Sett opp tilbudsgodkjenninger

Aktiver godkjenninger for tilbud for å opprettholde nøyaktighet og konsistens før du sender tilbud til kjøpere. Det er to typer godkjenninger du kan konfigurere:standardgodkjenninger og avanserte godkjenninger. Les mer om hver type nedenfor. Når godkjenningene er konfigurert, kan du lære hvordan du administrerer tilbudsgodkjenninger.

Godkjenningstyper

Konfigurer standard- eller avanserte godkjenninger i tilbudsinnstillingene. Det er ikke mulig å ha både standard- og avanserte godkjenninger aktivert samtidig.

Standardgodkjenninger

Tilordne opptil 10 godkjennere til å gjennomgå tilbud som samsvarer med filtrene du konfigurerer. Filtrene er basert påegenskaper og definerer hvilke tilbud som må godkjennes. Velg om en enkelt godkjenner eller alle godkjennere skal gi godkjenning. Du kan for eksempel angi standardgodkjenninger til:

• Krev godkjenning av tilbud over et bestemt rabattbeløp.
• Krev godkjenning av tilbud der e-signatur er aktivert.
• Krev godkjenning av tilbud der en bestemt varelinje overstiger et bestemt rabattbeløp.

Avanserte godkjenninger

Avanserte godkjenninger inkluderer muligheten til å filtrere egenskaper, men ved hjelp av arbeidsflytbaserte regler, noe som gir mulighet for mer tilpasning.

Ved hjelp av avanserte godkjenninger kan du:

• Utløs godkjenninger basert på tilbuds- og linjepostsegenskaper som tilbudsbeløp, rabattenivå, SKU, faktureringsfrekvens, nettobetingelser og spesifikke brukerattributter eller relaterte objekter (f.eks. avtaler).
• Bruk sekvensielle godkjenninger rangert etter prioritet. Du kan legge til opptil fem sekvenser og ti godkjennere per sekvens. For eksempel:
  • • Angi en salgssjef som første prioritet, en salgsdirektør som andre prioritet og juridisk avdeling som tredje prioritet. Salgsdirektøren trenger ikke å godkjenne tilbudet før salgssjefen har fullført sin godkjenning.
    • Sett en salgssjef som første prioritet og juridisk avdeling som andre prioritet. Juridisk avdeling trenger ikke å godkjenne tilbudet før salgssjefen har fullført sin godkjenning.

Gjennomgå vanlige godkjenningsscenarier.

Slå på tilbudsgodkjenninger

Aktivere standard tilbudsgodkjenninger

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt navigerer du til Objekter > Tilbud.
3. Øverst klikker du på fanenGodkjenninger.
4. Under Godkjenning av tilbud slår du på bryteren Godkjenninger.
5. Under Standardgodkjenninger klikker du på Rediger ved siden av Tilbud.
   
6. I høyre panel:
   • Under Og disse betingelsene er oppfylt, klikk på + Legg til filter for ålegge til en egenskap å filtrere på.
   • Klikk på rullegardinmenyenFiltrering på og velg objektet du vil vise egenskaper for .
   • UnderObjektinformasjon klikker du på[Objekt]egenskaper.
     
     
     
   • Bruk søkefeltet til å søke etter en egenskap.
     
     
     
   • Klikk påegenskapen du vil filtrere etter.
   • Konfigurer filteret.
     
     
     
   • Klikk på bryterikonet for å endre filterkriteriene. Klikk på sletteikonet for å slette filteret.
   • Underog klikker du på+ Legg til filter for å legge til flere filterkriterier.
   • UnderGjør dette, klikk på rullegardinmenyenGodkjennere og velgbrukernesom skal godkjenne tilbud. Du kan velge flere brukere.

4. • Under Godkjenningskrav velger du Alle godkjennere ellerEnhver godkjennere. Hvis du velger Enhver godkjennere, vil ikke tilbudet sendes til godkjenning til de andre valgte brukerne når en godkjennere godkjenner det. Hvis du velger Alle godkjennere, kan ikke tilbudet gå videre uten godkjenning fra en av godkjennere hvis en av godkjennere er fraværende når godkjenningen sendes.
   • Skriv inn enmerknad i feltet Med denne godkjenningsmerknaden. Tilbudsskapere og godkjennerne vil se denne merknaden når en godkjenning finner sted. Du kan for eksempel skrive inn årsaken til at tilbudet må godkjennes, basert på filteret du har angitt.
   • Klikk påLagre.

