Impostare le approvazioni dei preventivi

Attiva le approvazioni per i preventivi per garantire accuratezza e coerenza prima di inviarli agli acquirenti. Esistono due tipi di approvazioni che puoi impostare:approvazioni standard e approvazioni avanzate. Scopri di più su ciascun tipo di seguito. Una volta impostate le approvazioni, scopri come gestire le approvazioni dei preventivi.

Tipi di approvazione

Imposta le approvazioni standard o avanzate nelle impostazioni dei preventivi. Non è possibile attivare contemporaneamente le approvazioni standard e avanzate.

Approvazioni standard

Assegna fino a 10 approvatori per esaminare i preventivi che corrispondono ai filtri configurati. I filtri si basano sulleproprietà e definiscono quali preventivi richiedono l'approvazione. Seleziona se l'approvazione deve essere data da un singolo approvatore o da tutti gli approvatori. Ad esempio, è possibile impostare le approvazioni standard su:

• Richiedere l'approvazione per i preventivi che superano un determinato importo di sconto.
• Richiedere l'approvazione per i preventivi in cui è abilitata la firma elettronica.
• Richiedere l'approvazione per i preventivi in cui una voce specifica supera un determinato importo di sconto.

Approvazioni avanzate

Le approvazioni avanzate includono la possibilità di filtrare le proprietà, ma utilizzando regole basate sul flusso di lavoro, consentendo una maggiore personalizzazione.

Utilizzando le approvazioni avanzate, puoi:

• Attivare le approvazioni in base alle proprietà del preventivo e delle voci, quali importo del preventivo, livello di sconto, SKU, frequenza di fatturazione, termini netti e attributi utente specifici, oppure oggetti correlati (ad esempio, offerte).
• Utilizza approvazioni sequenziali classificate in base alla priorità. È possibile aggiungere fino a cinque sequenze e dieci approvatori per sequenza. Ad esempio:
  • • Impostare un responsabile vendite come prima priorità, un direttore vendite come seconda priorità e l'ufficio legale come terza priorità. Il direttore vendite non deve approvare il preventivo fino a quando il responsabile vendite non ha completato la propria approvazione.
    • Imposta un responsabile vendite come prima priorità e l'ufficio legale come seconda priorità. L'ufficio legale non dovrà approvare il preventivo fino a quando il responsabile vendite non avrà completato la propria approvazione.

Esaminare scenari di approvazione comuni.

Attivare le approvazioni dei preventivi

Attivare le approvazioni dei preventivi standard

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu laterale sinistro, vai su Oggetti > Preventivi.
3. Nella parte superiore, fare clic sulla schedaApprovazioni.
4. In Approvazioni preventivi, attiva l'interruttore Approvazioni.
5. In Approvazioni standard, clicca su Modifica accanto a Preventivi.
   
6. Nel pannello di destra:
   • In E queste condizioni sono soddisfatte, clicca su + Aggiungi filtro peraggiungere una proprietà su cui filtrare.
   • Fai clic sul menua discesaFiltra per e seleziona l'oggetto di cui desideri visualizzare le proprietà.
   • InInformazioni sull'oggetto, clicca su Proprietà [Oggetto].
     
     
     
   • Utilizza la barra di ricerca per cercare una proprietà.
     
     
     
   • Fare clic sullaproprietà che si desidera filtrare.
   • Configura il filtro.
     
     
     
   • Fare clic sull'icona di modifica dell'interruttore per modificare i criteri di filtro. Fare clic sull'icona di eliminazione per eliminare il filtro.
   • In"E", clicca su"+ Aggiungi filtro " per aggiungere ulteriori criteri di filtro.
   • SottoQuindi fai questo, clicca sul menu a tendinaApprovatori e seleziona gliutentiche approveranno i preventivi. Puoi selezionare più utenti.

