Ajuste de la aprobación de cotizaciones

Los superadministradores o los usuarios con permisos para aprobar cotizaciones pueden activar las aprobaciones para garantizar la precisión y coherencia de una cotización antes de enviarla a un comprador. 

Hay dos categorías de aprobaciones que puede utilizar: aprobaciones estándar y aprobaciones avanzadas.

Tipos de homologación

Homologaciones estándar

Asigne uno o varios aprobadores para revisar todas las cotizaciones enviadas. Puede elegir si se requiere que todos los aprobadores, o sólo uno, aprueben la cotización.

Homologaciones anticipadas

Incluye todo lo necesario en aprobaciones estándar, además de compatibilidad con reglas basadas en workflows.

• Desencadenante de aprobaciones basadas en propiedades de negocio como cantidad de la cotización, nivel de descuento, SKU, frecuencia de facturación, términos netos, o atributos específicos del usuario, u objetos relacionados (como elementos del negocio o ofertas).
• Incluye aprobaciones secuenciales clasificadas por prioridad. Por ejemplo:
  • Ajuste un mánager de ventas como primera prioridad, un director de ventas como segunda prioridad y un jurídico como tercera prioridad. El director de ventas no tendría que aprobar la cotización hasta que el mánager de ventas hubiera completado su aprobación.
  • Ajuste un mánager de ventas como primera prioridad, y legal como segunda prioridad. El departamento jurídico no tendría que aprobar la cotización hasta que el mánager de ventas hubiera completado su aprobación.

Ejemplos comunes de aprobación

• Aprobación de una cotización por encima de un determinado descuento.
• Aprobación de una cotización por encima de una cantidad determinada.
• Aprobación de una SKU (Producto) específica por encima de un determinado descuento o cantidad.
• Aprobación de cotizaciones de un usuario específico (por ejemplo, los primeros 90 días de empleo requieren aprobación).
• Aprobación de cotizaciones con cambios en la frecuencia de facturación.
• Aprobación de cotizaciones con cambios en las condiciones netas.
  

Propiedades comunes de aprobación de cotizaciones

La siguiente tabla muestra las propiedades de aprobación de cotizaciones más utilizadas cuando se utilizan workflows de aprobación avanzados.

Activar la aprobación de cotizaciones

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Objetos > Cotizaciones.
3. En la parte superior, haga clic en la pestaña Aprobaciones .
4. En Configuración de la aprobación de cotizaciones, elijauna de las siguientes opciones (no es posible tener activadas al mismo tiempo las aprobaciones Estándar y Avanzada ):
   • Estándar: seleccione Homologaciones estándar para utilizar homologaciones estándar.
     • Haga clic en Editar ajustes para editar los requisitos de aprobación y los aprobadores.
     • En el panel derecho, en Requisitos de aprobación, seleccione Todos los aprobadores para que todas las cotizaciones sean aprobadas por todos los aprobadores, o seleccione Cualquier aprobador para que todas las cotizaciones sean aprobadas por cualquier aprobador.
     • En Aprobadores, haga clic en el menú desplegable y seleccione los usuarios que aprobarán las cotizaciones (puede seleccionar varios usuarios). Las cotizaciones creadas por aprobadores seleccionados no requerirán aprobación.
     • Haga clic en Guardar.
   • Avanzado: seleccione Aprobaciones avanzadas para utilizar aprobaciones avanzadas.

Personalice el workflow de aprobación

El workflow de aprobación se crea con la herramienta workflows cuando los workflows avanzados están activados.

Puede personalizar el workflow manualmente o utilizar IA. Para navegar hasta el workflow:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Objetos > Cotizaciones.
3. En la parte superior, haga clic en la pestaña Aprobaciones .
4. En Configuración de la aprobación de cotizaciones, haga clic en Workflow de aprobación de cotizaciones. El workflow se abrirá en una nueva pestaña del navegador.
5. Aprenda a utilizar la IA en los workflows, o a personalizar el workflow manualmente, haga clic en el signo + situado debajo del desencadenante de la inscripción.
   
   
   
6. Añade tus acciones. Por ejemplo:
   • En el panel izquierdo, haga clic en Rama y, a continuación, seleccione Una propiedad o salida de acción.
   • Seleccione la propiedad Cantidad de cotización y haga clic en Siguiente. Ajuste la Rama 1 a más de 5.000. Este sería el inicio de un workflow de aprobación avanzada para cualquier cotización superior a 5.000 dólares. Haga clic en Guardar.
   • Si desea que las cotizaciones se vuelvan a inscribir, en el panel izquierdo, haga clic en la pestaña Ajustes y active el interruptor Volver a inscribir.
   • Haga clic en Guardar.
     
