設定報價核准

啟用報價單審核功能，確保報價單在發送給買家前維持準確性與一致性。您可設定兩種審核類型：標準審核與 進階審核。請參閱下方說明了解各類型詳情。完成審核設定後，請學習如何管理報價單審核流程。

核准類型

於報價設定中建立標準或進階核准流程。標準與 進階核准無法同時啟用。

標準核准流程

最多可指派 10 位核准者，審核符合您設定篩選條件的報價單。篩選條件基於屬性設定，用以定義需經核准的報價單。請選擇由單一核准者或全體核准者進行批准。例如，您可將標準核准流程設定為：

• 要求折扣金額超過特定門檻的報價必須經核准。
• 啟用電子簽署功能的報價需經核准。
• 當報價單中特定項目金額超過指定折扣額度時，需經核准。

進階核准

進階核准除具備屬性篩選功能外，更採用工作流程規則實現高度客製化。

透過進階核准，您可：

• 依據報價與明細項目屬性觸發審批，例如報價金額、折扣等級、SKU、計費週期、淨額條款、特定使用者屬性或關聯物件（如交易）。
• 建立依優先順序排列的序列式核准流程。每序列最多可設定五個階段，每個階段可指定十位核准者。例如：
  • • 設定銷售經理為第一優先級、銷售總監為第二優先級、法務部門為第三優先級。銷售總監僅在銷售經理完成審批後才需進行報價審批。
    • 設定銷售經理為第一優先級，法律部門為第二優先級。法律部門僅在銷售經理完成審批後才需進行報價審批。

檢視常見核准情境。

啟用報價單核准功能

啟用標準報價審批

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
2. 於左側邊欄選單中，依序導航至物件>報價單。
3. 頂部點擊「核准」標籤頁。
4. 在「報價單核准」區段中，開啟「核准」開關。
5. 在標準核准設定下，點擊報價 單旁的編輯按鈕 。
   
6. 在右側面板中：
   • 於「且滿足以下條件」區塊，點擊「+ 新增篩選條件」以新增篩選屬性。
   • 點擊「篩選依據」下拉選單，選擇欲檢視屬性的物件類型 。
   • 在「物件資訊」下，點擊「[物件] 屬性」。
     
     
     
   • 使用搜尋列尋找屬性。
     
     
     
   • 點擊欲篩選的屬性。
   • 設定篩選條件。
     
     
     
   • 點擊切換 圖示變更篩選條件。點擊刪除 圖示移除篩選條件。
   • 在「以及」下方，點擊「+ 新增篩選條件」以添加更多篩選標準。
   • 在「然後執行此操作」區塊中，點擊「核准者」下拉式選單並選擇將核准報價的用戶。可同時選取多位用戶。

4. • 在「核准者要求」欄位中，請選擇「所有核准者」或「任何核准者」。若選擇「任何核准者」，當其中一位核准者批准報價單時，系統將不再將報價單發送給其他選定的使用者進行審核。若選擇「所有核准者」，當報價單發送審核時，若有任何一位核准者缺席，報價單將無法在未獲其批准的情況下繼續處理。
   • 在「附註」欄位輸入備註。報價單創建者與審批者將在審批流程中看到此備註。例如，可根據設定的篩選條件輸入報價單需審批的原因。
   • 點擊「儲存」。

6. 開啟「報價」開關以啟用審批功能。

啟用進階報價單審批功能

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單中，導航至物件>報價單。
3. 頂部點擊「核准流程」標籤頁。
4. 在「報價單核准」區段中，開啟「核准」開關。
5. 在「進階核准」區段中，開啟「進階報價核准」開關。 
6. 點擊編輯以設定進階核准流程。

自訂進階核准工作流程

啟用進階工作流程後，可透過工作流程工具建立此流程。該流程包含兩項可設定的操作：

• 新增報價核准步驟：定義核准條件後使用此動作（例如核准超過特定金額的報價，或由特定使用者核准報價）。新增後，請為核准者添加訊息、選擇應核准報價的人員，並在順序核准時設定其優先級。
  
  
  
