Impostare le approvazioni dei preventivi

Attiva le approvazioni per i preventivi per garantire accuratezza e coerenza prima di inviarli agli acquirenti. Esistono due tipi di approvazioni che puoi impostare:approvazioni standard e approvazioni avanzate. Scopri di più su ciascun tipo di seguito. Una volta impostate le approvazioni, scopri come gestire le approvazioni dei preventivi.

Tipi di approvazione

Approvazioni standard

Assegna uno o più approvatori per la revisione di tutti i preventivi inviati. Decidi se è necessaria l'approvazione di uno o di tutti gli approvatori.

Approvazioni avanzate

Le approvazioni avanzate includono tutto ciò che è previsto dalle approvazioni standard, oltre al supporto per regole basate sul flusso di lavoro, consentendo una maggiore personalizzazione.

Utilizzando le approvazioni avanzate, è possibile:

• Attiva le approvazioni in base alle proprietà dell'offerta e delle voci di riga, quali importo dell'offerta, livello di sconto, SKU, frequenza di fatturazione, termini netti e attributi utente specifici, oppure oggetti correlati (ad esempio, offerte).
• Utilizza approvazioni sequenziali classificate in base alla priorità. Ad esempio:
  • Imposta un responsabile vendite come prima priorità, un direttore vendite come seconda priorità e l'ufficio legale come terza priorità. Il direttore vendite non deve approvare il preventivo fino a quando il responsabile vendite non ha completato la propria approvazione.
  • Imposta un responsabile vendite come prima priorità e l'ufficio legale come seconda priorità. L'ufficio legale non dovrà approvare il preventivo fino a quando il responsabile vendite non avrà completato la propria approvazione.

Esaminare scenari di approvazione comuni.

Attivare le approvazioni dei preventivi

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu laterale sinistro, vai su Oggetti > Preventivi.
3. Nella parte superiore, fare clic sulla schedaApprovazioni.
4. In Configurazione approvazione preventivo, scegliuna delle seguenti opzioni (non è possibile attivare contemporaneamente le approvazioni Standard e Avanzate ):
   • Approvazioni standard:
     • Fai clic su Modifica impostazioni.
     • Nel pannello di destra, inRequisiti di approvazione, selezionaTutti gli approvatori per far approvare ogni preventivo da tutti gli approvatori. Seleziona Qualsiasi approvatore per consentire l'approvazione da parte di un solo approvatore.
     • InApprovatori, clicca sul menu a tendinae seleziona gli utenti che approveranno i preventivi. Puoi selezionare più utenti per entrambe le opzioni. Se nel passaggio precedente hai selezionato Qualsiasi approvatore, se un approvatore approva un preventivo, questo non verrà inviato per l'approvazione agli altri utenti selezionati. I preventivi creati dagli approvatori selezionati non richiedono l'approvazione.
     • Fai clic suSalva.
   • Approvazioni avanzate: clicca su Modifica percontinuare la configurazione dell'approvazione.

Personalizzare il flusso di lavoro di approvazione

Il flusso di lavoro di approvazione viene creato utilizzando lo strumento flussi di lavoro quando i flussi di lavoro avanzati sono attivati. Il flusso di lavoro ha due azioni che è possibile configurare:

• Aggiungi fase di approvazione del preventivo: utilizzaquesta azione dopo aver definito i criteri di approvazione (ad esempio, approva preventivi superiori a un determinato importo o approva preventivi di determinati utenti). Una volta aggiunta, aggiungi un messaggio per gli approvatori, seleziona chi deve approvare il preventivo e la loro priorità se si tratta di un'approvazione sequenziale.
  
  
• Avvia il flusso di approvazione del preventivo: se non è stata aggiunta una fase di approvazione del preventivo sopra questa azione, i preventivi saranno approvati automaticamente. Se viene aggiunta una fase di approvazione del preventivo, verrà avviato il flusso di approvazione del preventivo. Imposta i preventivi che entrano nel flusso di lavoro di approvazione per ottenere l'approvazione da parte di tutti gli approvatori, di qualsiasi approvatore o in modo sequenziale. 
  
  

È possibile personalizzare il flusso di lavoro manualmente o utilizzare l'intelligenza artificiale. Per accedere al flusso di lavoro:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, vai su Oggetti > Preventivi.
3. Nella parte superiore, fai clic sulla schedaApprovazioni.
4. In Configurazione approvazione preventivo, fai clic su Modifica sotto l'opzioneApprovazioni avanzate per accedere al flusso di lavoro.
5. Scopri come utilizzare l'IA nei flussi di lavoro o, per personalizzare manualmente il flusso di lavoro, fai clic su+ sotto l'iscrizione al trigger. 
   
