Luo ja käytä luetteloita

Luo luettelo, jonka avulla voit segmentoida tietueet ominaisuus arvojen ja muiden ominaisuuksien perusteella. Tämä artikkeli sisältää vaiheet uusien luetteloiden luomiseen. Jos haluat määrittää luettelon kriteerit ja lisätä tietueita olemassa oleviin luetteloihin, opi, miten määrität luettelon kriteerit tai lisäät tietueita manuaalisesti staattisiin luetteloihin.

Muut HubSpot-työkalut perustuvat luetteloihin, kun haluat tehdä muutoksia tiettyyn yhteystietoryhmään. Joitakin HubSpotin luetteloiden käyttötapoja ovat mm. seuraavat:

• Markkinointisähköpostin lähettäminen yhteystietoluetteloon.
• Luettelon luominen hylättyjen yhteystietojen luettelosta.
• Luettelon liittäminen työnkulkuun.
• Luettelon jäsenyys käyttäminen muissa luetteloissa ja mukautetuissa raporteissa.
• mainokset luominen yhteystieto- ja yritysluetteloilla.
• Asiakastyytyväisyyskyselyjen lähettäminen yhteystietoihin staattinen luettelo.

Huomaa: Luomiesi luetteloiden enimmäismäärä riippuu tilauksestasi. Lue lisää tilausvaihtoehdoista ja rajoituksista tuote- ja palveluluettelosta.

Luettelotyypit

HubSpot-tililläsi on kahdenlaisia listoja: aktiivisia listoja ja staattisia listoja.

Aktiiviset luettelot

Aktiiviset luettelot päivittävät jäsenensä automaattisesti kriteeriensä perusteella. Tietueet liittyvät luetteloon, kun ne täyttävät kriteerit, ja poistuvat luettelosta, kun ne eivät enää täytä kriteerejä.

Esimerkkejä siitä, milloin aktiivisia luetteloita tulisi käyttää, ovat:

• Yksilöllisten markkinointisähköpostien lähettäminen kunkin yhteyshenkilön käyttäytymisen ja ominaisuuksien perusteella. Jos lähetät säännöllisesti uutiskirjeitä, aktiivinen lista hallinnoi automaattisesti jatkuvasti muuttuvaa tilaajaluetteloa.
• Lähtevien puheluiden sijoittaminen yhteystietoihin käyttäytymisen ja ominaisuus arvojen perusteella.
• Yhteystietojen ryhmittely elinkaaren vaihe mukaan , jotta kussakin vaiheessa olevien yhteystietojen käyttäytyminen ja ominaisuudet voidaan jatkuvasti tunnistaa.
• Tietueiden segmentointi sellaisten ominaisuuksien perusteella, jotka muuttuvat usein ajan mittaan, kuten HubSpot-pisteet.

Staattiset luettelot

Staattiset luettelot sisältävät tietueet, jotka täyttävät tietyt kriteerit luettelon tallennushetkellä. Staattiset luettelot eivät päivity automaattisesti, joten uusia tietueita, jotka täyttävät kriteerit, ei lisätä luetteloon. Tietueet voidaan lisätä ja poistaa staattisista luetteloista manuaalisesti.

Esimerkkejä siitä, milloin staattisia luetteloita tulisi käyttää, ovat:

• Tietueiden lisääminen manuaalisesti työnkulkuun.
• Kertaluonteisten sähköpostiviestien lähettäminen, kampanjat, joita et lähetä usein, ja yhteystietoluettelo, joka ei muutu (esim. tapahtuma osallistujat, sisäisen uutiskirjeen henkilökuntaluettelot tai messuilla käytetyt luettelot).
• Tietueiden manuaalinen ryhmittely, joilla ei välttämättä ole yhteisiä luettelokriteerejä.
• Segmentointi tietueiden massapoistamiseksi tililtäsi.

Luo lista

Käyttäjät, joilla on luetteloidenkirjoitusoikeudet , voivat luoda luetteloita.

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Luettelot.
• Napsauta oikeassa yläkulmassa Luo luettelo.
• Valitse objekti, jonka tietueet haluat segmentoida luetteloon.

