Mettre en place des approbations de devis

Activez les approbations pour les devis afin de préserver leur exactitude et leur cohérence avant d’envoyer des devis aux acheteurs. Il existe deux types d’approbations que vous pouvez configurer : les approbations standard et les approbations avancées. Découvrez-en davantage sur chaque type ci-dessous. Une fois les approbations configurées, découvrez comment gérer les approbations de devis.

Types d’approbation

Homologations standard

• Attribuez jusqu’à 10 approbateurs pour examiner tous les devis soumis. Indiquez si un approbateur unique ou tous les approbateurs doivent donner leur approbation.

Approbations avancées

Les approbations avancées incluent toutes les fonctionnalités des approbations standards ainsi que la prise en charge des règles basées sur les workflows, ce qui permet une personnalisation accrue.

Grâce aux approbations avancées, vous pouvez :

• Déclenchez des approbations en fonction des propriétés du devis et de la ligne de produit, telles que le montant du devis, le niveau de remise, le SKU, la fréquence de facturation, les conditions nettes et des attributs d’utilisateur spécifiques ou des objets associés (par exemple, les transactions).
• Utilisez des approbations séquentielles classées par ordre de priorité. Vous pouvez ajouter jusqu’à cinq séquences et dix approbateurs par séquence. Par exemple :
  • • Définissez le poste de directeur des ventes en priorité, celui de directeur des ventes en deuxième priorité et celui du service juridique en troisième priorité. Le directeur des ventes n’a pas besoin d’approuver le devis tant qu’il n’a pas validé son accord.
    • Définissez le nom d’un responsable commercial en tant que première priorité et d’un service juridique en tant que deuxième priorité. Le service juridique n’aura pas besoin d’approuver le devis tant que le responsable commercial n’aura pas donné son approbation.

Revoyez les scénarios d’approbation courants.

Activer les approbations de devis

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Devis.
3. En haut, cliquez sur l’onglet Approbations .
4. Dans la configuration de l’approbation des devis, vouspouvez choisir l’une des options suivantes (il n’est pas possible d’activer les approbations Standard et Avancée en même temps) :
   • Homologations standard :
     • Cliquez sur Modifier les paramètres.
     • Dans le panneau de droite, sous Conditions d’approbation, sélectionnez Tous les approbateurs pour que chaque devis soit approuvé par tous les approbateurs. Sélectionnez Tout approbateur pour autoriser l’approbation d’un approbateur.
     • Sous Approbateurs, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez les utilisateurs qui approuveront les devis. Vous pouvez sélectionner plusieurs utilisateurs pour chaque option. Si vous sélectionnez Tout approbateur à l’étape précédente, si un approbateur approuve un devis, il ne sera pas envoyé pour approbation aux autres utilisateurs sélectionnés. Les devis créés par les approbateurs sélectionnés ne nécessitent pas d’approbation.
     • Cliquez sur Enregistrer.
   • Approbations avancées : cliquez sur Modifier pour poursuivre la configuration des approbations.

Personnaliser le workflow d’approbation

Le workflow d’approbation est créé à l’aide de l’outil workflows lorsque les workflows avancés sont activés. Le workflow comporte deux actions que vous pouvez configurer :

• Ajouter une étape d’approbation de devis : utilisez cette action après avoir défini des critères d’approbation (par exemple, approuver les devis supérieurs à un certain montant ou approuver les devis de certains utilisateurs). Une fois ajouté, ajoutez un message pour les approbateurs, sélectionnez qui doit approuver le devis et leur priorité s’il s’agit d’une approbation séquentielle.
  
  
• Démarrer le flux d’approbation des devis : si une étape d’approbation de devis n’a pas été ajoutée au-dessus de cette action, les devis seront automatiquement approuvés. Si une étape d’approbation de devis est ajoutée, le flux d’approbation des devis commencera. Définissez les devis qui entrent dans le workflow d’approbation pour obtenir l’approbation de tous les approbateurs, de tout approbateur ou de manière séquentielle.
  
  

Vous pouvez personnaliser le workflow manuellement ou utiliser l’IA. Pour accéder au workflow :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Devis.
3. En haut, cliquez sur l’onglet Approbations .
4. Sous Configuration de l’approbation des devis, cliquez sur Modifier sous l’option Approbations avancées pour accéder au workflow.
5. Découvrez comment utiliser l’IA dans les workflows ou personnaliser le workflow manuellement, cliquez sur + sous le critère d’inscription.
   
