Ajuste de la aprobación de cotizaciones

Activa las aprobaciones de las cotizaciones para mantener la precisión y la coherencia antes de enviarlas a los compradores. Hay dos tipos de aprobaciones que puede ajustar: aprobaciones estándar y aprobaciones avanzadas. Más información sobre cada tipo a continuación. Una vez configuradas las aprobaciones, aprende a gestionar las aprobaciones de cotizaciones.

Tipos de homologación

Homologaciones estándar

• Asigna hasta 10 aprobadores para revisar todas las cotizaciones enviadas. Seleccione si un solo aprobador o todos los aprobadores deben dar su aprobación.

Homologaciones anticipadas

Las aprobaciones avanzadas incluyen todas las características de las aprobaciones estándar, además de compatibilidad con reglas basadas en flujos de trabajo, lo que permite una mayor personalización.

Mediante las aprobaciones avanzadas, puede:

• Desencadenante aprobaciones basadas en propiedades de cotización y elemento de pedido, como cotización cantidad, nivel de descuento, SKU, frecuencia de facturación, términos netos y atributos de usuario u objetos relacionados (por ejemplo, negocios).
• Utilice aprobaciones secuenciales ordenadas por prioridad. Puedes agregar hasta cinco secuencias y diez aprobadores por secuencia. Por ejemplo:
  • • Ajuste un mánager de ventas como primera prioridad, un director de ventas como segunda prioridad y un jurídico como tercera prioridad. El director de ventas no necesita aprobar la cotización hasta que el mánager de ventas haya completado su aprobación.
    • Ajuste un mánager de ventas como primera prioridad, y legal como segunda prioridad. El departamento jurídico no tendría que aprobar la cotización hasta que el mánager de ventas hubiera completado su aprobación.

Revise los escenarios de aprobación más comunes.

Activar la aprobación de cotizaciones

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Objetos > Cotizaciones.
3. En la parte superior, haga clic en la pestaña Aprobaciones .
4. En Configuración de aprobación de cotización, seleccionauna de las siguientes opciones (no es posible tener aprobaciones estándar y avanzadas activadas al mismo tiempo):
   • Homologaciones estándar:
     • Haz clic en Editar configuración.
     • En el panel derecho, en Requisitos de aprobación, selecciona Todos los aprobadores para que todas las cotizaciones sean aprobadas por todos los aprobadores. Seleccione Cualquier aprobador para permitir la aprobación de un aprobador.
     • En Aprobadores, haz clic en el menú desplegable y selecciona los usuarios que aprobarán las cotizaciones. Puedes seleccionar varios usuarios para cualquiera de las opciones. Si seleccionas Cualquier aprobador en el paso anterior, si un aprobador aprueba una cotización, no se enviará para su aprobación a los demás usuarios seleccionados. Las cotizaciones creadas por los aprobadores seleccionados no requieren aprobación.
     • Haz clic en Guardar.
   • Aprobaciones avanzadas: haz clic en Editar para continuar con la configuración de aprobaciones.

Personalice el workflow de aprobación

El workflow de aprobación se crea utilizando la herramienta de workflows cuando los workflows avanzados están activados. El workflow tiene dos acciones que puedes configurar:

• Añadir paso de aprobación de cotización: utilice esta acción después de definir los criterios de aprobación (por ejemplo, aprobar cotizaciones por encima de una determinada cantidad o aprobar cotizaciones de determinados usuarios). Una vez agregada, agrega un mensaje para los aprobadores, selecciona quién debe aprobar la cotización y su prioridad si es una aprobación secuencial.
  
  
• Iniciar flujo de aprobación de cotizaciones: si no se ha añadido un paso de aprobación de cotizaciones por encima de esta acción, las cotizaciones se aprobarán automáticamente. Si se añade un paso de aprobación de cotización, se iniciará el flujo de aprobación de cotización. Configura las cotizaciones que introducen el workflow de aprobación para que obtengan la aprobación de todos los aprobadores, de cualquier aprobador o de forma secuencial.
  
  

Puede personalizar el workflow manualmente o utilizar IA. Para navegar hasta el workflow:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Objetos > Cotizaciones.
3. En la parte superior, haga clic en la pestaña Aprobaciones .
4. En Configuración de aprobación de cotizaciones, haz clic en Editar en la opción Aprobaciones avanzadas para navegar al workflow.
5. Para saber cómo utilizar la IA en los workflows o para personalizar el workflow manualmente, haz clic en + debajo de la desencadenante inscripción.
   