   
6. Aggiungi le tue azioni. Ad esempio, potresti:
   • Nel pannello a sinistra, fai clic su Ramo, quindi selezionaUna proprietà o un'azione di output.
   • Seleziona la proprietà Importo preventivo, quindi fai clic su Avanti. ImpostaRamo 1 su un valore superiore a 5.000. Questo sarebbe l'inizio di un flusso di lavoro di approvazione avanzato per qualsiasi preventivo superiore a 5.000 $. Fai clic suSalva.
   • Se desideri che i preventivi vengano reinseriti, nel pannello di sinistra fai clic sulla schedaImpostazioni e attiva l'opzione Reinserisci.
   • Fai clic suSalva.
7. Esamina gli scenari di approvazione comuni per altri casi d'uso.
8. Sotto l'azione superiore a 5.000, fai clic su+ per aggiungere un'ulteriore azione.
9. Nel pannello di sinistra, fai clic per espandere lasezione CRM , quindi fai clic suAggiungi fase di approvazione del preventivo. 
10. Aggiungi unmessaggio all'approvatore. Puoi aggiungere le proprietà del preventivo al messaggio utilizzando l'elencoScegli variabile dati (ad esempio, importo del preventivo, proprietario del preventivo).
11. Fare clic sul menu a discesaApprovatori e selezionare gli approvatori.
12. Fai clic sul menu a discesa Priorità e seleziona una priorità se si tratta di un'approvazione sequenziale.
13. Nel pannello di sinistra, in alto a destra, clicca su Salva.
14. Fai clic sul segno+ sottoAggiungi fase di approvazione del preventivo.
15. Nel pannello di sinistra, clicca per espandere lasezione CRM , quindi cliccasu Avvia flusso di approvazione preventivo. 
16. InApprovatori richiesti, seleziona una delle seguenti opzioni:
    •  Tutti gli approvatori per richiedere l'approvazione di tutti gli approvatori per i preventivi che soddisfano i criteri.
    • Qualsiasi approvatore per richiedere un'approvazione da uno qualsiasi degli approvatori per i preventivi che soddisfano i criteri.
    • Sequenziale per notificare gli approvatori in ordine di priorità. Le approvazioni sequenziali richiedono l'approvazione di ogni approvatore in ogni fase di priorità.
17. Nel pannello di sinistra, in alto a destra, fare clic su Salva.
18. Fare clic sul segno+ sottoNessuno soddisfatto. 
19. Nel pannello di sinistra, clicca suVai all'azione.
20. Fai clic sull'azioneAvvia flusso di approvazione preventivo.
21. Fai clic suFine.
22. In alto a destra, clicca su Rivedi e attiva per attivare il flusso di lavoro.

Imposta le notifiche di approvazione

Gli approvatori possono impostare il tipo di notifiche che ricevono per le approvazioni nelle loro impostazioni di notifica. Le notifiche tramite campanello ed e-mail sono attivate per impostazione predefinita.

Notifiche basate su HubSpot

Per personalizzare le notifiche che riceverai per le approvazioni dei preventivi:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu laterale sinistro, vai su Notifiche.
3. Scorri verso il basso e clicca per espandere Generale.
4. Accanto adAttività di approvazione, seleziona quali notifiche desideri ricevere per le approvazioni.
5. Queste impostazioni si applicano solo al tuo account. Gli altri utenti devono impostare le proprie preferenze di notifica. I super amministratori di un account Enterprise possono accedere come altri utenti.

Notifiche nelle app di terze parti

Puoi anche ricevere notifiche in app di terze parti, come Google Chat, Microsoft Teams e Slack. 

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu laterale sinistro, vai su Notifiche.
3. Nella parte superiore, fai clic sulla schedaAltre app.
4. Fai clic sull 'app che desideri configurare.

Scenari di approvazione comuni

Esamina gli scenari di approvazione comuni per le approvazioni dei preventivi. Scopri quali proprietà di approvazione dei preventivi vengono utilizzate più di frequente.

• Approvazione per preventivi superiori a un determinato importo: utilizza la proprietàImporto preventivo e attiva il flusso di lavoro se i preventivi superano l'importo impostato.
• Approvazione per preventivi superiori a un determinato sconto: utilizza le proprietà di sconto per i preventivi o le voci (ad esempio,Sconto %,Sconto totale).
• Approvazione basata su un determinato prodotto: utilizza la proprietà SKU delle voci di riga e inseriscila con gli sconti o qualsiasi altra proprietà.
• Richiedi l'approvazione da una parte (ad esempio, un manager), quindi da una seconda parte (ad esempio, l'ufficio legale): utilizza le approvazioni sequenziali. 
• Ignora le approvazioni per utenti specifici:consenti a determinati utenti di ignorare le approvazioni:
  
  • Fare clic sul segno + sotto il trigger.
  • Nel pannello di sinistra:
    • Fai clic su Ramo.
    • Fai clic suLogica AND/OR.
    • In Primo, controlla se, nel campo Nome ramo, è inseritoSalta approvazioni.
      
