BetaAngebotsgenehmigungen einrichten

Aktivieren Sie Genehmigungen für Angebote, um Genauigkeit und Konsistenz zu gewährleisten, bevor Sie ein Angebot an einen Käufer senden. Es gibt zwei Typen von Genehmigungen, die Sie einrichten können: Standardgenehmigungen und erweiterte Genehmigungen. Erfahren Sie unten mehr über die einzelnen Typen.

Genehmigungsarten

Standard-Zulassungen

Weisen Sie einen oder mehrere Genehmiger zu, die alle eingereichten Angebote überprüfen. Entscheiden Sie, ob die Genehmigung aller oder nur eines Genehmigers erforderlich ist.

Erweiterte Zulassungen

umfasst alle Standardgenehmigungen sowie Unterstützung für Workflow-basierte Regeln, was mehr Anpassungen ermöglicht.

Mit erweiterten Genehmigungen können Sie:

• Lösen Sie Genehmigungen auf der Grundlage von Angebots- und Artikeleigenschaften wie Angebots-Betrag, Rabattstufe, Bestandseinheit, Abrechnungsfrequenz, Nettolaufzeiten oder bestimmten Benutzerattributen oder verwandten Objekten (z. B. Deals) aus.
• Verwenden Sie sequenzielle Genehmigungen nach Priorität geordnet. Zum Beispiel:
  • Legen Sie einen Vertriebsleiter als erste, einen Vertriebsleiter als zweite Priorität und die Rechtsabteilung als dritte Priorität fest. Der Vertriebsleiter muss das Angebot erst genehmigen, wenn der Vertriebsleiter seine Genehmigung abgeschlossen hat.
  • Bestimmen Sie einen Vertriebsleiter als erste Priorität und die Rechtsabteilung als zweite Priorität. Die Rechtsabteilung musste das Angebot erst genehmigen, wenn die Vertriebsleitung die Genehmigung erteilt hat.

Sehen Sie sich gängige Genehmigungsszenarien an.

Angebotsgenehmigungen aktivieren

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Objekte > Angebote.
3. Klicken Sie oben auf den Tab Genehmigungen .
4. Wählen Sie unter Angebotsgenehmigung eingerichtet eine der folgenden Optionen aus (es ist nicht möglich, sowohl Standard - als auch erweiterte Genehmigungen gleichzeitig zu aktivieren):
   • Standard-Zulassungen:
     • Wählen Sie im rechten Bereich unter Genehmigungsanforderungen die Option Alle Genehmiger aus, damit jedes Angebot von allen Genehmigern genehmigt wird, oder wählen Sie Jeder Genehmiger aus, um die Genehmigung durch einen Genehmiger zu ermöglichen.
     • Klicken Sie unter Genehmiger auf das Dropdown-Menü und wählen Sie die Benutzer aus, die Angebote genehmigen sollen (Sie können mehrere Benutzer auswählen). Angebote, die von den ausgewählten Genehmigern erstellt werden, müssen nicht genehmigt werden.
     • Klicken Sie auf Speichern.
   • Erweiterte Genehmigungen: Nachdem Sie erweiterte Genehmigungen aktiviert haben, müssen Sie zu Workflows navigieren, um mit der Einrichtung der Genehmigungen fortzufahren.

Den Genehmigungs-Workflow anpassen

Der Genehmigungs-Workflow wird mit dem Workflows-Tool erstellt, wenn erweiterte Workflows aktiviert werden. Der Workflow hat zwei Aktionen, die Sie festlegen können:

• Genehmigungsschritt für Angebote hinzufügen: Verwenden Sie diese Aktion, nachdem Sie Genehmigungskriterien definiert haben (z. B. Angebote über einem bestimmten Betrag genehmigen oder Angebote von bestimmten Benutzern genehmigen). Fügen Sie nach dem Hinzufügen eine Nachricht für Genehmiger hinzu, wählen Sie aus, wer das Angebot genehmigen soll, und deren Priorität, wenn es sich um eine sequenzielle Genehmigung handelt.
  
  
• Angebotsgenehmigungsprozess starten: Wenn über dieser Aktion kein Schritt zur Angebotsgenehmigung hinzugefügt wurde, werden die Angebote automatisch genehmigt. Wenn ein Schritt zur Angebotsgenehmigung hinzugefügt wird, beginnt der Genehmigungsprozess für das Angebot. Legen Sie für die Angebote, die in den Genehmigungs-Workflow gelangen, fest, dass sie von allen Genehmigern, allen Genehmigern oder sequenziell genehmigt werden. 