   
6. Añade tus acciones. Por ejemplo, podrías:
   • En el panel izquierdo, haga clic en Rama y, a continuación, seleccione Una propiedad o salida de acción.
   • Seleccione la propiedad Cantidad de cotización y haga clic en Siguiente. Ajuste la Rama 1 a más de 5.000. Este sería el inicio de un workflow de aprobación avanzada para cualquier cotización superior a 5.000 dólares. Haz clic en Guardar.
   • Si desea que las cotizaciones se vuelvan a inscribir, en el panel izquierdo, haga clic en la pestaña Ajustes y active el interruptor Volver a inscribir.
   • Haz clic en Guardar.
7. Revise los escenarios comunes de aprobación para otros casos de uso.
8. Debajo de la acción superior a 5.000, haga clic en + para añadir otra acción.
9. En el panel izquierdo, haz clic para expandir la sección CRM y luego haz clic en Agregar paso de aprobación de cotización. 
10. Añade un mensaje al autorizador. Puede añadir propiedades de cotización al mensaje utilizando la lista Elegir variable de datos (por ejemplo, cantidad de cotización, propietario de cotización).
11. Haga clic en el menú desplegable Aprobadores y seleccione los aprobadores.
12. Haz clic en el menú desplegable Prioridad y selecciona una Prioridad si se trata de una aprobación secuencial.
13. En el panel izquierdo, en la parte superior derecha, haz clic en Guardar.
14. Haz clic en el + abajo paso Agregar aprobación de cotización.
15. En el panel izquierdo, haz clic para expandir la sección CRM y luego haz clic en Iniciar flujo de aprobación de cotizaciones. 
16. En Autorizadores necesarios, seleccione uno de los siguientes:
    •  Todos los aprobadores deben exigir el visto bueno de todos los aprobadores para las cotizaciones que cumplan los criterios.
    • Cualquiera de los aprobadores exigirá una aprobación para las cotizaciones que cumplan los criterios.
    • Secuencial para notificar a los aprobadores por orden de prioridad. Las aprobaciones secuenciales requieren la aprobación de cada aprobador en cada paso prioritario.
17. En el panel izquierdo, en la parte superior derecha, haz clic en Guardar.
18. Haz clic en el signo + que aparece debajo de No se ha reunido nadie. 
19. En el panel izquierdo, haga clic en Ir a la acción.
20. Haz clic en la acción Iniciar flujo de aprobación de cotización .
21. Haz clic en Listo.
22. En la parte superior derecha, haz clic en Revisar y activar para activar el workflow.

Ajuste de las notificaciones de aprobación

Los aprobadores pueden establecer el tipo de notificaciones que reciben para las aprobaciones en su configuración de notificaciones. Las notificaciones por timbre y correo electrónico están activadas de forma predeterminada.

Notificaciones basadas en HubSpot

Para personalizar las notificaciones que recibirá para la aprobación de cotizaciones:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Notificaciones.
3. Desplácese hacia abajo y haga clic para ampliar General.
4. Junto a Actividad de aprobación, seleccione las notificaciones que desea recibir para las aprobaciones.
5. Estos ajustes sólo se aplican a su propia cuenta. Otros usuarios deben ajustar sus propias preferencias de notificación. Los Superadministradores de una cuenta Enterprise pueden iniciar sesión como otros usuarios.

Notificaciones en aplicaciones de terceros

También puedes recibir notificaciones en aplicaciones de terceros, como Google Chat, Microsoft Teams y Slack. 

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Notificaciones.
3. En la parte superior, haz clic en la pestaña Otras aplicaciones .
4. Haz clic en la aplicación que quieras ajustar.

Escenarios habituales de aprobación

Revisa escenarios de aprobación comunes para aprobaciones de cotizaciones. Aprende qué propiedades de aprobación de cotización se utilizan comúnmente.

• Aprobación de cotizaciones por encima de una determinada cantidad: utilice la propiedad Cantidad de cotización y desencadene el workflow si las cotizaciones superan la cantidad ajustada.
• Aprobación de cotizaciones por encima de un determinado descuento: utilice propiedades de descuento para cotizaciones o elementos de pedido (por ejemplo, Descuento %, Descuento total).
• Aprobación basada en un determinado producto: utilice la propiedad SKU de los elementos de línea, y anídela con descuentos o cualquier otra propiedad.
• Requerir la aprobación de una parte (por ejemplo, un mánager), luego de una segunda parte (por ejemplo, legal): usa aprobaciones secuenciales. 
• Omitir aprobaciones para usuarios específicos: permitir que ciertos usuarios omitan las aprobaciones:
  
  • Haz clic en el + debajo del desencadenante.
  • En el panel izquierdo:
    • Haga clic en Bifurcación.
    • Haz clic en Lógica Y/O.
    • En Primero, comprueba si, en el campo Nombre de la bifurcación , introduceOmitir aprobaciones. 
      
