ตั้งค่าการอนุมัติใบเสนอราคา

เปิดการอนุมัติใบเสนอราคาเพื่อรักษาความถูกต้องและความสม่ำเสมอก่อนที่จะส่งใบเสนอราคาไปยังผู้ซื้อ คุณสามารถตั้งค่าการอนุมัติได้สองประเภท: การอนุมัติมาตรฐานและการ อนุมัติขั้นสูง ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับแต่ละประเภทด้านล่าง เมื่อตั้งค่าการอนุมัติแล้วให้เรียนรู้วิธีจัดการการอนุมัติใบเสนอราคา

ประเภทการอนุมัติ

การอนุมัติมาตรฐาน

• กำหนดผู้อนุมัติได้สูงสุด 10 คนเพื่อตรวจสอบใบเสนอราคาที่ส่งมาทั้งหมด เลือกว่าผู้อนุมัติรายเดียวหรือผู้อนุมัติทั้งหมดควรให้การอนุมัติ

การอนุมัติขั้นสูง

การอนุมัติขั้นสูงรวมทุกอย่างในการอนุมัติมาตรฐานรวมถึงการสนับสนุนกฎตามเวิร์กโฟลว์ทำให้สามารถปรับแต่งได้มากขึ้น

เมื่อใช้การอนุมัติขั้นสูงคุณสามารถ:

• เรียกใช้การอนุมัติตามคุณสมบัติของใบเสนอราคาและรายการสินค้าเช่นจำนวนใบเสนอราคาระดับส่วนลด SKU ความถี่ในการเรียกเก็บเงินข้อกำหนดสุทธิและคุณลักษณะเฉพาะของผู้ใช้หรือวัตถุที่เกี่ยวข้อง (เช่นข้อตกลง)
• ใช้การอนุมัติตามลำดับตามลำดับความสำคัญ คุณสามารถเพิ่มลำดับได้สูงสุดห้าลำดับและผู้อนุมัติสิบคนต่อลำดับตัวอย่างเช่น:
  • • ตั้งผู้จัดการฝ่ายขายเป็นลำดับความสำคัญแรกผู้อำนวยการฝ่ายขายเป็นลำดับความสำคัญที่สองและกฎหมายเป็นลำดับความสำคัญที่สาม ผู้อำนวยการฝ่ายขายไม่จำเป็นต้องอนุมัติใบเสนอราคาจนกว่าผู้จัดการฝ่ายขายจะอนุมัติเสร็จสิ้น
    • ตั้งผู้จัดการฝ่ายขายให้มีความสำคัญเป็นอันดับแรกและตั้งผู้จัดการฝ่ายขายให้มีความสำคัญทางกฎหมายเป็นอันดับสอง ฝ่ายกฎหมายไม่จำเป็นต้องอนุมัติใบเสนอราคาจนกว่าผู้จัดการฝ่ายขายจะอนุมัติเสร็จสิ้น

ตรวจสอบสถานการณ์การอนุมัติทั่วไป

เปิดการอนุมัติใบเสนอราคา

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
2. ในเมนูแถบด้านข้างซ้ายให้ไปที่ Objects > Quotes
3. ที่ด้านบนให้คลิกแท็บการอนุมัติ
4. ภายใต้การตั้งค่าการอนุมัติใบเสนอราคา ให้เลือกหนึ่งในตัวเลือกต่อไปนี้ (ไม่สามารถเปิดการอนุมัติทั้งแบบมาตรฐานและขั้นสูงในเวลาเดียวกันได้):
   • การอนุมัติมาตรฐาน:
     • คลิกแก้ไขการตั้งค่า
     • ในแผงด้านขวาภายใต้ข้อกำหนดการอนุมัติให้เลือกผู้อนุมัติทั้งหมดเพื่อให้ทุกใบเสนอราคาได้รับการอนุมัติจากผู้อนุมัติทั้งหมด เลือกผู้อนุมัติใดๆเพื่ออนุญาตการอนุมัติโดยผู้อนุมัติหนึ่งราย
     • ใต้ผู้อนุมัติให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลงและเลือกผู้ใช้ที่จะอนุมัติใบเสนอราคา คุณสามารถเลือกผู้ใช้หลายคนสำหรับตัวเลือกใดก็ได้ หากเลือกผู้อนุมัติใดๆในขั้นตอนก่อนหน้าหากผู้อนุมัติรายหนึ่งอนุมัติใบเสนอราคาระบบจะไม่ส่งใบเสนอราคาไปให้ผู้ใช้รายอื่นที่เลือก ใบเสนอราคาที่สร้างโดยผู้อนุมัติที่เลือกไม่จำเป็นต้องได้รับการอนุมัติ
     • คลิก บันทึก
   • การอนุมัติขั้นสูง: คลิกแก้ไขเพื่อดำเนินการตั้งค่าการอนุมัติต่อ

