Upprätta godkännanden av offerter

Superadministratörer eller användare med behörigheten Approve quote kan aktivera godkännanden för att säkerställa att en offert är korrekt och konsekvent innan den skickas till en köpare.

Det finns två kategorier av godkännanden som du kan använda: standardgodkännanden och avancerade godkännanden.

Typer av godkännanden

Standardgodkännanden

Tilldela en eller flera godkännare att granska alla inlämnade offerter. Du kan välja om alla godkännare, eller bara en, ska behöva godkänna offerten.

Avancerade godkännanden

Inkluderar allt i standardgodkännanden, plus stöd för arbetsflödesbaserade regler.

• Utlösa godkännanden baserat på offertegenskaper som offertbelopp, rabattnivå, SKU, faktureringsfrekvens, nettovillkor eller specifika användarattribut eller relaterade objekt (som rader eller erbjudanden).
• Inkluderar sekventiella godkännanden rangordnade efter prioritet. Ett exempel:
  • Ange en försäljningschef som första prioritet, en försäljningsdirektör som andra prioritet och en jurist som tredje prioritet. Försäljningsdirektören behöver inte godkänna offerten förrän försäljningschefen har slutfört sitt godkännande.
  • Ange en försäljningschef som första prioritet och en jurist som andra prioritet. Juristen behöver inte godkänna offerten förrän försäljningschefen har godkänt den.

Exempel på vanliga godkännanden

• Godkänna en offert över en viss rabatt.
• Godkänna en offert över ett visst belopp.
• Godkänna en specifik SKU (produkt) över en viss rabatt eller ett visst belopp.
• Godkänna offerter från en specifik användare (t.ex. krävs godkännande för de första 90 dagarna av anställningen).
• Godkänna offerter med ändringar i faktureringsfrekvens.
• Godkänna offerter med ändringar i nettovillkor.
  

Vanliga egenskaper för godkännande av offerter

I tabellen nedan visas vanliga egenskaper för godkännande av offerter när du använder avancerade arbetsflöden för godkännande.

Aktivera godkännanden av offerter

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidofält navigerar du till Objects > Quotes( Objekt > Offerter).
3. Klicka på fliken Approvals högst upp.
4. Under Inställningar för godkännande av offerter väljerdu något av följande alternativ (det går inte att ha både standardgodkännande och avancerat godkännande aktiverat samtidigt):
   • Standard: välj Standardgodkännanden om du vill använda standardgodkännanden.
     • Klicka på Redigera inställningar för att redigera godkännandekrav och godkännare.
     • I den högra panelen, under Godkännandevillkor, väljer du Alla godkännare om varje offert ska godkännas av alla godkännare eller Alla godkännare om varje offert ska godkännas av en godkännare.
     • Under Approvers klickar du på rullgardinsmenyn och väljer de användare som ska godkänna offerter (du kan välja flera användare). Offerter som skapas av valda godkännare behöver inte godkännas.
     • Klicka på Spara.
   • Avancerat: Välj Avancerade godkännanden om du vill använda avancerade godkännanden.

Anpassa arbetsflödet för godkännande

Arbetsflödet för godkännande skapas med arbetsflödesverktyget när avancerade arbetsflöden är aktiverade.

Du kan anpassa arbetsflödet manuellt eller använda AI. Så här navigerar du till arbetsflödet:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidofält navigerar du till Objekt > Offerter.
3. Klicka på fliken Approvals högst upp.
4. Klicka på Arbetsflöde för godkännande av offert under Uppsättning av godkännande av offert. Arbetsflödet öppnas i en ny webbläsarflik.
5. Om du vill lära dig hur du använder AI i arbetsflöden eller anpassa arbetsflödet manuellt klickar du på + under triggerregistreringen.
   
   
   
6. Lägg till dina åtgärder. Du kan till exempel göra så här:
   • Klicka på Gren i den vänstra panelen och välj sedan En egenskap eller åtgärdsutgång.
   • Välj egenskapen Offertbelopp och klicka sedan på Nästa. Ställ in Gren 1 till större än 5 000. Detta skulle vara början på ett avancerat arbetsflöde för godkännande av alla offerter över 5 000 USD. Klicka på Spara.
   • Om du vill att offerter ska registreras på nytt klickar du på fliken Inställningar i den vänstra panelen och aktiverar reglaget Registrera på nytt.
   • Klicka på Spara.
     
