Sett opp tilbudsgodkjenninger

Aktiver godkjenninger for tilbud for å opprettholde nøyaktighet og konsistens før du sender tilbud til kjøpere. Det er to typer godkjenninger du kan konfigurere:standardgodkjenninger og avanserte godkjenninger. Les mer om hver type nedenfor. Når godkjenningene er konfigurert, kan du lære hvordan du administrerer tilbudsgodkjenninger.

Godkjenningstyper

Standardgodkjenninger

• Tildel opptil 10 godkjennere til å gjennomgå alle innsendte tilbud. Velg om en enkelt godkjenner eller alle godkjennere skal gi godkjenning.

Avanserte godkjenninger

Avanserte godkjenninger inkluderer alt som standardgodkjenninger, pluss støtte for arbeidsflytbaserte regler, noe som gir mulighet for mer tilpasning.

Ved å bruke avanserte godkjenninger kan du:

• Utløs godkjenninger basert på tilbuds- og linjeegenskaper som tilbudsbeløp, rabattenivå, SKU, faktureringsfrekvens, nettobetingelser og spesifikke brukerattributter eller relaterte objekter (f.eks. avtaler).
• Bruk sekvensielle godkjenninger rangert etter prioritet. Du kan legge til opptil fem sekvenser og ti godkjennere per sekvens. For eksempel:
  • • Sett en salgssjef som første prioritet, en salgsdirektør som andre prioritet og juridisk avdeling som tredje prioritet. Salgsdirektøren trenger ikke å godkjenne tilbudet før salgssjefen har fullført sin godkjenning.
    • Sett en salgssjef som første prioritet og juridisk avdeling som andre prioritet. Juridisk avdeling trenger ikke å godkjenne tilbudet før salgssjefen har fullført sin godkjenning.

Gjennomgå vanlige godkjenningsscenarier.

Aktivere tilbudsgodkjenninger

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt navigerer du til Objekter > Tilbud.
3. Øverst klikker du på fanenGodkjenninger.
4. Under Konfigurer tilbudsgodkjenning velger duett av følgende alternativer (det er ikke mulig å ha både standard- og avansert godkjenning aktivert samtidig):
   • Standard godkjenninger:
     • Klikk på Rediger innstillinger.
     • I høyre panel, underGodkjenningskrav, velger duAlle godkjennere for å få alle tilbud godkjent av alle godkjennere. Velg Enhver godkjenner for å tillate godkjenning av én godkjenner.
     • UnderGodkjennere klikker du på rullegardinmenyenog velger brukerne som skal godkjenne tilbud. Du kan velge flere brukere for begge alternativene. Hvis du velger Enhver godkjenner i forrige trinn, og én godkjenner godkjenner et tilbud, vil det ikke sendes til godkjenning til de andre valgte brukerne. Tilbud opprettet av de valgte godkjennerne krever ikke godkjenning.
     • Klikk påLagre.
   • Avanserte godkjenninger: Klikk på Rediger forå fortsette godkjenningen.

Tilpasse godkjenningsarbeidsflyten

Godkjenningsarbeidsflyten opprettes ved hjelp av arbeidsflytverktøyet når avanserte arbeidsflyter er aktivert. Arbeidsflyten har to handlinger du kan konfigurere:

• Legg til tilbudsgodkjenningssteg: brukdenne handlingen etter å ha definert godkjenningskriterier (f.eks. godkjenne tilbud over et bestemt beløp eller godkjenne tilbud fra bestemte brukere). Når du har lagt til dette, legger du til en melding til godkjennerne, velger hvem som skal godkjenne tilbudet og deres prioritet hvis det er en sekvensiell godkjenning.
  
  
• Start tilbudsgodkjenningsflyt: Hvis det ikke er lagt til et tilbudsgodkjenningssteg over denne handlingen, blir tilbudene automatisk godkjent. Hvis et tilbudsgodkjenningssteg er lagt til, starter tilbudsgodkjenningsflyten. Angi at tilbudene som går inn i godkjenningsarbeidsflyten skal godkjennes av alle godkjennere, noen godkjennere eller sekvensielt. 
  
  

Du kan tilpasse arbeidsflyten manuelt eller bruke AI. Slik navigerer du til arbeidsflyten:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt navigerer du til Objekter > Tilbud.
3. Øverst klikker du på fanenGodkjenninger.
4. Under Oppsett for tilbudsgodkjenning klikker du på Rediger under alternativetAvanserte godkjenninger for å navigere til arbeidsflyten.
5. Lær hvordan du bruker AI i arbeidsflyter, eller for å tilpasse arbeidsflyten manuelt, klikk på+ under utløseren for registrering. 
   
