見積もりの承認をセットアップ

見積もりの承認を有効にして、見積もりを購入者に送信する前に正確性と一貫性を保ちます。設定できる承認には、標準承認 と 事前承認の2種類があります。各タイプの詳細については、以下をご覧ください。承認を設定したら、 見積もりの承認を管理する方法をご確認ください。

承認タイプ

標準承認

1人以上の承認者を割り当てて送信された全ての見積もりを確認します。1人の承認者または全ての承認者からの承認が必要かどうかを判断します。

事前承認

事前承認では、標準承認のすべての機能に加えて、ワークフローベースのルールをサポートしているため、きめ細かなカスタマイズが可能です。

事前承認を使用すると、次のことができます。

• 見積もり金額、割引レベル、SKU、請求頻度、期間、特定のユーザー属性などの見積もりおよび商品項目プロパティー、または関連オブジェクト(取引など)に基づいて承認をトリガーできます。
• 優先度でランク付け された連続した承認 を使用します。以下に例を示します。
  • 営業マネージャーを最優先事項、営業ディレクターを第2優先度、法務部門を第3優先度として設定します。営業マネージャーが承認を完了するまで、営業ディレクターは見積もりを承認する必要はありません。
  • 営業マネージャーを最優先事項、法務部門を第2優先度として設定します。営業マネージャーが承認を完了するまで、法務部は見積もりを承認する必要はありません。

一般的な承認シナリオを確認

見積もりの承認をオンにする

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
2. 左側のサイドバーメニューで、［オブジェクト］＞［見積もり］の順に進みます。
3. 上部にある[承認] タブをクリックします。
4. [見積もりの承認を設定] セクションで、次のいずれかのオプションを選びます( 標準 承認と 詳細 承認の両方を同時に有効にすることはできません)。
   • 標準承認:
     • [設定を編集]をクリックします。
     • 右側のパネルの[承認要件]で、[すべての承認者 ]を選択して、すべての見積もりをすべての承認者によって承認するようにします。[ 任意の承認者 ]を選択して、1人の承認者による承認を許可します。
     • [承認者]の ドロップダウンメニューをクリックし、見積もりを承認する ユーザー を選択します。どちらのオプションでも複数のユーザーを選択できます。前のステップで[ 任意の承認者 ]を選択した場合、1人の承認者が見積もりを承認しても、選択した他のユーザーには承認用に送信されません。選択された承認者によって作成された見積もりには承認は必要ありません。
     • ［Save（保存）］をクリックします。
   • 高度な承認: [編集 ]をクリックして承認設定を続行します。

承認ワークフローをカスタマイズする

高度なワークフローが有効になっていると、承認ワークフローは ワークフローツールを使用して 作成されます。ワークフローには次の2つのアクションを設定できます。

• 見積もり承認ステップを追加:承認条件(特定の金額を超える見積もりを承認する、特定のユーザーによる見積もりを承認するなど)を定義した後に、このアクションを使用します。追加したら、承認者へのメッセージを追加し、見積もりの承認者と、 順次承認の場合は優先度を選択します。
  
  
• 見積もり承認フローの開始: 見積もり承認ステップがこのアクションの上に追加されていない場合、見積もりは自動承認されます。見積もり承認ステップが追加されると、見積もり承認フローが開始されます。承認ワークフローに追加される見積もりを設定して、すべての承認者、任意の承認者、または順次承認者から承認を得ます。
  
  

ワークフローは手動でカスタマイズすることも、 AIを利用することも可能です。ワークフローに移動するには、次の手順に従います。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
2. 左側のサイドバーメニューで、［オブジェクト］＞［見積もり］の順に進みます。
3. 上部にある[承認] タブをクリックします。
4. [見積もりの承認設定]で、[高度な承認 ]オプションの[ 編集 ]をクリックして、ワークフローに移動します。
5. ワークフローでAIを使用する方法、またはワークフローを手動でカスタマイズする方法を確認するには、トリガー登録の下にある[+ ]をクリックします。
   
