Mettre en place des approbations de devis

Activez les approbations pour les devis afin de préserver leur exactitude et leur cohérence avant d’envoyer un devis à un acheteur. Il existe deux types d’approbations que vous pouvez configurer : les approbations standard et les approbations avancées. Découvrez-en davantage sur chaque type ci-dessous.

Types d’approbation

Homologations standard

Attribuez un ou plusieurs approbateurs pour examiner tous les devis soumis. Décidez si l’approbation de tous les approbateurs ou d’un seul est nécessaire.

Approbations avancées

Inclut toutes les fonctionnalités des approbations standard ainsi que la prise en charge des règles basées sur les workflows, permettant une personnalisation plus poussée.

Grâce aux approbations avancées, vous pouvez :

• Déclenchez des approbations en fonction des propriétés du devis et de la ligne de produit, telles que le montant du devis, le niveau de remise, le SKU, la fréquence de facturation, les conditions nettes ou des attributs d’utilisateur spécifiques ou des objets associés (par exemple, des transactions).
• Utilisez des approbations séquentielles classées par ordre de priorité. Par exemple :
  • Définissez le poste de directeur des ventes en priorité, celui de directeur des ventes en deuxième priorité et celui du service juridique en troisième priorité. Le directeur des ventes n’a pas besoin d’approuver le devis tant qu’il n’a pas validé son accord.
  • Définissez le nom d’un responsable commercial en tant que première priorité et d’un service juridique en tant que deuxième priorité. Le service juridique n’aura pas besoin d’approuver le devis tant que le responsable commercial n’aura pas donné son approbation.

Revoyez les scénarios d’approbation courants.

Activer les approbations de devis

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Devis.
3. En haut, cliquez sur l’onglet Approbations .
4. Dans la configuration de l’approbation des devis, vouspouvez choisir l’une des options suivantes (il n’est pas possible d’activer les approbations Standard et Avancée en même temps) :
   • Homologations standard :
     • Dans le panneau de droite, sous Conditions d’approbation, sélectionnez Tous les approbateurs pour que chaque devis soit approuvé par tous les approbateurs, ou sélectionnez Tout approbateur pour permettre l’approbation par un approbateur.
     • Sous Approbateurs, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez les utilisateurs qui approuveront les devis (vous pouvez sélectionner plusieurs utilisateurs). Les devis créés par les approbateurs sélectionnés ne nécessitent pas d’approbation.
     • Cliquez sur Enregistrer.
   • Approbations avancées : après avoir activé les approbations avancées, vous devez accéder aux workflows pour poursuivre la configuration des approbations.

Personnaliser le workflow d’approbation

Le workflow d’approbation est créé avec l’outil workflows lorsque les workflows avancés sont activés. Le workflow comporte deux actions que vous pouvez définir :

• Ajouter une étape d’approbation de devis : utilisez cette action après avoir défini des critères d’approbation (par exemple, approuver les devis supérieurs à un certain montant ou approuver les devis de certains utilisateurs). Une fois ajouté, ajoutez un message pour les approbateurs, sélectionnez qui doit approuver le devis et leur priorité s’il s’agit d’une approbation séquentielle.
  
  
• Démarrer le flux d’approbation des devis : si une étape d’approbation de devis n’a pas été ajoutée au-dessus de cette action, les devis seront automatiquement approuvés. Si une étape d’approbation de devis est ajoutée, le flux d’approbation des devis commencera. Définissez les devis qui entrent dans le workflow d’approbation pour obtenir l’approbation de tous les approbateurs, de tout approbateur ou de manière séquentielle. 

Vous pouvez personnaliser le workflow manuellement ou utiliser l’IA. Pour accéder au workflow :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Devis.
3. En haut, cliquez sur l’onglet Approbations .
4. Sous Configuration de l’approbation des devis, cliquez sur workflows Workflow d’approbation des devis. Le workflow s’ouvrira dans un nouvel onglet de navigateur.
5. Découvrez comment utiliser l’IA dans les workflows ou pour personnaliser le workflow manuellement, cliquez sur le bouton + sous le critère d’inscription.
   
