ตั้งค่าการอนุมัติใบเสนอราคา

ผู้ดูแลระบบหรือผู้ใช้ที่มีสิทธิ์อนุมัติใบเสนอราคาสามารถเปิดการอนุมัติเพื่อให้แน่ใจถึงความถูกต้องและความสอดคล้องของใบเสนอราคาก่อนที่จะส่งไปยังผู้ซื้อ 

มีการอนุมัติสองประเภทที่คุณสามารถใช้ได้การอนุมัติมาตรฐานและการ อนุมัติขั้นสูง

ประเภทการอนุมัติ

การอนุมัติมาตรฐาน

กำหนดผู้อนุมัติหนึ่งรายหรือหลายรายเพื่อตรวจสอบใบเสนอราคาที่ส่งทั้งหมด คุณสามารถเลือกได้ว่าผู้อนุมัติทั้งหมดหรือเพียงคนเดียวจะต้องอนุมัติใบเสนอราคา

การอนุมัติขั้นสูง

รวมทุกอย่างในการอนุมัติมาตรฐานรวมถึงการสนับสนุนกฎตามเวิร์กโฟลว์ 

• เรียกใช้การอนุมัติตามคุณสมบัติการเสนอราคาเช่นจำนวนใบเสนอราคาระดับส่วนลด SKU ความถี่ในการเรียกเก็บเงินข้อกำหนดสุทธิหรือแอตทริบิวต์ของผู้ใช้เฉพาะหรือวัตถุที่เกี่ยวข้อง (เช่นรายการสินค้าหรือดีล)
• รวมการอนุมัติตามลำดับความสำคัญตัวอย่างเช่น:
  • ตั้งผู้จัดการฝ่ายขายเป็นลำดับความสำคัญแรกผู้อำนวยการฝ่ายขายเป็นลำดับความสำคัญที่สองและกฎหมายเป็นลำดับความสำคัญที่สาม ผู้อำนวยการฝ่ายขายไม่จำเป็นต้องอนุมัติใบเสนอราคาจนกว่าผู้จัดการฝ่ายขายจะอนุมัติเสร็จสิ้น
  • ตั้งผู้จัดการฝ่ายขายให้มีความสำคัญเป็นอันดับแรกและตั้งผู้จัดการฝ่ายขายให้มีความสำคัญทางกฎหมายเป็นอันดับสอง ฝ่ายกฎหมายไม่จำเป็นต้องอนุมัติใบเสนอราคาจนกว่าผู้จัดการฝ่ายขายจะอนุมัติเสร็จสิ้น

ตัวอย่างการอนุมัติทั่วไป

• การอนุมัติใบเสนอราคาที่สูงกว่าส่วนลดที่กำหนด
• การอนุมัติใบเสนอราคาที่สูงกว่าจำนวนที่กำหนด
• การอนุมัติ SKU (ผลิตภัณฑ์) ที่เฉพาะเจาะจงเหนือส่วนลดหรือจำนวนที่กำหนด
• การอนุมัติใบเสนอราคาจากผู้ใช้เฉพาะราย (เช่นการจ้างงาน 90 วันแรกต้องได้รับการอนุมัติ)
• อนุมัติใบเสนอราคาที่มีการเปลี่ยนแปลงความถี่ในการเรียกเก็บเงิน
• อนุมัติใบเสนอราคาที่มีการเปลี่ยนแปลงในเงื่อนไขสุทธิ
  

คุณสมบัติการอนุมัติใบเสนอราคาทั่วไป

ตารางด้านล่างแสดงคุณสมบัติการอนุมัติใบเสนอราคาที่ใช้กันทั่วไปเมื่อใช้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติขั้นสูง

เปิดการอนุมัติใบเสนอราคา

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
2. ในเมนูแถบด้านข้างซ้ายให้ไปที่ Objects > Quotes
3. ที่ด้านบนให้คลิกแท็บการอนุมัติ
4. ภายใต้การตั้งค่าการอนุมัติใบเสนอราคา ให้เลือกหนึ่งในตัวเลือกต่อไปนี้ (ไม่สามารถเปิดการอนุมัติทั้งแบบมาตรฐานและขั้นสูงพร้อมกันได้):
   • มาตรฐาน: เลือกการอนุมัติมาตรฐานเพื่อใช้การอนุมัติมาตรฐาน
     • คลิกแก้ไขการตั้งค่าเพื่อแก้ไขข้อกำหนดการอนุมัติและผู้อนุมัติ
     • ในแผงด้านขวาภายใต้ข้อกำหนดการอนุมัติให้เลือกผู้อนุมัติทั้งหมดเพื่อให้ใบเสนอราคาทุกใบได้รับอนุมัติจากผู้อนุมัติทั้งหมดหรือเลือกผู้อนุมัติใดๆเพื่อให้ใบเสนอราคาทุกใบได้รับอนุมัติจากผู้อนุมัติรายใดรายหนึ่ง
     • ใต้ผู้อนุมัติให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลงและเลือกผู้ใช้ที่จะอนุมัติใบเสนอราคา (คุณสามารถเลือกผู้ใช้หลายคน) ใบเสนอราคาที่สร้างโดยผู้อนุมัติที่เลือกจะไม่จำเป็นต้องได้รับการอนุมัติ
     • คลิก บันทึก
   • ขั้นสูง: เลือกการอนุมัติขั้นสูงเพื่อใช้การอนุมัติขั้นสูง

