Määritä tarjoushyväksynnät

Ota käyttöön tarjousten hyväksyntätoiminto, jotta tarjoukset ovat tarkkoja ja yhdenmukaisia ennen niiden lähettämistä ostajille. Voit määrittää kahdenlaisia hyväksyntöjä:vakiomuotoiset hyväksynnät ja edistyneet hyväksynnät. Lisätietoja kummastakin tyypistä on alla. Kun hyväksynnät on määritetty, opi hallinnoimaan tarjousten hyväksyntöjä.

Hyväksyntätyypit

Vakiomuotoiset hyväksynnät

Määritä yksi tai useampi hyväksyjä tarkastamaan kaikki lähetetyt tarjoukset. Päätä, tarvitaanko yhden vai kaikkien hyväksyjien hyväksyntä.

Edistyneet hyväksynnät

Edistyneet hyväksynnät sisältävät kaiken, mitä vakiohyväksynnätkin, sekä tuen työnkulkupohjaisille säännöille, mikä mahdollistaa enemmän mukautettavuutta.

Kehittyneiden hyväksyntöjen avulla voit:

• Käynnistä hyväksynnät tarjouksen ja rivikohteiden ominaisuuksien perusteella, kuten tarjouksen summa, alennustaso, SKU, laskutusväli, nettoehdot ja tietyt käyttäjäominaisuudet tai niihin liittyvät kohteet (esim. kaupat).
• Käytä prioriteettijärjestyksessä olevia peräkkäisiä hyväksyntöjä. Esimerkki:
  • Aseta myyntipäällikkö ensimmäiseksi prioriteetiksi, myyntijohtaja toiseksi prioriteetiksi ja lakiosasto kolmanneksi prioriteetiksi. Myyntijohtaja ei tarvitse hyväksyä tarjousta, ennen kuin myyntipäällikkö on suorittanut hyväksyntänsä.
  • Aseta myyntipäällikkö ensimmäiseksi prioriteetiksi ja lakiosasto toiseksi prioriteetiksi. Lakiosaston ei tarvitse hyväksyä tarjousta, ennen kuin myyntipäällikkö on suorittanut hyväksyntänsä.

Tarkastella yleisiä hyväksymistilanteita.

Ota tarjousten hyväksynnät käyttöön

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmassa sivupalkissa kohtaan Objektit > Tarjoukset.
3. Napsauta yläosassaHyväksynnät-välilehteä.
4. Valitse Tarjousten hyväksynnän asetukset -kohdasta yksi seuraavista vaihtoehdoista ( Standard- ja Advanced-hyväksyntöjä ei voi ottaa käyttöön samanaikaisesti):
   • Vakiomuotoiset hyväksynnät:
     • Napsauta Muokkaa asetuksia.
     • Valitse oikeanpuoleisessa paneelissaHyväksyntävaatimukset-kohdastaKaikki hyväksyjät, jotta kaikki hyväksyjät hyväksyvät jokaisen tarjouksen. Valitse Mikä tahansa hyväksyjä, jotta yksi hyväksyjä voi hyväksyä tarjouksen.
     • NapsautaHyväksyjät-kohdassa avattavaa valikkoaja valitse käyttäjät, jotka hyväksyvät tarjoukset. Voit valita useita käyttäjiä kumpaankin vaihtoehtoon. Jos valitsit edellisessä vaiheessa Mikä tahansa hyväksyjä, yhden hyväksyjän hyväksyessä tarjouksen sitä ei lähetetä muiden valittujen käyttäjien hyväksyttäväksi. Valittujen hyväksyjien luomat tarjoukset eivät vaadi hyväksyntää.
     • NapsautaTallenna.
   • Lisähyväksynnät: napsauta Muokkaajatkaaksesi hyväksynnän asetusten määrittämistä.

Mukauttaa hyväksyntätyönkulkua

Hyväksyntätyönkulku luodaan työnkulutyökalulla, kun edistyneet työnkulut on otettu käyttöön. Työnkulussa on kaksi toimintoa, jotka voit määrittää:

• Lisää tarjouksen hyväksymisvaihe: käytätätä toimintoa, kun olet määrittänyt hyväksymiskriteerit (esim. hyväksy tietyn summan ylittävät tarjoukset tai hyväksy tiettyjen käyttäjien tarjoukset). Kun olet lisännyt vaiheen, lisää viesti hyväksyjille, valitse kuka hyväksyy tarjouksen ja heidän prioriteettinsa, jos kyseessä on peräkkäinen hyväksyntä.
  
