Yhdistä henkilökohtainen sähköpostisi

Yhdistä henkilökohtainen sähköpostitili HubSpotiin, jotta voit lähettää henkilökohtaisia sähköposteja CRM-järjestelmästä, kirjata sähköpostivastaukset CRM-järjestelmään, lähettää sarjasähköposteja ja asentaa HubSpot Sales -sovelluksen, jotta voit käyttää myyntityökaluja sähköpostilaatikossasi.

Tämän sähköpostitilin tulee olla yksilöllinen käyttäjällesi, eikä kukaan muu tiimissäsi saa käyttää sitä. Sen tulee olla sähköpostiosoite, jota yleensä käytät lähettäessäsi sähköposteja yhteyshenkilöillesi, kuten yrityksesi sähköpostiosoite. Yhdistämällä henkilökohtaisen sähköpostitilisi annat HubSpotille luvan lähettää sähköposteja yhteyshenkilöillesi yrityksesi sähköpostipalvelimia käyttäen. Jotkin HubSpot-työkalut edellyttävät henkilökohtaisen sähköpostiyhteyden muodostamista. Voit yhdistää HubSpotiin useita henkilökohtaisia sähköpostiosoitteita, joita käyttäjäsi voi käyttää sähköpostien lähettämiseen.

Tiimin sähköpostiosoite on sähköpostiosoite, johon useilla käyttäjillä on pääsy ja jota he käyttävät viestintään asiakkaiden kanssa. Voit liittää tiimin sähköpostiosoitteen keskustelujen postilaatikkoon tai asiakaspalveluun, jotta tiimisi voi tarkastella, hallita ja vastata sähköposteihin yhdessä paikassa.

Ennen kuin aloitat

Ennen kuin yhdistät henkilökohtaisen postilaatikkosi, tutustu vaatimuksiin ja rajoituksiin.

Vaatimukset

• Jos haluat yhdistää Gmail-postilaatikonaliaksella, alias on määritettävä Gmail-tilissäsi ennen postilaatikon yhdistämistä. Kun postilaatikko on yhdistetty, alias näkyy automaattisesti sähköpostin kirjoitusikkunan From -pudotusvalikossa. 

• Jos haluat yhdistää Exchange-postilaatikon, varmista IT-tiimiltäsi, että Exchange-palvelimella on käytössä Exchange 2010 SP2 tai uudempi versio. 
• Jos haluat yhdistää postilaatikkosi IMAP:n kautta, varmista IT-tiimisi kanssa, että kaikki tekniset vaatimukset täyttyvät.

Rajoitukset ja huomioitavaa

• Vain luku -käyttöoikeuden omaavat käyttäjät eivät voi yhdistää henkilökohtaisia sähköpostejaan HubSpotiin. Lue lisää käyttöoikeuksien hallinnasta.

• Et voi käyttää yhtä sähköpostitiliä sekä henkilökohtaisena sähköpostina että tiimin sähköpostina HubSpotissa. 
• Seuraavia sähköpostitilejä ei tueta henkilökohtaisen sähköpostin yhdistämisessä:
  • Gmail-tilit, jotka käyttävät Googlen Advanced Protection Program -ohjelmaa.
  • Microsoft 365 -yhteiskäyttöiset postilaatikot.
  • ActiveSync. Jos käytät ActiveSynciä sähköpostiohjelmassasi, yhdistä tilisi HubSpot-Exchange-yhteyden avulla.
  • Amazon SES ja Amazon WorkMail. Jos sinulla on ongelmia yhdistetyllä sähköpostilla ja käytät jotakin näistä sähköpostipalveluntarjoajista sähköpostisi isännöintiin, suosittelemme vaihtamaan sähköpostipalveluntarjoajan Gmailiin tai Microsoft 365:een.

Yhdistä sähköpostisi

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmassa sivupalkissa kohtaan Yleiset.
3. Napsauta Sähköposti-välilehteä .
4. Napsauta Yhdistä henkilökohtainen sähköposti.

5. Jos haluat ottaa käyttöön postilaatikon automaatiotoiminnot yhteyden muodostamisen yhteydessä, valitse valintaikkunassa Valitse postilaatikon automaatio -valintaruutu.
6. Napsauta Yhdistä postilaatikkosi.
7. Kirjoita tekstikenttään sähköpostiosoitteesi ja napsauta Seuraava.
   