   
6. Ajoutez vos actions. Par exemple, vous pouvez :
   • Dans le panneau de gauche, cliquez sur Branche, puis sélectionnez Une propriété ou un résultat d’action.
   • Sélectionnez la propriété Montant du devis , puis cliquez sur Suivant. Définissez la branche 1 sur les supérieures à 5 000. Cela marquerait le début d’un workflow d’approbation avancée pour tous les devis supérieurs à 5 000 $. Cliquez sur Enregistrer.
   • Si vous souhaitez que les devis soient réinscrits, dans le panneau de gauche, cliquez sur l’onglet Paramètres et activez l’option Réinscrire.
   • Cliquez sur Enregistrer.
7. Consultez les scénarios d’approbation courants pour d’autres cas d’utilisation.
8. Sous l’action supérieure à 5 000, cliquez sur + pour ajouter une action supplémentaire.
9. Dans le panneau de gauche, cliquez pour développer la section CRM, puis cliquez sur Ajouter une étape d’approbation de devis. 
10. Ajouter un message à l’approbateur Vous pouvez ajouter des propriétés de devis au message à l’aide de la liste Choisir une variable de données (par exemple, montant du devis, propriétaire du devis).
11. Cliquez sur le menu déroulant Approbateurs et sélectionnez les approbateurs.
12. Cliquez sur le menu déroulant Priorité et sélectionnez une Priorité s’il s’agit d’une approbation séquentielle.
13. Dans le panneau de gauche, dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Enregistrer.
14. Cliquez sur le bouton + ci-dessous Ajouter une approbation de devis.
15. Dans le panneau de gauche, cliquez pour développer la section CRM, puis cliquez sur Démarrer le flux d’approbation des devis. 
16. Sous Approbateurs requis, sélectionnez l’un des éléments suivants :
    •  Tous les approbateurs pour exiger l’approbation de tous les approbateurs pour les devis qui répondent aux critères.
    • Tous les approbateurs exigent une approbation de l’un des approbateurs pour les devis qui répondent aux critères.
    • Séquentiel pour notifier les approbateurs par ordre de priorité. Les approbations séquentielles nécessitent l’approbation de chaque approbateur à chaque étape prioritaire.
17. Dans le panneau de gauche, dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Enregistrer.
18. Cliquez sur le bouton + sous Non satisfait. 
19. Dans le panneau de gauche, cliquez sur Action Aller à.
20. Cliquez sur l’action Démarrer le flux d’approbation de devis .
21. Cliquez sur Terminé.
22. Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Vérifier et activer pour activer le workflow.

Définir les notifications d’approbation

Les approbateurs peuvent définir le type de notifications qu’ils reçoivent pour les approbations dans leurs paramètres de notification. Les notifications par cloche et par e-mail sont activées par défaut.

Notifications basées sur HubSpot

Pour personnaliser les notifications que vous recevrez pour l’approbation de devis :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Notifications.
3. Faites défiler vers le bas et cliquez pour développer Général.
4. À côté de Activité d’approbation, sélectionnez les notifications que vous souhaitez recevoir pour approbation.
5. Ces paramètres s’appliquent uniquement à votre propre compte. Les autres utilisateurs doivent définir leurs propres préférences de notification. Les super administrateurs d’un compte Entreprise peuvent se connecter en tant qu’autres utilisateurs.

Notifications dans les applications tierces

Vous pouvez également recevoir des notifications dans des applications tierces, telles que Google Chat, Microsoft Teams et Slack. 

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Notifications.
3. En haut, cliquez sur l’onglet Autres applications .
4. Cliquez sur l’application que vous souhaitez configurer.

Scénarios d’approbation courants

Consultez les scénarios d’approbation les plus courants pour l’approbation de devis. Découvrez quelles propriétés d’approbation de devis sont couramment utilisées.

• Approbation pour les devis supérieurs à un certain montant : utilisez la propriété Montant du devis et déclenchez le workflow si les devis dépassent le montant défini.
• Approbation pour les devis supérieurs à une certaine remise : utilisez des propriétés de remise pour les devis ou les lignes de produits (par exemple, % de remise, Remise totale).
• Approbation basée sur un certain produit : utilisez la propriété Lignes de produit du modèle de tarification et imbriquez-la avec des remises ou toute autre propriété.
• Exiger l’approbation d’une partie (par exemple, un responsable), puis d’une seconde partie (par exemple, juridique) : utilisez des approbations séquentielles. 
• Contourner les approbations pour des utilisateurs spécifiques : autoriser certains utilisateurs à contourner les approbations :
  
  • Cliquez sur le bouton + situé en dessous du critère d’inscription.
  • Dans le panneau de droite :
    • Cliquez sur Branche.
    • Cliquez sur la logique ET/OU.
    • Sous Tout d’abord, vérifiez si, dans le champ Nom de la branche , saisissez Ignorer les approbations.
      