• 啟動報價審批流程：若未在此操作上方添加報價審批步驟，報價將自動獲批。若添加審批步驟，則啟動報價審批流程。設定進入審批流程的報價需經所有審批者、任意審批者或依序審批。 
  
  
  

您可手動自訂工作流程，或使用 AI

助。導覽至工作流程的路徑：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
2. 於左側邊欄選單中，依序導航至物件>報價單。
3. 頂部點擊「核准流程」標籤頁。
4. 在「進階核准」區塊點擊「編輯」以進入工作流程設定。
5. 瞭解如何在工作流程中運用 AI，或點擊觸發器註冊欄位下方的「+」手動自訂工作流程。 
   
   
   
6. 新增您的操作步驟。例如：
   • 於左側面板點擊「分支」，選擇「單一屬性或動作輸出」。
   • 選取「報價金額」屬性，點擊「下一步」。將分支 1設定為大於 5,000。此設定將啟動針對 5,000 美元以上報價的高階核准流程。點擊「儲存」。
   • 若需啟用報價重新註冊功能，請於左側面板點擊「設定」標籤頁，開啟「重新註冊」開關。
   • 點擊儲存。
7. 檢視其他使用情境的常見核准流程範例。
8. 在「大於 5,000」動作下，點擊+符號新增後續動作。
9. 在左側面板中，點擊展開CRM 區段 ，然後點擊「新增報價單核准步驟」。 
10. 為審批人新增訊息。您可透過「選擇資料變數清單」將報價屬性（例如報價金額、報價負責人）加入訊息中。
11. 點擊「審批人」下拉選單並選擇審批者。
12. 若需設定 序列化審批流程，請 點擊「優先級」下拉選單選擇 審批優先級 。
    
13. 於左側面板右上角點擊「儲存」。
14. 點擊「新增報價審批步驟」下方的「+」符號。
15. 於左側面板點擊展開「CRM」區段 ，再點擊「啟動報價審批流程」。 
16. 於「所需核准者」設定中，選擇下列任一選項：
    •  所有審批者： 要求符合條件的報價必須 獲得所有審批者的批准。
    • 任何審批者： 符合條件的報價單僅需 任一位審批者批准。
    • 依序審批：按優先順序通知審批人。依序審批需在每個優先級步驟獲得所有審批人的批准。
17. 於左側面板右上角點擊「儲存」。
18. 點擊「未滿足任何條件」下方的「+」。 
19. 於左側面板點擊「前往操作」。
20. 點擊「啟動報價審批流程」操作。執行此操作後，不符合審批條件的報價將跳過審批流程。若仍需讓不符合條件的報價走獨立審批流程，請在「未滿足任何條件」分支下新增獨立的「新增報價審批步驟」操作。
21. 點擊完成。
    
    
    
22. 於右上角點擊「檢視並啟用 」以 啟動工作流程。

設定核准通知

核准者可在通知設定中自訂接收的核准通知類型。預設啟用鈴聲與電子郵件通知。

HubSpot 基礎通知

若要自訂報價核准通知的接收方式：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
2. 於左側邊欄選單導覽至通知。
3. 向下捲動並點擊展開「一般」區塊。
4. 在「審批活動」旁，選擇您希望接收的審批通知類型。
5. 此設定僅適用於您自身帳戶。其他使用者需自行設定通知偏好。企業帳戶的超級管理員可切換登入其他使用者帳戶。

第三方應用程式通知

您亦可透過第三方應用程式接收通知，例如 Google Chat、Microsoft Teams 及 Slack。 

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
2. 於左側邊欄選單中，導覽至「通知」。
3. 頂部點擊「其他應用程式」標籤頁。
4. 點選欲設定的應用程式。

常見核准情境

檢視報價核准的常見情境，瞭解哪些報價核准屬性最常被使用。

• 高於特定金額的報價審批：使用「報價金額」屬性，當報價超過設定金額時觸發工作流程。
• 高於特定折扣的報價審批：使用報價或明細項目的折扣屬性（例如：折扣百分比、總折扣額）。
• 特定產品審批：使用 「SKU明細項目」屬性，並可與折扣或其他屬性嵌套使用。
• 要求依序由兩方審批（例如：主管→法務）：使用「 順序審批」 功能。  
• 對符合審批條件的報價採用單一審批類型，不符合條件者另設獨立審批流程：在審批條件分支與「未符合任何條件」分支下，均添加「新增報價審批步驟」動作。
  
