GoToWebinar | Preguntas frecuentes

Encuentra rápidamente respuestas e información general sobre la integración de HubSpot con GoToWebinar.

¿Cuánto tiempo tarda la sincronización de información entre HubSpot y GoToWebinar?

Cuando activas un webinario, o un contacto rellena el formulario de inscripción a un webinario, HubSpot pone la información en cola para sincronizarla. La sincronización puede tardar entre 1 minuto y 2 horas o más, según la cantidad de información en cola para sincronizar.

Para actualizar manualmente GoToWebinar con tus envíos recientes de formularios de webinario de HubSpot:

• En HubSpot, crea un segmento a partir de los envíos de formularios utilizando el filtro de segmento «Envíos de formularios». Puedes perfeccionar el filtro de envíos de formularios por fecha, si deseas exportar envíos desde un período específico.
• Exporta el segmento. Recibirás un correo electrónico con el enlace de descarga de archivos.
• Después de descargar el archivo exportado, utilice el segmento para registrar manualmente a los asistentes en GoToWebinar.
• Una vez que HubSpot y GoToWebinar se sincronicen, los contactos de HubSpot se desduplicarán con los inscritos en GoToWebinar basándose en las direcciones de correo electrónico.

Para actualizar manualmente HubSpot con inscritos recientes en GoToWebinar:

• Exporte los datos de los inscritos desde GoToWebinar.
• Importa tus contactos a HubSpot utilizando los datos exportados de GoToWebinar.
• Una vez que HubSpot y GoToWebinar se hayan sincronizado, los contactos de HubSpot se desduplicarán en función de las direcciones de correo electrónico.

¿Por qué no coinciden mis segmentos de registro de GoToWebinar y HubSpot?

Puede existir una discrepancia entre los segmentos de inscritos a su webinario en HubSpot y GoToWebinar debido a lo siguiente:

• HubSpot no procesa cancelaciones de webinarios. Una vez  Cuando un contacto aparece como registrado en HubSpot, no se marcará como no registradoaunque cancele su registro. HubSpot trata estos contactos de igual manera que los que se registraron pero no asistieron a un webinario. GoToWebinar, sin embargo, elimina de sus segmentos a los inscritos que cancelan.
• Si un participante inscrito en GoToWebinar que se convierte en un contacto de HubSpot se elimina posteriormente en HubSpot, el número de participantes que se muestra en HubSpot disminuirá. Sin embargo, el número  in GoToWebinar permanecerá sin cambios.
• Si se ha creado un contacto de HubSpot y luego se ha eliminado, y dicho contacto se inscribe en tu webinario, la integración no volverá a crear el contacto y este no se añadirá al segmento de inscripción de HubSpot.

¿Puedo limitar el número de inscritos a mi webinario?

El límite de inscritos en GoToWebinar puede ser hasta diez veces superior al límite de asistentes (es decir, si el límite de asistentes es 100, el límite de inscritos puede ajustarse hasta 1.000).

Si estás usando HubSpot para recopilar registros de webinarios, no hay manera de limitar el número de contactos que pueden enviar el formulario del webinario. Sin embargo, puedes filtrar contactos que han enviado el formulario del webinario, pero no se registran para el webinario (GoToWebinar se detendrá el registro de envíos una vez que se alcance el límite). Puedes comunicarte a esos contactos para informarles que el webinario está lleno.

¿Puedo permitir que los contactos elijan entre varias fechas del webinario recurrente en una página de HubSpot?

No, si tienes un webinario periódico, nopodrásmostrar todas las fechas en una sola página ni hacer que HubSpot inscriba automáticamente al contacto en el webinario correspondiente a través de la integración con GoToWebinar. Esto se debe a limitaciones de API donde HubSpot no puede determinar si un webinario es independiente o recurrente.

Para permitir a los clientes seleccionar desde varias fechas de webinario, HubSpot recomienda una de las dos opciones a continuación:

• Crea una página de destino para los contactos para registrarse en tu webinario. Desde esta página, incluye varios enlaces que dirijan a los usuarios a unalanding page específica con un formulario para ese webinario concreto.
• Crea una landing page y un formulario que recopile información sobre el webinario al que el contacto deseaba asistir, pero no lo vincules a GoToWebinar. Inscribe a los contactos en un segmento en función de su selección y utiliza la integración Zapier integrada de HubSpot para inscribir al contacto en GoToWebinar. Ten en cuenta que GoToWebinar es una de las aplicaciones Premium de Zapier, por lo que debes tener un plan de pago de Zapier para poder utilizar esta opción.

¿Cuáles son las propiedades que se sincronizan entre HubSpot y GoToWebinar?

Para que HubSpot registre correctamente un contacto para un webinario en tu cuenta de GoToWebinar, o GoToWebinar cree un contacto en tu cuenta de HubSpot, debes capturar la siguiente información de un contacto cuando se registra para un webinario:

• Nombre
• Apellidos
• Correo

Los siguientes campos también sincronizarán entre HubSpot y GoToWebinar, si los valores están disponibles:

• Dirección
• Ciudad
• Estado
• Código postal
• País
• Número de teléfono
• Sector
• Nombre de la empresa (organización)
• Título profesional

Los inscritos en webinarios que son contactos existentes en tu cuenta de HubSpot no tendrán sus propiedades actualizadas con nuevos valores. Los contactos de webinarios que no son contactos existentes en tu cuenta de HubSpot se crearán como nuevos contactos, con las propiedades que se completan con los valores incluidos en su registro webinario.

Cuando los datos de los webinarios se recopilan y sincronizan con HubSpot, aparecerán como una actividad de cronología en los registros de tus contactos. Puedes ver cuándo se inscribe tu contacto en un webinario, cuándo asiste a él, cuánto tiempo duró su sesión y las preguntas y respuestas que se plantearon durante el webinario. Para que la actividad de inscripción al webinario o de asistencia al evento aparezca en la cronología, debes activar el webinario en la configuración. 

¿Por qué hay una diferencia entre el número de contactos registrados para un webinario en GoToWebinar y el número de contactos en mi segmento de webinario en HubSpot?

Puede haber varias razones para una discrepancia entre HubSpot y GoToWebinar. Entre ellas figuran:

• Estado o país no válido: HubSpot no podrá crear un contacto si el valor del campo de estado o país en GoToWebinar no coincide con un valor del campo Estado/Región de HubSpot. Asegúrese de que los valores de ambas propiedades coinciden para que los contactos se sincronicen correctamente.
• Contacto eliminado: si un webinario incluye a un participante inscrito cuya dirección de correo electrónico corresponde a un contacto de HubSpot que se ha eliminado previamente, dicho contacto de HubSpot no se volverá a crear.

He recibido un correo electrónico en el que se me pide que actualice mi webinario landing page, ¿qué tengo que hacer? 

Debe asegurarse de que el formulario de su landing page está vinculado a un próximo webinario. Este formulario registrará automáticamente a los contactos para el webinario cuando lo envíen. 

¿Qué ocurre cuando cierro un webinario?

Para que los eventos de inscripción y asistencia a webinarios aparezcan en la cronología de un contacto, el webinario debe permanecer activo para que HubSpot pueda recuperar esta información a través de GoToWebinar. Si se desactiva el webinario, los eventos de inscripción, los eventos de asistencia y las respuestas a las encuestas se eliminarán de la cronología del registro de contacto.