8. Napsauta Yhdistä [sähköpostipalveluntarjoaja].
   

9. Jos sähköpostipalveluntarjoajaasi ei tunnisteta, napsauta Haluan valita sähköpostipalveluntarjoajan itse. Valitse sitten sähköpostipalveluntarjoajasi.  
10. Jatka alla olevia ohjeita omalle sähköpostipalveluntarjoajallesi:
    • Google/Gmail
    • Microsoft Outlook
    • Microsoft Exchange
    • Microsoft Outlook (GCC High) (BETA)
    • Muu sähköpostipalveluntarjoaja (IMAP)

Gmail

1. Lue läpi, mitä tapahtuu, kun yhdistät Gmail-postilaatikkosi HubSpotiin, ja napsauta sitten Jatka.

Tarvittava ilmoitus: kunintegroit Google-tilisi HubSpot-alustaan, voit yhdistää useita Google-palveluita HubSpot-tiliisi. Näin HubSpot voi käyttää Google-tilisi tietoja. Nämä palvelut ja tietotyypit on kuvattu alla.

Gmail: Voit lähettää ja vastaanottaa Gmail-viestejä, ajoittaa sähköpostien lähettämisen ja muokata sähköpostiluonnoksia HubSpot-sovelluksessa. Voit myös kirjata ja seurata sovelluksessa lähetettyjä sähköposteja. HubSpotilla on pääsy Gmail-tietoihisi, kuten sähköpostien otsikoihin, aiheisiin ja viesteihin.

Käytämme Google-tietojasi vain tuotteemme eri osien toiminnassa, jotka liittyvät päivittäin käyttämiisi Google Workspace -työkaluihin. Tiedot ovat sinun. Haluamme vain auttaa sinua kasvamaan paremmin. Voit poistaa integraation HubSpot-sovelluksesta siirtymällä kohtaan Asetukset > Integraatiot > Sähköpostin integraatiot ja napsauttamalla Poista käytöstä. Voit myös peruuttaa HubSpotin pääsyn Google-tililtäsi seuraamalla tässä lueteltuja ohjeita. Lisätietoja Google-integraatiosta ja tiedoista, joihin meillä on pääsy, on tietosuojakäytännössämme.

2. Sinua pyydetään kirjautumaan Gmail-tiliisi. Kirjoita sen Google-tilin sähköpostiosoite, jota haluat käyttää. Jos olet jo kirjautunut yhteen tai useampaan Gmail-tiliisi, valitse tili, jonka haluat yhdistää.
3. Tarkista vaaditut käyttöoikeudet ja napsauta Salli.

4. Sinut ohjataan takaisin asetuksiin, ja näyttöön tulee valintaikkuna, jossa ilmoitetaan, että Gmail-postilaatikkosi on yhdistetty HubSpotiin.

Tarvittava ilmoitus: käyttämällä Gmail-sähköpostin integrointia HubSpotin kanssa annat HubSpotille pääsyn tiliisi liittyviin tietoihin, mukaan lukien yhteystiedot, sähköpostit, kalenteri, jakelulistat, otsikkokentät ja seurattujen linkkien URL-osoitteet sähköpostistasi, jos käytät sähköpostin seurantatoimintoa. Lisäksi HubSpot voi lukea, muokata, luoda ja lähettää sähköposteja yhdistetystä Gmail-tilistäsi. HubSpot skannaa sähköpostiesi sisällön tunnistaakseen, mitä sähköposteja olet valinnut seurattavaksi, jotta se voi tarjota sinulle ilmoitusominaisuuden. HubSpot tallentaa vastaukset, lähtevät sähköpostit, sähköpostien otsikot, otsikkokentät, jakelulistat, aliakset, lähetysajat ja sähköpostien sisällöt. Sähköpostisi voivat sisältää arkaluonteisia tietoja, kuten yhteystietojesi nimiä, yksityisiä viestejä tai taloudellisia tai lääketieteellisiä tietoja. Ymmärrät, että seuraamasi viestit ovat näkyvissä muille HubSpot-tilisi käyttäjille.

