GoToWebinar | Foire aux questions

Trouvez les réponses et les informations générales concernant l'intégration de HubSpot avec GoToWebinar.

Combien de temps faut-il pour synchroniser les informations entre HubSpot et GoToWebinar ?

Lorsque vous activez un webinar ou qu'un contact remplit le formulaire d'inscription d'un webinar, les files d'attente de HubSpot correspondent aux informations de synchronisation. La synchronisation peut prendre entre 1 minute et 2 heures ou plus, selon la quantité d'informations mises en file d'attente pour la synchronisation.

Pour mettre à jour manuellement GoToWebinar en ajoutant de nouvelles soumissions de formulaire de webinaire HubSpot :

• Dans HubSpot, créez une liste des soumissions de formulaires en utilisant le filtre de listes de soumissions de formulaires. Vous pouvez affiner le filtre de soumission de formulaire par date, si vous souhaitez exporter les soumissions d'une période spécifique.
• Exporter la liste. Vous recevrez un e-mail avec le lien de téléchargement du fichier.
• Après avoir téléchargé le fichier exporté, utilisez la liste pour enregistrer manuellement les participants dans GoToWebinar.
• Pendant la synchronisation de HubSpot et GoToWebinar, les contacts dans HubSpot se dédupliqueront avec les inscrits au GoToWebinar en fonction de leur adresse e-mail.

Pour mettre à jour manuellement HubSpot afin d'ajouter de nouveaux participants au GoToWebinar :

• Exporter les données des personnes inscrites à partir de GoToWebinar.
• Importez vos contacts dans HubSpot en utilisant les données exportées.
• Pendant la synchronisation HubSpot et GoToWebinar, les contacts dans HubSpot se dédupliqueront en fonction de l'adresse e-mail.

Pourquoi la liste des personnes inscrites affichée sur GoToWebinar ne correspond-elle pas à celle affichée dans HubSpot ?

Il existe deux raisons pour lesquelles vous pouvez observer une différence entre les listes des inscrits pour le webinar dans HubSpot et GoToWebinar :

• HubSpot ne traite pas les annulations de webinar.   Une fois  un contact marqué comme inscrit dans HubSpot, il ne sera pas marqué comme désinscrit, même s'il annule son inscription. HubSpot traite ces contacts comme ceux qui sont inscrits mais n'ont pas assisté à un webinar. GoToWebinar, toutefois, supprime les contacts qui se sont désinscrits de ses listes.
• Si un inscrit GoToWebinar qui devient un contact HubSpot est supprimé ultérieurement dans HubSpot, le nombre de personnes inscrites affiché dans HubSpot diminuera. Toutefois, le nombre  dans  GoToWebinar reste inchangé.
• Si un contact HubSpot a été créé puis supprimé, et que ce contact s'inscrit à votre webinar, l'intégration ne réinitialisera pas le contact et le contact ne sera pas ajouté à la liste d'inscription HubSpot.

Est-il possible de limiter le nombre d'inscrits à mon webinar ?

Le nombre limite d'inscrits dans GoToWebinar peut être jusqu'à dix fois supérieur à la limite de participants (p.ex., si le nombre limite de participants est 100, le nombre limite d'inscrits peut être aller jusqu'à 1 000).

Si vous utilisez HubSpot pour recueillir des inscriptions au webinar, il n'est pas possible de limiter le nombre de contacts pouvant soumettre le formulaire de webinar. Toutefois, vous pouvez filtrer les contacts ayant soumis le formulaire mais n'ayant pas été inscrits pour le webinar (GoToWebinar cessera d'enregistrer les soumissions une fois que la limite est atteinte). Vous pouvez ensuite contacter ces personnes pour les informer que le webinar est complet.

Puis-je autoriser les contacts à choisir parmi plusieurs dates de webinars récurrents sur une même page HubSpot ?

Non. Si vous disposez d'un webinar récurrent, vous ne pourrez pas répertorier toutes les dates sur une seule page et faire en sorte que HubSpot inscrive automatiquement les contacts au webinar approprié via l'intégration GoToWebinar. Pour des raisons de restrictions d'API, HubSpot n'est pas en mesure de déterminer si un webinar est indépendant ou récurrent.

Afin que les clients puissent choisir parmi plusieurs dates de webinar, HubSpot recommande l'une des deux solutions ci-dessous :

• Créez une page de destination permettant aux contacts de s'inscrire à votre webinar. Sur cette page, indiquez plusieurs liens les redirigeant vers une page de destination individuelle contenant un formulaire associé au webinar spécifique.
• Configurez une page de destination et un formulaire qui enregistre le webinar auquel le contact souhaite participer sans le lier à GoToWebinar. Inscrivez les contacts sur une liste en fonction de leur sélection et utilisez l'intégration Zapier de HubSpot pour inscrire le contact dans GoToWebinar. Notez que GoToWebinar est une application premium de Zapier, vous devez donc être titulaire d'un abonnement Zapier payant pour pouvoir utiliser cette option.

Quelles sont les propriétés synchronisées entre HubSpot et GoToWebinar ?

Pour que HubSpot puisse enregistrer un contact pour un webinar dans votre compte GoToWebinar, ou pour que GoToWebinar crée un contact dans votre compte HubSpot, vous devez recueillir les informations suivantes auprès d'un contact lorsqu'il s'inscrit à un webinar :

• Prénom
• Nom
• E-mail

Les champs suivants seront également synchronisés entre HubSpot et GoToWebinar si ces valeurs sont disponibles :

• Adresse postale
• Ville
• État
• Code postal
• Pays
• Numéro de téléphone
• Secteur d'activité
• Nom de l'entreprise (Organisation)
• Intitulé du poste

Les inscrits au webinar qui sont des contacts existants dans votre compte HubSpot n'auront pas leurs propriétés mises à jour avec de nouvelles valeurs. Les inscrits au webinar qui ne sont pas des contacts existants dans votre compte HubSpot seront créés en tant que nouveaux contacts, les propriétés ci-dessus étant incluses dans leur inscription au webinar.

Lorsque les données du webinar sont collectées et synchronisées avec HubSpot, elles apparaissent dans la chronologie des activités des fiches d'informations des contacts. Il est possible de voir : quand vos contacts s'inscrivent à un webinar, quand ils participent à un webinar, la durée de leur séance, ainsi que toutes les Questions-Réponses abordées au cours du webinar. Pour que l'activité d'inscription/de participation à un webinaire apparaisse sur la chronologie, le webinaire doit être activé dans vos paramètres

Pourquoi y'a-t-il une différence entre le nombre de contacts inscrits à un webinar dans GoToWebinar et le nombre de contacts dans la liste des webinars dans HubSpot ?

Diverses raisons peuvent expliquer une différence entre HubSpot et GoToWebinar Notamment :

• État ou pays invalide : HubSpot ne pourra pas créer un contact si la valeur du champ État ou pays dans GoToWebinar ne correspond pas à une valeur dans le champ État/Région de HubSpot. Assurez-vous que les valeurs des deux propriétés correspondent pour permettre la synchronisation des contacts.
• Contact supprimé : si un webinaire contient un inscrit dont l'adresse e-mail correspond à un contact HubSpot qui a été précédemment supprimé, le contact HubSpot ne sera pas recréé.

J'ai reçu un e-mail me demandant de mettre à jour la page de destination de mon webinar. Que dois-je faire ? 

Vous devez vous assurer que le formulaire qui se trouve sur votre page de destination est lié à un webinar à venir. Ce formulaire inscrira automatiquement les contacts au webinar une fois qu'ils l'auront soumis.