Goedkeuringen van offertes instellen

Schakel goedkeuringen voor offertes in om de nauwkeurigheid en consistentie te behouden voordat u offertes naar kopers verstuurt. Er zijn twee soorten goedkeuringen die u kunt instellen:standaardgoedkeuringen en geavanceerde goedkeuringen. Lees hieronder meer over elk type. Nadat u de goedkeuringen hebt ingesteld, leest u hier hoe u goedkeuringen voor offertes beheert.

Soorten goedkeuringen

Standaardgoedkeuringen

• Wijs maximaal 10 goedkeurders toe om alle ingediende offertes te beoordelen. Selecteer of één goedkeurder of alle goedkeurders goedkeuring moeten geven.

Geavanceerde goedkeuringen

Geavanceerde goedkeuringen omvatten alles wat standaardgoedkeuringen omvatten, plus ondersteuning voor op workflows gebaseerde regels, waardoor meer aanpassingen mogelijk zijn.

Met geavanceerde goedkeuringen kunt u:

• Activeer goedkeuringen op basis van offerte- en regelitemkenmerken, zoals het offertebedrag, kortingsniveau, SKU, factureringsfrequentie, nettovoorwaarden en specifieke gebruikersattributen, of gerelateerde objecten (bijv. deals).
• Gebruik opeenvolgende goedkeuringen gerangschikt op prioriteit. U kunt maximaal vijf reeksen toevoegen en tien goedkeurders per reeks. Bijvoorbeeld:
  • • Stel een verkoopmanager in als eerste prioriteit, een verkoopdirecteur als tweede prioriteit en juridische zaken als derde prioriteit. De verkoopdirecteur hoeft de offerte pas goed te keuren nadat de verkoopmanager zijn goedkeuring heeft gegeven.
    • Stel een verkoopmanager in als eerste prioriteit en de juridische afdeling als tweede prioriteit. De juridische afdeling hoeft de offerte pas goed te keuren nadat de verkoopmanager zijn goedkeuring heeft gegeven.

Veelvoorkomende goedkeuringsscenario's bekijken.

Offertegoedkeuringen inschakelen

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar Objecten > Offertes.
3. Klik bovenaan op het tabbladGoedkeuringen.
4. Kiesonder Offertegoedkeuring instellen een van de volgende opties (het is niet mogelijk om zowel Standaard- als Geavanceerde goedkeuringen tegelijkertijd in te schakelen):
   • Standaard goedkeuringen:
     • Klik op Instellingen bewerken.
     • Selecteer in het rechterpaneel onderGoedkeuringsvereisten de optieAlle goedkeurders om elke offerte door alle goedkeurders te laten goedkeuren. Selecteer Eén goedkeurder om goedkeuring door één goedkeurder toe te staan.
     • Klik onderGoedkeurders op het vervolgkeuzemenuen selecteer de gebruikers die offertes zullen goedkeuren. U kunt voor beide opties meerdere gebruikers selecteren. Als u in de vorige stap Eén goedkeurder hebt geselecteerd en één goedkeurder een offerte goedkeurt, wordt deze niet ter goedkeuring naar de andere geselecteerde gebruikers gestuurd. Offertes die door de geselecteerde goedkeurders zijn gemaakt, hoeven niet te worden goedgekeurd.
     • Klik opOpslaan.
   • Geavanceerde goedkeuringen: klik op Bewerken omdoor te gaan met het instellen van de goedkeuring.

De goedkeuringsworkflow aanpassen

De goedkeuringsworkflow wordt gemaakt met behulp van de workflowtool wanneer geavanceerde workflows zijn ingeschakeld. De workflow heeft twee acties die u kunt configureren:

• Stap voor goedkeuring van offerte toevoegen: gebruikdeze actie nadat u goedkeuringscriteria hebt gedefinieerd (bijvoorbeeld offertes boven een bepaald bedrag goedkeuren of offertes van bepaalde gebruikers goedkeuren). Voeg vervolgens een bericht toe voor goedkeurders, selecteer wie de offerte moet goedkeuren en hun prioriteit als het om een opeenvolgende goedkeuring gaat.
  
  
• Start de offertegoedkeuringsstroom: als er boven deze actie geen offertegoedkeuringsstap is toegevoegd, worden offertes automatisch goedgekeurd. Als er een offertegoedkeuringsstap is toegevoegd, wordt de offertegoedkeuringsstroom gestart. Stel de offertes die de goedkeuringsworkflow ingaan zo in dat ze door alle goedkeurders, door willekeurige goedkeurders of sequentieel worden goedgekeurd. 
  
  

U kunt de workflow handmatig aanpassen of AI gebruiken. Om naar de workflow te navigeren:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar Objecten > Offertes.
3. Klik bovenaan op het tabbladGoedkeuringen.
4. Klik onder Offertegoedkeuring instellen op Bewerken onder de optieGeavanceerde goedkeuringen om naar de workflow te gaan.
5. Leer hoe u AI in workflows kunt gebruiken, of om de workflow handmatig aan te passen, klikt u op+ onder de triggerregistratie. 
   
