Goedkeuringen van offertes instellen

Schakel goedkeuringen voor offertes in om de nauwkeurigheid en consistentie te behouden voordat u offertes naar kopers verstuurt. Er zijn twee soorten goedkeuringen die u kunt instellen:standaardgoedkeuringen en geavanceerde goedkeuringen. Lees hieronder meer over elk type. Nadat u de goedkeuringen hebt ingesteld, leest u hier hoe u goedkeuringen voor offertes beheert.

Soorten goedkeuringen

Stel standaard- of geavanceerde goedkeuringen in in de offerte-instellingen. Het is niet mogelijk om zowel standaard- als geavanceerde goedkeuringen tegelijkertijd in te schakelen.

Standaardgoedkeuringen

Wijs maximaal 10 goedkeurders toe om offertes te beoordelen die voldoen aan de door u geconfigureerde filters. Filters zijn gebaseerd opeigenschappen en bepalen welke offertes goedkeuring nodig hebben. Selecteer of één goedkeurder of alle goedkeurders goedkeuring moeten geven. U kunt bijvoorbeeld standaardgoedkeuringen instellen op:

• Vereis goedkeuring voor offertes boven een bepaald kortingsbedrag.
• Vereis goedkeuring voor offertes waarbij e-sign is ingeschakeld.
• Vereis goedkeuring voor offertes waarbij een specifiek artikel boven een bepaald kortingsbedrag ligt.

Geavanceerde goedkeuringen

Geavanceerde goedkeuringen bieden de mogelijkheid om eigenschappen te filteren, maar maken gebruik van op workflows gebaseerde regels, waardoor meer aanpassingen mogelijk zijn.

Met geavanceerde goedkeuringen kunt u:

• Activeer goedkeuringen op basis van offerte- en regelitems, zoals het offertebedrag, kortingsniveau, SKU, factureringsfrequentie, nettovoorwaarden en specifieke gebruikersattributen of gerelateerde objecten (bijv. deals).
• Gebruik opeenvolgende goedkeuringen gerangschikt op prioriteit. U kunt maximaal vijf reeksen toevoegen en tien goedkeurders per reeks. Bijvoorbeeld:
  • • Stel een verkoopmanager in als eerste prioriteit, een verkoopdirecteur als tweede prioriteit en juridische zaken als derde prioriteit. De verkoopdirecteur hoeft de offerte pas goed te keuren nadat de verkoopmanager zijn goedkeuring heeft gegeven.
    • Stel een verkoopmanager in als eerste prioriteit en de juridische afdeling als tweede prioriteit. De juridische afdeling hoeft de offerte pas goed te keuren nadat de verkoopmanager zijn goedkeuring heeft gegeven.

Bekijk veelvoorkomende goedkeuringsscenario's.

Offertegoedkeuringen inschakelen

Standaardoffertegoedkeuringen inschakelen

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar Objecten > Offertes.
3. Klik bovenaan op het tabbladGoedkeuringen.
4. Schakel onder Offertegoedkeuringen de schakelaar Goedkeuringen in.
5. Klik onder Standaardgoedkeuringen op Bewerken naast Offertes.
   
6. In het rechterpaneel:
   • Klik onder En aan deze voorwaarden is voldaan op + Filter toevoegen omeen eigenschap toe te voegen om op te filteren.
   • Klikop het vervolgkeuzemenuFilteren op en selecteer het object waarvan u de eigenschappen wilt bekijken.
   • Klik onderObjectinformatie op[Object]eigenschappen.
     
     
     
   • Gebruik de zoekbalk om naar een eigenschap te zoeken.
     
     
     
   • Klik op deeigenschap waarop u wilt filteren.
   • Configureer het filter.
     
     
     
   • Klik op het pictogram voor het wijzigen van de schakelaar om de filtercriteria te wijzigen. Klik op het pictogram voor verwijderen om het filter te verwijderen.
   • Klik onderen op+ Filter toevoegen om extra filtercriteria toe te voegen.
   • Klik onder'Doe dan dit' op het vervolgkeuzemenu'Goedkeurders' en selecteer degebruikersdie offertes zullen goedkeuren. U kunt meerdere gebruikers selecteren.