ปรับแต่งเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ

เวิร์กโฟลว์การอนุมัติถูกสร้างขึ้นด้วยเครื่องมือเวิร์กโฟลว์เมื่อเปิดเวิร์กโฟลว์ขั้นสูง

คุณสามารถปรับแต่งเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเองหรือใช้ AI เพื่อไปยังเวิร์กโฟลว์:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
2. ในเมนูแถบด้านข้างซ้ายให้ไปที่ Objects > Quotes
3. ที่ด้านบนให้คลิกแท็บการอนุมัติ
4. ภายใต้การตั้งค่าการอนุมัติใบเสนอราคาให้คลิกเวิร์กโฟลว์การอนุมัติใบเสนอราคา เวิร์กโฟลว์จะเปิดขึ้นในแท็บเบราว์เซอร์ใหม่
5. เรียนรู้วิธีใช้ AI ในเวิร์กโฟลว์หรือปรับแต่งเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเองคลิกปุ่ม + ด้านล่างทริกเกอร์การลงทะเบียน
   
   
   
6. เพิ่มการกระทำของคุณตัวอย่างเช่นคุณสามารถ:
   • ในแผงด้านซ้ายให้คลิกสาขาจากนั้นเลือกหนึ่งคุณสมบัติหรือเอาต์พุตการดำเนินการ
   • เลือกคุณสมบัติจำนวนใบเสนอราคาแล้วคลิกถัดไป ตั้งสาขาที่ 1 ให้มากกว่า 5,000 นี่จะเป็นจุดเริ่มต้นของขั้นตอนการอนุมัติขั้นสูงสำหรับราคาที่สูงกว่า 5,000 $ คลิกบันทึก
   • หากคุณต้องการให้ใบเสนอราคาลงทะเบียนอีกครั้งในแผงด้านซ้ายให้คลิกแท็บการตั้งค่าและเปิดสวิตช์ลงทะเบียนอีกครั้ง
   • คลิก บันทึก
     
7. ภายใต้การกระทำมากกว่า 5,000 รายการให้คลิก + เพื่อเพิ่มการกระทำเพิ่มเติม
8. ในแผงด้านซ้ายให้คลิก CRM
9.  คลิกเพิ่มขั้นตอนการอนุมัติ
10. เพิ่มข้อความไปยังผู้อนุมัติ คุณสามารถเพิ่มคุณสมบัติใบเสนอราคาลงในข้อความได้โดยใช้รายการตัวแปรเลือกข้อมูล (เช่นจำนวนใบเสนอราคาเจ้าของใบเสนอราคา)
11. คลิกเมนูแบบเลื่อนลงของผู้อนุมัติและเลือกผู้อนุมัติ
12. คลิกเมนูแบบเลื่อนลงลำดับ ความสำคัญและเลือกลำดับความสำคัญหากเป็นการอนุมัติตามลำดับ
    
    
13. คลิก บันทึก
14. คลิก + ด้านล่างเพิ่มขั้นตอนการอนุมัติ
15. ในแผงด้านซ้ายให้คลิก CRM
16. คลิกเริ่มขั้นตอนการอนุมัติ
    
17. ภายใต้ผู้อนุมัติที่จำเป็นให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:
    •  ผู้อนุมัติทั้งหมดต้องได้รับการอนุมัติจากผู้อนุมัติทั้งหมดสำหรับใบเสนอราคาที่ตรงตามเกณฑ์
    • ผู้อนุมัติใดๆที่จะต้องได้รับการอนุมัติอย่างใดอย่างหนึ่งจากผู้อนุมัติใดๆสำหรับการเสนอราคาที่ตรงตามเกณฑ์
    • ลำดับความสำคัญในการแจ้งให้ผู้อนุมัติทราบ การอนุมัติตามลำดับต้องได้รับการอนุมัติจากผู้อนุมัติทุกคนในแต่ละขั้นตอนลำดับความสำคัญ
18. คลิก บันทึก
19. คลิกเครื่องหมาย + ใต้ไม่ตรง 
20. ในแผงด้านซ้ายให้คลิกไปที่การดำเนินการ
21. คลิกที่เริ่มต้นการดำเนินการขั้นตอนการอนุมัติ
22. คลิกเสร็จสิ้น
    