6. Slå på bryteren Tilbudfor å aktivere godkjenninger.

Aktivere avanserte tilbudsgodkjenninger

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt navigerer du til Objekter > Tilbud.
3. Øverst klikker du på fanenGodkjenninger.
4. Under Tilbudgodkjenninger slår du på bryteren Godkjenninger.
5. Under Avanserte godkjenninger slår du på bryteren Avanserte tilbudsgodkjenninger. 
6. Klikk på Redigerforå konfigurere den avanserte godkjenningsprosessen.

Tilpasse den avanserte godkjenningsarbeidsflyten

Godkjenningsarbeidsflyten opprettes ved hjelp av arbeidsflytverktøyet når avanserte arbeidsflyter er aktivert. Arbeidsflyten har to handlinger du kan konfigurere:

• Legg til trinn for tilbudsgodkjenning: brukdenne handlingen etter at du har definert godkjenningskriterier (f.eks. godkjenne tilbud over et bestemt beløp eller godkjenne tilbud fra bestemte brukere). Når du har lagt til dette, legger du til en melding til godkjennerne, velger hvem som skal godkjenne tilbudet og deres prioritet hvis det er en sekvensiell godkjenning.
  
  
  
• Start tilbudsgodkjenningsflyt: Hvis det ikke er lagt til et tilbudsgodkjenningssteg over denne handlingen, blir tilbudene automatisk godkjent. Hvis et tilbudsgodkjenningssteg er lagt til, starter tilbudsgodkjenningsflyten. Angi at tilbudene som kommer inn i godkjenningsarbeidsflyten, skal godkjennes av alle godkjennere, noen godkjennere eller sekvensielt. 
  
  
  

Du kan tilpasse arbeidsflyten manuelt eller bruke AI. Slik navigerer du til arbeidsflyten:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt navigerer du til Objekter > Tilbud.
3. Øverst klikker du på fanenGodkjenninger.
4. Under Avanserte godkjenninger klikker du på Rediger for å navigere til arbeidsflyten.
5. Lær hvordan du bruker AI i arbeidsflyter, eller for å tilpasse arbeidsflyten manuelt, klikk på+ under utløseren for registrering. 
   
   
   
6. Legg til handlingene dine. Du kan for eksempel:
   • I venstre panel klikker du på Gren, og velger deretterÉn egenskap eller handling.
   • Velg egenskapen Tilbudssum, og klikk deretter Neste. SettGren 1 til større enn 5000. Dette vil være starten på en avansert godkjenningsarbeidsflyt for alle tilbud over 5000 dollar. KlikkLagre.
   • Hvis du vil at tilbudene skal registreres på nytt, klikker du på fanenInnstillinger i venstre panel og slår på bryteren Registrer på nytt.
   • Klikk påLagre.
7. Gå gjennom vanlige godkjenningsscenarier for andre bruksområder.
8. Under handlingen større enn 5 000 klikker du på+ for å legge til en ytterligere handling.
9. Klikk for å utvideCRM-delen i venstre panel, og klikk deretter påLegg til tilbudsgodkjenningssteg. 
10. Legg til enmelding til godkjenneren. Du kan legge til tilbudsegenskaper i meldingen ved å bruke listenVelg datavariabel (f.eks. tilbudsbeløp, tilbudseier).
11. Klikk på rullegardinmenyenGodkjennere, og velg godkjennere.
12. Klikk på rullegardinmenyen Prioritet og velg en prioritet hvis dette skal være en sekvensiell godkjenning.
    