   
6. アクションを追加します。例えば、次のようなことが可能です。
   • 左側のパネルで[ 分岐]をクリックし、[1つのプロパティーまたはアクションの出力]を選択します。
   • [見積もり金額 ]プロパティーを選択し、[ 次へ]をクリックします。[分岐 1 ] を 5,000 より大きい値に設定します。これにより、5,000ドルを超える見積もりの事前承認ワークフローが開始されます。［Save（保存）］をクリックします。
   • 見積もりを再登録する場合は、左側のパネルで[設定 ]タブをクリックし、[ 再登録]スイッチをオンに切り替えます。
   • ［Save（保存）］をクリックします。
7. 他のユース ケース の一般的な承認シナリオ を確認します。
8. [5,000件を超えるアクション]の下で、[+ ]をクリックしてアクションをさらに追加します。
9. 左側のパネルで、[CRM]セクションをクリックして展開し、[見積もり承認ステップを追加]をクリックします。 
10. 承認者にメッセージを追加します。[データ変数を選択 ]リストを使用して、見積もりプロパティー(見積もり金額、見積もり所有者など)をメッセージに追加できます。
11. [承認者 ]ドロップダウンメニューをクリックし、承認者を選択します。
12. [優先度]ドロップダウンメニューをクリックし、 連続する承認の場合は 優先度を選択します。
13. 左パネルの右上にある[ 保存]をクリックします。
14. 下の[+ ]をクリックします。 見積もりの承認ステップを追加。
15. 左側のパネルで、[CRM]セクションをクリックして展開し、[見積もり承認フローを開始]をクリックします。 
16. [必要な承認者]で、次のいずれかを選択します。
    •  [全ての承認者 ]:条件を満たす見積もりについて全ての承認者からの承認を求めます。
    • 条件を満たす見積もりについて、いずれかの承認者から1人の承認を必要とする承認者。
    • 優先順位で承認者に通知する順序 。連続する承認では、優先度の各ステップですべての承認者による承認が必要です。
17. 左パネルの右上にある[ 保存]をクリックします。
18. [None met(適合なし)]の[+ ]をクリックします。 
19. 左側のパネルで[アクションに移動]をクリックします。
20. [見積もり承認フローを開始 ]アクションをクリックします。
21. [完了] をクリックします。
22. 右上の[ 確認とオン]をクリックしてワークフローをオンにします。

承認通知を設定

承認者は、通知設定で承認に関して受信する通知のタイプを設定できます。ベル通知とEメール通知はデフォルトでオンになっています。

HubSpotベースの通知

見積もりの承認に関して受信する通知をカスタマイズするには、次の手順に従います。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
2. 左サイドバーメニューで、［通知］に移動します。
3. 下にスクロールし、[ 全般]をクリックして展開します。
4. [Approval activity(承認アクティビティーー)]の横で、承認に関して受信する通知を選択します。
5. これらの設定は自分のアカウントにのみ適用されます。他のユーザーは自分の通知設定を定義する必要があります。Enterprise アカウントのスーパー管理者は 、他のユーザーとしてログインできます。

サードパーティーアプリでの通知

Google Chat、Microsoft Teams、Slackなどのサードパーティーアプリでも通知を受け取ることができます。 

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
2. 左サイドバーメニューで、［通知］に移動します。
3. 上部にある[他のアプリ ]タブをクリックします。
4. 設定する アプリ をクリックします。

一般的な承認シナリオ

見積もりの承認に関する一般的なシナリオを確認一般的に使用されている見積もり承認プロパティーをご確認ください。

• 特定の金額を超える見積もりの承認: 見積もり金額 プロパティーを使用して、見積もりが設定された金額を上回っている場合にワークフローをトリガーします。
• 特定の割引を超える見積もりの承認: 見積もりまたは商品項目に割引プロパティーを使用します(例:割引率、合計割引)。
• 特定の製品に基づく承認: SKU の商品項目プロパティーを使用して、割引またはその他のプロパティーとネストします。
• 一方の当事者(マネージャーなど)から承認を得て、次にもう一方の当事者(法務など)からの承認を必要とする: 連続する承認を使用します。 
• 特定のユーザーの承認をバイパス:特定のユーザーに承認のバイパスを許可:
  
