Upprätta godkännanden av offerter

Aktivera godkännanden för offerter för att upprätthålla noggrannhet och konsekvens innan du skickar offerter till köpare. Det finns två typer av godkännanden som du kan ställa in:standardgodkännanden och avancerade godkännanden. Läs mer om varje typ nedan. När godkännanden har ställts in kan du lära dig hur du hanterar godkännanden av offerter.

Godkännandetyper

Standardgodkännanden

• Tilldela upp till 10 godkännare för att granska alla inlämnade offerter. Välj om en enda godkännare eller alla godkännare ska ge sitt godkännande.

Avancerade godkännanden

Avancerade godkännanden omfattar allt som ingår i standardgodkännanden plus stöd för arbetsflödesbaserade regler, vilket möjliggör mer anpassning.

Med avancerade godkännanden kan du:

• Aktivera godkännanden baserat på offerts- och artikelegenskaper såsom offertbelopp, rabattnivå, SKU, faktureringsfrekvens, nettobetalningsvillkor och specifika användarattribut eller relaterade objekt (t.ex. affärer).
• Använd sekventiella godkännanden rangordnade efter prioritet. Du kan lägga till upp till fem sekvenser och tio godkännare per sekvens. Till exempel:
  • • Ställ in en försäljningschef som första prioritet, en försäljningsdirektör som andra prioritet och juridikavdelningen som tredje prioritet. Försäljningsdirektören behöver inte godkänna offerten förrän försäljningschefen har slutfört sitt godkännande.
    • Ange en försäljningschef som första prioritet och juridikavdelningen som andra prioritet. Juridikavdelningen behöver inte godkänna offerten förrän försäljningschefen har slutfört sitt godkännande.

Granska vanliga godkännandescenarier.

Aktivera godkännande av offerter

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidfält navigerar du till Objekt > Offerter.
3. Klicka på flikenGodkännanden högst upp.
4. Under Konfigurera godkännande av offerter väljer duett av följande alternativ (det går inte att ha både standard- och avancerade godkännanden aktiverade samtidigt):
   • Standardgodkännanden:
     • Klicka på Redigera inställningar.
     • I den högra panelen, underGodkännandekrav, väljer duAlla godkännare för att alla offerter ska godkännas av alla godkännare. Välj Valfri godkännare för att tillåta godkännande av en godkännare.
     • UnderGodkännare klickar du på rullgardinsmenynoch väljer de användare som ska godkänna offerter. Du kan välja flera användare för båda alternativen. Om du väljer Valfri godkännare i föregående steg och en godkännare godkänner en offert skickas den inte för godkännande till de andra valda användarna. Offerter som skapats av de valda godkännarna behöver inte godkännas.
     • Klicka påSpara.
   • Avancerade godkännanden: klicka på Redigera för attfortsätta med godkännandeinställningarna.

Anpassa godkännandearbetsflödet

Godkännandearbetsflödet skapas med hjälp av arbetsflödesverktyget när avancerade arbetsflöden är aktiverade. Arbetsflödet har två åtgärder som du kan konfigurera:

• Lägg till steg för godkännande av offert: använddenna åtgärd efter att du har definierat godkännandekriterier (t.ex. godkänn offerter över ett visst belopp eller godkänn offerter från vissa användare). När du har lagt till detta lägger du till ett meddelande till godkännarna, väljer vem som ska godkänna offerten och deras prioritet om det är ett sekventiellt godkännande.
  
  
• Starta flödet för offerttillstånd: om ett steg för offerttillstånd inte har lagts till ovanför denna åtgärd kommer offerterna att godkännas automatiskt. Om ett steg för offerttillstånd läggs till startar flödet för offerttillstånd. Ställ in de offerter som går in i godkännandearbetsflödet så att de godkänns av alla godkännare, valfria godkännare eller sekventiellt. 
  
  

Du kan anpassa arbetsflödet manuellt eller använda AI. Så här navigerar du till arbetsflödet:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidfält navigerar du till Objekt > Offerter.
3. Klicka på flikenGodkännanden högst upp.
4. Under Konfigurera offerteg godkännande klickar du på Redigera under alternativetAvancerade godkännanden för att navigera till arbetsflödet.
5. Lär dig hur du använder AI i arbetsflöden, eller anpassa arbetsflödet manuellt genom att klicka på+ under triggerns registrering. 
   