    
23. ที่มุมขวาบนให้คลิกตรวจสอบและเผยแพร่เพื่อเผยแพร่เวิร์กโฟลว์ของคุณ

ตั้งค่าการแจ้งเตือนการอนุมัติ

ผู้อนุมัติสามารถกำหนดประเภทการแจ้งเตือนที่พวกเขาจะได้รับสำหรับการอนุมัติในการตั้งค่าการแจ้งเตือนของบัญชีของพวกเขา การแจ้งเตือนระฆังและอีเมลจะเปิดใช้งานตามค่าเริ่มต้น

การแจ้งเตือนตาม HubSpot

วิธีปรับแต่งการแจ้งเตือนที่คุณจะได้รับสำหรับการอนุมัติใบเสนอราคา:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
2. ในเมนูแถบด้านข้างซ้ายให้ไปที่การแจ้งเตือน
3. เลื่อนลงและคลิกเพื่อขยาย ทั่วไป
4. ถัดจากกิจกรรมการอนุมัติให้เลือกการแจ้งเตือนที่คุณต้องการรับการอนุมัติ ไอคอนระฆังและการแจ้งเตือนทางอีเมลจะเปิดอยู่ตามค่าเริ่มต้น
   
5. การตั้งค่าเหล่านี้มีไว้สำหรับบัญชีของคุณเอง หากผู้ใช้ต้องการตั้งค่าการแจ้งเตือนเองผู้ใช้จะต้องดำเนินการนี้จากบัญชีของตนเอง ผู้ดูแลระบบระดับสูงในบัญชี Enterprise สามารถเข้าสู่ระบบในฐานะผู้ใช้รายอื่นได้

การแจ้งเตือนในแอปอื่นๆ

นอกจากนี้คุณยังสามารถรับการแจ้งเตือนในแอปอื่นๆเช่น Google Chat, Microsoft Teams และ Slack 

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
2. ในเมนูแถบด้านข้างซ้ายให้ไปที่การแจ้งเตือน
3. ที่ด้านบนให้คลิกแท็บแอปอื่นๆ
   
4. คลิกแอพที่ต้องการตั้งค่า

ให้สิทธิ์ผู้ใช้ในการอนุมัติใบเสนอราคา

• ซูเปอร์แอดมินและผู้ใช้ที่มีสิทธิ์อนุมัติใบเสนอราคาสามารถอนุมัติ ใบเสนอราคาได้
• ผู้ใช้ต้องมีที่นั่งหลักหรือศูนย์กลางการค้า เพื่ออนุมัติใบเสนอราคา
• ผู้ใช้จะได้รับการแจ้งเตือนในแพลตฟอร์มและทางอีเมลขึ้นอยู่กับการตั้งค่าการแจ้งเตือนที่ต้องการ

สถานการณ์การอนุมัติทั่วไป

• การอนุมัติขึ้นอยู่กับผลิตภัณฑ์บางอย่าง: ใช้คุณสมบัติรายการสินค้า SKU และซ้อนด้วยส่วนลดหรือคุณสมบัติอื่นๆ
• อนุมัติจากบุคคลหนึ่งจากนั้นอีกบุคคลหนึ่ง: ใช้การอนุมัติตามลำดับ 
  
• การอนุมัติที่ข้ามไปสำหรับผู้ใช้บางราย: เพื่ออนุญาตให้ผู้ใช้บางรายข้ามการอนุมัติ:
  
  • เมื่อคุณเปิดการอนุมัติขั้นสูงคุณจะเห็นการดำเนินการสองอย่าง: เพิ่มขั้นตอนการอนุมัติและเริ่มขั้นตอนการอนุมัติ
  • สร้างสาขาและเลือกใบเสนอราคา ในเจ้าของใบเสนอราคาให้เลือกข้อใดข้อหนึ่งจากนั้นเพิ่มผู้ใช้ที่ไม่ต้องการการอนุมัติ
  • เพิ่มการดำเนินการขั้นตอนการอนุมัติเริ่มต้นที่ด้านล่างสาขา
    
    
  • ต้องได้รับการอนุมัติโดยอัตโนมัติสำหรับผู้ใช้บางราย: ใช้คุณสมบัติเจ้าของใบเสนอราคาและเลือกผู้ใช้แต่ละราย 
  
• การกำหนดค่าเวิร์กโฟลว์ที่ต้องการการอนุมัติจากคุณสมบัติที่แตกต่างกันสองอย่างโดยมีผู้อนุมัติที่แตกต่างกันสองราย ตัวอย่างเช่นส่วนลดรายการสินค้าที่มีผู้อนุมัติ A และลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่เปิดใช้งานกับผู้อนุมัติ B: ด้านล่างเป็นตัวอย่างของเวิร์กโฟลว์ ในกรณีนี้หากรายการบรรทัดอยู่ระหว่าง 25 -40% จำเป็นต้องได้รับการอนุมัติจาก Jason และหากเปิดใช้งาน e-sign จำเป็นต้องได้รับการอนุมัติจาก Lubai
  
  

  ขั้นตอนต่อไป

  

• สร้างและส่งใบเสนอราคา
• จัดการใบเสนอราคา
• จัดการการอนุมัติใบเสนอราคา