  
• Aloita tarjouksen hyväksymisprosessi: jos tarjouksen hyväksymisvaihetta ei ole lisätty tämän toiminnon yläpuolelle, tarjoukset hyväksytään automaattisesti. Jos tarjouksen hyväksymisvaihe lisätään, tarjouksen hyväksymisprosessi alkaa. Määritä, että hyväksymisprosessiin tulevat tarjoukset hyväksytään kaikkien hyväksyjien, minkä tahansa hyväksyjän tai peräkkäin. 
  
  

Voit mukauttaa työnkulun manuaalisesti tai käyttää tekoälyä. Voit siirtyä työnkulkuun seuraavasti:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmassa sivupalkissa kohtaan Objektit > Tarjoukset.
3. Napsauta yläosassaHyväksynnät-välilehteä.
4. Napsauta Tarjousten hyväksynnän asetukset-kohdassa Muokkaa-painikettaLisäasetukset -vaihtoehdon alla siirtyäksesi työnkulkuun.
5. Opi käyttämään tekoälyä työnkuluissa tai muokkaamaan työnkulkua manuaalisesti napsauttamalla+-painiketta laukaisijan rekisteröinnin alla. 
   
   
6. Lisää toimet. Voit esimerkiksi:
   • Napsauta vasemmassa paneelissa Haarukka ja valitse sittenYksi ominaisuus tai toiminto.
   • Valitse Ota huomioon tarjouksen summa -ominaisuus ja napsauta Seuraava. AsetaHaarakohta 1 suuremmaksi kuin 5 000. Tämä olisi edistyneen hyväksyntätyönkulun alku kaikille yli 5 000 dollarin tarjouksille. NapsautaTallenna.
   • Jos haluat, että tarjoukset rekisteröidään uudelleen, napsauta vasemmassa paneelissaAsetukset-välilehteä ja kytke Uudelleenrekisteröinti-kytkinpäälle.
   • NapsautaTallenna.
7. Tarkista yleiset hyväksymistilanteet muille käyttötapauksille.
8. Napsauta yli 5 000 -toiminnon alla+ lisätäksesi uuden toiminnon.
9. Laajenna vasemmassa paneelissaCRM-osio napsauttamalla ja napsauta sittenLisää tarjouksen hyväksymisvaihe. 
10. Lisääviesti hyväksyjälle. Voit lisätä tarjouksen ominaisuuksia viestiin valitsemallaValitse datamuuttuja -luettelosta (esim. tarjouksen summa, tarjouksen omistaja).
11. NapsautaHyväksyjät -pudotusvalikkoa ja valitse hyväksyjät.
12. Napsauta Prioriteetti-pudotus valikkoa ja valitse prioriteetti, jos kyseessä on peräkkäinen hyväksyntä.
13. Napsauta vasemmassa paneelissa oikeassa yläkulmassa Tallenna.
14. Napsauta+Lisää tarjouksen hyväksymisvaihe-kohdan alla.
15. Laajenna vasemmassa paneelissaCRM-osio napsauttamalla ja napsauta sittenAloita tarjouksen hyväksymisprosessi. 
16. ValitseHyväksyjät vaaditaan-kohdasta jokin seuraavista:
    •  Kaikki hyväksyjät, jos haluat, että kaikki hyväksyjät hyväksyvät kriteerit täyttävät tarjoukset.
    • Mikä tahansa hyväksyjä, jolloin kriteerit täyttävien tarjousten hyväksyntä vaatii yhden hyväksynnän miltä tahansa hyväksyjältä.
    • Peräkkäinen, jolloin hyväksyjille ilmoitetaan prioriteettijärjestyksessä. Peräkkäiset hyväksynnät edellyttävät jokaisen hyväksyjän hyväksyntää jokaisessa prioriteettivaiheessa.
17. Napsauta vasemmassa paneelissa oikeassa yläkulmassa Tallenna.
18. Napsauta+ -merkkiä kohdassaEi yhtään täyttänyt. 
19. Napsauta vasemmassa paneelissaSiirry toimintoon.
20. NapsautaAloita tarjouksen hyväksymisprosessi -toimintoa.
21. NapsautaValmis.
22. Napsauta oikeassa yläkulmassa Tarkista ja kytke päälle, jotta työnkulku otetaan käyttöön.

