Wersja betaKonfiguracja zatwierdzania ofert

Włącz zatwierdzanie ofert, aby zachować dokładność i spójność przed wysłaniem oferty do kupującego. Istnieją dwa rodzaje zatwierdzeń, które można skonfigurować: zatwierdzenia standardowe i zatwierdzenia zaawansowane. Dowiedz się więcej o każdym z nich poniżej.

Rodzaje zatwierdzeń

Zatwierdzenia standardowe

Przypisz jedną lub wiele osób zatwierdzających do przeglądania wszystkich przesłanych ofert. Zdecyduj, czy potrzebna jest zgoda wszystkich osób zatwierdzających, czy tylko jednej.

Zaawansowane zatwierdzenia

Obejmują wszystko, co obejmuje zatwierdzanie standardowe, a dodatkowo obsługują reguły oparte na przepływie pracy, co pozwala na większą personalizację.

Korzystając z zaawansowanych zatwierdzeń, możesz:

• Uruchamiaj zatwierdzanie na podstawie właściwości ofert i pozycji, takich jak kwota oferty, poziom rabatu, SKU, częstotliwość rozliczeń, warunki netto lub określone atrybuty użytkownika lub powiązane obiekty (np. transakcje).
• Korzystaj z sekwencyjnych zatwierdzeń uszeregowanych według priorytetu. Na przykład:
  • Ustaw kierownika sprzedaży jako pierwszy priorytet, dyrektora sprzedaży jako drugi priorytet, a dział prawny jako trzeci priorytet. Dyrektor sprzedaży nie musi zatwierdzać oferty, dopóki kierownik sprzedaży nie zakończy procesu zatwierdzania.
  • Ustaw kierownika sprzedaży jako pierwszy priorytet, a dział prawny jako drugi priorytet. Dział prawny nie będzie musiał zatwierdzać oferty, dopóki kierownik sprzedaży nie zakończy procesu zatwierdzania.

Przejrzeć typowe scenariusze zatwierdzania.

Włączyć zatwierdzanie ofert

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu bocznym po lewej stronie przejdź do sekcji Obiekty > Oferty.
3. U góry kliknij kartę Zatwierdzenia.
4. W sekcji Konfiguracja zatwierdzania ofert wybierzjedną z następujących opcji (nie można jednocześnie włączyć zatwierdzania standardowego i zaawansowanego ):
   • Standardowe zatwierdzanie:
     • W prawym panelu, w sekcji Wymagania dotyczące zatwierdzania, wybierz opcję Wszyscy zatwierdzający, aby każda oferta była zatwierdzana przez wszystkich zatwierdzających, lub wybierz opcję Dowolny zatwierdzający, aby umożliwić zatwierdzanie przez jednego zatwierdzającego.
     • W sekcji Zatwierdzający kliknij menu rozwijane i wybierz użytkowników, którzy będą zatwierdzać oferty (możesz wybrać wielu użytkowników). Oferty utworzone przez wybranych zatwierdzających nie wymagają zatwierdzenia.
     • Kliknij Zapisz.
   • Zaawansowane zatwierdzanie: po włączeniu zaawansowanego zatwierdzania należy przejść do przepływów pracy, aby kontynuować konfigurację zatwierdzania.

Dostosować przepływ pracy związany z zatwierdzaniem

Przepływ pracy zatwierdzania jest tworzony za pomocą narzędzia przepływów pracy, gdy włączone są zaawansowane przepływy pracy. Przepływ pracy ma dwie akcje, które można ustawić:

• Dodaj etap zatwierdzania oferty: użyj tej czynności po zdefiniowaniu kryteriów zatwierdzania (np. zatwierdzaj oferty powyżej określonej kwoty lub zatwierdzaj oferty określonych użytkowników). Po dodaniu dodaj wiadomość dla zatwierdzających, wybierz, kto powinien zatwierdzić ofertę, oraz ich priorytet, jeśli jest to zatwierdzanie sekwencyjne.
  
  
• Rozpocznij przepływ zatwierdzania oferty: jeśli krok zatwierdzania oferty nie został dodany powyżej tej czynności, oferty będą zatwierdzane automatycznie. Jeśli dodano krok zatwierdzania oferty, rozpocznie się przepływ zatwierdzania oferty. Ustaw oferty, które wchodzą do przepływu zatwierdzania, tak aby uzyskały zatwierdzenie wszystkich zatwierdzających, dowolnych zatwierdzających lub sekwencyjnie.