      

• • • Fare clic su+ Aggiungi criteri.
    • In Informazioni oggetto, clicca su Proprietà preventivo.
      
      

• • • SelezionaProprietario del preventivo dall'elenco delle proprietà.
    • Nel pannello di sinistra, sotto Proprietario del preventivo, assicurati che sia selezionato uno qualsiasi dei valori nel primo menu a discesa. Fai clic sul secondo menu a discesa e seleziona i proprietari dei preventivi per i quali le approvazioni devono essere ignorate.
      
      

• • • InSe nessuno dei criteri è soddisfatto, vai qui:, nel campoNome filiale, inserisciControlla preventivo per approvazione.
    • In alto a destra, clicca su Salva.
  • Nel ramo Controlla preventivo per approvazione, fai clic su+.
  • Inserisci i criteri per l'approvazione 
  • Sotto i criteri di approvazione, clicca su+.
  • Nel pannello di sinistra, clicca per espandere lasezione CRM , quindi cliccasu Avvia flusso di approvazione preventivo. 
  • InApprovatori richiesti, seleziona una delle seguenti opzioni:
    •  Tutti gli approvatori per richiedere l'approvazione di tutti gli approvatori per i preventivi che soddisfano i criteri.
    • Qualsiasi approvatore per richiedere un'approvazione da uno qualsiasi degli approvatori per i preventivi che soddisfano i criteri.
    • Sequenziale per notificare gli approvatori in ordine di priorità. Le approvazioni sequenziali richiedono l'approvazione di ogni approvatore in ogni fase di priorità.
  • Nel pannello di sinistra, in alto a destra, fare clic su Salva.
  • Fare clic sul segno+ sottoNessuno soddisfatto. 
  • Nel pannello di sinistra, clicca suVai all'azione.
  • Fai clic sull'azioneAvvia flusso di approvazione preventivo.
  • Fai clic suFine.
  • Fai clic sul segno+ sottoSalta approvazioni.
  • Nel pannello di sinistra, clicca suVai all'azione.
  • Fai clic sull'azioneAvvia flusso di approvazione preventivo.

• • Fai clic suFine.
    
    

• Richiedi automaticamente l'approvazione per determinati utenti: utilizzala proprietà Proprietario del preventivo e seleziona ciascun utente. 
• Una configurazione del flusso di lavoro in cui è necessaria l'approvazione per due condizioni diverse, ciascuna con un approvatore diverso (ad esempio, uno sconto su una voce e un metodo di accettazione con firma elettronica): ad esempio, lo sconto su una voce viene inviato all'approvatore A (ad esempio, un responsabile delle vendite) per l'approvazione e, se il metodo di accettazione del preventivo è la firma elettronica, viene inviato all'approvatore B (ad esempio, l'ufficio legale) per la seconda approvazione. Nell'esempio seguente, se le voci sono comprese tra il 25 e il 40%, è necessaria l'approvazione dell'approvatore A. Se la firma elettronica è il metodo di accettazione utilizzato sul preventivo, è necessaria una seconda approvazione da parte di Lubai. Se gli sconti superano il 40%, vengono inviati a un approvatore diverso (Andy) e richiedono una seconda approvazione da parte di Lubai se la firma elettronica è il metodo di accettazione utilizzato sul preventivo.
  
• Approvazione per preventivi con frequenze di fatturazione specifiche: utilizzare la proprietà della vocedi fatturazione Frequenza di fatturazione e impostare quali frequenze richiedono l'approvazione (ad esempio, semestrale).
• Approvazione per preventivi con termini netti specifici: utilizzarela proprietàTermini di pagamento netti del preventivo. 

Proprietà comuni di approvazione dei preventivi

La tabella seguente mostra le proprietà di approvazione dei preventivi comunemente utilizzate quando si utilizzano flussi di lavoro di approvazione avanzati.

Le seguenti proprietà non sono supportate:

• Aspetti legali e contrattuali:

• • Durata del contratto (mesi).
  • Allegati specifici sempre richiesti.
  • Allegati specifici non inclusi.
• Abbonamento:
  • Costi una tantum inclusi.
  • Modificato in bundle.
• Individuale o team:
  • Squadre.
  • Ubicazione dei team.

Passaggi successivi

• Creare e inviare preventivi.
• Gestisci i preventivi.
• Gestisci le approvazioni dei preventivi.