   
6. Voeg uw acties toe. U kunt bijvoorbeeld het volgende doen:
   • Klik in het linkerpaneel op Tak en selecteer vervolgensEén eigenschap of actie-uitvoer.
   • Selecteer de eigenschap Offertebedrag en klik vervolgens op Volgende. StelTak 1 in op meer dan 5.000. Dit is het begin van een geavanceerde goedkeuringsworkflow voor alle offertes boven de $ 5.000. Klik opOpslaan.
   • Als u wilt dat offertes opnieuw worden geregistreerd, klikt u in het linkerpaneel op het tabbladInstellingen en schakelt u de schakelaar Opnieuw registrerenin.
   • Klik opOpslaan.
7. Bekijk veelvoorkomende goedkeuringsscenario's voor andere gebruikssituaties.
8. Klik onder de actie groter dan 5.000 op+ om een verdere actie toe te voegen.
9. Klik in het linkerpaneel om hetgedeelte CRM uit te vouwen en klik vervolgens opOffertegoedkeuringsstap toevoegen. 
10. Voeg eenbericht toeaan de goedkeurder. U kunt offerte-eigenschappen aan het bericht toevoegen met behulp van de lijstGegevensvariabele kiezen (bijv. offertebedrag, offerte-eigenaar).
11. Klik op het vervolgkeuzemenuGoedkeurders en selecteer de goedkeurders.
12. Klik op het vervolgkeuzemenu Prioriteit en selecteer een prioriteit als dit een opeenvolgende goedkeuring betreft.
13. Klik in het linkerpaneel rechtsboven op Opslaan.
14. Klik op de+ onderOffertegoedkeuringsstap toevoegen.
15. Klik in het linkerpaneel om hetCRM-gedeelte uit te vouwen en klik vervolgens opOffertegoedkeuringsstroom starten. 
16. Selecteer onderVereiste goedkeurders een van de volgende opties:
    •  Alle goedkeurders om goedkeuring te vereisen van alle goedkeurders voor offertes die aan de criteria voldoen.
    • Alle goedkeurders: er is één goedkeuring van een van de goedkeurders vereist voor offertes die aan de criteria voldoen.
    • Sequentieel om goedkeurders in volgorde van prioriteit op de hoogte te stellen. Voor sequentiële goedkeuringen is goedkeuring door elke goedkeurder bij elke prioriteitsstap vereist.
17. Klik in het linkerpaneel rechtsboven op Opslaan.
18. Klik op de+ onderGeen voldaan. 
19. Klik in het linkerpaneel opGa naar actie.
20. Klik op de actieOffertegoedkeuringsproces starten.
21. Klik opGereed.
22. Klik rechtsboven op Review and turn on om de workflow in te schakelen.

Stel goedkeuringsmeldingen in

Goedkeurders kunnen in hun meldingsinstellingen instellen welk type meldingen ze ontvangen voor goedkeuringen. Bel- en e-mailmeldingen zijn standaard ingeschakeld.

HubSpot-gebaseerde meldingen

Om aan te passen welke meldingen je ontvangt voor offertegoedkeuringen:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar Meldingen.
3. Scroll naar beneden en klik om Algemeen uit te vouwen.
4. Selecteer naastGoedkeuringsactiviteit welke meldingen u wilt ontvangen voor goedkeuringen.
5. Deze instellingen zijn alleen van toepassing op uw eigen account. Andere gebruikers moeten hun eigen meldingsvoorkeuren instellen. Superbeheerders in een Enterprise-account kunnen inloggen als andere gebruikers.

Meldingen in apps van derden

Je kunt ook meldingen ontvangen in apps van derden, zoals Google Chat, Microsoft Teams en Slack. 

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar Meldingen.
3. Klik bovenaan op het tabbladAndere apps.
4. Klik op de app die u wilt instellen.

Veelvoorkomende goedkeuringsscenario's

Bekijk veelvoorkomende goedkeuringsscenario's voor offertegoedkeuringen. Ontdek welke eigenschappen voor offertegoedkeuring vaak worden gebruikt.

• Goedkeuring voor offertes boven een bepaald bedrag: gebruik de eigenschapOffertebedrag en activeer de workflow als offertes boven het ingestelde bedrag liggen.
• Goedkeuring voor offertes boven een bepaalde korting: gebruik kortingseigenschappen voor offertes of regelitems (bijv.Kortingspercentage,Totale korting).
• Goedkeuring op basis van een bepaald product: gebruik de eigenschap SKU-regelitems en nest deze met kortingen of een andere eigenschap.
• Goedkeuring vereisen van één partij (bijv. een manager) en vervolgens een tweede partij (bijv. juridische afdeling): gebruik opeenvolgende goedkeuringen. 
• Goedkeuringen voor specifieke gebruikers omzeilen:sta bepaalde gebruikers toe om goedkeuringen te omzeilen:
  
  • Klik op de + onder de trigger.
  • In het linkerpaneel:
    • Klik op Branch.
    • Klikop AND/OR-logica.
    • Controleer onder First of in het veld Branch nameSkip approvals is ingevoerd.
      
