Opsæt godkendelse af tilbud

Aktivér godkendelser for tilbud for at inddrage dem i en godkendelsesproces. Sørg for nøjagtighed og ensartethed, inden du sender tilbud til købere. Der er to typer godkendelser, du kan opsætte:standardgodkendelser og avancerede godkendelser. Læs mere om de enkelte typer nedenfor. Når godkendelserne er opsat, kan du lære, hvordan du administrerer godkendelser af tilbud.

Godkendelsestyper

Opsæt standard- eller avancerede godkendelser i tilbudsindstillingerne. Du kan ikke aktivere både standard- og avancerede godkendelser samtidigt.

Standardgodkendelser

Tildel op til 10 godkendere til at gennemgå tilbud, der matcher dine konfigurerede filtre. Filtrene er baseret påegenskaber og bestemmer, hvilke tilbud der skal godkendes. Vælg, om en enkelt godkendende person eller alle godkendere skal give godkendelse. Du kan f.eks. indstille standardgodkendelser til:

• Kræve godkendelse af tilbud over et bestemt rabatbeløb.
• Kræve godkendelse af tilbud, hvor e-signatur er den anvendte acceptmetode på tilbuddet.
• Kræve godkendelse af tilbud, hvor en bestemt varepost overstiger et bestemt rabatbeløb.

Avancerede godkendelser

Avancerede godkendelser bruger også egenskabsfiltre, men anvender workflow-baserede regler for mere detaljeret tilpasning.

Ved hjælp af avancerede godkendelser kan du:

• Udløse godkendelser baseret på tilbuds- og linjepost-egenskaber, såsom tilbudsbeløb, rabatniveau, SKU, faktureringshyppighed, nettobetingelser og specifikke brugerattributter eller relaterede objekter (f.eks. aftaler).
• Anvende sekventielle godkendelser rangordnet efter prioritet. Du kan tilføje op til fem sekvenser og ti godkendere pr. sekvens. Du kan f.eks. angive en salgschef som første prioritet, en salgsdirektør som anden prioritet og en juridisk repræsentant som tredje prioritet. Salgsdirektøren behøver ikke at godkende tilbuddet, før salgschefen har afsluttet sin godkendelse, og den juridiske repræsentant behøver ikke at godkende tilbuddet, før salgsdirektøren har afsluttet sin godkendelse.

Gennemgå almindelige godkendelsesscenarier.

Aktivér tilbudsgodkendelser

Aktivér standardgodkendelser af tilbud

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Objekter > Tilbud i menuen i venstre sidepanel.
3. Klik på fanenGodkendelser øverst.
4. Under Tilbudsgodkendelser skal du aktivere knappen Godkendelser.
5. Klik på Rediger ved siden af Tilbud under Standardgodkendelser .
   
6. I panelet til højre:
   • Under Og disse betingelser er opfyldt skal du klikke på + Tilføj filter for attilføje en egenskab, der skal filtreres efter.
   • Klikpå rullemenuen "Filtrerer efter " og vælg det objekt, du vil se egenskaber for .
   • UnderObjektoplysninger skal du klikke på[Objekt]-egenskaber.
     
     
     
   • Brug søgefeltet til at søge efter en egenskab.
     
     
     
   • Klik på denegenskab, du vil filtrere efter.
   • Konfigurer filteret.
   • Klik på+ Tilføj filter under "og" for at tilføje yderligere filterkriterier.
     
     
     

1. • Under "Gør derefter dette" skal du klikke på rullemenuen"Godkendere " og vælge debrugere, der kan godkende tilbud. Du kan vælge flere brugere.

7. • Under »Krav til godkendere« skal du vælge »Alle godkendere kræves« eller »Mindst én godkender kræves«. Hvis du vælger»Mindst én godkender kræves«, vil tilbuddet ikke blive sendt til godkendelse hos de andre udvalgte brugere, når én godkender har godkendt det. Hvis du vælger »Alle godkendere kræves«, kan tilbuddet ikke gå videre uden godkendelse, hvis en af godkenderne er fraværende, når en godkendelse sendes.
   • Indtast enbemærkning i feltet "Med denne godkendelsesbemærkning". Oprettere og godkendere af tilbud vil se denne bemærkning, når en godkendelse finder sted. Du kan f.eks. indtaste årsagen til, at tilbuddet skal godkendes, baseret på det filter, du har indstillet.
   • Klikpå Gem.
8. Slå kontakten "Tilbud" til for at aktivere godkendelser.
   
   
   

Aktivér avancerede tilbudsgodkendelser

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Objekter > Tilbud i menuen i venstre sidepanel.
3. Klik på fanenGodkendelser øverst.
4. Under Tilbudsgodkendelser skal du aktivere knappen Godkendelser.
5. Under Avancerede godkendelser skal du aktivere kontakten Avancerede tilbudsgodkendelser. 
6. Klik på Redigerfor atkonfigurere den avancerede godkendelsesworkflow.

Tilpas den avancerede godkendelsesworkflow

Godkendelsesworkflowet oprettes ved hjælp af workflow-værktøjet, når avancerede workflows er aktiveret. Workflowet har to handlinger, du kan konfigurere:

• Tilføj trin til tilbudsgodkendelse: Brugdenne handling, når du har defineret godkendelseskriterier (f.eks. godkend tilbud over et bestemt beløb eller godkend tilbud fra bestemte brugere). Når trinnet er tilføjet, skal du tilføje en besked til godkendere, vælge, hvem der skal godkende tilbuddet, og deres prioritet, hvis det er en sekventiel godkendelse.
  
