TestversionUpprätta godkännanden av offerter

Aktivera godkännanden för offerter för att upprätthålla noggrannhet och konsekvens innan du skickar en offert till en köpare. Det finns två typer av godkännanden som du kan ställa in: standardgodkännanden och avancerade godkännanden. Läs mer om varje typ nedan.

Godkännandetyper

Standardgodkännanden

Tilldela en eller flera godkännare för att granska alla inlämnade offerter. Bestäm om godkännande från alla eller bara en godkännare behövs.

Avancerade godkännanden

Inkluderar allt i standardgodkännanden plus stöd för arbetsflödesbaserade regler, vilket möjliggör mer anpassning.

Med avancerade godkännanden kan du:

• Aktivera godkännanden baserat på offerts- och artikelegenskaper såsom offertbelopp, rabattnivå, SKU, faktureringsfrekvens, nettobetalningsvillkor eller specifika användarattribut eller relaterade objekt (t.ex. affärer).
• Använd sekventiella godkännanden rangordnade efter prioritet. Till exempel:
  • Ange en försäljningschef som första prioritet, en försäljningsdirektör som andra prioritet och juridikavdelningen som tredje prioritet. Försäljningsdirektören behöver inte godkänna offerten förrän försäljningschefen har slutfört sitt godkännande.
  • Ange en försäljningschef som första prioritet och juridikavdelningen som andra prioritet. Juridikavdelningen behöver inte godkänna offerten förrän försäljningschefen har slutfört sitt godkännande.

Granska vanliga godkännandescenarier.

Aktivera offertrekningar

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn till vänster navigerar du till Objekt > Offerter.
3. Klicka på fliken Godkännanden högst upp.
4. Under Konfigurera godkännande av offerter väljer duett av följande alternativ (det går inte att ha både standard- och avancerade godkännanden aktiverade samtidigt):
   • Standardgodkännanden:
     • I den högra panelen, under Godkännandekrav, väljer du Alla godkännare för att alla offerter ska godkännas av alla godkännare, eller väljer Valfri godkännare för att tillåta godkännande av en godkännare.
     • Under Godkännare klickar du på rullgardinsmenyn och väljer de användare som ska godkänna offerter (du kan välja flera användare). Offerter som skapats av de valda godkännarna behöver inte godkännas.
     • Klicka på Spara.
   • Avancerade godkännanden: efter att du har aktiverat avancerade godkännanden måste du navigera till arbetsflöden för att fortsätta med godkännandeinställningarna.

Anpassa godkännandearbetsflödet

Godkännandearbetsflödet skapas med arbetsflödesverktyget när avancerade arbetsflöden är aktiverade. Arbetsflödet har två åtgärder som du kan ställa in:

• Lägg till steg för godkännande av offert: använd denna åtgärd efter att du har definierat godkännandekriterier (t.ex. godkänn offerter över ett visst belopp eller godkänn offerter från vissa användare). När du har lagt till detta lägger du till ett meddelande till godkännarna, väljer vem som ska godkänna offerten och deras prioritet om det är ett sekventiellt godkännande.
  
  
• Starta flödet för godkännande av offerter: om ett steg för godkännande av offerter inte har lagts till ovanför denna åtgärd kommer offerterna att godkännas automatiskt. Om ett steg för godkännande av offerter läggs till startar flödet för godkännande av offerter. Ställ in att de offerter som går in i godkännandearbetsflödet ska godkännas av alla godkännare, valfria godkännare eller sekventiellt.

Du kan anpassa arbetsflödet manuellt eller använda AI. Så här navigerar du till arbetsflödet:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidfält navigerar du till Objekt > Offerter.
3. Klicka på fliken Godkännanden högst upp.
4. workflows Under Konfigurera offertrekogningsgodkännande klickar du på Konfigurera flödet för offertrekogningsgodkännande. Flödet öppnas i en ny flik i webbläsaren.
5. Lär dig hur du använder AI i arbetsflöden, eller anpassa arbetsflödet manuellt genom att klicka på + under triggerregistreringen.
   
   
6. Lägg till dina åtgärder. Du kan till exempel:
   • Klicka på Branch(Gren) i den vänstra panelen och välj sedan One property or action output(En egenskap eller åtgärdsutdata).
   • Välj egenskapen Offerteringsbelopp och klicka sedan på Nästa. Ställ in Gren 1 på mer än 5 000. Detta skulle vara starten på ett avancerat godkännandearbetsflöde för alla offerter över 5 000 dollar. Klicka på Spara.
   • Om du vill att offerter ska registreras på nytt klickar du på fliken Inställningar i den vänstra panelen och aktiverar alternativet Registrera på nytt.
   • Klicka på Spara.
7. Granska vanliga godkännandescenarier för andra användningsfall.
8. Under åtgärden större än 5 000 klickar du på + för att lägga till ytterligare en åtgärd.
9. Klicka på CRM i den vänstra panelen.
10. Klicka på Lägg till godkännandesteg.
11. Lägg till ett meddelande till godkännaren. Du kan lägga till offertegenskaper till meddelandet med hjälp av listan Välj datavariabel (t.ex. offertsumma, offertsägare).
12. Klicka på rullgardinsmenyn Godkännare och välj godkännare.
13. Klicka på rullgardinsmenyn Prioritet och välj en prioritet om detta är ett sekventiellt godkännande.
14. Klicka på Spara.
15. Klicka på + under Lägg till godkännandesteg.
16. Klicka på CRM i den vänstra panelen.
17. Klicka på Starta godkännandeprocess.
18. Under Krav på godkännare väljer du ett av följande alternativ:
    • Alla godkännare för att kräva godkännande från alla godkännare för offerter som uppfyller kriterierna.
    • Alla godkännare för att kräva ett godkännande från någon av godkännarna för offerter som uppfyller kriterierna.
    • Sekventiellt för att meddela godkännare i prioritetsordning. Sekventiella godkännanden kräver godkännande av alla godkännare vid varje prioritetssteg.
19. Klicka på Spara.
20. Klicka på + under Ingen uppfylld.
21. Klicka på Gå till åtgärd i den vänstra panelen.
22. Klicka på åtgärden Starta godkännandeprocess.
23. Klicka på Klar.
24. Klicka på Granska och publicera längst upp till höger för att publicera ditt arbetsflöde.