  
  
• 特定用戶可跳過審批流程：允許指定用戶免除審批步驟：
  
  • 前往進階核准工作流程。
  • 點擊觸發器下方的「+」按鈕。
  • 於左側面板：
    • 點擊「分支」。
    • 點擊「與/或」邏輯。
    • 在「首先」區段中，勾選「檢查是否」選項，於「分支名稱」欄位輸入「跳過審批」。
      
      
      

• • • 點擊「+ 新增條件」。
    • 在「物件資訊」下，點擊「報價單屬性」。
      
      
      

• • • 從屬性清單中選擇「報價單擁有者」。
    • 在左側面板的「報價單擁有者」區塊中，確認第一個下拉式選單已選取「是」或「是其中之一」。點擊第二個下拉式選單，並選擇應跳過核准流程的報價單擁有者。
      
      
      

• • • 在「若無符合條件者，請至此處：」區塊中，於「分支名稱」欄位輸入「檢查報價以進行核准」。
    • 於右上角點擊「儲存」。
  • 在「檢查報價單以供審批」分支下，點擊「+」符號。
  • 輸入審批條件 
  • 在核准條件下方點擊+。
  • 於左側面板點擊展開CRM 區段 ，再點擊「啟動報價審批流程」。 
  • 在「所需核准者」下，選擇以下任一選項：
    •  所有審批者： 要求符合條件的報價必須 獲得所有審批者的批准。
    • 任何審批者： 符合條件的報價單僅需 任一位審批者批准。
    • 依序審批：按優先順序通知審批者。依序審批需在每個優先步驟獲得所有審批者的批准。
  • 於左側面板右上角點擊「儲存」。
  • 點擊「未滿足任何條件」下方的「+」。 
  • 於左側面板點擊「前往操作」。
  • 點擊「啟動報價審批流程」操作。執行此操作後，不符合審批條件的報價將跳過審批流程。若仍需讓不符合條件的報價走獨立審批流程，請在「未滿足任何條件」分支下新增獨立的「新增報價審批步驟」操作。
  • 點擊完成。
  • 點擊「跳過審批」下的「+」符號。
  • 在左側面板中，點擊「前往動作」。
  • 點擊「啟動報價審批流程」動作。

• • 點擊完成。
    
    
    

• 自動要求特定使用者進行核准：使用「報價單擁有者」屬性並選取每位使用者。 
• 工作流程配置範例：當報價單同時滿足兩種不同條件時需經審批，且每種條件對應不同審批人（例如：明細項目折扣與電子簽署接受方式）：例如明細項目 折扣需經 審批人 A（如銷售經理）核准；若報價單採用電子簽署作為接受方式，則需經審批人 B（如法務部門）進行二次審批。 以下範例說明：若明細項目折扣介於25%至40%之間，需經核准者A審核；若報價採用電子簽署作為接受方式，則需盧貝進行二次核准。若折扣超過40%，則轉交另一核准者（安迪）審核，且當報價採用電子簽署接受方式時，仍需盧貝進行二次核准。
  
  
• 針對特定計費週期的報價單審批：使用「計費週期」明細項目屬性，設定需審批的週期（例如：半年期）。
• 針對特定淨付款條件之報價單審批：使用「淨付款條件報價單屬性」。 

常見報價單核准屬性

下表列出常用報價單核准屬性：

以下使用情境不適用於屬性：

• 法律與合約相關：

• • 設定特定合約期限（以月為單位）。
  • 要求特定附件必須始終包含。
  • 要求不得包含特定附件。
• 訂閱條款：
  • 包含一次性費用。

• 個人或團隊：
  • 要求團隊審核報價。可設定整個團隊審核報價，但團隊成員需逐一選取。
  • 依據團隊所在地點設定核准權限。

後續步驟

• 建立並發送報價單。
• 管理報價單。
• 管理報價單核准流程。