Upprätta godkännanden av offerter

Aktivera godkännanden för offerter för att upprätthålla noggrannhet och konsekvens innan du skickar offerter till köpare. Det finns två typer av godkännanden som du kan ställa in:standardgodkännanden och avancerade godkännanden. Läs mer om varje typ nedan. När godkännanden har ställts in kan du lära dig hur du hanterar godkännanden av offerter.

Godkännandetyper

Ställ in standard- eller avancerade godkännanden i offertinställningarna. Det är inte möjligt att ha både standard- och avancerade godkännanden aktiverade samtidigt.

Standardgodkännanden

Tilldela upp till 10 godkännare för att granska offerter som matchar de filter du konfigurerar. Filter baseras påegenskaper och definierar vilka offerter som behöver godkännas. Välj om en enda godkännare eller alla godkännare ska ge godkännande. Du kan till exempel ställa in standardgodkännanden till:

• Kräv godkännande för offerter över ett visst rabattbelopp.
• Kräva godkännande av offerter där e-signatur är aktiverat.
• Kräva godkännande av offerter där en specifik artikel överstiger ett visst rabattbelopp.

Avancerade godkännanden

Avancerade godkännanden inkluderar möjligheten att filtrera egenskaper, men med hjälp av arbetsflödesbaserade regler, vilket möjliggör mer anpassning.

Med avancerade godkännanden kan du:

• Aktivera godkännanden baserat på offerts- och radpostsegenskaper såsom offertbelopp, rabattnivå, SKU, faktureringsfrekvens, nettobetalningsvillkor och specifika användarattribut eller relaterade objekt (t.ex. affärer).
• Använda sekventiella godkännanden rangordnade efter prioritet. Du kan lägga till upp till fem sekvenser och tio godkännare per sekvens. Till exempel:
  • • Ställ in en försäljningschef som första prioritet, en försäljningsdirektör som andra prioritet och juridikavdelningen som tredje prioritet. Försäljningsdirektören behöver inte godkänna offerten förrän försäljningschefen har slutfört sitt godkännande.
    • Ange en försäljningschef som första prioritet och juridikavdelningen som andra prioritet. Juridikavdelningen behöver inte godkänna offerten förrän försäljningschefen har slutfört sitt godkännande.

Granska vanliga godkännandescenarier.

Aktivera offertrekningar

Aktivera standardgodkännanden av offerter

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn till vänster navigerar du till Objekt > Offerter.
3. Klicka på flikenGodkännanden längst upp.
4. Under Offertgodkännanden aktiverar du knappen Godkännanden.
5. Under Standardgodkännanden klickar du på Redigera bredvid Offerter.
   
6. I den högra panelen:
   • Under Och dessa villkor är uppfyllda klickar du på + Lägg till filter för attlägga till en egenskap att filtrera på.
   • Klicka på rullgardinsmenynFiltrering på och välj det objekt vars egenskaper du vill visa.
   • UnderObjektinformation klickar du på[Objekt]egenskaper.
     
     
     
   • Använd sökfältet för att söka efter en egenskap.
     
     
     
   • Klicka på denegenskap du vill filtrera efter.
   • Konfigurera filtret.
     
     
     
   • Klicka på ikonen för att ändra filterkriterierna. Klicka på ikonen för att tabort filtret.
   • Underoch klickar du på+ Lägg till filter för att lägga till ytterligare filterkriterier.
   • UnderGör sedan detta klickar du på rullgardinsmenynGodkännare och väljer deanvändaresom ska godkänna offerter. Du kan välja flera användare.

4. • Under Godkännandekrav väljer du Alla godkännare ellerValfria godkännare. Om du väljer Valfria godkännare kommer offerten inte att skickas för godkännande till de andra valda användarna när en godkännare har godkänt den. Om du väljer Alla godkännare och en av godkännarna är frånvarande när ett godkännande skickas, kan offerten inte gå vidare utan deras godkännande.
   • Ange enanteckning i fältet Med denna godkännandeanteckning. Offertskapare och godkännare kommer att se denna anteckning när ett godkännande sker. Du kan till exempel ange anledningen till att offerten behöver godkännas, baserat på det filter du har ställt in.
   • Klicka påSpara.

