Configurazione delle approvazioni dei preventivi

Attiva le approvazioni per i preventivi per inserirli in un processo di approvazione. Assicurati che siano accurati e coerenti prima di inviarli agli acquirenti. Esistono due tipi di approvazioni che puoi configurare:approvazioni standard e approvazioni avanzate. Scopri di più su ciascun tipo qui di seguito. Una volta configurate le approvazioni, scopri come gestire le approvazioni dei preventivi.

Tipi di approvazione

Configura le approvazioni standard o avanzate nelle impostazioni dei preventivi. Non è possibile attivare contemporaneamente sia le approvazioni standard che quelle avanzate.

Approvazioni standard

Assegna fino a 10 approvatori per esaminare i preventivi che corrispondono ai filtri configurati. I filtri si basano sudeterminate proprietà e determinano quali preventivi necessitano di approvazione. Seleziona se l’approvazione deve essere concessa da un singolo approvatore o da tutti gli approvatori. Ad esempio, potresti impostare le approvazioni standard in modo che:

• Richiedere l’approvazione per i preventivi che superano un determinato importo di sconto.
• Richiedere l’approvazione per i preventivi in cui la firma elettronica è il metodo di accettazione utilizzato.
• Richiedere l’approvazione per i preventivi in cui una voce specifica supera un determinato importo di sconto.

Approvazioni avanzate

Anche le approvazioni avanzate utilizzano filtri basati sulle proprietà, ma si avvalgono di regole basate sul flusso di lavoro per una personalizzazione più dettagliata.

Utilizzando le approvazioni avanzate, è possibile:

• Attivare approvazioni in base alle proprietà del preventivo e delle voci, quali importo del preventivo, livello di sconto, SKU, frequenza di fatturazione, termini di pagamento netti e attributi specifici dell’utente, oppure oggetti correlati (ad es. trattative).
• Utilizzare approvazioni sequenziali classificate per priorità. È possibile aggiungere fino a cinque sequenze e dieci approvatori per sequenza. Ad esempio, si potrebbe impostare un responsabile delle vendite come prima priorità, un direttore delle vendite come seconda priorità e un rappresentante legale come terza priorità. Il direttore delle vendite non dovrà approvare il preventivo finché il responsabile delle vendite non avrà completato la propria approvazione, e il rappresentante legale non dovrà approvare il preventivo finché il direttore delle vendite non avrà completato la propria approvazione.

Esamina gli scenari di approvazione più comuni.

Attiva le approvazioni dei preventivi

Attiva le approvazioni standard dei preventivi

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu laterale a sinistra, vai su Oggetti > Preventivi.
3. Nella parte superiore, fare clic sulla schedaApprovazioni.
4. In " Approvazioni dei preventivi", attiva l'interruttore " Approvazioni ".
5. Nella sezione Approvazioni standard, clicca su Modifica accanto a Preventivi.
   
6. Nel pannello di destra:
   • In " E queste condizioni sono soddisfatte", fare clic su "+ Aggiungi filtro" peraggiungere una proprietà su cui applicare il filtro.
   • Fai clic sul menu a discesa "Filtraggio su " e seleziona l'oggetto di cui desideri visualizzare le proprietà.
   • Nella sezione "Informazioni sull'oggetto", fare clic su"Proprietà [Oggetto]".
     
     
     
   • Utilizza la barra di ricerca per cercare una proprietà.
     
     
     
   • Fare clic sullaproprietà in base alla quale si desidera filtrare.
   • Configurare il filtro.
   • Nella sezione "e", clicca su"+ Aggiungi filtro " per aggiungere ulteriori criteri di filtro.
     
     
     

1. • Nella sezione "Quindi esegui questa operazione", clicca sul menu a tendina"Approvatori" e seleziona gliutentiautorizzati ad approvare i preventivi. È possibile selezionare più utenti.

7. • Nella sezione " Requisiti degli approvatori", seleziona " Sono richiesti tutti gli approvatori" o "È richiesto almeno un approvatore". Se selezioni"È richiesto almeno un approvatore", quando un approvatore approva un preventivo, questo non verrà inviato per l'approvazione agli altri utenti selezionati. Se selezioni " Sono richiesti tutti gli approvatori", se uno degli approvatori è assente quando viene inviata una richiesta di approvazione, il preventivo non potrà procedere senza la sua approvazione.
   • Nel campo "Con questa nota di approvazione ", inserisci unanota. I creatori e gli approvatori del preventivo vedranno questa nota quando avrà luogo l’approvazione. Ad esempio, potresti inserire il motivo per cui il preventivo necessita di approvazione, in base al filtro che hai impostato.
   • Fare clic su "Salva".
8. Attiva l’interruttore "Preventivi" per attivare le approvazioni.
   
   
   

Attiva le approvazioni avanzate dei preventivi

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu laterale a sinistra, vai su Oggetti > Preventivi.
3. Nella parte superiore, fare clic sulla schedaApprovazioni.
4. In " Approvazioni preventivi", attiva l'interruttore " Approvazioni ".
5. Nella sezione " Approvazioni avanzate", attiva l'interruttore " Approvazioni avanzate dei preventivi ". 
6. Fare clic su Modificaperconfigurare il flusso di lavoro di approvazione avanzato.

Personalizza il

flusso di lavoro di approvazione

avanzato

Il flusso di lavoro di approvazione viene creato utilizzando lo strumento flussi di lavoro quando i flussi di lavoro avanzati sono attivati. Il flusso di lavoro prevede due azioni che puoi configurare:

• Aggiungi fase di approvazione del preventivo: utilizzaquesta azione dopo aver definito i criteri di approvazione (ad esempio, approvare i preventivi superiori a un determinato importo o approvare i preventivi di determinati utenti). Una volta aggiunta, inserisci un messaggio per gli approvatori, seleziona chi deve approvare il preventivo e la relativa priorità se si tratta di un'approvazione sequenziale.
  