7. Debajo de la acción superior a 5.000, haga clic en + para añadir otra acción.
8. En el panel izquierdo, haga clic en CRM.
9. Haga clic en Añadir paso de aprobación.
10. Añade un mensaje al autorizador. Puede añadir propiedades de cotización al mensaje utilizando la lista Elegir variable de datos (por ejemplo, cantidad de cotización, propietario de cotización).
11. Haga clic en el menú desplegable Aprobadores y seleccione los aprobadores.
12. Haga clic en el menú desplegable Prioridad y seleccione una Prioridad si se trata de una aprobación secuencial.
    
    
13. Haga clic en Guardar.
14. Haga clic en el signo + situado debajo de Añadir paso de aprobación.
15. En el panel izquierdo, haga clic en CRM.
16. Haga clic en Iniciar flujo de aprobación.
    
17. En Autorizadores necesarios, seleccione uno de los siguientes:
    • Todos los aprobadores deben exigir la aprobación de todos los aprobadores para las cotizaciones que cumplan los criterios
    • Cualquiera de los aprobadores exigirá una aprobación para las cotizaciones que cumplan los criterios.
    • Secuencial para notificar a los aprobadores por orden de prioridad. Las aprobaciones secuenciales requieren la aprobación de cada aprobador en cada paso prioritario.
18. Haga clic en Guardar.
19. Haz clic en el signo + que aparece debajo de No se ha reunido nadie.
20. En el panel izquierdo, haga clic en Ir a la acción.
21. Haga clic en la acción Iniciar flujo de aprobación .
22. Haz clic en Listo.
    
    
23. En la parte superior derecha, haga clic en Revisar y publicar para publicar su workflow.

Ajuste de las notificaciones de aprobación

Los aprobadores pueden establecer el tipo de notificaciones que recibirán para las aprobaciones en los ajustes de notificación de su cuenta. Las notificaciones por timbre y correo electrónico están activadas de forma predeterminada.

Notificaciones basadas en HubSpot

Para personalizar las notificaciones que recibirá para la aprobación de cotizaciones:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Notificaciones.
3. Desplácese hacia abajo y haga clic para ampliar General.
4. Junto a Actividad de aprobación, seleccione las notificaciones que desea recibir para las aprobaciones. El icono de la campana y las notificaciones por correo electrónico están activadas de forma predeterminada.
   
5. Estos ajustes son para su propia cuenta. Si los usuarios desean ajustar sus propias preferencias de notificación, tendrán que hacerlo desde su propia cuenta. Los Superadministradores de una cuenta Enterprise pueden iniciar sesión como otros usuarios.

Notificaciones en otras aplicaciones

También puedes recibir notificaciones en otras aplicaciones, como Google Chat, Microsoft Teams y Slack.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Notificaciones.
3. En la parte superior, haz clic en la pestaña Otras aplicaciones.
   
4. Haz clic en la aplicación que quieras ajustar.

Dar permiso a los usuarios para aprobar cotizaciones

• Los superadministradores y los usuarios con el permisoAprobar cotizaciones pueden aprobar cotizaciones.
• Los usuarios deben tener una licencia principal o de Commerce hubs para aprobar cotizaciones.
• Los usuarios reciben una notificación en la plataforma y por correo electrónico, en función de sus preferencias de notificación.

Escenarios habituales de aprobación

• Aprobación basada en un determinado producto: utilice la propiedad SKU de los elementos de línea, y anídela con descuentos o cualquier otra propiedad.
• Aprobación de una persona y luego de otra: utilice aprobaciones secuenciales.
  
• Autorizaciones omitidas para determinados usuarios: para permitir que determinados usuarios omitan las autorizaciones:
  
  • Una vez que active las aprobaciones avanzadas, verá dos acciones: Añadir paso de aprobación e Iniciar flujo de aprobación.
  • Cree una sucursal y seleccione la cotización. En Propietario de la cotización, seleccione es cualquiera de y, a continuación, añada los usuarios que no necesitan aprobaciones.
  • Añada la acción Iniciar flujo de aprobación debajo de la rama.
    
    
• Exija automáticamente la aprobación de determinados usuarios: utilice la propiedad Propietario de cotización y seleccione cada usuario. 
• Una configuración de workflow en la que se necesita la aprobación de dos propiedades distintas, con dos aprobadores diferentes. Por ejemplo, descuento de elemento de pedido con el aprobador A y firma electrónica habilitada con el aprobador B: a continuación se muestra un ejemplo del workflow. En este caso, si los elementos de pedido están entre el 25-40%, se necesita la aprobación de Jason, y si la firma electrónica está activada, se necesitan las aprobaciones de Lubai.
  
  

Próximos pasos

• Crear y enviar cotizaciones.
• Gestionar cotizaciones.
• Gestione la aprobación de cotizaciones.