4. • Fai clic sul menu a discesa Requisiti approvatore e selezionaTutti gli approvatori oQualsiasi approvatore. Se selezioni Qualsiasi approvatore, quando un approvatore approva un preventivo, questo non verrà inviato per l'approvazione agli altri utenti selezionati. Se selezioni Tutti gli approvatori, se uno degli approvatori è assente quando viene inviata un'approvazione, il preventivo non potrà procedere senza la sua approvazione.
   • Nel campo Con questa nota di approvazione, inserisci unanota. I creatori e gli approvatori del preventivo vedranno questa nota quando avrà luogo l'approvazione. Ad esempio, potresti inserire il motivo per cui il preventivo necessita di approvazione, in base al filtro che hai impostato.
   • Fare clic suSalva.

6. Attiva l'interruttore Preventiviper attivare le approvazioni.

Attivare le approvazioni avanzate dei preventivi

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu laterale sinistro, vai su Oggetti > Preventivi.
3. Nella parte superiore, fai clic sulla schedaApprovazioni.
4. In Approvazioni preventivi, attiva l'interruttore Approvazioni.
5. In Approvazioni avanzate, attiva l'opzione Approvazioni preventivi avanzate. 
6. Fai clic su Modificaperimpostare il flusso di lavoro di approvazione avanzato.

Personalizzare il flusso di lavoro di approvazione avanzato

Il flusso di lavoro di approvazione viene creato utilizzando lo strumento flussi di lavoro quando i flussi di lavoro avanzati sono attivati. Il flusso di lavoro prevede due azioni che è possibile configurare:

• Aggiungi fase di approvazione del preventivo: utilizzaquesta azione dopo aver definito i criteri di approvazione (ad esempio, approva i preventivi superiori a un determinato importo o approva i preventivi di determinati utenti). Una volta aggiunta, aggiungi un messaggio per gli approvatori, seleziona chi deve approvare il preventivo e la loro priorità se si tratta di un'approvazione sequenziale.
  
  
  
• Avvia flusso di approvazione preventivo: se non è stata aggiunta una fase di approvazione preventivo sopra questa azione, i preventivi verranno approvati automaticamente. Se viene aggiunta una fase di approvazione preventivo, verrà avviato il flusso di approvazione preventivo. Imposta i preventivi che entrano nel flusso di lavoro di approvazione per ottenere l'approvazione da parte di tutti gli approvatori, di qualsiasi approvatore o in modo sequenziale. 
  
  
  

È possibile personalizzare il flusso di lavoro manualmente o utilizzare l'intelligenza artificiale. Per accedere al flusso di lavoro:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, vai su Oggetti > Preventivi.
3. Nella parte superiore, fai clic sulla schedaApprovazioni.
4. In Approvazioni avanzate, fai clic su Modifica per accedere al flusso di lavoro.
5. Scopri come utilizzare l'IA nei flussi di lavoro o come personalizzare manualmente il flusso di lavoro, clicca su+ sotto l'iscrizione al trigger. 
   
   
   
6. Aggiungi le tue azioni. Ad esempio, potresti:
   • Nel pannello di sinistra, clicca su Ramo, quindi selezionaUna proprietà o un'azione di output.
   • Seleziona la proprietà Importo preventivo, quindi fai clic su Avanti. ImpostaRamo 1 su un valore superiore a 5.000. Questo sarebbe l'inizio di un flusso di lavoro di approvazione avanzato per qualsiasi preventivo superiore a 5.000 $. Fai clic suSalva.
   • Se desideri che i preventivi vengano reinseriti, nel pannello di sinistra fai clic sulla schedaImpostazioni e attiva l'opzione Reinserisci.
   • Fai clic suSalva.
7. Esamina gli scenari di approvazione comuni per altri casi d'uso.
8. Sotto l'azione superiore a 5.000, fai clic su+ per aggiungere un'ulteriore azione.
9. Nel pannello di sinistra, fai clic per espandere lasezione CRM , quindi fai clic suAggiungi fase di approvazione del preventivo. 
10. Aggiungi unmessaggio all'approvatore. Puoi aggiungere proprietà del preventivo al messaggio utilizzando l'elencoScegli variabile dati (ad esempio, importo del preventivo, proprietario del preventivo).
11. Fare clic sul menu a discesaApprovatori e selezionare gli approvatori.
12. Fai clic sul menu a discesa Priorità e seleziona una priorità se si tratta di un'approvazione sequenziale.
    
