Konfiguracja zatwierdzania ofert

Superadministratorzy lub użytkownicy z uprawnieniami do zatwierdzania ofert mogą włączyć zatwierdzenia, aby zapewnić dokładność i spójność oferty przed wysłaniem jej do kupującego.

Istnieją dwie kategorie zatwierdzeń, z których można korzystać: zatwierdzenia standardowe i zaawansowane.

Typy zatwierdzeń

Zatwierdzenia standardowe

Przypisz jedną lub wiele osób zatwierdzających do sprawdzania wszystkich przesłanych ofert. Możesz wybrać, czy do zatwierdzenia oferty wymagani są wszyscy zatwierdzający, czy tylko jeden.

Zatwierdzenia zaawansowane

Obejmuje wszystkie standardowe zatwierdzenia, a także obsługę reguł opartych na przepływie pracy.

• Uruchamianie zatwierdzeń na podstawie właściwości wyceny, takich jak kwota wyceny, poziom rabatu, jednostka SKU, częstotliwość rozliczeń, warunki netto lub określone atrybuty użytkownika lub powiązane obiekty (takie jak pozycje lub transakcje).
• Obejmuje sekwencyjne zatwierdzenia uszeregowane według priorytetu. Na przykład:
  • Ustawić kierownika sprzedaży jako pierwszy priorytet, dyrektora sprzedaży jako drugi priorytet i dział prawny jako trzeci priorytet. Dyrektor sprzedaży nie będzie musiał zatwierdzać oferty, dopóki kierownik sprzedaży nie zakończy jej zatwierdzania.
  • Ustaw menedżera sprzedaży jako pierwszy priorytet, a dział prawny jako drugi priorytet. Dział prawny nie będzie musiał zatwierdzać oferty, dopóki kierownik sprzedaży nie zakończy jej zatwierdzania.

Typowe przykłady zatwierdzeń

• Zatwierdzanie oferty powyżej określonego rabatu.
• Zatwierdzanie wyceny powyżej określonej kwoty.
• Zatwierdzanie określonej jednostki SKU (produktu) powyżej określonego rabatu lub kwoty.
• Zatwierdzanie ofert od określonego użytkownika (np. pierwsze 90 dni zatrudnienia wymaga zatwierdzenia).
• Zatwierdzanie ofert ze zmianami w częstotliwości rozliczeń.
• Zatwierdzanie ofert ze zmianami warunków netto.
  

Typowe właściwości zatwierdzania ofert

Poniższa tabela przedstawia najczęściej używane właściwości zatwierdzania ofert podczas korzystania z zaawansowanych przepływów pracy zatwierdzania.

Włącz zatwierdzanie ofert

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Obiekty > Cytaty.
3. U góry kliknij kartę Zatwierdzenia.
4. W sekcji Konfiguracja zatwierdzania ofert wybierzjedną z następujących opcji (nie jest możliwe jednoczesne włączenie zatwierdzania standardowego i zaawansowanego ):
   • Standard: wybierz opcję Zatwierdzenia standardowe, aby korzystać ze standardowych zatwierdzeń.
     • Kliknij Edytuj ustawienia, aby edytować wymagania dotyczące zatwierdzania i osoby zatwierdzające.
     • W prawym panelu, w sekcji Wymagania dotyczące zatwierdzania, wybierz opcję Wszyscy zatwierdzający, aby każda wycena była zatwierdzana przez wszystkich zatwierdzających, lub wybierz opcję Dowolny zatwierdzający, aby każda wycena była zatwierdzana przez dowolnego zatwierdzającego.
     • W sekcji Zatwierdzający kliknij menu rozwijane i wybierz użytkowników, którzy będą zatwierdzać oferty (możesz wybrać wielu użytkowników). Oferty utworzone przez wybrane osoby zatwierdzające nie będą wymagały zatwierdzenia.
     • Kliknij przycisk Zapisz.
   • Zaawansowane: wybierz Zaawansowane zatwierdzenia, aby korzystać z zaawansowanych zatwierdzeń.

Dostosowywanie przepływu pracy zatwierdzania

Przepływ pracy zatwierdzania jest tworzony za pomocą narzędzia przepływów pracy, gdy włączone są zaawansowane przepływy pracy.

Przepływ pracy można dostosować ręcznie lub użyć sztucznej inteligencji. Aby przejść do przepływu pracy:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym..
2. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do pozycji Obiekty > Wyceny.
3. U góry kliknij kartę Zatwierdzenia.
4. W sekcji Konfiguracja zatwierdzania ofert kliknij opcję Przepływ pracy zatwierdzania ofert. Przepływ pracy zostanie otwarty w nowej karcie przeglądarki.
5. Aby dowiedzieć się, jak korzystać ze sztucznej inteligencji w przepływach pracy lub ręcznie dostosować przepływ pracy, kliknij przycisk + poniżej rejestracji wyzwalacza.
   
   
   
6. Dodaj swoje działania. Na przykład możesz:
   • W lewym panelu kliknij pozycję Oddział, a następnie wybierz jedną właściwość lub akcję wyjściową.
   • Wybierz właściwość Quote amount, a następnie kliknij przycisk Next. Ustaw wartość Branch 1 na większą niż 5 000. Byłby to początek zaawansowanego przepływu pracy zatwierdzania dla wszystkich ofert powyżej 5000 USD. Kliknij przycisk Zapisz.
   • Jeśli chcesz, aby oferty były ponownie rejestrowane, w lewym panelu kliknij kartę Ustawienia i włącz przełącznik Ponowne rejestrowanie.
   • Kliknij przycisk Zapisz.
     
