Goedkeuringen van offertes instellen

Schakel goedkeuringen voor offertes in om ze in een goedkeuringsproces op te nemen. Zorg voor nauwkeurigheid en consistentie voordat u offertes naar kopers verstuurt. Er zijn twee soorten goedkeuringen die u kunt instellen:standaardgoedkeuringen en geavanceerde goedkeuringen. Lees hieronder meer over elk type. Zodra de goedkeuringen zijn ingesteld, kunt u leren hoe u offertegoedkeuringen beheert.

Goedkeuringstypen

Stel standaard- of geavanceerde goedkeuringen in via de offerte-instellingen. Je kunt niet tegelijkertijd zowel standaard- als geavanceerde goedkeuringen inschakelen.

Standaardgoedkeuringen

Wijs maximaal 10 goedkeurders toe om offertes te beoordelen die voldoen aan de door u geconfigureerde filters. Filters zijn gebaseerd opeigenschappen en bepalen welke offertes goedkeuring nodig hebben. Selecteer of één goedkeurder of alle goedkeurders goedkeuring moeten geven. U kunt standaardgoedkeuringen bijvoorbeeld zo instellen dat:

• Goedkeuring vereisen voor offertes boven een bepaald kortingsbedrag.
• Goedkeuring vereisen voor offertes waarbij een elektronische handtekening de gebruikte acceptatiemethode is.
• Goedkeuring vereisen voor offertes waarbij een specifiek regelitem boven een bepaald kortingsbedrag ligt.

Geavanceerde goedkeuringen

Geavanceerde goedkeuringen maken ook gebruik van eigenschapsfilters, maar hanteren op workflows gebaseerde regels voor een meer gedetailleerde aanpassing.

Met geavanceerde goedkeuringen kunt u:

• Goedkeuringen activeren op basis van eigenschappen van offertes en regelitems, zoals het offertebedrag, het kortingsniveau, de SKU, de factureringsfrequentie, de nettobetalingsvoorwaarden en specifieke gebruikersattributen, of gerelateerde objecten (bijv. deals).
• Gebruik sequentiële goedkeuringen gerangschikt op prioriteit. U kunt maximaal vijf sequenties toevoegen, met tien goedkeurders per sequentie. U kunt bijvoorbeeld een verkoopmanager instellen als eerste prioriteit, een verkoopdirecteur als tweede prioriteit en een juridisch vertegenwoordiger als derde prioriteit. De verkoopdirecteur hoeft de offerte pas goed te keuren nadat de verkoopmanager zijn goedkeuring heeft voltooid, en de juridisch vertegenwoordiger hoeft de offerte pas goed te keuren nadat de verkoopdirecteur zijn goedkeuring heeft voltooid.

Bekijk veelvoorkomende goedkeuringsscenario’s.

Schakel offertegoedkeuringen in

Standaard goedkeuringen van offertes inschakelen

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu in de linkerzijbalk naar Objecten > Offertes.
3. Klik bovenaan op het tabbladGoedkeuringen.
4. Schakel onder Offertegoedkeuringen de schakelaar Goedkeuringen in.
5. Klik onder Standaardgoedkeuringen op Bewerken naast Offertes.
   
6. In het rechterpaneel:
   • Klik onder 'En aan deze voorwaarden is voldaan' op '+ Filter toevoegen' omeen eigenschap toe te voegen waarop u wilt filteren.
   • Klik op het vervolgkeuzemenu'Filteren op' en selecteer het object waarvan u de eigenschappen wilt bekijken.
   • Klik onder'Objectinformatie' op '[Object]-eigenschappen'.
     
     
     
   • Gebruik de zoekbalk om naar een eigenschap te zoeken.
     
     
     
   • Klik op deeigenschap waarop u wilt filteren.
   • Configureer het filter.
   • Klik onder 'en' op'+ Filter toevoegen' om extra filtercriteria toe te voegen.
     
     
     

1. • Klik onder'Doe vervolgens het volgende' op het vervolgkeuzemenu'Goedkeurders' en selecteer degebruikersdie offertes kunnen goedkeuren. U kunt meerdere gebruikers selecteren.

