Konfiguracja zatwierdzania ofert

Włącz zatwierdzanie ofert, aby zachować dokładność i spójność przed wysłaniem ofert do kupujących. Istnieją dwa rodzaje zatwierdzeń, które można skonfigurować:zatwierdzenia standardowe i zatwierdzenia zaawansowane. Dowiedz się więcej o każdym z nich poniżej. Po skonfigurowaniu zatwierdzeń dowiedz się, jak zarządzać zatwierdzaniem ofert.

Rodzaje zatwierdzeń

Zatwierdzenia standardowe

• Przypisz maksymalnie 10 osób zatwierdzających do przeglądu wszystkich przesłanych ofert. Wybierz, czy zatwierdzenie powinno zostać udzielone przez jedną osobę zatwierdzającą, czy przez wszystkie osoby zatwierdzające.

Zaawansowane zatwierdzanie

Zaawansowane zatwierdzanie obejmuje wszystko, co obejmuje zatwierdzanie standardowe, a dodatkowo obsługuje reguły oparte na przepływie pracy, co pozwala na większą personalizację.

Korzystając z zaawansowanych zatwierdzeń, możesz:

• Wyzwalaj zatwierdzenia na podstawie właściwości oferty i pozycji, takich jak kwota oferty, poziom rabatu, SKU, częstotliwość rozliczeń, warunki netto i określone atrybuty użytkownika lub powiązane obiekty (np. transakcje).
• Korzystaj z sekwencyjnych zatwierdzeń uszeregowanych według priorytetu. Możesz dodać do pięciu sekwencji i dziesięciu zatwierdzających na sekwencję. Na przykład:
  • • Ustaw kierownika sprzedaży jako pierwszy priorytet, dyrektora sprzedaży jako drugi priorytet, a dział prawny jako trzeci priorytet. Dyrektor sprzedaży nie musi zatwierdzać oferty, dopóki kierownik sprzedaży nie zakończy procesu zatwierdzania.
    • Ustaw kierownika sprzedaży jako pierwszy priorytet, a dział prawny jako drugi priorytet. Dział prawny nie będzie musiał zatwierdzać oferty, dopóki kierownik sprzedaży nie zakończy procesu zatwierdzania.

Przejrzeć typowe scenariusze zatwierdzania.

Włączyć zatwierdzanie ofert

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu bocznym po lewej stronie przejdź do sekcji Obiekty > Oferty.
3. U góry kliknij kartęZatwierdzenia.
4. W sekcji Konfiguracja zatwierdzania ofert wybierzjedną z następujących opcji (nie można jednocześnie włączyć zatwierdzania standardowego i zaawansowanego ):
   • Standardowe zatwierdzanie:
     • Kliknij Edytuj ustawienia.
     • W prawym panelu, w sekcjiWymagania dotyczące zatwierdzania, wybierz opcjęWszyscy zatwierdzający, aby każda oferta była zatwierdzana przez wszystkich zatwierdzających. Wybierz opcję Dowolny zatwierdzający, aby umożliwić zatwierdzanie przez jednego zatwierdzającego.
     • Wsekcji „Osoby zatwierdzające” kliknij menu rozwijanei wybierz użytkowników, którzy będą zatwierdzać oferty. W przypadku każdej opcji można wybrać wielu użytkowników. Jeśli w poprzednim kroku wybrano opcję „Dowolna osoba zatwierdzająca”, zatwierdzenie oferty przez jedną osobę zatwierdzającą spowoduje, że nie zostanie ona przesłana do zatwierdzenia innym wybranym użytkownikom. Oferty utworzone przez wybranych zatwierdzających nie wymagają zatwierdzenia.
     • Kliknij przyciskZapisz.
   • Zaawansowane zatwierdzanie: kliknij Edytuj, abykontynuować konfigurację zatwierdzania.

