設定報價核准

啟用報價單審核功能，可在發送報價單給買家前確保內容準確一致。您可設定兩種審核類型：標準審核與 進階審核。請參閱下方說明了解各類型詳情。完成審核設定後，請學習如何管理報價單審核流程。

核准類型

標準審批

• 最多可指派 10 位審核者檢視所有提交的報價。選擇應由單一審核者或所有審核者共同批准。

進階審核

進階核准除包含標準核准所有功能外，更支援基於工作流程的規則設定，提供更高度的客製化彈性。

運用進階核准功能，您可：

• 依據報價與明細項目屬性觸發審批，例如報價金額、折扣等級、SKU、計費週期、淨額條款、特定使用者屬性，或相關物件（如交易）。
• 採用依優先順序排列的序列式審批。每組序列最多可設定五個審批流程，每流程最多十位審批者。例如：
  • • 將銷售經理設為第一優先級、銷售總監為第二優先級、法務部門為第三優先級。銷售總監僅在銷售經理完成審批後才需審核報價。
    • 設定銷售經理為第一優先級，法律部門為第二優先級。法律部門僅在銷售經理完成審批後才需進行報價審批。

檢視常見核准情境。

啟用報價單核准功能

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
2. 於左側邊欄選單中，依序導航至物件>報價單。
3. 頂部點擊「核准」標籤頁。
4. 在「報價單審核設定」區塊中，請選擇以下任一模式（標準審核與 進階審核無法同時啟用）：
   • 標準核准：
     • 點擊編輯設定。
     • 在右側面板的「核准要求」區塊中：• 選擇「所有核准者」：要求所有報價單均需經全體核准者簽核• 選擇「任一核准者」：允許由單一核准者完成簽核
     • 於「核准者」 區塊點擊下拉選單，選擇將負責核准報價的用戶。兩種選項皆可選取多名用戶。若前一步驟選擇「任何核准者」，則當其中一位核准者完成審核後，該報價將不再送交其他選取用戶審核。由選取核准者所建立的報價則無需審核。
     • 點擊「儲存」。
   • 進階核准流程：點擊「編輯」繼續設定核准流程。

自訂核准工作流程

當啟用進階工作流程時，可透過工作流程工具建立審批流程。此流程包含兩項可配置動作：

• 新增報價審批步驟：此操作需於定義審批條件後使用（例如：審批超過特定金額的報價，或由特定使用者審批報價）。新增後，請為審批者添加訊息、選擇應審批報價的人員，並在順序審批時設定其優先級。
  
  
• 啟動報價審批流程：若未在此操作前添加審批步驟，報價將自動獲批。若添加審批步驟，則啟動報價審批流程。設定進入審批流程的報價需經所有審批者、任意審批者或依序審批。 
  
  

您可手動自訂工作流程，或使用 AI 輔助。前往工作流程的步驟：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
2. 於左側邊欄選單中，導航至物件>報價單。
3. 頂部點擊「核准」標籤頁。
4. 於「報價單核准設定」區塊，點擊「進階核准」選項下的「編輯」以進入工作流程設定。
5. 瞭解如何在工作流程中運用 AI，或點擊觸發器註冊區塊下方的「+」手動自訂工作流程。 
   
   
6. 新增您的操作步驟。例如：
   • 於左側面板點擊「分支」，選擇「單一屬性或動作輸出」。
   • 選取「報價金額」屬性，點擊「下一步」。將分支 1設定為「大於 5,000」。此設定將啟動針對 5,000 美元以上報價的高階核准流程。點擊「儲存」。
   • 若需啟用報價重新註冊功能，請於左側面板點擊「設定」標籤頁，開啟「重新註冊」開關。
   • 點擊儲存。
7. 檢視其他使用情境的常見核准流程範例。
8. 在「大於 5,000」動作下，點擊+符號新增後續動作。
9. 在左側面板中，點擊展開CRM 區段 ，然後點擊「新增報價單核准步驟」。 
10. 為審批人新增訊息。您可透過「選擇資料變數清單」將報價屬性（例如報價金額、報價負責人）加入訊息中。
11. 點擊「審批人」下拉選單並選擇審批者。
12. 若需設定 序列化審批流程，請 點擊「優先級」下拉選單選擇 審批優先級 。
13. 於左側面板右上角點擊「儲存」。
14. 點擊「新增報價審批步驟」下方的「+」符號。
15. 於左側面板點擊展開「CRM」區段 ，再點擊「啟動報價審批流程」。 
16. 於「所需核准者」設定中，選擇下列任一選項：
    •  所有審批者： 要求符合條件的報價必須 獲得所有審批者的批准。
    • 任何審批者： 符合條件的報價單僅需 任一位審批者批准。
    • 依序審批：按優先順序通知審批人。依序審批需在每個優先級步驟獲得所有審批人的批准。
17. 於左側面板右上角點擊「儲存」。
18. 點擊「未滿足任何條件」下方的「+」符號。 
19. 在左側面板中，點擊「前往操作」。
20. 點擊「啟動報價核准流程」動作。
21. 點擊「完成」。
22. 在右上角點擊「檢視並啟用 」以 啟動工作流程。

