BetaAjuste de la aprobación de cotizaciones

Active las aprobaciones de cotizaciones para mantener la precisión y coherencia antes de enviar una cotización a un comprador. Hay dos tipos de aprobaciones que puede ajustar: aprobaciones estándar y aprobaciones avanzadas. Más información sobre cada tipo a continuación.

Tipos de homologación

Homologaciones estándar

Asigne uno o varios aprobadores para revisar todas las cotizaciones enviadas. Decida si se necesita la aprobación de todos o sólo de uno de los aprobadores.

Homologaciones anticipadas

Incluye todo lo necesario en aprobaciones estándar, además de compatibilidad con reglas basadas en workflow, lo que permite una mayor personalización.

Mediante las aprobaciones avanzadas, puede:

• Desencadenante de aprobaciones basadas en propiedades de la cotización y del elemento de negocio como la cantidad de la cotización, el nivel de descuento, el SKU, la frecuencia de facturación, los términos netos, o atributos específicos del usuario, u objetos relacionados (por ejemplo, ofertas).
• Utilice aprobaciones secuenciales ordenadas por prioridad. Por ejemplo:
  • Ajuste un mánager de ventas como primera prioridad, un director de ventas como segunda prioridad y un jurídico como tercera prioridad. El director de ventas no necesita aprobar la cotización hasta que el mánager de ventas haya completado su aprobación.
  • Ajuste un mánager de ventas como primera prioridad, y legal como segunda prioridad. El departamento jurídico no tendría que aprobar la cotización hasta que el mánager de ventas hubiera completado su aprobación.

Revise los escenarios de aprobación más comunes.

Activar la aprobación de cotizaciones

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Objetos > Cotizaciones.
3. En la parte superior, haga clic en la pestaña Aprobaciones .
4. En Configuración de la aprobación de cotizaciones, elijauna de las siguientes opciones (no es posible tener activadas al mismo tiempo las aprobaciones Estándar y Avanzada ):
   • Homologaciones estándar:
     • En el panel derecho, en Requisitos de aprobación, seleccione Todos los aprobadores para que todas las cotizaciones sean aprobadas por todos los aprobadores, o seleccione Cualquier aprobador para permitir la aprobación por un aprobador.
     • En Aprobadores, haga clic en el menú desplegable y seleccione los usuarios que aprobarán las cotizaciones (puede seleccionar varios usuarios). Las cotizaciones creadas por los aprobadores seleccionados no requieren aprobación.
     • Haz clic en Guardar.
   • Aprobaciones avanzadas: después de activar las aprobaciones avanzadas, debe navegar a workflows para continuar con la configuración de aprobaciones.

Personalice el workflow de aprobación

El workflow de aprobación se crea con la herramienta workflows cuando los workflows avanzados están activados. El workflow tiene dos acciones que puede ajustar:

• Añadir paso de aprobación de cotización: utilice esta acción después de definir los criterios de aprobación (por ejemplo, aprobar cotizaciones por encima de una determinada cantidad o aprobar cotizaciones de determinados usuarios). Una vez añadido, añada un mensaje para los aprobadores, seleccione quién debe aprobar la cotización y su prioridad si se trata de una aprobación secuencial.
  
  
• Iniciar flujo de aprobación de cotizaciones: si no se ha añadido un paso de aprobación de cotizaciones por encima de esta acción, las cotizaciones se aprobarán automáticamente. Si se añade un paso de aprobación de cotización, se iniciará el flujo de aprobación de cotización. Ajuste las cotizaciones que se introducen en el workflow de aprobación para obtener la aprobación de todos los aprobadores, cualquier aprobador o secuencialmente. 

Puede personalizar el workflow manualmente o utilizar IA. Para navegar hasta el workflow:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Objetos > Cotizaciones.
3. En la parte superior, haga clic en la pestaña Aprobaciones .
4. En Ajuste de la aprobación de cotizaciones, haga clic en workflows Workflow de aprobación de cotización. El workflow se abrirá en una nueva pestaña del navegador.
5. Aprenda a utilizar la IA en los workflows, o a personalizar el workflow manualmente, haga clic en el signo + situado debajo del desencadenante de la inscripción.
   
