Configurar aprovações de orçamento

Ative as aprovações para orçamentos para manter a precisão e a consistência antes de enviar os orçamentos aos compradores. Há dois tipos de aprovações que você pode configurar: aprovações-padrão e aprovações avançadas. Saiba mais sobre cada tipo abaixo. Depois que as aprovações estiverem configuradas, saiba como gerenciar as aprovações de orçamentos.

Tipos de aprovação

Aprovações padrão

• Atribua até 10 aprovadores para revisar todos os orçamentos enviados. Selecione se um único aprovador ou todos os aprovadores devem dar aprovação.

Aprovações avançadas

As aprovações avançadas incluem tudo o que há nas aprovações padrão, além de suporte para regras baseadas em fluxo de trabalho, permitindo mais personalização.

Usando aprovações avançadas, você pode:

• Gatilho aprovações com base em propriedades de orçamento e item de linha, como orçamento valor, nível de desconto, SKU, frequência de cobrança, termos líquidos e atributos específicos do usuário ou objetos relacionados (por exemplo, negócios).
• Usar aprovações sequenciais classificadas por prioridade. Você pode adicionar até cinco sequências e dez aprovadores por sequência. Por exemplo:
  • • Defina um gerente de vendas como primeira prioridade, um diretor de vendas como segunda prioridade e legal como terceira prioridade. O diretor de vendas não precisa aprovar o orçamento até que o gerente de vendas tenha concluído sua aprovação.
    • Defina um gerente de vendas como primeira prioridade e legal como segunda prioridade. O departamento jurídico não precisaria aprovar o orçamento até que o gerente de vendas concluísse a aprovação.

Revisar cenários comuns de aprovação.

Ativar aprovações de orçamento

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, acesse Objetos > Orçamentos.
3. Na parte superior, clique na guia Aprovações .
4. Em Aprovação de Orçamento configurada, escolhauma das seguintes opções (não é possível ter as aprovações Padrão e Avançada ativadas ao mesmo tempo):
   • Aprovações padrão:
     • Clique em Editar configurações.
     • No painel direito, em Requisitos de aprovação, selecione Todos os aprovadores para que todos os orçamentos sejam aprovados por todos os aprovadores. Selecione Qualquer aprovador para permitir a aprovação por um aprovador.
     • Em Aprovadores, clique no menu suspenso e selecione os usuários que aprovarão os orçamentos. Você pode selecionar vários usuários para qualquer uma das opções. Se selecionar Qualquer aprovador na etapa anterior, se um aprovador aprovar um orçamento, ele não será enviado para aprovação dos outros usuários selecionados. As cotações criadas pelos aprovadores selecionados não exigem aprovação.
     • Clique em Salvar.
   • Aprovações avançadas: clique em Editar para continuar a configuração da aprovação.

Personalizar o fluxo de trabalho de aprovação

O fluxo de trabalho de aprovação é criado usando a ferramenta de fluxos de trabalho quando os fluxos de trabalho avançados estão ativados. O fluxo de trabalho tem duas ações que você pode configurar:

• Adicionar etapa de aprovação de orçamento: use esta ação depois de definir os critérios de aprovação (por exemplo, aprovar cotas acima de um determinado valor ou aprovar cotas por determinados usuários). Depois de adicionar, adicione uma mensagem para os aprovadores, selecione quem deve aprovar o orçamento e sua prioridade se for uma aprovação sequencial.
  
  
• Iniciar fluxo de aprovação de orçamento: se uma etapa de aprovação de orçamento não tiver sido adicionada acima desta ação, as cotas serão aprovadas automaticamente. Se uma etapa de aprovação de orçamento for adicionada, o fluxo de aprovação de orçamento será iniciado. Defina os orçamentos que entram no fluxo de trabalho de aprovação para obter aprovação de todos os aprovadores, de qualquer aprovador ou sequencialmente.
  
  

Você pode personalizar o fluxo de trabalho manualmente ou usar IA. Para navegar até o fluxo de trabalho:

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, acesse Objetos > Orçamentos.
3. Na parte superior, clique na guia Aprovações .
4. Em Configuração de aprovação de orçamento, clique em Editar na opção Aprovações avançadas para navegar até o fluxo de trabalho.
5. Saiba como usar IA em fluxos de trabalho ou, para personalizar o fluxo de trabalho manualmente, clique em + abaixo da gatilho inscrever-se.
   
