BètaGoedkeuringen van offertes instellen

Schakel goedkeuringen voor offertes in om de nauwkeurigheid en consistentie te behouden voordat u een offerte naar een koper verstuurt. Er zijn twee soorten goedkeuringen die u kunt instellen: standaardgoedkeuringen en geavanceerde goedkeuringen. Lees hieronder meer over elk type.

Soorten goedkeuringen

Standaardgoedkeuringen

Wijs een of meerdere goedkeurders toe om alle ingediende offertes te beoordelen. Bepaal of goedkeuring van alle goedkeurders of slechts één goedkeurder nodig is.

Geavanceerde goedkeuringen

Omvat alles wat standaardgoedkeuringen omvatten, plus ondersteuning voor op workflows gebaseerde regels, waardoor meer aanpassingen mogelijk zijn.

Met geavanceerde goedkeuringen kunt u:

• Activeer goedkeuringen op basis van offerte- en regelitemkenmerken, zoals het offertebedrag, kortingsniveau, SKU, factureringsfrequentie, nettovoorwaarden of specifieke gebruikersattributen, of gerelateerde objecten (bijv. deals).
• Gebruik opeenvolgende goedkeuringen gerangschikt op prioriteit. Bijvoorbeeld:
  • Stel een verkoopmanager in als eerste prioriteit, een verkoopdirecteur als tweede prioriteit en juridische zaken als derde prioriteit. De verkoopdirecteur hoeft de offerte pas goed te keuren nadat de verkoopmanager zijn goedkeuring heeft gegeven.
  • Stel een verkoopmanager in als eerste prioriteit en de juridische afdeling als tweede prioriteit. De juridische afdeling hoeft de offerte pas goed te keuren nadat de verkoopmanager zijn goedkeuring heeft gegeven.

Veelvoorkomende goedkeuringsscenario's bekijken.

Offertegoedkeuringen inschakelen

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar Objecten > Offertes.
3. Klik bovenaan op het tabblad Goedkeuringen.
4. Kiesonder Offertegoedkeuring instellen een van de volgende opties (het is niet mogelijk om zowel Standaard- als Geavanceerde goedkeuringen tegelijkertijd in te schakelen):
   • Standaardgoedkeuringen:
     • Selecteer in het rechterpaneel onder Goedkeuringsvereisten de optie Alle goedkeurders om elke offerte door alle goedkeurders te laten goedkeuren, of selecteer Een willekeurige goedkeurder om goedkeuring door één goedkeurder toe te staan.
     • Klik onder Goedkeurders op het vervolgkeuzemenu en selecteer de gebruikers die offertes zullen goedkeuren (u kunt meerdere gebruikers selecteren). Offertes die zijn gemaakt door de geselecteerde goedkeurders hoeven niet te worden goedgekeurd.
     • Klik op Opslaan.
   • Geavanceerde goedkeuringen: nadat u geavanceerde goedkeuringen hebt ingeschakeld, moet u naar workflows gaan om de goedkeuringsinstellingen te voltooien.

De goedkeuringsworkflow aanpassen

De goedkeuringsworkflow wordt gemaakt met de workflowtool wanneer geavanceerde workflows zijn ingeschakeld. De workflow heeft twee acties die u kunt instellen:

• Stap voor goedkeuring van offerte toevoegen: gebruik deze actie nadat u goedkeuringscriteria hebt gedefinieerd (bijvoorbeeld offertes boven een bepaald bedrag goedkeuren of offertes van bepaalde gebruikers goedkeuren). Voeg vervolgens een bericht toe voor goedkeurders, selecteer wie de offerte moet goedkeuren en hun prioriteit als het om een opeenvolgende goedkeuring gaat.
  
  
• Start offertegoedkeuringsstroom: als er boven deze actie geen offertegoedkeuringsstap is toegevoegd, worden offertes automatisch goedgekeurd. Als er een offertegoedkeuringsstap is toegevoegd, wordt de offertegoedkeuringsstroom gestart. Stel de offertes die de goedkeuringsworkflow ingaan zo in dat ze door alle goedkeurders, door willekeurige goedkeurders of sequentieel worden goedgekeurd.

