Viestien laatiminen ja niihin vastaaminen keskustelut saapuneet-kansiossa

Kun olet määrittänyt keskustelut postilaatikon ja yhdistänyt tiimisähköposti postilaatikkoon, voit alkaa lähettää viestejä yhteystietoihin suoraan postilaatikosta.

Jos käytät HubSpotin mobiilisovellusta, opettele vastaamaan sähköpostiviesteihin mobiilissa käytävien keskustelut avulla.

Huomaa: jos et pysty vastaamaan viestiketjuun, varmista, että sinut on lisätty tiimin jäseneksi postilaatikon käyttöasetuksissa. Kun saapuneet-kansiot näkyvät vain tietyille käyttäjille ja tiimeille, vain valitut käyttäjät ja tiimit voivat tarkastella saapuvia keskustelut ja vastata niihin. Käyttäjät, joilla on tilin käyttöoikeudet tai Pääjärjestelmänvalvoja -oikeudet , voivat tarkastella kaikkia tilillä olevia saapuneita keskustelut, mutta eivät voi tehdä toimenpiteitä saapuneissa viesteissä, kuten vastata viestiketjuun, ellei heitä ole lisätty tiimin jäseneksi.

Laadi viesti

Laadi viesti saapuneet-kansiossa aloittaaksesi keskustelun yhteystietojesi kanssa.

• Napsauta vasemmassa alakulmassa kohtaa Compose.

• Luonnostele viestisi ponnahdusikkunassa.
  
  • Jos haluat laajentaa vastauseditoria vastausta kirjoittaessasi, avaa se ponnahdusikkunaan napsauttamalla enlarge Laajenna .

• • Napsauta To-pudotusvalikkoa ja etsi yhteyshenkilön nimi. Voit lähettää viestin yhteystiedon sähköpostiin tai WhatsApp-tilille, jos olet yhdistänyt WhatsApp Business -tilin keskustelut saapuneet-kansioon.

• • Napsauta From (Kuka ) -pudotusvalikkoa, jos haluat lähettää viestin toisesta yhdistetyn tiimisähköposti.
  • Kirjoita Aihe-kenttään viestin aihe .

• • • Käytä sähköpostieditorin alareunassa olevia kuvakkeita tekstityylin muuttamiseen, linkin lisäämiseen, kuvan lisäämiseen tai tiedoston lataamiseen.

• Napsauta Lähetä. Lähtevä viesti kirjataan vastaanottajan yhteystietoihin.

Voit tarkastella lähtevää viestiä keskustelut saapuneiden viestien näkymässäLähetetyt-näkymässä . Jos olet sisällyttänyt lähtevään sähköpostiviestiin liitetiedostoja, myös liitetiedostot kirjautuvat tietueen aikajana.

Huomaa: jos sähköpostipalvelimellasi on käytössä tietoturvaohjelmisto, joka skannaa liitetiedostot sähköpostiviestien vastaanoton yhteydessä, HubSpot ei ehkä pysty kirjaamaan sähköpostivastauksiin tai tiimisähköposti lähetettyihin saapuviin sähköpostiviesteihin sisältyviä liitetiedostoja. Jos esimerkiksi Office 365 -palvelimissasi on käytössä Advanced Threat Protection -ohjelmisto, jossa on käytössä dynaaminen toimitus, liitetiedostot eivät välttämättä kirjaudu.

Vastaa sähköpostikeskusteluun

Vastaa kaikkiin viesteihin, jotka on lähetetty tiimisähköposti. Saapuneita viestejä varten luodaan uusi yhteystietue, jos kyseistä sähköpostiosoitetta käyttävää yhteystietuetta ei ole vielä olemassa.

Huomaa: jos saapuva sähköposti ei näy keskustelut saapuneet-kansiossa, tarkista Office 365 -sähköpostitilisi roskaposti- tai roskapostikansio. Sähköpostit, jotka on lähetetty Office 365:n postilaatikon SPAM- tai JUNK-kansioon, eivät näy keskustelut saapuneet-kansiossa.

