Angebotsgenehmigungen einrichten

Aktivieren Sie Genehmigungen für Angebote, um Genauigkeit und Konsistenz zu gewährleisten, bevor Sie sie an Käufer senden. Es gibt zwei Typen von Genehmigungen, die Sie einrichten können: Standardgenehmigungen und erweiterte Genehmigungen. Erfahren Sie unten mehr über die einzelnen Typen. Sobald die Genehmigungen eingerichtet sind, erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie Angebotsgenehmigungen verwalten.

Genehmigungsarten

Standard-Zulassungen

• Weisen Sie bis zu 10 Genehmiger zu, die alle eingereichten Angebote überprüfen. Wählen Sie aus, ob ein einzelner Genehmiger oder alle Genehmiger ihre Genehmigung erteilen sollen.

Erweiterte Zulassungen

Erweiterte Genehmigungen umfassen alle Funktionen der Standardgenehmigungen sowie Unterstützung für workflowbasierte Regeln, sodass weitere Anpassungen möglich sind.

Mit erweiterten Genehmigungen können Sie:

• Lösen Sie Genehmigungen auf der Grundlage von Angebots- und Artikeleigenschaften wie Angebots-Betrag, Rabattstufe, SKU, Abrechnungsfrequenz, Nettolaufzeiten und bestimmten Benutzerattributen oder verwandten Objekten (z. B. Deals) aus.
• Verwenden Sie sequenzielle Genehmigungen nach Priorität geordnet. Sie können bis zu fünf Sequenzen und zehn Genehmiger pro Sequenz hinzufügen. Zum Beispiel:
  • • Legen Sie einen Vertriebsleiter als erste, einen Vertriebsleiter als zweite Priorität und die Rechtsabteilung als dritte Priorität fest. Der Vertriebsleiter muss das Angebot erst genehmigen, wenn der Vertriebsleiter seine Genehmigung abgeschlossen hat.
    • Bestimmen Sie einen Vertriebsleiter als erste Priorität und die Rechtsabteilung als zweite Priorität. Die Rechtsabteilung musste das Angebot erst genehmigen, wenn die Vertriebsleitung die Genehmigung erteilt hat.

Sehen Sie sich gängige Genehmigungsszenarien an.

Angebotsgenehmigungen aktivieren

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Objekte > Angebote.
3. Klicken Sie oben auf den Tab Genehmigungen .
4. Wählen Sie unter Angebotsgenehmigung eingerichtet eine der folgenden Optionen aus (es ist nicht möglich, sowohl Standard - als auch erweiterte Genehmigungen gleichzeitig zu aktivieren):
   • Standard-Zulassungen:
     • Klicken Sie auf Einstellungen bearbeiten.
     • Wählen Sie im rechten Bereich unter Genehmigungsanforderungen die Option Alle Genehmiger aus, damit jedes Angebot von allen Genehmigern genehmigt wird. Wählen Sie Beliebiger Genehmiger aus, um die Genehmigung durch einen Genehmiger zuzulassen.
     • Klicken Sie unter Genehmiger auf das Dropdown-Menü und wählen Sie die Benutzer aus, die Angebote genehmigen sollen. Sie können für jede Option mehrere Benutzer auswählen. Wenn Sie im vorherigen Schritt Beliebiger Genehmiger ausgewählt haben, wird ein Angebot, das ein Genehmiger genehmigt, nicht zur Genehmigung an die anderen ausgewählten Benutzer gesendet. Angebote, die von den ausgewählten Genehmigern erstellt werden, müssen nicht genehmigt werden.
     • Klicken Sie auf Speichern.
   • Erweiterte Genehmigungen: Klicken Sie auf Bearbeiten , um mit dem Genehmigungssetup fortzufahren.

Den Genehmigungs-Workflow anpassen

Der Genehmigungs-Workflow wird mit dem Workflows-Tool erstellt, wenn erweiterte Workflows aktiviert sind. Der Workflow verfügt über zwei Aktionen, die Sie konfigurieren können:

• Genehmigungsschritt für Angebote hinzufügen: Verwenden Sie diese Aktion, nachdem Sie Genehmigungskriterien definiert haben (z. B. Angebote über einem bestimmten Betrag genehmigen oder Angebote von bestimmten Benutzern genehmigen). Fügen Sie nach dem Hinzufügen eine Nachricht für Genehmiger hinzu, wählen Sie aus, wer das Angebot genehmigen soll, und deren Priorität, wenn es sich um eine sequenzielle Genehmigung handelt.
  