Przebieg można dostosować ręcznie lub za pomocą sztucznej inteligencji. Aby przejść do przebiegu:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu bocznym po lewej stronie przejdź do sekcji Obiekty > Oferty.
3. U góry kliknij kartę Zatwierdzenia.
4. W sekcji „Konfiguracja zatwierdzania ofert” kliknij „ workflows uj przepływ zatwierdzania ofert”. Przepływ zostanie otwarty w nowej karcie przeglądarki.
5. Dowiedz się, jak korzystać z AI w przepływach pracy lub jak ręcznie dostosować przepływ pracy, klikając znak + poniżej rejestracji wyzwalacza.
   
   
6. Dodaj swoje działania. Możesz na przykład:
   • W lewym panelu kliknij opcję Odgałęzienie, a następnie wybierz opcję Jedna właściwość lub wynik działania.
   • Wybierz właściwość Kwota oferty, a następnie kliknij Dalej. Ustaw Odgałęzienie 1 na wartość większą niż 5000. Będzie to początek zaawansowanego przepływu pracy zatwierdzania dla wszystkich ofert powyżej 5000 USD. Kliknij Zapisz.
   • Jeśli chcesz ponownie zarejestrować wyceny, w lewym panelu kliknij kartę Ustawienia i włącz przełącznik Ponowna rejestracja.
   • Kliknij Zapisz.
7. Przejrzyj typowe scenariusze zatwierdzania dla innych przypadków użycia.
8. W ramach działania większego niż 5000 kliknij +, aby dodać kolejne działanie.
9. W lewym panelu kliknij CRM.
10. Kliknij Dodaj etap zatwierdzania.
11. Dodaj wiadomość do zatwierdzającego. Możesz dodać właściwości oferty do wiadomości, korzystając z listy Wybierz zmienną danych (np. kwota oferty, właściciel oferty).
12. Kliknij menu rozwijane Osoby zatwierdzające i wybierz osoby zatwierdzające.
13. Kliknij menu rozwijane Priorytet i wybierz priorytet, jeśli będzie to zatwierdzanie sekwencyjne.
14. Kliknij Zapisz.
15. Kliknij + poniżej Dodaj etap zatwierdzania.
16. W lewym panelu kliknij CRM.
17. Kliknij Rozpocznij proces zatwierdzania.
18. W sekcji Wymagani zatwierdzający wybierz jedną z następujących opcji:
    • Wszyscy zatwierdzający, aby uzyskać zatwierdzenia od wszystkich zatwierdzających dla ofert spełniających kryteria.
    • Dowolni zatwierdzający, aby wymagać jednego zatwierdzenia od dowolnego zatwierdzającego w przypadku ofert spełniających kryteria.
    • Sekwencyjnie, aby powiadamiać zatwierdzających w kolejności priorytetowej. Zatwierdzenia sekwencyjne wymagają zatwierdzenia przez każdego zatwierdzającego na każdym etapie priorytetowym.
19. Kliknij przycisk Zapisz.
20. Kliknij + pod opcją Żadne nie spełnia kryteriów.
21. W lewym panelu kliknij Przejdź do działania.
22. Kliknij opcję Rozpocznij przepływ zatwierdzania.
23. Kliknij Gotowe.
24. W prawym górnym rogu kliknij Przejrzyj i opublikuj, aby opublikować przepływ pracy.

Ustaw powiadomienia o zatwierdzeniach

Osoby zatwierdzające mogą ustawić rodzaj powiadomień, które będą otrzymywać w związku z zatwierdzeniami, w swoich ustawieniach powiadomień. Powiadomienia dzwonkiem i e-mailem są domyślnie włączone.

Powiadomienia oparte na HubSpot

Aby dostosować powiadomienia, które będziesz otrzymywać w związku z zatwierdzaniem ofert:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie przejdź do sekcji Powiadomienia.
3. Przewiń w dół i kliknij, aby rozwinąć sekcję Ogólne.
4. Obok op cji Działania związane z zatwierdzaniem wybierz powiadomienia, które chcesz otrzymywać w związku z zatwierdzaniem. Powiadomienia dzwonkiem i e-mailem są domyślnie włączone.
5. Te ustawienia dotyczą tylko Twojego konta. Inni użytkownicy muszą ustawić swoje własne preferencje dotyczące powiadomień. Superadministratorzy na koncie Enterprise mogą logować się jako inni użytkownicy.

