見積もりの承認を設定

見積もりの承認を有効にして、見積もりを購入者に送信する前に正確性と一貫性を保ちます。設定できる承認には、標準承認 と 事前承認の2種類があります。各タイプの詳細については、以下をご覧ください。承認を設定したら、 見積もりの承認を管理する方法をご確認ください。

承認タイプ

見積もり設定で標準承認または詳細承認をセットアップします。標準 承認と 詳細 承認の両方を同時に有効にすることはできません。

標準承認

最大10人の承認者を割り当てて、設定したフィルターに一致する見積もりを確認します。フィルターはプロパティーに基づいて作成され、承認が必要な見積もりを定義します。1人の承認者または全ての承認者のどちらで承認するかを選択します。例えば、標準承認を次のように設定できます。

• 特定の割引額を超える見積もりで承認が必要です。
• 電子署名 が有効になっている見積もりで承認を要求します。
• 特定の 商品項目 が特定の割引額を上回っている見積もりで承認を要求します。

事前承認

高度な承認には、プロパティーを絞り込む機能が含まれていますが、ワークフローベースのルールを使用して詳細なカスタマイズを行うことができます。

事前承認を使用すると、次のことができます。

• 見積もり金額、割引レベル、SKU、請求頻度、期間、特定のユーザー属性などの見積もりおよび商品項目プロパティー、または関連オブジェクト(取引など)に基づいて承認をトリガーできます。
• 優先度でランク付け された連続した承認 を使用します。最大5つのシーケンスを追加でき、シーケンスあたり10人の承認者を追加できます。以下に例を示します。
  • • 営業マネージャーを最優先事項、営業ディレクターを第2優先度、法務部門を第3優先度として設定します。営業マネージャーが承認を完了するまで、営業ディレクターは見積もりを承認する必要はありません。
    • 営業マネージャーを最優先事項、法務部門を第2優先度として設定します。営業マネージャーが承認を完了するまで、法務部は見積もりを承認する必要はありません。

一般的な承認シナリオを確認

見積もりの承認をオンにする

標準の見積もり承認をオンにする

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
2. 左側のサイドバーメニューで、［オブジェクト］＞［見積もり］の順に進みます。
3. 上部にある[承認] タブをクリックします。
4. [見積もりの承認]セクションで、[ 承認]スイッチを オンに切り替えます。
5. [標準承認]で、[見積もり]の横にある[ 編集]をクリックします 。
   
6. 右側のパネルで、次の操作を行います。
   • [かつこれらの条件を満たしています]の下で、[ +フィルターを追加]をクリックし、絞り込みの基準にするプロパティーを追加します。
   • [絞り込み条件] ドロップダウンメニューをクリックし、プロパティーを表示する オブジェクトを選択します。
   • [オブジェクト情報]で[[オブジェクト]プロパティー]をクリックします。
     
     
     
   • 検索バーを使用して プロパティーを検索します。
     
     
     
   • 絞り込みに使用するプロパティー をクリックします。
   • フィルターを設定してください。
     
     
     
   • switcher 変更アイコンをクリックして フィルター条件を変更します。delete削除アイコンをクリックして フィルターを削除します。
   • [AND]の下にある[+フィルターを追加 ]をクリックして、フィルター条件を追加します。
   • [次に、この実行]の下にある[ Aの承認者 ]ドロップダウンメニューをクリックし、見積もりを承認するユーザーを選択します。複数のユーザーを選択できます。

4. • [承認者要件 ]ドロップダウンメニューをクリックし、[すべての承認者 ]または[任意の承認者]を選択します。[任意の承認者]を選択した場合、1人の承認者が見積もりを承認しても、選択した他のユーザーには承認用に送信されません。[すべての承認者] を選択した場合、承認の送信時に承認者の 1 人が不在の場合、承認なしで見積もりを続行することはできません。
   • [この承認メモを使用] フィールドにメモを入力します。見積もりの作成者と承認者は、承認が行われるときにこのメモを表示します。たとえば、設定したフィルターに基づいて見積もりの承認が必要な理由を入力できます。
   • ［Save（保存）］をクリックします。

6. 承認を有効にするには、[ 見積もり]スイッチをオンに切り替えます。

高度な見積もりの承認をオンにする

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
2. 左側のサイドバーメニューで、［オブジェクト］＞［見積もり］の順に進みます。
3. 上部にある[承認] タブをクリックします。
4. [見積もりの承認]セクションで、[ 承認]スイッチを オンに切り替えます。
5. [高度な承認]で、[ 高度な見積もり承認]スイッチを オンに切り替えます。 
6. [ 編集 ] をクリックして、高度な承認ワークフローを設定します。