13. Klikk på Lagre øverst til høyre i venstre panel.
14. Klikk på+ underLegg til tilbudsgodkjenningssteg.
15. I venstre panel klikker du for å utvideCRM-delen , og klikker deretter påStart tilbudsgodkjenningsflyt. 
16. Under«Godkjennere kreves» velger du ett av følgende:
    •  Alle godkjennere for å kreve godkjenning fra alle godkjennere for tilbud som oppfyller kriteriene.
    • Enhver godkjenner for å kreve én godkjenning fra en av godkjennerne for tilbud som oppfyller kriteriene.
    • Sekvensielt for å varsle godkjennerne i prioritetsrekkefølge. Sekvensielle godkjenninger krever godkjenning fra alle godkjennerne på hvert prioritetssteg.
17. Klikk på Lagre øverst til høyre i venstre panel.
18. Klikk på+ underIngen oppfylt. 
19. Klikk påGå til handling i venstre panel.
20. Klikk på HandlingenStart tilbudsgodkjenningsflyt. Hvis du gjør dette, vil tilbud som ikke oppfyller godkjenningskriteriene ikke gå gjennom godkjenningsprosessen. Hvis du fortsatt ønsker at tilbud som ikke oppfyller godkjenningskriteriene skal gjennom en separat godkjenningsprosess, legger du til en separat handling Legg til tilbudsgodkjenningssteg under grenen Ingen oppfylt.
21. Klikk påFerdig.
    
    
    
22. Øverst til høyre klikker du på Gjennomgå og slå på for å slå på arbeidsflyten.

Angi godkjenningsvarsler

Godkjennere kan angi hvilken type varsler de ønsker å motta for godkjenninger i varslingsinnstillingene sine. Varsler med bjelle og e-post er aktivert som standard.

HubSpot-baserte varsler

Slik tilpasser du hvilke varsler du vil motta for tilbudsgodkjenninger:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt navigerer du til Varsler.
3. Rull ned og klikk for å utvide Generelt.
4. Ved siden avGodkjenningsaktivitet velger du hvilke varsler du ønsker å motta for godkjenninger.
5. Disse innstillingene gjelder bare for din egen konto. Andre brukere må angi sine egne varslingspreferanser. Superadministratorer i en Enterprise-konto kan logge på som andre brukere.

Varsler i tredjepartsapper

Du kan også motta varsler i tredjepartsapper, for eksempel Google Chat, Microsoft Teams og Slack. 

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt navigerer du til Varsler.
3. Øverst klikker du på fanenAndre apper.
4. Klikk på appen du vil konfigurere.

Vanlige godkjenningsscenarier

Gå gjennom vanlige godkjenningsscenarier for tilbudsgodkjenninger. Lær hvilke tilbudsgodkjenningsegenskaper som er vanligst brukt.

• Godkjenning for tilbud over et bestemt beløp: bruk egenskapenTilbudbeløp og utløs arbeidsflyten hvis tilbudene er over det angitte beløpet.
• Godkjenning for tilbud over en viss rabatt: bruk rabatt-egenskaper for tilbud eller linjeposter (f.eks.Rabatt %,Total rabatt).
• Godkjenning basert på et bestemt produkt: bruk egenskapen SKU-linjeposter, og nest den med rabatter eller andre egenskaper.
• Krev godkjenning fra én part (f.eks. en leder) og deretter en annen part (f.eks. juridisk avdeling): bruk sekvensielle godkjenninger. 
• Krev én type godkjenning for tilbud som oppfyller godkjenningskriteriene, og separat godkjenning for tilbud som ikke oppfyller kriteriene: legg til enhandling for å legge til tilbudsgodkjenning under både godkjenningskriteriene og grenen Ingen oppfylt.
  
  
  
• Omgå godkjenninger for bestemte brukere:tillat visse brukere å omgå godkjenninger:
  
  • Naviger til den avanserte godkjenningsarbeidsflyten.
  • Klikk på + under utløseren.
  • I venstre panel:
    • Klikk på Gren.
    • Klikk påAND/OR-logikk.
    • Under Først, sjekk om, i feltet Grennavn, skriv innHopp over godkjenninger.
      
      
      

• • • Klikk på+ Legg til kriterier.
    • Under Objektinformasjon klikker du på Tilbudsegenskaper.
      
      
      

• • • VelgTilbudseier fra listen over egenskaper.
    • I venstre panel, under Tilbudseier, må du sørge for at er noen av er valgt i den første rullegardinmenyen. Klikk på den andre rullegardinmenyen og velg tilbudseierne som godkjenningene skal hoppes over for.
      