Powiadomienia w aplikacjach innych firm

Możesz również otrzymywać powiadomienia w aplikacjach innych firm, takich jak Google Chat, Microsoft Teams i Slack.

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu bocznym po lewej stronie przejdź do sekcji Powiadomienia.
3. U góry kliknij kartę Inne aplikacje.
4. Kliknij aplikację, którą chcesz skonfigurować.

Przyznaj użytkownikom uprawnienia do zatwierdzania ofert

• Superadministratorzy i użytkownicy z uprawnieniemZatwierdzaj oferty mogą zatwierdzać oferty.
• Użytkownicy muszą posiadać licencję podstawową lub Commerce Hub, aby zatwierdzać oferty.
• Użytkownicy są powiadamiani w platformie i za pośrednictwem poczty elektronicznej, w zależności od ich preferencji dotyczących powiadomień.

Typowe scenariusze zatwierdzania

Zapoznaj się z typowymi scenariuszami zatwierdzania ofert i zatwierdzeń. Dowiedz się więcej o często używanych właściwościach zatwierdzania ofert.

• Zatwierdzanie ofert powyżej określonej kwoty: użyj właściwości Kwota oferty i uruchom przepływ pracy, jeśli oferty przekraczają ustawioną kwotę.
• Zatwierdzanie ofert powyżej określonej zniżki: użyj właściwości zniżki dla ofert lub pozycji (np. % zniżki, całkowita zniżka).
• Zatwierdzanie na podstawie określonego produktu: użyj właściwości pozycji SKU i połącz ją z rabatami lub innymi właściwościami.
• Zatwierdzanie przez jedną osobę, a następnie przez drugą: użyj zatwierdzania sekwencyjnego.
• Pominięcie zatwierdzeń dla określonych użytkowników: aby umożliwić niektórym użytkownikom pominięcie zatwierdzeń:
  • Po włączeniu zaawansowanych zatwierdzeń zobaczysz dwie czynności: Dodaj etap zatwierdzania i rozpocznij przepływ zatwierdzania.
  • Utwórz gałąź i wybierz opcję Oferta. W polu Właściciel oferty wybierz opcję dowolny z, a następnie dodaj użytkowników, którzy nie potrzebują zatwierdzeń.
  • Dodaj akcję Rozpocznij proces zatwierdzania poniżej gałęzi.
• Automatyczne wymaganie zatwierdzenia dla określonych użytkowników: użyj właściwości Właściciel oferty i wybierz każdego użytkownika.
• Konfiguracja przepływu pracy, w której wymagane jest zatwierdzenie dwóch różnych właściwości przez dwóch różnych zatwierdzających. Na przykład rabat na pozycję z zatwierdzającym A i włączony podpis elektroniczny z zatwierdzającym B: poniżej znajduje się przykład przepływu pracy. W tym przypadku, jeśli pozycje mieszczą się w przedziale 25–40%, wymagane jest zatwierdzenie przez Jasona, a jeśli włączony jest podpis elektroniczny, wymagane są zatwierdzenia przez Lubai.
• Zatwierdzanie ofert z określonymi częstotliwościami rozliczeń: użyj właściwości pozycji rozliczeniowej Częstotliwość rozlic zeń i ustaw, które częstotliwości wymagają zatwierdzenia (np. półrocznie).
• Zatwierdzanie ofert z określonymi warunkami netto: użyj właściwości oferty „Warunki płatności netto ”.

Typowe właściwości zatwierdzania ofert

Poniższa tabela przedstawia często używane właściwości zatwierdzania ofert podczas korzystania z zaawansowanych przepływów pracy związanych z zatwierdzaniem.

Następujące właściwości nie są obsługiwane:

• Kwestie prawne i umowne:

• • Okres obowiązywania umowy (w miesiącach).
  • Zawsze wymagane są określone załączniki.
  • Nie obejmuje określonych załączników.
• Subskrypcja:
  • Opłaty jednorazowe wliczone w cenę.
  • Pakiet edytowany.
• Indywidualna lub zespołowa:
  • Zespoły.
  • Lokalizacja zespołów.

Kolejne kroki

• Twórz i wysyłaj oferty.
• Zarządzaj ofertami.
• Zarządzaj zatwierdzaniem ofert.