ตั้งค่าการอนุมัติใบเสนอราคา

เปิดการอนุมัติใบเสนอราคาเพื่อลงทะเบียนในกระบวนการอนุมัติ รักษาความถูกต้องและความสม่ำเสมอก่อนที่จะส่งใบเสนอราคาไปยังผู้ซื้อ คุณสามารถตั้งค่าการอนุมัติได้สองประเภท: การอนุมัติมาตรฐานและการ อนุมัติขั้นสูง ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับแต่ละประเภทด้านล่าง เมื่อตั้งค่าการอนุมัติแล้วให้เรียนรู้วิธีจัดการการอนุมัติใบเสนอราคา

ประเภทการอนุมัติ

ตั้งค่าการอนุมัติมาตรฐานหรือขั้นสูงในการตั้งค่าใบเสนอราคา คุณไม่สามารถเปิดทั้งการอนุมัติมาตรฐานและขั้นสูงพร้อมกันได้

การอนุมัติมาตรฐาน

กำหนดผู้อนุมัติได้สูงสุด 10 รายเพื่อตรวจสอบใบเสนอราคาที่ตรงกับตัวกรองที่กำหนดค่าไว้ ตัวกรองจะขึ้นอยู่กับคุณสมบัติและกำหนดว่าราคาใดต้องได้รับการอนุมัติ เลือกว่าผู้อนุมัติรายเดียวหรือผู้อนุมัติทั้งหมดควรให้การอนุมัติ ตัวอย่างเช่นคุณอาจตั้งค่าการอนุมัติมาตรฐานเป็น:

• ต้องได้รับการอนุมัติในราคาที่สูงกว่าจำนวนส่วนลดที่กำหนด
• ต้องได้รับการอนุมัติในใบเสนอราคาที่ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เป็นวิธีการยอมรับที่ใช้ในใบเสนอราคา
• ต้องได้รับการอนุมัติในการเสนอราคาที่มีรายการสินค้าที่ระบุสูงกว่าจำนวนส่วนลดที่กำหนด

การอนุมัติขั้นสูง

การอนุมัติขั้นสูงยังใช้ตัวกรองที่พักแต่ใช้กฎตามเวิร์กโฟลว์เพื่อการปรับแต่งที่ละเอียดยิ่งขึ้น

เมื่อใช้การอนุมัติขั้นสูงคุณสามารถ:

• เรียกใช้การอนุมัติตามคุณสมบัติของใบเสนอราคาและรายการสินค้าเช่นจำนวนใบเสนอราคาระดับส่วนลด SKU ความถี่ในการเรียกเก็บเงินข้อกำหนดสุทธิและคุณลักษณะเฉพาะของผู้ใช้หรือวัตถุที่เกี่ยวข้อง (เช่นข้อตกลง)
• ใช้การอนุมัติตามลำดับตามลำดับความสำคัญ คุณสามารถเพิ่มลำดับได้สูงสุดห้าลำดับและผู้อนุมัติสิบคนต่อลำดับ ตัวอย่างเช่นคุณอาจตั้งผู้จัดการฝ่ายขายเป็นอันดับแรกผู้อำนวยการฝ่ายขายเป็นอันดับสองและตัวแทนทางกฎหมายเป็นอันดับสาม ผู้อำนวยการฝ่ายขายไม่จำเป็นต้องอนุมัติใบเสนอราคาจนกว่าผู้จัดการฝ่ายขายจะอนุมัติเสร็จสิ้นและตัวแทนทางกฎหมายไม่จำเป็นต้องอนุมัติใบเสนอราคาจนกว่าผู้อำนวยการฝ่ายขายจะอนุมัติเสร็จสิ้น

ตรวจสอบสถานการณ์การอนุมัติทั่วไป

เปิดการอนุมัติใบเสนอราคา

เปิดการอนุมัติใบเสนอราคามาตรฐาน

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
2. ในเมนูแถบด้านข้างซ้ายให้ไปที่ Objects > Quotes
3. ที่ด้านบนให้คลิกแท็บการอนุมัติ
4. ภายใต้การอนุมัติใบเสนอราคาให้เปิดสวิตช์การอนุมัติ
5. ใต้การอนุมัติมาตรฐานให้คลิกแก้ไขถัดจากใบเสนอราคา
   
