Configurar aprovações de orçamento

Ative as aprovações para orçamentos para manter a precisão e a consistência antes de enviar os orçamentos aos compradores. Há dois tipos de aprovações que você pode configurar: aprovações-padrão e aprovações avançadas. Saiba mais sobre cada tipo abaixo. Depois que as aprovações estiverem configuradas, saiba como gerenciar as aprovações de orçamentos.

Tipos de aprovação

Configure aprovações padrão ou avançadas nas configurações de orçamento. Não é possível ter as aprovações Padrão e Avançada ativadas ao mesmo tempo.

Aprovações padrão

Atribua até 10 aprovadores para revisar os orçamentos que correspondem aos filtros configurados. Os filtros são baseados em propriedades e definem quais orçamentos precisam de aprovação. Selecione se um único aprovador ou todos os aprovadores devem dar aprovação. Por exemplo, você pode definir aprovações padrão para:

• Exigir aprovação em orçamentos acima de um determinado valor de desconto.
• Exigir aprovação em orçamentos em que a assinatura eletrônica está ativada.
• Exigir aprovação em orçamentos em que um item de linha específico está acima de um determinado valor de desconto.

Aprovações avançadas

As aprovações avançadas incluem a capacidade de filtrar propriedades, mas usando regras baseadas em fluxo de trabalho, permitindo mais personalização.

Usando aprovações avançadas, você pode:

• Gatilho aprovações com base em propriedades de orçamento e item de linha, como orçamento valor, nível de desconto, SKU, frequência de cobrança, termos líquidos e atributos específicos do usuário ou objetos relacionados (por exemplo, negócios).
• Usar aprovações sequenciais classificadas por prioridade. Você pode adicionar até cinco sequências e dez aprovadores por sequência. Por exemplo:
  • • Defina um gerente de vendas como primeira prioridade, um diretor de vendas como segunda prioridade e legal como terceira prioridade. O diretor de vendas não precisa aprovar o orçamento até que o gerente de vendas tenha concluído sua aprovação.
    • Defina um gerente de vendas como primeira prioridade e legal como segunda prioridade. O departamento jurídico não precisaria aprovar o orçamento até que o gerente de vendas concluísse a aprovação.

Revisar cenários comuns de aprovação.

Ativar aprovações de orçamento

Ativar as aprovações de orçamentos padrão

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, acesse Objetos > Orçamentos.
3. Na parte superior, clique na guia Aprovações .
4. Em Aprovações de orçamento, ative a opção Aprovações .
5. Em Aprovações padrão, clique em Editar ao lado de Orçamentos.
   
6. No painel direito:
   • Em E essas condições são atendidas, clique em + Adicionar filtro para adicionar uma propriedade para filtrar.
   • Clique no menu suspenso Filtrar em e selecione o objeto para o qual deseja visualizar as propriedades.
   • Em Informações do Objeto, clique em Propriedades do [Objeto].
     
     
     
   • Use a barra de pesquisa para pesquisar uma propriedade .
     
     
     
   • Clique na propriedade pela qual você deseja filtrar.
   • Configure o filtro.
     
     
     
   • Clique no switcher ícone Alterar para alterar os critérios de filtro. Clique no delete ícone Excluir para excluir o filtro.
   • Em e, clique em + Adicionar filtro para adicionar mais critérios de filtro.
   • Em Então faça isso, clique no menu suspenso Pprovers A e selecione os usuários que aprovarão os orçamentos. Você pode selecionar vários usuários.

4. • Clique no menu suspenso Requisitos do aprovador e selecione Todos os aprovadores ou Qualquer aprovador. Se selecionar Qualquer aprovador, quando um aprovador aprovar um orçamento, ele não será enviado para aprovação dos outros usuários selecionados. Se selecionar Todos os aprovadores, se um dos aprovadores estiver ausente quando uma aprovação for enviada, o orçamento não poderá prosseguir sem a aprovação deles.
   • No campo Com esta observação de aprovação , insira uma observação. Os criadores e aprovadores de orçamentos verão essa observação quando ocorrer uma aprovação. Por exemplo, você pode inserir o motivo pelo qual o orçamento precisa de aprovação com base no filtro definido.
   • Clique em Salvar.

