見積もりの承認をセットアップ

スーパー管理者 または「見積もりを承認 」権限を持つユーザーは、承認を有効にして、見積もりを購入者に送信する前に正確性と一貫性を確保することができます。 

使用できる承認には標準 承認 と 詳細承認の2つのカテゴリーがあります。

承認タイプ

標準承認

1人以上の承認者を割り当てて送信された全ての見積もりを確認します。見積もりの承認者を全員にするか、1人だけに限定するかを選択できます。

事前承認

標準承認のすべての機能に加えて、ワークフローベースのルールのサポートが含まれます。

• 見積もりプロパティー(見積もり金額、割引レベル、SKU、請求頻度、正味条件、特定のユーザー属性、または関連オブジェクト(商品項目や取引など)に基づいて、承認をトリガーできます。
• 優先度順にランク付け された連続した承認 が含まれます。例：
  • 営業マネージャーを最優先事項、営業ディレクターを第2優先度、法務部門を第3優先度として設定します。営業マネージャーが承認を完了するまで、営業ディレクターは見積もりを承認する必要はありません。
  • 営業マネージャーを最優先事項、法務部門を第2優先度として設定します。営業マネージャーが承認を完了するまで、法務部は見積もりを承認する必要はありません。

一般的な承認の例

• 特定の割引を超える見積もりを承認する。
• 一定金額を超える見積もりを承認する。
• 特定の割引または金額よりも大きい特定のSKU(製品)を承認する。
• 特定のユーザーからの見積もりを承認する(例:雇用の最初の90日間には承認が必要)。
• 請求頻度の変更を伴う見積もりの承認。
• 正味条件が変更された見積もりを承認する。
  

一般的な見積もり承認プロパティー

次の表は、高度な承認ワークフローを使用する際によく使用される見積もり承認プロパティーを示しています。

見積もりの承認をオンにする

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
2. 左側のサイドバーメニューで、［オブジェクト］＞［見積もり］の順に進みます。
3. 上部にある[承認] タブをクリックします。
4. [見積もりの承認を設定] セクションで、次のいずれかのオプションを選びます( 標準 承認と 詳細 承認の両方を同時に有効にすることはできません)。
   • 標準: 標準承認を使用する場合は、[標準承認]を選択します。
     • [設定を編集 ]をクリックして、承認要件と承認者を編集します。
     • 右側のパネルの[承認要件]で、全ての見積もりを全ての承認者によって承認する場合は[全ての承認者 ]を選択します。また、全ての見積もりをいずれかの承認者によって承認する場合は 、[任意の承認者 ]を選択します。
     • [承認者]の ドロップダウンメニューをクリックし、見積もりを承認する ユーザー を選択します(複数のユーザーを選択できます)。選択された承認者が作成した見積もりには承認が必要ありません。
     • [保存]をクリックします。
   • [高度な承認]: 高度な 承認を使用するには、[高度な承認 ]を選択します。

承認ワークフローをカスタマイズする

高度なワークフローを有効にすると、承認ワークフローがワークフロー ツール で作成されます。

ワークフローは手動でカスタマイズすることも、 AIを利用することも可能です。ワークフローに移動するには、次の手順に従います。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
2. 左側のサイドバーメニューで、［オブジェクト］＞［見積もり］の順に進みます。
3. 上部にある[承認] タブをクリックします。
4. [見積もり承認設定済み]で、[ 見積もり承認ワークフロー]をクリックします。ワークフローが新しいブラウザータブで開きます。
5. ワークフローでAIを使用する方法、またはワークフローを手動でカスタマイズする方法を確認するには、トリガー登録の下にある [+ ]をクリックします。
   
   
   
6. アクションを追加します。例えば、次のことができます。
   • 左側のパネルで[ 分岐]をクリックし、[1つのプロパティーまたはアクションの出力]を選択します。
   • [見積もり金額 ]プロパティーを選択し、[ 次へ]をクリックします。[分岐 1 ] を 5,000 より大きい値に設定します。これにより、5,000ドルを超える見積もりの事前承認ワークフローが開始されます。[保存]をクリックします。
   • 見積もりを再登録する場合は、左側のパネルで[設定 ]タブをクリックし、[ 再登録]スイッチをオンに切り替えます。
   • [保存]をクリックします。
     
