เบต้าตั้งค่าการอนุมัติใบเสนอราคา

เปิดการอนุมัติใบเสนอราคาเพื่อรักษาความถูกต้องและความสม่ำเสมอก่อนที่จะส่งใบเสนอราคาไปยังผู้ซื้อ คุณสามารถตั้งค่าการอนุมัติได้สองประเภท: การอนุมัติมาตรฐานและการ อนุมัติขั้นสูง ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับแต่ละประเภทด้านล่าง

ประเภทการอนุมัติ

การอนุมัติมาตรฐาน

กำหนดผู้อนุมัติหนึ่งรายหรือหลายรายเพื่อตรวจสอบใบเสนอราคาที่ส่งทั้งหมด ตัดสินใจว่าจำเป็นต้องได้รับการอนุมัติจากผู้อนุมัติทั้งหมดหรือเพียงคนเดียว

การอนุมัติขั้นสูง

รวมทุกอย่างในการอนุมัติมาตรฐานรวมถึงการสนับสนุนกฎตามเวิร์กโฟลว์ช่วยให้สามารถปรับแต่งได้มากขึ้น

เมื่อใช้การอนุมัติขั้นสูงคุณสามารถ:

• เรียกใช้การอนุมัติตามคุณสมบัติของใบเสนอราคาและรายการสินค้าเช่นจำนวนใบเสนอราคาระดับส่วนลด SKU ความถี่ในการเรียกเก็บเงินข้อกำหนดสุทธิหรือคุณลักษณะเฉพาะของผู้ใช้หรือวัตถุที่เกี่ยวข้อง (เช่นข้อตกลง)
• ใช้การอนุมัติตามลำดับตามลำดับความสำคัญตัวอย่างเช่น:
  • ตั้งผู้จัดการฝ่ายขายเป็นลำดับความสำคัญแรกผู้อำนวยการฝ่ายขายเป็นลำดับความสำคัญที่สองและกฎหมายเป็นลำดับความสำคัญที่สาม ผู้อำนวยการฝ่ายขายไม่จำเป็นต้องอนุมัติใบเสนอราคาจนกว่าผู้จัดการฝ่ายขายจะอนุมัติเสร็จสิ้น
  • ตั้งผู้จัดการฝ่ายขายให้มีความสำคัญเป็นอันดับแรกและตั้งผู้จัดการฝ่ายขายให้มีความสำคัญทางกฎหมายเป็นอันดับสอง ฝ่ายกฎหมายไม่จำเป็นต้องอนุมัติใบเสนอราคาจนกว่าผู้จัดการฝ่ายขายจะอนุมัติเสร็จสิ้น

ตรวจสอบสถานการณ์การอนุมัติทั่วไป

เปิดการอนุมัติใบเสนอราคา

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
2. ในเมนูแถบด้านข้างซ้ายให้ไปที่ Objects > Quotes
3. ที่ด้านบนให้คลิกแท็บการอนุมัติ
4. ภายใต้การตั้งค่าการอนุมัติใบเสนอราคา ให้เลือกหนึ่งในตัวเลือกต่อไปนี้ (ไม่สามารถเปิดการอนุมัติทั้งแบบมาตรฐานและขั้นสูงในเวลาเดียวกันได้):
   • การอนุมัติมาตรฐาน:
     • ในแผงด้านขวาภายใต้ข้อกำหนดการอนุมัติให้เลือกผู้อนุมัติทั้งหมดเพื่อให้ทุกใบเสนอราคาได้รับอนุมัติจากผู้อนุมัติทั้งหมดหรือเลือกผู้อนุมัติใดๆเพื่อให้ผู้อนุมัติหนึ่งรายอนุมัติ
     • ใต้ผู้อนุมัติให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลงและเลือกผู้ใช้ที่จะอนุมัติใบเสนอราคา (คุณสามารถเลือกผู้ใช้หลายคน) ใบเสนอราคาที่สร้างโดยผู้อนุมัติที่เลือกไม่จำเป็นต้องได้รับการอนุมัติ
     • คลิก บันทึก
   • การอนุมัติขั้นสูง: หลังจากเปิดการอนุมัติขั้นสูงแล้วคุณต้องไปที่เวิร์กโฟลว์เพื่อดำเนินการตั้งค่าการอนุมัติต่อ