6. Ative a opção Orçamentos para ativar as aprovações.

Ativar as aprovações avançadas de orçamentos

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, acesse Objetos > Orçamentos.
3. Na parte superior, clique na guia Aprovações .
4. Em Aprovações de orçamento, ative a opção Aprovações .
5. Em Aprovações avançadas, ative a opção Aprovações de orçamentos avançadas . 
6. Clique em Editar para configurar o fluxo de trabalho de aprovação avançada.

Personalizar o fluxo de trabalho de aprovação avançada

O fluxo de trabalho de aprovação é criado usando a ferramenta de fluxos de trabalho quando os fluxos de trabalho avançados estão ativados. O fluxo de trabalho tem duas ações que você pode configurar:

• Adicionar etapa de aprovação de orçamento: use esta ação depois de definir os critérios de aprovação (por exemplo, aprovar cotas acima de um determinado valor ou aprovar cotas por determinados usuários). Depois de adicionar, adicione uma mensagem para os aprovadores, selecione quem deve aprovar o orçamento e sua prioridade se for uma aprovação sequencial.
  
  
  
• Iniciar fluxo de aprovação de orçamento: se uma etapa de aprovação de orçamento não tiver sido adicionada acima desta ação, as cotas serão aprovadas automaticamente. Se uma etapa de aprovação de orçamento for adicionada, o fluxo de aprovação de orçamento será iniciado. Defina os orçamentos que entram no fluxo de trabalho de aprovação para obter aprovação de todos os aprovadores, de qualquer aprovador ou sequencialmente.
  
  
  

Você pode personalizar o fluxo de trabalho manualmente ou usar IA. Para navegar até o fluxo de trabalho:

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, acesse Objetos > Orçamentos.
3. Na parte superior, clique na guia Aprovações .
4. Em Aprovações avançadas, clique em Editar para navegar até o fluxo de trabalho.
5. Saiba como usar IA em fluxos de trabalho ou, para personalizar o fluxo de trabalho manualmente, clique em + abaixo da gatilho inscrever-se.
   
   
   
6. Adicione suas ações. Por exemplo, você pode:
   • No painel esquerdo, clique em Ramificação e selecione Uma propriedade ou saída de ação.
   • Selecione a propriedade de valor de Orçamento e clique em Avançar. Defina Ramificação 1 para mais de 5.000. Isso seria o início de um fluxo de trabalho de aprovação avançada para cotações acima de US$ 5.000. Clique em Salvar.
   • Se quiser que as cotações sejam registradas novamente, no painel esquerdo, clique na guia Configurações e ative o botão Reinscrever.
   • Clique em Salvar.
7. Revisar cenários comuns de aprovação para outros casos de uso.
8. Na ação maior que 5.000, clique em + para adicionar outra ação.
9. No painel esquerdo, clique para expandir a seção CRM e clique em Adicionar etapa de aprovação de orçamento. 
10. Adicionar uma mensagem ao aprovador. Você pode adicionar propriedades de orçamento à mensagem usando a lista Escolher variável de dados (por exemplo, valor de orçamento, proprietário de orçamento).
11. Clique no menu suspenso Aprovadores e selecione os aprovadores.
12. Clique no menu suspenso Prioridade e selecione uma Prioridade se esta for uma aprovação sequencial.
    