  
• Angebotsgenehmigungsprozess starten: Wenn über dieser Aktion kein Schritt zur Angebotsgenehmigung hinzugefügt wurde, werden die Angebote automatisch genehmigt. Wenn ein Schritt zur Angebotsgenehmigung hinzugefügt wird, beginnt der Genehmigungsprozess für das Angebot. Legen Sie für die Angebote, die in den Genehmigungs-Workflow gelangen, fest, dass sie von allen Genehmigern, allen Genehmigern oder sequenziell genehmigt werden.
  
  

Sie können den Workflow manuell anpassen oder KI verwenden. So navigieren Sie zum Workflow:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Objekte > Angebote.
3. Klicken Sie oben auf den Tab Genehmigungen .
4. Klicken Sie unter Angebotsgenehmigung einrichten auf Bearbeiten unter der Option Erweiterte Genehmigungen , um zum Workflow zu navigieren.
5. Erfahren Sie, wie Sie KI in Workflows verwenden. Um den Workflow manuell anzupassen, klicken Sie unter der Trigger-Aufnahme auf + .
   
   
6. Fügen Sie Ihre Aktionen hinzu. Zum Beispiel könnten Sie:
   • Klicken Sie im linken Bereich auf Verzweigung und wählen Sie dann Eine Eigenschaft oder Aktionsausgabe aus.
   • Wählen Sie die Eigenschaft Angebotsbetrag aus und klicken Sie dann auf Weiter. Verzweigung 1 auf größer als 5.000 setzen. Dies wäre der Start eines erweiterten Genehmigungs-Workflows für alle Angebote über 5.000 USD. Klicken Sie auf Speichern.
   • Wenn Sie Angebote wieder aufnehmen möchten, klicken Sie im linken Bereich auf die Registerkarte Einstellungen und aktivieren Sie den Schalter Erneut aufnehmen.
   • Klicken Sie auf Speichern.
7. Sehen Sie sich gängige Genehmigungsszenarien für andere Anwendungsfälle an.
8. Klicken Sie unter der Aktion über 5.000 auf + , um eine weitere Aktion hinzuzufügen.
9. Klicken Sie im linken Bereich auf den Abschnitt CRM, um ihn zu erweitern, und klicken Sie dann auf Genehmigungsschritt für Angebote hinzufügen. 
10. Fügen Sie eine Nachricht an den Genehmiger hinzu. Sie können der Nachricht mithilfe der Liste Datenvariable auswählen Angebotseigenschaften hinzufügen (z. B. Betrag des Angebots, für das Angebot zuständiger Mitarbeiter).
11. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Genehmiger und wählen Sie die Genehmiger aus.
12. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Priorität und wählen Sie eine Priorität aus, wenn es sich um eine sequenzielle Genehmigung handelt.
13. Klicken Sie im linken Bereich oben rechts auf Speichern.
14. Klicken Sie auf die + unten unter Schritt Angebotsgenehmigung hinzufügen.
15. Klicken Sie im linken Bereich auf den Abschnitt CRM, um ihn zu erweitern, und klicken Sie dann auf Genehmigungsprozess für Angebote starten. 
16. Wählen Sie unter Genehmiger erforderlich eine der folgenden Optionen aus:
    •  Alle Genehmiger müssen für Angebote, die die Kriterien erfüllen, Genehmigungen von allen Genehmigern verlangen.
    • Alle Genehmiger , die eine Genehmigung von einem der Genehmiger für Angebote benötigen, die die Kriterien erfüllen.
    • Sequenziell , um Genehmiger in der Reihenfolge ihrer Priorität zu benachrichtigen. Sequenzielle Genehmigungen erfordern die Genehmigung durch alle Genehmiger in jedem Prioritätsschritt.
17. Klicken Sie im linken Bereich oben rechts auf Speichern.
18. Klicken Sie auf das + unter Keine erfüllt. 
19. Klicken Sie im linken Bereich auf Zu Aktion wechseln.
20. Klicken Sie auf die Aktion Genehmigungsprozess für Angebot starten .
21. Klicken Sie auf Fertig.
22. Klicken Sie oben rechts auf Überprüfen und aktivieren, um den Workflow zu aktivieren.