ปรับแต่งเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ

เวิร์กโฟลว์การอนุมัติถูกสร้างขึ้นด้วยเครื่องมือเวิร์กโฟลว์เมื่อเปิดเวิร์กโฟลว์ขั้นสูง เวิร์กโฟลว์มีการดำเนินการสองอย่างที่คุณสามารถตั้งค่าได้:

• เพิ่มขั้นตอนการอนุมัติใบเสนอราคา: ใช้การกระทำนี้หลังจากกำหนดเกณฑ์การอนุมัติ (เช่นอนุมัติใบเสนอราคาสูงกว่าจำนวนที่กำหนดหรืออนุมัติใบเสนอราคาโดยผู้ใช้บางราย) เมื่อเพิ่มแล้วให้เพิ่มข้อความสำหรับผู้อนุมัติเลือกผู้ที่ควรอนุมัติใบเสนอราคาและลำดับความสำคัญหากเป็นการอนุมัติตามลำดับ
  
  
• เริ่มขั้นตอนการอนุมัติใบเสนอราคา: หากยังไม่ได้เพิ่มขั้นตอนการอนุมัติใบเสนอราคาเหนือการดำเนินการนี้ใบเสนอราคาจะได้รับการอนุมัติโดยอัตโนมัติ หากมีการเพิ่มขั้นตอนการอนุมัติใบเสนอราคาขั้นตอนการอนุมัติใบเสนอราคาจะเริ่มขึ้น ตั้งค่าใบเสนอราคาที่เข้าสู่เวิร์กโฟลว์การอนุมัติเพื่อรับการอนุมัติจากผู้อนุมัติทั้งหมดผู้อนุมัติใดๆหรือตามลำดับ 

คุณสามารถปรับแต่งเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเองหรือใช้ AI เพื่อไปยังเวิร์กโฟลว์:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
2. ในเมนูแถบด้านข้างซ้ายให้ไปที่ Objects > Quotes
3. ที่ด้านบนให้คลิกแท็บการอนุมัติ
4. ภายใต้การตั้งค่าการอนุมัติใบเสนอราคาให้คลิกworkflows อนุมัติใบเสนอราคา เวิร์กโฟลว์จะเปิดขึ้นในแท็บเบราว์เซอร์ใหม่
5. เรียนรู้วิธีใช้ AI ในเวิร์กโฟลว์หรือปรับแต่งเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเองคลิกปุ่ม + ด้านล่างทริกเกอร์การลงทะเบียน 
   
   
6. เพิ่มการกระทำของคุณตัวอย่างเช่นคุณสามารถ:
   • ในแผงด้านซ้ายให้คลิกสาขาจากนั้นเลือกหนึ่งคุณสมบัติหรือเอาต์พุตการดำเนินการ
   • เลือกคุณสมบัติจำนวนใบเสนอราคาแล้วคลิกถัดไป ตั้งสาขาที่ 1 ให้มากกว่า 5,000 นี่จะเป็นจุดเริ่มต้นของขั้นตอนการอนุมัติขั้นสูงสำหรับราคาที่สูงกว่า 5,000 $ คลิกบันทึก
   • หากคุณต้องการให้ใบเสนอราคาลงทะเบียนอีกครั้งในแผงด้านซ้ายให้คลิกแท็บการตั้งค่าและเปิดสวิตช์ลงทะเบียนอีกครั้ง
   • คลิก บันทึก
7. ตรวจสอบสถานการณ์การอนุมัติทั่วไปสำหรับกรณีการใช้งานอื่นๆ
8. ภายใต้การกระทำมากกว่า 5,000 รายการให้คลิก + เพื่อเพิ่มการกระทำเพิ่มเติม
9. ในแผงด้านซ้ายให้คลิก CRM
10.  คลิกเพิ่มขั้นตอนการอนุมัติ 
11. เพิ่มข้อความไปยังผู้อนุมัติ คุณสามารถเพิ่มคุณสมบัติใบเสนอราคาลงในข้อความได้โดยใช้รายการตัวแปรเลือกข้อมูล (เช่นจำนวนใบเสนอราคาเจ้าของใบเสนอราคา)
12. คลิกเมนูแบบเลื่อนลงของผู้อนุมัติและเลือกผู้อนุมัติ
13. คลิกเมนูแบบเลื่อนลงลำดับ ความสำคัญและเลือกลำดับความสำคัญหากเป็นการอนุมัติตามลำดับ
14. คลิก บันทึก
15. คลิก + ด้านล่างเพิ่มขั้นตอนการอนุมัติ
16. ในแผงด้านซ้ายให้คลิก CRM
17. คลิกเริ่มขั้นตอนการอนุมัติ
18. ภายใต้ผู้อนุมัติที่จำเป็นให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:
    •  ผู้อนุมัติทั้งหมดต้องได้รับการอนุมัติจากผู้อนุมัติทั้งหมดสำหรับใบเสนอราคาที่ตรงตามเกณฑ์
    • ผู้อนุมัติใดๆที่จะต้องได้รับการอนุมัติอย่างใดอย่างหนึ่งจากผู้อนุมัติใดๆสำหรับการเสนอราคาที่ตรงตามเกณฑ์
    • ลำดับความสำคัญในการแจ้งให้ผู้อนุมัติทราบ การอนุมัติตามลำดับต้องได้รับการอนุมัติจากผู้อนุมัติทุกคนในแต่ละขั้นตอนลำดับความสำคัญ
19. คลิก บันทึก
20. คลิกเครื่องหมาย + ใต้ไม่ตรง 
21. ในแผงด้านซ้ายให้คลิกไปที่การดำเนินการ
22. คลิกที่เริ่มต้นการดำเนินการขั้นตอนการอนุมัติ
23. คลิกเสร็จสิ้น
24. ที่มุมขวาบนให้คลิกตรวจสอบและเผยแพร่เพื่อเผยแพร่เวิร์กโฟลว์ของคุณ