ปรับแต่งเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ

เวิร์กโฟลว์การอนุมัติถูกสร้างขึ้นโดยใช้เครื่องมือเวิร์กโฟลว์เมื่อเปิดเวิร์กโฟลว์ขั้นสูง เวิร์กโฟลว์มีการดำเนินการสองอย่างที่คุณสามารถกำหนดค่าได้:

• เพิ่มขั้นตอนการอนุมัติใบเสนอราคา: ใช้การกระทำนี้หลังจากกำหนดเกณฑ์การอนุมัติ (เช่นอนุมัติใบเสนอราคาสูงกว่าจำนวนที่กำหนดหรืออนุมัติใบเสนอราคาโดยผู้ใช้บางราย) เมื่อเพิ่มแล้วให้เพิ่มข้อความสำหรับผู้อนุมัติเลือกผู้ที่ควรอนุมัติใบเสนอราคาและลำดับความสำคัญหากเป็นการอนุมัติตามลำดับ
  
  
• เริ่มขั้นตอนการอนุมัติใบเสนอราคา: หากยังไม่ได้เพิ่มขั้นตอนการอนุมัติใบเสนอราคาเหนือการดำเนินการนี้ใบเสนอราคาจะได้รับการอนุมัติโดยอัตโนมัติ หากมีการเพิ่มขั้นตอนการอนุมัติใบเสนอราคาขั้นตอนการอนุมัติใบเสนอราคาจะเริ่มขึ้น ตั้งค่าใบเสนอราคาที่เข้าสู่เวิร์กโฟลว์การอนุมัติเพื่อรับการอนุมัติจากผู้อนุมัติทั้งหมดผู้อนุมัติใดๆหรือตามลำดับ 
  
  

คุณสามารถปรับแต่งเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเองหรือใช้ AI เพื่อไปยังเวิร์กโฟลว์:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
2. ในเมนูแถบด้านข้างซ้ายให้ไปที่ Objects > Quotes
3. ที่ด้านบนให้คลิกแท็บการอนุมัติ
4. ภายใต้การตั้งค่าการอนุมัติใบเสนอราคาให้คลิกแก้ไขภายใต้ตัวเลือกการอนุมัติขั้นสูงเพื่อไปยังเวิร์กโฟลว์
5. เรียนรู้วิธีใช้ AI ในเวิร์กโฟลว์หรือปรับแต่งเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเองคลิก + ด้านล่างการลงทะเบียนทริกเกอร์ 
   