Dostosować przepływ pracy związany z zatwierdzaniem

Przepływ pracy zatwierdzania jest tworzony za pomocą narzędzia przepływów pracy, gdy włączone są zaawansowane przepływy pracy. Przepływ pracy ma dwie akcje, które można skonfigurować:

• Dodaj etap zatwierdzania oferty: użyjtej czynności po zdefiniowaniu kryteriów zatwierdzania (np. zatwierdzaj oferty powyżej określonej kwoty lub zatwierdzaj oferty określonych użytkowników). Po dodaniu dodaj wiadomość dla zatwierdzających, wybierz, kto powinien zatwierdzić ofertę, oraz ich priorytet, jeśli jest to zatwierdzanie sekwencyjne.
  
  
• Rozpocznij proces zatwierdzania oferty: jeśli krok zatwierdzania oferty nie został dodany powyżej tej czynności, oferty będą zatwierdzane automatycznie. Jeśli dodano krok zatwierdzania oferty, rozpocznie się proces zatwierdzania oferty. Ustaw oferty, które wchodzą do procesu zatwierdzania, tak aby uzyskały zatwierdzenie wszystkich zatwierdzających, dowolnych zatwierdzających lub sekwencyjnie. 
  
  

Przebieg można dostosować ręcznie lub za pomocą sztucznej inteligencji. Aby przejść do przebiegu:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu bocznym po lewej stronie przejdź do sekcji Obiekty > Oferty.
3. U góry kliknij kartęZatwierdzenia.
4. W sekcji Konfiguracja zatwierdzania ofert kliknij opcję Edytuj w sekcjiZaawansowane zatwierdzanie, aby przejść do przepływu pracy.
5. Dowiedz się, jak korzystać z AI w przepływach pracy lub jak ręcznie dostosować przepływ pracy, klikając+ poniżej rejestracji wyzwalacza. 
   
   
6. Dodaj swoje działania. Możesz na przykład:
   • W lewym panelu kliknij opcję Odgałęzienie, a następnie wybierz opcjęJedna właściwość lub wynik działania.
   • Wybierz właściwość Kwota oferty, a następnie kliknij Dalej. UstawOdgałęzienie 1 na wartość większą niż 5000. Będzie to początek zaawansowanego przepływu pracy zatwierdzania dla wszystkich ofert powyżej 5000 USD. KliknijZapisz.
   • Jeśli chcesz ponownie zarejestrować oferty, w lewym panelu kliknij kartęUstawienia i włącz przełącznik Ponowna rejestracja.
   • Kliknij przyciskZapisz.
7. Przejrzyj typowe scenariusze zatwierdzania dla innych przypadków użycia.
8. W ramach działania większego niż 5000 kliknij+, aby dodać kolejne działanie.
9. W lewym panelu kliknij, aby rozwinąćsekcję CRM , a następnie kliknijDodaj etap zatwierdzania oferty. 
10. Dodajwiadomość do zatwierdzającego. Możesz dodać właściwości oferty do wiadomości, korzystając z listyWybierz zmienną danych (np. kwota oferty, właściciel oferty).
11. Kliknij menu rozwijaneOsoby zatwierdzające i wybierz osoby zatwierdzające.
12. Kliknij menu rozwijane Priorytet i wybierz priorytet, jeśli będzie to zatwierdzanie sekwencyjne.
13. W lewym panelu, w prawym górnym rogu, kliknij Zapisz.
14. Kliknij+ poniżejDodaj etap zatwierdzania oferty.
15. W lewym panelu kliknij, aby rozwinąćsekcję CRM , a następnie kliknijRozpocznij proces zatwierdzania oferty. 
16. W sekcjiWymagani zatwierdzający wybierz jedną z następujących opcji:
    •  Wszyscy zatwierdzający, aby wymagać zatwierdzenia przez wszystkich zatwierdzających w przypadku ofert spełniających kryteria.
    • Dowolni zatwierdzający, aby wymagać jednego zatwierdzenia od dowolnego zatwierdzającego dla ofert spełniających kryteria.
    • Sekwencyjnie, aby powiadamiać zatwierdzających w kolejności priorytetowej. Zatwierdzenia sekwencyjne wymagają zatwierdzenia przez każdego zatwierdzającego na każdym etapie priorytetowym.
17. W lewym panelu, w prawym górnym rogu, kliknij przycisk Zapisz.
18. Kliknij+ pod opcjąŻadne nie spełnia kryteriów. 
19. W lewym panelu kliknij opcjęPrzejdź do działania.
20. Kliknij opcjęRozpocznij proces zatwierdzania wyceny.
21. KliknijGotowe.
22. W prawym górnym rogu kliknij opcję Przejrzyj i włącz, aby włączyć przepływ pracy.