ตั้งค่าการแจ้งเตือนการอนุมัติ

ผู้อนุมัติสามารถกำหนดประเภทของการแจ้งเตือนที่พวกเขาจะได้รับสำหรับการอนุมัติในการตั้งค่าการแจ้งเตือนของพวกเขา การแจ้งเตือนระฆังและอีเมลจะเปิดใช้งานตามค่าเริ่มต้น

การแจ้งเตือนตาม HubSpot

วิธีปรับแต่งการแจ้งเตือนที่คุณจะได้รับสำหรับการอนุมัติใบเสนอราคา:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
2. ในเมนูแถบด้านข้างซ้ายให้ไปที่การแจ้งเตือน
3. เลื่อนลงและคลิกเพื่อขยาย ทั่วไป
4. ถัดจากกิจกรรมการอนุมัติให้เลือกการแจ้งเตือนที่คุณต้องการรับการอนุมัติ การแจ้งเตือนระฆังและอีเมลจะเปิดอยู่ตามค่าเริ่มต้น
5. การตั้งค่าเหล่านี้จะมีผลกับบัญชีของคุณเองเท่านั้น ผู้ใช้รายอื่นจำเป็นต้องตั้งค่าการแจ้งเตือนของตนเอง ผู้ดูแลระบบระดับสูงในบัญชี Enterprise สามารถเข้าสู่ระบบในฐานะผู้ใช้รายอื่นได้

การแจ้งเตือนในแอปของบุคคลที่สาม

นอกจากนี้คุณยังสามารถรับการแจ้งเตือนในแอปของบุคคลที่สามเช่น Google Chat, Microsoft Teams และ Slack 

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
2. ในเมนูแถบด้านข้างซ้ายให้ไปที่การแจ้งเตือน
3. ที่ด้านบนให้คลิกแท็บแอปอื่นๆ
4. คลิกแอพที่ต้องการตั้งค่า

ให้สิทธิ์ผู้ใช้ในการอนุมัติใบเสนอราคา

• ซูเปอร์แอดมินและผู้ใช้ที่มีสิทธิ์อนุมัติใบเสนอราคาสามารถอนุมัติใบเสนอราคาได้
• ผู้ใช้ต้องมีที่นั่งหลักหรือศูนย์กลางการค้า เพื่ออนุมัติใบเสนอราคา
• ผู้ใช้จะได้รับการแจ้งเตือนในแพลตฟอร์มและทางอีเมลขึ้นอยู่กับการตั้งค่าการแจ้งเตือนที่ต้องการ

สถานการณ์การอนุมัติทั่วไป

ตรวจสอบสถานการณ์การอนุมัติทั่วไปเพื่อใช้กับการเสนอราคาและการอนุมัติ ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับคุณสมบัติการอนุมัติใบเสนอราคาที่ใช้กันทั่วไป