   
6. เพิ่มการกระทำของคุณตัวอย่างเช่นคุณสามารถ:
   • ในแผงด้านซ้ายให้คลิกสาขาจากนั้นเลือกหนึ่งคุณสมบัติหรือเอาต์พุตการดำเนินการ
   • เลือกคุณสมบัติจำนวนใบเสนอราคาแล้วคลิกถัดไป ตั้งสาขาที่ 1 ให้มากกว่า 5,000 นี่จะเป็นจุดเริ่มต้นของขั้นตอนการอนุมัติขั้นสูงสำหรับราคาที่สูงกว่า 5,000 $ คลิกบันทึก
   • หากคุณต้องการให้ใบเสนอราคาลงทะเบียนอีกครั้งในแผงด้านซ้ายให้คลิกแท็บการตั้งค่าและเปิดสวิตช์ลงทะเบียนอีกครั้ง
   • คลิก บันทึก
7. ตรวจสอบสถานการณ์การอนุมัติทั่วไปสำหรับกรณีการใช้งานอื่นๆ
8. ภายใต้การกระทำมากกว่า 5,000 รายการให้คลิก + เพื่อเพิ่มการกระทำเพิ่มเติม
9. ในแผงด้านซ้ายให้คลิกเพื่อขยายส่วน CRM จากนั้นคลิกเพิ่มขั้นตอนการอนุมัติใบเสนอราคา 
10. เพิ่มข้อความไปยังผู้อนุมัติ คุณสามารถเพิ่มคุณสมบัติใบเสนอราคาลงในข้อความได้โดยใช้รายการตัวแปรเลือกข้อมูล (เช่นจำนวนใบเสนอราคาเจ้าของใบเสนอราคา)
11. คลิกเมนูแบบเลื่อนลงของผู้อนุมัติและเลือกผู้อนุมัติ
12. คลิกเมนูแบบเลื่อนลงลำดับ ความสำคัญและเลือกลำดับความสำคัญหากเป็นการอนุมัติตามลำดับ
13. ในแผงด้านซ้ายที่ด้านขวาบนให้คลิก บันทึก
14. คลิก + ด้านล่างเพิ่มขั้นตอนการอนุมัติใบเสนอราคา
15. ในแผงด้านซ้ายให้คลิกเพื่อขยายส่วน CRM จากนั้นคลิกเริ่มขั้นตอนการอนุมัติใบเสนอราคา 
16. ภายใต้ผู้อนุมัติที่จำเป็นให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:
    •  ผู้อนุมัติทั้งหมดต้องได้รับการอนุมัติจากผู้อนุมัติทั้งหมดสำหรับใบเสนอราคาที่ตรงตามเกณฑ์
    • ผู้อนุมัติใดๆที่จะต้องได้รับการอนุมัติอย่างใดอย่างหนึ่งจากผู้อนุมัติใดๆสำหรับการเสนอราคาที่ตรงตามเกณฑ์
    • ลำดับความสำคัญในการแจ้งให้ผู้อนุมัติทราบ การอนุมัติตามลำดับต้องได้รับการอนุมัติจากผู้อนุมัติทุกคนในแต่ละขั้นตอนลำดับความสำคัญ
17. ในแผงด้านซ้ายที่ด้านขวาบนให้คลิก บันทึก
18. คลิกเครื่องหมาย + ใต้ไม่ตรง 
19. ในแผงด้านซ้ายให้คลิกไปที่การดำเนินการ
20. คลิกที่เริ่มต้นการดำเนินการขั้นตอนการอนุมัติใบเสนอราคา
21. คลิกเสร็จสิ้น
22. ที่มุมขวาบนให้คลิกตรวจสอบและเปิดเพื่อเปิดเวิร์กโฟลว์

ตั้งค่าการแจ้งเตือนการอนุมัติ

ผู้อนุมัติสามารถกำหนดประเภทการแจ้งเตือนที่ได้รับสำหรับการอนุมัติได้ในการตั้งค่าการแจ้งเตือน การแจ้งเตือนระฆังและอีเมลจะเปิดใช้งานตามค่าเริ่มต้น

การแจ้งเตือนตาม HubSpot

วิธีปรับแต่งการแจ้งเตือนที่คุณจะได้รับสำหรับการอนุมัติใบเสนอราคา:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
2. ในเมนูแถบด้านข้างซ้ายให้ไปที่การแจ้งเตือน
3. เลื่อนลงและคลิกเพื่อขยาย ทั่วไป
4. ถัดจากกิจกรรมการอนุมัติให้เลือกการแจ้งเตือนที่คุณต้องการรับการอนุมัติ
5. การตั้งค่าเหล่านี้จะมีผลกับบัญชีของคุณเองเท่านั้น ผู้ใช้รายอื่นจำเป็นต้องตั้งค่าการแจ้งเตือนของตนเอง ผู้ดูแลระบบระดับสูงในบัญชี Enterprise สามารถเข้าสู่ระบบในฐานะผู้ใช้รายอื่นได้

การแจ้งเตือนในแอปของบุคคลที่สาม

นอกจากนี้คุณยังสามารถรับการแจ้งเตือนในแอปของบุคคลที่สามเช่น Google Chat, Microsoft Teams และ Slack 