6. Aktivera offerternaför att aktivera godkännanden.

Aktivera avancerade offertrekningar

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn till vänster navigerar du till Objekt > Offerter.
3. Klicka på flikenGodkännanden längst upp.
4. Under Offertgodkännanden aktiverar du knappen Godkännanden.
5. Under Avancerade godkännanden aktiverar du alternativet Avancerade offertgodkännanden. 
6. Klicka på Redigeraför attställa in det avancerade godkännandearbetsflödet.

Anpassa det avancerade godkännandearbetsflödet

Godkännandearbetsflödet skapas med hjälp av arbetsflödesverktyget när avancerade arbetsflöden är aktiverade. Arbetsflödet har två åtgärder som du kan konfigurera:

• Lägg till steg för offerttillstånd: använddenna åtgärd efter att du har definierat godkännandekriterier (t.ex. godkänn offerter över ett visst belopp eller godkänn offerter från vissa användare). När du har lagt till åtgärden lägger du till ett meddelande för godkännare, väljer vem som ska godkänna offerten och deras prioritet om det är ett sekventiellt godkännande.
  
  
  
• Starta flödet för godkännande av offerter: om ett steg för godkännande av offerter inte har lagts till ovanför denna åtgärd kommer offerterna att godkännas automatiskt. Om ett steg för godkännande av offerter läggs till startar flödet för godkännande av offerter. Ställ in att de offerter som går in i godkännandearbetsflödet ska godkännas av alla godkännare, valfria godkännare eller sekventiellt. 
  
  
  

Du kan anpassa arbetsflödet manuellt eller använda AI. Så här navigerar du till arbetsflödet:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidfält navigerar du till Objekt > Offerter.
3. Klicka på flikenGodkännanden högst upp.
4. Under Avancerade godkännanden klickar du på Redigera för att navigera till arbetsflödet.
5. Lär dig hur du använder AI i arbetsflöden, eller anpassa arbetsflödet manuellt genom att klicka på+ under triggerns registrering. 
   
   
   
6. Lägg till dina åtgärder. Du kan till exempel göra följande:
   • Klicka på Gren i den vänstra panelen och välj sedanEn egenskap eller åtgärdsutdata.
   • Välj egenskapen Offerteringsbelopp och klicka sedan på Nästa. Ställ inGren 1 på mer än 5 000. Detta skulle vara starten på ett avancerat godkännandearbetsflöde för alla offerter över 5 000 dollar. Klicka påSpara.
   • Om du vill att offerter ska registreras på nytt klickar du på flikenInställningar i den vänstra panelen och aktiverar alternativet Registrera på nytt.
   • Klicka påSpara.
7. Granska vanliga godkännandescenarier för andra användningsfall.
8. Under åtgärden större än 5 000 klickar du på+ för att lägga till ytterligare en åtgärd.
9. Klicka på för att expanderaCRM-avsnittet i den vänstra panelen och klicka sedan påLägg till steg för godkännande av offert. 
10. Lägg till ettmeddelande till godkännaren. Du kan lägga till offertegenskaper i meddelandet med hjälp av listanVälj datavariabel (t.ex. offertbelopp, offertägaren).
11. Klicka på rullgardinsmenynGodkännare och välj godkännare.
12. Klicka på rullgardinsmenyn Prioritet och välj en prioritet om detta är ett sekventiellt godkännande.
    
