Conectar HubSpot y Microsoft Teams

Aprende a conectar HubSpot y Microsoft Teams para sincronizar a la perfección tus comunicaciones entre las dos aplicaciones. Si tienes algún comentario sobre esta integración, utiliza este formulario para enviar cualquier sugerencia, solicitud o idea.

Antes de comenzar

Antes de conectar HubSpot y Microsoft Teams, asegúrate de que la app de HubSpot no está bloqueada en Microsoft Teams y de que HubSpot está permitido.

• Vaya al centro de administración de Microsoft Teams.
• En la barra lateral izquierda, haz clic en Aplicaciones de equipo > Administrar aplicaciones y busca HubSpot. 
• Haz clic en la aplicación HubSpot y cambia el Estado a Permitido. 

• A continuación, en la barra lateral izquierda, haz clic en Políticas de permisos. 
• Comprueba que la aplicación HubSpot está permitida por la política de permisos de tu organización. 

Requisitos de la aplicación

Hay dos tipos de instalación para Microsoft Teams. Independientemente del tipo de instalación que elijas, estarás instalando la integración para todos los usuarios en tu cuenta de HubSpot. 

Por favor ten en cuenta: debes ser un Super Admin o tener permisos de App Marketplace en tu cuenta de HubSpot. Debes ser administrador global de Microsoft Teams para instalar la versión de instalación completa

• Para la instalación completa:
  • Leer información de la organización: necesario para que la integración obtenga el nombre de la organización.
  • Leer los perfiles completos de todos los usuarios: necesario para que la integración obtenga información básica sobre los usuarios.
  • Leer todos los grupos: necesario para que la integración recupere una lista de los equipos.
  • Leer y crear reuniones en línea: necesario para que la integración cree reuniones en línea.
  • Leer todos los miembros del grupo: necesario para que la integración lea la información básica sobre los miembros de un equipo.
  • Leer todos los registros de llamadas: necesario para recibir notificaciones sobre nuevas llamadas y leer los detalles de las llamadas telefónicas para la función de registro de llamadas.
  • Leer todos los miembros de todos los canales: necesario para obtener información sobre los miembros del canal, como el ID, el nombre y el correo electrónico.
  • Leer artefactos de reuniones en línea: necesario para obtener los registros de asistencia de los seminarios web de Microsoft Teams para la función de sincronización de seminarios web.
  • Leer los eventos virtuales de todos los usuarios: necesario para obtener información sobre seminarios virtuales y recibir notificaciones sobre cambios en los seminarios virtuales e inscripciones para la función de sincronización de seminarios virtuales. 
  • Crear canales: necesario para que la integración cree canales como parte de la función de creación de canales del workflow.
  • Leer y escribir los nombres, descripciones y configuraciones de todos los canales: necesario para que la integración lea una lista de canales.
  • Permitir que la aplicación Teams se autogestione para todos los equipos: necesario para que la integración instale el bot de HubSpot en Microsoft Teams. 
  • Permitir que la aplicación se autogestione para todos los usuarios: necesario para que la integración instale el bot de HubSpot a los usuarios.
  • Iniciar sesión y leer perfil de usuario: necesario para que la integración lea el ID de usuario de Microsoft Teams y el correo electrónico del usuario que inicia sesión.
• Para una instalación limitada:
  • Leer y crear tus reuniones en línea: necesario para que la integración cree reuniones en línea.
  • Permitir que la aplicación de Teams se autogestione por ti: necesario para que la integración instale el bot de HubSpot al usuario.
  • Iniciar sesión y leer tu perfil: necesario para que la integración pueda leer la identificación y el correo electrónico del usuario que se registra.

Nota: HubSpot accederá al ID de usuario de Microsoft Teams, a los ID de equipo y al chat privado al que el bot de HubSpot envía las notificaciones.

Instalar la aplicación Microsoft Teams

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de marketplace Mercados situado en la barra de navegación superior, y luego selecciona Mercado de aplicaciones.
• Busca la integración de Microsoft Teams y selecciona Microsoft Teams en los resultados.
• En la parte superior derecha, haz clic en Instalar aplicación.
• Antes de seleccionar una opción de instalación, revise las diferencias en el cuadro de diálogo o en la tabla siguiente:

• Selecciona la opción Instalación completa o Instalación limitada y luego haz clic en Instalar la aplicación.

• Se le pedirá que inicie sesión en su cuenta de Microsoft Teams. Introduce tus credenciales de Microsoft Teams.

• Para seleccionar los equipos que se van a sincronizar con HubSpot, haz clic en la pestaña Equipos conectados .
• Para conectar un equipo específico a HubSpot, junto al nombre del equipo, haz clic para activar el interruptor Conectar.

• Si eres el usuario que instaló la integración, puedes restringir qué equipos pueden ver los usuarios de HubSpot seleccionando la casilla de comprobación Mostrar. Para permitir que todos los usuarios vean los equipos recién creados por opción predeterminada, selecciona la casilla de comprobación Activa la visibilidad para equipos creados recientemente por opción predeterminada.

Nota: si ha seleccionado Instalación limitada y desea cambiar a la instalación completa , debe desinstalar y volver a instalar la aplicación.  

Revise la configuración de su aplicación

Configuración general

En la pestaña My settings, revise su cuenta conectada. Para editar la cuenta conectada:

• Haga clic en Editar cuenta conectada > Cambiar cuenta conectada. 
• En el panel derecho, revise el correo electrónico del usuario de Microsoft Teams y haga clic en Actualizar cuenta vinculada. 

En la pestaña Global settings, revise todos los equipos conectados.