7. [5,000件を超えるアクション]の下で、[+ ]をクリックしてアクションをさらに追加します。
8. 左側のパネルで[CRM]をクリックします。
9. [承認ステップを追加]をクリックします。
10. 承認者にメッセージを追加します。[データ変数を選択 ]リストを使用して、見積もりプロパティー(見積もり金額、見積もり所有者など)をメッセージに追加できます。
11. [承認者]ドロップダウンメニューをクリックし、承認者を選択します。
12. [優先度]ドロップダウンメニューをクリックし、 連続する承認の場合は 優先度を選択します。
    
    
13. [保存]をクリックします。
14. [承認ステップを追加]の下の[+ ]をクリックします。
15. 左側のパネルで[CRM]をクリックします。
16. [ 承認フローの開始]をクリックします。
    
17. [必要な承認者]で、次のいずれかを選択します。
    •  条件を満たす見積もりについて全ての承認者から承認を要求する全ての承認者
    • 条件を満たす見積もりについて、いずれかの承認者から1人の承認を必要とする承認者。
    • 優先順位で承認者に通知する順序 。連続する承認では、優先度の各ステップですべての承認者による承認が必要です。
18. [保存]をクリックします。
19. [None met(適合なし)]の[+ ]をクリックします。
20. 左側のパネルで[アクションに移動]をクリックします。
21. [承認フローを開始 ]アクションをクリックします。
22. [完了] をクリックします。
    
    
23. 右上の[ 確認および公開]をクリックして、ワークフローを公開します。

承認通知を設定

承認者は、アカウントの通知設定で、承認に関して受信する通知のタイプを設定できます。ベル通知とEメール通知は既定でオンになっています。

HubSpotベースの通知

見積もりの承認に関して受信する通知をカスタマイズするには、次の手順に従います。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
2. 左サイドバーメニューで、［通知］に移動します。
3. 下にスクロールし、[ 全般]をクリックして展開します。
4. [Approval activity(承認アクティビティー)]の横で、承認に関して受信する通知を選択します。ベルアイコンとEメール通知は既定で有効になっています。
   
5. これらの設定は自分のアカウント用です。ユーザーが独自の通知設定を行う場合は、自分のアカウントから行う必要があります。Enterpriseアカウントのスーパー管理者は、他のユーザーとしてログインできます。

他のアプリでの通知

Google Chat、Microsoft Teams、Slackなどの他のアプリで通知を受け取ることもできます。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
2. 左サイドバーメニューで、［通知］に移動します。
3. 上部にある[他のアプリ ]タブをクリックします。
   
4. 設定する アプリ をクリックします。

見積もりを承認する権限をユーザーに付与

• スーパー管理者と「見積もりを承認する」権限を持つユーザー 見積もりを承認できます。
• ユーザーが見積もりを承認するにはコアシートまたはCommerce Hub が必要です。
• ユーザーに通知はプラットフォーム 内、そして通知設定に応じてEメールで通知されます。

一般的な承認シナリオ

• 特定の製品に基づく承認:SKUの商品項目プロパティーを使用して、割引またはその他のプロパティーとネストします。
• ある人から承認し、次に別の人から承認する: 連続した承認を使用します。
  
• 特定のユーザーに対して承認をバイパスする:特定のユーザーが承認をバイパスできるようにするには、次の手順に従います。
  
  • 詳細承認をオンにすると、[ 承認ステップを追加 ]と[ 承認フローを開始]という2つのアクションが表示されます。
  • 分岐を作成し、 見積もりを選択します。 見積もり担当者で、[ 次のいずれかに該当する]を選択し、承認を必要としないユーザー を追加します。
  • [ 承認フローを開始]アクションを分岐の下に追加します。
    
    
• 特定のユーザーに対して自動的に承認を求める:[見積もり担当者]プロパティーを使用して、各ユーザーを選択します。 
• 2つの異なるプロパティーから承認が必要な場合、2人の異なる承認者を設定するワークフロー構成。たとえば、承認者Aが割引商品項目、承認者Bが電子署名を有効にしている場合:以下はワークフローの例です。この場合、商品項目が25〜40%の場合はJasonからの承認が必要であり、電子署名がオンになっている場合はLubaiからの承認が必要です。
  
  

次のステップ

• 見積もりを作成して送信します。
• 見積もりを管理します。
• 見積もりの承認を管理します。