Ställ in godkännandemeddelanden

Godkännare kan ställa in vilken typ av aviseringar de vill få för godkännanden i sina aviseringarinställningar. Aviseringar via klocka och e-post är aktiverade som standard.

HubSpot-baserade aviseringar

Så här anpassar du vilka aviseringar du vill få för offerteg godkännanden:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn till vänster navigerar du till Meddelanden.
3. Bläddra nedåt och klicka för att expandera Allmänt.
4. Bredvid Godkännandeaktivitet väljer du vilka aviseringar du vill få för godkännanden. Aviseringar via klocka och e-post är aktiverade som standard.
5. Dessa inställningar gäller endast för ditt eget konto. Andra användare måste ställa in sina egna meddelandepreferenser. Superadministratörer i ett företagskonto kan logga in som andra användare.

Meddelanden i tredjepartsappar

Du kan också få meddelanden i tredjepartsappar, såsom Google Chat, Microsoft Teams och Slack.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidfält navigerar du till Meddelanden.
3. Klicka på fliken Övriga appar längst upp.
4. Klicka på den app du vill ställa in.

Ge användare behörighet att godkänna offerter

• Superadministratörer och användare med behörighetenGodkänn offerter kan godkänna offerter.
• Användare måste ha en Core- eller Commerce Hub -licens för att kunna godkänna offerter.
• Användarna får meddelanden i plattformen och via e-post, beroende på sina inställningar för meddelanden.

Vanliga godkännandescenarier

Granska vanliga godkännandescenarier för användning med offerter och godkännanden. Läs mer om vanliga egenskaper för godkännande av offerter.

• Godkännande för offerter över ett visst belopp: använd egenskapen Offerbelopp och starta arbetsflödet om offerterna överstiger det angivna beloppet.
• Godkännande för offerter över en viss rabatt: använd rabattattribut för offerter eller rader (t.ex. Rabatt %, Total rabatt).
• Godkännande baserat på en viss produkt: använd egenskapen SKU -radposter och kombinera den med rabatter eller någon annan egenskap.
• Godkänn från en person, sedan en annan: använd sekventiella godkännanden.
• Godkännanden som kringgås för specifika användare: för att tillåta vissa användare att kringgå godkännanden:
  • När du aktiverar avancerade godkännanden visas två åtgärder: Lägg till godkännandesteg och starta godkännandeprocessen.
  • Skapa en gren och välj Offert. På Offertägare väljer du är någon av och lägger sedan till de användare som inte behöver godkännanden.
  • Lägg till åtgärden Starta godkännandeprocess under grenen.
• Kräv automatiskt godkännande för vissa användare: använd egenskapen Offerthandläggare och välj varje användare.
• En arbetsflödeskonfiguration där godkännande krävs från två olika egenskaper, med två olika godkännare. Till exempel, radrabatt med godkännare A och e-signering aktiverad med godkännare B: nedan är ett exempel på arbetsflödet. I det här fallet, om radposterna ligger mellan 25-40 %, krävs godkännande från Jason, och om e-signering är aktiverad krävs godkännande från Lubai.
• Godkännande för offerter med specifika faktureringsfrekvenser: använd egenskapen Faktureringsfrekvens för radposter och ange vilka frekvenser som kräver godkännande (t.ex. halvårsvis).
• Godkännande för offerter med specifika nettobetalningsvillkor: använd egenskapen Nettobetalningsvillkor för offerter.

Vanliga egenskaper för offerteg godkännande

Tabellen nedan visar vanliga egenskaper för godkännande av offerter när du använder avancerade godkännandeprocesser.

Följande egenskaper stöds inte:

• Juridiska och avtalsmässiga:

• • Kontraktets längd (månader).
  • Specifika bilagor krävs alltid.
  • Specifika bilagor ingår inte.
• Prenumeration:
  • Engångsavgifter ingår.
  • Paketerade redigerade.
• Individ eller team:
  • Team.
  • Teamenas placering.

Nästa steg

• Skapa och skicka offerter.
• Hantera offerter.
• Hantera godkännanden av offerter.