• Jos haluat käyttää tekoälyä luettelosuodattimien luomiseen (vain BETA, Starter, Professional ja Enterprise ), kirjoita Luo luettelosuodattimet tekoälyn avulla -tekstiruutuun kuvaus tietuetyypeistä, jotka haluat sisällyttää luetteloon.
• Napsauta Seuraava.
• Jos haluat muokata luettelon nimeä, napsauta vasemmassa yläkulmassa olevaa edit muokkauskuvaketta ja kirjoita nimi.

• Määritä kriteerit tietueille, jotka haluat sisällyttää luetteloon vasemmassa paneelissa. Tutustu käytettävissäsi oleviin luettelokriteereihin ja niiden toimintaan. Voit valita enintään 250 suodatinta luetteloa kohti, mukaan lukien enintään 60 siihen liittyvää objektisuodatinta.
  • Napsauta Lisää suodatin.
  • Valitse kohde , jolle haluat asettaa suodattimet (esim. nykyinen kohde tai siihen liittyvä kohde tai toiminto).
  • Valitse suodatinluokka (esim. ominaisuudet tai vuorovaikutus tiettyjen työkalujen kanssa).
  • Etsi luokassa vierittämällä tai kirjoittamalla ja valitse sitten ominaisuus tai toiminto, jonka mukaan suodatetaan.
  • Valitse ominaisuus tai toiminnon vaihtoehto ja määritä sitten kenttätyyppiin perustuvat kriteerit:
    • Pudotusvalinta tai valintaruutu: napsauta pudotusvalikkoa ja valitse arvojen vasemmalla puolella olevat valintaruudut.
    • Teksti: napsauta Lisää vaihtoehtoja -kenttää ja kirjoita tekstiarvo kirjoittamalla. Jos lisäät useita vaihtoehtoja, erota kukin arvo puolipisteellä (esim. Boston; Chicago; New York).

Huomaa: Useimmissa luettelosuodattimien tekstikriteereissä ei tueta jokerimerkkien (*) käyttöä. Ainoa tapaus, jossa jokerimerkki (*) toimii, on jos käytät Sivunäkymät-kriteeriä Yhteyshenkilöllä on (ei) vierailtu URL-osoite, joka vastaa säännöllistä lauseketta.

• • • Numeerinen: napsauta Lisää arvoja -kenttää ja kirjoita numeroarvo. Jos lisäät useita vaihtoehtoja, erota kukin arvo puolipisteellä (esim. 10; 25; 30). Tämä koskee Number-, Score- ja Calculation-ominaisuuksia.
    • Päivämäärän valitsin: napsauta date kalenterikenttää ja valitse kalenterista päivämäärä.

Huomaa: päivämääränvalitsimen ominaisuuksien oletusarvo on HubSpot-tilin aikavyöhyke.

• • Liittyvien kohteiden suodattimien osalta luettelo sisältää oletusarvoisesti tietueet, kun kaikki liitetyt tietueet täyttävät kriteerit. Jos haluat suodattaa sen sijaan ensisijaisen yritysassosiaation tai assosiaatioesimerkin perusteella, napsauta vasemman paneelin pudotusvalikkoa Mikä tahansa assosioitunut [objekti] ja valitse sitten:

• • • Valitse Mikä tahansa [objekti], jos haluat suodattaa kaikkien kyseiseen objektityyppiin liittyvien tietueiden perusteella (esim. luettelo sisältää yhteyshenkilön, jos mikä tahansa siihen liittyvä yritys täyttää kriteerit).
    • Jos luot yhteystietoihin perustuvan luettelon, valitse Ensisijainen [objekti], jos haluat suodattaa vain ensisijaisen liitetyn yrityksen perusteella (esim. luettelo sisältää yhteystiedon vain, jos ensisijainen liitetty yritys täyttää kriteerit).
    • Valitse Tunnisteen kanssa -osiossa( vainProfessional- ja Enterprise-versiot ) tunniste, jos haluat suodattaa vain valittua tunnistetta käyttävien assosiaatioiden perusteella (esim. luettelo sisältäisi yhteystiedon vain, jos sillä on kyseisellä tunnisteella varustettu assosioitunut yritys ja jos kyseinen yritys täyttää kriteerit).

• • Jos haluat lisätä lisää suodattimia samaan luokkaan tai ryhmään, valitse Lisää suodatin. Saman suodatinkategorian tai -ryhmän sisällä olevat lisäsuodattimet noudattavat AND-logiikkaa. Tietueen on täytettävä kaikki ryhmän kriteerit, jotta se voidaan sisällyttää luetteloon.

