Voit kirjoittaa viestejä ja vastata niihin keskustelujen saapuneet-kansiossa

Kun olet määrittänyt keskustelujen saapuneet-kansion ja liittänyt tiimin sähköpostiosoitteen, voit alkaa lähettää viestejä yhteyshenkilöillesi suoraan saapuneet-kansiosta.

Jos käytät HubSpot-mobiilisovellusta, lue ohjeet sähköposteihin vastaamisesta keskustelujen avulla mobiilissa.

Huomaa: jos et pysty vastaamaan keskusteluketjuun, varmista, että sinut on lisätty tiimin jäseneksi postilaatikon käyttöoikeusasetuksissa. Kun postilaatikko on näkyvissä vain tietyille käyttäjille ja tiimeille, vain valitut käyttäjät ja tiimit voivat tarkastella saapuvia keskusteluja ja vastata niihin. Käyttäjät, joilla on tilin käyttöoikeudet tai pääkäyttäjän oikeudet, voivat tarkastella kaikkia tilin keskustelusisäänkäyntejä, mutta eivät voi suorittaa toimia sisäänkäynnissä, kuten vastata viestiketjuun, ellei heitä ole lisätty tiimin jäseniksi. He voivat kuitenkin vastata sisäänkäynnin sähköposteihin suoraan tietueesta.

Jos haluat vastata viesteihin asiakaspalvelussa, lue lisää tikettien luomisesta ja niihin vastaamisesta asiakaspalvelussa.

Viestin kirjoittaminen

Kirjoita viesti saapuneet-kansiossa aloittaaksesi keskustelun yhteyshenkilöidesi kanssa.

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi kohtaa Lisää ja siirry sitten kohtaan CRM > Saapuneet-kansio. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan CRM > Saapuneet-kansio.
2. Napsauta vasemmassa alakulmassa Kirjoita.

3. Kirjoita viesti avautuvaan ikkunaan.
   
   • Voit laajentaa vastauksen muokkausikkunan vastauksen kirjoittamisen aikana napsauttamalla enlarge Laajenna, jolloin se avautuu ponnahdusikkunassa.

• • Napsauta Vastaanottaja-pudotusvalikkoa ja etsi yhteyshenkilön nimi. Voit lähettää viestin yhteyshenkilön sähköpostiosoitteeseen tai WhatsApp-tiliin, jos olet liittänyt WhatsApp Business -tilin keskustelujen saapuneet-kansioon.

• • Napsauta Lähettäjä-pudotusvalikkoa , jos haluat lähettää viestin toisesta liitetystä tiimin sähköpostiosoitteesta.
  • Kirjoita aihe-kentt ään viestisi aihe .

• • Käytä sähköpostieditorin alaosassa olevia kuvakkeita muokataksesi tekstin tyyliä, lisätäksesi linkin, lisätäksesi kuvan tai ladataksesi tiedoston.
  • Kirjoittamasi lähettämättömät viestit tallennetaan automaattisesti luonnoksiksi. Näin voit poistua keskustelusta ja palata siihen myöhemmin. Luonnokset näkyvät vain niiden luojalle.

4. Napsauta Lähetä. Lähetettävä viesti kirjataan vastaanottajan yhteystietotietueeseen.

Voit tarkastella lähetettyä viestiä Keskustelut-postilaatikonLähetetyt-näkymässä . Jos olet liittänyt liitteitä lähetettyyn sähköpostiin, liitteet kirjautuvat myös tietueen aikajanalle.

Huomaa: jos sähköpostipalvelimellasi on käytössä tietoturvaohjelmisto, joka tarkistaa liitteet sähköpostiviestejä vastaanotettaessa, HubSpot eivälttämättä pysty kirjaamaan liitteitä, jotka sisältyvät sähköpostivastauksiin tai tiimisi sähköpostiosoitteeseen lähetettyihin saapuviin viesteihin. Esimerkiksi, jos Office 365 -palvelimillasi on käytössä Advanced Threat Protection -suojaus ja Dynamic Delivery -toiminto on käytössä, liitteitä ei välttämättä kirjata.

Vastaa sähköpostikeskusteluun

Vastaa saapuneet-kansiossa oleviin viesteihin, jotka on lähetetty tiimisi sähköpostiosoitteeseen. Saapuville viesteille luodaan uusi yhteystietotietue, jos kyseistä sähköpostiosoitetta käyttävää yhteystietotietuetta ei vielä ole olemassa.

Huomaa: jos saapuva sähköposti ei näy keskustelujen saapuneet-kansiossa, tarkista Office 365 -sähköpostitilisi roskaposti- tai roskakori-kansio. Sähköpostit, jotka on ohjattu Office 365 -postilaatikon roskaposti- tai roskakori-kansioon, eivät näy keskustelujen saapuneet-kansiossa.

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi kohtaa Lisää ja siirry sitten kohtaan CRM > Saapuneet-kansio. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan CRM > Saapuneet-kansio.
2. Napsauta vasemmassa paneelissa sähköpostikeskustelua avataksesi sen.
3. Tarkista sähköpostivastaus. Jos sähköpostiviesti on suurempi kuin 100 KB, vieritä viestiketjun loppuun ja napsauta Näytä koko viesti avataksesi koko sähköpostiviestin toisessa selainvälilehdessä.
4. Oletusarvoisesti vastauksesi kohdistuu ketjun uusimpaan viestiin. Jos haluat vastata tiettyyn viestiin, napsauta viestin oikeassa yläkulmassa olevaa vastauskuvaketta.