   
6. Adicione suas ações. Por exemplo, você pode:
   • No painel esquerdo, clique em Ramificação e selecione Uma propriedade ou saída de ação.
   • Selecione a propriedade de valor de Orçamento e clique em Avançar. Defina Ramificação 1 para mais de 5.000. Isso seria o início de um fluxo de trabalho de aprovação avançada para cotações acima de US$ 5.000. Clique em Salvar.
   • Se quiser que as cotações sejam registradas novamente, no painel esquerdo, clique na guia Configurações e ative o botão Reinscrever.
   • Clique em Salvar.
7. Revisar cenários comuns de aprovação para outros casos de uso.
8. Na ação maior que 5.000, clique em + para adicionar outra ação.
9. No painel esquerdo, clique para expandir a seção CRM e clique em Adicionar etapa de aprovação de orçamento. 
10. Adicionar uma mensagem ao aprovador. Você pode adicionar propriedades de orçamento à mensagem usando a lista Escolher variável de dados (por exemplo, valor de orçamento, proprietário de orçamento).
11. Clique no menu suspenso Aprovadores e selecione os aprovadores.
12. Clique no menu suspenso Prioridade e selecione uma Prioridade se esta for uma aprovação sequencial.
13. No painel esquerdo, no canto superior direito, clique em Salvar.
14. Clique na etapa + abaixo de Adicionar aprovação de orçamento.
15. No painel esquerdo, clique para expandir a seção CRM e clique em Iniciar fluxo de aprovação de orçamento. 
16. Em Aprovadores obrigatórios, selecione uma das seguintes opções:
    •  Todos os aprovadores devem exigir aprovações de todos os aprovadores para cotas que atendam aos critérios.
    • Qualquer aprovador que exija uma aprovação de qualquer um dos aprovadores para cotas que atendam aos critérios.
    • Sequencial para notificar aprovadores em ordem de prioridade. As aprovações sequenciais requerem aprovação por todos os aprovadores em cada etapa de prioridade.
17. No painel esquerdo, no canto superior direito, clique em Salvar.
18. Clique no sinal + em Nenhum atendido. 
19. No painel esquerdo, clique em Ir para ação.
20. Clique na ação do fluxo de aprovação Iniciar orçamento .
21. Clique em Concluído.
22. No canto superior direito, clique em Revisar e ativar para ativar o fluxo de trabalho.

Definir notificações de aprovação

Os aprovadores podem definir o tipo de notificação que recebem para aprovações nas configurações de notificação. As notificações de campainha e e-mail estão ativadas por padrão.

Notificações baseadas em HubSpot

Para personalizar quais notificações você receberá para aprovações de orçamento:

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, acesse Notificações.
3. Role para baixo e clique para expandir Geral.
4. Ao lado da atividade Aprovação, selecione quais notificações você gostaria de receber para aprovações.
5. Essas configurações só se aplicam à sua própria conta. Outros usuários precisam definir suas próprias preferências de notificação. Os Superadministradores em uma conta Enterprise podem efetuar login como outros usuários.

Notificações em aplicativos de terceiros

Você também pode receber notificações em aplicativos de terceiros, como Google Chat, Microsoft Teams e Slack. 

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, acesse Notificações.
3. Na parte superior, clique na guia Outros aplicativos .
4. Clique no aplicativo que deseja configurar.

Cenários de aprovação comuns

Revise cenários comuns de aprovação para aprovações de orçamentos. Saiba quais propriedades de aprovação de orçamento são comumente usadas.

• Aprovação para cotas acima de um determinado valor: use a propriedade de valor de Orçamento e gatilho o fluxo de trabalho se as cotas estiverem acima do conjunto de valores.
• Aprovação para cotações acima de um determinado desconto: use propriedades de desconto para cotações ou itens de linha (por exemplo, Desconto %, Desconto total).
• Aprovação baseada em um determinado produto: use a propriedade de itens de linha SKU e aninhe-a com descontos ou qualquer outra propriedade.
• Exigir a aprovação de uma parte (por exemplo, um gerente) e, em seguida, de uma segunda parte (por exemplo, jurídico): use aprovações sequenciais. 
• Ignorar aprovações para usuários específicos: permite que determinados usuários ignorem aprovações:
  
  • Clique em + abaixo do gatilho.
  • No painel à esquerda:
    • Clique em Ramificação.
    • Clique na lógica E/OU.
    • Em Primeiro, verifique se, no campo Nome da ramificação , insira Ignorar aprovações.
      
