auditar tus contactos.

  • Revisa las interacciones recientes para asegurar que estos contactos aún están interesados en saber de ti. Busca la fecha de la última interacción correspondiente a las siguientes propiedades en HubSpot:
    • Fecha del último correo
    • Fecha de creación
    • Fecha de conversión reciente
    • Último envío del formulario
    • Último correo abierto
    • Último correo que recibió clic
    • Última respuesta
    • Última fecha de compra
  • Los contactos que han interactuado con tus correos electrónicos o sitio web en el último año son adecuados para enviarles correos en tus futuras campañas de marketing.
  • Si cualquiera de las propiedades mencionadas anteriormente se desconoce o tiene más de un año, realiza una campaña de reactivación de interacciones para confirmar que estos contactos aún están interesados en tu contenido. 
    • En tu campaña de correo electrónico, intenta incluir contenido relacionado con los intereses originales de los contactos.
    • Deja pasar 1 o 2 semanas para que ocurran las interacciones de correo electrónico, tales como aperturas o clics.
    • Haz una lista de los contactos que no han interactuado con tu correo de reactivación de interacciones, y luego elimina esa lista.

Otro proveedor de servicios de CRM o correo

Al comenzar a utilizar HubSpot, es común importar contactos de otra base de datos de contactos o proveedor de servicios de correo electrónico. Antes de importar los contactos a HubSpot, revisa la información que ya tienes sobre los intereses e historia de interacción de esos contactos.

  • Verifica la última vez que estos contactos interactuaron con tu contenido revisando los siguientes detalles en tu base datos actual:
    • Fecha del último correo
    • Fecha de creación
    • Fecha de conversión reciente
    • Último envío del formulario
    • Último correo abierto
    • Último correo que recibió clic
    • Última respuesta
    • Última fecha de compra
  • Los contactos que han interactuado con tus correos electrónicos o sitio web en el último año son adecuados para enviarles correos en tus futuras campañas de marketing.
  • Si cualquiera de las propiedades mencionadas anteriormente se desconoce o tiene más de un año, realiza una campaña de reactivación de interacciones para confirmar que estos contactos aún están interesados en tu contenido. 
    • En tu campaña de correo electrónico, intenta incluir contenido relacionado con los intereses originales de los contactos.
    • Deja pasar de una a dos semanas para que ocurran las interacciones de correo electrónico, tales como aperturas o clics.
    • Haz una lista de los contactos que no han interactuado con tu correo de reactivación de interacciones, luego elimina esa lista.

Tu equipo de ventas u otro equipo interno

Los equipos de venta se mueven a un ritmo acelerado, y a veces puedes recibir oportunidades de venta de tu equipo sin una información completa acerca de cómo se incluyeron y a qué se suscribieron. Sigue los pasos a continuación para revisar los contactos de esta fuente para asegurarte de que son adecuados para incluirlos en tus listas de marketing email a partir de ahora:

  • Ponte en contacto con tu equipo de ventas para obtener un poco más de contexto acerca de cómo los contactos se pusieron en contacto originalmente y sobre qué hablaron.
  • Diseña un proceso con este equipo para rastrear la fuente original de los contactos a partir de ahora. Considera usar una propiedad personalizada para ayudar a etiquetar los contactos para que sepas qué tipo de contenido es más relevante para sus intereses.
  • Revisa los datos que has almacenado en propiedades de contacto para encontrar pistas acerca de los formularios específicos que estos contactos pudieran haber enviado o las cosas en las que han expresado interés. Incluso el período de tiempo en que tu equipo se puso en contacto con ellos puede ofrecer algunas pistas acerca de qué han podido hablar.
  • Crea una propiedad de contacto personalizada para comenzar a etiquetar a estos contactos de una fuente específica.
  • En HubSpot, revisa las propiedades del contacto que pueden darte pistas acerca del nivel de interacción del contacto:
    • Fecha del último correo
    • Fecha de creación
    • Fecha de conversión reciente
    • Último envío del formulario
    • Último correo abierto
    • Último correo que recibió clic
    • Última respuesta
    • Última fecha de compra
  • Los contactos que han interactuado con tus correos electrónicos o sitio web en el último año son adecuados para enviarles correos en tus futuras campañas de marketing.
  • Si cualquiera de las propiedades mencionadas anteriormente se desconoce o tiene más de un año, deberías realizar una campaña de reactivación de interacciones para confirmar que estos contactos aún están interesados en tu contenido.
    • En tu campaña de correo electrónico, intenta incluir contenido relevante para los intereses originales del contacto.
    • Deja pasar de una a dos semanas para que ocurran  las interacciones de correo electrónico, tales como aperturas o clics.
    • Haz una lista de los contactos que no han interactuado con tu correo de reactivación de interacciones, y luego elimina esa lista.