• • Voit lopettaa suodatinryhmän muokkaamisen napsauttamalla editorin oikeassa yläkulmassa olevaa X-kirjainta.
  • Voit lisätä toisen suodatinryhmän valitsemalla + Lisää suodatinryhmä. Suodatinryhmien välillä sovelletaan OR-logiikkaa. Tietueen on täytettävä vähintään yhden suodatinryhmän kriteerit, jotta se voidaan sisällyttää luetteloon.

• • Jos haluat poistaa kriteerin olemassa olevasta suodatinryhmästä, siirrä hiiren kursori ominaisuus, toiminnon tai arvon päälle ja napsauta delete Poista-kuvaketta. Jos poistat useita suodattimia sisältävän ryhmän, vahvista ponnahdusikkunassa valitsemalla Poista haara.

• • Voit kloonata tai poistaa suodatinryhmän napsauttamalla ryhmän oikeassa yläkulmassa olevaa Kloonaa- tai Poista-kuvaketta .
  • Jos haluat testata, täyttääkö olemassa oleva tietue suodattimet, valitse vasemmassa paneelissa Testaa. Valitse avattavasta valikosta testattava tietue.
• Napsauta oikeassa yläkulmassa Tarkista ja tallenna.
• Määritä luettelon tiedot oikeassa paneelissa:
  • Valitse luettelon tyyppi, joko aktiivinen tai staattinen.
  • Määritä kuvaus siitä, mitä luettelo sisältää, kirjoittamalla kuvaus. Voit myös luoda kuvauksen luettelon suodattimien perusteella valitsemalla Generate with AI.
  • Jos haluat yhdistää luettelon kampanjaan, valitse yhdistettävät kampanjat tai luo uusi kampanja.
  • Jos haluat valita tietueet, joita ei lisätä luetteloon, napsauta Poissulkemiset-välilehteä ja valitse sitten luettelot tai tietueet, jotka haluat sulkea pois.
  • Jos haluat hallita, millä käyttäjillä ja tiimeillä on pääsy luetteloon, napsauta Access (Pääsy ) -välilehteä ja mukauta sitten käyttöoikeudet.
  • Josolet lisännyt Luo lista -lomakkeeseen ominaisuuksia, määritä niiden arvot.

• Napsauta Tallenna ja käsittele luettelo.

Luettelon käsittely alkaa, kun olet syöttänyt tai valinnut kelvolliset kriteerit. Näyttöön tulevat tietueet ovat esikatselu tietueista, jotka lisätään luetteloon. Kun luettelo on tallennettu ja täysin käsitelty, tietueiden tarkka määrä näkyy luettelon nimen alla vasemmassa yläkulmassa. Kun luettelo on käsitelty loppuun, voit jatkaa luettelon muokkaamista.

Luettelon tarkasteleminen ja muokkaaminen

Kun olet luonut listan, voit muokata sen tietoja ja suorittaa toimintoja, kuten kloonata, poistaa tai käyttää listaa muissa HubSpot-työkaluissa. Luetteloiden muokkaaminen edellyttää, että käyttäjillä on luetteloidenkirjoitusoikeudet.

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Luettelot.
• Napsauta taulukossa luetteloa, jota haluat tarkastella tai muokata. Jos haluat tarkastella tai muokata luetteloita, joita muut HubSpot-työkalut eivät tällä hetkellä käytä, napsauta Käyttämättömät luettelot -välilehteä.
• Voit etsiä tiettyä tietuetta luettelosta käyttämällä oikeassa yläkulmassa olevaa hakupalkkia.
• Jos haluat muokata luettelon nimeä, napsauta nykyisen nimen vieressä olevaa edit -kynäkuvaketta ja kirjoita sitten uusi nimi.

