Opsæt godkendelse af tilbud

Superadministratorer eller brugere med tilladelser til at godkende tilbud kan slå godkendelser til for at sikre, at et tilbud er nøjagtigt og konsekvent, før det sendes til en køber.

Der er to kategorier af godkendelser, du kan bruge: standardgodkendelser og avancerede godkendelser.

Typer af godkendelser

Standardgodkendelser

Tildel en eller flere godkendere til at gennemgå alle indsendte tilbud. Du kan vælge, om alle godkendere eller kun én skal godkende tilbuddet.

Avancerede godkendelser

Indeholder alt i standardgodkendelser plus understøttelse af workflow-baserede regler.

• Udløs godkendelser baseret på tilbudsegenskaber som f.eks. tilbudsbeløb, rabatniveau, SKU, faktureringsfrekvens, nettovilkår eller specifikke brugerattributter eller relaterede objekter (f.eks. varelinjer eller aftaler).
• Inkluderer sekventielle godkendelser rangeret efter prioritet. For eksempel:
  • Indstil en salgschef som førsteprioritet, en salgsdirektør som andenprioritet og en jurist som tredjeprioritet. Salgsdirektøren behøver ikke at godkende tilbuddet, før salgschefen har afsluttet sin godkendelse.
  • Sæt en salgschef som førsteprioritet og en jurist som andenprioritet. Den juridiske afdeling behøver ikke at godkende tilbuddet, før salgschefen er færdig med at godkende det.

Eksempler på almindelige godkendelser

• Godkend et tilbud over en bestemt rabat.
• Godkend et tilbud over et bestemt beløb.
• Godkendelse af en specifik SKU (produkt) over en bestemt rabat eller et bestemt beløb.
• Godkendelse af tilbud fra en bestemt bruger (f.eks. kræver de første 90 dages ansættelse godkendelse).
• Godkendelse af tilbud med ændringer i faktureringsfrekvens.
• Godkendelse af tilbud med ændringer i nettobetingelser.
  

Almindelige egenskaber for tilbudsgodkendelse

Nedenstående tabel viser almindeligt anvendte egenskaber for tilbudsgodkendelse ved brug af avancerede godkendelsesworkflows.

Slå tilbudsgodkendelser til

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Objects > Quotes i menuen i venstre sidepanel.
3. Klik på fanen Godkendelser øverst.
4. Under Opsætning af tilbudsgodkendelse skal du vælgeen af følgende muligheder (det er ikke muligt at have både standardgodkendelse og avanceret godkendelse slået til på samme tid):
   • Standard: Vælg Standardgodkendelser for at bruge standardgodkendelser.
     • Klik på Rediger indstillinger for at redigere godkendelseskravene og godkenderne.
     • I højre panel under Godkendelseskrav skal du vælge Alle godkendere for at få alle tilbud godkendt af alle godkendere eller vælge Enhver godkender for at få alle tilbud godkendt af en hvilken som helst godkender.
     • Under Godkendere skal du klikke på rullemenuen og vælge de brugere, der skal godkende tilbud (du kan vælge flere brugere). Tilbud, der oprettes af valgte godkendere, kræver ikke godkendelse.
     • Klik på Gem.
   • Avanceret: Vælg Avancerede godkendelser for at bruge avancerede godkendelser.

Tilpas arbejdsgangen for godkendelse

Godkendelsesworkflowet oprettes med workflow-værktøjet, når avancerede workflows er slået til.

Du kan tilpasse arbejdsgangen manuelt eller bruge AI. Sådan navigerer du til arbejdsgangen:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Objects > Quotes i menuen i venstre sidepanel.
3. Klik på fanen Godkendelser øverst.
4. Under Opsætning af tilbudsgodkendelse skal du klikke på Workflow for tilbudsgodkendelse. Workflowet åbnes i en ny browserfane.
5. Lær, hvordan du bruger AI i workflows, eller klik på + under udløsertilmeldingen for at tilpasse workflowet manuelt.
   
   
   
6. Tilføj dine handlinger. Det kan du f.eks. gøre:
   • Klik på Branch i venstre panel, og vælg derefter One property or action output.
   • Vælg egenskaben Tilbudsbeløb, og klik derefter på Næste. Indstil gren 1 til større end 5.000. Dette vil være starten på et avanceret godkendelsesworkflow for alle tilbud over 5.000 dollars. Klik på Gem.
   • Hvis du ønsker, at tilbud skal gentilmeldes, skal du klikke på fanen Indstillinger i venstre panel og slå Gentilmelding til.
   • Klik på Gem.
     