13. Nel pannello di sinistra, in alto a destra, clicca su Salva.
14. Fai clic sul segno+ sottoAggiungi fase di approvazione del preventivo.
15. Nel pannello di sinistra, clicca per espandere lasezione CRM , quindi cliccasu Avvia flusso di approvazione preventivo. 
16. InApprovatori richiesti, seleziona una delle seguenti opzioni:
    •  Tutti gli approvatori per richiedere l'approvazione di tutti gli approvatori per i preventivi che soddisfano i criteri.
    • Qualsiasi approvatore per richiedere un'approvazione da uno qualsiasi degli approvatori per i preventivi che soddisfano i criteri.
    • Sequenziale per notificare gli approvatori in ordine di priorità. Le approvazioni sequenziali richiedono l'approvazione di ogni approvatore in ogni fase di priorità.
17. Nel pannello di sinistra, in alto a destra, fare clic su Salva.
18. Fare clic sul segno+ sottoNessuno soddisfatto. 
19. Nel pannello di sinistra, clicca suVai all'azione.
20. Fai clic sull'azioneAvvia flusso di approvazione preventivo.
21. Fai clic suFine.
    
22. In alto a destra, clicca su Rivedi e attiva per attivare il flusso di lavoro.

Imposta le notifiche di approvazione

Gli approvatori possono impostare il tipo di notifiche che ricevono per le approvazioni nelle loro impostazioni di notifica. Le notifiche tramite campanello ed e-mail sono attivate per impostazione predefinita.

Notifiche basate su HubSpot

Per personalizzare le notifiche che riceverai per le approvazioni dei preventivi:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu laterale sinistro, vai su Notifiche.
3. Scorri verso il basso e clicca per espandere Generale.
4. Accanto adAttività di approvazione, seleziona quali notifiche desideri ricevere per le approvazioni.
5. Queste impostazioni si applicano solo al tuo account. Gli altri utenti devono impostare le proprie preferenze di notifica. I super amministratori di un account Enterprise possono accedere come altri utenti.

Notifiche nelle app di terze parti

Puoi anche ricevere notifiche in app di terze parti, come Google Chat, Microsoft Teams e Slack. 

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu laterale sinistro, vai su Notifiche.
3. Nella parte superiore, fai clic sulla schedaAltre app.
4. Fai clic sull 'app che desideri configurare.

Scenari di approvazione comuni

Esamina gli scenari di approvazione comuni per le approvazioni dei preventivi. Scopri quali proprietà di approvazione dei preventivi sono comunemente utilizzate.

• Approvazione per preventivi superiori a un determinato importo: utilizza la proprietàImporto preventivo e attiva il flusso di lavoro se i preventivi superano l'importo impostato.
• Approvazione per preventivi superiori a un determinato sconto: utilizza le proprietà di sconto per i preventivi o le voci (ad esempio,Sconto %,Sconto totale).
• Approvazione basata su un determinato prodotto: utilizza la proprietà SKU delle voci di riga e inseriscila con gli sconti o qualsiasi altra proprietà.
• Richiedi l'approvazione da una parte (ad esempio, un manager), quindi da una seconda parte (ad esempio, l'ufficio legale): utilizza le approvazioni sequenziali. 
• Ignora le approvazioni per utenti specifici:consenti a determinati utenti di ignorare le approvazioni:
  
  • Passa al flusso di lavoro di approvazione avanzato.
  • Fare clic sul segno + sotto il trigger.
  • Nel pannello di sinistra:
    • Fare clic su Ramo.
    • Fai clic suLogica AND/OR.
    • In Primo, controlla se, nel campo Nome ramo, è inseritoSalta approvazioni.
      
      
      

• • • Fare clic su+ Aggiungi criteri.
    • In Informazioni oggetto, clicca su Proprietà preventivo.
      
      
      

• • • SelezionaProprietario del preventivo dall'elenco delle proprietà.
    • Nel pannello di sinistra, sotto Proprietario del preventivo, assicurati che sia selezionato uno qualsiasi dei valori nel primo menu a discesa. Fai clic sul secondo menu a discesa e seleziona i proprietari del preventivo per i quali le approvazioni devono essere ignorate.
      