  • トリガーの下の [+ ]をクリックします。
  • 左側のパネルで、次の操作を行います。
    • 「分岐」をクリックします。
    • [AND/ORロジック]をクリックします。
    • [First] で、[ Branch name ] フィールドに Skip approvals と入力しているかどうかを確認します。
      
      

• • • [+条件を追加]をクリックします。
    • [オブジェクト情報]で、[ 見積もりのプロパティー]をクリックします。
      
      

• • • プロパティーのリストから[見積もり所有者 ]を選択します。
    • 左側のパネルの [見積もり担当者]で、最初のドロップダウンメニューで[次のいずれか に該当する ]が選択されていることを確認します。2つ目の ドロップダウンメニュー をクリックし、承認をスキップする 見積もり担当者 を選択します。
      
      

• • • [どの条件も満たされない場合、ここに移動します:]の[支店名 ]フィールドに、「承認のために見積もりを確認」と入力します。
    • 右上の［保存］をクリックします。
  • [承認のために見積もりを確認]分岐の下で、[+]をクリックします。
  • 承認の基準を入力 
  • 承認条件の下の[+]をクリックします。
  • 左側のパネルで、[CRM]セクションをクリックして展開し、[見積もり承認フローを開始]をクリックします。 
  • [必要な承認者]で、次のいずれかを選択します。
    •  [全ての承認者 ]:条件を満たす見積もりについて全ての承認者からの承認を求めます。
    • 条件を満たす見積もりについて、いずれかの承認者から1人の承認を必要とする承認者。
    • 優先順位で承認者に通知する順序 。連続する承認では、優先度の各ステップですべての承認者による承認が必要です。
  • 左パネルの右上にある[ 保存]をクリックします。
  • [None met(適合なし)]の[+ ]をクリックします。 
  • 左側のパネルで[アクションに移動]をクリックします。
  • [見積もり承認フローを開始 ]アクションをクリックします。
  • ［完了］をクリックします。
  • [Skip apprvoals]の下の[+ ]をクリックします。
  • 左側のパネルで[アクションに移動]をクリックします。
  • [見積もり承認フローを開始 ]アクションをクリックします。

• • [完了] をクリックします。
    
    

• 特定のユーザーに対して自動的に承認を求める:[見積もり担当者]プロパティーを使用して、各ユーザーを選択します。 
• 2つの異なる条件に対して承認が必要で、それぞれに異なる承認者(商品項目の値引きと電子署名の承認方法など)があるワークフロー設定:例えば、商品項目の値引きは承認者A(営業マネージャーなど)の承認に、電子署名が見積もりの承認方法である場合は承認者B(法務など)に送信されます。以下の例では、商品項目が25〜40%の場合、承認者Aからの承認が必要です。見積書で使用されている承認方法が電子署名である場合、Lubaiからの2回目の承認が必要です。割引が 40% を超える場合、別の承認者 (Andy) に送信され、見積もりで使用されている承認方法が電子署名である場合は、Lubai からの 2 回目の承認が必要です。
  
• 特定の請求頻度の見積もりの承認: [請求頻度 ]商品項目 プロパティーを使用して、承認が必要な頻度を設定します(例: 半年ごと)。
• 特定の支払期限の見積もりの承認:[支払期限 ]見積もりプロパティーを使用します。 

一般的な見積もり承認プロパティー

次の表は、高度な承認ワークフローを使用する際によく使用される見積もり承認プロパティーを示しています。

次のプロパティーはサポートされていません。

• 法的および契約:

• • 契約期間の長さ(月)。
  • 特定の添付ファイルは必ず必要です。
  • 特定の添付ファイルは含まれません。
• 予約：
  • 初回導入時の諸費用が含まれます。
  • バンドル編集済み。
• 個人またはチーム:
  • チーム。
  • チームの所在地。

次のステップ

• 見積もりを作成して送信します。
• 見積もりを管理します。
• 見積もりの承認を管理します。