   
6. Ajoutez vos actions. Par exemple, vous pouvez :
   • Dans le panneau de gauche, cliquez sur Branche, puis sélectionnez Une propriété ou un résultat d’action.
   • Sélectionnez la propriété Montant du devis , puis cliquez sur Suivant. Définissez la branche 1 sur les supérieures à 5 000. Cela marquerait le début d’un workflow d’approbation avancée pour tous les devis supérieurs à 5 000 $. Cliquez sur Enregistrer.
   • Si vous souhaitez que les devis soient réinscrits, dans le panneau de gauche, cliquez sur l’onglet Paramètres et activez l’option Réinscrire.
   • Cliquez sur Enregistrer.
7. Consultez les scénarios d’approbation courants pour d’autres cas d’utilisation.
8. Sous l’action supérieure à 5 000, cliquez sur + pour ajouter une action supplémentaire.
9. Dans le panneau de gauche, cliquez sur CRM .
10.  Cliquez sur Ajouter une étape d’approbation. 
11. Ajouter un message à l’approbateur Vous pouvez ajouter des propriétés de devis au message à l’aide de la liste Choisir une variable de données (par exemple, montant du devis, propriétaire du devis).
12. Cliquez sur le menu déroulant Approbateurs et sélectionnez les approbateurs.
13. Cliquez sur le menu déroulant Priorité et sélectionnez une Priorité s’il s’agit d’une approbation séquentielle.
14. Cliquez sur Enregistrer.
15. Cliquez sur le bouton + sous Ajouter une étape d’approbation.
16. Dans le panneau de gauche, cliquez sur CRM .
17. Cliquez sur Démarrer le flux d’approbation.
18. Sous Approbateurs requis, sélectionnez l’un des éléments suivants :
    •  Tous les approbateurs pour exiger l’approbation de tous les approbateurs pour les devis qui répondent aux critères.
    • Tous les approbateurs exigent une approbation de l’un des approbateurs pour les devis qui répondent aux critères.
    • Séquentiel pour notifier les approbateurs par ordre de priorité. Les approbations séquentielles nécessitent l’approbation de chaque approbateur à chaque étape prioritaire.
19. Cliquez sur Enregistrer.
20. Cliquez sur le bouton + sous Non satisfait. 
21. Dans le panneau de gauche, cliquez sur Action Aller à.
22. Cliquez sur l’action Démarrer le flux d’approbation .
23. Cliquez sur Terminé.
24. Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Vérifier et publier pour publier votre workflow.

Définir les notifications d’approbation

Les approbateurs peuvent définir le type de notifications qu’ils recevront pour les approbations dans leurs paramètres de notification. Les notifications par cloche et par e-mail sont activées par défaut.

Notifications basées sur HubSpot

Pour personnaliser les notifications que vous recevrez pour l’approbation de devis :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Notifications.
3. Faites défiler vers le bas et cliquez pour développer Général.
4. À côté de Activité d’approbation, sélectionnez les notifications que vous souhaitez recevoir pour approbation. Les notifications par cloche et par e-mail sont activées par défaut.
5. Ces paramètres s’appliquent uniquement à votre propre compte. Les autres utilisateurs doivent définir leurs propres préférences de notification. Les super administrateurs d’un compte Entreprise peuvent se connecter en tant qu’autres utilisateurs.

Notifications dans les applications tierces

Vous pouvez également recevoir des notifications dans des applications tierces, telles que Google Chat, Microsoft Teams et Slack. 

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Notifications.
3. En haut, cliquez sur l’onglet Autres applications .
4. Cliquez sur l’application que vous souhaitez configurer.

Autorisez les utilisateurs à approuver les devis

• Les super administrateurs et les utilisateurs disposant de l’autorisation Approuver les devis peuvent approuver les devis.
• Les utilisateurs doivent disposer d’une licence essentielle ou d’une licence Commerce Hub pour approuver les devis.
• Les utilisateurs sont notifiés sur la plateforme et par e-mail, en fonction de leurs préférences de notification.

Scénarios d’approbation courants

Consultez les scénarios d’approbation courants à utiliser avec les devis et les approbations. Découvrez-en davantage sur les propriétés d’approbation de devis couramment utilisées.

• Approbation pour les devis supérieurs à un certain montant : utilisez la propriété Montant du devis et déclenchez le workflow si les devis dépassent le montant défini.
• Approbation pour les devis supérieurs à une certaine remise : utilisez des propriétés de remise pour les devis ou les lignes de produits (par exemple, % de remise, Remise totale).
• Approbation basée sur un certain produit : utilisez la propriété Lignes de produit du modèle de tarification et imbriquez-la avec des remises ou toute autre propriété.
• Approbation d’une personne, puis d’une autre : utilisez des approbations séquentielles. 
• Approbations contournées pour des utilisateurs spécifiques : pour permettre à certains utilisateurs d’ignorer les approbations :
  • Une fois que vous avez activé les approbations avancées, deux actions s’affichent : Ajouter une étape d’approbation et Démarrer le flux d’approbation.
  • Créez une branche et sélectionnez le devis. Dans Propriétaire du devis, sélectionnez est l’un de, puis ajoutez les utilisateurs qui n’ont pas besoin d’approbations.
  • Ajoutez l’action Démarrer le flux d’approbation sous la branche.
• Exiger automatiquement une approbation pour certains utilisateurs : utilisez la propriété Propriétaire du devis et sélectionnez chaque utilisateur. 
• Une configuration de workflow dans laquelle l’approbation est requise à partir de deux propriétés distinctes, avec deux approbateurs différents. Par exemple, remise sur la ligne de produit avec l’approbateur A et signature électronique activée avec l’approbateur B : Vous trouverez ci-dessous un exemple de workflow. Dans ce cas, si les lignes de produits se situent entre 25 et 40 %, l’approbation de Jason est requise, et si la signature électronique est activée, l’approbation de Lubaï est nécessaire.
• Approbation pour les devis avec des fréquences de facturation spécifiques : utilisez la propriété de ligne de produit Fréquence de facturation et définissez les fréquences nécessitant une approbation (par exemple, semestrielle).
• Approbation pour les devis avec des conditions nettes spécifiques : utilisez la propriété de devis Conditions de paiement net .