Jos yhdistät Gmail-tilisi IMAP:n (tai yleisen postilaatikkoyhteyden) kautta, tilauspalvelulla on pääsy vain sähköpostiosoitteeseen, salasanaan, palvelintietoihin, sähköpostin metatietoihin ja viestien sisältöön. Lisäksi Gmail-tilin yhdistäminen IMAP:n kautta ei vaadi muiden G Suite -sovellusten yhdistämistä.

Microsoft Outlook

1. Lue läpi, mitä tapahtuu, kun yhdistät Microsoft 365 -postilaatikkosi HubSpotiin, ja napsauta sitten Jatka.
2. Sinua pyydetään kirjautumaan Microsoft 365 -tiliisi. Anna sen Microsoft 365 -tilin sähköpostiosoite, jota haluat käyttää. Jos olet jo kirjautunut yhteen tai useampaan sähköpostitiliisi, valitse tili, jonka haluat yhdistää.
3. Sinut ohjataan takaisin asetuksiin, joissa yhteys vahvistetaan ja viimeistellään. Valintaikkuna ilmoittaa, että Microsoft 365 -postilaatikkosi on yhdistetty HubSpotiin.

Tarvittava ilmoitus: jos käytät Outlook-sähköpostin integrointia HubSpotin kanssa, HubSpotilla on pääsy tiliisi liittyviin tietoihin, mukaan lukien yhteystiedot, sähköpostit, kalenteri, jakelulistat, otsikkokentät ja seurattujen linkkien URL-osoitteet sähköpostistasi, jos käytät sähköpostin seurantatoimintoa. HubSpot skannaa sähköpostiesi sisällön tunnistaakseen, mitä sähköposteja olet valinnut seurattavaksi, jotta se voi tarjota sinulle ilmoitustyökalun. HubSpot tallentaa vastaukset, lähtevät sähköpostit, sähköpostien otsikot, otsikkokentät, jakelulistat, aliakset, lähetysajat ja viestien sisällöt. Seurattavat viestit ovat näkyvissä muille HubSpot-tilisi käyttäjille.

Microsoft Exchange

Huomaa: Microsoft lopettiExchange Onlinen perusautentikoinnin lokakuussa 2022 ja vaatii nykyäänmodernia autentikointia. HubSpotin Exchange-integraatio käyttää perusautentikointia, mutta se on suunniteltuExchange On-Premises -instansseille, joihin tämä muutos ei vaikuta ja jotka jatkavat toimintaansa perusautentikoinnin avulla. Jos olet Exchange Online -käyttäjä, voit sen sijaan muodostaa yhteyden HubSpotin Outlook-integraatioon. Se on yhteensopiva pilvipohjaisen Exchange-palvelun kanssa ja käyttää OAuthia, joka on modernin todennuksen muoto. Voit milloin tahansa muodostaa uuden yhteyden postilaatikkoosi Outlook-integraation avulla.

Sähköpostilaatikkosi yhdistämiseen tarvitaan Exchange-sähköpostiosoitteesi ja salasanasi. Exchange-palvelimesi kokoonpanosta riippuen yhdistämiseen saatetaan tarvita lisätietoja. Tarkista seuraavasta taulukosta, että sinulla on kaikki tarvittavat tiedot:

1. Lue läpi, mitä tapahtuu, kun yhdistät sähköpostilaatikkosi HubSpotiin, ja napsauta sitten Jatka. Voit myös lukea HubSpot Salesin tietosuojakatsauksen ennen yhdistämistä.
2. Kirjoita valintaikkunaan Exchange-sähköpostiosoitteesi ja salasanasi. 

3. Voit syöttääkäyttäjänimesi ja Exchange-URL-osoitteesinapsauttamalla Näytä valinnaiset kentät.Exchange-palvelun Autodiscover-ominaisuutta käytetään oletuksena Exchange-URL-osoitteen tunnistamiseen verkkotunnuksesi DNS-asetusten avulla.
4. Jos Exchange-URL-osoitetta ei tunnisteta automaattisesti, kirjoita seuraavat tiedot manuaalisesti:

• • Käyttäjätunnus: kirjoita käyttäjätunnuksesi. Yleensä se on sähköpostiosoitteessa @-merkin edessä oleva osa tai käyttäjätunnuksesi.
  • Exchange-URL-osoite: kirjoita URL-osoite, jota käytetään Exchange-palvelimeen pääsemiseksi.