7. • Selecteer onder 'Vereisten voor goedkeurders' de optie 'Alle goedkeurders vereist' of 'Ten minste één goedkeurder vereist'. Als u'Ten minste één goedkeurder vereist' selecteert, wordt de offerte niet ter goedkeuring naar de andere geselecteerde gebruikers gestuurd zodra één goedkeurder de offerte heeft goedgekeurd. Als u 'Alle goedkeurders vereist' selecteert en een van de goedkeurders is afwezig wanneer een goedkeuring wordt verzonden, kan de offerte niet doorgaan zonder diens goedkeuring.
   • Voer in het veld ‘Met deze goedkeuringsopmerking’ eenopmerking in. Opstellers en goedkeurders van offertes zien deze opmerking wanneer er een goedkeuring plaatsvindt. U kunt bijvoorbeeld de reden invoeren waarom de offerte goedkeuring nodig heeft, op basis van het filter dat u hebt ingesteld.
   • Klik op‘Opslaan’.
8. Zet de schakelaar 'Offertes'aan om goedkeuringen te activeren.
   
   
   

Geavanceerde goedkeuringen voor offertes inschakelen

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar Objecten > Offertes.
3. Klik bovenaan op het tabbladGoedkeuringen.
4. Schakel onder Offertegoedkeuringen de schakelaar Goedkeuringen in.
5. Schakel onder 'Geavanceerde goedkeuringen' de schakelaar 'Geavanceerde offertegoedkeuringen' in. 
6. Klik op Bewerkenomde geavanceerde goedkeuringsworkflow in te stellen.

Pas de geavanceerde goedkeuringsworkflow aan

De goedkeuringsworkflow wordt aangemaakt met de tool 'Workflows' wanneer geavanceerde workflows zijn ingeschakeld. De workflow bevat twee acties die u kunt configureren:

• Stap voor offertegoedkeuring toevoegen: gebruikdeze actie nadat u goedkeuringscriteria hebt gedefinieerd (bijvoorbeeld: offertes boven een bepaald bedrag goedkeuren of offertes van bepaalde gebruikers goedkeuren). Voeg na het toevoegen een bericht toe voor goedkeurders, selecteer wie de offerte moet goedkeuren en hun prioriteit als het om een sequentiële goedkeuring gaat.
  
  
  
• Start de goedkeuringsstroom voor offertes: als er boven deze actie geen goedkeuringsstap voor offertes is toegevoegd, worden offertes automatisch goedgekeurd. Als er wel een goedkeuringsstap voor offertes is toegevoegd, start de goedkeuringsstroom voor offertes. Stel in of offertes die in de goedkeuringsworkflow terechtkomen, door alle goedkeurders, door willekeurige goedkeurders of sequentieel moeten worden goedgekeurd. 
  
  
  

U kunt de workflow handmatig aanpassen of AI gebruiken. Om naar de workflow te gaan:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar Objecten > Offertes.
3. Klik bovenaan op het tabbladGoedkeuringen.
4. Klik onder Geavanceerde goedkeuringen op Bewerken om naar de workflow te gaan.
5. Lees hoe u AI in workflows kunt gebruiken, of klik op+ onder de triggerregistratie om de workflow handmatig aan te passen. 
   
   
   
