Aseta soittokanava help desk -palveluun

Voit perustaa neuvontapalveluun kutsukanavan, jonka avulla voit aloittaa keskusteluketjun, jota voidaan käyttää chatin, sähköpostin ja muiden jaettujen kanavien rinnalla. Voit määrittää tiettyjä käyttäjiä ja tiimejä ja mukauttaa viestejä työaikojen mukaan. Sales Hub- ja Service Hub Professional- ja Enterprise-käyttäjille saapuvat puhelut tukevat jopa 100 käyttäjän samanaikaista soittoa.

Voit yhdistää vain:

• Professional-tileille kolme soittokanavaa.
• Viisi kutsukanavaa Enterprise-tilien osalta.

Huomaa: jos olet HubSpot-tilisi superadmin, voit valita tilisi kokeilemaan haluamasi beta-ominaisuuden tuotepäivitykset-sivulla.

Määritä kutsukanava

Jotta voit soittaa ja vastaanottaa puheluita help deskissä, tarvitset HubSpotin tarjoaman puhelinnumeron.

Voit määrittää kanavan:

• Valitse vasemman sivupalkin valikosta Työkalut-kohdasta Saapuneet ja Help Desk > Help Desk.
• Napsauta oikeassa yläkulmassa Connect a channel (Yhdistä kanava ).

• Napsauta Soittaminen.

• Voit valita puhelinnumeron liittämistavan joko luomalla uuden numeron tai käyttämällä olemassa olevaa HubSpot-numeroa:

Huomaa: jos valitset olemassa olevan numeron, kaikki kyseiseen numeroon määritetyt käyttäjät poistetaan.

• • Uuden numeron luominen:
    • Valitse Luo uusi numero.
    • Luo numerosi maa- ja suuntanumero- / etuliite-pudotusvalikoiden avulla. HubSpotin tarjoamat puhelinnumerot luodaan kolmannen osapuolen Twilio-palvelun avulla, ja niiden on täytettävä maakohtaiset määräykset.
    • Napsauta Generate a number (Luo numero). Uusi puhelinnumerosi näkyy alla.

• • • Napsauta Get this number (Hae tämä numero ) oikeassa alareunassa.
    • Napsauta Jatka käyttöönottoa.
  • Olemassa olevan numeron käyttäminen:
    • Napsauta Käytä olemassa olevaa HubSpot-numeroa.
    • Valitse puhelinnumero taulukosta.

• • • Napsauta oikeassa alakulmassa Jatka asetuksia .
• Määritä Ticket-automaation määrittäminen -sivulla, mitä ominaisuuksia tämän kanavan uudet liput sisältävät. Jos et aseta kanavakohtaisia ominaisuuksia, sovelletaan help desk -lippusi asetuksia. Napsauta Seuraava.
• Täytä kanavan nimi Reititys ja määritys -sivulla.
• Määritä soittokanavan tunnit valitsemalla Kanavan toiminta-ajat-kohdassa + Lisää tunnit.

• Napsauta kohdassa Reititys käyttöaikana -pudotusvalikosta Tietyt käyttäjät ja tiimit ja napsauta valintaruutuja kunkin sellaisen käyttäjän tai tiimin vieressä, jolle haluat reitittää puhelut työaikana. Lue, miten työajat määritetään.

• Napsauta seuraavaksi Setup Voicemail. Kirjoita oikeassa paneelissa viesti, jos haluat luoda viestistäsi ääniversion. Napsauta Tallenna.
• Napsauta Setup Voicemail (Äänipostin määrittäminen ) -kohdassa Routing after hours (Reititys työajan jälkeen) ja kirjoita viesti puheluille, joihin ei vastata työajan jälkeen. Napsauta Tallenna.
• Napsauta Finish (Valmis).

