Sett opp tilbudsgodkjenninger

Superadministratorer eller brukere med godkjenningsrettigheter for tilbud kan aktivere godkjenninger for å sikre at et tilbud er nøyaktig og konsistent før det sendes til en innkjøper.

Det finnes to kategorier av godkjenninger du kan bruke: standardgodkjenninger og avanserte godkjenninger.

Godkjenningstyper

Standardgodkjenninger

Tilordne én eller flere godkjennere til å gjennomgå alle innsendte tilbud. Du kan velge om alle godkjennere, eller bare én, skal godkjenne tilbudet.

Avanserte godkjenninger

Inkluderer alt i standardgodkjenninger, pluss støtte for arbeidsflytbaserte regler.

• Utløs godkjenninger basert på tilbudsegenskaper som tilbudsbeløp, rabattnivå, SKU, faktureringsfrekvens, nettovilkår eller spesifikke brukerattributter eller relaterte objekter (som varelinjer eller avtaler).
• Inkluderer sekvensielle godkjenninger rangert etter prioritet. For eksempel:
  • Angi en salgssjef som førsteprioritet, en salgsdirektør som andreprioritet og en jurist som tredjeprioritet. Salgsdirektøren trenger ikke å godkjenne tilbudet før salgssjefen har fullført godkjenningen.
  • Sett en salgssjef som førsteprioritet, og juridisk avdeling som andreprioritet. Juridisk avdeling trenger ikke å godkjenne tilbudet før salgssjefen har fullført godkjenningen.

Eksempler på vanlige godkjenninger

• Godkjenne et tilbud over en viss rabatt.
• Godkjenne et tilbud over et bestemt beløp.
• Godkjenning av en spesifikk SKU (produkt) over en viss rabatt eller et visst beløp.
• Godkjenning av tilbud fra en spesifikk bruker (f.eks. de første 90 dagene av en ansettelse krever godkjenning).
• Godkjenning av tilbud med endringer i faktureringsfrekvens.
• Godkjenning av tilbud med endringer i nettovilkår.
  

Vanlige egenskaper for tilbudsgodkjenning

Tabellen nedenfor viser vanlige egenskaper for tilbudsgodkjenning ved bruk av avanserte godkjenningsarbeidsflyter.

Slå på tilbudsgodkjenninger

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Gå til Objekter > Tilbud i menyen i venstre sidefelt.
3. Klikk på fanen Godkjennelser øverst.
4. Under Oppsett av tilbudsgodkjenning velgerdu ett av følgende alternativer (det er ikke mulig å ha både standardgodkjenning og avansert godkjenning aktivert samtidig):
   • Standard: Velg Standardgodkjenninger for å bruke standardgodkjenninger.
     • Klikk på Rediger innstillinger for å redigere godkjenningskravene og godkjennerne.
     • I høyre panel, under Godkjenningskrav, velger du Alle godkjennere for at alle tilbud skal godkjennes av alle godkjennere, eller Velg Enhver godkjenner for at alle tilbud skal godkjennes av én godkjenner.
     • Under Godkjennere klikker du på rullegardinmenyen og velger brukerne som skal godkjenne tilbud (du kan velge flere brukere). Tilbud som opprettes av valgte godkjennere, trenger ikke godkjennelse.
     • Klikk på Lagre.
   • Avansert: Velg Avanserte godkjenninger for å bruke avanserte godkjenninger.

Tilpass arbeidsflyten for godkjenning

Godkjenningsarbeidsflyten opprettes med arbeidsflytverktøyet når avanserte arbeidsflyter er slått på.

Du kan tilpasse arbeidsflyten manuelt, eller bruke AI. Slik navigerer du til arbeidsflyten:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Gå til Objects > Quotes i menyen på venstre sidefelt.
3. Klikk på fanen Godkjennelser øverst.
4. Under Oppsett av tilbudsgodkjenning klikker du på Arbeidsflyt for tilbudsgodkjenning. Arbeidsflyten åpnes i en ny nettleserfane.
5. Hvis du vil lære hvordan du bruker AI i arbeidsflyter, eller hvis du vil tilpasse arbeidsflyten manuelt, klikker du på + under utløserregistreringen.
   
   
   
6. Legg til handlingene dine. Det kan du for eksempel gjøre:
   • Klikk på Gren i panelet til venstre, og velg deretter Én egenskap eller handlingsutgang.
   • Velg egenskapen Tilbudsbeløp, og klikk deretter på Neste. Sett Gren 1 til større enn 5 000. Dette vil være starten på en avansert arbeidsflyt for godkjenning av alle tilbud over 5 000 dollar. Klikk på Lagre.
   • Hvis du vil at tilbud skal registreres på nytt, klikker du på fanen Innstillinger i panelet til venstre og slår på bryteren Registrer på nytt.
   • Klikk på Lagre.
     