13. No painel esquerdo, no canto superior direito, clique em Salvar.
14. Clique na etapa + abaixo de Adicionar aprovação de orçamento.
15. No painel esquerdo, clique para expandir a seção CRM e clique em Iniciar fluxo de aprovação de orçamento. 
16. Em Aprovadores obrigatórios, selecione uma das seguintes opções:
    •  Todos os aprovadores devem exigir aprovações de todos os aprovadores para cotas que atendam aos critérios.
    • Qualquer aprovador que exija uma aprovação de qualquer um dos aprovadores para cotas que atendam aos critérios.
    • Sequencial para notificar aprovadores em ordem de prioridade. As aprovações sequenciais requerem aprovação por todos os aprovadores em cada etapa de prioridade.
17. No painel esquerdo, no canto superior direito, clique em Salvar.
18. Clique no sinal + em Nenhum atendido. 
19. No painel esquerdo, clique em Ir para ação.
20. Clique na ação do fluxo de aprovação Iniciar orçamento . Se fizer isso, os orçamentos que não atenderem aos critérios de aprovação não passarão por aprovações. Se você ainda quiser que os orçamentos que não atendem aos critérios de aprovação passem por uma aprovação separada, adicione uma ação separada da etapa Adicionar aprovação de orçamento na ramificação Nenhum atendido .
21. Clique em Concluído.
    
    
    
22. No canto superior direito, clique em Revisar e ativar para ativar o fluxo de trabalho.

Definir notificações de aprovação

Os aprovadores podem definir o tipo de notificação que recebem para aprovações nas configurações de notificação. As notificações de campainha e e-mail estão ativadas por padrão.

Notificações baseadas em HubSpot

Para personalizar quais notificações você receberá para aprovações de orçamento:

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, acesse Notificações.
3. Role para baixo e clique para expandir Geral.
4. Ao lado da atividade Aprovação, selecione quais notificações você gostaria de receber para aprovações.
5. Essas configurações só se aplicam à sua própria conta. Outros usuários precisam definir suas próprias preferências de notificação. Os Superadministradores em uma conta Enterprise podem efetuar login como outros usuários.

Notificações em aplicativos de terceiros

Você também pode receber notificações em aplicativos de terceiros, como Google Chat, Microsoft Teams e Slack. 

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, acesse Notificações.
3. Na parte superior, clique na guia Outros aplicativos .
4. Clique no aplicativo que deseja configurar.

Cenários de aprovação comuns

Revise cenários comuns de aprovação para aprovações de orçamentos. Saiba quais propriedades de aprovação de orçamento são comumente usadas.

• Aprovação para cotas acima de um determinado valor: use a propriedade de valor de Orçamento e gatilho o fluxo de trabalho se as cotas estiverem acima do conjunto de valores.
• Aprovação para cotações acima de um determinado desconto: use propriedades de desconto para cotações ou itens de linha (por exemplo, Desconto %, Desconto total).
• Aprovação baseada em um determinado produto: use a propriedade de itens de linha SKU e aninhe-a com descontos ou qualquer outra propriedade.
• Exigir a aprovação de uma parte (por exemplo, um gerente) e, em seguida, de uma segunda parte (por exemplo, jurídico): use aprovações sequenciais. 
• Exigir um tipo de aprovação para orçamentos que atendam aos critérios de aprovação e aprovação separada para orçamentos que não atendam aos critérios: adicione uma ação da etapa Adicionar aprovação de orçamento nos dois critérios de aprovação e na ramificação Nenhum atendido .
  
  
  
• Ignorar aprovações para usuários específicos: permite que determinados usuários ignorem aprovações:
  
  • Navegue até o fluxo de trabalho de aprovação avançada.
  • Clique em + abaixo do gatilho.
  • No painel à esquerda:
    • Clique em Ramificação.
    • Clique na lógica E/OU.
    • Em Primeiro, verifique se, no campo Nome da ramificação , insira Ignorar aprovações.
      
      
      

• • • Clique em + Adicionar critérios.
    • Em Informações do Objeto, clique em Propriedades do Orçamento.
      
      
      

• • • Selecione Orçamento proprietário na lista de propriedades.
    • No painel esquerdo, em Orçamento proprietário , verifique se qualquer um de está selecionado no primeiro menu suspenso. Clique no segundo menu suspenso e selecione os proprietários de orçamentos para os quais as aprovações devem ser ignoradas.
      
