設定報價核准

啟用報價單審批功能，可在向買家發送報價前確保內容準確一致。您可設定兩種審批類型：標準審批與 進階審批。以下詳述各類審批機制：

核准類型

標準審批

指派一位或多位審核者檢視所有提交的報價單。可設定需經所有審核者同意，或僅需其中一位審核者核准。

進階核准

除包含標準審批所有功能外，更支援基於工作流程的規則設定，實現更高程度的客製化。

運用進階核准功能，您可：

• 依據報價與明細項目屬性觸發核准，例如報價金額、折扣等級、SKU、計費週期、淨額條款，或特定使用者屬性及相關物件（如交易）。
• 採用依優先順序排列的連續核准流程。例如：
  • 設定銷售經理為第一優先級、銷售總監為第二優先級、法務部門為第三優先級。銷售總監僅在銷售經理完成審批後才需審核報價。
  • 設定銷售經理為第一優先級，法律部門為第二優先級。法律部門僅在銷售經理完成審批後才需進行報價審批。

檢視常見核准情境。

啟用報價單審批功能

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
2. 於左側邊欄選單中，依序導航至物件>報價單。
3. 頂部點擊「核准」標籤頁。
4. 在「報價單審核設定」 區塊中，選擇下列任一選項（標準審核與進階審核無法同時啟用）：
   • 標準核准：
     • 於右側面板的「核准要求」區塊，選擇 「所有核准者」以要求所有報價皆需經全體核准者簽核，或選擇「任一核准者」允許由單一核准者完成簽核。
     • 於「核准者」區塊點擊下拉選單，選擇將負責核准報價的用戶（可選取多位用戶）。由所選核准者建立的報價單無需額外核准。
     • 點擊儲存。
   • 進階核准：啟用進階核准後，您必須前往工作流程頁面繼續設定核准流程。

自訂核准工作流程

當啟用進階工作流程時，可透過工作流程工具建立核准流程。此流程提供兩項可設定動作：

• 新增報價審批步驟： 定義審批條件後（例如：審批超過特定金額的報價，或由特定使用者審批報價）請使用 此操作。新增後，請為審批者添加訊息、選擇應審批報價的人員，以及若為序列式審批時其優先順序。
  
  
• 啟動報價審批流程：若未在此操作上方添加審批步驟，報價將自動核准。若已添加審批步驟，則啟動報價審批流程。設定進入審批流程的報價需經「所有審批者」、「任意審批者」或「依序審批」方式核准。

您可手動自訂工作流程，或使用 AI 輔助。前往工作流程的步驟如下：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
2. 於左側邊欄選單中，導航至物件>報價單。
3. 頂部點擊「核准」標籤頁。
4. workflows 於「報價單核准設定」區塊點擊「設定報價單核准流程」。流程將於新瀏覽器分頁開啟。
5. 瞭解如何在工作流程中運用 AI，或點擊觸發器註冊欄位下方的+圖示手動自訂工作流程。
   
   
6. 新增您的操作步驟。例如：
   • 於左側面板點擊「分支」，選擇「單一屬性或動作輸出」。
   • 選取「報價金額」屬性，點擊「下一步」。將分支 1設定為「大於 5,000」。此設定將啟動針對 5,000 美元以上報價的高階核准流程。點擊「儲存」。
   • 若需重新註冊報價單，請於左側面板點擊「設定」標籤頁，開啟「重新註冊」開關。
   • 點擊儲存。
7. 檢視其他使用情境的常見核准流程範例。
8. 在「大於 5,000」動作下，點擊+符號新增後續動作。
9. 於左側面板點擊「CRM」。
10. 點擊新增核准步驟。
11. 向審批者添加訊息。您可透過「選擇資料變數清單」將報價屬性加入訊息（例如：報價金額、報價負責人）。
12. 點擊「審批者」下拉選單並選擇審批人員。
13. 若 需進行序列式審批，請點擊「優先級」下拉 選單並選擇優先級 。
14. 點擊儲存。
15. 點擊「新增核准步驟」下方的「+」符號。
16. 於左側面板點擊「CRM」。
17. 點擊「啟動審批流程」。
18. 在「所需核准者」區段中，選擇以下任一選項：
    • 所有審批者：要求 符合條件的報價必須獲得所有審批者的批准。
    • 任何審批者： 符合條件的報價單僅需 任一位審批者批准。
    • 依序審批：按優先順序通知審批者。依序審批需在每個優先步驟獲得所有審批者的批准。
19. 點擊儲存。
20. 點擊「未滿足任何條件」下方的「+」。
21. 於左側面板點擊「前往動作」。
22. 點擊「啟動審批流程」操作。
23. 點擊完成。
24. 於右上角點擊「檢視並發佈 」以 發佈您的工作流程。