   
6. Lägg till dina åtgärder. Du kan till exempel göra följande:
   • Klicka på Gren i den vänstra panelen och välj sedanEn egenskap eller åtgärdsutdata.
   • Välj egenskapen Offerteringsbelopp och klicka sedan på Nästa. Ställ inGren 1 på mer än 5 000. Detta skulle vara starten på ett avancerat godkännandearbetsflöde för alla offerter över 5 000 dollar. Klicka påSpara.
   • Om du vill att offerter ska registreras på nytt klickar du på flikenInställningar i den vänstra panelen och aktiverar omkopplaren Registrera på nytt.
   • Klicka påSpara.
7. Granska vanliga godkännandescenarier för andra användningsfall.
8. Under åtgärden större än 5 000 klickar du på+ för att lägga till ytterligare en åtgärd.
9. Klicka på för att expanderaCRM-avsnittet i den vänstra panelen och klicka sedan påLägg till steg för godkännande av offert. 
10. Lägg till ettmeddelande till godkännaren. Du kan lägga till offertegenskaper i meddelandet med hjälp av listanVälj datavariabel (t.ex. offertbelopp, offertägaren).
11. Klicka på rullgardinsmenynGodkännare och välj godkännare.
12. Klicka på rullgardinsmenyn Prioritet och välj en prioritet om detta är ett sekventiellt godkännande.
13. Klicka på Spara längst upp till höger i den vänstra panelen.
14. Klicka på+ underLägg till steg för godkännande av offert.
15. Klicka på för att expanderaCRM-sektionen i den vänstra panelen och klicka sedan påStarta offertgodkännandeprocess. 
16. Under "Godkännare krävs" väljer du ett av följande alternativ:
    •  Alla godkännare för att kräva godkännande från alla godkännare för offerter som uppfyller kriterierna.
    • Valfri godkännare för att kräva ett godkännande från valfri godkännare för offerter som uppfyller kriterierna.
    • Sekventiellt för att meddela godkännare i prioritetsordning. Sekventiella godkännanden kräver godkännande av alla godkännare vid varje prioritetssteg.
17. Klicka på Spara längst upp till höger i den vänstra panelen.
18. Klicka på+ underIngen uppfylld. 
19. Klicka påGå till åtgärd i den vänstra panelen.
20. Klicka på åtgärdenStarta flödet för godkännande av offert.
21. Klicka påKlar.
22. Klicka på Granska och aktivera längst upp till höger för att aktivera arbetsflödet.

Ställ in godkännandemeddelanden

Godkännare kan ställa in vilken typ av aviseringar de vill få för godkännanden i sina aviseringarinställningar. Aviseringar via klocka och e-post är aktiverade som standard.

HubSpot-baserade aviseringar

Så här anpassar du vilka aviseringar du får för offerteg godkännanden:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidofält navigerar du till Meddelanden.
3. Bläddra nedåt och klicka för att expandera Allmänt.
4. BredvidGodkännandeaktivitet väljer du vilka aviseringar du vill få för godkännanden.
5. Dessa inställningar gäller endast för ditt eget konto. Andra användare måste ställa in sina egna meddelandepreferenser. Superadministratörer i ett företagskonto kan logga in som andra användare.

Meddelanden i tredjepartsappar

Du kan också få meddelanden i tredjepartsappar, såsom Google Chat, Microsoft Teams och Slack. 

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidfält navigerar du till Meddelanden.
3. Klicka på flikenAndra appar längst upp.
4. Klicka på den app du vill konfigurera.

Vanliga godkännandescenarier

Granska vanliga godkännandescenarier för offertgodkännanden. Lär dig vilka egenskaper för offertgodkännanden som vanligtvis används.