7. Pod akcją większą niż 5000 kliknij +, aby dodać kolejną akcję.
8. W lewym panelu kliknij CRM.
9. Kliknij opcję Dodaj krok zatwierdzania.
10. Dodaj wiadomość do zatwierdzającego. Do wiadomości można dodać właściwości wyceny, korzystając z listy Wybierz zmienną danych (np. kwota wyceny, właściciel wyceny).
11. Kliknij menu rozwijane Zatwierdzający i wybierz osoby zatwierdzające.
12. Kliknij menu rozwijane Priorytet i wybierz Priorytet , jeśli będzie to zatwierdzenie sekwencyjne.
    
    
13. Kliknij przycisk Zapisz.
14. Kliknij przycisk + poniżej Dodaj krok zatwierdzenia.
15. W lewym panelu kliknij CRM.
16. Kliknij przycisk Rozpocznij przepływ zatwierdzania.
    
17. W sekcji Wymagani zatwierdzający wybrać jedną z następujących opcji:
    • Wszyscy zatwierdzający , aby wymagać zatwierdzeń od wszystkich zatwierdzających dla ofert spełniających kryteria.
    • Dowolne osoby zatwierdzające, aby wymagać jednego zatwierdzenia od dowolnej osoby zatwierdzającej dla ofert spełniających kryteria.
    • Sekwencyjnie, aby powiadamiać osoby zatwierdzające w kolejności priorytetów. Zatwierdzenia sekwencyjne wymagają zatwierdzenia przez każdą osobę zatwierdzającą na każdym etapie priorytetu.
18. Kliknij przycisk Zapisz.
19. Kliknij znak + pod pozycją Brak spełnienia.
20. W lewym panelu kliknij opcję Przejdź do akcji.
21. Kliknij akcję Rozpocznij przepływ zatwierdzania.
22. Kliknij przycisk Gotowe.
    
    
23. W prawym górnym rogu kliknij opcję Przejrzyj i opublikuj , aby opublikować przepływ pracy.

Ustaw powiadomienia o zatwierdzeniu

Osoby zatwierdzające mogą ustawić typ powiadomień, które będą otrzymywać dla zatwierdzeń w ustawieniach powiadomień na swoim koncie. Powiadomienia Bell i e-mail są domyślnie włączone.

Powiadomienia oparte na HubSpot

Aby dostosować powiadomienia, które będziesz otrzymywać dla zatwierdzeń ofert:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Powiadomienia.
3. Przewiń w dół i kliknij, aby rozwinąć Ogólne.
4. Obok Aktywność zatwierdzania wybierz powiadomienia, które chcesz otrzymywać dla zatwierdzeń. Ikona dzwonka i powiadomienia e-mail są domyślnie włączone.
   
5. Te ustawienia dotyczą Twojego konta. Jeśli użytkownicy chcą ustawić własne preferencje powiadomień, muszą to zrobić z własnego konta. Super administratorzy na koncie Enterprise mogą logować się jako inni użytkownicy.

Powiadomienia w innych aplikacjach

Możesz również otrzymywać powiadomienia w innych aplikacjach, takich jak Google Chat, Microsoft Teams i Slack.

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Powiadomienia.
3. U góry kliknij kartę Inne aplikacje.
   
4. Kliknij aplikację, którą chcesz skonfigurować.

Nadawanie użytkownikom uprawnień do zatwierdzania ofert

• Superadministratorzy i użytkownicy z uprawnieniemZatwierdź oferty mogą zatwierdzać oferty.
• Aby zatwierdzać oferty, użytkownicy muszą mieć konto podstawowe lub Commerce Hub.
• Użytkownicy są powiadamiani na platformie i za pośrednictwem poczty e-mail, w zależności od ich preferencji dotyczących powiadomień.

Typowe scenariusze zatwierdzania

• Zatwierdzanie na podstawie określonego produktu: użyj właściwości pozycji SKU i zagnieżdż ją z rabatami lub dowolną inną właściwością.
• Zatwierdź od jednej osoby, a następnie od drugiej: użyj sekwencyjnych zatwierdzeń.
  
• Zatwierdzenia pomijane dla określonych użytkowników: aby umożliwić określonym użytkownikom pomijanie zatwierdzeń:
  
  • Po włączeniu zaawansowanych zatwierdzeń widoczne będą dwie akcje: Dodaj krok zatwierdzania i Rozpocznij przepływ zatwierdzania.
  • Utwórz gałąź i wybierz ofertę. W polu Właściciel oferty wybierz opcję jest dowolny, a następnie dodaj użytkowników, którzy nie potrzebują zatwierdzeń.
  • Dodaj akcję Rozpocznij przepływ zatwierdzania poniżej gałęzi.
    
    
• Automatycznie wymagaj zatwierdzenia dla określonych użytkowników: użyj właściwości Quote owner i wybierz każdego użytkownika.
• Konfiguracja przepływu pracy, w której wymagane jest zatwierdzenie z dwóch różnych właściwości, z dwoma różnymi osobami zatwierdzającymi. Na przykład rabat na pozycję z zatwierdzającym A i podpis elektroniczny włączony z zatwierdzającym B: poniżej znajduje się przykład przepływu pracy. W tym przypadku, jeśli przecena pozycji mieści się w przedziale 25-40%, wymagane jest zatwierdzenie przez Jasona, a jeśli e-podpis jest włączony, wymagane jest zatwierdzenie przez Lubai.
  
  

Następne kroki

• Tworzenie i wysyłanie ofert.
• Zarządzanie ofertami.
• Zarządzanie zatwierdzeniami ofert.