設定核准通知

審核者可在通知設定中選擇接收審核通知的類型。鈴聲與電子郵件通知預設為開啟狀態。

HubSpot 基礎通知

若要自訂報價核准通知的接收方式：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單中，導航至「通知」。
3. 向下滾動並點擊展開「一般設定」。
4. 在「審核活動」旁，選擇您希望接收的審核通知類型。鈴鐺和電子郵件通知預設為開啟狀態。
5. 此設定僅適用於您自己的帳戶。其他使用者需自行設定通知偏好。企業帳戶中的超級管理員可登入其他使用者帳戶。

第三方應用程式通知

您亦可於第三方應用程式（如 Google Chat、Microsoft Teams 及 Slack）接收通知。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單中，導覽至「通知」。
3. 頂部點擊「其他應用程式」標籤頁。
4. 點擊欲設定的應用程式。

授予用戶報價審批權限

• 超級管理員及具備「核准報價」權限的使用者可核准報價。
• 用戶必須擁有核心版或Commerce Hub授權才能核准報價。
• 系統將依據用戶通知偏好，透過平台內通知與電子郵件發送提醒。

常見核准情境

檢視報價與核准流程的常見審核情境。深入瞭解常用報價核准屬性。

• 超過特定金額的報價審批：使用「報價金額」屬性，當報價超過設定金額時觸發工作流程。
• 針對折扣額度超過特定值的報價進行核准：使用報價或明細項目的折扣屬性（例如：折扣百分比、總折扣額）。
• 基於特定產品的審批：使用 SKU行項目屬性，並與折扣或其他屬性嵌套使用。
• 依序由多人審批：使用 連續審批流程。
• 特定用戶可跳過審批流程：允許 特定用戶免審批：
  • 啟用進階核准功能後，將出現兩項操作：新增核准步驟與 啟動核准流程。
  • 建立分支並選擇「報價單」。於 「報價單擁有者」欄位選擇「是任何以下任一」，接著新增無需審批的使用者。
  • 在分支下方新增「啟動審批流程」動作。
• 自動要求特定用戶審批：使用 「報價單擁有者」屬性並逐一選取用戶。
• 需經兩個獨立屬性審批的工作流程配置，且審批者各不相同。例如：明細項目折扣需審批者A核准，電子簽署啟用需審批者B核准。下圖為此 流程範例： 當明細項目折扣 介於25%-40%時需Jason審批；若啟用電子簽署功能，則需Lubai審批。
• 針對特定計費週期報價的審批：使用「計費週期明細項目」屬性，設定需審批的週期（例如：半年期）。
• 針對特定淨付款條件之報價單審核：使用 「淨付款條件報價單屬性」。

常見報價單核准屬性

下表列出使用進階核准工作流程時常見的報價核准屬性。

下列屬性不支援：

• 法律與合約相關：

• • 合約期限長度（以月計）。
  • 特定附件必須隨附。
  • 特定附件不包含在內。
• 訂閱方案：
  • 包含一次性費用。
  • 捆綁式編輯。
• 個人或團隊：
  • 團隊。
  • 團隊所在位置。

後續步驟

• 建立並發送報價單。
• 管理報價單。
• 管理報價單核准流程。