Huomaa: Exchange-palvelimesiExchange-URL on yleensä muodossa https://mail.domain.com/ews/exchange.asmx. Jos et ole varma, mitä sinun tulee syöttää, kirjaudu Exchange-postilaatikkoosi selaimella, kopioi URL ja liitä se Exchange-URL -kenttään. Oikea Exchange-URL tunnistetaan ja ehdotetaan oletusarvoisesti.

5. Napsauta Yhdistä postilaatikko.
6. Yhteys vahvistetaan ja muodostetaan, ja valintaikkuna ilmoittaa, että Exchange-postilaatikkosi on yhdistetty HubSpotiin.

Jos Exchange-tilin yhdistämisessä ilmenee virhe, lue lisää tilin yhteysongelmien vianmäärityksestä.

Tarvittava ilmoitus: jos yhdistät sähköpostitilisi Exchange-palvelun kautta, HubSpotilla on pääsy sähköpostiosoitteeseesi, salasanaasi, palvelintietoihisi, sähköpostin metatietoihin ja viestien sisältöön. Näiden tunnistetietojen avulla HubSpotilla on pääsy muihin tiliisi liittyviin tietoihin, kuten kalenteriin, yhteystietoihin ja jakeluryhmiin.

Muu sähköpostipalveluntarjoaja (IMAP)

Huomaa: sinun on täytettävä kaikkitekniset vaatimukset postilaatikkosi yhdistämiseksi. 

1. Lue läpi, mitä tapahtuu, kun yhdistät postilaatikkosi HubSpotiin, ja napsauta sitten Jatka. Voit myös lukea HubSpot Salesin tietosuojakatsauksen.
2. Syötä seuraavaksi sähköpostiosoite ja salasana, joita käytät kirjautuessasi sähköpostitiliisi. Useimmissa tapauksissa HubSpot tunnistaa palvelimesi IMAP- ja SMTP-asetukset, kun olet syöttänyt sähköpostiosoitteesi ja salasanasi. Jos tilisi järjestelmänvalvoja on jo määrittänyt verkkotunnuksesi IMAP-asetukset, IMAP- ja SMTP-palvelintiedot täytetään automaattisesti.

Huomaa: jos sähköpostilaatikossasi on käytössä kaksivaiheinen todennus, sinun on syötettävä kolmannen osapuolen sovelluksen salasana. Katso sähköpostipalveluntarjoajan (esim. Yahoo Mail tai iCloud) ohjeet kolmannen osapuolen sovelluksen salasanan luomisesta. Lisätietoja kaksivaiheisen todennuksen käyttämisestä sähköpostilaatikossa on yhteisössä.

3. Jos HubSpot ei tunnista palvelimesi IMAP- ja SMTP-asetuksia, napsauta laajentaaksesi Lisäasetukset.
   • Jos lähtevät sähköpostit (SMTP) eivät käytä samoja tunnistetietoja kuin saapuvat sähköpostit (IMAP), poista valinta Lähtevät sähköpostit käyttävät samoja tunnistetietoja kuin saapuvat -valintaruudusta ja syötä sitten tunnistetiedot sekä lähteville että saapuville sähköpostipalvelimille.
   • Muussa tapauksessa kirjoita palvelimesi käyttäjänimi, IMAP-palvelin ja -portti sekä SMTP-palvelin ja -portti vastaaviin kenttiin.
   • Voit myös valita tarvittaessa Luota kaikkiin varmenteisiin -valintaruudun. Opi etsimään nämä palvelintiedot sähköpostiohjelmastasi.

4. Napsauta Yhdistä postilaatikko.
5. Yhteys vahvistetaan ja muodostetaan, ja näyttöön tulee valintaikkuna, jossa ilmoitetaan, että postilaatikkosi on yhdistetty HubSpotiin.

Tarvittava ilmoitus: jos yhdistät sähköpostitilisi IMAP:n (tai yleisen postilaatikon yhteyden) kautta, HubSpotilla on pääsy vain sähköpostiosoitteeseen, salasanaan, palvelintietoihin, sähköpostin metatietoihin ja viestien tekstiin. Lisäksi Outlook-tilisi yhdistäminen IMAP:n kautta ei vaadi muiden Microsoft-sovellusten yhdistämistä.