GoToWebinar | Veelgestelde vragen

Vind snel antwoorden en algemene informatie over de integratie van HubSpot met GoToWebinar.

Hoe lang duurt het om informatie tussen HubSpot en GoToWebinar te synchroniseren?

Wanneer je een webinar start of een contactpersoon een registratieformulier voor een webinar invult, zet HubSpot de informatie in de wachtrij voor synchronisatie. Het synchroniseren kan tussen 1 minuut en 2 uur of langer duren, afhankelijk van de hoeveelheid informatie die in de wachtrij staat om te worden gesynchroniseerd.

Om GoToWebinar handmatig bij te werken met je recente HubSpot-webinarformulierinzendingen:

• Maak in HubSpot een segment van de formulierinzendingen aan met behulp van het filter voor formulierinzendingen. U kunt het filter voor formulierinzendingen verfijnen op datum, als u inzendingen uit een specifieke periode wilt exporteren.
• Exporteer het segment. Je ontvangt een e-mail met de downloadlink voor het bestand.
• Gebruik na het downloaden van het geëxporteerde bestand het segment om deelnemers handmatig te registreren in GoToWebinar.
• Zodra HubSpot en GoToWebinar zijn gesynchroniseerd, worden contacten in HubSpot op basis van e-mailadressen ontdubbeld met deelnemers in GoToWebinar.

Om HubSpot handmatig bij te werken met recente GoToWebinar-deelnemers:

• Exporteer de gegevens van de deelnemers vanuit GoToWebinar.
• Importeer je contacten in HubSpot met behulp van de geëxporteerde GoToWebinar-gegevens.
• Zodra HubSpot en GoToWebinar zijn gesynchroniseerd, worden dubbele contacten in HubSpot verwijderd op basis van e-mailadressen.

Waarom komen mijn GoToWebinar-deelnemers en HubSpot-registratiesegmenten niet overeen?

Er kan een verschil bestaan tussen de segmenten van deelnemers aan uw webinar in HubSpot en GoToWebinar vanwege het volgende:

• HubSpot verwerkt geen annuleringen van webinars. Zodra een contactpersoon in HubSpot als geregistreerd is gemarkeerd, wordt deze niet als niet-geregistreerd gemarkeerd, zelfs niet als deze de registratie annuleert. HubSpot behandelt deze contactpersonen op dezelfde manier als degenen die zich hebben geregistreerd maar het webinar niet hebben bijgewoond. GoToWebinar verwijdert echter deelnemers die annuleren uit zijn segmenten.
• Als een GoToWebinar-deelnemer die een HubSpot-contactpersoon is geworden later in HubSpot wordt verwijderd, zal het aantal deelnemers dat in HubSpot wordt weergegeven, afnemen. Het aantal in GoToWebinar blijft echter ongewijzigd.
• Als een HubSpot-contactpersoon is aangemaakt en vervolgens verwijderd, en de contactpersoon registreert zich voor je webinar, zal de integratie de contactpersoon niet opnieuw aanmaken en wordt de contactpersoon niet toegevoegd aan het HubSpot-registratiesegment.

Kan ik het aantal deelnemers aan mijn webinar beperken?

Het maximum aantal aanmeldingen in GoToWebinar kan tot tien keer uw maximum aantal deelnemers bedragen (d.w.z. als uw maximum aantal deelnemers 100 is, kunt u het maximum aantal aanmeldingen instellen op maximaal 1.000).

Als u HubSpot gebruikt om webinarregistraties te verzamelen, is er geen manier om het aantal contacten te beperken dat het webinarformulier kan indienen. U kunt echter wel contacten filteren die het webinarformulier hebben ingediend maar niet zijn geregistreerd voor het webinar (GoToWebinar stopt met het registreren van inzendingen zodra de limiet is bereikt). U kunt vervolgens contact opnemen met die contactpersonen om hen te laten weten dat het webinar vol is.

Kan ik contactpersonen toestaan om op één HubSpot-pagina te kiezen uit meerdere terugkerende webinar-data?

Nee, als je een terugkerend webinar hebt, kun je niet alle data op één pagina vermelden en HubSpot de contactpersoon automatisch laten inschrijven voor het juiste webinar via de GoToWebinar-integratie. Dit komt door API-beperkingen waardoor HubSpot niet kan bepalen of een webinar eenmalig of terugkerend is.