      
      

• • • UnderHvis ingen av kriteriene er oppfylt, gå hit: skriver du innSjekk tilbud for godkjenning i feltetFilialnavn.
    • Klikk på Lagre øverst til høyre.
  • Under grenen Sjekk tilbud for godkjenningklikker du på+.
  • Skriv inn kriteriene for godkjenning 
  • Klikk på+ under godkjenningskriteriene.
  • I venstre panel klikker du for å utvideCRM-delen , og klikker deretter påStart tilbudsgodkjenningsflyt. 
  • Under«Godkjennere kreves» velger du ett av følgende:
    •  Alle godkjennere for å kreve godkjenning fra alle godkjennere for tilbud som oppfyller kriteriene.
    • Enhver godkjenner for å kreve én godkjenning fra en av godkjennerne for tilbud som oppfyller kriteriene.
    • Sekvensiell for å varsle godkjennerne i prioritetsrekkefølge. Sekvensielle godkjenninger krever godkjenning fra alle godkjennerne på hvert prioritetsnivå.
  • Klikk på Lagre øverst til høyre i venstre panel.
  • Klikk på+ underIngen oppfylt. 
  • Klikk påGå til handling i venstre panel.
  • Klikk på HandlingenStart tilbudsgodkjenningsflyt. Hvis du gjør dette, vil tilbud som ikke oppfyller godkjenningskriteriene ikke gå gjennom godkjenningsprosessen. Hvis du fortsatt ønsker at tilbud som ikke oppfyller godkjenningskriteriene skal gjennom en separat godkjenningsprosess, legger du til en separat handling Legg til tilbudsgodkjenningssteg under grenen Ingen oppfylt.
  • Klikk påFerdig.
  • Klikk på+ underHopp over godkjenninger.
  • I venstre panel klikker du påGå til handling.
  • Klikk på HandlingenStart tilbudsgodkjenningsflyt.

• • Klikk påFerdig.
    
    
    

• Krev automatisk godkjenning for bestemte brukere: brukegenskapen Tilbudseier og velg hver bruker. 
• En arbeidsflytkonfigurasjon der godkjenning er nødvendig for to forskjellige betingelser, hver med en annen godkjenner (for eksempel en linjerabatt og en e-signatur som godkjenningsmetode): for eksempel går linjerabatten til godkjenner A (f.eks. en salgssjef) for godkjenning, og hvis e-signatur er godkjenningsmetoden for tilbudet, går den til godkjenner B (f.eks. juridisk avdeling) for den andre godkjenningen. I eksemplet nedenfor, hvis linjeposter er mellom 25 og 40 %, er godkjenning fra godkjenner A nødvendig. Hvis e-signatur er godkjenningsmetoden som brukes på tilbudet, er en andre godkjenning fra Lubai nødvendig. Hvis rabatter er over 40 %, går de til en annen godkjenner (Andy) og krever en andre godkjenning fra Lubai hvis e-signatur er godkjenningsmetoden som brukes på tilbudet.
  
  
• Godkjenning for tilbud med spesifikke faktureringsfrekvenser: bruk egenskapenFaktureringsfrekvens for linjeposter og angi hvilke frekvenser som krever godkjenning (f.eks. halvårlig).
• Godkjenning for tilbud med spesifikke nettobetingelser: brukegenskapenNetto betalingsbetingelser for tilbud. 

Vanlige egenskaper for tilbudsgodkjenning

Tabellen nedenfor viser egenskaper som ofte brukes ved godkjenning av tilbud:

Følgende bruksområder støttes ikke av egenskaper:

• Juridisk og kontraktsmessig:

• • Angi en spesifikk kontraktsperiode i måneder.
  • Krev at visse vedlegg alltid er nødvendige.
  • Krev at bestemte vedlegg ikke skal inkluderes.
• Abonnement:
  • Inkluder engangsavgifter.

• Enkeltperson eller team:
  • Krev at et team godkjenner tilbud. Det er mulig å angi at et helt team skal godkjenne tilbud, men hver person i teamet må velges individuelt.
  • Angi godkjenninger etter teamets beliggenhet.

Neste trinn

• Opprett og send tilbud.
• Administrer tilbud.
• Administrer godkjenninger av tilbud.