5. Jos haluat lisätä muita vastaanottajia kopio - (CC) tai piilokopio- (BCC) kenttiin , lisätä vastaanottajia Vastaanottaja-kenttään tai muokata Lähettäjä-sähköpostiosoitetta , napsauta oikeassa yläkulmassa olevaa valikko verticalMenu ia laajentaaksesi muokkausvaihtoehtoja. Voit napsauttaa Lähettäjän nimen vieressä olevaa down -painiketta vaihtaaksesi liitettyjen tiimin sähköpostikanavien Lähettäjä-osoitteiden välillä.

6. Kirjoita vastauksesi vastauseditorissa.
   • Käytä sähköpostieditorin alareunassa olevia kuvakkeita muokataksesi tekstin tyyliä, lisätäksesi linkin, lisätäksesi kuvan, lisätäksesi emojin tai ladataksesi tiedoston. Voit myös vetää ja pudottaa tiedostoja tietokoneeltasi vastauksen muokkauskenttään tai kopioida ja liittää hyperlinkitettyä tekstiä viestiisi.
   • Voit laajentaa vastauksen muokkausikkunaa vastauksen kirjoittamisen aikana napsauttamalla ja vetämällä muokkausikkunaa tai napsauttamalla enlarge Laajenna avataksesi sen ponnahdusikkunassa.
   • Voit lisätä vastaukseesi asiakirjan, tekstikatkelman, kokouslinkin, tietokannan artikkelin, lainauksen tai videon napsauttamalla Lisää-painiketta.
7. Kun olet kirjoittanut viestisi valmiiksi, napsauta Lähetä.
8. Kun keskustelu on päättynyt, napsauta oikeassayläkulmassa olevaa suSulje keskustelu . Jos keskusteluun liittyy tiketti, käyttäjä voi sulkea tiketin ja keskustelun samanaikaisesti tai sulkea vain keskustelun napsauttamalla Lisää-pudotusvalikkoa ja valitsemalla Sulje keskustelu.

Voit myös siirtää keskustelun toiselle käyttäjälle, kommentoida viestiketjua, siirtää keskustelun toiseen postilaatikkoon, välittää sähköpostin toiselle tiimille tai soittaa puhelun vastauksen muokkausnäkymästä. Lue lisää yhteistyöstä tiimisi kanssa postilaatikossa.

Huomaa: jos välität sähköposteja keskustelujen postilaatikkoon, muista, että sähköposti, jonka otsikkokentässä on ”FW” tai ”FWD”, kirjataan alkuperäisen lähettäjän tietueeseen. Kun nämä etuliitteet sisältyvät otsikkokenttään, HubSpot etsii yhteystietoja alkuperäisestä sähköpostista. HubSpot tarkistaa nämä tiedot sähköpostin tekstiversiosta. Lue lisää edelleenlähetysasetusten hallinnasta.

Vastaa viesteihin Slack-integraation avulla

Jos olet liittänyt Slack-integraation HubSpot-tiliisi ja määrittänyt ilmoitukset keskustelujen postilaatikolle, voit vastata WhatsApp-, Facebook Messenger- ja livechat-vieste ihin suoraan Slackin kautta.

Voit vastata siihen liittyvässä Slack-keskusteluketjussa, ja vastaus synkronoidaan automaattisesti vastaavaan keskusteluun saapuneet-kansiossasi.

Huomaa: vastaaminen Slackista ei tällä hetkellä ole tuettu liitetyille sähköposti- ja lomakekanaville.

Ymmärrä, miten sähköpostiketjut toimivat

HubSpot ryhmittelee toisiinsa liittyvät sähköpostit automaattisesti yhdeksi keskusteluketjuksi. Määrittääkseen, kuuluuko saapuva sähköposti olemassa olevaan keskusteluun vai pitäisikö sille luoda uusi, HubSpot vertaa sähköpostin otsikkotietoja.

HubSpot vertaa seuraavia sähköpostin otsikkokenttiä päättäessään, kuuluuko saapuva sähköposti olemassa olevaan keskusteluun:

• Aihe
• Lähettäjän ja vastaanottajan osoitteet
• Vastaus-viestin tunnus
• References-otsikko

Jos aihe muuttuu, HubSpot voi luoda uuden keskustelun, vaikka sähköposti viittaisikin aikaisempaan viestiin.

Esimerkiksi lähetät sähköpostin, jonka aihe on Tervetuloa. Asiakas vastaa viestiin Re: Tervetuloa käyttäen samaa sähköpostiketjua. Koska aihe ja sähköpostin otsikot ovat samat, HubSpot lisää vastauksen olemassa olevaan keskusteluun. Jos asiakas aloittaa aivan uuden sähköpostin, jonka aihe on erilainen, HubSpot luo uuden keskustelun.

Lue lisää sähköpostin otsikoiden hakemisesta.