U kunt de workflow handmatig aanpassen of AI gebruiken. Om naar de workflow te navigeren:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar Objecten > Offertes.
3. Klik bovenaan op het tabblad Goedkeuringen.
4. Klik onder 'Offertegoedkeuring instellen' op ' workflows eer offertegoedkeuringsworkflow'. De workflow wordt geopend in een nieuw browsertabblad.
5. Leer hoe u AI in workflows kunt gebruiken, of om de workflow handmatig aan te passen, klikt u op de + onder de triggerregistratie.
   
   
6. Voeg uw acties toe. U kunt bijvoorbeeld:
   • Klik in het linkerpaneel op Branch en selecteer vervolgens One property or action output.
   • Selecteer de eigenschap 'Offertebedrag' en klik vervolgens op 'Volgende'. Stel 'Branch 1' in op meer dan 5.000. Dit is het begin van een geavanceerde goedkeuringsworkflow voor offertes van meer dan $ 5.000. Klik op 'Opslaan'.
   • Als u wilt dat offertes opnieuw worden geregistreerd, klikt u in het linkerpaneel op het tabblad Instellingen en schakelt u de schakelaar Opnieuw registreren in.
   • Klik op Opslaan.
7. Bekijk veelvoorkomende goedkeuringsscenario's voor andere gebruikssituaties.
8. Klik onder de actie groter dan 5.000 op + om een verdere actie toe te voegen.
9. Klik in het linkerpaneel op CRM.
10. Klik op Goedkeuringsstap toevoegen.
11. Voeg een bericht toe aan de goedkeurder. U kunt offerte-eigenschappen aan het bericht toevoegen met behulp van de lijst Gegevensvariabele kiezen (bijv. offertebedrag, offerte-eigenaar).
12. Klik op het vervolgkeuzemenu Goedkeurders en selecteer de goedkeurders.
13. Klik op het vervolgkeuzemenu Prioriteit en selecteer een prioriteit als dit een opeenvolgende goedkeuring betreft.
14. Klik op Opslaan.
15. Klik op de + onder Goedkeuringsstap toevoegen.
16. Klik in het linkerpaneel op CRM.
17. Klik op Goedkeuringsstroom starten.
18. Selecteer onder Vereiste goedkeurders een van de volgende opties:
    • Alle goedkeurders om goedkeuring te vereisen van alle goedkeurders voor offertes die aan de criteria voldoen.
    • Alle goedkeurders om één goedkeuring van een van de goedkeurders te vereisen voor offertes die aan de criteria voldoen.
    • Sequentieel om goedkeurders in volgorde van prioriteit op de hoogte te stellen. Voor sequentiële goedkeuringen is goedkeuring door elke goedkeurder bij elke prioriteitsstap vereist.
19. Klik op Opslaan.
20. Klik op de + onder Geen voldaan.
21. Klik in het linkerpaneel op Ga naar actie.
22. Klik op de actie Goedkeuringsstroom starten.
23. Klik op Gereed.
24. Klik rechtsboven op Controleren en publiceren om uw workflow te publiceren.

Stel goedkeuringsmeldingen in

Goedkeurders kunnen in hun meldingsinstellingen instellen welk type meldingen ze ontvangen voor goedkeuringen. Bel- en e-mailmeldingen zijn standaard ingeschakeld.

HubSpot-gebaseerde meldingen

Om aan te passen welke meldingen je ontvangt voor offertegoedkeuringen:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar Meldingen.
3. Scroll naar beneden en klik om Algemeen uit te vouwen.
4. Selecteer naast Goedkeuringsactiviteit welke meldingen u wilt ontvangen voor goedkeuringen. Bel- en e-mailmeldingen zijn standaard ingeschakeld.
5. Deze instellingen zijn alleen van toepassing op uw eigen account. Andere gebruikers moeten hun eigen meldingsvoorkeuren instellen. Superbeheerders in een Enterprise-account kunnen inloggen als andere gebruikers.

