GoToWebinar | Foire aux questions

Trouvez rapidement des réponses et des informations générales sur l’intégration de HubSpot avec GoToWebinar.

Combien de temps faut-il pour synchroniser les informations entre HubSpot et GoToWebinar ?

Lorsque vous activez un webinar ou qu'un contact remplit le formulaire d'inscription d'un webinar, les files d'attente de HubSpot correspondent aux informations de synchronisation. La synchronisation peut prendre entre 1 minute et 2 heures ou plus, selon la quantité d'informations mises en file d'attente pour la synchronisation.

Pour mettre à jour manuellement GoToWebinar en ajoutant de nouvelles soumissions de formulaire de webinaire HubSpot :

• Dans HubSpot, créez un segment des soumissions de formulaires en utilisant le filtre de segment des soumissions de formulaires. Vous pouvez affiner le filtre de soumission de formulaire par date, si vous souhaitez exporter les soumissions d'une période spécifique.
• Exportez le segment. Vous recevrez un e-mail avec le lien de téléchargement du fichier.
• Après avoir téléchargé le fichier exporté, utilisez le segment pour inscrire manuellement les participants dans GoToWebinar.
• Une fois HubSpot et GoToWebinar synchronisés, les contacts dans HubSpot seront dédupliqués avec les inscrits dans GoToWebinar en fonction de l’adresse e-mail.

Pour mettre à jour manuellement HubSpot afin d'ajouter de nouveaux participants au GoToWebinar :

• Exportez les données d’inscription depuis GoToWebinar.
• Importez vos contacts dans HubSpot en utilisant les données exportées.
• Pendant la synchronisation HubSpot et GoToWebinar, les contacts dans HubSpot se dédupliqueront en fonction de l'adresse e-mail.

Pourquoi les participants inscrits à GoToWebinar et les segments d’inscription HubSpot ne correspondent-ils pas ?

Une différence entre les segments d’inscrits à votre webinar dans HubSpot et GoToWebinar peut exister pour l’une des raisons suivantes :

• HubSpot ne traite pas les annulations de webinar.   Une fois  un contact est marqué comme enregistré dans HubSpot. Il ne sera pas marqué comme non enregistré même s’il annule son inscription. HubSpot traite ces contacts comme ceux qui sont inscrits mais n'ont pas assisté à un webinar. GoToWebinar, cependant, supprime les personnes inscrites qui annulent de ses segments.
• Si un inscrit GoToWebinar qui devient un contact HubSpot est supprimé ultérieurement dans HubSpot, le nombre de personnes inscrites affiché dans HubSpot diminuera. Toutefois, le nombre  in  GoToWebinar reste inchangé.
• Si un contact HubSpot a été créé puis supprimé et que le contact s’inscrit à votre webinar, l’intégration ne recréera pas le contact et le contact ne sera pas ajouté au segment d’inscription HubSpot.

Est-il possible de limiter le nombre d'inscrits à mon webinar ?

La limite d’inscriptions dans GoToWebinar peut être jusqu’à dix fois votre limite de participants (par exemple, si votre limite de participants est de 100, votre limite d’inscriptions peut être définie à 1 000).

Si vous utilisez HubSpot pour recueillir des inscriptions au webinar, il n'est pas possible de limiter le nombre de contacts pouvant soumettre le formulaire de webinar. Toutefois, vous pouvez filtrer les contacts ayant soumis le formulaire mais n'ayant pas été inscrits pour le webinar (GoToWebinar cessera d'enregistrer les soumissions une fois que la limite est atteinte). Vous pouvez ensuite contacter ces personnes pour les informer que le webinar est complet.

Puis-je autoriser les contacts à choisir parmi plusieurs dates de webinars récurrents sur une même page HubSpot ?

Non, si vous avez un webinar récurrent, il ne sera pas possible d’en lister toutes les dates sur une seule page et de demander à HubSpot d’inscrire automatiquement le contact au webinar approprié via l’intégration GoToWebinar. Pour des raisons de restrictions d'API, HubSpot n'est pas en mesure de déterminer si un webinar est indépendant ou récurrent.

Afin que les clients puissent choisir parmi plusieurs dates de webinar, HubSpot recommande l'une des deux solutions ci-dessous :

• Créez une page de destination permettant aux contacts de s'inscrire à votre webinar. À partir de cette page, fournissez plusieurs liens pour diriger les contacts vers une page de destination individuelle accompagnée d’un formulaire pour le webinar spécifique.
• Configurez une page de destination et un formulaire qui enregistre le webinar auquel le contact souhaite participer sans le lier à GoToWebinar. Inscrivez les contacts dans un segment en fonction de leur sélection et utilisez l’intégration Zapier intégrée de HubSpot pour inscrire le contact dans GoToWebinar. Veuillez noter que GoToWebinar est l’une des applications premium de Zapier, vous devrez donc disposer d’un abonnement Zapier payant pour utiliser cette option.

Quelles sont les propriétés synchronisées entre HubSpot et GoToWebinar ?

Pour que HubSpot inscrive un contact à un webinar dans votre compte GoToWebinar, ou que GoToWebinar crée un contact dans votre compte HubSpot, vous devez capturer les informations suivantes d’un contact lorsqu’il s’inscrit à un webinar :

• Prénom
• Nom
• E-mail

Les champs suivants seront également synchronisés entre HubSpot et GoToWebinar si ces valeurs sont disponibles :

• Adresse postale
• Ville
• État
• Code postal
• Pays
• Numéro de téléphone
• Secteur
• Nom de l'entreprise (Organisation)
• Intitulé du poste

Les inscrits au webinar qui sont des contacts existants dans votre compte HubSpot n'auront pas leurs propriétés mises à jour avec de nouvelles valeurs. Les inscrits au webinar qui ne sont pas des contacts existants dans votre compte HubSpot seront créés en tant que nouveaux contacts, les propriétés ci-dessus étant incluses dans leur inscription au webinar.

Lorsque les données du webinar sont collectées et synchronisées avec HubSpot, elles apparaîtront sous la forme d’une activité de chronologie dans les fiches d’informations de vos contacts. Vous pouvez voir quand votre contact s’inscrit à un webinar, assiste à un webinar, combien de temps a duré sa session, ainsi que toutes les questions et réponses qui ont été posées pendant le webinar. Pour que l’activité d’inscription au webinar/événement des participants apparaisse sur la chronologie, le webinar doit être activé dans vos paramètres. 

Pourquoi y a-t-il une différence entre le nombre de contacts inscrits à un webinar dans GoToWebinar et le nombre de contacts dans mon segment de webinar dans HubSpot ?

Plusieurs raisons peuvent expliquer cette divergence entre HubSpot et GoToWebinar. Il s'agit notamment de :

• État ou pays invalide : HubSpot ne pourra pas créer de contact si la valeur du champ État ou Pays dans GoToWebinar ne correspond pas à une valeur dans le champ État/Région de HubSpot. Assurez-vous que les valeurs des deux propriétés correspondent pour permettre aux contacts de se synchroniser.
• Contact supprimé : Si un webinar contient une personne inscrite qui possède une adresse e-mail pour un contact HubSpot précédemment supprimée, le contact HubSpot ne sera pas recréé.

J’ai reçu un e-mail me demandant de mettre à jour mon webinar page de destination, que dois-je faire ? 

Vous devez vous assurer que le formulaire de votre page de destination est lié à un webinar à venir. Ce formulaire inscrira automatiquement les contacts au webinar lorsqu’ils soumettront.