Ustaw powiadomienia o zatwierdzeniach

Osoby zatwierdzające mogą ustawić rodzaj powiadomień, które otrzymują w związku z zatwierdzeniami, w swoich ustawieniach powiadomień. Powiadomienia dzwonkiem i e-mailem są domyślnie włączone.

Powiadomienia oparte na HubSpot

Aby dostosować powiadomienia, które będziesz otrzymywać w związku z zatwierdzaniem ofert:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu bocznym po lewej stronie przejdź do sekcji Powiadomienia.
3. Przewiń w dół i kliknij, aby rozwinąć sekcję Ogólne.
4. Obokopcji Działania związane z zatwierdzaniem wybierz powiadomienia, które chcesz otrzymywać w związku z zatwierdzaniem.
5. Te ustawienia dotyczą tylko Twojego konta. Inni użytkownicy muszą ustawić swoje własne preferencje dotyczące powiadomień. Superadministratorzy na koncie Enterprise mogą logować się jako inni użytkownicy.

Powiadomienia w aplikacjach innych firm

Powiadomienia można również otrzymywać w aplikacjach innych firm, takich jak Google Chat, Microsoft Teams i Slack. 

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu bocznym po lewej stronie przejdź do sekcji Powiadomienia.
3. U góry kliknij kartęInne aplikacje.
4. Kliknij aplikację, którą chcesz skonfigurować.

Typowe scenariusze zatwierdzania

Zapoznaj się z typowymi scenariuszami zatwierdzania ofert. Dowiedz się, które właściwości zatwierdzania ofert są najczęściej używane.

• Zatwierdzanie ofert powyżej określonej kwoty: użyj właściwościKwota oferty i uruchom przepływ pracy, jeśli oferty przekraczają ustawioną kwotę.
• Zatwierdzanie ofert powyżej określonej zniżki: użyj właściwości zniżkidla ofert lub pozycji (np.Procent zniżki,Całkowita zniżka).
• Zatwierdzanie na podstawie określonego produktu: użyj właściwości pozycji SKU i połącz ją z rabatami lub innymi właściwościami.
• Wymagaj zatwierdzenia przez jedną stronę (np. kierownika), a następnie drugą stronę (np. dział prawny): użyj sekwencyjnych zatwierdzeń. 
• Ominięcie zatwierdzeń dla określonych użytkowników:zezwól niektórym użytkownikom na ominięcie zatwierdzeń:
  
  • Kliknij + poniżej wyzwalacza.
  • W lewym panelu:
    • Kliknij opcję Odgałęzienie.
    • Kliknij opcjęLogika AND/OR.
    • W sekcji First sprawdź, czy w polu Branch name wpisanoSkip approvals.
      
      

• • • Kliknij+ Dodaj kryteria.
    • W sekcji Informacje o obiekcie kliknij Właściwości oferty.
      
      

• • • Z listy właściwości wybierzWłaściciel oferty.
    • W lewym panelu, w sekcji Właściciel oferty, upewnij się, że w pierwszym menu rozwijanym wybrano opcję jest dowolnym z. Kliknij drugie menu rozwijane i wybierz właścicieli ofert, dla których należy pominąć zatwierdzanie.
      