7. Under åtgärden för mer än 5 000 klickar du på + för att lägga till ytterligare en åtgärd.
8. Klicka på CRM i den vänstra panelen.
9. Klicka på Lägg till godkännandesteg.
10. Lägg till ett meddelande till godkännaren. Du kan lägga till offertegenskaper i meddelandet med hjälp av listan Välj datavariabel (t.ex. offertbelopp, offertägare).
11. Klicka på rullgardinsmenyn Approvers och välj godkännare.
12. Klicka på rullgardinsmenyn Prioritet och välj en prioritet om detta ska vara ett sekventiellt godkännande.
    
    
13. Klicka på Spara.
14. Klicka på + under Lägg till godkännandesteg.
15. Klicka på CRM i den vänstra panelen.
16. Klicka på Starta godkännandeflöde.
    
17. Under Godkännande krävs väljer du något av följande:
    • Alla godkännare för att kräva godkännanden från alla godkännare för offerter som uppfyller kriterierna
    • Alla godkännare för att kräva ett godkännande från någon av godkännarna för offerter som uppfyller kriterierna.
    • Sekventiell för att meddela godkännare i prioritetsordning. Sekventiella godkännanden kräver godkännande av alla godkännare i varje prioritetssteg.
18. Klicka på Save( Spara).
19. Klicka på + under Ingen uppfylld.
20. Klicka på Gå till åtgärd i den vänstra panelen.
21. Klicka på åtgärden Starta godkännandeflöde.
22. Klicka på Klar.
    
    
23. Klicka på Granska och publicera uppe till höger för att publicera ditt arbetsflöde.

Ange aviseringar om godkännande

De som godkänner kan ställa in vilken typ av aviseringar de ska få för godkännanden i aviseringsinställningarna för sitt konto. Klock- och e-postaviseringar är aktiverade som standard.

HubSpot-baserade aviseringar

För att anpassa vilka aviseringar du får för godkännanden av offerter:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidofält navigerar du till Notifieringar.
3. Bläddra nedåt och klicka på för att expandera Allmänt.
4. Bredvid Godkännandeaktivitet väljer du vilka aviseringar du vill få för godkännanden. Klocksymbol och e-postmeddelanden är aktiverade som standard.
   
5. De här inställningarna gäller för ditt eget konto. Om användare vill ställa in sina egna aviseringspreferenser måste de göra detta från sitt eget konto. Superadministratörer i ett Enterprise-konto kan logga in som andra användare.

Notiser i andra appar

Du kan också få aviseringar i andra appar, till exempel Google Chat, Microsoft Teams och Slack.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Notifieringar i menyn till vänster i sidofältet.
3. Klicka på fliken Andra appar högst upp.
   
4. Klicka på den app som du vill konfigurera.

Ge användare behörighet att godkänna offerter

• Superadministratörer och användare med behörighetenApprove quotes kan godkänna offerter.
• Användare måste ha en Core- eller Commerce Hub-plats för att kunna godkänna offerter .
• Användarna meddelas i plattformen och via e-post, beroende på deras inställningar för meddelanden.

Vanliga godkännandescenarier

• Godkännande baserat på en viss produkt: använd egenskapen SKU-radartiklar och lägg till rabatter eller någon annan egenskap.
• Godkänn från en person och sedan från en annan: använd sekventiella godkännanden.
  
• Godkännanden förbigås för specifika användare: för att tillåta vissa användare att förbigå godkännanden:
  
  • När du har aktiverat avancerade godkännanden ser du två åtgärder: Lägg till godkännandesteg och starta godkännandeflödet.
  • Skapa en gren och välj offerten. Välj är någon av i Offertens ägare och lägg sedan till de användare som inte behöver godkännanden.
  • Lägg till åtgärden Starta godkännandeflöde under grenen.
    
    
• Kräv automatiskt godkännande för vissa användare: använd egenskapen Quote owner och välj varje användare.
• En arbetsflödeskonfiguration där godkännande krävs från två olika egenskaper, med två olika godkännare. Till exempel, rabatt på rad med godkännare A och e-signering aktiverad med godkännare B: nedan är ett exempel på arbetsflödet. I det här fallet, om varuposterna är mellan 25-40%, behövs godkännande från Jason, och om e-signering är aktiverat behövs godkännanden från Lubai.
  
  

Nästa steg

• Skapa och skicka offerter.
• Hantera offerter.
• Hantera godkännanden avofferter.