Genehmigungsbenachrichtigungen festlegen

Genehmiger können die Art der Benachrichtigungen, die sie für Genehmigungen erhalten, in ihren Benachrichtigungseinstellungen festlegen. Glocken- und E-Mail-Benachrichtigungen sind standardmäßig aktiviert.

HubSpot-basierte Benachrichtigungen

So passen Sie an, welche Benachrichtigungen Sie für Angebotsgenehmigungen erhalten:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie im linken Seitenleistenmenü zu Benachrichtigungen.
3. Scrollen Sie nach unten und klicken Sie, um die Option "Allgemein" zu erweitern.
4. Wählen Sie neben Genehmigungs-Aktivität aus, welche Benachrichtigungen Sie für Genehmigungen erhalten möchten.
5. Diese Einstellungen gelten nur für Ihren eigenen Account. Andere Benutzer müssen ihre eigenen Benachrichtigungseinstellungen festlegen. Super-Admins in einem Enterprise-Account können sich als andere Benutzer anmelden.

Benachrichtigungen in Drittanbieter-Apps

Sie können Benachrichtigungen auch in Apps von Drittanbietern wie Google Chat, Microsoft Teams und Slack erhalten. 

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie im linken Seitenleistenmenü zu Benachrichtigungen.
3. Klicken Sie oben auf die Registerkarte Andere Apps .
4. Klicken Sie auf die App , die Sie einrichten möchten.

Gängige Genehmigungsszenarien

Sehen Sie sich gängige Genehmigungsszenarien für Angebotsgenehmigungen an. Erfahren Sie, welche Angebotsgenehmigungseigenschaften am häufigsten verwendet werden.

• Genehmigung von Angeboten über einem bestimmten Betrag: Verwenden Sie die Eigenschaft Betrag des Angebots und lösen Sie den Workflow aus, wenn die Angebote den festgelegten Betrag überschreiten.
• Genehmigung für Angebote über einem bestimmten Rabatt: Verwenden Sie Rabatteigenschaften für Angebote oder Artikel (z. B. Rabatt %, Gesamtrabatt).
• Genehmigung basierend auf einem bestimmten Produkt: Verwenden Sie die Eigenschaft SKU-Artikel und verschachteln Sie sie mit Rabatten oder einer anderen Eigenschaft.
• Genehmigung von einer Partei (z. B. Manager) und dann von einer zweiten Partei (z. B. Rechtsabteilung) verlangen: Verwenden Sie sequenzielle Genehmigungen. 
• Genehmigungen für bestimmte Benutzer umgehen: Ermöglichen Sie es bestimmten Benutzern, Genehmigungen zu umgehen:
  
  • Klicken Sie auf das + unterhalb des Triggers.
  • Gehen Sie im linken Bereich folgendermaßen vor:
    • Klicken Sie auf Verzweigung.
    • Klicken Sie auf UND/ODER-Logik.
    • Überprüfen Sie zunächst, ob Sie im Feld Verzweigungsname Genehmigungen überspringen eingeben.
      
      

• • • Klicken Sie auf + Kriterien hinzufügen.
    • Klicken Sie unter Objektinformationen auf Angebotseigenschaften.
      
      

• • • Wählen Sie in der Liste der Eigenschaften die Option Angebotszuständiger Mitarbeiter aus.
    • Vergewissern Sie sich, dass im linken Bereich unter Für Angebot zuständiger Mitarbeiter im ersten Dropdown-Menü die Option ist eines von ausgewählt ist. Klicken Sie auf das zweite Dropdown-Menü und wählen Sie die zuständigen Mitarbeiter für das Angebot aus, für die die Genehmigungen übersprungen werden sollen.
      