7. Klikk på + under handlingen for mer enn 5 000 for å legge til en ytterligere handling.
8. Klikk på CRM i panelet til venstre.
9. Klikk på Legg til godkjenningstrinn.
10. Legg til en melding til godkjenneren. Du kan legge til tilbudsegenskaper i meldingen ved hjelp av listen Velg datavariabel (f.eks. tilbudsbeløp, tilbudseier).
11. Klikk på rullegardinmenyen Godkjennere, og velg godkjennere.
12. Klikk på rullegardinmenyen Prioritet , og velg en prioritet hvis dette skal være en sekvensiell godkjenning.
    
    
13. Klikk på Lagre.
14. Klikk på + under Legg til godkjenningstrinn.
15. Klikk på CRM i panelet til venstre.
16. Klikk på Start godkjenningsflyt.
    
17. Under Godkjennere påkrevd velger du ett av følgende:
    • Alle godkjennere for å kreve godkjenning fra alle godkjennere for tilbud som oppfyller kriteriene
    • Alle godkjennere for å kreve én godkjenning fra alle godkjennere for tilbud som oppfyller kriteriene.
    • Sekvensiell for å varsle godkjennere i prioritert rekkefølge. Sekvensielle godkjenninger krever godkjenning av alle godkjennere på hvert prioritetstrinn.
18. Klikk på Lagre.
19. Klikk på + under Ingen oppfylt.
20. Klikk på Gå til handling i panelet til venstre.
21. Klikk på handlingen Start godkjenningsflyt.
22. Klikk på Ferdig.
    
    
23. Klikk på Gjennomgå og publiser øverst til høyre for å publisere arbeidsflyten.

Angi godkjenningsvarsler

Godkjennere kan angi hvilken type varslinger de skal motta for godkjenninger i varslingsinnstillingene for kontoen sin. Varsler via bjelle og e-post er slått på som standard.

HubSpot-baserte varslinger

Slik tilpasser du hvilke varsler du vil motta for godkjenninger av tilbud:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Gå til Varsler i menyen i venstre sidefelt.
3. Bla nedover og klikk på for å utvide Generelt.
4. Ved siden av Godkjenningsaktivitet kan du velge hvilke varsler du vil motta for godkjenninger. Klokkeikon og e-postvarsler er på som standard.
   
5. Disse innstillingene gjelder for din egen konto. Hvis brukere ønsker å angi sine egne varslingspreferanser, må de gjøre dette fra sin egen konto. Superadministratorer i en Enterprise-konto kan logge inn som andre brukere.

Varsler i andre apper

Du kan også få varsler i andre apper, for eksempel Google Chat, Microsoft Teams og Slack.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Gå til Varsler i menyen i venstre sidefelt.
3. Klikk på fanen Andre apper øverst.
   
4. Klikk på appen du vil konfigurere.

Gi brukere tillatelse til å godkjenne tilbud

• Superadministratorer og brukere med tillatelsenGodkjenn tilbud kan godkjenne tilbud.
• Brukere må ha en kjerne- eller Commerce Hub-plass for å kunne godkjenne tilbud .
• Brukerne varsles på plattformen og via e-post, avhengig av hvilke varslingspreferanser de har valgt.

Vanlige godkjenningsscenarioer

• Godkjenning basert på et bestemt produkt: Bruk egenskapen SKU-varelinjer, og sett den sammen med rabatter eller andre egenskaper.
• Godkjenn fra én person, deretter en annen: Bruk sekvensielle godkjenninger.
  
• Godkjennelser forbigått for bestemte brukere: for å tillate at bestemte brukere forbigår godkjenninger:
  
  • Når du slår på avanserte godkjenninger, ser du to handlinger: Legg til godkjenningstrinn og Start godkjenningsflyt.
  • Opprett en gren, og velg Quote. Velg Er en av i Quote-eier, og legg deretter til brukerne som ikke trenger godkjenning.
  • Legg til handlingen Start godkjenningsflyt under grenen.
    
    
• Krev automatisk godkjenning for visse brukere: Bruk egenskapen Quote owner, og velg hver bruker.
• En arbeidsflytkonfigurasjon der det er behov for godkjenning fra to forskjellige egenskaper, med to forskjellige godkjennere. For eksempel, varelinjerabatt med godkjenner A og e-signering aktivert med godkjenner B: nedenfor er et eksempel på arbeidsflyten. I dette tilfellet, hvis varelinjerabatten er mellom 25-40 %, er det nødvendig med godkjenning fra Jason, og hvis e-signering er slått på, er det nødvendig med godkjenning fra Lubai.
  
  

Neste trinn

• Opprett og send tilbud.
• Administrer tilbud.
• Administrer godkjenninger avtilbud.