Comprender el CPQ de HubSpot

HubSpot CPQ (Configuración, Precio, Cotización) es un conjunto de herramientas para configurar productos y servicios, así como para crear, gestionar y aprobar cotizaciones. Con CPQ, tu equipo de ventas puede elaborar cotizaciones precisas y coherentes, y enviárselas a los compradores para que las revisen, las acepten y realicen el pago, todo ello desde HubSpot. Este artículo trata sobre las herramientas disponibles en HubSpot CPQ y un workflow habitual para la elaboración de cotizaciones.

Si quieres gestionar todo el recorrido de ingresos en HubSpot, obtén más información sobre cómo gestionar el proceso de ingresos de principio a fin.

Recursos para desarrolladores

Obtén más información sobre cómo crear soluciones personalizadas mediante la API de cotizaciones.

Antes de empezar

Comprender los requisitos

Obtén más información sobre qué funciones requieren una licencia de Revenue Hub en el catálogo de productos y servicios.

Herramientas de CPQ de HubSpot

Catálogo de productos

La biblioteca de productos contiene los productos y servicios que ofrece tu empresa. Utiliza los productos para añadir elementos de pedido a los negocios y a las cotizaciones, de modo que los compradores tengan una idea clara de lo que están comprando.

Los productos de la biblioteca se pueden configurar con diferentes modelos de precios, como precios fijos, precios escalonados y precios por niveles, así como listas de precios. Esto ayuda a los vendedores a utilizar los productos y los precios adecuados durante el proceso de venta.

Por ejemplo, puedes configurar la biblioteca de productos de las siguientes maneras:

• Utiliza una estructura de precios por niveles para las suscripciones y aplica diferentes listas de precios regionales a los equipos de ventas de cada región.
• Configure los servicios de implementación con una tarifa plana, junto con paquetes de asistencia técnica basados en el uso que se facturan de forma periódica.
• Utiliza una estructura de precios escalonada para aumentar gradualmente los costes de suscripción a lo largo de un contrato plurianual, manteniendo al mismo tiempo unos precios estandarizados mediante listas de precios aprobadas.

Cotizaciones

Crea cotizaciones con tu marca en el editor de cotizaciones. Añada su propia información o utilice la IA para rellenar los módulos en función del Negocio, Elemento de pedido y sus propios datos.

• Cotizaciones generadas por IA: genera cotizaciones utilizandola HubSpot AI, basándote en la información de los negocios y los elementos de pedido.

• Branding:personaliza el aspecto de la cotización, incluyendo las fuentes, los colores, la maquetación y el estilo.

• Plantillas:crea y edita plantillas de cotizaciones para que los vendedores las utilicen con el fin de agilizar la elaboración de las mismas y contribuir a la estandarización de las cotizaciones para los compradores. Ajuste un diseño, módulos pre-rellenados incluyendo la carta de presentación, elementos de pedido, términos, opciones de pago y método de aceptación. Utiliza módulos programados a medida para personalizarel aspecto, el contenido y la lógica de las plantillas. 

• Editor de cotizaciones: actualice su cotización mediante módulos personalizables en un editor de una sola página, incluida la posibilidad de añadir cartas de presentación, resúmenes ejecutivos y términos personalizados.

• Editor de elementos de línea: utilice el editor de elementos de línea para añadir, editar o eliminar elementos de línea de su biblioteca de productos a su cotización. Los elementos de pedido aparecerán automáticamente en la cotización de un negocio asociado. Ajuste descuentos y condiciones de facturación, y utilice elementos de pedido en informes y workflows.

• Archivos adjuntos: agrega archivos adjuntos e inclúyelos en el sobre para firmar. Los compradores pueden revisar los anexos durante el proceso de aceptación de la cotización.

• Agente de cierre (BETA): activa el agente de cierre (BETA) en las cotizaciones. Los compradores pueden preguntar al agente acerca de la cotización y puede responder preguntas basadas en la cotización, sus archivos adjuntos y documentos adicionales cargados en su configuración.

• Aceptación: elija cómo aceptar su cotización entre imprimir y firmar, firmar electrónicamente o hacer clic para aceptar (aceptar sin firma). Añada refrendantes de su organización como parte del proceso de aceptación.