• Godkännande för offerter över ett visst belopp: använd egenskapenOfferbelopp och starta arbetsflödet om offerterna överstiger det angivna beloppet.
• Godkännande för offerter över en viss rabatt: använd rabattattribut för offerter eller rader (t.ex.Rabatt %,Total rabatt).
• Godkännande baserat på en viss produkt: använd egenskapen SKU-radposter och kombinera den med rabatter eller någon annan egenskap.
• Kräv godkännande från en part (t.ex. en chef) och sedan en andra part (t.ex. juridisk avdelning): använd sekventiella godkännanden. 
• Kringgå godkännanden för specifika användare:tillåt vissa användare att kringgå godkännanden:
  
  • Klicka på + under utlösaren.
  • I den vänstra panelen:
    • Klicka på Gren.
    • Klicka påAND/OR-logik.
    • Under Först, kontrollera om, i fältet Grennamn, angeHoppa över godkännanden.
      
      

• • • Klicka på+ Lägg till kriterier.
    • Under Objektinformation klickar du på Offertens egenskaper.
      
      

• • • VäljOffertägare från listan över egenskaper.
    • I den vänstra panelen, under Offertägare, se till att någon av är vald i den första rullgardinsmenyn. Klicka på den andra rullgardinsmenyn och välj de offertägare för vilka godkännanden ska hoppas över.
      
      

• • • UnderOm inget av kriterierna är uppfyllda, gå hit: angeKontrollera offert för godkännande i fältetFilialnamn.
    • Klicka på Spara längst upp till höger.
  • Klicka på+ under grenen Kontrollera offert för godkännande.
  • Ange kriterierna för godkännande 
  • Klicka på+ under godkännandekriterierna.
  • Klicka på vänsterpanelen för att expanderaCRM-sektionen och klicka sedan påStarta flödet för godkännande av offert. 
  • Under "Godkännare krävs" väljer du ett av följande alternativ:
    •  Alla godkännare för att kräva godkännande från alla godkännare för offerter som uppfyller kriterierna.
    • Valfri godkännare för att kräva ett godkännande från valfri godkännare för offerter som uppfyller kriterierna.
    • Sekventiellt för att meddela godkännare i prioritetsordning. Sekventiella godkännanden kräver godkännande av alla godkännare vid varje prioritetssteg.
  • Klicka på Spara längst upp till höger i den vänstra panelen.
  • Klicka på+ underIngen uppfylld. 
  • Klicka påGå till åtgärd i den vänstra panelen.
  • Klicka på åtgärdenStarta flödet för godkännande av offert.
  • Klicka påKlar.
  • Klicka på+ underHoppa över godkännanden.
  • Klicka påGå till åtgärd i den vänstra panelen.
  • Klicka på åtgärdenStarta flödet för godkännande av offert.

• • Klicka påKlar.
    
    

• Kräv automatiskt godkännande för vissa användare: användegenskapen Offertoch ägare och välj varje användare. 
• En arbetsflödeskonfiguration där godkännande krävs för två olika villkor, vart och ett med en annan godkännare (till exempel en radrabatt och en e-signatur som godkännandemetod): till exempel går radrabatten till godkännare A (t.ex. en försäljningschef) för godkännande, och om e-signatur är godkännandemetoden för offerten går den till godkännare B (t.ex. juridisk avdelning) för det andra godkännandet. I exemplet nedan krävs godkännande från godkännare A om raderna ligger mellan 25 och 40 %. Om e-signatur är den godkännandemetod som används för offerten krävs ett andra godkännande från Lubai. Om rabatterna överstiger 40 % går de till en annan godkännare (Andy) och kräver ett andra godkännande från Lubai om e-signatur är den godkännandemetod som används för offerten.
  
• Godkännande för offerter med specifika faktureringsfrekvenser: använd egenskapenFaktureringsfrekvens för raden och ange vilka frekvenser som kräver godkännande (t.ex. halvårsvis).
• Godkännande för offerter med specifika nettobetalningsvillkor: användegenskapenNettobetalningsvillkor för offerter. 

Vanliga egenskaper för offerteg godkännande

Tabellen nedan visar vanliga egenskaper för offerteg godkännande när du använder avancerade godkännandeprocesser.

Följande egenskaper stöds inte:

• Juridiskt och avtalsmässigt:

• • Kontraktets löptid (månader).
  • Specifika bilagor krävs alltid.
  • Specifika bilagor ingår inte.
• Prenumeration:
  • Engångsavgifter ingår.
  • Paketerat redigerat.
• Individ eller team:
  • Lag.
  • Lagens placering.

Nästa steg

• Skapa och skicka offerter.
• Hantera offerter.
• Hantera godkännanden av offerter.