Opsæt godkendelse af tilbud

Aktivér godkendelser for tilbud for at sikre nøjagtighed og konsistens, inden du sender tilbud til købere. Der er to typer godkendelser, du kan oprette:standardgodkendelser og avancerede godkendelser. Få mere at vide om hver type nedenfor. Når godkendelserne er oprettet, kan du lære, hvordan du administrerer tilbudsgodkendelser.

Godkendelsestyper

Standardgodkendelser

• Tildel op til 10 godkendere til at gennemgå alle indsendte tilbud. Vælg, om en enkelt godkendere eller alle godkendere skal give godkendelse.

Avancerede godkendelser

Avancerede godkendelser omfatter alt, hvad der er i standardgodkendelser, plus support til workflow-baserede regler, hvilket giver mulighed for mere tilpasning.

Ved hjælp af avancerede godkendelser kan du:

• Udløs godkendelser baseret på tilbuds- og linjepostsegenskaber såsom tilbudsbeløb, rabatniveau, SKU, faktureringshyppighed, nettobetingelser og specifikke brugerattributter eller relaterede objekter (f.eks. aftaler).
• Brug sekventielle godkendelser rangordnet efter prioritet. Du kan tilføje op til fem sekvenser og ti godkendere pr. sekvens. For eksempel:
  • • Indstil en salgschef som første prioritet, en salgsdirektør som anden prioritet og juridisk afdeling som tredje prioritet. Salgsdirektøren behøver ikke godkende tilbuddet, før salgschefen har afsluttet sin godkendelse.
    • Indstil en salgschef som første prioritet og juridisk afdeling som anden prioritet. Juridisk afdeling behøver ikke godkende tilbuddet, før salgschefen har afsluttet sin godkendelse.

Gennemgå almindelige godkendelsesscenarier.

Aktivere tilbudsgodkendelser

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Objekter > Tilbud i menuen i venstre sidepanel.
3. Klik på fanenGodkendelser øverst.
4. Under Opsætning af tilbudsgodkendelse skal du vælgeen af følgende muligheder (det er ikke muligt at have både standard- og avancerede godkendelser aktiveret på samme tid):
   • Standardgodkendelser:
     • Klik på Rediger indstillinger.
     • I højre panel underGodkendelseskrav skal du vælgeAlle godkendere for at få alle tilbud godkendt af alle godkendere. Vælg Enhver godkendere for at tillade godkendelse af én godkendere.
     • Klik på rullemenuenunderGodkendere, og vælg de brugere, der skal godkende tilbud. Du kan vælge flere brugere til begge muligheder. Hvis du vælger Enhver godkendende i det foregående trin, og en godkendende godkender et tilbud, sendes det ikke til godkendelse til de andre valgte brugere. Tilbud oprettet af de valgte godkendende kræver ikke godkendelse.
     • Klik påGem.
   • Avancerede godkendelser: Klik på Rediger forat fortsætte med godkendelsesopsætningen.

Tilpasse godkendelsesworkflowet

Godkendelsesworkflowet oprettes ved hjælp af workflowværktøjet, når avancerede workflows er aktiveret. Workflowet har to handlinger, som du kan konfigurere:

• Tilføj tilbudsgodkendelsestrin: Brugdenne handling efter at have defineret godkendelseskriterier (f.eks. godkend tilbud over et bestemt beløb eller godkend tilbud fra bestemte brugere). Når det er tilføjet, skal du tilføje en besked til godkendere, vælge hvem der skal godkende tilbuddet og deres prioritet, hvis det er en sekventiel godkendelse.
  
  
• Start tilbudsgodkendelsesflow: Hvis der ikke er tilføjet et tilbudsgodkendelsestrin ovenfor denne handling, godkendes tilbud automatisk. Hvis der tilføjes et tilbudsgodkendelsestrin, starter tilbudsgodkendelsesflowet. Indstil de tilbud, der indgår i godkendelsesworkflowet, til at blive godkendt af alle godkendere, alle godkendere eller sekventielt. 
  
  

Du kan tilpasse arbejdsgangen manuelt eller bruge AI. Sådan navigerer du til arbejdsgangen:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Objekter > Tilbud i menuen i venstre sidepanel.
3. Klik på fanenGodkendelser øverst.
4. Under Konfigurer tilbudsgodkendelse skal du klikke på Rediger under indstillingenAvancerede godkendelser for at navigere til arbejdsgangen.
5. Lær, hvordan du bruger AI i arbejdsgange, eller klik på+ under triggerregistreringen for at tilpasse arbejdsgangen manuelt. 
   