4. • Selecteer onder Goedkeuringsvereisten de optie Alle goedkeurders ofAlle goedkeurders. Als u Alle goedkeurders selecteert, wordt een offerte die door één goedkeurder is goedgekeurd, niet ter goedkeuring naar de andere geselecteerde gebruikers gestuurd. Als u Alle goedkeurders selecteert en een van de goedkeurders afwezig is wanneer een goedkeuring wordt verzonden, kan de offerte niet worden verwerkt zonder hun goedkeuring.
   • Voer in het veld Met deze goedkeuringsnotitie eennotitie in. Offerteopstellers en goedkeurders zien deze notitie wanneer een goedkeuring plaatsvindt. U kunt bijvoorbeeld de reden invoeren waarom de offerte moet worden goedgekeurd, op basis van het filter dat u hebt ingesteld.
   • Klik opOpslaan.

6. Schakel de schakelaar Offertesin om goedkeuringen te activeren.

Geavanceerde offertegoedkeuringen inschakelen

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar Objecten > Offertes.
3. Klik bovenaan op het tabbladGoedkeuringen.
4. Schakel onder Offertegoedkeuringen de schakelaar Goedkeuringen in.
5. Schakel onder Geavanceerde goedkeuringen de schakelaar Geavanceerde offertegoedkeuringen in. 
6. Klik op Bewerkenomde geavanceerde goedkeuringsworkflow in te stellen.

De geavanceerde goedkeuringsworkflow aanpassen

De goedkeuringsworkflow wordt gemaakt met behulp van de workflowtool wanneer geavanceerde workflows zijn ingeschakeld. De workflow heeft twee acties die u kunt configureren:

• Voeg een offertegoedkeuringsstap toe: gebruikdeze actie nadat u goedkeuringscriteria hebt gedefinieerd (bijvoorbeeld offertes boven een bepaald bedrag goedkeuren of offertes van bepaalde gebruikers goedkeuren). Voeg vervolgens een bericht toe voor goedkeurders, selecteer wie de offerte moet goedkeuren en hun prioriteit als het om een opeenvolgende goedkeuring gaat.
  
  
  
• Start de offertegoedkeuringsstroom: als er boven deze actie geen offertegoedkeuringsstap is toegevoegd, worden offertes automatisch goedgekeurd. Als er een offertegoedkeuringsstap is toegevoegd, wordt de offertegoedkeuringsstroom gestart. Stel de offertes die de goedkeuringsworkflow ingaan zo in dat ze door alle goedkeurders, door willekeurige goedkeurders of sequentieel worden goedgekeurd. 
  
  
  

U kunt de workflow handmatig aanpassen of AI gebruiken. Om naar de workflow te navigeren:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar Objecten > Offertes.
3. Klik bovenaan op het tabbladGoedkeuringen.
4. Klik onder Geavanceerde goedkeuringen op Bewerken om naar de workflow te gaan.
5. Leer hoe u AI in workflows kunt gebruiken, of om de workflow handmatig aan te passen, klik op+ onder de triggerregistratie. 
   
   
   
6. Voeg uw acties toe. U kunt bijvoorbeeld:
   • Klik in het linkerpaneel op Branch en selecteer vervolgensOne property or action output.
   • Selecteer de eigenschap Offertebedrag en klik vervolgens op Volgende. StelBranch 1 in op meer dan 5.000. Dit is het begin van een geavanceerde goedkeuringsworkflow voor alle offertes boven de $ 5.000. Klik opOpslaan.
   • Als u wilt dat offertes opnieuw worden geregistreerd, klikt u in het linkerpaneel op het tabbladInstellingen en schakelt u de schakelaar Opnieuw registrerenin.
   • Klik opOpslaan.
7. Bekijk veelvoorkomende goedkeuringsscenario's voor andere gebruikssituaties.
8. Klik onder de actie groter dan 5.000 op+ om een verdere actie toe te voegen.
9. Klik in het linkerpaneel om hetgedeelte CRM uit te vouwen en klik vervolgens opOffertegoedkeuringsstap toevoegen. 
10. Voeg eenbericht toeaan de goedkeurder. U kunt offerte-eigenschappen aan het bericht toevoegen met behulp van de lijstGegevensvariabele kiezen (bijv. offertebedrag, offerte-eigenaar).
11. Klik op het vervolgkeuzemenuGoedkeurders en selecteer de goedkeurders.
12. Klik op het vervolgkeuzemenu Prioriteit en selecteer een prioriteit als dit een opeenvolgende goedkeuring betreft.
    