   
6. Legg til handlingene dine. Du kan for eksempel:
   • I venstre panel klikker du på Gren, og velger deretterÉn egenskap eller handling.
   • Velg egenskapen Tilbudssum, og klikk deretter på Neste. SettGren 1 til større enn 5000. Dette vil være starten på en avansert godkjenningsarbeidsflyt for alle tilbud over 5000 dollar. Klikk påLagre.
   • Hvis du vil at tilbud skal registreres på nytt, klikker du på fanenInnstillinger i venstre panel og slår på bryteren Registrer på nytt.
   • Klikk påLagre.
7. Gå gjennom vanlige godkjenningsscenarier for andre bruksområder.
8. Under handlingen større enn 5 000 klikker du på+ for å legge til en ytterligere handling.
9. I venstre panel klikker du for å utvideCRM-delen , og klikker deretter påLegg til tilbudsgodkjenningssteg. 
10. Legg til enmelding til godkjenneren. Du kan legge til tilbudsegenskaper i meldingen ved å bruke listenVelg datavariabel (f.eks. tilbudsbeløp, tilbudseier).
11. Klikk på rullegardinmenyenGodkjennere, og velg godkjennere.
12. Klikk på rullegardinmenyen Prioritet og velg en prioritet hvis dette skal være en sekvensiell godkjenning.
13. Klikk på Lagre øverst til høyre i venstre panel.
14. Klikk på+ underLegg til tilbudsgodkjenningssteg.
15. I venstre panel klikker du for å utvideCRM-delen , og klikker deretter påStart tilbudsgodkjenningsflyt. 
16. Under«Godkjennere kreves» velger du ett av følgende:
    •  Alle godkjennere for å kreve godkjenning fra alle godkjennere for tilbud som oppfyller kriteriene.
    • Enhver godkjenner for å kreve én godkjenning fra en av godkjennerne for tilbud som oppfyller kriteriene.
    • Sekvensielt for å varsle godkjennerne i prioritetsrekkefølge. Sekvensielle godkjenninger krever godkjenning fra alle godkjennerne på hvert prioritetssteg.
17. Klikk på Lagre øverst til høyre i venstre panel.
18. Klikk på+ underIngen oppfylt. 
19. I venstre panel klikker du påGå til handling.
20. Klikk på HandlingenStart godkjenningsflyt for tilbud.
21. Klikk påFerdig.
22. Øverst til høyre klikker du på Gjennomgå og slå på for å aktivere arbeidsflyten.

Angi godkjenningsvarsler

Godkjennere kan angi hvilken type varsler de ønsker å motta for godkjenninger i varslingsinnstillingene sine. Varsler med bjelle og e-post er aktivert som standard.

HubSpot-baserte varsler

Slik tilpasser du hvilke varsler du vil motta for tilbudsgodkjenninger:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt navigerer du til Varsler.
3. Rull ned og klikk for å utvide Generelt.
4. Ved siden avGodkjenningsaktivitet velger du hvilke varsler du ønsker å motta for godkjenninger.
5. Disse innstillingene gjelder bare for din egen konto. Andre brukere må angi sine egne varslingspreferanser. Superadministratorer i en Enterprise-konto kan logge på som andre brukere.

Varsler i tredjepartsapper

Du kan også motta varsler i tredjepartsapper, for eksempel Google Chat, Microsoft Teams og Slack. 

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt navigerer du til Varsler.
3. Øverst klikker du på fanenAndre apper.
4. Klikk på appen du vil konfigurere.

Vanlige godkjenningsscenarier

Gå gjennom vanlige godkjenningsscenarier for tilbudsgodkjenninger. Lær hvilke tilbudsgodkjenningsegenskaper som er vanligst brukt.

• Godkjenning for tilbud over et bestemt beløp: bruk egenskapenTilbudbeløp og utløs arbeidsflyten hvis tilbudene er over det angitte beløpet.
• Godkjenning for tilbud over en viss rabatt: bruk rabatt-egenskaper for tilbud eller linjeposter (f.eks.Rabatt %,Total rabatt).
• Godkjenning basert på et bestemt produkt: bruk egenskapen SKU-linjeposter, og nest den med rabatter eller andre egenskaper.
• Krev godkjenning fra én part (f.eks. en leder) og deretter en annen part (f.eks. juridisk avdeling): bruk sekvensielle godkjenninger. 
• Omgå godkjenninger for bestemte brukere:tillat visse brukere å omgå godkjenninger:
  
  • Klikk på + under utløseren.
  • I venstre panel:
    • Klikk på Gren.
    • Klikk påAND/OR-logikk.
    • Under First, sjekk om, i feltet Branch name, skriv innSkip approvals.
      