• Facturación y pagos: ajusta las condiciones de pago y utiliza facturas y suscripciones para gestionar los pagos recurrentes. Acepte pagos online utilizando HubSpot payments o Stripe. También puedesintegrarplataformas de contabilidad, como QuickBooks, para sincronizar la información de pagos con HubSpot.
• Seguimiento de la interacción: realiza un seguimiento delas visualizaciones, descargas e impresiones de las cotizaciones, así como de las actividades relacionadas, a través del registro de actividad de las cotizaciones.

Aprobaciones de cotizaciones

Garantiza la estandarización mediante el uso de aprobaciones de cotizaciones y normas. Configura los workflows de aprobación para que los usuarios de HubSpot sean los desencadenantes de los procesos de aprobación:

• Aprobaciones estándar: permite que las cotizaciones sean aprobadas por cualquiera o por todos los aprobadores.
• Aprobaciones avanzadas: utiliza workflows de aprobación personalizados, basados en propiedades de cotización. Establece reglas basadas en la información de la cotización, como descuentos, cantidades, duración de los plazos y más, y establece el orden de los aprobadores para el proceso de aprobación.
• Notificaciones y seguimiento de aprobaciones: recibe una notificación si eres aprobador y ve la actividad de aprobación en el cotización registro de actividad a los usuarios de HubSpot.

Utiliza las reglas de cotizaciones para mostrar avisos cuando los usuarios elaboren cotizaciones o para impedir que las publiquen hasta que se cumplan los requisitos de las reglas.

Caso de uso de CPQ de HubSpot

Consulta un ejemplo de uso de CPQ de HubSpot abajo.

Gestión de negocios y cotizaciones para equipos de ventas

Las organizaciones de ventas en crecimiento se enfrentan a la ineficacia y las fricciones introducidas por las cotizaciones manuales y los complejos procesos de aprobación. Esto suele provocar retrasos a la hora de cerrar negocios, incoherencias en la fijación de precios y una falta de visibilidad clara del rendimiento de las ventas.

Problemas

• Creación de cotización que requiere mucho tiempo: los representantes de ventas dedican tiempo a configurar cotizaciones manualmente, especialmente con ofertas de productos variadas y precios escalonados, lo que a menudo conduce a errores.

• Retrasos en las aprobaciones: conseguir las aprobaciones necesarias para obtener descuentos o condiciones específicas implica múltiples pasos manuales, lo que provoca retrasos.

• Sistemas fragmentados: depender de herramientas desconectadas para la cotización, CRM y facturación puede dar lugar a silos de datos, informes incoherentes y cargas de formación adicionales para los equipos de Revenue Operations.

• visibilidad limitada: los gerentes de ventas carecen de información en tiempo real sobre el estado de las cotizaciones, las interacciones de los compradores y el progreso general de los negocios, lo que dificulta prever con precisión los ingresos y capacitar a sus equipos.

Cómo puede ayudar la herramienta CPQ de HubSpot

• Creación de cotizaciones con IA: los representantes de ventas pueden generar borradores de cotizaciones utilizando IA, rellenando automáticamente los elementos de cotización y personalizando contenidos como cartas de presentación y resúmenes ejecutivos en función de la información del negocio. Pueden utilizar el editor de una sola página para personalizar modelos de precios complejos, como precios por niveles o precios graduales.

• Workflows de aprobación: utilice aprobaciones estándar o avanzadas, incluidas reglas lógicas para descuentos o condiciones. Los equipos de ventas reciben información sobre lo que desencadena una aprobación, con notificaciones a los aprobadores.

• Experiencia del comprador: los compradores pueden firmar digitalmente cotizaciones y seleccionar métodos de facturación y pago directamente dentro de la interfaz de cotización.

• Seguimiento e informes: los vendedores pueden realizar un seguimiento de las interacciones de los compradores con cotizaciones, incluidas vistas, descargas e impresiones, y recibir notificaciones sobre estas actividades. Estos datos se integran en el espacio de ventas, ofreciendo información a los mánagers de ventas para supervisar el rendimiento, analizar la actividad de ingresos y crear previsiones. Los equipos de Revenue Operations tienen un control centralizado sobre las plantillas y las normas de tarificación.