      
      

• • • InSe nessuno dei criteri è soddisfatto, vai qui:, nel campoNome filiale, inserisciControlla preventivo per approvazione.
    • In alto a destra, clicca su Salva.
  • Nel ramo Controlla preventivo per approvazione, fai clic su+.
  • Inserisci i criteri per l'approvazione 
  • Sotto i criteri di approvazione, clicca su+.
  • Nel pannello di sinistra, fai clic per espandere lasezione CRM , quindi fai clic suAvvia flusso di approvazione preventivo. 
  • InApprovatori richiesti, seleziona una delle seguenti opzioni:
    •  Tutti gli approvatori per richiedere l'approvazione di tutti gli approvatori per i preventivi che soddisfano i criteri.
    • Qualsiasi approvatore per richiedere un'approvazione da uno qualsiasi degli approvatori per i preventivi che soddisfano i criteri.
    • Sequenziale per notificare gli approvatori in ordine di priorità. Le approvazioni sequenziali richiedono l'approvazione di ogni approvatore in ogni fase di priorità.
  • Nel pannello di sinistra, in alto a destra, fare clic su Salva.
  • Fare clic sul segno+ sottoNessuno soddisfatto. 
  • Nel pannello di sinistra, clicca suVai all'azione.
  • Fai clic sull'azioneAvvia flusso di approvazione preventivo.
  • Fai clic suFine.
  • Fai clic sul segno+ sottoSalta approvazioni.
  • Nel pannello di sinistra, clicca suVai all'azione.
  • Fai clic sull'azioneAvvia flusso di approvazione preventivo.

• • Fai clic suFine.
    
    
    

• Richiedi automaticamente l'approvazione per determinati utenti: utilizzala proprietà Proprietario del preventivo e seleziona ciascun utente. 
• Una configurazione del flusso di lavoro in cui è necessaria l'approvazione per due condizioni diverse, ciascuna con un approvatore diverso (ad esempio, uno sconto su una voce e un metodo di accettazione con firma elettronica): ad esempio, lo sconto su una voce viene inviato all'approvatore A (ad esempio, un responsabile delle vendite) per l'approvazione e, se il metodo di accettazione del preventivo è la firma elettronica, viene inviato all'approvatore B (ad esempio, l'ufficio legale) per la seconda approvazione. Nell'esempio seguente, se le voci sono comprese tra il 25 e il 40%, è necessaria l'approvazione dell'approvatore A. Se la firma elettronica è il metodo di accettazione utilizzato sul preventivo, è necessaria una seconda approvazione da parte di Lubai. Se gli sconti superano il 40%, vengono inviati a un approvatore diverso (Andy) e richiedono una seconda approvazione da parte di Lubai se la firma elettronica è il metodo di accettazione utilizzato sul preventivo.
  
  
• Approvazione per preventivi con frequenze di fatturazione specifiche: utilizzare la proprietà della vocedi fatturazione Frequenza di fatturazione e impostare quali frequenze richiedono l'approvazione (ad esempio, semestrale).
• Approvazione per preventivi con termini netti specifici: utilizzarela proprietàTermini di pagamento netti del preventivo. 

Proprietà comuni di approvazione dei preventivi

La tabella seguente mostra le proprietà di approvazione dei preventivi comunemente utilizzate:

I seguenti casi d'uso non sono supportati dalle proprietà:

• Aspetti legali e contrattuali:

• • Imposta una durata specifica del contratto in mesi.
  • Richiedi che determinati allegati siano sempre necessari.
  • Richiedi che determinati allegati non vengano inclusi.
• Abbonamento:
  • Includi costi una tantum.

• Individuale o di gruppo:
  • Richiedi che un team approvi i preventivi. È possibile impostare l'approvazione dei preventivi da parte di un intero team, ma ogni membro del team dovrà essere selezionato individualmente.
  • Imposta le approvazioni in base alla sede di un team.

Passaggi successivi

• Creare e inviare preventivi.
• Gestisci i preventivi.
• Gestisci le approvazioni dei preventivi.