Utilizar automatizaciones con formularios

Puede elegir qué sucede después de que se envíe un formulario activando funciones de automatización sencillas. Esto puede incluir el envío de un correo electrónico de seguimiento a un contacto o el envío de notificaciones automáticas por correo electrónico interno a otros usuarios de HubSpot cuando se envía un formulario. 

Antes de empezar

Antes de empezar a utilizar automatizaciones con formularios, tome nota de los pasos que deben darse con antelación, así como de los límites de la función.

Comprender los requisitos

• Para crear o editar un simple workflow en la herramienta de formularios, los usuarios deben tener acceso a Editar workflows. 
• Para visualizar workflows simples en la página de índice de workflows, los usuarios de una cuenta Marketing Hub Pro o Enterprise deben tener acceso a Visualización de workflows. Puede filtrar estos workflows simples en la página de índice de workflows aplicando el filtro Creado en y seleccionando Formularios.

Comprender el comportamiento de los workflows sencillos

Configura un workflow sencillo directamente desde el editor de formularios para automatizar acciones de seguimiento, como el envío de un correo electrónico o la creación de una tarea. Al crear un workflow sencillo:

• Por defecto, el desencadenante del workflow sencillo se establecerá en el envío del formulario. Este desencadenante no puede modificarse.
• Los contactos se inscriben en el workflow simple cada vez que se envía el formulario, aunque ya se hayan inscrito antes.
• Los contactos deben estar establecidos como contactos de marketing para recibir correos enviados desde workflows. Más información sobre cómo establecer contactos como de marketing.

Después de que un contacto envíe un formulario, se desencadenarán las acciones que hayas configurado. Por ejemplo, puede configurar un workflow para enviar automáticamente una notificación interna por correo electrónico a un miembro del equipo.

Comprender los límites de un workflow sencillo

El número de workflows simples que puede crear, el número de acciones y el tipo de acciones que puede añadir dependen de su suscripción:

• Las cuentas que no tengan una suscripción a Marketing Hub solo podrán crear un workflow sencillo de Enviar un correo electrónico tras el envío de un formulario.
• En una cuenta de Marketing Hub Starter , puede añadir hasta 10 acciones en un simple workflow y crear un simple workflow para cada formulario.
• En una cuenta Marketing Hub Pro o Enterprise , puede añadir tantas acciones como necesite a su simple workflow. También puede añadir varios workflows sencillos para cada formulario.

Si necesita crear más workflows o añadir más acciones y tiene una suscripción a Marketing Hub Pro o Enterprise , cree workflows personalizados en la herramienta de workflows.

Elegir acciones de tu workflow sencillo

• Comunicaciones: envíe un correo electrónico de marketing, una notificación interna por correo electrónico o un correo electrónico interno de marketing.
• CRM: crea un nuevo registro, tarea o asigna el contacto inscrito dentro de un equipo seleccionado o entre usuarios especificados. Esta acción sólo es compatible con usuarios activados y de pago.
• Marketing: añadir o eliminar de una audiencia de anuncios o de una lista estática.
• Operaciones de datos: envíe un webhook a una aplicación externa. Por ejemplo, los webhooks pueden enviar la información de una empresa de HubSpot (formateada en JSON) a un CRM externo. Más información sobre cómo desencadenar webhooks.

Si tienes una suscripción a Marketing Hub Pro o Enterprise, puedes acceder a más acciones creando un workflow con la herramienta de workflows. Más información sobre las acciones de workflow disponibles.

Crear un workflow sencillo en el editor de formularios

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Marketing > Formularios.
2. Pasa el cursor por encima del nombre de un formulario existente y haz clic en Editar. O, crear un nuevo formulario.
3. En el editor de formularios, haz clic en el workflows icono de automatización en el panel izquierdo. Si estás editando un formulario anterior, ve a la pestaña Automatización.
4. Crea un workflow para enviar un correo tras el envío de formularios o crea un workflow personalizado y selecciona qué acciones se llevan a cabo tras el envío de formularios. 

• • Para desencadenar automáticamente un correo electrónico de seguimiento después de cada envío de formulario, en Enviar un correo después de un envío de formulario, haz clic en Crear este workflow.
  • Para crear tu propio workflow a partir de una plantilla en blanco, en Crea tu propio workflow sencillo, haz clic en Crear nuevo workflow. En el panel deslizante derecho, en Activar acciones cuando, selecciona la opción Un contacto envió un formulario.

5. Para añadir otras acciones de workflow, haga clic en el icono+ más.
   • Para editar una acción, haz clic en la acción de workflow y realiza los cambios en el panel izquierdo.

• Para eliminar acciones de workflow, en la acción de workflow, haz clic en el delete icono de eliminar. Selecciona Esta acción para eliminar solo la acción seleccionada, o selecciona Esta acción y todas las siguientes para eliminar la acción seleccionada y todas las siguientes.

• Para dejar una nota en una acción de workflow para tu referencia o la de tu equipo, pasa el cursor por encima de la acción y haz clic en el comments icono de comentarios. Aprenda a añadir comentarios a las acciones de workflow.

6. Para editar el nombre del workflow, en la cabecera del workflow, haga clic en el icono edit editar.
7. Para eliminar un workflow, haz clic en Acciones en la parte superior. A continuación, selecciona Eliminar workflow.
8. Para activar un workflow, activa el interruptor situado junto al nombre del workflow. A continuación, haz clic en Entendido. Tras publicar tu workflow sencillo, cualquier cambio realizado en él se aplicará automáticamente a los contactos inscritos en ese momento.

Agregar otro workflow sencillo

Para agregar otro workflow sencillo a tu formulario:

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Marketing > Formularios.
2. Haz clic en el nombre de un formulario existente y en Editar. Si no dispone de un formulario, aprenda a crear uno nuevo.
3. En el editor de formularios, haz clic en el workflows icono de automatización en el panel izquierdo. Si estás editando un formulario anterior, ve a la pestaña Automatización.
4. En la parte superior derecha, haz clic en + Agregar un nuevo workflow sencillo.
5. En el panel derecho, en Activar acciones cuando, selecciona la opción Un contacto envió un formulario.
6. Haz clic en Crear y configura tu workflow.

También puede utilizar workflows sencillos con campañas de anuncios de Facebook, Google o LinkedIn. Más información sobre el uso de la automatización con la herramienta de anuncios de HubSpot.