Mettre en place des approbations de devis

Les super administrateurs ou les utilisateurs disposant d’autorisations d’approbation de devis peuvent activer les approbations pour garantir l’exactitude et la cohérence d’un devis avant de l’envoyer à un acheteur. 

Il existe deux catégories d’approbations que vous pouvez utiliser : les approbations standard et les approbations avancées.

Types d’approbation

Homologations standard

Attribuez un ou plusieurs approbateurs pour examiner tous les devis soumis. Vous pouvez choisir de choisir de tous les approbateurs ou un seul pour approuver le devis.

Approbations avancées

Inclut toutes les fonctionnalités des approbations standards ainsi que la prise en charge des règles basées sur les workflows.

• Déclenchez des approbations en fonction des propriétés du devis telles que le montant du devis, le niveau de remise, le SKU, la fréquence de facturation, les conditions nettes ou des attributs utilisateur spécifiques, ou des objets associés (comme des lignes de produit ou des transactions).
• Inclut les approbations séquentielles classées par ordre de priorité. Par exemple :
  • Définissez le poste de directeur des ventes en priorité, celui de directeur des ventes en deuxième priorité et celui du service juridique en troisième priorité. Le directeur des ventes n’aura pas besoin d’approuver le devis tant qu’il n’aura pas donné son approbation.
  • Définissez le nom d’un responsable commercial en tant que première priorité et d’un service juridique en tant que deuxième priorité. Le service juridique n’aura pas besoin d’approuver le devis tant que le responsable commercial n’aura pas donné son approbation.

Exemples d’homologation courants

• Approuver un devis supérieur à une certaine remise.
• Approuver un devis supérieur à un certain montant.
• Approuver un produit spécifique dont le montant est supérieur à une remise ou à un certain montant.
• Approuver les devis d’un utilisateur spécifique (par exemple, les 90 premiers jours d’emploi nécessitent une approbation).
• Approuver des devis avec des modifications de la fréquence de facturation.
• Approuver des devis avec des modifications en termes nets.
  

Propriétés communes d’approbation de devis

Le tableau ci-dessous indique les propriétés d’approbation de devis couramment utilisées lors de l’utilisation de workflows d’approbation avancés.

Activer les approbations de devis

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Devis.
3. En haut, cliquez sur l’onglet Approbations .
4. Dans la configuration de l’approbation des devis, sélectionnezl’une des options suivantes (il n’est pas possible d’activer les approbations Standard et Avancée en même temps) :
   • Standard : sélectionnez Approbations standard pour utiliser les approbations standard.
     • Cliquez sur Modifier les paramètres pour modifier les exigences d’approbation et les approbateurs.
     • Dans le panneau de droite, sous Conditions d’approbation, sélectionnez Tous les approbateurs pour que chaque devis soit approuvé par tous les approbateurs, ou Sélectionnez Tout approbateur pour que chaque devis soit approuvé par un approbateur.
     • Sous Approbateurs, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez les utilisateurs qui approuveront les devis (vous pouvez sélectionner plusieurs utilisateurs). Les devis créés par les approbateurs sélectionnés n’auront pas besoin d’approbation.
     • Cliquez sur Enregistrer.
   • Options avancées : sélectionnez Approbations avancées pour utiliser les approbations avancées.

Personnaliser le workflow d’approbation

Le workflow d’approbation est créé avec l’outil workflows lorsque les workflows avancés sont activés.

Vous pouvez personnaliser le workflow manuellement ou utiliser l’IA. Pour accéder au workflow :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Devis.
3. En haut, cliquez sur l’onglet Approbations .
4. Sous Configuration de l’approbation des devis, cliquez sur Workflow d’approbation des devis. Le workflow s’ouvrira dans un nouvel onglet de navigateur.
5. Découvrez comment utiliser l’IA dans les workflows ou pour personnaliser le workflow manuellement, cliquez sur le bouton + sous le critère d’inscription.
   
   
   
6. Ajoutez vos actions. Par exemple, vous pouvez :
   • Dans le panneau de gauche, cliquez sur Branche, puis sélectionnez Une propriété ou un résultat d’action.
   • Sélectionnez la propriété Montant du devis , puis cliquez sur Suivant. Définissez la branche 1 sur les supérieures à 5 000. Cela marquerait le début d’un workflow d’approbation avancée pour tous les devis supérieurs à 5 000 $. Cliquez sur Enregistrer.
   • Si vous souhaitez que les devis soient réinscrits, dans le panneau de gauche, cliquez sur l’onglet Paramètres et activez l’option Réinscrire.
   • Cliquez sur Enregistrer.
     