13. Klicka på Spara längst upp till höger i den vänstra panelen.
14. Klicka på+ underLägg till steg för godkännande av offert.
15. Klicka på för att expanderaCRM-sektionen i den vänstra panelen och klicka sedan påStarta offertgodkännandeprocess. 
16. Under "Godkännare krävs" väljer du ett av följande alternativ:
    •  Alla godkännare för att kräva godkännande från alla godkännare för offerter som uppfyller kriterierna.
    • Valfri godkännare för att kräva ett godkännande från valfri godkännare för offerter som uppfyller kriterierna.
    • Sekventiellt för att meddela godkännare i prioritetsordning. Sekventiella godkännanden kräver godkännande av alla godkännare vid varje prioritetssteg.
17. Klicka på Spara längst upp till höger i den vänstra panelen.
18. Klicka på+ underIngen uppfylld. 
19. Klicka påGå till åtgärd i den vänstra panelen.
20. Klicka på åtgärdenStarta flödet för godkännande av offert. Om du gör detta kommer offerter som inte uppfyller godkännandekriterierna inte att gå igenom godkännandeprocessen. Om du ändå vill att offerter som inte uppfyller godkännandekriterierna ska gå igenom ett separat godkännande lägger du till en separat åtgärd Lägg till steg för godkännande av offert under grenen Ingen uppfylld.
21. Klicka påKlar.
    
    
    
22. Klicka på Granska och aktivera längst upp till höger för att aktivera arbetsflödet.

Ställ in godkännandemeddelanden

Godkännare kan ställa in vilken typ av meddelanden de vill få för godkännanden i sina meddelandeinställningar. Bell- och e-postmeddelanden är aktiverade som standard.

HubSpot-baserade meddelanden

Så här anpassar du vilka meddelanden du vill få för offertgodkännanden:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidfält navigerar du till Meddelanden.
3. Bläddra nedåt och klicka för att expandera Allmänt.
4. BredvidGodkännandeaktivitet väljer du vilka meddelanden du vill få för godkännanden.
5. Dessa inställningar gäller endast för ditt eget konto. Andra användare måste ställa in sina egna meddelandepreferenser. Superadministratörer i ett Enterprise-konto kan logga in som andra användare.

Meddelanden i tredjepartsappar

Du kan också få meddelanden i tredjepartsappar, till exempel Google Chat, Microsoft Teams och Slack. 

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidfält navigerar du till Meddelanden.
3. Klicka på flikenAndra appar längst upp.
4. Klicka på den app du vill ställa in.

Vanliga godkännandescenarier

Granska vanliga godkännandescenarier för offertgodkännanden. Lär dig vilka egenskaper för offertgodkännanden som vanligtvis används.

• Godkännande för offerter över ett visst belopp: använd egenskapenOfferbelopp och starta arbetsflödet om offerterna överstiger det angivna beloppet.
• Godkännande för offerter över en viss rabatt: använd rabattattribut för offerter eller rader (t.ex.Rabatt %,Total rabatt).
• Godkännande baserat på en viss produkt: använd egenskapen SKU-radposter och kombinera den med rabatter eller någon annan egenskap.
• Kräv godkännande från en part (t.ex. en chef) och sedan en andra part (t.ex. juridisk avdelning): använd sekventiella godkännanden. 
• Kräv en typ av godkännande för offerter som uppfyller godkännandekriterierna och separat godkännande för offerter som inte uppfyller kriterierna: lägg till en åtgärdLägg till steg för godkännande av offert under både godkännandekriterierna och grenen Ingen uppfylld.
  
  
  
• Kringgå godkännanden för specifika användare:tillåt vissa användare att kringgå godkännanden:
  
  • Navigera till det avancerade godkännandearbetsflödet.
  • Klicka på + under utlösaren.
  • I den vänstra panelen:
    • Klicka på Gren.
    • Klicka påAND/OR-logik.
    • Under Först, kontrollera om, i fältet Grennamn, angeHoppa över godkännanden.
      
      
      

• • • Klicka på+ Lägg till kriterier.
    • Under Objektinformation klickar du på Offertens egenskaper.
      
      
      

• • • VäljOffertägare från listan över egenskaper.
    • I den vänstra panelen, under Offertägare, se till att någon av är vald i den första rullgardinsmenyn. Klicka på den andra rullgardinsmenyn och välj de offertägare för vilka godkännanden ska hoppas över.
      