13. Klik in het linkerpaneel rechtsboven op Opslaan.
14. Klik op de+ onderOffertegoedkeuringsstap toevoegen.
15. Klik in het linkerpaneel om hetCRM-gedeelte uit te vouwen en klik vervolgens opOffertegoedkeuringsstroom starten. 
16. Selecteer onderVereiste goedkeurders een van de volgende opties:
    •  Alle goedkeurders om goedkeuring te vereisen van alle goedkeurders voor offertes die aan de criteria voldoen.
    • Alle goedkeurders: er is één goedkeuring van een van de goedkeurders vereist voor offertes die aan de criteria voldoen.
    • Sequentieel om goedkeurders in volgorde van prioriteit op de hoogte te stellen. Voor sequentiële goedkeuringen is goedkeuring door elke goedkeurder bij elke prioriteitsstap vereist.
17. Klik in het linkerpaneel rechtsboven op Opslaan.
18. Klik op de+ onderGeen voldaan. 
19. Klik in het linkerpaneel opGa naar actie.
20. Klik op de actieOffertegoedkeuringsstroom starten. Als u dit doet, worden offertes die niet aan de goedkeuringscriteria voldoen, niet goedgekeurd. Als u toch wilt dat offertes die niet aan de goedkeuringscriteria voldoen, een aparte goedkeuring doorlopen, voegt u een aparte actie Offertegoedkeuringsstap toevoegen toe onder de tak Geen voldaan.
21. Klik opGereed.
    
    
    
22. Klik rechtsboven op Controleren en inschakelen om de workflow in te schakelen.

Stel goedkeuringsmeldingen in

Goedkeurders kunnen in hun meldingsinstellingen instellen welk type meldingen ze ontvangen voor goedkeuringen. Bel- en e-mailmeldingen zijn standaard ingeschakeld.

HubSpot-gebaseerde meldingen

Om aan te passen welke meldingen je ontvangt voor goedkeuringen van offertes:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu in de linkerzijbalk naar Meldingen.
3. Scroll naar beneden en klik om Algemeen uit te vouwen.
4. Selecteer naastGoedkeuringsactiviteit welke meldingen u wilt ontvangen voor goedkeuringen.
5. Deze instellingen zijn alleen van toepassing op uw eigen account. Andere gebruikers moeten hun eigen meldingsvoorkeuren instellen. Superbeheerders in een Enterprise-account kunnen inloggen als andere gebruikers.

Meldingen in apps van derden

Je kunt ook meldingen ontvangen in apps van derden, zoals Google Chat, Microsoft Teams en Slack. 

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar Meldingen.
3. Klik bovenaan op het tabbladAndere apps.
4. Klik op de app die u wilt instellen.

Veelvoorkomende goedkeuringsscenario's

Bekijk veelvoorkomende goedkeuringsscenario's voor offertegoedkeuringen. Ontdek welke eigenschappen voor offertegoedkeuring vaak worden gebruikt.

• Goedkeuring voor offertes boven een bepaald bedrag: gebruik de eigenschapOffertebedrag en activeer de workflow als offertes boven het ingestelde bedrag liggen.
• Goedkeuring voor offertes boven een bepaalde korting: gebruik kortingseigenschappen voor offertes of regelitems (bijv.Kortingspercentage,Totale korting).
• Goedkeuring op basis van een bepaald product: gebruik de eigenschap SKU-regelitems en nest deze met kortingen of een andere eigenschap.
• Goedkeuring vereisen van één partij (bijv. een manager) en vervolgens een tweede partij (bijv. juridische afdeling): gebruik opeenvolgende goedkeuringen. 
• Vereis één type goedkeuring voor offertes die aan de goedkeuringscriteria voldoen en een aparte goedkeuring voor offertes die niet aan de criteria voldoen: voeg eenactie 'Offertegoedkeuring toevoegen' toe onder zowel de goedkeuringscriteria als de tak 'Geen criteria vervuld '.
  
  
  
• Goedkeuringen voor specifieke gebruikers omzeilen:bepaalde gebruikers toestaan om goedkeuringen te omzeilen:
  
  • Navigeer naar de geavanceerde goedkeuringsworkflow.
  • Klik op de + onder de trigger.
  • In het linkerpaneel:
    • Klik op Branch.
    • Klikop AND/OR-logica.
    • Controleer onder Eerst of in het veld Taknaamgoedkeuringen overslaan is ingevoerd.
      
      
      

• • • Klik op+ Criteria toevoegen.
    • Klik onder Objectinformatie op Offerte-eigenschappen.
      
      
      

• • • SelecteerOfferte-eigenaar in de lijst met eigenschappen.
    • Zorg ervoor dat in het linkerpaneel, onder Eigenaar offerte, een van de opties is geselecteerd in het eerste vervolgkeuzemenu. Klik op het tweede vervolgkeuzemenu en selecteer de eigenaren van offertes waarvoor goedkeuringen moeten worden overgeslagen.
      