      

• • • Klik op+ Criteria toevoegen.
    • Klik onder Objectinformatie op Offerte-eigenschappen.
      
      

• • • SelecteerOfferte-eigenaar in de lijst met eigenschappen.
    • Zorg ervoor dat in het linkerpaneel, onder Eigenaar offerte, een van de volgende opties is geselecteerd in het eerste vervolgkeuzemenu. Klik op het tweede vervolgkeuzemenu en selecteer de eigenaren van offertes waarvoor goedkeuringen moeten worden overgeslagen.
      
      

• • • Voer onderAls aan geen van de criteria wordt voldaan, ga dan hierheen: in het veldNaam van de vestiging detekst Offerte controleren voor goedkeuring in.
    • Klik rechtsboven op Opslaan.
  • Klik onder de tak Offerte ter goedkeuring controlerenop de+.
  • Voer de criteria voor goedkeuring in 
  • Klik onder de goedkeuringscriteria op+.
  • Klik in het linkerpaneel om hetCRM-gedeelte uit te vouwen en klik vervolgens opOffertegoedkeuringsproces starten. 
  • Selecteer onderVereiste goedkeurders een van de volgende opties:
    •  Alle goedkeurders om goedkeuring te vereisen van alle goedkeurders voor offertes die aan de criteria voldoen.
    • Alle goedkeurders: er is één goedkeuring van een van de goedkeurders vereist voor offertes die aan de criteria voldoen.
    • Sequentieel om goedkeurders in volgorde van prioriteit op de hoogte te stellen. Voor sequentiële goedkeuringen is goedkeuring door elke goedkeurder bij elke prioriteitsstap vereist.
  • Klik in het linkerpaneel rechtsboven op Opslaan.
  • Klik op de+ onderGeen voldaan. 
  • Klik in het linkerpaneel opGa naar actie.
  • Klik op de actieOffertegoedkeuringsstroom starten.
  • Klik opGereed.
  • Klik op de+ onderGoedkeuringen overslaan.
  • Klik in het linkerpaneel opGa naar actie.
  • Klik op de actieOffertegoedkeuringsstroom starten.

• • Klik opGereed.
    
    

• Vereis automatisch goedkeuring voor bepaalde gebruikers: gebruikde eigenschap Quote-eigenaar en selecteer elke gebruiker. 
• Een workflowconfiguratie waarbij goedkeuring nodig is voor twee verschillende voorwaarden, elk met een andere goedkeurder (bijvoorbeeld een korting op een regelitem en een e-sign-acceptatiemethode): een korting op een regelitem gaat bijvoorbeeld naar goedkeurder A (bijvoorbeeld een verkoopmanager) voor goedkeuring, en als e-sign de acceptatiemethode van de offerte is, gaat deze naar goedkeurder B (bijvoorbeeld juridische afdeling) voor de tweede goedkeuring. In het onderstaande voorbeeld is goedkeuring van goedkeurder A vereist als de kortingen op de regelitems tussen 25 en 40% liggen. Als e-sign de acceptatiemethode is die voor de offerte wordt gebruikt, is een tweede goedkeuring van Lubai vereist. Als de kortingen meer dan 40% bedragen, gaan ze naar een andere goedkeurder (Andy) en is een tweede goedkeuring van Lubai vereist als e-sign de acceptatiemethode is die voor de offerte wordt gebruikt.
  
• Goedkeuring voor offertes met specifieke factureringsfrequenties: gebruik de eigenschapFactureringsfrequentie van de regel en stel in welke frequenties goedkeuring vereisen (bijvoorbeeld halfjaarlijks).
• Goedkeuring voor offertes met specifieke nettobetalingsvoorwaarden: gebruikde eigenschap'Nettobetalingsvoorwaarden' van de offerte. 

Veelvoorkomende eigenschappen voor offertegoedkeuring

De onderstaande tabel toont veelgebruikte eigenschappen voor offertegoedkeuring bij het gebruik van geavanceerde goedkeuringsworkflows.

De volgende eigenschappen worden niet ondersteund:

• Juridisch en contractueel:

• • Contractduur (maanden).
  • Specifieke bijlagen altijd vereist.
  • Specifieke bijlagen niet inbegrepen.
• Abonnement:
  • Eenmalige kosten inbegrepen.
  • Gebundeld bewerkt.
• Individueel of team:
  • Teams.
  • Locatie van teams.

Volgende stappen

• Offertes maken en verzenden.
• Beheer offertes.
• Beheer de goedkeuring van offertes.