      

• • • Cliquez sur + Ajouter des critères.
    • Sous Informations sur l’objet, cliquez sur Propriétés du devis.
      
      

• • • Sélectionnez Propriétaire du devis dans la liste des propriétés.
    • Dans le panneau de gauche, sous Propriétaire du devis, assurez-vous que est l’un des est sélectionné dans le premier menu déroulant. Cliquez sur le deuxième menu déroulant et sélectionnez les propriétaires de devis pour lesquels les approbations doivent être ignorées.
      
      

• • • Sous Si aucun des critères n’est rempli, rendez-vous ici :, dans le champ Nom de la succursale , saisissez Vérifier l’approbation du devis.
    • Cliquez sur Sauvegarder dans l'angle supérieur droit.
  • Dans la branche Vérifier le devis pour approbation, cliquez sur le bouton +.
  • Saisissez les critères d’approbation 
  • Sous les critères d’approbation, cliquez sur +.
  • Dans le panneau de gauche, cliquez pour développer la section CRM, puis cliquez sur Démarrer le flux d’approbation des devis. 
  • Sous Approbateurs requis, sélectionnez l’un des éléments suivants :
    •  Tous les approbateurs pour exiger l’approbation de tous les approbateurs pour les devis qui répondent aux critères.
    • Tous les approbateurs exigent une approbation de l’un des approbateurs pour les devis qui répondent aux critères.
    • Séquentiel pour notifier les approbateurs par ordre de priorité. Les approbations séquentielles nécessitent l’approbation de chaque approbateur à chaque étape prioritaire.
  • Dans le panneau de gauche, dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Enregistrer.
  • Cliquez sur le bouton + sous Non satisfait. 
  • Dans le panneau de gauche, cliquez sur Action Aller à.
  • Cliquez sur l’action Démarrer le flux d’approbation de devis .
  • Cliquez sur Terminé.
  • Cliquez sur le signe + sous Ignorer les approbations.
  • Dans le panneau de gauche, cliquez sur Action Aller à.
  • Cliquez sur l’action Démarrer le flux d’approbation de devis .

• • Cliquez sur Terminé.
    
    

• Exiger automatiquement une approbation pour certains utilisateurs : utilisez la propriété Propriétaire du devis et sélectionnez chaque utilisateur. 
• Une configuration de workflow dans laquelle l’approbation est requise pour deux conditions différentes, chacune avec un approbateur différent (par exemple, une remise sur une ligne de produit et une méthode d’acceptation de signature électronique) : par exemple, la remise de ligne de produit est envoyée à l’approbateur A (par exemple, un responsable commercial) pour approbation, et si la signature électronique est la méthode d’acceptation du devis, elle va à l’approbateur B (par exemple, juridique) pour la deuxième approbation. Dans l’exemple ci-dessous, si les lignes de produits sont comprises entre 25 et 40 %, l’approbation de l’approbateur A est nécessaire. Si la signature électronique est la méthode d’acceptation utilisée sur le devis, une deuxième approbation est nécessaire de Lubai. Si les réductions sont supérieures à 40 %, elles vont à un autre approbateur (Andy) et nécessitent une seconde approbation de Lubai si la signature électronique est la méthode d’acceptation utilisée sur le devis.
  
• Approbation pour les devis avec des fréquences de facturation spécifiques : utilisez la propriété de ligne de produit Fréquence de facturation et définissez les fréquences nécessitant une approbation (par exemple, semestrielle).
• Approbation pour les devis avec des conditions nettes spécifiques : utilisez la propriété de devis Conditions de paiement net . 

Propriétés communes d’approbation de devis

Le tableau ci-dessous indique les propriétés d’approbation des devis couramment utilisées lors de l’utilisation de workflows d’approbation avancés.

Les cas d’utilisation suivants ne sont pas pris en charge par les propriétés :

• Juridique et contractuel :

• • Définissez une durée contractuelle spécifique en mois.
  • Exigez que certaines pièces jointes soient toujours nécessaires.
  • Exiger que les pièces jointes spécifiques ne soient pas incluses.
• Abonnement:
  • Inclure des frais uniques.

• Individuel ou en équipe :
  • Exiger l’approbation des devis par une équipe. Il est possible de définir une équipe entière pour approuver les devis, mais chaque membre de l’équipe devra être sélectionné individuellement.
  • Définissez les approbations en fonction de l’emplacement d’une équipe.

Étapes suivantes

• Créez et envoyez des devis.
• Gérer les devis
• Gérez les validations de devis.