Puheluiden vastaanottaminen kutsukanavassasi

Kun kutsukanavasi on määritetty, voit vastaanottaa puheluita muiden help deskiin liitettyjen kanavien ohella. Jos haluat lisätietoja help desk -työkalun eri ominaisuuksista ja siitä, miten voit käyttää niitä yhteydenpidon hallintaan yhteystietojesi kanssa, napsauta tästä.

Puhelujen vastaanottaminen kutsukanavassasi:

• Napsauta vasemmassa yläkulmassa olevaa Olet käytettävissä -kytkintä päälle. Jos tämä kytkin ei ole päällä, et voi vastaanottaa saapuvia puheluita jaetussa kutsukanavassasi.

• Saapuvat puhelut soivat samanaikaisesti enintään 100:lle kutsukanavaan määritetylle käytettävissä olevalle käyttäjälle. Lue, miten voit vastaanottaa ja hallita saapuvia puheluita HubSpot-selaimessa.

• Kun käyttäjä vastaa puheluun, se lakkaa soimasta kaikille muille käyttäjille. Klikkaa puhelun etäkäytössä Ota muistiinpanoja, niin pääset soittokanavasi keskusteluketjuun.

• Ohjauspalveluun ilmestyy uusi keskusteluketju, joka on määritetty puheluun vastanneelle käyttäjälle.
• Voit laatia sähköpostiviestin vastauseditorin avulla tai ilmoittaa tiketistä toiselle tiimin jäsenelle Kommentti-välilehdellä. Kommentti-välilehti tulee näkyviin vain, jos lähtevä sähköpostiviesti on laadittu tai lähetetty.

• Jos puheluun ei vastata, luodaan uusi kohdentamaton viestiketju, ja siitä ilmoitetaan kaikille soittokanavalle määritetyille käyttäjille. Napsauta pudotusvalikkoa Omistaja, jos haluat määrittää vastaamatta jääneen puhelun omistajan.
• Voit soittaa lähteviä puheluita olemassa olevista lippusäikeistä, jotka on liitetty yhteystietoon tai yritykseen.

Puhelujen pitäminen ja siirtäminen soittokanavassasi

Kun olet vastannut puheluun, voit asettaa soittajan pitoon. Voit myös siirtää puhelun muille saman kutsukanavan käyttäjille, jotka ovat tällä hetkellä tavoitettavissa ja joiden kutsuvälilehti on auki.

• Voit asettaa soittajan pitoon valitsemalla Soita etänä -valintaikkunassa tai Soita-välilehdellä Pitoon. Pidossa ollessaan soittajat kuulevat pitomusiikkia.
• Jos haluat ottaa soittajan pois pitotilasta, napsauta uudelleen Hold (pito ) -painiketta.
• Kun olet asettanut soittajan pitoon, jos haluat siirtää puhelun, valitse Siirrä ja valitse käyttäjä, jolle haluat siirtää puhelun. Kun olet valmis, puhelun aloittava edustaja voi lopettaa puhelun. Siirtävä käyttäjä voi ottaa soittajan pois pitotilasta ja jatkaa keskustelua napsauttamalla Pitoa.

Puhelukanavien hallinta

Voit muokata, poistaa tai poistaa soittokanavan käytöstä:

• Valitse vasemman sivupalkin valikossa Työkalut-kohdassa Saapuneet ja tukipalvelu > Tukipalvelu.
• Vie hiiren osoitin kanavan päälle ja tee jokin seuraavista:
  • Jos haluat muokata kanavaa, valitse Muokkaa. Voit hallita tikettiasetuksia, reititystä ja määritystä sekä muokata ääniviestejä. Valitse sitten Tallenna.
  • Voit poistaa kanavan valitsemalla Poista. Kirjoita valintaikkunaan puhelinnumero, jolla voit vahvistaa poiston. Napsauta sitten Poista yhdistetty kanava.
  • Voit poistaa kanavan käytöstä napsauttamalla Tilakytkin pois päältä. Napsauta valintaikkunassa Kytke pois päältä.