Sie können den Workflow manuell anpassen oder KI verwenden. So navigieren Sie zum Workflow:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Objekte > Angebote.
3. Klicken Sie oben auf den Tab Genehmigungen .
4. Klicken Sie unter Angebotsgenehmigung einrichten auf workflows Workflow für Angebotsgenehmigung . Der Workflow wird in einem neuen Browser-Tab geöffnet.
5. Erfahren Sie, wie Sie KI in Workflows verwenden, oder um den Workflow manuell anzupassen, klicken Sie auf + unter der Trigger-Aufnahme.
   
   
6. Fügen Sie Ihre Aktionen hinzu. Zum Beispiel könnten Sie:
   • Klicken Sie im linken Bereich auf Verzweigung und wählen Sie dann Eine Eigenschaft oder Aktionsausgabe aus.
   • Wählen Sie die Eigenschaft Angebotsbetrag aus und klicken Sie dann auf Weiter. Verzweigung 1 auf größer als 5.000 setzen. Dies wäre der Start eines erweiterten Genehmigungs-Workflows für alle Angebote über 5.000 USD. Klicken Sie auf Speichern.
   • Wenn Sie Angebote wieder aufnehmen möchten, klicken Sie im linken Bereich auf die Registerkarte Einstellungen und aktivieren Sie den Schalter Erneut aufnehmen.
   • Klicken Sie auf Speichern.
7. Sehen Sie sich gängige Genehmigungsszenarien für andere Anwendungsfälle an.
8. Klicken Sie unter der Aktion über 5.000 auf + , um eine weitere Aktion hinzuzufügen.
9. Klicken Sie im linken Bereich auf CRM .
10.  Klicken Sie auf Genehmigungsschritt hinzufügen. 
11. Fügen Sie eine Nachricht an den Genehmiger hinzu. Sie können der Nachricht mithilfe der Liste Datenvariable auswählen Angebotseigenschaften hinzufügen (z. B. Betrag des Angebots, für das Angebot zuständiger Mitarbeiter).
12. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Genehmiger und wählen Sie die Genehmiger aus.
13. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Priorität und wählen Sie eine Priorität aus, wenn es sich um eine sequenzielle Genehmigung handelt.
14. Klicken Sie auf Speichern.
15. Klicken Sie auf die + unten unter Schritt "Genehmigung hinzufügen".
16. Klicken Sie im linken Bereich auf CRM .
17. Klicken Sie auf Genehmigungsprozess starten.
18. Wählen Sie unter Genehmiger erforderlich eine der folgenden Optionen aus:
    •  Alle Genehmiger müssen für Angebote, die die Kriterien erfüllen, Genehmigungen von allen Genehmigern verlangen.
    • Alle Genehmiger , die eine Genehmigung von einem der Genehmiger für Angebote benötigen, die die Kriterien erfüllen.
    • Sequenziell , um Genehmiger in der Reihenfolge ihrer Priorität zu benachrichtigen. Sequenzielle Genehmigungen erfordern die Genehmigung durch alle Genehmiger in jedem Prioritätsschritt.
19. Klicken Sie auf Speichern.
20. Klicken Sie auf das + unter Keine erfüllt. 
21. Klicken Sie im linken Bereich auf Zu Aktion wechseln.
22. Klicken Sie auf die Aktion Genehmigungs-Flow starten .
23. Klicken Sie auf Fertig.
24. Klicken Sie oben rechts auf Überprüfen und veröffentlichen, um Ihren Workflow zu veröffentlichen.

Genehmigungsbenachrichtigungen festlegen

Genehmiger können die Art der Benachrichtigungen, die sie für Genehmigungen erhalten, in ihren Benachrichtigungseinstellungen festlegen. Glocken- und E-Mail-Benachrichtigungen sind standardmäßig aktiviert.