6. ในแผงด้านขวา:
   • ภายใต้เงื่อนไขเหล่านี้ให้คลิก + เพิ่มตัวกรองเพื่อเพิ่มคุณสมบัติในการกรอง
   • คลิกเมนูดรอปดาวน์การกรองและเลือกวัตถุที่คุณต้องการดูคุณสมบัติ
   • ใต้ข้อมูลวัตถุให้คลิกคุณสมบัติ [Object]
     
     
     
   • ใช้แถบค้นหาเพื่อค้นหาที่ พัก
     
     
     
   • คลิกที่พักที่ต้องการกรอง
   • กำหนดค่าตัวกรอง
   • ใต้และให้คลิก + เพิ่มตัวกรองเพื่อเพิ่มเกณฑ์ตัวกรองเพิ่มเติม
     
     
     

1. • ภายใต้จากนั้นให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลง A pprovers และเลือกผู้ใช้ที่สามารถอนุมัติใบเสนอราคาได้ คุณสามารถเลือกผู้ใช้หลายคนได้

7. • ภายใต้ข้อกำหนดของผู้อนุมัติให้เลือกผู้อนุมัติทั้งหมดที่ต้องการหรือต้องมีผู้อนุมัติอย่างน้อยหนึ่งคน หากเลือกต้องมีผู้อนุมัติอย่างน้อยหนึ่งรายเมื่อผู้อนุมัติรายหนึ่งอนุมัติใบเสนอราคาระบบจะไม่ส่งใบเสนอราคาไปให้ผู้ใช้รายอื่นที่เลือก หากเลือกผู้อนุมัติทั้งหมดที่จำเป็นหากผู้อนุมัติรายใดรายหนึ่งไม่อยู่เมื่อมีการส่งการอนุมัติใบเสนอราคาจะไม่สามารถดำเนินการต่อได้หากไม่ได้รับการอนุมัติ
   • ในช่องบันทึกการอนุมัตินี้ให้ป้อน บันทึก ครีเอเตอร์และผู้อนุมัติใบเสนอราคาจะเห็นหมายเหตุนี้เมื่อมีการอนุมัติเกิดขึ้น ตัวอย่างเช่นคุณอาจป้อนเหตุผลที่ใบเสนอราคาต้องได้รับการอนุมัติตามตัวกรองที่คุณตั้งไว้
   • คลิก บันทึก
8. เปิดสวิตช์ใบเสนอราคาเพื่อเปิดใช้งานการอนุมัติ
   
   
   

เปิดการอนุมัติใบเสนอราคาขั้นสูง

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
2. ในเมนูแถบด้านข้างซ้ายให้ไปที่ Objects > Quotes
3. ที่ด้านบนให้คลิกแท็บการอนุมัติ
4. ภายใต้การอนุมัติใบเสนอราคาให้เปิดสวิตช์การอนุมัติ
5. ภายใต้การอนุมัติขั้นสูงให้เปิดสวิตช์การอนุมัติใบเสนอราคาขั้นสูง  
6. คลิกแก้ไขเพื่อตั้งค่าเวิร์กโฟลว์การอนุมัติขั้นสูง

ปรับแต่งเวิร์กโฟลว์การอนุมัติขั้นสูง

เวิร์กโฟลว์การอนุมัติถูกสร้างขึ้นโดยใช้เครื่องมือเวิร์กโฟลว์เมื่อเปิดเวิร์กโฟลว์ขั้นสูง เวิร์กโฟลว์มีการดำเนินการสองอย่างที่คุณสามารถกำหนดค่าได้:

• เพิ่มขั้นตอนการอนุมัติใบเสนอราคา: ใช้การกระทำนี้หลังจากกำหนดเกณฑ์การอนุมัติ (เช่นอนุมัติใบเสนอราคาสูงกว่าจำนวนที่กำหนดหรืออนุมัติใบเสนอราคาโดยผู้ใช้บางราย) เมื่อเพิ่มแล้วให้เพิ่มข้อความสำหรับผู้อนุมัติเลือกผู้ที่ควรอนุมัติใบเสนอราคาและลำดับความสำคัญหากเป็นการอนุมัติตามลำดับ
  
  
  
• เริ่มขั้นตอนการอนุมัติใบเสนอราคา: หากยังไม่ได้เพิ่มขั้นตอนการอนุมัติใบเสนอราคาเหนือการกระทำนี้ใบเสนอราคาจะได้รับการอนุมัติโดยอัตโนมัติ หากมีการเพิ่มขั้นตอนการอนุมัติใบเสนอราคาขั้นตอนการอนุมัติใบเสนอราคาจะเริ่มขึ้น ตั้งค่าใบเสนอราคาที่เข้าสู่เวิร์กโฟลว์การอนุมัติเพื่อรับการอนุมัติจากผู้อนุมัติทั้งหมดผู้อนุมัติใดๆหรือตามลำดับ 
  
  
  

คุณสามารถปรับแต่งเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเองหรือใช้ AI เพื่อไปยังเวิร์กโฟลว์:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
2. ในเมนูแถบด้านข้างซ้ายให้ไปที่ Objects > Quotes
3. ที่ด้านบนให้คลิกแท็บการอนุมัติ
4. ภายใต้การอนุมัติขั้นสูงให้คลิกแก้ไขเพื่อไปยังเวิร์กโฟลว์
5. เรียนรู้วิธีใช้ AI ในเวิร์กโฟลว์หรือปรับแต่งเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเองคลิก + ด้านล่างการลงทะเบียนทริกเกอร์ 
   
   
   
6. เพิ่มการกระทำของคุณตัวอย่างเช่นคุณสามารถ:
   • คลิกสาขาจากนั้นเลือกหนึ่งคุณสมบัติหรือผลลัพธ์การดำเนินการ
   • เลือกคุณสมบัติจำนวนใบเสนอราคาแล้วคลิกถัดไป ตั้งสาขาที่ 1 ให้มากกว่า 5,000 นี่จะเป็นจุดเริ่มต้นของขั้นตอนการอนุมัติขั้นสูงสำหรับราคาที่สูงกว่า 5,000 $ คลิกบันทึก
   • หากคุณต้องการให้ใบเสนอราคาลงทะเบียนอีกครั้งในแผงด้านซ้ายให้คลิกแท็บการตั้งค่าและเปิดสวิตช์ลงทะเบียนอีกครั้ง
   • คลิก บันทึก
7. ตรวจสอบสถานการณ์การอนุมัติทั่วไปสำหรับกรณีการใช้งานอื่นๆ
8. ภายใต้การดำเนินการตามเกณฑ์ (เช่น > 5,000) ให้คลิก + ในแผงด้านซ้าย:
   • คลิกเพื่อขยายส่วน CRM จากนั้นคลิกเพิ่มขั้นตอนการอนุมัติใบเสนอราคา 
   • ในช่องข้อความถึงผู้อนุมัติให้เพิ่ม ข้อความ คุณสามารถเพิ่มคุณสมบัติใบเสนอราคาลงในข้อความได้โดยใช้รายการตัวแปรเลือกข้อมูล (เช่นจำนวนใบเสนอราคาเจ้าของใบเสนอราคา)
   • คลิกเมนูแบบเลื่อนลงของผู้อนุมัติและเลือกผู้ อนุมัติ
   • คลิกเมนูแบบเลื่อนลงลำดับความสำคัญและเลือกลำดับความสำคัญหากสร้างการอนุมัติตามลำดับ
     