Om klanten de mogelijkheid te bieden uit meerdere webinar-data te kiezen, raadt HubSpot een van de twee onderstaande opties aan:

• Maak één landingspagina waarop contactpersonen zich kunnen aanmelden voor uw webinar. Plaats op deze pagina verschillende links die contactpersonen doorverwijzen naar een afzonderlijke landingspagina met een formulier voor het specifieke webinar.
• Maak een landingspagina en een formulier aan waarmee je kunt vastleggen welk webinar de contactpersoon wil bijwonen, maar koppel deze niet aan GoToWebinar. Plaats contactpersonen in een segment op basis van hun keuze en gebruik de ingebouwde Zapier-integratie van HubSpot om de contactpersoon in te schrijven bij GoToWebinar. Houd er rekening mee dat GoToWebinar een van de Premium Apps van Zapier is, dus je moet een betaald Zapier-abonnement hebben om deze optie te kunnen gebruiken.

Welke eigenschappen worden gesynchroniseerd tussen HubSpot en GoToWebinar?

Om ervoor te zorgen dat HubSpot een contactpersoon succesvol kan registreren voor een webinar in je GoToWebinar-account, of dat GoToWebinar een contactpersoon kan aanmaken in je HubSpot-account, moet je de volgende informatie van een contactpersoon vastleggen wanneer deze zich registreert voor een webinar:

• Voornaam
• Achternaam
• E-mail

De volgende velden worden ook gesynchroniseerd tussen HubSpot en GoToWebinar, indien er waarden beschikbaar zijn:

• Straatadres
• Woonplaats
• Provincie
• Postcode
• Land
• Telefoonnummer
• Sector
• Bedrijfsnaam (Organisatie)
• Functie

Voor webinar-deelnemers die al als contactpersoon in je HubSpot-account staan, worden de eigenschappen niet bijgewerkt met nieuwe waarden. Webinar-deelnemers die nog niet als contactpersoon in je HubSpot-account staan, worden aangemaakt als nieuwe contactpersonen, waarbij de bovenstaande eigenschappen worden ingevuld met de waarden uit hun webinar-registratie.

Wanneer webinar-gegevens worden verzameld en gesynchroniseerd met HubSpot, verschijnen deze als een tijdlijnactiviteit in de records van uw contacten. U kunt zien wanneer uw contactpersoon zich voor een webinar registreert, een webinar bijwoont, hoe lang de sessie duurde en welke vragen en antwoorden er tijdens het webinar zijn gesteld. Om de activiteit van de webinarregistratie/deelnemer op de tijdlijn te laten verschijnen, moet het webinar in uw instellingen zijn ingeschakeld.

Waarom is er een verschil tussen het aantal contacten dat is geregistreerd voor een webinar in GoToWebinar en het aantal contacten in mijn webinarsegment in HubSpot?

Er kunnen verschillende redenen zijn voor een discrepantie tussen HubSpot en GoToWebinar. Deze omvatten:

• Ongeldige staat of land: HubSpot kan geen contactpersoon aanmaken als de waarde in het veld 'Staat' of 'Land' in GoToWebinar niet overeenkomt met een waarde in het veld 'Staat/Regio' in HubSpot. Zorg ervoor dat de waarden in beide eigenschappen overeenkomen, zodat contactpersonen succesvol kunnen worden gesynchroniseerd.
• Verwijderd contact: als een webinar een deelnemer bevat met een e-mailadres voor een HubSpot-contact dat eerder is verwijderd, wordt het HubSpot-contact niet opnieuw aangemaakt.

Ik heb een e-mail ontvangen waarin staat dat ik mijn webinar-landingspagina moet bijwerken. Wat moet ik doen?

Je moet ervoor zorgen dat het formulier op je landingspagina is gekoppeld aan een aankomend webinar. Dit formulier registreert contacten automatisch voor het webinar wanneer ze het indienen.

Wat gebeurt er als ik een webinar uitschakel?

Om registratie- en aanwezigheidsgebeurtenissen van het webinar op de tijdlijn van een contact weer te geven, moet het webinar ingeschakeld blijven, zodat HubSpot deze informatie via GoToWebinar kan ophalen. Als het webinar wordt uitgeschakeld, worden registratiegebeurtenissen, aanwezigheidsgebeurtenissen en reacties op polls verwijderd uit de tijdlijn van het contactrecord.