• การอนุมัติใบเสนอราคาสูงกว่าจำนวนที่กำหนด: ใช้คุณสมบัติจำนวนใบเสนอราคาและเรียกใช้เวิร์กโฟลว์หากใบเสนอราคาสูงกว่าจำนวนที่ตั้งไว้
• การอนุมัติสำหรับการเสนอราคาที่สูงกว่าส่วนลดที่กำหนด: ใช้คุณสมบัติส่วนลดสำหรับการเสนอราคาหรือรายการสินค้า (เช่นส่วนลด % ส่วนลดรวม)
• การอนุมัติขึ้นอยู่กับผลิตภัณฑ์บางอย่าง: ใช้คุณสมบัติรายการสินค้า SKU และซ้อนด้วยส่วนลดหรือคุณสมบัติอื่นๆ
• อนุมัติจากบุคคลหนึ่งจากนั้นอีกบุคคลหนึ่ง: ใช้การอนุมัติตามลำดับ 
• การอนุมัติที่ข้ามไปสำหรับผู้ใช้บางราย: เพื่ออนุญาตให้ผู้ใช้บางรายข้ามการอนุมัติ:
  • เมื่อคุณเปิดการอนุมัติขั้นสูงคุณจะเห็นการดำเนินการสองอย่าง: เพิ่มขั้นตอนการอนุมัติและเริ่มขั้นตอนการอนุมัติ
  • สร้างสาขาและเลือกใบเสนอราคา ในเจ้าของใบเสนอราคาให้เลือกข้อใดข้อหนึ่งจากนั้นเพิ่มผู้ใช้ที่ไม่ต้องการการอนุมัติ
  • เพิ่มการดำเนินการขั้นตอนการอนุมัติเริ่มต้นที่ด้านล่างสาขา
  • ต้องได้รับการอนุมัติโดยอัตโนมัติสำหรับผู้ใช้บางราย: ใช้คุณสมบัติเจ้าของใบเสนอราคาและเลือกผู้ใช้แต่ละราย 
  
• การกำหนดค่าเวิร์กโฟลว์ที่ต้องการการอนุมัติจากคุณสมบัติที่แตกต่างกันสองอย่างโดยมีผู้อนุมัติที่แตกต่างกันสองราย ตัวอย่างเช่นส่วนลดรายการสินค้าที่มีผู้อนุมัติ A และลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่เปิดใช้งานกับผู้อนุมัติ B: ด้านล่างเป็นตัวอย่างของเวิร์กโฟลว์ ในกรณีนี้หากรายการบรรทัดอยู่ระหว่าง 25 -40% จำเป็นต้องได้รับการอนุมัติจาก Jason และหากเปิดใช้งาน e-sign จำเป็นต้องได้รับการอนุมัติจาก Lubai
• การอนุมัติใบเสนอราคาที่มีความถี่ในการเรียกเก็บเงินเฉพาะ: ใช้คุณสมบัติรายการเส้นความถี่ในการเรียกเก็บเงินและตั้งค่าความถี่ที่ต้องได้รับการอนุมัติ (เช่นรายครึ่งปี)
• การอนุมัติสำหรับการเสนอราคาที่มีเงื่อนไขสุทธิเฉพาะ: ใช้เงื่อนไขการชำระเงินสุทธิคุณสมบัติการเสนอราคา 

คุณสมบัติการอนุมัติใบเสนอราคาทั่วไป

ตารางด้านล่างแสดงคุณสมบัติการอนุมัติใบเสนอราคาที่ใช้กันทั่วไปเมื่อใช้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติขั้นสูง

• กฎหมายและสัญญา:

• • ระยะเวลาของสัญญา (เดือน)
  • จำเป็นต้องใช้ไฟล์แนบเฉพาะเสมอ
  • ไม่รวมไฟล์แนบเฉพาะ
• การสมัครสมาชิก:
  • รวมค่าธรรมเนียมแบบจ่ายครั้งเดียวแล้ว
  • แก้ไขชุดรวมแล้ว
• บุคคลหรือทีม:
  • ทีม
  • ที่ตั้งของทีม

ขั้นตอนต่อไป

• สร้างและส่งใบเสนอราคา
• จัดการใบเสนอราคา
• จัดการการอนุมัติใบเสนอราคา