      
      

• • • UnderOm inget av kriterierna är uppfyllda, gå hit: angeKontrollera offert för godkännande i fältetFilialnamn.
    • Klicka på Spara längst upp till höger.
  • Under grenen Kontrollera offert för godkännandeklickar du på+.
  • Ange kriterierna för godkännande 
  • Klicka på+ under godkännandekriterierna.
  • Klicka i den vänstra panelen för att expanderaCRM-sektionen och klicka sedan påStarta flödet för godkännande av offert. 
  • Under "Godkännare krävs" väljer du ett av följande alternativ:
    •  Alla godkännare för att kräva godkännande från alla godkännare för offerter som uppfyller kriterierna.
    • Valfri godkännare för att kräva ett godkännande från valfri godkännare för offerter som uppfyller kriterierna.
    • Sekventiellt för att meddela godkännare i prioritetsordning. Sekventiella godkännanden kräver godkännande av alla godkännare vid varje prioritetssteg.
  • Klicka på Spara längst upp till höger i den vänstra panelen.
  • Klicka på+ underIngen uppfylld. 
  • Klicka påGå till åtgärd i den vänstra panelen.
  • Klicka på åtgärdenStarta flödet för godkännande av offert. Om du gör detta kommer offerter som inte uppfyller godkännandekriterierna inte att gå igenom godkännandeprocessen. Om du ändå vill att offerter som inte uppfyller godkännandekriterierna ska gå igenom ett separat godkännande lägger du till en separat åtgärd Lägg till steg för godkännande av offert under grenen Ingen uppfylld.
  • Klicka påKlar.
  • Klicka på+ underHoppa över godkännanden.
  • Klicka påGå till åtgärd i den vänstra panelen.
  • Klicka på åtgärdenStarta flödet för godkännande av offert.

• • Klicka påKlar.
    
    
    

• Kräv automatiskt godkännande för vissa användare: användegenskapen Offertägare och välj varje användare. 
• En arbetsflödeskonfiguration där godkännande krävs för två olika villkor, vart och ett med en annan godkännare (till exempel en radrabatt och en e-signatur som godkännandemetod): till exempel går radrabatten till godkännare A (t.ex. en försäljningschef) för godkännande, och om e-signatur är godkännandemetoden för offerten går den till godkännare B (t.ex. juridisk avdelning) för det andra godkännandet. I exemplet nedan krävs godkännande från godkännare A om raderna ligger mellan 25 och 40 %. Om e-signatur är den godkännandemetod som används för offerten krävs ett andra godkännande från Lubai. Om rabatterna överstiger 40 % går de till en annan godkännare (Andy) och kräver ett andra godkännande från Lubai om e-signatur är den godkännandemetod som används för offerten.
  
  
• Godkännande för offerter med specifika faktureringsfrekvenser: använd egenskapenFaktureringsfrekvens för raden och ange vilka frekvenser som kräver godkännande (t.ex. halvårsvis).
• Godkännande för offerter med specifika nettobetalningsvillkor: användegenskapenNettobetalningsvillkor för offerter. 

Vanliga egenskaper för offertgodkännande

Tabellen nedan visar vanliga egenskaper för offertgodkännande:

Följande användningsfall stöds inte av egenskaper:

• Juridiska och avtalsmässiga:

• • Ange en specifik avtalstid i månader.
  • Kräv att vissa bilagor alltid behövs.
  • Kräv att specifika bilagor inte ska inkluderas.
• Prenumeration:
  • Inkludera engångsavgifter.

• Individ eller team:
  • Kräv att ett team godkänner offerter. Det är möjligt att ställa in att ett helt team ska godkänna offerter, men varje person i teamet måste väljas individuellt.
  • Ställ in godkännanden efter teamets plats.

Nästa steg

• Skapa och skicka offerter.
• Hantera offerter.
• Hantera godkännanden av offerter.