Sett opp tilbudsgodkjenninger

Aktiver godkjenninger for tilbud for å opprettholde nøyaktighet og konsistens før du sender et tilbud til en kjøper. Det er to typer godkjenninger du kan konfigurere: standardgodkjenninger og avanserte godkjenninger. Les mer om hver type nedenfor.

Godkjenningstyper

Standardgodkjenninger

Tilordne en eller flere godkjennere til å gjennomgå alle innsendte tilbud. Bestem om godkjenning fra alle eller bare én godkjennere er nødvendig.

Avanserte godkjenninger

Inkluderer alt i standardgodkjenninger pluss støtte for arbeidsflytbaserte regler, noe som gir mulighet for mer tilpasning.

Ved hjelp av avanserte godkjenninger kan du:

• Utløs godkjenninger basert på tilbuds- og linjeegenskaper som tilbudsbeløp, rabattenivå, SKU, faktureringsfrekvens, nettobetingelser eller spesifikke brukerattributter eller relaterte objekter (f.eks. avtaler).
• Bruk sekvensielle godkjenninger rangert etter prioritet. For eksempel:
  • Angi en salgssjef som første prioritet, en salgsdirektør som andre prioritet og juridisk avdeling som tredje prioritet. Salgsdirektøren trenger ikke å godkjenne tilbudet før salgssjefen har fullført sin godkjenning.
  • Sett en salgssjef som første prioritet og juridisk avdeling som andre prioritet. Juridisk avdeling trenger ikke godkjenne tilbudet før salgssjefen har fullført sin godkjenning.

Gjennomgå vanlige godkjenningsscenarier.

Aktivere tilbudsgodkjenninger

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt navigerer du til Objekter > Tilbud.
3. Øverst klikker du på fanen Godkjenninger.
4. Under Konfigurer tilbudsgodkjenning velger duett av følgende alternativer (det er ikke mulig å ha både standard- og avansert godkjenning aktivert samtidig):
   • Standard godkjenninger:
     • I høyre panel, under Godkjenningskrav, velger du Alle godkjennere for å få alle tilbud godkjent av alle godkjennere, eller velger En godkjennere for å tillate godkjenning av én godkjennere.
     • Under Godkjennere klikker du på rullegardinmenyen og velger brukerne som skal godkjenne tilbud (du kan velge flere brukere). Tilbud opprettet av de valgte godkjennere krever ikke godkjenning.
     • Klikk på Lagre.
   • Avanserte godkjenninger: etter at du har aktivert avanserte godkjenninger, må du gå til arbeidsflyter for å fortsette godkjenningstilpasningen.

Tilpasse godkjenningsarbeidsflyten

Godkjenningsarbeidsflyten opprettes med arbeidsflytverktøyet når avanserte arbeidsflyter er aktivert. Arbeidsflyten har to handlinger du kan angi:

• Legg til tilbudsgodkjenningssteg: bruk denne handlingen etter å ha definert godkjenningskriterier (f.eks. godkjenne tilbud over et bestemt beløp eller godkjenne tilbud fra bestemte brukere). Når du har lagt til dette, legger du til en melding til godkjennerne, velger hvem som skal godkjenne tilbudet og deres prioritet hvis det er en sekvensiell godkjenning.
  
  
• Start tilbudsgodkjenningsflyt: Hvis det ikke er lagt til et tilbudsgodkjenningssteg over denne handlingen, blir tilbudene automatisk godkjent. Hvis et tilbudsgodkjenningssteg er lagt til, starter tilbudsgodkjenningsflyten. Angi at tilbudene som går inn i godkjenningsarbeidsflyten skal godkjennes av alle godkjennere, noen godkjennere eller sekvensielt.

Du kan tilpasse arbeidsflyten manuelt eller bruke AI. Slik navigerer du til arbeidsflyten:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt navigerer du til Objekter > Tilbud.
3. Øverst klikker du på fanen Godkjenninger.
4. Under «Konfigurer tilbudsgodkjenning» klikker du på « workflows er tilbudsgodkjenningsflyt». Flyten åpnes i en ny nettleserfane.
5. Lær hvordan du bruker AI i arbeidsflyter, eller for å tilpasse arbeidsflyten manuelt, klikk på + under utløseren for registrering.
   
   
6. Legg til handlingene dine. Du kan for eksempel:
   • I venstre panel klikker du på Branch (Gren) og velger One property or action output (Én egenskap eller handlingsutgang).
   • Velg egenskapen «Tilbudssum», og klikk deretter på «Neste». Sett «Gren 1» til større enn 5000. Dette vil være starten på en avansert godkjenningsarbeidsflyt for alle tilbud over 5000 dollar. Klikk på «Lagre».
   • Hvis du vil at tilbud skal registreres på nytt, klikker du på fanen Innstillinger i venstre panel og slår på bryteren Registrer på nytt.
   • Klikk på Lagre.
7. Gå gjennom vanlige godkjenningsscenarier for andre bruksområder.
8. Under handlingen større enn 5 000 klikker du på + for å legge til en ytterligere handling.
9. Klikk på CRM i venstre panel.
10. Klikk på Legg til godkjenningssteg.
11. Legg til en melding til godkjenneren. Du kan legge til tilbudsegenskaper i meldingen ved å bruke listen Velg datavariabel (f.eks. tilbudsbeløp, tilbudseier).
12. Klikk på rullegardinmenyen Godkjennere, og velg godkjennere.
13. Klikk på rullegardinmenyen Prioritet og velg en prioritet hvis dette skal være en sekvensiell godkjenning.
14. Klikk på Lagre.
15. Klikk på + under Legg til godkjenningssteg.
16. Klikk på CRM i venstre panel.
17. Klikk på Start godkjenningsflyt.
18. Under Nødvendige godkjennere velger du ett av følgende:
    • Alle godkjennerne for å kreve godkjenning fra alle godkjennerne for tilbud som oppfyller kriteriene.
    • Enhver godkjenner for å kreve én godkjenning fra en av godkjennerne for tilbud som oppfyller kriteriene.
    • Sekvensielt for å varsle godkjennerne i prioritetsrekkefølge. Sekvensielle godkjenninger krever godkjenning fra alle godkjennerne på hvert prioritetsnivå.
19. Klikk på Lagre.
20. Klikk på + under Ingen oppfylt.
21. I venstre panel klikker du på Gå til handling.
22. Klikk på Handlingen Start godkjenningsflyt.
23. Klikk på Ferdig.
24. Øverst til høyre klikker du på Gjennomgå og publiser for å publisere arbeidsflyten.