      

• • • Haz clic en + Agregar criterios.
    • En Información del objeto, haz clic en Propiedades de la cotización.
      
      

• • • Selecciona Propietario de la cotización de la lista de propiedades.
    • En el panel izquierdo, en Propietario de la cotización, asegúrate de que está seleccionado cualquiera de en el primer menú desplegable. Haz clic en el segundo menú desplegable y selecciona los propietarios de cotizaciones para los que deberían omitirse las aprobaciones.
      
      

• • • En Si no se cumple ninguno de los criterios, ve aquí:, en el campo Nombre de bifurcación , introduceVerificar la cotización para su aprobación. 
    • En la parte superior derecha, haz clic en Guardar.
  • En la bifurcación Verificar cotización para aprobación, haz clic en el +.
  • Introduce los criterios para la aprobación 
  • En los criterios de aprobación, haz clic en +.
  • En el panel izquierdo, haz clic para expandir la sección CRM y luego haz clic en Iniciar flujo de aprobación de cotizaciones. 
  • En Autorizadores necesarios, seleccione uno de los siguientes:
    •  Todos los aprobadores deben exigir el visto bueno de todos los aprobadores para las cotizaciones que cumplan los criterios.
    • Cualquiera de los aprobadores exigirá una aprobación para las cotizaciones que cumplan los criterios.
    • Secuencial para notificar a los aprobadores por orden de prioridad. Las aprobaciones secuenciales requieren la aprobación de cada aprobador en cada paso prioritario.
  • En el panel izquierdo, en la parte superior derecha, haz clic en Guardar.
  • Haz clic en el signo + que aparece debajo de No se ha reunido nadie. 
  • En el panel izquierdo, haga clic en Ir a la acción.
  • Haz clic en la acción Iniciar flujo de aprobación de cotización .
  • Haz clic en Listo.
  • Haz clic en el + en Omitir llamadas.
  • En el panel izquierdo, haga clic en Ir a la acción.
  • Haz clic en la acción Iniciar flujo de aprobación de cotización .

• • Haga clic en Listo.
    
    

• Exija automáticamente la aprobación de determinados usuarios: utilice la propiedad Propietario de cotización y seleccione cada usuario. 
• Una configuración de workflow en la que se necesita aprobación para dos condiciones diferentes, cada una con un aprobador diferente (por ejemplo, un descuento en el elemento de pedido y un método de aceptación de firma electrónica): por ejemplo, el descuento del elemento de pedido va al aprobador A (por ejemplo, un mánager de ventas) para su aprobación, y si la firma electrónica es el método de aceptación del cotización, se envía al aprobador B (por ejemplo, legal) para la segunda aprobación. En el siguiente ejemplo, si los elementos de pedido están entre el 25 y el 40%, se necesita la aprobación del aprobador A. Si la firma electrónica es el método de aceptación utilizado en la cotización, se necesita una segunda aprobación de Lubai. Si los descuentos son superiores al 40%, van a un aprobador diferente (Andy) y requieren una segunda aprobación de Lubai si la firma electrónica es el método de aceptación utilizado en la cotización.
  
• Aprobación de cotizaciones con frecuencias de facturación específicas: utilice la propiedad Elemento de pedido Frecuencia de facturación y ajuste las frecuencias que requieren aprobación (por ejemplo, Semestralmente).
• Aprobación de cotizaciones con condiciones netas específicas: utilice la propiedad de cotización Condiciones netas de pago . 

Propiedades comunes de la aprobación de cotizaciones

La siguiente tabla muestra las propiedades de aprobación de cotizaciones más utilizadas cuando se utilizan workflows de aprobación avanzados.

Las siguientes propiedades no son compatibles:

• Legal y contractual:

• • Duración del contrato (meses).
  • Siempre se requieren anexos específicos.
  • Accesorios específicos no incluidos.
• Suscripción:
  • Tasas únicas incluidas.
  • Paquete editado.
• Individual o en equipo:
  • Equipos.
  • Ubicación de los equipos.

Pasos siguientes

• Crear y enviar cotizaciones.
• Administrar cotizaciones.
• Gestione la aprobación de cotizaciones.