7. Klik på + under handlingen større end 5.000 for at tilføje en yderligere handling.
8. Klik på CRM i venstre panel.
9. Klik på Tilføj godkendelsestrin.
10. Tilføj en besked til den, der godkender. Du kan tilføje tilbudsegenskaber til beskeden ved hjælp af listen Vælg datavariabel (f.eks. tilbudsbeløb, tilbudsejer).
11. Klik på rullemenuen Godkendere, og vælg godkenderne.
12. Klik på rullemenuen Prioritet , og vælg en prioritet , hvis der er tale om en sekventiel godkendelse.
    
    
13. Klik på Gem.
14. Klik på + under Tilføj godkendelsestrin.
15. Klik på CRM i panelet til venstre.
16. Klik på Start godkendelsesflow.
    
17. Under Godkendelser påkrævet skal du vælge en af følgende:
    • Alle godkendere for at kræve godkendelser fra alle godkendere for tilbud, der opfylder kriterierne
    • Alle godkendere for at kræve en godkendelse fra en hvilken som helst godkender for tilbud, der opfylder kriterierne.
    • Sekventiel for at underrette godkendere i prioriteret rækkefølge. Sekventielle godkendelser kræver godkendelse af hver enkelt godkender på hvert prioritetstrin.
18. Klik på Gem.
19. Klik på + under Ingen opfyldt.
20. Klik på Gå til handling i venstre panel.
21. Klik på handlingen Start godkendelsesflow.
22. Klik på Done.
    
    
23. Klik på Review and publish øverst til højre for at offentliggøre dit workflow.

Indstil godkendelsesnotifikationer

Godkendere kan indstille, hvilken type notifikationer de vil modtage for godkendelser i notifikationsindstillingerne for deres konto. Klokke- og e-mailnotifikationer er slået til som standard.

HubSpot-baserede notifikationer

For at tilpasse, hvilke notifikationer du modtager for godkendelser af tilbud:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Notifikationer i menuen i venstre sidepanel.
3. Rul ned, og klik for at udvide Generelt.
4. Ved siden af Godkendelsesaktivitet kan du vælge, hvilke notifikationer du vil modtage for godkendelser. Klokkeikon og e-mailnotifikationer er slået til som standard.
   
5. Disse indstillinger gælder for din egen konto. Hvis brugerne ønsker at indstille deres egne meddelelsespræferencer, skal de gøre det fra deres egen konto. Superadministratorer i en Enterprise-konto kan logge ind som andre brugere.

Notifikationer i andre apps

Du kan også få notifikationer i andre apps, f.eks. Google Chat, Microsoft Teams og Slack.

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Notifikationer i menuen i venstre side.
3. Klik øverst på fanen Andre apps.
   
4. Klik på den app, du vil konfigurere.

Giv brugere tilladelse til at godkende tilbud

• Superadministratorer og brugere med tilladelsenGodkend tilbud kan godkende tilbud.
• Brugere skal have et core- eller Commerce Hub-sæde for at kunne godkende tilbud.
• Brugerne får besked i platformen og via e-mail, afhængigt af deres meddelelsespræferencer.

Almindelige godkendelsesscenarier

• Godkendelse baseret på et bestemt produkt: Brug egenskaben SKU line items, og indlejr den med rabatter eller andre egenskaber.
• Godkend fra én person og derefter en anden: Brug sekventielle godkendelser.
  
• Godkendelser forbigået for specifikke brugere: for at tillade visse brugere at forbigå godkendelser:
  
  • Når du har slået avancerede godkendelser til, vil du se to handlinger: Tilføj godkendelsestrin og start godkendelsesflow.
  • Opret en gren, og vælg tilbuddet. Vælg is any of på tilbudsejeren, og tilføj derefter de brugere, der ikke har brug for godkendelser.
  • Tilføj handlingen Start godkendelsesflow under grenen.
    
    
• Kræv automatisk godkendelse af visse brugere: Brug egenskaben Tilbudsejer, og vælg hver bruger.
• En workflowkonfiguration, hvor der er brug for godkendelse fra to forskellige egenskaber med to forskellige godkendere. For eksempel varelinjerabat med godkender A og e-signatur aktiveret med godkender B: nedenfor er et eksempel på arbejdsgangen. I dette tilfælde, hvis varelinjerabatten er mellem 25-40%, skal Jason godkende, og hvis e-signatur er slået til, skal Lubai godkende.
  
  

Næste trin

• Opret og send tilbud.
• Administrer tilbud.
• Administrer godkendelser aftilbud.