Aseta hyväksymisilmoitukset

Hyväksyjät voivat asettaa ilmoitusasetuksissaan, minkä tyyppisiä ilmoituksia he saavat hyväksynnöistä. Kellon ja sähköpostin ilmoitukset ovat oletusarvoisesti käytössä.

HubSpot-pohjaiset ilmoitukset

Voit mukauttaa, mitä ilmoituksia saat tarjousten hyväksynnistä:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmassa sivupalkissa kohtaan Ilmoitukset.
3. Vieritä alaspäin ja napsauta laajentaaksesi Yleiset.
4. ValitseHyväksyntätoiminto-kohdan vierestä, mitkä ilmoitukset haluat vastaanottaa hyväksynnistä.
5. Nämä asetukset koskevat vain omaa tiliäsi. Muiden käyttäjien on määritettävä omat ilmoitusasetuksensa. Yritystilin pääkäyttäjät voivat kirjautua sisään muiden käyttäjien nimissä.

Ilmoitukset kolmannen osapuolen sovelluksissa

Voit myös saada ilmoituksia kolmannen osapuolen sovelluksissa, kuten Google Chat, Microsoft Teams ja Slack. 

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmassa sivupalkissa kohtaan Ilmoitukset.
3. Napsauta yläosassaMuut sovellukset -välilehteä.
4. Napsauta sovellusta, jonka haluat määrittää.

Yleisiä hyväksymistilanteita

Tutustu yleisiin hyväksymistilanteisiin tarjousten hyväksynnässä. Opi, mitä tarjousten hyväksymisominaisuuksia käytetään yleisesti.

• Hyväksyntä tietyn summan ylittäville tarjouksille: käytäTarjouksen summa -ominaisuutta ja käynnistä työnkulku, jos tarjoukset ylittävät asetetun summan.
• Hyväksyntä yli tietyn alennuksen sisältäville tarjouksille: käytä tarjousten tai rivikohteiden alennusominaisuuksia (esim.Alennus %,Kokonaisalennus).
• Hyväksyntä tietyn tuotteen perusteella: käytä SKU-rivikohteiden ominaisuutta ja yhdistä se alennuksiin tai muihin ominaisuuksiin.
• Hyväksynnän vaatiminen yhdeltä osapuolelta (esim. esimieheltä) ja sitten toiselta osapuolelta (esim. lakiosastolta): käytä peräkkäisiä hyväksyntöjä. 
• Ohita hyväksynnät tietyille käyttäjille:salli tietyille käyttäjille hyväksyntöjen ohittaminen:
  
  • Napsauta + -merkkiä laukaisimen alla.
  • Vasemmassa paneelissa:
    • Napsauta Haaroita.
    • NapsautaAND/OR-logiikkaa.
    • Tarkista ensin, että Haaran nimi -kenttään on kirjoitettuOhita hyväksynnät.
      
      

• • • Napsauta+ Lisää kriteerit.
    • Napsauta Kohteen tiedot-kohdassa Tarjouksen ominaisuudet.
      
      

• • • Valitse Ominaisuudet-luettelostaTarjouksen omistaja.
    • Varmista vasemmassa paneelissa kohdassa Tarjouksen omistaja, että ensimmäisessä avattavassa valikossa on valittuna jokin seuraavista vaihtoehdoista. Napsauta toista avattavaa valikkoa ja valitse ne tarjouksen omistajat, joiden hyväksyntä ohitetaan.
      