• Jos haluat muokata aktiivisen luettelon suodattimia, valitse vasemmassa paneelissa Muokkaa suodattimia ja säädä sitten suodattimia ja kriteerejä, Tallenna muutokset valitsemalla oikeassa yläkulmassa Tallenna muutokset.
• Voit lajitella tietueet taulukossa niiden ominaisuus arvojen perusteella napsauttamalla otsikoita . Voit suodattaa yhteystietoja myös luetteloon lisätty päivämäärä -sarakkeen mukaan, joka seuraa, milloin tietueet on lisätty luetteloon.
• Voit hallita luettelon ilmoituksia napsauttamalla Asetukset-välilehteä ja siirtymällä sitten vasemman sivupalkin kohtaan Ilmoitukset.
• Voit hallita aktiivisen luettelon poissulkemisia napsauttamalla Asetukset-välilehteä ja siirtymällä sitten vasemman sivupalkin kohtaan Poissulkemiset.
• Voit muuntaa aktiivisen luettelon staattinen luettelo napsauttamalla Asetukset-välilehteä ja siirtymällä sitten vasemmanpuoleisen sivupalkin kohtaan Automaattinen muuntaminen staattiseksi.
• Voit tarkastella luettelon lisätietoja, kuten luettelon ID-arvoja, valitsemalla oikeassa yläkulmassa Tiedot. Näytä oikeassa paneelissa luettelon nimi ja tyyppi, luonti- ja viimeisin päivityspäivämäärä, yhteystietojen määrän muutos viimeisten seitsemän päivän aikana, luettelon luonut käyttäjä, luettelon tunnus, ILS-luettelon tunnus ja luetteloa tällä hetkellä käyttävät HubSpot-työkalut tai -varat.
  • Luettelon ID: Tätä ID:tä käytetään viittaamaan luetteloon integraatioissa tai käytettäessä Lists API:ta.
  • ILD-luettelon ID: tätä käytetään, kun käytetään Exports API:ta.
• Jos haluat suorittaa lisää toimintoja luettelon kanssa, valitse Toiminnot ja valitse sitten vaihtoehto:

• • Muokkaa sarakkeita: Valitse ominaisuudet, jotka näytetään taulukon jokaiselle tietueelle.
    • Jos haluat soveltaa sarakkeiden asetuksia vain valittuun luetteloon, valitse Tallenna.
    • Jos haluat soveltaa sarakkeen määritystä kaikkiin kyseisen kohteen luetteloihin, valitse Käytä kaikkiin [yhteystiedot/yritys]-luetteloihin -valintaruutu ja napsauta sitten Tallenna.
  • Vie luettelo: Lataa kopio luettelosta.
  • Määritä tiimille( vainEnterprise ): Määritä luettelo tiimille.
  • Kloonaa: kloonaa luettelo.
  • Muunna staattiseksi luetteloksi: Muunna aktiivinen luettelo staattinen luettelo.

• • Poista luettelo: Poista luettelo. Voit poistaa vain sellaisia luetteloita, joita ei käytetä aktiivisesti muualla HubSpotissa. Luettelossa olevia tietueita ei poisteta. Jos poistat staattinen luettelo, luettelo poistetaan pysyvästi. Jos poistat aktiivisen luettelon, luettelon voi palauttaa 90 päivän kuluessa Äskettäin poistettu -välilehdeltä.
  • Siirrä kansioon: Valitse luettelon kansio, johon lista siirretään.

• • Satunnaisotos: luo satunnaisotos yhteystiedoista luettelosta.
  • Jaettu lista ( vainMarketing Hub Enterprise ): luo satunnaisen jaetun listan.
  • Synkronoi luettelo uudelleen Salesforcen kanssa( vainProfessional ja Enterprise ): käynnistä luettelon uudelleensynkronointi Salesforcen kanssa, jos käytät Salesforce-integraatiota yhteystietoihin.
  • Käytä tätä luetteloa Salesforce-synkronoinnin rajoittamiseen( vainProfessional ja Enterprise ): määritä luettelo Salesforceen synkronoitavien yhteystietojen sisällytysluettelo, jos käytät Salesforce-integraatiota. Lisätietoja yhteystietojenSalesforceen sisällyttämisluetteloista .

• Jos haluat käyttää luetteloa muissa HubSpot-työkaluissa, napsauta pudotusvalikkoa Käytä ja valitse sitten vaihtoehto:

• • Kampanjat (Marketing Hub Professional ja Enterprise vain): yhdistä yhteyshenkilöihin perustuvat staattiset luettelot kampanjaan. Kukin luettelo voidaan liittää useisiin kampanjat.
  • Contacts/Companies/Deals-näkymä: Näytä luettelon tietueet kohteen etusivulla.

• • Mukautetun raportin rakentaja (vainProfessional ja Enterprise ): rakenna mukautettu raportti listasi perusteella.