   
6. Añade tus acciones. Por ejemplo, podrías:
   • En el panel izquierdo, haga clic en Rama y, a continuación, seleccione Una propiedad o salida de acción.
   • Seleccione la propiedad Cantidad de cotización y haga clic en Siguiente. Ajuste la Rama 1 a más de 5.000. Este sería el inicio de un workflow de aprobación avanzada para cualquier cotización superior a 5.000 dólares. Haz clic en Guardar.
   • Si desea que las cotizaciones se vuelvan a inscribir, en el panel izquierdo, haga clic en la pestaña Ajustes y active el interruptor Volver a inscribir.
   • Haz clic en Guardar.
7. Revise los escenarios comunes de aprobación para otros casos de uso.
8. Debajo de la acción superior a 5.000, haga clic en + para añadir otra acción.
9. En el panel izquierdo, haga clic en CRM.
10.  Haga clic en Añadir paso de aprobación. 
11. Añade un mensaje al autorizador. Puede añadir propiedades de cotización al mensaje utilizando la lista Elegir variable de datos (por ejemplo, cantidad de cotización, propietario de cotización).
12. Haga clic en el menú desplegable Aprobadores y seleccione los aprobadores.
13. Haga clic en el menú desplegable Prioridad y seleccione una Prioridad si se trata de una aprobación secuencial.
14. Haz clic en Guardar.
15. Haga clic en el signo + situado debajo de Añadir paso de aprobación.
16. En el panel izquierdo, haga clic en CRM.
17. Haga clic en Iniciar flujo de aprobación.
18. En Autorizadores necesarios, seleccione uno de los siguientes:
    •  Todos los aprobadores deben exigir el visto bueno de todos los aprobadores para las cotizaciones que cumplan los criterios.
    • Cualquiera de los aprobadores exigirá una aprobación para las cotizaciones que cumplan los criterios.
    • Secuencial para notificar a los aprobadores por orden de prioridad. Las aprobaciones secuenciales requieren la aprobación de cada aprobador en cada paso prioritario.
19. Haz clic en Guardar.
20. Haz clic en el signo + que aparece debajo de No se ha reunido nadie. 
21. En el panel izquierdo, haga clic en Ir a la acción.
22. Haga clic en la acción Iniciar flujo de aprobación .
23. Haz clic en Listo.
24. En la parte superior derecha, haga clic en Revisar y publicar para publicar su workflow.

Ajuste de las notificaciones de aprobación

Los aprobadores pueden establecer el tipo de notificaciones que recibirán para las aprobaciones en sus ajustes de notificación. Las notificaciones por timbre y correo electrónico están activadas de forma predeterminada.

Notificaciones basadas en HubSpot

Para personalizar las notificaciones que recibirá para la aprobación de cotizaciones:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Notificaciones.
3. Desplácese hacia abajo y haga clic para ampliar General.
4. Junto a Actividad de aprobación, seleccione las notificaciones que desea recibir para las aprobaciones. Las notificaciones por timbre y correo electrónico están activadas de forma predeterminada.
5. Estos ajustes sólo se aplican a su propia cuenta. Otros usuarios deben ajustar sus propias preferencias de notificación. Los Superadministradores de una cuenta Enterprise pueden iniciar sesión como otros usuarios.

Notificaciones en aplicaciones de terceros

También puedes recibir notificaciones en aplicaciones de terceros, como Google Chat, Microsoft Teams y Slack. 

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Notificaciones.
3. En la parte superior, haz clic en la pestaña Otras aplicaciones .
4. Haz clic en la aplicación que quieras ajustar.

Conceder a los usuarios permiso para aprobar cotizaciones

• Los superadministradores y los usuarios con el permisoAprobar cotizaciones pueden aprobar cotizaciones.
• Los usuarios deben tener una licencia principal o de Commerce hubs para aprobar cotizaciones.
• Los usuarios reciben una notificación en la plataforma y por correo electrónico, en función de sus preferencias de notificación.

Escenarios habituales de aprobación

Revise los escenarios comunes de aprobación para su uso con cotizaciones y aprobaciones. Más información sobre las propiedades de aprobación de cotizaciones más utilizadas.

• Aprobación de cotizaciones por encima de una determinada cantidad: utilice la propiedad Cantidad de cotización y desencadene el workflow si las cotizaciones superan la cantidad ajustada.
• Aprobación de cotizaciones por encima de un determinado descuento: utilice propiedades de descuento para cotizaciones o elementos de pedido (por ejemplo, Descuento %, Descuento total).
• Aprobación basada en un determinado producto: utilice la propiedad SKU de los elementos de línea, y anídela con descuentos o cualquier otra propiedad.
• Aprobación de una persona y luego de otra: utilice aprobaciones secuenciales. 
• Autorizaciones omitidas para determinados usuarios: para permitir que determinados usuarios omitan las autorizaciones:
  • Una vez que active las aprobaciones avanzadas, verá dos acciones: Añadir paso de aprobación e Iniciar flujo de aprobación.
  • Cree una sucursal y seleccione la cotización. En Propietario de la cotización, seleccione es cualquiera de y, a continuación, añada los usuarios que no necesitan aprobaciones.
  • Añada la acción Iniciar flujo de aprobación debajo de la rama.
• Exija automáticamente la aprobación de determinados usuarios: utilice la propiedad Propietario de cotización y seleccione cada usuario. 
• Una configuración de workflow en la que se necesita la aprobación de dos propiedades distintas, con dos aprobadores diferentes. Por ejemplo, descuento de elemento de pedido con el aprobador A y firma electrónica habilitada con el aprobador B: a continuación se muestra un ejemplo del workflow. En este caso, si los elementos de pedido están entre el 25-40%, se necesita la aprobación de Jason, y si la firma electrónica está activada, se necesitan las aprobaciones de Lubai.
• Aprobación de cotizaciones con frecuencias de facturación específicas: utilice la propiedad Elemento de pedido Frecuencia de facturación y ajuste las frecuencias que requieren aprobación (por ejemplo, Semestralmente).
• Aprobación de cotizaciones con condiciones netas específicas: utilice la propiedad de cotización Condiciones netas de pago .