      

• • • Jos mikään kriteereistä ei täyty, siirry kohtaan: Kirjoita kenttäänHaaran nimitarkistus tarjouksen hyväksyntää varten.
    • Napsauta oikeassa yläkulmassa Tallenna.
  • Napsauta+-merkkiä kohdassa Tarkista tarjous hyväksyntää varten.
  • Syötä hyväksynnän kriteerit 
  • Napsauta hyväksymiskriteerien alla+.
  • Laajenna vasemmassa paneelissaCRM-osio napsauttamalla ja napsauta sittenAloita tarjouksen hyväksymisprosessi. 
  • ValitseHyväksyjät vaaditaan-kohdasta jokin seuraavista:
    •  Kaikki hyväksyjät, jos haluat, että kaikki hyväksyjät hyväksyvät ehdotukset, jotka täyttävät kriteerit.
    • Mikä tahansa hyväksyjä: va aditaan yhden hyväksyjän hyväksyntä kriteerit täyttäville tarjouksille.
    • Peräkkäinen, jolloin hyväksyjille ilmoitetaan prioriteettijärjestyksessä. Peräkkäiset hyväksynnät edellyttävät jokaisen hyväksyjän hyväksyntää jokaisessa prioriteettivaiheessa.
  • Napsauta vasemmassa paneelissa oikeassa yläkulmassa Tallenna.
  • Napsauta+ -merkkiä kohdassaEi yhtään täyttänyt. 
  • Napsauta vasemmassa paneelissaSiirry toimintoon.
  • NapsautaAloita tarjouksen hyväksymisprosessi -toimintoa.
  • NapsautaValmis.
  • Napsauta+-merkkiäHyväksyntöjen ohitus-kohdan alla.
  • Napsauta vasemmassa paneelissaSiirry toimintoon.
  • NapsautaAloita tarjouksen hyväksymisprosessi -toimintoa.

• • NapsautaValmis.
    
    

• Vaadi hyväksyntä automaattisesti tietyiltä käyttäjiltä: käytä Quote owner -ominaisuutta ja valitse kukin käyttäjä. 
• Työnkulun kokoonpano, jossa hyväksyntä vaaditaan kahdelle eri ehdolle, joista kummallakin on eri hyväksyjä (esimerkiksi rivikohtainen alennus ja sähköisen allekirjoituksen hyväksymistapa): esimerkiksi rivikohtainen alennus menee hyväksyttäjä A:lle (esimerkiksi myyntipäällikölle) hyväksyttäväksi, ja jos sähköinen allekirjoitus on tarjouksen hyväksymistapa, se menee hyväksyttäjä B:lle (esimerkiksi lakiosastolle) toista hyväksyntää varten. Alla olevassa esimerkissä, jos rivikohdat ovat välillä 25–40 %, tarvitaan hyväksyjän A hyväksyntä. Jos tarjouksessa käytetään sähköistä allekirjoitusta hyväksymistapana, tarvitaan toinen hyväksyntä Lubailta. Jos alennukset ovat yli 40 %, ne menevät eri hyväksyjälle (Andy) ja vaativat toisen hyväksynnän Lubailta, jos tarjouksessa käytetään sähköistä allekirjoitusta hyväksymistapana.
  
• Hyväksyntä tarjouksille, joilla on tietty laskutusväli: käytälaskutusvälin rivikohtaa ja määritä, mitkä laskutusvälit vaativat hyväksynnän (esim. puolivuosittain).
• Hyväksyntä tarjouksille, joilla on tietyt nettoehdot: käytänetto-maksuehtojen tarjousominaisuutta. 

Yleiset tarjousten hyväksymisominaisuudet

Alla olevassa taulukossa on esitetty yleisesti käytetyt tarjousten hyväksyntäominaisuudet, kun käytetään edistyneitä hyväksyntätyönkulkuja.

Seuraavia ominaisuuksia ei tueta:

• Oikeudelliset ja sopimusasiat:

• • Sopimuksen kesto (kuukautta).
  • Tiettyjä liitteitä vaaditaan aina.
  • Tiettyjä liitteitä ei ole mukana.
• Tilaus:
  • Kertamaksut sisältyvät.
  • Pakettina muokattu.
• Yksilö tai tiimi:
  • Tiimit.
  • Tiimien sijainti.

Seuraavat vaiheet

• Luo ja lähetä tarjouksia.
• Hallinnoi tarjouksia.
• Hallitse tarjousten hyväksyntöjä.