   • ที่มุมขวาบนให้คลิก บันทึก
9. คลิก + ด้านล่างเพิ่มขั้นตอนการอนุมัติใบเสนอราคา
10. ในแผงด้านซ้าย:
    • คลิกเพื่อขยายส่วน CRM จากนั้นคลิกเริ่มขั้นตอนการอนุมัติใบเสนอราคา 
    • ภายใต้ผู้อนุมัติที่จำเป็นให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:
      • ผู้อนุมัติทั้งหมดต้องได้รับการอนุมัติจากผู้อนุมัติทั้งหมดสำหรับใบเสนอราคาที่ตรงตามเกณฑ์
      • ผู้อนุมัติใดๆที่จะต้องได้รับการอนุมัติอย่างใดอย่างหนึ่งจากผู้อนุมัติใดๆสำหรับการเสนอราคาที่ตรงตามเกณฑ์
      • ลำดับความสำคัญในการแจ้งให้ผู้อนุมัติทราบ การอนุมัติตามลำดับต้องได้รับการอนุมัติจากผู้อนุมัติทุกคนในแต่ละขั้นตอนลำดับความสำคัญ
    • ที่มุมขวาบนให้คลิก บันทึก
11. คลิก + ใต้ไม่ตรง 
12. ในแผงด้านซ้าย:
    • คลิกไปที่การดำเนินการ
    • คลิกที่เริ่มต้นการดำเนินการขั้นตอนการอนุมัติใบเสนอราคา หากทำตามวิธีนี้ราคาที่ไม่เป็นไปตามเกณฑ์การอนุมัติจะไม่ผ่านการอนุมัติ หากคุณยังต้องการให้ใบเสนอราคาที่ไม่เป็นไปตามเกณฑ์การอนุมัติผ่านการอนุมัติแยกต่างหากให้เพิ่มการดำเนินการขั้นตอนการอนุมัติการเพิ่มใบเสนอราคาแยกต่างหากภายใต้สาขาไม่ตรงกับ
    • คลิกเสร็จสิ้น
      
      
      
13. ที่มุมขวาบนให้คลิกตรวจสอบและเปิดเพื่อเปิดเวิร์กโฟลว์

ตั้งค่าการแจ้งเตือนการอนุมัติ

ผู้อนุมัติสามารถกำหนดประเภทการแจ้งเตือนที่ได้รับสำหรับการอนุมัติได้ในการตั้งค่าการแจ้งเตือน การแจ้งเตือนระฆังและอีเมลจะเปิดใช้งานตามค่าเริ่มต้น

การแจ้งเตือนตาม HubSpot

วิธีปรับแต่งการแจ้งเตือนที่คุณจะได้รับสำหรับการอนุมัติใบเสนอราคา:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
2. ในเมนูแถบด้านข้างซ้ายให้ไปที่การแจ้งเตือน
3. เลื่อนลงและคลิกเพื่อขยายส่วน ทั่วไป
4. ถัดจากกิจกรรมการอนุมัติให้เลือกการแจ้งเตือนที่คุณต้องการรับการอนุมัติ
5. การตั้งค่าเหล่านี้จะมีผลกับบัญชีของคุณเองเท่านั้น ผู้ใช้รายอื่นจำเป็นต้องตั้งค่าการแจ้งเตือนของตนเอง ผู้ดูแลระบบระดับสูงในบัญชี Enterprise สามารถเข้าสู่ระบบในฐานะผู้ใช้รายอื่นเพื่อตั้งค่าการแจ้งเตือนได้

การแจ้งเตือนในแอปของบุคคลที่สาม

นอกจากนี้คุณยังสามารถรับการแจ้งเตือนในแอปของบุคคลที่สามเช่น Google Chat, Microsoft Teams และ Slack 

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
2. ในเมนูแถบด้านข้างซ้ายให้ไปที่การแจ้งเตือน
3. ที่ด้านบนให้คลิกแท็บแอปอื่นๆ
4. คลิกแอพที่ต้องการตั้งค่า

ขั้นตอนต่อไป

• เรียนรู้วิธีสร้างและส่งใบเสนอราคา
• เรียนรู้วิธีจัดการใบเสนอราคารวมถึงการจัดการร่างใบเสนอราคาที่เผยแพร่และหมดอายุกิจกรรมการติดตามและการส่งออกใบเสนอราคา
• เรียนรู้วิธีจัดการการอนุมัติใบเสนอราคา