HubSpot-basierte Benachrichtigungen

So passen Sie an, welche Benachrichtigungen Sie für Angebotsgenehmigungen erhalten:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie im linken Seitenleistenmenü zu Benachrichtigungen.
3. Scrollen Sie nach unten und klicken Sie, um die Option "Allgemein" zu erweitern.
4. Wählen Sie neben Genehmigungs-Aktivität aus, welche Benachrichtigungen Sie für Genehmigungen erhalten möchten. Glocken- und E-Mail-Benachrichtigungen sind standardmäßig aktiviert.
5. Diese Einstellungen gelten nur für Ihren eigenen Account. Andere Benutzer müssen ihre eigenen Benachrichtigungseinstellungen festlegen. Super-Admins in einem Enterprise-Account können sich als andere Benutzer anmelden.

Benachrichtigungen in Drittanbieter-Apps

Sie können Benachrichtigungen auch in Apps von Drittanbietern wie Google Chat, Microsoft Teams und Slack erhalten. 

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie im linken Seitenleistenmenü zu Benachrichtigungen.
3. Klicken Sie oben auf die Registerkarte Andere Apps .
4. Klicken Sie auf die App , die Sie einrichten möchten.

Benutzern die Berechtigung zum Genehmigen von Angeboten gewähren

• Super-Admins und Benutzer mit der Berechtigung Angebote genehmigen können Angebote genehmigen.
• Benutzer müssen über eine Basis- oder Commerce Hub-Lizenz verfügen, um Angebote zu genehmigen.
• Benutzer werden auf der Plattform und per E-Mail benachrichtigt, je nach ihren Benachrichtigungseinstellungen.

Gängige Genehmigungsszenarien

Sehen Sie sich gängige Genehmigungsszenarien für die Verwendung mit Angeboten und Genehmigungen an. Erfahren Sie mehr über häufig verwendete Angebotsgenehmigungseigenschaften.

• Genehmigung von Angeboten über einem bestimmten Betrag: Verwenden Sie die Eigenschaft Betrag des Angebots und lösen Sie den Workflow aus, wenn die Angebote den festgelegten Betrag überschreiten.
• Genehmigung für Angebote über einem bestimmten Rabatt: Verwenden Sie Rabatteigenschaften für Angebote oder Artikel (z. B. Rabatt %, Gesamtrabatt).
• Genehmigung basierend auf einem bestimmten Produkt: Verwenden Sie die Eigenschaft SKU-Artikel und verschachteln Sie sie mit Rabatten oder einer anderen Eigenschaft.
• Von einer Person genehmigen, dann von einer anderen: Verwenden Sie sequenzielle Genehmigungen. 
• Genehmigungen für bestimmte Benutzer umgangen: So ermöglichen Sie bestimmten Benutzern das Umgehen von Genehmigungen:
  • Nachdem Sie erweiterte Genehmigungen aktiviert haben, sehen Sie zwei Aktionen: Genehmigungsschritt hinzufügen und Genehmigungsfluss starten.
  • Erstellen Sie eine Verzweigung und wählen Sie das Angebot aus. Wählen Sie unter Für Angebot zuständiger Mitarbeiter die Option ist einer von aus und fügen Sie dann die Benutzer hinzu, die keine Genehmigungen benötigen.
  • Fügen Sie die Aktion Genehmigungsprozess starten unterhalb der Verzweigung hinzu.
• Automatische Genehmigung für bestimmte Benutzer erforderlich: Verwenden Sie die Eigenschaft Für Angebot zuständiger Mitarbeiter und wählen Sie jeden Benutzer aus. 
• Eine Workflow-Konfiguration, bei der die Genehmigung von zwei verschiedenen Eigenschaften mit zwei verschiedenen Genehmigern erforderlich ist. Zum Beispiel ein Rabatt auf Artikel mit Genehmiger A und eSignature mit Genehmiger B: Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für den Workflow. In diesem Fall, wenn die Positionen zwischen 25–40 % liegen, ist eine Genehmigung von Jason erforderlich, und wenn eSignature aktiviert ist, ist eine Genehmigung von Lubai erforderlich.
• Genehmigung für Angebote mit bestimmten Abrechnungshäufigkeiten: Verwenden Sie die Eigenschaft Produktposten für Abrechnungshäufigkeit und legen Sie fest, welche Häufigkeiten genehmigt werden müssen (z. B. halbjährlich).
• Genehmigung für Angebote mit spezifischen Nettokonditionen: Verwenden Sie die Eigenschaft Angebotsbedingungen für Netto-Zahlungen .