      

• • • Geben Sie unter Wenn keines der Kriterien erfüllt ist, wechseln Sie hier: im Feld Verzweigungsname die Option Angebot zur Genehmigung überprüfen ein.
    • Klicken Sie oben rechts auf Speichern.
  • Klicken Sie unter der Verzweigung Angebot auf Genehmigung prüfen auf das +.
  • Geben Sie die Kriterien für die Genehmigung ein 
  • Klicken Sie unter den Genehmigungskriterien auf +.
  • Klicken Sie im linken Bereich auf den Abschnitt CRM, um ihn zu erweitern, und klicken Sie dann auf Genehmigungsprozess für Angebote starten. 
  • Wählen Sie unter Genehmiger erforderlich eine der folgenden Optionen aus:
    •  Alle Genehmiger müssen für Angebote, die die Kriterien erfüllen, Genehmigungen von allen Genehmigern verlangen.
    • Alle Genehmiger , die eine Genehmigung von einem der Genehmiger für Angebote benötigen, die die Kriterien erfüllen.
    • Sequenziell , um Genehmiger in der Reihenfolge ihrer Priorität zu benachrichtigen. Sequenzielle Genehmigungen erfordern die Genehmigung durch alle Genehmiger in jedem Prioritätsschritt.
  • Klicken Sie im linken Bereich oben rechts auf Speichern.
  • Klicken Sie auf das + unter Keine erfüllt. 
  • Klicken Sie im linken Bereich auf Zu Aktion wechseln.
  • Klicken Sie auf die Aktion Genehmigungsprozess für Angebot starten .
  • Klicken Sie auf Fertig.
  • Klicken Sie auf das + unter "Anmeldung überspringen".
  • Klicken Sie im linken Bereich auf Zu Aktion wechseln.
  • Klicken Sie auf die Aktion Genehmigungsprozess für Angebot starten .

• • Klicken Sie auf Fertig.
    
    

• Automatische Genehmigung für bestimmte Benutzer erforderlich: Verwenden Sie die Eigenschaft Für Angebot zuständiger Mitarbeiter und wählen Sie jeden Benutzer aus. 
• Eine Workflow-Konfiguration, bei der eine Genehmigung für zwei verschiedene Bedingungen mit jeweils einem anderen Genehmiger erforderlich ist (z. B. ein Artikelrabatt und eine eSignature-Annahmemethode): Der Artikelrabatt geht beispielsweise an Genehmiger A (z. B. einen Vertriebsleiter) zur Genehmigung, und wenn eSignature die Annahmemethode für das Angebot ist, geht sie an Genehmiger B (z. B. rechtlich) für die zweite Genehmigung. Im folgenden Beispiel ist bei Artikeln zwischen 25 und 40 % eine Genehmigung von Genehmiger A erforderlich. Wenn das Angebot durch elektronische Unterschrift akzeptiert wird, ist eine zweite Genehmigung von Lubai erforderlich. Wenn die Rabatte über 40 % liegen, werden sie an einen anderen Genehmiger (Andy) geschickt und erfordern eine zweite Genehmigung von Lubai, wenn eSignature die Annahmemethode für das Angebot ist.
  
• Genehmigung für Angebote mit bestimmten Abrechnungshäufigkeiten: Verwenden Sie die Eigenschaft Produktposten für Abrechnungshäufigkeit und legen Sie fest, welche Häufigkeiten genehmigt werden müssen (z. B. halbjährlich).
• Genehmigung für Angebote mit spezifischen Nettokonditionen: Verwenden Sie die Eigenschaft Angebotsbedingungen für Netto-Zahlungen . 

Allgemeine Eigenschaften für die Genehmigung von Angeboten

Die folgende Tabelle zeigt die häufig verwendeten Angebotsgenehmigungseigenschaften, wenn erweiterte Genehmigungs-Workflows verwendet werden.

Die folgenden Eigenschaften werden nicht unterstützt:

• Rechtlich und vertraglich:

• • Vertragslaufzeit (Monate).
  • Spezifische Anhänge sind immer erforderlich.
  • Spezifische Anhänge sind nicht im Lieferumfang enthalten.
• Abonnement:
  • Einmalige Gebühren inklusive.
  • Gebündelt bearbeitet.
• Einzelperson oder Team:
  • Mannschaften.
  • Standort der Teams.

Nächste Schritte

• Erstellen und senden Sie Angebote.
• Angebote verwalten.
• Verwalten Sie Angebotsgenehmigungen.