6. Voeg uw acties toe. U kunt bijvoorbeeld het volgende doen:
   • Klik op 'Vestiging' en selecteer vervolgens'Eén eigenschap of actie-uitvoer'.
   • Selecteer de eigenschap 'Offertebedrag' en klik vervolgens op 'Volgende'. Stel'Vertakking 1' in op meer dan 5.000. Dit is het begin van een geavanceerde goedkeuringsworkflow voor alle offertes boven de 5.000 dollar. Klik op'Opslaan'.
   • Als u wilt dat offertes opnieuw worden ingeschreven, klikt u in het linkerpaneel op het tabblad‘Instellingen’ en zet u de schakelaar ‘Opnieuw inschrijven’aan.
   • Klik op‘Opslaan’.
7. Bekijk veelvoorkomende goedkeuringsscenario’s voor andere gebruikssituaties.
8. Klik onder de actie voor de criteria (bijv. > 5.000) op '+'. In het linkerpaneel:
   • Klik om het gedeelte CRM uit te vouwen en klik vervolgens opGoedkeuringsstap voor offerte toevoegen. 
   • Voeg een bericht toe in het veld 'Bericht aan goedkeurder '. U kunt offerte-eigenschappen aan het bericht toevoegen via de lijst'Gegevensvariabele kiezen' (bijv. offertebedrag, offerte-eigenaar).
   • Klik op het vervolgkeuzemenu'Goedkeurders ' en selecteer de goedkeurders.
   • Klik op het vervolgkeuzemenu 'Prioriteit' en selecteer een prioriteit als u een sequentiële goedkeuring aanmaakt.
     
   • Klik rechtsboven op ‘Opslaan’.
9. Klik op + onderde stap 'Offertegoedkeuring toevoegen'.
10. In het linkerpaneel:
    • Klik om het gedeelte 'CRM' uit te vouwen en klik vervolgens op'Start offertegoedkeuringsstroom'. 
    • Selecteer onder'Vereiste goedkeurders' een van de volgende opties:
      • 'Alle goedkeurders' om goedkeuring van alle goedkeurderste vereisen voor offertes die aan de criteria voldoen.
      • 'Willekeurige goedkeurders' om één goedkeuring van een willekeurige goedkeurderte vereisen voor offertes die aan de criteria voldoen.
      • 'Opeenvolgend' om goedkeurders in volgorde van prioriteit op de hoogte te stellen. Bij opeenvolgende goedkeuringen is goedkeuring door elke goedkeurder bij elke prioriteitsstap vereist.
    • Klik rechtsboven op 'Opslaan'.
11. Klik op + onder'Geen criteria vervuld'. 
12. In het linkerpaneel:
    • Klik op Naar actie.
    • Klik op de actie'Start goedkeuringsproces voor offerte '. Als u deze methode volgt, worden offertes die niet aan de goedkeuringscriteria voldoen, niet door het goedkeuringsproces geleid. Als u toch wilt dat offertes die niet aan de goedkeuringscriteria voldoen een afzonderlijk goedkeuringsproces doorlopen, voeg dan een afzonderlijke actie 'Goedkeuringsofferte toevoegen' toe onder de tak 'Geen criteria voldaan '.
    • Klik op'Gereed'.
      
      
      
13. Klik rechtsboven op 'Controleren en inschakelen' om de workflow in te schakelen.

Goedkeuringsmeldingen instellen

Goedkeurders kunnen in hun meldingsinstellingen instellen welk type meldingen ze ontvangen voor goedkeuringen. Meldingen via een bel en e-mail zijn standaard ingeschakeld.

HubSpot-gebaseerde meldingen

Om aan te passen welke meldingen je ontvangt voor offertegoedkeuringen:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu in de linkerzijbalk naar 'Meldingen'.
3. Scroll naar beneden en klik om het gedeelte 'Algemeen' uit te vouwen.
4. Selecteer naastGoedkeuringsactiviteit welke meldingen je wilt ontvangen voor goedkeuringen.
5. Deze instellingen zijn alleen van toepassing op je eigen account. Andere gebruikers moeten hun eigen meldingsvoorkeuren instellen. Superbeheerders in een Enterprise-account kunnen inloggen als andere gebruikers om hun meldingen in te stellen.

Meldingen in apps van

derden Je kunt ook meldingen ontvangen in apps van derden, zoals Google Chat, Microsoft Teams en Slack. 

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar 'Meldingen'.
3. Klik bovenaan op het tabbladAndere apps.
4. Klik op de app die u wilt instellen.

Volgende stappen

• Ontdek hoe u offertes kunt maken en versturen.
• Leer hoe u offertes beheert, inclusief het beheren van concepten, gepubliceerde en verlopen offertes, het bijhouden van activiteiten en het exporteren van offertes.
• Leer hoe u goedkeuringen van offertes beheert.