高度な承認ワークフローをカスタマイズする

高度なワークフローが有効になっていると、承認ワークフローは ワークフローツールを使用して 作成されます。ワークフローには次の2つのアクションを設定できます。

• 見積もり承認ステップを追加:承認条件(特定の金額を超える見積もりを承認する、特定のユーザーによる見積もりを承認するなど)を定義した後に、このアクションを使用します。追加したら、承認者へのメッセージを追加し、見積もりの承認者と、 順次承認の場合は優先度を選択します。
  
  
  
• 見積もり承認フローの開始: 見積もり承認ステップがこのアクションの上に追加されていない場合、見積もりは自動承認されます。見積もり承認ステップが追加されると、見積もり承認フローが開始されます。承認ワークフローに追加される見積もりを設定して、すべての承認者、任意の承認者、または順次承認者から承認を得ます。
  
  
  

ワークフローは手動でカスタマイズすることも、 AIを利用することも可能です。ワークフローに移動するには、次の手順に従います。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
2. 左側のサイドバーメニューで、［オブジェクト］＞［見積もり］の順に進みます。
3. 上部にある[承認] タブをクリックします。
4. [高度な承認]で、[ 編集 ]をクリックしてワークフローに移動します。
5. ワークフローでAIを使用する方法、またはワークフローを手動でカスタマイズする方法を確認するには、トリガー登録の下にある[+ ]をクリックします。
   
   
   
6. アクションを追加します。例えば、次のようなことが可能です。
   • 左側のパネルで[ 分岐]をクリックし、[1つのプロパティーまたはアクションの出力]を選択します。
   • [見積もり金額 ]プロパティーを選択し、[ 次へ]をクリックします。[分岐 1 ] を 5,000 より大きい値に設定します。これにより、5,000ドルを超える見積もりの事前承認ワークフローが開始されます。［Save（保存）］をクリックします。
   • 見積もりを再登録する場合は、左側のパネルで[設定 ]タブをクリックし、[ 再登録]スイッチをオンに切り替えます。
   • ［Save（保存）］をクリックします。
7. 他のユース ケース の一般的な承認シナリオ を確認します。
8. [5,000件を超えるアクション]の下で、[+ ]をクリックしてアクションをさらに追加します。
9. 左側のパネルで、[CRM]セクションをクリックして展開し、[見積もり承認ステップを追加]をクリックします。 
10. 承認者にメッセージを追加します。[データ変数を選択 ]リストを使用して、見積もりプロパティー(見積もり金額、見積もり所有者など)をメッセージに追加できます。
11. [承認者 ]ドロップダウンメニューをクリックし、承認者を選択します。
12. [優先度]ドロップダウンメニューをクリックし、 連続する承認の場合は 優先度を選択します。
    
13. 左パネルの右上にある[ 保存]をクリックします。
14. 下の[+ ]をクリックします。 見積もりの承認ステップを追加。
15. 左側のパネルで、[CRM]セクションをクリックして展開し、[見積もり承認フローを開始]をクリックします。 
16. [必要な承認者]で、次のいずれかを選択します。
    •  [全ての承認者 ]:条件を満たす見積もりについて全ての承認者からの承認を求めます。
    • 条件を満たす見積もりについて、いずれかの承認者から1人の承認を必要とする承認者。
    • 優先順位で承認者に通知する順序 。連続する承認では、優先度の各ステップですべての承認者による承認が必要です。
17. 左パネルの右上にある[ 保存]をクリックします。
18. [None met(適合なし)]の[+ ]をクリックします。 
19. 左側のパネルで[アクションに移動]をクリックします。
20. [見積もり承認フローを開始 ]アクションをクリックします。
21. [完了] をクリックします。
    
22. 右上の[ 確認とオン]をクリックしてワークフローをオンにします。

承認通知を設定

承認者は、通知設定で承認に関して受信する通知のタイプを設定できます。ベル通知とEメール通知はデフォルトでオンになっています。

HubSpotベースの通知

見積もりの承認に関して受信する通知をカスタマイズするには、次の手順に従います。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
2. 左サイドバーメニューで、［通知］に移動します。
3. 下にスクロールし、[ 全般]をクリックして展開します。
4. [Approval activity(承認アクティビティーー)]の横で、承認に関して受信する通知を選択します。
5. これらの設定は自分のアカウントにのみ適用されます。他のユーザーは自分の通知設定を定義する必要があります。Enterprise アカウントのスーパー管理者は 、他のユーザーとしてログインできます。

サードパーティーアプリでの通知

Google Chat、Microsoft Teams、Slackなどのサードパーティーアプリでも通知を受け取ることができます。 

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
2. 左サイドバーメニューで、［通知］に移動します。
3. 上部にある[他のアプリ ]タブをクリックします。
4. 設定する アプリ をクリックします。