      

• • • Klikk på+ Legg til kriterier.
    • Under Objektinformasjon klikker du på Tilbudsegenskaper.
      
      

• • • VelgTilbudseier fra listen over egenskaper.
    • I venstre panel, under Tilbudseier, må du sørge for at er noen av er valgt i den første rullegardinmenyen. Klikk på den andre rullegardinmenyen og velg tilbudseierne som godkjenningene skal hoppes over for.
      
      

• • • UnderHvis ingen av kriteriene er oppfylt, gå hit: skriver du innSjekk tilbud for godkjenning i feltetFilialnavn.
    • Klikk på Lagre øverst til høyre.
  • Under grenen Sjekk tilbud for godkjenningklikker du på+.
  • Angi kriteriene for godkjenning 
  • Klikk på+ under godkjenningskriteriene.
  • I venstre panel klikker du for å utvideCRM-delen , og klikker deretter påStart tilbudsgodkjenningsflyt. 
  • Under«Nødvendige godkjennere» velger du ett av følgende:
    •  Alle godkjennere for å kreve godkjenning fra alle godkjennere for tilbud som oppfyller kriteriene.
    • Enhver godkjenner for å kreve én godkjenning fra en av godkjennerne for tilbud som oppfyller kriteriene.
    • Sekvensiell for å varsle godkjennerne i prioritetsrekkefølge. Sekvensielle godkjenninger krever godkjenning fra alle godkjennerne på hvert prioritetsnivå.
  • Klikk på Lagre øverst til høyre i venstre panel.
  • Klikk på+ underIngen oppfylt. 
  • Klikk påGå til handling i venstre panel.
  • Klikk på HandlingenStart tilbudsgodkjenningsflyt.
  • Klikk påFerdig.
  • Klikk på+ underHopp over godkjenninger.
  • Klikk påGå til handling i venstre panel.
  • Klikk påStart tilbudsgodkjenningsflyt-handlingen.

• • Klikk påFerdig.
    
    

• Krev automatisk godkjenning for bestemte brukere: brukegenskapen Tilbudseier og velg hver bruker. 
• En arbeidsflytkonfigurasjon der godkjenning er nødvendig for to forskjellige betingelser, hver med en annen godkjenner (for eksempel en linjerabatt og en e-signatur som godkjenningsmetode): for eksempel går linjerabatten til godkjenner A (f.eks. en salgssjef) for godkjenning, og hvis e-signatur er godkjenningsmetoden for tilbudet, går den til godkjenner B (f.eks. juridisk avdeling) for den andre godkjenningen. I eksemplet nedenfor, hvis linjeposter er mellom 25 og 40 %, er godkjenning nødvendig fra godkjenner A. Hvis e-signatur er godkjenningsmetoden som brukes på tilbudet, er det nødvendig med en andre godkjenning fra Lubai. Hvis rabatter er over 40 %, går de til en annen godkjenner (Andy) og krever en andre godkjenning fra Lubai hvis e-signatur er godkjenningsmetoden som brukes på tilbudet.
  
• Godkjenning for tilbud med spesifikke faktureringsfrekvenser: bruk egenskapenFaktureringsfrekvens for linjeposter og angi hvilke frekvenser som krever godkjenning (f.eks. halvårlig).
• Godkjenning for tilbud med spesifikke nettobetingelser: brukegenskapenNetto betalingsbetingelser for tilbud. 

Vanlige egenskaper for tilbudsgodkjenning

Tabellen nedenfor viser egenskaper for tilbudsgodkjenning som ofte brukes når du bruker avanserte godkjenningsarbeidsflyter.

Følgende bruksområder støttes ikke av egenskaper:

• Juridisk og kontraktsmessig:

• • Angi en spesifikk kontraktsperiode i måneder.
  • Krev at visse vedlegg alltid er nødvendige.
  • Krev at bestemte vedlegg ikke skal inkluderes.
• Abonnement:
  • Inkluder engangsavgifter.

• Enkeltperson eller team:
  • Krev at et team godkjenner tilbud. Det er mulig å angi at et helt team skal godkjenne tilbud, men hver person i teamet må velges individuelt.
  • Angi godkjenninger etter teamets beliggenhet.

Neste trinn

• Opprett og send tilbud.
• Administrer tilbud.
• Administrer godkjenninger av tilbud.