• Avaa sähköpostikeskustelu vasemmassa paneelissa napsauttamalla sitä.
• Tarkastele sähköpostivastausta. Jos sähköpostiviesti on yli 100 KB:n kokoinen, selaa viestiketjun alareunaan ja valitse Näytä koko viesti avataksesi koko sähköpostiviestin toisessa selaimen välilehdessä.
• Oletusarvoisesti vastauksesi on vastaus viestiketjun viimeisimpään viestiin. Jos haluat vastata tiettyyn viestiin, napsauta viestin oikeassa yläkulmassa olevaa vastauskuvaketta.

• Kirjoita vastauksesi vastauseditoriin.
  • Käytä sähköpostieditorin alareunassa olevia kuvakkeita muuttaaksesi tekstin tyyliä, lisätäksesi linkin, lisätäksesi kuvan, sisällyttääksesi hymiön tai ladataksesi tiedoston. Voit myös vetää ja pudottaa tiedostoja tietokoneeltasi vastauseditoriin.
  • Voit laajentaa vastauseditoria vastausta kirjoittaessasi napsauttamalla ja vetämällä vastauseditoria tai avaamalla sen ponnahdusikkunaan napsauttamalla enlarge Laajenna .

• • Jos haluat lisätä vastaukseesi asiakirjan, pätkän, kokouslinkki, tietämyskanta, lainauksen tai videon, valitse Lisää.

• Kun olet kirjoittanut viestisi, napsauta Lähetä.

• Jos haluat lisätä CC- tai BCC-viestejä, lisätä lisää vastaanottajia To-kenttään tai muokata From-sähköpostiosoitetta , napsauta oikeassa yläkulmassa olevaa valikkoa verticalMenu laajentaaksesi muokkausvaihtoehtoja. Voit vaihtaa yhdistettyjen tiimisähköposti From-osoitteiden välillä napsauttamalla From-nimen vieressä olevaa down.

• Kun keskustelu on päättynyt, napsauta oikeassa yläkulmassa olevaa suSulje keskustelu . Jos keskusteluun liittyy tiketti, käyttäjä voi sulkea tiketin ja keskustelun samanaikaisesti tai sulkea vain keskustelun napsauttamalla Lisää-pudotusvalikkoa ja valitsemalla Sulje keskustelu.

Voit myös siirtää keskustelun uudelleen, kommentoida viestiketjua, siirtää keskustelun toiseen saapuneet-kansioon, lähettää sähköpostin eteenpäin toiselle tiimille tai soittaa puhelun vastauseditorista. Lue lisää yhteistyöstä tiimisi kanssa postilaatikossa.

Huomaa: jos lähetät sähköpostiviestejä eteenpäin keskustelut saapuneet-kansioon, muista, että sähköpostiviestit, joiden otsikkorivillä on "FW" tai "FWD", kirjataan alkuperäisen lähettäjän tietueeseen. Kun nämä etuliitteet sisältyvät otsikkoriviin, HubSpot etsii yhteystietoja alkuperäisestä sähköpostista. HubSpot tarkastelee sähköpostin pelkkää tekstiversiota näiden tietojen löytämiseksi. Lisätietoja edelleenlähetysasetusten hallinnasta.

Vastaa viesteihin Slack-integraation avulla

Jos olet yhdistänyt Slack-integraation HubSpot-tiliisi ja määrittänyt ilmoitukset keskustelut saapuneet-kansioihin, voit vastata WhatsApp-, Facebook Messenger- ja live-chat suoraan Slackin kautta.

Voit vastata siihen liittyvässä Slack-ketjussa, ja se synkronoituu automaattisesti postilaatikkosi vastaavan keskustelun kanssa.

Huomaa: Slackista vastaamista ei tällä hetkellä tueta yhdistetyissä sähköposti- ja lomakekanavissa.