Goedkeuringen van offertes instellen

Superadmins of gebruikers met goedkeuringsrechten voor offertes kunnen goedkeuringen inschakelen om de nauwkeurigheid en consistentie van een offerte te garanderen voordat deze naar een koper wordt gestuurd.

Er zijn twee categorieën goedkeuringen die je kunt gebruiken, standaard goedkeuringen en geavanceerde goedkeuringen.

Typen goedkeuringen

Standaard goedkeuringen

Wijs één of meerdere goedkeurders toe om alle ingediende offertes te controleren. U kunt kiezen of alle goedkeurders of slechts één goedkeurder de offerte moet goedkeuren.

Geavanceerde goedkeuringen

Omvat alles in standaard goedkeuringen, plus ondersteuning voor workflowgebaseerde regels.

• Trigger goedkeuringen op basis van offerte-eigenschappen zoals offertebedrag, kortingsniveau, SKU, factureringsfrequentie, netto termijnen, of specifieke gebruikersattributen, of gerelateerde objecten (zoals lijnitems of deals).
• Inclusief opeenvolgende goedkeuringen gerangschikt op prioriteit. Bijvoorbeeld:
  • Stel een sales manager in als eerste prioriteit, een sales director als tweede prioriteit en legal als derde prioriteit. De verkoopdirecteur hoeft de offerte pas goed te keuren nadat de verkoopmanager zijn goedkeuring heeft voltooid.
  • Stel een verkoopmanager in als eerste prioriteit en juridische als tweede prioriteit. De juridische afdeling hoeft de offerte pas goed te keuren nadat de verkoopmanager zijn goedkeuring heeft voltooid.

Gangbare goedkeuringsvoorbeelden

• Goedkeuring van een offerte boven een bepaalde korting.
• Goedkeuring van een offerte boven een bepaald bedrag.
• Goedkeuring van een specifieke SKU (Product) boven een bepaalde korting of bedrag.
• Het goedkeuren van offertes van een specifieke gebruiker (bijv. eerste 90 dagen in dienst vereist goedkeuring).
• Goedkeuring van offertes met wijzigingen in de factureringsfrequentie.
• Goedkeuren van offertes met wijzigingen in netto termijnen.
  

Algemene goedkeuringskenmerken

De onderstaande tabel toont veelgebruikte eigenschappen voor goedkeuring van offertes bij het gebruik van geavanceerde goedkeuringsworkflows.

Offerte goedkeuringen inschakelen

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Offertes.
3. Klik bovenaan op het tabblad Goedkeuringen.
4. Kiesonder Goedkeuring van offertes instellen een van de volgende opties (het is niet mogelijk om zowel Standaard als Geavanceerde goedkeuringen tegelijk aan te hebben staan):
   • Standaard: selecteer Standaard goedkeuringen om standaard goedkeuringen te gebruiken.
     • Klik op Instellingen bewerken om de goedkeuringsvereisten en goedkeurders te bewerken.
     • Selecteer in het rechterpaneel onder Goedkeuringsvereisten Alle goedkeurders om elke offerte door alle goedkeurders te laten goedkeuren, of selecteer Elke goedkeurder om elke offerte door één goedkeurder te laten goedkeuren.
     • Klik onder Goedkeurders op het dropdownmenu en selecteer de gebruikers die offertes moeten goedkeuren (u kunt meerdere gebruikers selecteren). Offertes die zijn gemaakt door geselecteerde goedkeurders hoeven niet te worden goedgekeurd.
     • Klik op Opslaan.
   • Geavanceerd: selecteer Geavanceerde goedkeuringen om geavanceerde goedkeuringen te gebruiken.

De goedkeuringsworkflow aanpassen

De goedkeuringsworkflow wordt gemaakt met de workflowtool wanneer geavanceerde workflows zijn ingeschakeld.

U kunt de workflow handmatig aanpassen of AI gebruiken. Naar de workflow navigeren:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Offertes.
3. Klik bovenaan op het tabblad Goedkeuringen.
4. Klik onder Goedkeuringsinstellingen voor offertes op Goedkeuringsworkflow voor offertes. De workflow wordt geopend in een nieuw browsertabblad.
5. Als u wilt weten hoe u AI in workflows kunt gebruiken of als u de workflow handmatig wilt aanpassen, klikt u op de + onder de registratie van de trigger.
   
   
   
6. Voeg uw acties toe. U kunt bijvoorbeeld:
   • Klik in het linkerpaneel op Tak en selecteer vervolgens Eén eigenschap of actie-uitgang.
   • Selecteer de eigenschap Offertebedrag en klik op Volgende. Stel Tak 1 in op groter dan 5.000. Dit is het begin van een geavanceerde goedkeuringsworkflow voor offertes boven $5.000. Klik op Opslaan.
   • Als u wilt dat offertes zich opnieuw aanmelden, klikt u in het linkerpaneel op het tabblad Instellingen en schakelt u de schakelaar Opnieuw aanmelden in.
   • Klik op Opslaan.
     