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
2. ในเมนูแถบด้านข้างซ้ายให้ไปที่การแจ้งเตือน
3. ที่ด้านบนให้คลิกแท็บแอปอื่นๆ
4. คลิกแอพที่ต้องการตั้งค่า

สถานการณ์การอนุมัติทั่วไป

ตรวจสอบสถานการณ์การอนุมัติทั่วไปสำหรับการอนุมัติใบเสนอราคา เรียนรู้ว่าคุณสมบัติการอนุมัติใบเสนอราคาใดที่ใช้กันทั่วไป

• การอนุมัติใบเสนอราคาสูงกว่าจำนวนที่กำหนด: ใช้คุณสมบัติจำนวนใบเสนอราคาและเรียกใช้เวิร์กโฟลว์หากใบเสนอราคาสูงกว่าจำนวนที่ตั้งไว้
• การอนุมัติสำหรับการเสนอราคาที่สูงกว่าส่วนลดที่กำหนด: ใช้คุณสมบัติส่วนลดสำหรับการเสนอราคาหรือรายการสินค้า (เช่นส่วนลด % ส่วนลดรวม)
• การอนุมัติขึ้นอยู่กับผลิตภัณฑ์บางอย่าง: ใช้คุณสมบัติรายการสินค้า SKU และซ้อนด้วยส่วนลดหรือคุณสมบัติอื่นๆ
• ต้องได้รับการอนุมัติจากบุคคลหนึ่ง (เช่นผู้จัดการ) จากนั้นเป็นบุคคลที่สอง (เช่นกฎหมาย): ใช้การอนุมัติตามลำดับ 
• ข้ามการอนุมัติสำหรับผู้ใช้บางราย: อนุญาตให้ผู้ใช้บางรายข้ามการอนุมัติ:
  
  • คลิกปุ่ม + ด้านล่างทริกเกอร์
  • ในแผงด้านซ้าย:
    • คลิก สาขา
    • คลิกและ/หรือตรรกะ
    • ภายใต้ขั้นแรกให้ตรวจสอบว่าในฟิลด์ชื่อสาขาให้ป้อนการอนุมัติข้ามหรือไม่
      
      

• • • คลิก + เพิ่มเกณฑ์
    • ใต้ข้อมูลวัตถุให้คลิกคุณสมบัติใบเสนอราคา
      
      

• • • เลือกเจ้าของใบเสนอราคาจากรายการที่พัก
    • ในแผงด้านซ้ายใต้เจ้าของใบเสนอราคาตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกรายการใดรายการหนึ่งในเมนูแบบเลื่อนลงรายการแรก คลิกเมนูแบบเลื่อนลงที่สองและเลือกเจ้าของใบเสนอราคาที่ควรข้ามการอนุมัติ
      
      

• • • ภายใต้หากไม่ตรงตามเกณฑ์ให้ไปที่นี่: ในช่องชื่อสาขาให้ป้อนตรวจสอบใบเสนอราคาเพื่อขออนุมัติ
    • ที่มุมขวาบนให้คลิก บันทึก
  • ใต้หัวข้อตรวจสอบใบเสนอราคาสำหรับสาขาการอนุมัติให้คลิกเครื่องหมาย +
  • ป้อนเกณฑ์สำหรับการอนุมัติ 
  • ใต้เกณฑ์การอนุมัติให้คลิก +
  • ในแผงด้านซ้ายให้คลิกเพื่อขยายส่วน CRM จากนั้นคลิกเริ่มขั้นตอนการอนุมัติใบเสนอราคา 
  • ภายใต้ผู้อนุมัติที่จำเป็นให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:
    •  ผู้อนุมัติทั้งหมดต้องได้รับการอนุมัติจากผู้อนุมัติทั้งหมดสำหรับใบเสนอราคาที่ตรงตามเกณฑ์
    • ผู้อนุมัติใดๆที่จะต้องได้รับการอนุมัติอย่างใดอย่างหนึ่งจากผู้อนุมัติใดๆสำหรับการเสนอราคาที่ตรงตามเกณฑ์
    • ลำดับความสำคัญในการแจ้งให้ผู้อนุมัติทราบ การอนุมัติตามลำดับต้องได้รับการอนุมัติจากผู้อนุมัติทุกคนในแต่ละขั้นตอนลำดับความสำคัญ
  • ในแผงด้านซ้ายที่ด้านขวาบนให้คลิก บันทึก
  • คลิกเครื่องหมาย + ใต้ไม่ตรง 
  • ในแผงด้านซ้ายให้คลิกไปที่การดำเนินการ
  • คลิกที่เริ่มต้นการดำเนินการขั้นตอนการอนุมัติใบเสนอราคา
  • คลิกเสร็จสิ้น
  • คลิก + ใต้ข้ามการอนุมัติ
  • ในแผงด้านซ้ายให้คลิกไปที่การดำเนินการ
  • คลิกที่เริ่มต้นการดำเนินการขั้นตอนการอนุมัติใบเสนอราคา