• • Asiakasmatkan analytiikka ( vainMarketing Hub ja Sales Hub Enterprise ): luo luetteloon perustuva matkaraportti.
  • Tietojoukot ( vainOperations Hub Enterprise ): Luo listaan perustuva datasetti.
  • Työnkulut ( vain Professional ja Enterprise ): Luo työnkulku, joka käyttää listan jäsenyyttä ilmoittautumisen laukaisijana.

Luettelon poistaminen

Jos olet saavuttanut tilisi luettelorajan, voit halutessasi poistaa luettelon poistamatta sen tietueita. Jos haluat poistaa luettelon tietueet, opettele, miten tietueet poistetaan massapoistona. Vain käyttäjät, joilla on luetteloidenkirjoitusoikeudet, voivat poistaa luetteloita.

Huomaa: jos poistat luettelon, luettelon voi palauttaa 90 päivän kuluessa Äskettäin poistettu -välilehdeltä.

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Luettelot.
• Jos haluat tarkastella vain luetteloita, joita ei ole käytetty tai päivitetty viimeisten kahden kuukauden aikana, napsauta Käyttämättömät luettelot-välilehteä. Voit myös jatkaa poistamista Luettelot-kirjasto -välilehdellä.
• Jos haluat poistaa yksittäisen luettelon, siirrä hiiren kursori luettelon päälle, valitse Lisää ja valitse sitten Poista.

• Jos haluat poistaa luetteloita joukoittain, valitse poistettavien luetteloiden vieressä olevat valintaruudut ja napsauta taulukon yläosassa olevaa Poista-painiketta.

• Valitse valintaikkunassa Poista.

Lue lisää siitä, miksi et ehkä pysty poistamaan luetteloa.

Poistetun luettelon palauttaminen

Voit palauttaa poistetun luettelon 90 päivän kuluessa sen poistamisesta. Jos et ole palauttanut luetteloa 90 päivän kuluessa, luettelo poistetaan pysyvästi. Luettelot palautetaan samalla tunnuksella.

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Luettelot.
• Napsauta Hiljattain poistettu -välilehteä.
• Vie hiiren kursori sen luettelon päälle, jonka haluat palauttaa, ja valitse Palauta.

• Vahvista valintaikkunassa valitsemalla Palauta.

Luettelon kloonaaminen

Jos sinulla on jo HubSpotissa lista, jota haluat muokata tai kopioida, voit tehdä sen kloonaamalla listasi ja tekemällä tarvittavat muutokset juuri luotuun listaan.

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Luettelot.
• Vie hiiren kursori luettelon päälle, valitse Lisää ja valitse sitten Kloonaa.

• Muuta tarvittaessa luettelon nimeä ponnahdusikkunassa.
• Valitse jokin seuraavista vaihtoehdoista:
  • Kloonaa aktiiviseksi luetteloksi: Luo uuden aktiivisen luettelon samoilla suodattimilla.
  • Kloonaa staattinen luettelo: Luo uuden staattinen luettelo samoilla suodattimilla.
  • Sulje staattinen luettelo (vain jäsenyys): poistaa suodattimet ja kloonaa vain luettelon jäsenyys.

• Napsauta Klooniluettelo.
• Tee tarvittaessa muutoksia luettelon kriteereihin ja napsauta sitten Tallenna luettelo oikeassa yläkulmassa.

Luettelon aktiviteettilokit tarkasteleminen

Voit tarkastella luettelon aktiviteettilokit ja seurata luetteloon tehtyjä muutoksia. Toimintoja ovat mm:

• Milloin luettelo on luotu, muokattu, poistettu tai palautettu.
• Kun luetteloa käytettiin toisessa työkalussa, kuten työnkulussa.
• Kun luettelon ilmoitus käynnistettiin.
• Kun luettelo muutettiin aktiivisesta staattiseksi.

Voit tarkastella aktiviteettilokit:

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Luettelot.
• Napsauta luettelon nimeä.
• Napsauta Toiminta-välilehteä .
• Jos haluat suodattaa tietyn tapahtuma, napsauta Tapahtuma ja valitse tapahtuma.
• Jos haluat suodattaa luettelon vanhemman version, napsauta Version-pudotusvalikkoa.
• Jos haluat suodattaa luetteloa muokanneen tietyn käyttäjän, napsauta Modified by -pudotusvalikkoa ja valitse käyttäjä.