  
  
• Start tilbudsgodkendelsesforløbet: Hvis der ikke er tilføjet et tilbudsgodkendelsestrin ovenfor denne handling, godkendes tilbuddene automatisk. Hvis der tilføjes et tilbudsgodkendelsestrin, starter tilbudsgodkendelsesforløbet. Indstil, at de tilbud, der kommer ind i godkendelsesworkflowet, skal godkendes af alle godkendere, af en hvilken som helst godkender eller sekventielt. 
  
  
  

Du kan tilpasse arbejdsgangen manuelt eller bruge AI. Sådan navigerer du til arbejdsgangen:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. I menuen i venstre sidepanel skal du gå til Objekter > Tilbud.
3. Klik øverst på fanenGodkendelser.
4. Under Avancerede godkendelser skal du klikke på Rediger for at navigere til arbejdsgangen.
5. Lær, hvordan du bruger AI i arbejdsgange, eller tilpas arbejdsgangen manuelt ved at klikke på+ under udløseren. 
   
   
   
6. Tilføj dine handlinger. Du kan f.eks.:
   • Klik på Filial, og vælg derefterEn egenskab eller handlingsoutput.
   • Vælg egenskaben " Tilbudsbeløb", og klik derefter på "Næste". Indstil"Forgrening 1" til større end 5.000. Dette vil være starten på en avanceret godkendelsesworkflow for alle tilbud over 5.000 $. Klik på"Gem".
   • Hvis du ønsker, at tilbud skal genregistreres, skal du i venstre panel klikke på fanen "Indstillinger " og aktivere kontakten " Genregistrer".
   • Klik på "Gem".
7. Gennemgå almindelige godkendelsesscenarier for andre anvendelsestilfælde.
8. Under kriteriehandlingen (f.eks. > 5.000) skal du klikke på +. I venstre panel:
   • Klik for at udvide CRM-sektionen , og klik derefter påTilføj trin til godkendelse af tilbud. 
   • I feltet Besked til godkendende person skal du tilføje en besked. Du kan tilføje tilbudsegenskaber til beskeden ved hjælp af listenVælg datavariabel (f.eks. tilbudsbeløb, tilbudsejer).
   • Klik på rullemenuenGodkendere, og vælg godkenderne.
   • Klik på rullemenuen Prioritet , og vælg en prioritet, hvis du opretter en sekventiel godkendelse.
     
   • Klik på Gem øverst til højre.
9. Klik på + undertrinnet "Tilføj tilbudsgodkendelse".
10. I venstre panel:
    • Klik for at udvide CRM-sektionen , og klik derefter påStart tilbudsgodkendelsesforløb. 
    • Under "Nødvendige godkendere" skal du vælge en af følgende muligheder:
      • Alle godkendere: Kræver godkendelse fra alle godkendere for tilbud, der opfylder kriterierne.
      • Enhver godkender: Kræver én godkendelse fra en hvilken som helst godkender for tilbud, der opfylder kriterierne.
      • Sekventielt for at underrette godkendere i prioritetsrækkefølge. Sekventielle godkendelser kræver godkendelse fra hver godkender på hvert prioriteringstrin.
    • Klik på " Gem" øverst til højre.
11. Klik på + underIngen opfyldt. 
12. I venstre panel:
    • Klik på Gå til handling.
    • Klik på handlingenStart godkendelsesforløb for tilbud. Hvis du følger denne metode, vil tilbud, der ikke opfylder godkendelseskriterierne, ikke gennemgå godkendelsesprocessen. Hvis du stadig ønsker, at tilbud, der ikke opfylder godkendelseskriterierne, skal gennemgå en separat godkendelse, skal du tilføje en separat handling Tilføj trin til tilbudsgodkendelse under grenen Ingen opfyldt.
    • Klik på "Færdig".
      
      
      
13. Klik på "Gennemse " øverst til højre, og aktiver for at starte arbejdsgangen.

Indstil godkendelsesmeddelelser

Godkendere kan indstille, hvilken type meddelelser de modtager vedrørende godkendelser, i deres meddelelsesindstillinger. Klokke- og e-mail-meddelelser er aktiveret som standard.

HubSpot-baserede meddelelser

Sådan tilpasser du, hvilke meddelelser du modtager vedrørende tilbudsgodkendelser:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til " Notifikationer" i menuen i venstre sidepanel.
3. Rul ned og klik for at udvide afsnittet "Generelt" .
4. Ved siden afGodkendelsesaktivitet skal du vælge, hvilke meddelelser du gerne vil modtage ved godkendelser.
5. Disse indstillinger gælder kun for din egen konto. Andre brugere skal selv indstille deres egne notifikationspræferencer. Superadministratorer i en Enterprise-konto kan logge ind som andre brugere for at indstille deres notifikationer.

Meddelelser i tredjepartsapps

Du kan også modtage meddelelser i tredjepartsapps, såsom Google Chat, Microsoft Teams og Slack. 

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til " Notifikationer" i menuen i venstre sidepanel.
3. Klik på fanenAndre apps øverst.
4. Klik på den app, du vil konfigurere.

Næste trin

• Lær, hvordan du opretter og sender tilbud.
• Lær, hvordan du administrerer tilbud, herunder udkast, offentliggjorte og udløbne tilbud, sporing af aktivitet og eksport af tilbud.
• Lær, hvordan du administrerer godkendelser af tilbud.