設定核准通知

審核者可在通知設定中選擇接收審核通知的類型。鈴聲與電子郵件通知預設為開啟狀態。

HubSpot 基礎通知

若要自訂報價核准通知的接收方式：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單中，導航至「通知」。
3. 向下捲動並點擊展開「一般設定」。
4. 在「審核活動」旁，選擇您希望接收哪些審核通知。
5. 此設定僅適用於您自己的帳戶。其他使用者需自行設定通知偏好。企業帳戶中的超級管理員 可登入其他使用者帳戶。

第三方應用程式通知

您亦可透過第三方應用程式接收通知，例如 Google Chat、Microsoft Teams 及 Slack。 

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單中，導航至「通知」。
3. 頂部點擊「其他應用程式」標籤頁。
4. 點擊欲設定的應用程式。

常見核准情境

檢視報價單核准的常見情境，瞭解哪些報價單核准屬性最常被使用。

• 超過特定金額的報價審批：使用「報價金額」屬性，當報價超過設定金額時觸發工作流程。
• 超過特定折扣的報價審批：使用報價或明細項目的折扣屬性（例如：折扣百分比、總折扣額）。
• 基於特定產品的審批：使用 「SKU明細項目」屬性，並與折扣或其他屬性嵌套使用。
• 要求 依序審批：設定需先經第一方（如主管）核准，再由第二方（如法務） 審批。  
• 特定用戶免審批：允許特定用戶跳過審批流程：
  
  • 點擊觸發器下方的+符號。
  • 於左側面板：
    • 點擊「分支」。
    • 點擊「AND/OR 邏輯」。
    • 在「第一」區塊下，勾選「檢查是否」選項，於「分支名稱」欄位輸入「跳過核准流程」。
      
      

• • • 點擊+ 新增條件。
    • 在物件資訊下，點擊報價屬性。
      
      

• • • 從屬性清單中選擇「報價單擁有者」。
    • 在左側面板的「報價單擁有者」區塊中，確認第一個下拉式選單已選取「是任何之一」。點擊第二個下拉式選單，並選擇應跳過審批流程的報價單擁有者。
      
      

• • • 在「若無符合條件者，請至此處：」區塊中，於「分支名稱」欄位輸入「檢查報價單以供核准」。
    • 點擊右上角的「儲存」。
  • 在「檢查報價以供審批」分支下，點擊「+」按鈕。
  • 輸入核准條件 
  • 在核准條件下方點擊+。
  • 於左側面板點擊展開CRM 區段 ，再點擊「啟動報價核准流程」。 
  • 於「所需核准者」欄位中，選擇下列任一選項：
    •  所有審批者： 要求符合條件的報價必須 獲得所有審批者的批准。
    • 任何審批者： 符合條件的報價單僅需 任一位審批者批准。
    • 依序審批：按優先順序通知審批者。依序審批需在每個優先步驟獲得所有審批者的批准。
  • 於左側面板右上角點擊「儲存」。
  • 點擊「未滿足任何條件」下方的「+」。 
  • 於左側面板點擊「前往動作」。
  • 點擊「啟動報價審批流程」操作。
  • 點擊「完成」。
  • 點擊「跳過審批」下方的「+」。
  • 在左側面板中，點擊「前往動作」。
  • 點擊「啟動報價審批流程」動作。

• • 點擊完成。
    
    

• 自動要求特定使用者審批：使用「報價單擁有者」屬性並選取每位使用者。 
• 此工作流程配置需針對兩種不同條件分別進行審批，且審批人各異（例如：明細項目折扣與電子簽署接受方式）：例如明細項目折扣需 經審批人 A（如銷售經理）核准；若報價採用電子簽署作為接受方式，則需經審批人 B（如法務部門）進行二次審批。 以下範例說明：若明細項目折扣介於25%至40%，需經核准者A審核；若報價採用電子簽署作為接受方式，則需盧貝進行二次核准。若折扣超過40%，則轉交另一核准者（安迪）審核，且當報價採用電子簽署接受方式時，仍需盧貝進行二次核准。
  
• 針對特定計費週期的報價單審批：使用「計費週期」明細項目屬性，設定需審批的週期（例如：半年期）。
• 具特定淨付款條件之報價單審批：使用「淨付款條件報價單屬性」。 

常見報價單核准屬性

下表列出使用進階核准工作流程時常見的報價核准屬性。

下列屬性不支援：

• 法律與合約規範：

• • 合約期限（月數）。
  • 特定附件必須隨附。
  • 特定附件不包含在內。
• 訂閱方案：
  • 包含一次性費用。
  • 捆綁式編輯。
• 個人或團隊：
  • 隊伍。
  • 團隊位置。

後續步驟

• 建立並發送報價單。
• 管理報價單。
• 管理報價單核准流程。