Capta visitantes procedentes de una conferencia, evento o feria comercial

Los contactos que realicen una conexión personal con tu equipo en una conferencia o feria comercial han mostrado interés en tu empresa. Ten en cuenta que acercarse a un puesto no equivale necesariamente a suscribirse a correos electrónicos, a menos que el contacto haya llenado un formulario de inscripción o haya expresado de otra forma interés en recibir actualizaciones por correo. 

La mejor práctica es ponerse en contacto solo con contactos que se han incluido voluntariamente para recibir correos electrónicos. Puedes revisar las siguientes propiedades del contacto en HubSpot para verificar la historia de interacciones del contacto. 

  • Si los valores de estas propiedades de fecha tiene menos de un año, estos contactos son adecuados para seguir enviándoles correos a través de HubSpot. 
    • Fecha del último correo
    • Fecha de creación
    • Fecha de conversión reciente
    • Último envío del formulario
    • Último correo abierto
    • Último correo que recibió clic
    • Última respuesta
    • Última fecha de compra
  • Si los contactos no han interactuado con tu contenido dentro del último año de acuerdo con las propiedades anteriores, puedes realizar una campaña de reactivación de interacciones para confirmar el deseo de estos contactos de saber de ti.
    • En tu campaña de correo electrónico, intenta incluir contenido relacionado con los intereses originales de los contactos.
    • Deja pasar de una a dos semanas para que ocurran  las interacciones de correo electrónico, tales como aperturas o clics.
    • Haz una lista de los contactos que no han interactuado con tu correo de reactivación de interacciones, y luego elimina esa lista.

Fuente de terceros

Algunas fuentes de terceros ofrecen la oportunidad a los contactos de incluirse voluntariamente para recibir contenido relevante de un socio. Si un tercero o socio provee direcciones de correo electrónico a tu equipo, hay algunas cosas que debes considerar antes de enviar correos a estos contactos:

  • ¿Saben estos contactos que recibirán correos de marketing de tu parte?
  • ¿Había una opción para que los contactos se excluyeran de recibir correos cuando el tercero recopiló su información?
  • ¿Estás enviando contenido relevante de acuerdo con los intereses que expresaron en la fuente original?

La mejor práctica es ponerse en contacto solo con contactos que se han incluido voluntariamente para recibir tus correos electrónicos. Si la información del contacto es compartida contigo sin su conocimiento, revisa las recomendaciones para otras fuentes de contacto y elimina esta lista de tu base de datos.

  • En HubSpot, revisa las propiedades del contacto que pueden darte pistas sobre el nivel de interacción del contacto. Los contactos que han interactuado con tus correos o sitio web en el último año son adecuados para recibir correos de tus futuras campañas de marketing.
    • Fecha del último correo
    • Fecha de creación
    • Fecha de conversión reciente
    • Último envío del formulario
    • Último correo abierto
    • Último correo que recibió clic
    • Última respuesta
    • Última fecha de compra
  • Si los contactos no han interactuado con tu contenido en el último año de acuerdo con las propiedades anteriores o si el proceso de inclusión voluntaria con este tercero no fue claro en algún aspecto, realiza una campaña de reactivación de interacciones para confirmar que estos contactos aún están interesados en tu contenido.
    • En tu campaña de correo electrónico, intenta incluir contenido relacionado con los intereses originales de los contactos.
    • Deja pasar de una a dos semanas para que ocurran  las interacciones de correo electrónico, tales como aperturas o clics.
    • Haz una lista de los contactos que no han interactuado con tu correo de reactivación de interacciones, y luego elimina esa lista.

Fuente desconocida

En algunos casos, es posible que te falte cierto contexto histórico acerca de la fuente de algunos contactos en tu base de datos. Cada importación a tu cuenta de HubSpot creará una nueva lista estática, y puedes revisar los contactos de cada lista en detalle hasta que comiencen a surgir patrones que te ayuden a determinar su fuente original. 

Hay un par de métodos que puedes usar para obtener información sobre las fuentes de tus contactos:

Método 1

  • Echa un vistazo a los detalles que has almacenado en propiedades de contacto para encontrar pistas acerca de los formularios específicos que estos contactos hayan podido enviar o las cosas en las que han expresado interés. 
  • Actualiza los registros de los contactos con una propiedad personalizada para ayudar a etiquetarlos para referencia futura a fin de que sepas qué tipo de contenido se relaciona más con sus intereses.
  • En HubSpot, revisa las siguientes propiedades de contacto para encontrar pistas acerca del nivel de interacción del contacto. Los contactos que han interactuado con tus correos electrónicos o sitio web en el último año son adecuados para recibir correos de tus futuras campañas de marketing.
    • Fecha del último correo
    • Fecha de creación
    • Fecha de conversión reciente
    • Último envío del formulario
    • Último correo abierto
    • Último correo que recibió clic
    • Última respuesta
    • Última fecha de compra
  • Si cualquiera de las propiedades mencionadas anteriormente se desconoce o tiene más de un año, deberías realizar una campaña de reactivación de interacciones para confirmar que estos contactos aún están interesados en tu contenido.
    • En tu campaña de correo electrónico, intenta incluir contenido relacionado con los intereses originales de los contactos.
    • Deja pasar de 1 a 2 semanas para que ocurran las interacciones de correo electrónico , tales como aperturas o clics.
    • Haz una lista de los contactos que no han interactuado con tu correo de reactivación de interacciones, y luego elimina esa lista.  