   
6. Tilføj dine handlinger. Du kan f.eks. gøre følgende:
   • Klik på Gren i venstre panel, og vælg derefterÉn egenskab eller handling.
   • Vælg egenskaben Tilbudsbeløb, og klik derefter på Næste. IndstilGren 1 til mere end 5.000. Dette vil være starten på en avanceret godkendelsesworkflow for alle tilbud over 5.000 $. Klikpå Gem.
   • Hvis du vil have tilbud til at blive tilmeldt igen, skal du klikke på fanenIndstillinger i venstre panel og aktivere kontakten Tilmeld igen.
   • Klik påGem.
7. Gennemgå almindelige godkendelsesscenarier for andre anvendelsestilfælde.
8. Under handlingen større end 5.000 skal du klikke på+ for at tilføje en yderligere handling.
9. Klik i venstre panel for at udvideCRM-sektionen , og klik derefter påTilføj tilbudsgodkendelsestrin. 
10. Tilføj enbesked til godkenderen. Du kan tilføje tilbudsegenskaber til beskeden ved hjælp af listenVælg datavariabel (f.eks. tilbudsbeløb, tilbudsejer).
11. Klik på rullemenuenGodkendere, og vælg godkendere.
12. Klik på rullemenuen Prioritet , og vælg en prioritet, hvis dette skal være en sekventiel godkendelse.
13. Klik på Gem øverst til højre i venstre panel.
14. Klik på+ underTilføj tilbudsgodkendelsestrin.
15. Klik på venstre panel for at udvideCRM-sektionen , og klik derefter påStart tilbudsgodkendelsesflow. 
16. UnderNødvendige godkendere skal du vælge en af følgende muligheder:
    •  Alle godkendere for at kræve godkendelse fra alle godkendere for tilbud, der opfylder kriterierne.
    • Enhver godkendende for at kræve en godkendelse fra en af de godkendende for tilbud, der opfylder kriterierne.
    • Sekventielt for at underrette godkendere i prioriteret rækkefølge. Sekventielle godkendelser kræver godkendelse fra alle godkendere på hvert prioritetsniveau.
17. Klik på Gem øverst til højre i venstre panel.
18. Klik på+ underIngen opfyldt. 
19. Klik påGå til handling i venstre panel.
20. Klik på handlingenStart godkendelse af tilbud.
21. Klik påFærdig.
22. Klik på Gennemse og aktiver øverst til højre for at aktivere arbejdsgangen.

Indstil godkendelsesmeddelelser

Godkendere kan indstille den type meddelelser, de modtager for godkendelser, i deres meddelelsesindstillinger. Bell- og e-mail-meddelelser er aktiveret som standard.

HubSpot-baserede meddelelser

Sådan tilpasser du, hvilke meddelelser du modtager for tilbudsgodkendelser:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Notifikationer i menuen i venstre sidepanel.
3. Rul ned og klik for at udvide Generelt.
4. Ved siden afGodkendelsesaktivitet skal du vælge, hvilke meddelelser du vil modtage om godkendelser.
5. Disse indstillinger gælder kun for din egen konto. Andre brugere skal indstille deres egne præferencer for meddelelser. Superadministratorer i en Enterprise-konto kan logge ind som andre brugere.

Meddelelser i tredjepartsapps

Du kan også modtage meddelelser i tredjepartsapps, såsom Google Chat, Microsoft Teams og Slack. 

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Notifikationer i menuen i venstre sidepanel.
3. Klik på fanenAndre apps øverst.
4. Klik på den app, du vil konfigurere.

Almindelige godkendelsesscenarier

Gennemgå almindelige godkendelsesscenarier for tilbudsgodkendelser. Lær, hvilke tilbudsgodkendelsesegenskaber der ofte bruges.

• Godkendelse af tilbud over et bestemt beløb: Brug egenskabenTilbudsbeløb, og udløs arbejdsgangen, hvis tilbuddene overstiger det indstillede beløb.
• Godkendelse af tilbud over en bestemt rabat: Brug rabategenskaber for tilbud eller linjeposter (f.eks.Rabat %,Total rabat).
• Godkendelse baseret på et bestemt produkt: Brug egenskaben SKU-linjeposter, og indlejr den med rabatter eller andre egenskaber.
• Kræv godkendelse fra én part (f.eks. en leder) og derefter en anden part (f.eks. juridisk afdeling): Brug sekventielle godkendelser. 
• Omgå godkendelser for bestemte brugere:Tillad visse brugere at omgå godkendelser:
  
  • Klik på + under udløseren.
  • I venstre panel:
    • Klik på Gren.
    • Klik påAND/OR-logik.
    • Under Først skal du kontrollere, om der i feltet Grennavn er indtastetSpring godkendelser over.
      