• Haga clic en el nombre del equipo  para consultar el número de miembros que lo componen.
• Haga clic para activar el interruptor de visibilidad en para controlar qué equipos de Microsoft Teams pueden ver y a cuáles pueden conectarse los usuarios
• Haga clic en Conectar para conectar un equipo en Microsoft Teams a HubSpot para dar a los usuarios acceso a ella a través de características
• Haga clic en Actualizar para actualizar un equipo para cualquier nueva funcionalidad.

En la sección Manage individual user settings, vea y administre la configuración de los ajustes individuales de Microsoft Teams en la cuenta de HubSpot.

Comunicaciones

En la pestaña Bandeja de entrada, revise qué bandejas de entrada de soporte están conectadas a los canales de Microsoft Teams.

• Haga clic para activar la opción On/Off para conectar una bandeja de entrada a un canal de Microsoft Teams.
• Haga clic en el menú desplegable Equipo y seleccione un equipo.
• Haga clic en el menú desplegable Channel y seleccione un canal. 
• Haga clic en el menú desplegable Tipos de canales de la bandeja de entrada y seleccione los canales de asistencia que desea conectar a los equipos de Microsoft.

Equipos Teléfono

En la pestaña Teams Phone, revisa tu configuración de Teams Phone para registrar las llamadas telefónicas de Teams en los registros de HubSpot. Aprenda cómo configurar HubSpot y Microsoft Teams Teléfono. 

Webinarios

En la pestaña Webinars , gestione la configuración global e individual de los seminarios web de Microsoft Teams. Más información sobre cómo configurar los seminarios web de HubSpot y Microsoft Teams aquí. 

Asigna tu usuario de HubSpot a tu usuario de Microsoft Teams

Debes asignar tu usuario de HubSpot a tu usuario de Microsoft Teams para utilizar todas las funciones de la integración de Microsoft Teams. Esto incluye añadir el enlace de reunión de Microsoft Teams a tus reuniones, recibir notificaciones de HubSpot en Microsoft Teams y crear notificaciones personalizadas. Sus usuarios se asignarán automáticamente si la dirección de correo electrónico coincide en ambas aplicaciones. Si no coinciden, deberá asignar manualmente su dirección de correo electrónico.

Para asignar manualmente los usuarios:

• Haga clic en la pestaña General settings. 
• Haga clic en Conectar cuenta.
• En el panel derecho, en el campo Cuenta de Microsoft Teams , introduzca su dirección de correo electrónico de Microsoft Teams y, a continuación, haga clic en Actualizar cuenta vinculada. 

• Se enviará un mensaje de verificación a tu cuenta de Microsoft Teams. Navega a Microsoft Teams y localiza el mensaje de HubSpot, luego haz clic en Verify.

• Una vez confirmada tu cuenta, HubSpot te enviará un mensaje de bienvenida a tu cuenta de Microsoft Teams. Ya puedes empezar a utilizar la integración.

Si eres superadministrador, puedes revisar todos los usuarios asignados en la sección Configuración general. 

Solucionar errores de asignación de usuarios

Aprende a solucionar cualquier error que pueda producirse al asignar tu usuario de HubSpot con tu usuario de Microsoft Teams. 

Algo salió mal al actualizar tu cuenta de Microsoft Teams enlazada.

Para resolver este error, comprueba que la aplicación HubSpot no está bloqueada en Microsoft teams:

• Navega a tu Centro de administración de Microsoft Teams. 
• En el panel izquierdo, haga clic en Aplicaciones de equipo > Administrar aplicaciones.

• Busca HubSpot. 
• Comprueba que el estado es Permitido. 

• Vuelve a navegar a Microsoft Teams.
• En la parte inferior izquierda, haz clic en Apps y busca HubSpot. 
• Haz clic en Add para añadir manualmente la aplicación HubSpot a tu cuenta de Microsoft Teams.

Agregar enlaces de reuniones de Microsoft Teams a tus reuniones

Puedes agregar enlaces a reuniones de Microsoft Teams al programar una reunión en el CRM o al utilizar la herramienta de reuniones. Los enlaces a las reuniones se crearán en el idioma predeterminado establecido en tu cuenta de HubSpot. 

• Para agregar un enlace de Microsoft Teams a un evento de reunión que programes desde un registro en el CRM, en tu cuenta de HubSpot, navega a tus registros.
  • Contactos: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Contactos.

• • Empresas: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Empresas.
  • Negocios: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Negocios.
  • Tickets: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Tickets.
• Haz clic en el nombre del registro.
• En el panel izquierdo, haz clic en meetings Reunirse. En la ventana que se abre en la parte inferior de la pantalla, configura tu reunión.
• Haz clic en Seleccionar ubicación > Microsoft Teams. 

También puedes incluir un enlace de Microsoft Teams en una página de programación que hayas creado en la herramienta de reuniones.

Nota: aunque no es obligatorio conectar el calendario de Office 365 a la herramienta de reuniones, se recomienda hacerlo para asegurarse de que se aprovecha al máximo la integración de Microsoft Teams. 

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Biblioteca > Programador de reuniones.
• Coloca el cursor sobre una reunión y haz clic en Editar.
• En la página Resumen, haz clic en el menú desplegable Agregar enlace de videoconferencia y selecciona Microsoft Teams.

• Haz clic en Guardar.

Nota: no es posible actualizar los enlaces de las reuniones una vez que se ha creado un enlace de Microsoft Team en HubSpot. Para actualizar el enlace en HubSpot, se debe crear una nueva reunión.

Pasos siguientes

Revisa los siguientes artículos después de conectar HubSpot y Microsoft Teams:

• Gestionar registros y notificaciones en Microsoft Teams
• Crear tareas y tickets de HubSpot en Microsoft Teams
• Registra las llamadas de Microsoft Teams en los registros de HubSpot
• Utilizar los seminarios web de HubSpot y Microsoft Teams