• • คลิกเสร็จสิ้น
    
    
    • ต้องได้รับการอนุมัติโดยอัตโนมัติสำหรับผู้ใช้บางราย: ใช้คุณสมบัติเจ้าของใบเสนอราคาและเลือกผู้ใช้แต่ละราย 
    
• การกำหนดค่าเวิร์กโฟลว์ที่ต้องการการอนุมัติสำหรับสองเงื่อนไขที่แตกต่างกันแต่ละเงื่อนไขมีผู้อนุมัติที่แตกต่างกัน (ตัวอย่างเช่นส่วนลดรายการสินค้าและวิธีการยอมรับการลงชื่อแบบอิเล็กทรอนิกส์): ตัวอย่างเช่นส่วนลดรายการสินค้าไปยังผู้อนุมัติ A (เช่นผู้จัดการฝ่ายขาย) เพื่อขออนุมัติและหากการลงชื่อแบบอิเล็กทรอนิกส์เป็นวิธีการยอมรับการเสนอราคาก็จะไปยังผู้อนุมัติ B (เช่นกฎหมาย) เพื่อขออนุมัติครั้งที่สอง ในตัวอย่างด้านล่างหากบรรทัดรายการอยู่ระหว่าง 25 ถึง 40% จำเป็นต้องได้รับการอนุมัติจากผู้อนุมัติ A หาก e-sign เป็นวิธีการยอมรับที่ใช้ในใบเสนอราคาจำเป็นต้องได้รับการอนุมัติครั้งที่สองจาก Lubai หากส่วนลดมากกว่า 40% พวกเขาจะไปหาผู้อนุมัติรายอื่น (Andy) และต้องได้รับการอนุมัติครั้งที่สองจาก Lubai หาก e-sign เป็นวิธีการยอมรับที่ใช้ในใบเสนอราคา
  
• การอนุมัติใบเสนอราคาที่มีความถี่ในการเรียกเก็บเงินเฉพาะ: ใช้คุณสมบัติรายการเส้นความถี่ในการเรียกเก็บเงินและตั้งค่าความถี่ที่ต้องได้รับการอนุมัติ (เช่นรายครึ่งปี)
• การอนุมัติสำหรับการเสนอราคาที่มีเงื่อนไขสุทธิเฉพาะ: ใช้เงื่อนไขการชำระเงินสุทธิคุณสมบัติการเสนอราคา 

คุณสมบัติการอนุมัติใบเสนอราคาทั่วไป

ตารางด้านล่างแสดงคุณสมบัติการอนุมัติใบเสนอราคาที่ใช้กันทั่วไปเมื่อใช้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติขั้นสูง

• กฎหมายและสัญญา:

• • ระยะเวลาของสัญญา (เดือน)
  • จำเป็นต้องใช้ไฟล์แนบเฉพาะเสมอ
  • ไม่รวมไฟล์แนบเฉพาะ
• การสมัครสมาชิก:
  • รวมค่าธรรมเนียมแบบจ่ายครั้งเดียวแล้ว
  • แก้ไขชุดรวมแล้ว
• บุคคลหรือทีม:
  • ทีม
  • ที่ตั้งของทีม

ขั้นตอนต่อไป

• สร้างและส่งใบเสนอราคา
• จัดการใบเสนอราคา
• จัดการการอนุมัติใบเสนอราคา