      

• • • Klik på+ Tilføj kriterier.
    • Klik på Tilbudsegenskaber under Objektoplysninger.
      
      

• • • VælgTilbudsejer fra listen over egenskaber.
    • I venstre panel under Tilbudsejer skal du sikre dig, at er valgt i det første rullemenu. Klik på det andet rullemenu og vælg de tilbudsejere, for hvilke godkendelser skal springes over.
      
      

• • • UnderHvis ingen af kriterierne er opfyldt, skal du gå hertil: skal du indtasteTjek tilbud til godkendelse i feltetFilialnavn.
    • Klik på Gem øverst til højre.
  • Klik på+ under grenen Kontroller tilbud til godkendelse.
  • Indtast kriterierne for godkendelse 
  • Klik på+ under godkendelseskriterierne.
  • Klik på venstre panel for at udvideCRM-sektionen , og klik derefter påStart tilbudsgodkendelsesflow. 
  • Vælg en af følgende muligheder under "Nødvendige godkendere":
    •  Alle godkendere for at kræve godkendelse fra alle godkendere for tilbud, der opfylder kriterierne.
    • Enhver godkendende for at kræve en godkendelse fra en af de godkendende for tilbud, der opfylder kriterierne.
    • Sekventielt for at underrette godkendere i prioriteret rækkefølge. Sekventielle godkendelser kræver godkendelse fra alle godkendere på hvert prioritetsniveau.
  • Klik på Gem øverst til højre i venstre panel.
  • Klik på+ underIngen opfyldt. 
  • Klik påGå til handling i venstre panel.
  • Klik på handlingenStart tilbudsgodkendelsesflow.
  • Klik påUdført.
  • Klik på+ underSpring godkendelser over.
  • Klik påGå til handling i venstre panel.
  • Klik påStart tilbudsgodkendelsesflow-handlingen.

• • Klik påUdført.
    
    

• Kræv automatisk godkendelse for bestemte brugere: Brugegenskaben Tilbudsejer, og vælg hver bruger. 
• En workflowkonfiguration, hvor godkendelse er nødvendig for to forskellige betingelser, hver med en anden godkendende person (f.eks. en linjepostrabat og en e-sign-godkendelsesmetode): f. eks. sendes linjepostrabatten til godkendende person A (f.eks. en salgschef) til godkendelse, og hvis e-sign er tilbuddets godkendelsesmetode, sendes den til godkendende person B (f.eks. juridisk afdeling) til anden godkendelse. I nedenstående eksempel kræves godkendelse fra godkenderen A, hvis linjeposterne ligger mellem 25 og 40 %. Hvis e-signatur er den godkendelsesmetode, der anvendes på tilbuddet, kræves en anden godkendelse fra Lubai. Hvis rabatterne er over 40 %, sendes de til en anden godkenderen (Andy) og kræver en anden godkendelse fra Lubai, hvis e-signatur er den godkendelsesmetode, der anvendes på tilbuddet.
  
• Godkendelse af tilbud med specifikke faktureringsfrekvenser: Brug egenskabenFaktureringsfrekvens for linjeposter, og angiv, hvilke frekvenser der kræver godkendelse (f.eks. halvårligt).
• Godkendelse af tilbud med specifikke nettobetingelser: Brugegenskaben "Nettobetalingsbetingelser " for tilbud. 

Almindelige egenskaber for tilbudsgodkendelse

Nedenstående tabel viser almindeligt anvendte egenskaber for tilbudsgodkendelse, når du bruger avancerede godkendelsesworkflows.

Følgende egenskaber understøttes ikke:

• Juridisk og kontraktmæssigt:

• • Kontraktens løbetid (måneder).
  • Specifikke vedhæftede filer er altid påkrævet.
  • Specifikke vedhæftede filer er ikke inkluderet.
• Abonnement:
  • Engangsgebyrer inkluderet.
  • Bundtet redigeret.
• Individuel eller team:
  • Hold.
  • Holdets placering.

Næste trin

• Opret og send tilbud.
• Administrer tilbud.
• Administrer tilbudsgodkendelser.