Impostare le approvazioni dei preventivi

I superamministratori o gli utenti con i permessi di approvazione dei preventivi possono attivare le approvazioni per garantire l'accuratezza e la coerenza di un preventivo prima di inviarlo a un acquirente.

Esistono due categorie di approvazioni: le approvazioni standard e le approvazioni avanzate.

Tipi di approvazione

Approvazioni standard

Assegnate a uno o più approvatori la revisione di tutti i preventivi inviati. È possibile scegliere se tutti gli approvatori, o solo uno, devono approvare il preventivo.

Approvazioni avanzate

Include tutte le caratteristiche delle approvazioni standard, più il supporto per le regole basate sul flusso di lavoro.

• Attivare approvazioni in base a proprietà del preventivo come importo del preventivo, livello di sconto, SKU, frequenza di fatturazione, termini netti, attributi specifici dell'utente o oggetti correlati (come voci di riga o offerte).
• Include approvazioni sequenziali classificate per priorità. Ad esempio:
  • Impostare un direttore vendite come prima priorità, un direttore vendite come seconda priorità e un legale come terza priorità. Il direttore vendite non dovrà approvare il preventivo finché il direttore vendite non avrà completato la sua approvazione.
  • Impostare un direttore vendite come prima priorità e un legale come seconda priorità. Il legale dovrà approvare il preventivo solo dopo che il direttore vendite avrà completato la sua approvazione.

Esempi di approvazione comuni

• Approvazione di un preventivo superiore a un determinato sconto.
• Approvazione di un preventivo superiore a un determinato importo.
• Approvazione di una SKU specifica (Prodotto) al di sopra di un certo sconto o importo.
• Approvare i preventivi di un utente specifico (ad esempio, i primi 90 giorni di lavoro richiedono l'approvazione).
• Approvazione di preventivi con modifiche alla frequenza di fatturazione.
• Approvazione di preventivi con modifiche ai termini netti.
  

Proprietà comuni di approvazione dei preventivi

La tabella seguente mostra le proprietà di approvazione dei preventivi comunemente utilizzate quando si utilizzano flussi di lavoro di approvazione avanzati.

Attivare le approvazioni dei preventivi

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Preventivi.
3. In alto, fare clic sulla scheda Approvazioni.
4. Alla voce Approvazione dei preventivi, scegliereuna delle seguenti opzioni (non è possibile attivare contemporaneamente le approvazioni Standard e Avanzate ):
   • Standard: selezionare Approvazioni standard per utilizzare le approvazioni standard.
     • Fare clic su Modifica impostazioni per modificare i requisiti di approvazione e gli approvatori.
     • Nel pannello di destra, alla voce Requisiti di approvazione, selezionare Tutti gli approvatori per far approvare ogni preventivo da tutti gli approvatori, oppure selezionare Qualsiasi approvatore per far approvare ogni preventivo da un solo approvatore.
     • In Approvazione, fare clic sul menu a discesa e selezionare gli utenti che approveranno i preventivi (è possibile selezionare più utenti). I preventivi creati dagli approvatori selezionati non richiederanno l'approvazione.
     • Fare clic su Salva.
   • Avanzate: selezionare Approvazioni avanzate per utilizzare approvazioni avanzate.

Personalizzare il flusso di lavoro di approvazione

Il flusso di lavoro di approvazione viene creato con lo strumento flussi di lavoro quando si attivano i flussi di lavoro avanzati.

È possibile personalizzare il flusso di lavoro manualmente o utilizzare l'AI. Per navigare nel flusso di lavoro:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Preventivi.
3. In alto, fare clic sulla scheda Approvazioni.
4. In Impostazione approvazione preventivo, fare clic su Flusso di lavoro approvazione preventivo. Il flusso di lavoro si aprirà in una nuova scheda del browser.
5. Per sapere come utilizzare l'intelligenza artificiale nei flussi di lavoro o per personalizzare manualmente il flusso di lavoro, fare clic sul simbolo + sotto l'iscrizione al trigger.
   
   
   
6. Aggiungete le vostre azioni. Ad esempio, si può:
   • Nel pannello di sinistra, fare clic su Diramazione, quindi selezionare Una proprietà o un'azione di output.
   • Selezionate la proprietà Importo preventivo, quindi fate clic su Avanti. Impostare il Ramo 1 su un valore superiore a 5.000. Questo sarebbe l'inizio di un flusso di lavoro di approvazione avanzata per tutti i preventivi superiori a 5.000 dollari. Fare clic su Salva.
   • Se si desidera che i preventivi vengano reiscritti, nel pannello di sinistra fare clic sulla scheda Impostazioni e attivare l'interruttore Reiscrizione.
   • Fare clic su Salva.
     