      

• • • W sekcjiJeśli żadne z kryteriów nie jest spełnione, przejdź tutaj: w poluNazwa oddziału wprowadźSprawdź ofertę pod kątem zatwierdzenia.
    • W prawym górnym rogu kliknij Zapisz.
  • W gałęzi Sprawdź ofertę do zatwierdzeniakliknij+.
  • Wprowadź kryteria zatwierdzania 
  • W sekcji „Kryteria zatwierdzania” kliknij+.
  • W lewym panelu kliknij, aby rozwinąćsekcję CRM , a następnie kliknijRozpocznij proces zatwierdzania wyceny. 
  • W sekcjiWymagani zatwierdzający wybierz jedną z następujących opcji:
    •  Wszyscy zatwierdzający, aby uzyskać zatwierdzenie od wszystkich zatwierdzających dla ofert spełniających kryteria.
    • Dowolni zatwierdzający, aby wymagać jednego zatwierdzenia od dowolnego zatwierdzającego dla ofert spełniających kryteria.
    • Sekwencyjnie, aby powiadamiać zatwierdzających w kolejności priorytetowej. Zatwierdzenia sekwencyjne wymagają zatwierdzenia przez każdego zatwierdzającego na każdym etapie priorytetowym.
  • W lewym panelu, w prawym górnym rogu, kliknij przycisk Zapisz.
  • Kliknij+ pod opcjąŻadne nie spełnia kryteriów. 
  • W lewym panelu kliknijPrzejdź do działania.
  • Kliknij opcjęRozpocznij proces zatwierdzania oferty.
  • KliknijGotowe.
  • Kliknij znak+ pod opcjąPomiń zatwierdzenia.
  • W lewym panelu kliknijPrzejdź do akcji.
  • Kliknij opcjęRozpocznij proces zatwierdzania oferty.

• • KliknijGotowe.
    
    

• Automatycznie wymagaj zatwierdzenia dla niektórych użytkowników: użyjwłaściwości Właściciel oferty i wybierz każdego użytkownika. 
• Konfiguracja przepływu pracy, w której wymagane jest zatwierdzenie dla dwóch różnych warunków, każdy z innym zatwierdzającym (na przykład rabat na pozycję i metoda akceptacji e-podpisem): na przykład rabat na pozycję trafia do zatwierdzającego A (np. kierownika sprzedaży) w celu zatwierdzenia, a jeśli e-podpis jest metodą akceptacji oferty, trafia do zatwierdzającego B (np. działu prawnego) w celu uzyskania drugiego zatwierdzenia. W poniższym przykładzie, jeśli pozycje wynoszą od 25 do 40%, wymagana jest zgoda zatwierdzającego A. Jeśli metodą akceptacji oferty jest podpis elektroniczny, wymagana jest druga zgoda od Lubai. Jeśli rabaty przekraczają 40%, trafiają one do innego zatwierdzającego (Andy) i wymagają drugiej zgody od Lubai, jeśli metodą akceptacji oferty jest podpis elektroniczny.
  
• Zatwierdzanie ofert z określonymi częstotliwościami rozliczeń: użyj właściwości pozycji rozliczeniowejCzęstotliwość rozliczeń i ustaw, które częstotliwości wymagają zatwierdzenia (np. półrocznie).
• Zatwierdzanie ofert z określonymi warunkami netto: użyjwłaściwości oferty„Warunki płatności netto ”. 

Typowe właściwości zatwierdzania ofert

Poniższa tabela przedstawia często używane właściwości zatwierdzania ofert podczas korzystania z zaawansowanych przepływów pracy związanych z zatwierdzaniem.

Następujące właściwości nie są obsługiwane:

• Kwestie prawne i umowne:

• • Okres obowiązywania umowy (w miesiącach).
  • Zawsze wymagane są określone załączniki.
  • Nie uwzględniono określonych załączników.
• Subskrypcja:
  • Opłaty jednorazowe wliczone w cenę.
  • Pakiet edytowany.
• Indywidualna lub zespołowa:
  • Drużyny.
  • Lokalizacja drużyn.

Kolejne kroki

• Twórz i wysyłaj oferty.
• Zarządzaj ofertami.
• Zarządzaj zatwierdzaniem ofert.