一般的な承認シナリオ

見積もりの承認に関する一般的なシナリオを確認一般的に使用されている見積もり承認プロパティーをご確認ください。

• 特定の金額を超える見積もりの承認: 見積もり金額 プロパティーを使用して、見積もりが設定された金額を上回っている場合にワークフローをトリガーします。
• 特定の割引を超える見積もりの承認: 見積もりまたは商品項目に割引プロパティーを使用します(例:割引率、合計割引)。
• 特定の製品に基づく承認: SKU の商品項目プロパティーを使用して、割引またはその他のプロパティーとネストします。
• 一方の当事者(マネージャーなど)から承認を得て、次にもう一方の当事者(法務など)からの承認を必要とする: 連続する承認を使用します。 
• 特定のユーザーの承認をバイパス:特定のユーザーに承認のバイパスを許可:
  
  • 高度な承認ワークフローに進みます。
  • トリガーの下の [+ ]をクリックします。
  • 左側のパネルで、次の操作を行います。
    • 「分岐」をクリックします。
    • [AND/ORロジック]をクリックします。
    • [First] で、[ Branch name ] フィールドに Skip approvals と入力しているかどうかを確認します。
      
      
      

• • • [+条件を追加]をクリックします。
    • [オブジェクト情報]で、[ 見積もりのプロパティー]をクリックします。
      
      
      

• • • プロパティーのリストから[見積もり所有者 ]を選択します。
    • 左側のパネルの [見積もり担当者]で、最初のドロップダウンメニューで[次のいずれか に該当する ]が選択されていることを確認します。2つ目の ドロップダウンメニュー をクリックし、承認をスキップする 見積もり担当者 を選択します。
      
      
      

• • • [どの条件も満たされない場合、ここに移動します:]の[支店名 ]フィールドに、「承認のために見積もりを確認」と入力します。
    • 右上の［保存］をクリックします。
  • [承認のために見積もりを確認]分岐の下で、[+]をクリックします。
  • 承認の基準を入力 
  • 承認条件の下の[+]をクリックします。
  • 左側のパネルで、[CRM]セクションをクリックして展開し、[見積もり承認フローを開始]をクリックします。 
  • [必要な承認者]で、次のいずれかを選択します。
    •  [全ての承認者 ]:条件を満たす見積もりについて全ての承認者からの承認を求めます。
    • 条件を満たす見積もりについて、いずれかの承認者から1人の承認を必要とする承認者。
    • 優先順位で承認者に通知する順序 。連続する承認では、優先度の各ステップですべての承認者による承認が必要です。
  • 左パネルの右上にある[ 保存]をクリックします。
  • [None met(適合なし)]の[+ ]をクリックします。 
  • 左側のパネルで[アクションに移動]をクリックします。
  • [見積もり承認フローを開始 ]アクションをクリックします。
  • ［完了］をクリックします。
  • [Skip apprvoals]の下の[+ ]をクリックします。
  • 左側のパネルで[アクションに移動]をクリックします。
  • [見積もり承認フローを開始 ]アクションをクリックします。

• • [完了] をクリックします。
    
    
    

• 特定のユーザーに対して自動的に承認を求める:[見積もり担当者]プロパティーを使用して、各ユーザーを選択します。 
• 2つの異なる条件に対して承認が必要で、それぞれに異なる承認者(商品項目の値引きと電子署名の承認方法など)があるワークフロー設定:例えば、商品項目の値引きは承認者A(営業マネージャーなど)の承認に、電子署名が見積もりの承認方法である場合は承認者B(法務など)に送信されます。以下の例では、商品項目が25〜40%の場合、承認者Aからの承認が必要です。見積もりで使用されている承認方法が電子署名である場合、Lubaiからの2回目の承認が必要です。割引が 40% を超える場合、別の承認者 (Andy) に送信され、見積もりで使用されている承認方法が電子署名である場合は、Lubai からの 2 回目の承認が必要です。
  
  
• 特定の請求頻度の見積もりの承認: [請求頻度 ]商品項目 プロパティーを使用して、承認が必要な頻度を設定します(例: 半年ごと)。
• 特定の支払期限の見積もりの承認:[支払期限 ]見積もりプロパティーを使用します。 

一般的な見積もり承認プロパティー

次の表に、よく使用される見積もり承認プロパティーを示します。

プロパティーでは、次のユースケースはサポートされていません。

• 法的および契約:

• • 具体的な契約期間の長さを月単位で設定します。
  • 特定の添付ファイルが常に必要であることを必須にします。
  • 特定の添付ファイルを含めないようにする必要があります。
• 予約：
  • 初回導入時の諸費用も含まれます。

• 個人またはチーム:
  • 見積もりの承認を必須にする。チーム全体で見積もりの承認権限を設定することもできますが、この場合は各自を個人で選択する必要があります。
  • チームの所在地に応じて承認を設定できます。

次のステップ

• 見積もりを作成して送信します。
• 見積もりを管理します。
• 見積もりの承認を管理します。