Configurar aprovações de orçamento

Superadministradores ou usuários com permissões Aprovar orçamento podem ativar as aprovações para garantir a precisão e a consistência de um orçamento antes de enviá-lo a um comprador. 

Há duas categorias de aprovações que você pode usar, aprovações padrão e aprovações avançadas.

Tipos de aprovação

Aprovações padrão

Atribua um ou vários aprovadores para revisar todas as cotas enviadas. Você pode escolher se todos os aprovadores ou apenas um é necessário para aprovar o orçamento.

Aprovações avançadas

Inclui tudo nas aprovações padrão, além de suporte para regras baseadas em fluxo de trabalho. 

• Aprovações de gatilho com base em Propriedades do orçamento, como valor de orçamento, nível de desconto, SKU, frequência de faturamento, condições líquidas ou atributos específicos do usuário ou objetos relacionados (como itens de linha ou negociações).
• Inclui aprovações sequenciais classificadas por prioridade. Por exemplo:
  • Defina um gerente de vendas como primeira prioridade, um diretor de vendas como segunda prioridade e legal como terceira prioridade. O diretor de vendas não precisaria aprovar o orçamento até que o gerente de vendas concluísse a aprovação.
  • Defina um gerente de vendas como primeira prioridade e legal como segunda prioridade. O departamento jurídico não precisaria aprovar o orçamento até que o gerente de vendas concluísse a aprovação.

Exemplos comuns de aprovação

• Aprovando um orçamento acima de um determinado desconto.
• Aprovando um orçamento acima de um determinado valor.
• Aprovação de um SKU (Produto) específico acima de um certo desconto ou valor.
• A aprovação de cotações de um usuário específico (por exemplo, os primeiros 90 dias de emprego exigem aprovação).
• Aprovando cotações com alterações na frequência de cobrança.
• Aprovando cotações com alterações nos termos líquidos.
  

Propriedades comuns de aprovação de orçamento

A tabela abaixo mostra as propriedades de aprovação de orçamento usadas com frequência ao usar o fluxos de trabalho de aprovação avançado.

Ativar aprovações de orçamento

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, acesse Objetos > Orçamentos.
3. Na parte superior, clique na guia Aprovações .
4. Em Configuração de aprovação de Orçamento , escolha uma das seguintes opções (não é possível ter ambas as aprovações Padrão e Avançadaativadas ao mesmo tempo):
   • Padrão: selecione Aprovações padrão para usar aprovações padrão.
     • Clique em Editar configurações para editar os requisitos e aprovadores de aprovação.
     • No painel direito, em Requisitos de aprovação, selecione Todos os aprovadores para que todos os orçamentos sejam aprovados por todos os aprovadores ou selecione GerenciarQualquer Aprovador para que todos os orçamentos sejam aprovados por um aprovador.
     • Em Aprovadores, clique no menu suspenso e selecione o botão de orçamento que aprovará as cotações (você pode selecionar vários usuários). As cotações criadas pelos aprovadores selecionados não exigirão aprovação.
     • Clique em Salvar.
   • Avançado: selecione Aprovações avançadas para usar aprovações avançadas.

Personalizar o fluxo de trabalho de aprovação

O fluxo de trabalho de aprovação é criado com a ferramenta fluxos de trabalho quando o fluxos de trabalho avançado está ativado.

Você pode personalizar o fluxo de trabalho manualmente ou usar IA. Para navegar até o fluxo de trabalho:

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, acesse Objetos > Orçamentos.
3. Na parte superior, clique na guia Aprovações .
4. Em Configuração de aprovação de Orçamento , clique em fluxo de trabalho de aprovação de Orçamento . O fluxo de trabalho será aberto em uma nova guia do navegador.
5. Saiba como usar a IA no fluxos de trabalho , ou para personalizar o fluxo de trabalho manualmente, clique no + abaixo do inscrevo de gatilho.
   
   
   
6. Adicione suas ações. Por exemplo, você poderia:
   • No painel esquerdo, clique em Ramificação e selecione Uma propriedade ou saída de ação.
   • Selecione a propriedade de valor de Orçamento e clique em Avançar. Defina Ramificação 1 para mais de 5.000. Isso seria o início de um fluxo de trabalho de aprovação avançada para cotações acima de US$ 5.000. Clique em Salvar.
   • Se quiser que as cotações sejam registradas novamente, no painel esquerdo, clique na guia Configurações e ative o botão Reinscrever.
   • Clique em Salvar.
     