Angi godkjenningsvarsler

Godkjennere kan angi hvilken type varsler de vil motta for godkjenninger i varslingsinnstillingene sine. Varsler med bjelle og e-post er aktivert som standard.

HubSpot-baserte varsler

Slik tilpasser du hvilke varsler du vil motta for tilbudsgodkjenninger:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen til venstre, gå til Varsler.
3. Rull ned og klikk for å utvide Generelt.
4. Ved siden av Godkjenningsaktivitet velger du hvilke varsler du ønsker å motta for godkjenninger. Varsler med bjelle og e-post er aktivert som standard.
5. Disse innstillingene gjelder bare for din egen konto. Andre brukere må angi sine egne varslingspreferanser. Superadministratorer i en bedriftskonto kan logge på som andre brukere.

Varsler i tredjepartsapper

Du kan også motta varsler i tredjepartsapper, for eksempel Google Chat, Microsoft Teams og Slack.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt navigerer du til Varsler.
3. Øverst klikker du på fanen Andre apper.
4. Klikk på appen du vil konfigurere.

Gi brukere tillatelse til å godkjenne tilbud

• Superadministratorer og brukere med tillatelse til å godkjenne tilbud kan godkjenne tilbud.
• Brukere må ha en kjerne- eller Commerce Hub -lisens for å godkjenne tilbud.
• Brukere får varsel i plattformen og via e-post, avhengig av varslingsinnstillingene deres.

Vanlige godkjenningsscenarier

Gå gjennom vanlige godkjenningsscenarier for bruk med tilbud og godkjenninger. Lær mer om vanlige egenskaper for tilbudsgodkjenning.

• Godkjenning av tilbud over et bestemt beløp: bruk egenskapen Tilbudbeløp og utløs arbeidsflyten hvis tilbudene er over det angitte beløpet.
• Godkjenning for tilbud over en viss rabatt: bruk rabatt-egenskaper for tilbud eller linjeelementer (f.eks. Rabatt %, Total rabatt).
• Godkjenning basert på et bestemt produkt: bruk egenskapen SKU-linjeposter, og nest den med rabatter eller andre egenskaper.
• Godkjenn fra én person, deretter en annen: bruk sekvensielle godkjenninger.
• Godkjenninger som omgås for bestemte brukere: for å tillate at visse brukere omgår godkjenninger:
  • Når du har aktivert avanserte godkjenninger, vil du se to handlinger: Legg til godkjenningssteg og start godkjenningsflyt.
  • Opprett en gren og velg Tilbud. På Tilbudseier velger du er en av, og legger deretter til brukerne som ikke trenger godkjenninger.
  • Legg til handlingen Start godkjenningsflyt under grenen.
• Krev automatisk godkjenning for bestemte brukere: bruk egenskapen Tilbudseier og velg hver bruker.
• En arbeidsflytkonfigurasjon der godkjenning er nødvendig fra to forskjellige egenskaper, med to forskjellige godkjennere. For eksempel linjepostrabatt med godkjenner A og e-signatur aktivert med godkjenner B: nedenfor er et eksempel på arbeidsflyten. I dette tilfellet, hvis linjepostene er mellom 25 og 40 %, er godkjenning nødvendig fra Jason, og hvis e-signatur er aktivert, er godkjenning nødvendig fra Lubai.
• Godkjenning for tilbud med spesifikke faktureringsfrekvenser: bruk egenskapen Faktureringsfrekvens for linjeposter og angi hvilke frekvenser som krever godkjenning (f.eks. halvårlig).
• Godkjenning av tilbud med spesifikke nettobetingelser: bruk egenskapen Netto betalingsbetingelser for tilbud.

Vanlige egenskaper for tilbudsgodkjenning

Tabellen nedenfor viser vanlige egenskaper for tilbudsgodkjenning ved bruk av avanserte godkjenningsarbeidsflyter.

Følgende egenskaper støttes ikke:

• Juridisk og kontraktsmessig:

• • Kontraktens varighet (måneder).
  • Spesifikke vedlegg alltid påkrevd.
  • Spesifikke vedlegg er ikke inkludert.
• Abonnement:
  • Engangsavgifter inkludert.
  • Pakke med redigering.
• Individuell eller team:
  • Team.
  • Plassering av lag.

Neste trinn

• Opprett og send tilbud.
• Administrer tilbud.
• Administrer godkjenninger av tilbud.