      
      

• • • Em Se nenhum dos critérios for atendido, clique aqui:, no campo Nome da ramificação , insira Verificar orçamento para aprovação.
    • No canto superior direito, clique em Criar.
  • Na ramificação Verificar orçamento para aprovação, clique em +.
  • Insira os critérios para aprovação 
  • Nos critérios de aprovação, clique em +.
  • No painel esquerdo, clique para expandir a seção CRM e clique em Iniciar fluxo de aprovação de orçamento. 
  • Em Aprovadores obrigatórios, selecione uma das seguintes opções:
    •  Todos os aprovadores devem exigir aprovações de todos os aprovadores para cotas que atendam aos critérios.
    • Qualquer aprovador que exija uma aprovação de qualquer um dos aprovadores para cotas que atendam aos critérios.
    • Sequencial para notificar aprovadores em ordem de prioridade. As aprovações sequenciais requerem aprovação por todos os aprovadores em cada etapa de prioridade.
  • No painel esquerdo, no canto superior direito, clique em Salvar.
  • Clique no sinal + em Nenhum atendido. 
  • No painel esquerdo, clique em Ir para ação.
  • Clique na ação do fluxo de aprovação Iniciar orçamento . Se fizer isso, os orçamentos que não atenderem aos critérios de aprovação não passarão por aprovações. Se você ainda quiser que os orçamentos que não atendem aos critérios de aprovação passem por uma aprovação separada, adicione uma ação separada da etapa Adicionar aprovação de orçamento na ramificação Nenhum atendido .
  • Clique em Concluído.
  • Clique em + em Ignorar alterações.
  • No painel esquerdo, clique em Ir para ação.
  • Clique na ação do fluxo de aprovação Iniciar orçamento .

• • Clique em Concluído.
    
    
    

• Exigir aprovação automaticamente para determinados usuários: use a propriedade de proprietário de Orçamento e selecione cada usuário. 
• Uma configuração de fluxo de trabalho em que a aprovação é necessária para duas condições diferentes, cada uma com um aprovador diferente (por exemplo, um desconto de item de linha e um método de aceitação de assinatura eletrônica): por exemplo, o desconto do item de linha vai para o aprovador A (por exemplo, um gerente de vendas) para aprovação e se a assinatura eletrônica for o método de aceitação do orçamento, ele vai para o aprovador B (por exemplo, jurídico) para a segunda aprovação. No exemplo abaixo, se os itens de linha estiverem entre 25 e 40%, é necessária a aprovação do aprovador A. Se a assinatura eletrônica for o método de aceitação usado no orçamento, será necessária uma segunda aprovação da Lubai. Se os descontos forem superiores a 40%, eles vão para um aprovador diferente (Andy) e exigem uma segunda aprovação da Lubai se a assinatura eletrônica for o método de aceitação usado no orçamento.
  
  
• Aprovação para cotações com frequências de faturamento específicas: use a Frequência de faturamento propriedades de item de linha e defina quais frequências precisam de aprovação (por exemplo, Semestralmente).
• Aprovação para cotas com condições líquidas específicas: use as condições de Pagamento líquido para propriedades de orçamento. 

Propriedades comuns de aprovação de orçamento

A tabela abaixo mostra as propriedades de aprovação de orçamento mais usadas:

Os seguintes casos de uso não são compatíveis com propriedades:

• Jurídico e contratual:

• • Defina uma duração específica do contrato em meses.
  • Exija que determinados anexos sejam sempre necessários.
  • Exija que anexos específicos não sejam incluídos.
• Assinatura:
  • Inclua taxas únicas.

• Indivíduo ou equipe:
  • Exige que uma equipe aprove os orçamentos. É possível definir uma equipe inteira para aprovar orçamentos, mas cada pessoa na equipe precisará ser selecionada individualmente.
  • Defina as aprovações pela localização de uma equipe.

Próximas etapas

• Criar e enviar cotações.
• Gerenciar orçamentos.
• Gerenciar aprovações de orçamento .