      
      

• • • Voer onderAls aan geen van de criteria wordt voldaan, ga danhierheen: in het veldNaam van de vestiging detekst Offerte controleren voor goedkeuring in.
    • Klik rechtsboven op Opslaan.
  • Klik onder de tak Offerte controleren voor goedkeuringop de+.
  • Voer de criteria voor goedkeuring in 
  • Klik onder de goedkeuringscriteria op+.
  • Klik in het linkerpaneel om hetCRM-gedeelte uit te vouwen en klik vervolgens opOffertegoedkeuringsproces starten. 
  • Selecteer onderVereiste goedkeurders een van de volgende opties:
    •  Alle goedkeurders om goedkeuring te vereisen van alle goedkeurders voor offertes die aan de criteria voldoen.
    • Alle goedkeurders: er is één goedkeuring van een van de goedkeurders vereist voor offertes die aan de criteria voldoen.
    • Sequentieel om goedkeurders in volgorde van prioriteit op de hoogte te stellen. Voor sequentiële goedkeuringen is goedkeuring door elke goedkeurder bij elke prioriteitsstap vereist.
  • Klik in het linkerpaneel rechtsboven op Opslaan.
  • Klik op de+ onderGeen voldaan. 
  • Klik in het linkerpaneel opGa naar actie.
  • Klik op de actieOffertegoedkeuringsstroom starten. Als u dit doet, worden offertes die niet aan de goedkeuringscriteria voldoen, niet goedgekeurd. Als u toch wilt dat offertes die niet aan de goedkeuringscriteria voldoen, een aparte goedkeuring doorlopen, voegt u een aparte actie Offertegoedkeuringsstap toevoegen toe onder de tak Geen voldaan.
  • Klik opGereed.
  • Klik op de+ onderGoedkeuringen overslaan.
  • Klik in het linkerpaneel opGa naar actie.
  • Klik op de actieOffertegoedkeuringsstroom starten.

• • Klik opGereed.
    
    
    

• Vereis automatisch goedkeuring voor bepaalde gebruikers: gebruikde eigenschap Quote-eigenaar en selecteer elke gebruiker. 
• Een workflowconfiguratie waarbij goedkeuring nodig is voor twee verschillende voorwaarden, elk met een andere goedkeurder (bijvoorbeeld een korting op een regelitem en een e-sign-acceptatiemethode): een korting op een regelitem gaat bijvoorbeeld naar goedkeurder A (bijvoorbeeld een verkoopmanager) voor goedkeuring, en als e-sign de acceptatiemethode van de offerte is, gaat deze naar goedkeurder B (bijvoorbeeld juridische afdeling) voor de tweede goedkeuring. In het onderstaande voorbeeld is goedkeuring van goedkeurder A vereist als de kortingen op de afzonderlijke posten tussen 25 en 40% liggen. Als e-sign de acceptatiemethode is die voor de offerte wordt gebruikt, is een tweede goedkeuring van Lubai vereist. Als de kortingen meer dan 40% bedragen, gaan ze naar een andere goedkeurder (Andy) en is een tweede goedkeuring van Lubai vereist als e-sign de acceptatiemethode is die voor de offerte wordt gebruikt.
  
  
• Goedkeuring voor offertes met specifieke factureringsfrequenties: gebruik de eigenschapFactureringsfrequentie van de regel en stel in welke frequenties goedkeuring vereisen (bijvoorbeeld halfjaarlijks).
• Goedkeuring voor offertes met specifieke nettobetalingsvoorwaarden: gebruikde eigenschap'Nettobetalingsvoorwaarden' van de offerte. 

Veelvoorkomende eigenschappen voor offertegoedkeuringen

De onderstaande tabel toont veelgebruikte eigenschappen voor offertegoedkeuring:

De volgende gebruiksscenario's worden niet ondersteund door eigenschappen:

• Juridisch en contractueel:

• • Stel een specifieke contractduur in maanden in.
  • Eis dat bepaalde bijlagen altijd nodig zijn.
  • Eis dat bepaalde bijlagen niet mogen worden toegevoegd.
• Abonnement:
  • Voeg eenmalige kosten toe.

• Individueel of team:
  • Vereis dat een team offertes goedkeurt. Het is mogelijk om een heel team in te stellen om offertes goed te keuren, maar elke persoon in het team moet afzonderlijk worden geselecteerd.
  • Stel goedkeuringen in op basis van de locatie van een team.

Volgende stappen

• Offertes maken en verzenden.
• Beheer offertes.
• Beheer de goedkeuring van offertes.