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Meetings

Crear un enlace de reuniones del equipo

Última actualización: enero 22, 2019

Requisitos

Sales Hub Starter, Professional, Enterprise
Service Hub Starter, Professional, Enterprise

Con la herramienta Reuniones de HubSpot Sales, puedes crear y compartir enlaces a reuniones para permitir que tus prospectos programen una reunión contigo según tu disponibilidad. 

Sin embargo, a veces es necesario incluir a otros miembros del equipo en las reuniones y puede ser difícil coordinar varios calendarios para que el proceso de ventas fluya. Existen dos opciones para incluir otros miembros del equipo en enlaces de reuniones:

  • Disponibilidad del grupo: Las reuniones de disponibilidad del grupo te permiten incluir a varios miembros de tu equipo y mostrar la disponibilidad superpuesta de todos los participantes.
  • Disponibilidad de Round Robin: Las reuniones de disponibilidad rotatorias, también llamadas de round robin, facilitan la programación cuando no hay un representante de ventas designado y muestran la disponibilidad combinada de todo el equipo. Los prospectos pueden programar una reunión con el representante de ventas según su disponibilidad.

¿Cómo puedo crear un enlace de reuniones de disponibilidad de grupo o Round Robin? 

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Reuniones.
  • En la esquina superior derecha, haz clic en Crear enlace de reunión y luego selecciona Equipo.
  • Haz clic en el tipo de reunión que deseas crear: Disponibilidad de grupo o Disponibilidad de Round Robbin.  

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  • En la sección Miembros del equipo que aparece, haz clic en el menú desplegable y selecciona un miembro del equipo para agregar a tu reunión. 
  • Si estás creando un enlace de reuniones de Round Robin, selecciona la casilla de comrpobación Si el contacto es propiedad, muestra el calendario del propietario. Más información sobre lo que esto significa en la siguiente sección de este artículo a continuación.

Nota: el miembro del equipo debe ser un usuario de HubSpot Sales Hub Starter, Pro o Enterprise o Service Hub Stater, Pro o Enterprise, y contar con un calendario conectado antes de que puedan agregarse a una reunión de disponibilidad de grupo o Round Robin. 

¿Cómo funciona la disponibilidad con disponibilidad de grupo o Round Robin?

Al crear una reunión de disponibilidad de Grupo o Round Robin, tu prospecto verá horarios específicos según el tipo de reunión:

  • Disponibilidad del grupo: HubSpot comprobará automáticamente la disponibilidad personalizada que configuraste en el paso de creación de disponibilidad con los calendarios integrados de los miembros del equipo seleccionados y bloqueará los horarios ocupados. Si un usuario tiene varios calendarios integrados, HubSpot comprobará esta disponibilidad personalizada en todos los calendarios.
    • Al agregar miembros del equipo a un enlace de disponibilidad de grupo para reuniones, tus prospectos podrán elegir cualquier horario en que esté disponible uno de los miembros del equipo seleccionado.
    • Cuando un prospecto haga clic en el enlace de la reunión, verá los intervalos de tiempo que son convenientes para ti y otros miembros del equipo que hayas seleccionado. Pueden seleccionar un horario y agregar sus detalles para programar una reunión. El creador de la reunión recibirá una notificación y la reunión aparecerá en los calendarios de todos los participantes.
  • Disponibilidad de round robin: HubSpot comprobará automáticamente la disponibilidad personalizada que configuraste en el paso de creación de disponibilidad con los calendarios integrados de los miembros del equipo seleccionados y bloqueará los horarios ocupados cuando ninguno de los miembros del equipo seleccionado esté disponible. Si un usuario tiene varios calendarios integrados, HubSpot comprobará esta disponibilidad personalizada en todos los calendarios.
    • Al agregar miembros del equipo a un enlace de disponibilidad de Round Robin para reuniones, tus prospectos podrán elegir cualquier horario en que esté disponible uno de los miembros del equipo seleccionado. Cuando crees el enlace de Reuniones, también puedes seleccionar si el contacto es propietario, mostrar el calendario del propietario. Con esta opción seleccionada, si un contacto existente en tu base de datos tiene un propietario de un contacto y programa una reunión usando este enlace, se mostrará la página de reserva de su propietario.
      • Si el contacto es propietario y el propietario es un usuario con pago de Sales Hub o Service Hub con reuniones configuradas, es parte de este enlace de Round Robbin y tiene disponibilidad, la herramienta presentará las horas en las que el propietario del contacto está disponible usando la disponibilidad especificada en el enlace de Round Robbin, no en el enlace de reuniones personales predeterminadas del propietario.
      • Si el contacto tiene propietario y este es un usuario con pago de Sales Hub o Service Hub con reuniones configuradas, es parte de este enlace de Round Robin y no tiene disponibilidad, el contacto no verá ninguna disponibilidad y se le dará la opción de enviar un correo electrónico a su propietario. 
      • Si el contacto tiene propietario, pero este no es usuario con pago de   Sales Hub o Service Hub con reuniones configuradas o no es parte de este enlace de Round Robin, el enlace funcionará de manera habitual y mostrará la disponibilidad de todos los usuarios. 
      • Si varios usuarios en el enlace de reunión tienen disponibilidad durante el horario en que un contacto programa una reunión y la opción Si el contacto tiene propietario, mostrar el calendario del propietario está seleccionada, se seleccionará al azar un usuario para la reunión.  
    • Cuando un prospecto haga clic en el enlace de la reunión, verá intervalos de tiempo que son convenientes para cualquier miembro del equipo seleccionado. Puede seleccionar el horario más conveniente para él y luego agregar sus detalles para programar una reunión. El usuario de HubSpot que está disponible durante el horario seleccionado se reservará para la reunión y recibirá una notificación. La reunión aparecerá en su calendario.