Método 2

  • En tu cuenta de HubSpot, selecciona Contenido > Correo electrónico y luego haz clic en el nombre del correo con el mayor número de rebotes duros para ver los detalles luego del envío.
  • Haz clic en la pestaña Destinatarios y luego haz clic en Rebotados.
  • Haz clic en uno de los registros de contactos con rebote duro.
  • Encuentra la fuente de ese contacto usando los siguientes métodos: 
    • Desplázate hacia abajo hasta el comienzo de la cronología del contacto.
    • Revisa el inicio del historial de propiedades del contacto haciendo clic en Ver > Ver historial de propiedades en la sección Acerca de del contacto.
    • Ve propiedades tales como análisis profundo de Fuente original (1 y 2). También puedes buscar estas propiedades específicamente haciendo clic en Ver > Ver todas las propiedades. En la barra de búsqueda de la izquierda, busca Fuente original y luego mantén el cursor sobre una de las propiedades de fuente original y haz clic en Ver historial.]
    • Puedes descubrir contactos con una fuente original de BCC_TO_CRM o Conexión de bandeja de entrada. Estos son contactos que se incluyeron en un correo electrónico enviado desde tu cliente de correo usando el plugin de HubSpot Sales. Puedes aprender a crear una lista de todos los contactos creados en las herramientas de HubSpot Sales aquí.
    • Si usas Salesforce, consulta la propiedad sincronizada automáticamente titulada Estado de la oportunidad de venta.
    • En el panel de la izquierda, revisa las membrecías a listas del contacto. Cuando se importa un contacto, se agrega a una lista estática. La lista estática recibe un nombre de acuerdo con el CSV importado. A menudo, el nombre de este archivo revelará la fuente. 
  • Tenga en cuenta que cualquier propiedad de contacto que pueda identificar otros contactos que hayan ingresado a través de la misma fuente.
  • Repite este proceso hasta que descubras la fuente que tienen la mayoría de los contactos con rebote duro.

Contactos en redes sociales (p. ej., LinkedIn) 

Enviar correos electrónicos a contactos que no interactúan o no están al tanto de que los recibirán puede parecer inofensivo, pero trabajar con estos tipos de fuentes puede causar un grave daño a tu reputación de envío de correos. Imagina cómo podrías reaccionar si un contacto de LinkedIn te suscribiera a su boletín informativo. Tienes una relación con ese contacto, pero recibir este contenido inesperado que no pediste generará una experiencia negativa y confusa que dará como resultado una tasa más alta de quejas de spam y cancelación de suscripciones.

Para obtener más información acerca de por qué deberías evitar agregar contactos de redes sociales a tus listas de correo electrónico, consulta este postRevisa la próxima sección sobre otras fuentes de contactos acerca de los peligros de enviar correos a contactos que no interactúan o no están al tanto de que los recibirán.

Otras fuentes de contactos

Cualquier contacto de los siguientes tipos de fuentes se debería eliminar de tu base de datos, debido a que enviar correos electrónicos a contactos que no interactúan o que no están al tanto de que los recibirán puede perjudicar tu reputación de envío de correos:

  • Asistentes a eventos de una conferencia o feria comercial
  • Correos adivinados de acuerdo al formato de la empresa
  • Listas alquiladas, prestadas, arrendadas, anexadas o compradas 

Estos son algunos puntos importantes que debes tener en cuenta al considerar contactos de estas fuentes:

  • Muchas de estas fuentes contienen trampas de spam, que son correos electrónicos que se siembran deliberadamente para ayudar a los proveedores de servicios de correo a identificar a quienes envían correos basura. 
  • Interactuar con contactos de estas otras fuentes también constituye una violación directa de nuestra Política de Uso Aceptable y de la ley de cumplimiento deCAN-SPAM 
  • Una tasa de quejas por spam de 0.1% en un mismo correo es una señal de advertencia que aumentará tus probabilidades de tener rebotes o terminar en la carpeta de spam.
  • Incluso la falta de entusiasmo entre tus destinatarios puede perjudicar tu reputación como remitente, debido a que un correo de marketing con una tasa de apertura menor de 15% envía el mensaje a los proveedores de servicios de correo de que el remitente está enviando spam. 

Nota: Las listas compradas se deberían eliminar de HubSpot inmediatamente o importar como una lista de exclusión voluntaria para asegurar que se descarten automáticamente de todos los correos de marketing.