7. Sous l’action supérieure à 5 000, cliquez sur + pour ajouter une action supplémentaire.
8. Dans le panneau de gauche, cliquez sur CRM .
9. Cliquez sur Ajouter une étape d’approbation.
10. Ajouter un message à l’approbateur Vous pouvez ajouter des propriétés de devis au message à l’aide de la liste Choisir une variable de données (par exemple, montant du devis, propriétaire du devis).
11. Cliquez sur le menu déroulant Approbateurs et sélectionnez les approbateurs.
12. Cliquez sur le menu déroulant Priorité et sélectionnez une Priorité s’il s’agit d’une approbation séquentielle.
    
    
13. Cliquez sur Enregistrer.
14. Cliquez sur le bouton + sous Ajouter une étape d’approbation.
15. Dans le panneau de gauche, cliquez sur CRM .
16. Cliquez sur Démarrer le flux d’approbation.
    
17. Sous Approbateurs requis, sélectionnez l’un des éléments suivants :
    •  Tous les approbateurs doivent exiger l’approbation de tous les approbateurs pour les devis qui répondent aux critères
    • Tous les approbateurs exigent une approbation de l’un des approbateurs pour les devis qui répondent aux critères.
    • Séquentiel pour notifier les approbateurs par ordre de priorité. Les approbations séquentielles nécessitent l’approbation de chaque approbateur à chaque étape prioritaire.
18. Cliquez sur Enregistrer.
19. Cliquez sur le bouton + sous Non satisfait.
20. Dans le panneau de gauche, cliquez sur Action Aller à.
21. Cliquez sur l’action Démarrer le flux d’approbation .
22. Cliquez sur Terminé.
    
    
23. Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Vérifier et publier pour publier votre workflow.

Définir les notifications d’approbation

Les approbateurs peuvent définir le type de notifications qu’ils recevront pour approbation dans les paramètres de notification de leur compte. Les notifications par cloche et par e-mail sont activées par défaut.

Notifications basées sur HubSpot

Pour personnaliser les notifications que vous recevrez pour l’approbation de devis :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Notifications.
3. Faites défiler vers le bas et cliquez pour développer Général.
4. À côté de Activité d’approbation, sélectionnez les notifications que vous souhaitez recevoir pour approbation. L’icône en forme de cloche et les notifications par e-mail sont activées par défaut.
   
5. Ces paramètres s’appliquent à votre propre compte. Si les utilisateurs souhaitent définir leurs propres préférences de notification, ils devront le faire depuis leur compte. Les super administrateurs d’un compte Entreprise peuvent se connecter en tant qu’autres utilisateurs.

Notifications dans d’autres applications

Vous pouvez également recevoir des notifications dans d’autres applications, telles que Google Chat, Microsoft Teams et Slack.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Notifications.
3. En haut, cliquez sur l’onglet Autres applications .
   
4. Cliquez sur l’application que vous souhaitez configurer.

Autorisez les utilisateurs à approuver les devis

• Les super administrateurs et les utilisateurs disposant de l’autorisation  Approuver les devis peuvent approuver les devis.
• Les utilisateurs doivent disposer d’une licence essentielle ou d’une licence Commerce Hub pour approuver les devis.
• Les utilisateurs sont notifiés sur la plateforme et par e-mail, en fonction de leurs préférences de notification.

Scénarios d’approbation courants

• Approbation basée sur un certain produit : utilisez la propriété Lignes de produit du modèle de tarification et imbriquez-la avec des remises ou toute autre propriété.
• Approbation d’une personne, puis d’une autre : utilisez des approbations séquentielles.
  
• Approbations contournées pour des utilisateurs spécifiques : pour permettre à certains utilisateurs d’ignorer les approbations :
  
  • Une fois que vous avez activé les approbations avancées, deux actions s’affichent : Ajouter une étape d’approbation et Démarrer le flux d’approbation.
  • Créez une branche et sélectionnez le devis. Dans Propriétaire du devis, sélectionnez est l’un de, puis ajoutez les utilisateurs qui n’ont pas besoin d’approbations.
  • Ajoutez l’action Démarrer le flux d’approbation sous la branche.
    
    
• Exiger automatiquement une approbation pour certains utilisateurs : utilisez la propriété Propriétaire du devis et sélectionnez chaque utilisateur. 
• Une configuration de workflow dans laquelle l’approbation est requise à partir de deux propriétés distinctes, avec deux approbateurs différents. Par exemple, remise sur la ligne de produit avec l’approbateur A et signature électronique activée avec l’approbateur B : Vous trouverez ci-dessous un exemple de workflow. Dans ce cas, si les lignes de produits se situent entre 25 et 40 %, l’approbation de Jason est requise, et si la signature électronique est activée, l’approbation de Lubaï est nécessaire.
  
  

Étapes suivantes

• Créez et envoyez des devis.
• Gérer les devis.
• Gérez les validations de devis.