Meldingen in apps van derden

U kunt ook meldingen ontvangen in apps van derden, zoals Google Chat, Microsoft Teams en Slack.

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar Meldingen.
3. Klik bovenaan op het tabblad Andere apps.
4. Klik op de app die u wilt instellen.

Gebruikers toestemming geven om offertes goed te keuren

• Superbeheerders en gebruikers met de machtigingOffertes goedkeuren kunnen offertes goedkeuren.
• Gebruikers moeten een Core- of Commerce Hub -licentie hebben om offertes goed te keuren.
• Gebruikers worden op het platform en via e-mail op de hoogte gebracht, afhankelijk van hun voorkeuren voor meldingen.

Veelvoorkomende goedkeuringsscenario's

Bekijk veelvoorkomende goedkeuringsscenario's voor gebruik met offertes en goedkeuringen. Meer informatie over veelgebruikte eigenschappen voor offertegoedkeuring.

• Goedkeuring voor offertes boven een bepaald bedrag: gebruik de eigenschap Offertebedrag en activeer de workflow als offertes boven het ingestelde bedrag liggen.
• Goedkeuring voor offertes boven een bepaalde korting: gebruik kortingseigenschappen voor offertes of regelitems (bijv. kortingspercentage, totale korting).
• Goedkeuring op basis van een bepaald product: gebruik de eigenschap SKU -regelitems en nest deze met kortingen of een andere eigenschap.
• Goedkeuring door eerst de ene persoon en daarna de andere: gebruik opeenvolgende goedkeuringen.
• Goedkeuringen omzeilen voor specifieke gebruikers: om bepaalde gebruikers toe te staan goedkeuringen te omzeilen:
  • Zodra u geavanceerde goedkeuringen inschakelt, ziet u twee acties: Goedkeuringsstap toevoegen en goedkeuringsstroom starten.
  • Maak een vertakking en selecteer de offerte. Selecteer bij Eigenaar van offerte de optie is een van en voeg vervolgens de gebruikers toe die geen goedkeuringen nodig hebben.
  • Voeg de actie Goedkeuringsstroom starten toe onder de vertakking.
• Automatisch goedkeuring vereisen voor bepaalde gebruikers: gebruik de eigenschap Eigenaar offerte en selecteer elke gebruiker.
• Een workflowconfiguratie waarbij goedkeuring nodig is van twee verschillende eigenschappen, met twee verschillende goedkeurders. Bijvoorbeeld: korting op regelitems met goedkeurder A en e-sign ingeschakeld met goedkeurder B. Hieronder ziet u een voorbeeld van de workflow. In dit geval is goedkeuring van Jason nodig als de korting op regelitems tussen 25 en 40% ligt, en is goedkeuring van Lubai nodig als e-sign is ingeschakeld.
• Goedkeuring voor offertes met specifieke factureringsfrequenties: gebruik de eigenschap Factureringsfrequentie van de regel en stel in welke frequenties goedkeuring vereisen (bijvoorbeeld halfjaarlijks).
• Goedkeuring voor offertes met specifieke nettobetalingsvoorwaarden: gebruik de eigenschap 'Offerte met nettobetalingsvoorwaarden '.

Veelvoorkomende eigenschappen voor offertegoedkeuring

De onderstaande tabel toont veelgebruikte eigenschappen voor het goedkeuren van offertes bij het gebruik van geavanceerde goedkeuringsworkflows.

De volgende eigenschappen worden niet ondersteund:

• Juridisch en contractueel:

• • Contractduur (maanden).
  • Specifieke bijlagen altijd vereist.
  • Specifieke bijlagen niet inbegrepen.
• Abonnement:
  • Eenmalige kosten inbegrepen.
  • Gebundeld bewerkt.
• Individueel of team:
  • Teams.
  • Locatie van teams.

Volgende stappen

• Offertes maken en verzenden.
• Beheer offertes.
• Beheer de goedkeuring van offertes.