      

• • • Clique em + Adicionar critérios.
    • Em Informações do Objeto, clique em Propriedades do Orçamento.
      
      

• • • Selecione Orçamento proprietário na lista de propriedades.
    • No painel esquerdo, em Orçamento proprietário , verifique se qualquer um de está selecionado no primeiro menu suspenso. Clique no segundo menu suspenso e selecione os proprietários de orçamentos para os quais as aprovações devem ser ignoradas.
      
      

• • • Em Se nenhum dos critérios for atendido, clique aqui:, no campo Nome da ramificação , insira Verificar orçamento para aprovação.
    • No canto superior direito, clique em Criar.
  • Na ramificação Verificar orçamento para aprovação, clique em +.
  • Insira os critérios para aprovação 
  • Nos critérios de aprovação, clique em +.
  • No painel esquerdo, clique para expandir a seção CRM e clique em Iniciar fluxo de aprovação de orçamento. 
  • Em Aprovadores obrigatórios, selecione uma das seguintes opções:
    •  Todos os aprovadores devem exigir aprovações de todos os aprovadores para cotas que atendam aos critérios.
    • Qualquer aprovador que exija uma aprovação de qualquer um dos aprovadores para cotas que atendam aos critérios.
    • Sequencial para notificar aprovadores em ordem de prioridade. As aprovações sequenciais requerem aprovação por todos os aprovadores em cada etapa de prioridade.
  • No painel esquerdo, no canto superior direito, clique em Salvar.
  • Clique no sinal + em Nenhum atendido. 
  • No painel esquerdo, clique em Ir para ação.
  • Clique na ação do fluxo de aprovação Iniciar orçamento .
  • Clique em Concluído.
  • Clique em + em Ignorar alterações.
  • No painel esquerdo, clique em Ir para ação.
  • Clique na ação do fluxo de aprovação Iniciar orçamento .

• • Clique em Concluído.
    
    

• Exigir aprovação automaticamente para determinados usuários: use a propriedade de proprietário de Orçamento e selecione cada usuário. 
• Uma configuração de fluxo de trabalho em que a aprovação é necessária para duas condições diferentes, cada uma com um aprovador diferente (por exemplo, um desconto de item de linha e um método de aceitação de assinatura eletrônica): por exemplo, o desconto do item de linha vai para o aprovador A (por exemplo, um gerente de vendas) para aprovação e se a assinatura eletrônica for o método de aceitação do orçamento, ele vai para o aprovador B (por exemplo, jurídico) para a segunda aprovação. No exemplo abaixo, se os itens de linha estiverem entre 25 e 40%, é necessária a aprovação do aprovador A. Se a assinatura eletrônica for o método de aceitação usado no orçamento, será necessária uma segunda aprovação da Lubai. Se os descontos forem superiores a 40%, eles vão para um aprovador diferente (Andy) e exigem uma segunda aprovação da Lubai se a assinatura eletrônica for o método de aceitação usado no orçamento.
  
• Aprovação para cotações com frequências de faturamento específicas: use a Frequência de faturamento propriedades de item de linha e defina quais frequências precisam de aprovação (por exemplo, Semestralmente).
• Aprovação para cotas com condições líquidas específicas: use as condições de Pagamento líquido para propriedades de orçamento. 

Propriedades comuns de aprovação de orçamento

A tabela abaixo mostra as propriedades de aprovação de orçamento usadas com frequência ao usar o fluxos de trabalho de aprovação avançado.

Não há suporte para as seguintes propriedades:

• Jurídico e contratual:

• • Duração do contrato (meses).
  • Anexos específicos sempre são necessários.
  • Anexos específicos não incluídos.
• Assinatura:
  • Taxas únicas incluídas.
  • Pacote editado.
• Indivíduo ou equipe:
  • Equipes.
  • Localização das equipes.

Próximas etapas

• Criar e enviar cotações.
• Gerenciar orçamentos.
• Gerenciar aprovações de orçamento .