  
  
• Avvia il flusso di approvazione dei preventivi: se prima di questa azione non è stata aggiunta una fase di approvazione dei preventivi, i preventivi verranno approvati automaticamente. Se viene aggiunta una fase di approvazione dei preventivi, il flusso di approvazione dei preventivi avrà inizio. Imposta i preventivi che entrano nel flusso di lavoro di approvazione in modo che ottengano l’approvazione da tutti gli approvatori, da qualsiasi approvatore o in modo sequenziale. 
  
  
  

È possibile personalizzare il flusso di lavoro manualmente oppure utilizzare l’intelligenza artificiale. Per accedere al flusso di lavoro:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, selezionare Oggetti > Preventivi.
3. Nella parte superiore, fare clic sulla schedaApprovazioni.
4. In " Approvazioni avanzate", fare clic su "Modifica" per accedere al flusso di lavoro.
5. Per scoprire come utilizzare l'IA nei flussi di lavoro o per personalizzare manualmente il flusso di lavoro, fare clic su+ sotto l'iscrizione al trigger. 
   
   
   
6. Aggiungi le tue azioni. Ad esempio, potresti:
   • Fare clic su Filiale, quindi selezionareUn'unica proprietà o output di azione.
   • Seleziona la proprietà " Importo del preventivo ", quindi fai clic su Avanti. Imposta "Ramo 1 " su un valore superiore a 5.000. Questo costituirà l'inizio di un flusso di lavoro di approvazione avanzato per tutti i preventivi superiori a 5.000 $. Fai clic suSalva.
   • Se desideri che i preventivi vengano re-iscritti, nel pannello di sinistra, clicca sulla scheda“Impostazioni ” e attiva l’interruttore “Re-iscrizione”.
   • Fare clic su“Salva”.
7. Esamina gli scenari di approvazione più comuni per altri casi d’uso.
8. Sotto l’azione relativa ai criteri (ad es., > 5.000), fare clic su +. Nel pannello di sinistra:
   • Fai clic per espandere la sezione CRM , quindi fai clic suAggiungi fase di approvazione del preventivo. 
   • Nel campo " Messaggio all'approvatore" aggiungi un messaggio. Puoi aggiungere le proprietà del preventivo al messaggio utilizzando l'elenco"Scegli variabile dati " (ad es. importo del preventivo, titolare del preventivo).
   • Fare clic sul menu a discesa "Approvatori " e selezionare gli approvatori.
   • Fare clic sul menu a discesa "Priorità " e selezionare una priorità se si sta creando un'approvazione sequenziale.
     
   • In alto a destra, clicca su Salva.
9. Fare clic su + sottola fase "Aggiungi approvazione del preventivo".
10. Nel pannello di sinistra:
    • Fai clic per espandere la sezione CRM , quindi fai clic suAvvia flusso di approvazione del preventivo. 
    • In "Approvatori richiesti", seleziona una delle seguenti opzioni:
      • "Tutti gli approvatori" per richiedere l'approvazione da parte di tutti gli approvatori per i preventivi che soddisfano i criteri.
      • Qualsiasi approvatore per richiedere un'approvazione da parte di uno qualsiasi degli approvatori per i preventivi che soddisfano i criteri.
      • "In sequenza " per avvisare gli approvatori in ordine di priorità. Le approvazioni in sequenza richiedono l’approvazione da parte di ogni approvatore in ogni fase di priorità.
    • In alto a destra, fare clic su " Salva".
11. Fare clic su + sottoNessuno soddisfatto. 
12. Nel pannello di sinistra:
    • Fare clic su " Vai all'azione".
    • Fai clic sull'azioneAvvia flusso di approvazione preventivo. Se segui questo metodo, i preventivi che non soddisfano i criteri di approvazione non passeranno attraverso le approvazioni. Se desideri comunque che i preventivi che non soddisfano i criteri di approvazione passino attraverso un'approvazione separata, aggiungi un'azione separata "Aggiungi fase di approvazione preventivo " sotto il ramo Nessuno soddisfatto.
    • Fai clic su "Fatto".
      
      
      
13. In alto a destra, clicca su " Rivedi" e attiva l’opzione per avviare il flusso di lavoro.

Imposta le notifiche di approvazione

Gli approvatori possono impostare il tipo di notifiche che ricevono per le approvazioni nelle loro impostazioni di notifica. Le notifiche tramite campana ed e-mail sono attivate per impostazione predefinita.

Notifiche basate su HubSpot

Per personalizzare le notifiche che riceverai per le approvazioni dei preventivi:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, vai su Notifiche.
3. Scorri verso il basso e clicca per espandere la sezione "Generale" .
4. Accanto a "Attività di approvazione", seleziona quali notifiche desideri ricevere per le approvazioni.
5. Queste impostazioni si applicano solo al tuo account. Gli altri utenti devono impostare le proprie preferenze di notifica. I superamministratori di un account Enterprise possono accedere come altri utenti per impostare le loro notifiche.

Notifiche nelle app di

terze parti Puoi ricevere notifiche anche nelle app di terze parti, come Google Chat, Microsoft Teams e Slack. 

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, vai su Notifiche.
3. Nella parte superiore, fai clic sulla schedaAltre app.
4. Fai clic sull 'app che desideri configurare.

Passi successivi

• Scopri come creare e inviare preventivi.
• Scopri come gestire i preventivi, inclusa la gestione di bozze, preventivi pubblicati e scaduti, il monitoraggio dell’attività e l’esportazione dei preventivi.
• Scopri come gestire le approvazioni dei preventivi.