7. Sotto l'azione superiore a 5.000, fare clic su + per aggiungere un'altra azione.
8. Nel pannello di sinistra, fare clic su CRM.
9. Fare clic su Aggiungi fase di approvazione.
10. Aggiungere un messaggio all'approvatore. È possibile aggiungere le proprietà del preventivo al messaggio utilizzando l'elenco Scegli variabile dati (ad esempio, importo del preventivo, proprietario del preventivo).
11. Fare clic sul menu a discesa Approvers e selezionare gli approvatori.
12. Fare clic sul menu a discesa Priorità e selezionare una priorità se si tratta di un'approvazione sequenziale.
    
    
13. Fare clic su Salva.
14. Fare clic sul simbolo + sotto Aggiungi fase di approvazione.
15. Nel pannello di sinistra, fare clic su CRM.
16. Fare clic su Avvia flusso di approvazione.
    
17. In corrispondenza di Approvazioni richieste, selezionare una delle seguenti opzioni:
    • Tutti gli approvatori per richiedere l'approvazione di tutti gli approvatori per i preventivi che soddisfano i criteri.
    • Tutti gli approvatori per richiedere l'approvazione di uno qualsiasi degli approvatori per i preventivi che soddisfano i criteri.
    • Sequenziale per notificare gli approvatori in ordine di priorità. Le approvazioni sequenziali richiedono l'approvazione di ogni approvatore in ogni fase di priorità.
18. Fare clic su Salva.
19. Fare clic sul simbolo + sotto Nessuna risposta.
20. Nel pannello di sinistra, fare clic su Vai all'azione.
21. Fare clic sull'azione Avvia flusso di approvazione.
22. Fare clic su Fatto.
    
    
23. In alto a destra, fare clic su Rivedi e pubblica per pubblicare il flusso di lavoro.

Impostare le notifiche di approvazione

Gli approvatori possono impostare il tipo di notifiche che riceveranno per le approvazioni nelle impostazioni di notifica del loro account. Le notifiche via campanello e via e-mail sono attivate per impostazione predefinita.

Notifiche basate su HubSpot

Per personalizzare le notifiche che riceverete per le approvazioni dei preventivi:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Notifiche.
3. Scorrere verso il basso e fare clic su Generale.
4. Accanto a Attività di approvazione, selezionare le notifiche che si desidera ricevere per le approvazioni. L'icona della campana e le notifiche via e-mail sono attive per impostazione predefinita.
   
5. Queste impostazioni riguardano il vostro account. Se gli utenti desiderano impostare le proprie preferenze di notifica, dovranno farlo dal proprio account. I superamministratori di un account Enterprise possono accedere come altri utenti.

Notifiche in altre app

È possibile ricevere notifiche anche in altre app, come Google Chat, Microsoft Teams e Slack.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Notifiche.
3. In alto, fare clic sulla scheda Altre applicazioni.
   
4. Fare clic sull'applicazione che si desidera impostare.

Dare agli utenti il permesso di approvare i preventivi

• I superamministratori e gli utenti con il permessoApprove quotes possono approvare i preventivi.
• Per approvare i preventivi, gli utenti devono avere una sede Core o Commerce Hub.
• Gli utenti ricevono una notifica nella piattaforma e via e-mail, a seconda delle loro preferenze di notifica.

Scenari di approvazione comuni

• Approvazione basata su un determinato prodotto: utilizzare la proprietà SKU line items e annidarla con sconti o qualsiasi altra proprietà.
• Approvare da una persona, poi da un'altra: utilizzare approvazioni sequenziali.
  
• Approvazioni bypassate per utenti specifici: per consentire a determinati utenti di bypassare le approvazioni:
  
  • Una volta attivate le approvazioni avanzate, si vedranno due azioni: Aggiungi fase di approvazione e Avvia flusso di approvazione.
  • Creare un ramo e selezionare il Preventivo. Nel proprietario del preventivo, selezionare è qualsiasi di, quindi aggiungere gli utenti che non necessitano di approvazioni.
  • Aggiungere l'azione Avvia flusso di approvazione sotto il ramo.
    
    
• Richiedere automaticamente l'approvazione per determinati utenti: utilizzare la proprietà Quote owner e selezionare ciascun utente.
• Una configurazione del flusso di lavoro in cui è necessaria l'approvazione da due proprietà distinte, con due approvatori diversi. Ad esempio, lo sconto di una riga con l'approvatore A e l'abilitazione della firma elettronica con l'approvatore B: ecco un esempio di flusso di lavoro. In questo caso, se gli articoli sono compresi tra il 25 e il 40%, è necessaria l'approvazione di Jason, mentre se è attivata la firma elettronica, è necessaria l'approvazione di Lubai.
  
  

Passi successivi

• Creare e inviare preventivi.
• Gestire i preventivi.
• Gestire le approvazioni dei preventivi.