7. Klik onder de actie groter dan 5.000 op + om nog een actie toe te voegen.
8. Klik in het linkerpaneel op CRM.
9. Klik op Goedkeuringsstap toevoegen.
10. Voeg een bericht toe aan de goedkeurder. U kunt eigenschappen van de offerte aan het bericht toevoegen met behulp van de lijst Gegevensvariabele kiezen (bijv. offertebedrag, eigenaar van de offerte).
11. Klik op het keuzemenu Goedkeurders en selecteer de goedkeurders.
12. Klik op het vervolgkeuzemenu Prioriteit en selecteer een Prioriteit als dit een sequentiële goedkeuring wordt.
    
    
13. Klik op Opslaan.
14. Klik op de + onder Goedkeuringsstap toevoegen.
15. Klik in het linkerpaneel op CRM.
16. Klik op Goedkeuringsstroom starten.
    
17. Selecteer onder Goedkeurders vereist een van de volgende:
    • Alle goedkeurders om goedkeuringen van alle goedkeurders te vereisen voor offertes die aan de criteria voldoen
    • Elke goedkeurder om één goedkeuring van elke goedkeurder te vereisen voor offertes die aan de criteria voldoen.
    • Sequentieel om goedkeurders in prioriteitsvolgorde op de hoogte te brengen. Sequentiële goedkeuringen vereisen goedkeuring van elke goedkeurder in elke prioriteitsstap.
18. Klik op Opslaan.
19. Klik op de + onder Geen voldaan.
20. Klik in het linkerpaneel op Ga naar actie.
21. Klik op de actie Goedkeuringsstroom starten.
22. Klik op Gereed.
    
    
23. Klik rechtsboven op Beoordelen en publiceren om je workflow te publiceren.

Goedkeuringsmeldingen instellen

Goedkeurders kunnen het type meldingen dat ze ontvangen voor goedkeuringen instellen in de meldingsinstellingen van hun account. Standaard zijn bel- en e-mailmeldingen ingeschakeld.

HubSpot gebaseerde meldingen

Om aan te passen welke meldingen je ontvangt voor goedkeuringen van offertes:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Meldingen.
3. Scroll naar beneden en klik om Algemeen uit te vouwen.
4. Selecteer naast Goedkeuringsactiviteit welke meldingen u wilt ontvangen voor goedkeuringen. Het belpictogram en e-mailmeldingen zijn standaard ingeschakeld.
   
5. Deze instellingen zijn voor uw eigen account. Als gebruikers hun eigen voorkeuren voor meldingen willen instellen, moeten ze dit vanuit hun eigen account doen. Superadmins in een Enterprise-account kunnen inloggen als andere gebruikers.

Meldingen in andere apps

Je kunt ook meldingen krijgen in andere apps, zoals Google Chat, Microsoft Teams en Slack.

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Meldingen.
3. Klik bovenaan op het tabblad Andere apps.
   
4. Klik op de app die je wilt instellen.

Gebruikers toestemming geven om offertes goed te keuren

• Superadmins en gebruikers met de machtigingOfferte goedkeuren kunnen offertes goedkeuren.
• Gebruikers moeten een core- of Commerce Hub-vestiging hebben om offertes te kunnen goedkeuren.
• Gebruikers krijgen een melding op het platform en via e-mail, afhankelijk van hun voorkeuren voor meldingen.

Veelvoorkomende goedkeuringsscenario's

• Goedkeuring op basis van een bepaald product: gebruik de eigenschap SKU-regelitems en nest deze met kortingen of een andere eigenschap.
• Goedkeuring van de ene persoon, daarna van een andere: gebruik opeenvolgende goedkeuringen.
  
• Goedkeuringen omzeild voor specifieke gebruikers: om bepaalde gebruikers goedkeuringen te laten omzeilen:
  
  • Zodra u geavanceerde goedkeuringen inschakelt, ziet u twee acties: Goedkeuringsstap toevoegen en Goedkeuringsstroom starten.
  • Maak een tak en selecteer de Quote. Selecteer bij de Quote-eigenaar is een van en voeg vervolgens de gebruikers toe die geen goedkeuringen nodig hebben.
  • Voeg de actie Goedkeuringsstroom starten toe onder de tak.
    
    
• Automatisch goedkeuring vereisen voor bepaalde gebruikers: gebruik de eigenschap Offerte-eigenaar en selecteer elke gebruiker.
• Een workflowconfiguratie waarbij goedkeuring nodig is van twee verschillende eigenschappen, met twee verschillende goedkeurders. Bijvoorbeeld, lijnitem korting met goedkeurder A en e-tekenen ingeschakeld met goedkeurder B: hieronder ziet u een voorbeeld van de workflow. In dit geval, als regelitems tussen 25-40% zijn, dan is goedkeuring nodig van Jason, en als e-tekenen is ingeschakeld, dan is goedkeuring nodig van Lubai.
  
  

Volgende stappen

• Offertes maken en verzenden.
• Offertes beheren.
• Goedkeuringen van offertes beheren.