7. Na ação maior que 5.000, clique em + para adicionar outra ação.
8. No painel esquerdo, clique em .
9.  Clique em Adicionar etapa de aprovação.
10. Adicionar uma mensagem ao aprovador. Você pode adicionar propriedades de orçamento à mensagem usando a lista Escolher variável de dados (por exemplo, valor de orçamento, proprietário de orçamento).
11. Clique no menu suspenso Aprovadores e selecione os aprovadores.
12. Clique no menu suspenso Prioridade e selecione uma Prioridade se for uma aprovação sequencial.
    
    
13. Clique em Salvar.
14. Clique no sinal de + abaixo de Adicionar etapa de aprovação.
15. No painel esquerdo, clique em .
16. Clique em Iniciar fluxo de aprovação.
    
17. Em Aprovadores obrigatórios, selecione uma das seguintes opções:
    •  Todos os aprovadores para exigir aprovações de todos os aprovadores para cotas que atendem aos critérios
    • Qualquer aprovador que exija uma aprovação de qualquer um dos aprovadores para cotas que atendam aos critérios.
    • Sequencial para notificar aprovadores em ordem de prioridade. As aprovações sequenciais requerem aprovação por todos os aprovadores em cada etapa de prioridade.
18. Clique em Salvar.
19. Clique no sinal + em Nenhum atendido. 
20. No painel esquerdo, clique em Ir para ação.
21. Clique na ação Iniciar fluxo de aprovação .
22. Clique em Concluído.
    
    
23. No canto superior direito, clique em Revisar e publicar para publicar seu fluxo de trabalho.

Definir notificações de aprovação

Os aprovadores podem definir o tipo de notificações que receberão para aprovações nas configurações de notificação de sua conta. As notificações de campainha e e-mail estão ativadas por padrão.

Notificações baseadas em HubSpot

Para personalizar quais notificações você receberá para aprovações de orçamento:

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, acesse Notificações.
3. Role para baixo e clique para expandir Geral.
4. Ao lado da atividade Aprovação, selecione quais notificações você gostaria de receber para aprovações. O ícone de campainha e as notificações por e-mail estão ativados por padrão.
   
5. Essas configurações são para sua própria conta. Se os usuários quiserem definir suas próprias preferências de notificação, precisarão fazer isso a partir de sua própria conta. Os Super Admins em uma conta Enterprise podem efetuar login como outros usuários.

Notificações em outros aplicativos

Você também pode receber notificações em outros aplicativos, como Google Chat, Microsoft Teams e Slack. 

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, acesse Notificações.
3. Na parte superior, clique na guia Outros aplicativos.
   
4. Clique no aplicativo que deseja configurar.

Dar permissão aos usuários para aprovar cotações

• Os Superadministradores e os usuários com a permissão Aprovar cotações podem aprovar cotações.
• Os usuários devem ter um núcleo ou uma Commerce hub para aprovar cotações.
• Os usuários são notificados na plataforma e por e-mail, dependendo de suas preferências de notificação.

Cenários de aprovação comuns

• Aprovação baseada em um determinado produto: use a propriedade de itens de linha SKU e aninhe-a com descontos ou qualquer outra propriedade.
• Aprovar de uma pessoa e depois de outra: use aprovações sequenciais. 
  
• Aprovações ignoradas para usuários específicos: para permitir que determinados usuários ignorem aprovações:
  
  • Depois de ativar as aprovações avançadas, você verá duas ações: Adicionar etapa de aprovação e iniciar o fluxo de aprovação.
  • Crie uma ramificação e selecione o Orçamento. No proprietário de Orçamento , selecione é qualquer um de e adicione os usuários que não precisam de aprovações.
  • Adicione a ação Iniciar fluxo de aprovação abaixo da ramificação.
    
    
• Exigir aprovação automaticamente para determinados usuários: use a propriedade de proprietário de Orçamento e selecione cada usuário. 
• Uma configuração de fluxo de trabalho em que a aprovação é necessária a partir de duas propriedades distintas, com dois aprovadores diferentes. Por exemplo, desconto de item de linha com aprovador A e assinatura eletrônica ativados com aprovador B: abaixo é um exemplo do fluxo de trabalho. Nesse caso, se os itens de linha estiverem entre 25% e 40%, será necessária a aprovação do Jason e, se o e-sign estiver ativado, serão necessárias aprovações do Lubai.
  
  

Próximas etapas

• Criar e enviar cotações.
• Gerenciar cotações.
• Gerenciar aprovações de orçamento .