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Avertissement : cet article est le résultat de la traduction automatique, l'exactitude et la fidélité de la traduction ne sont donc pas garanties. Pour consulter la version originale de cet article, en anglais, cliquez ici.

Créer et gérer des factures

Dernière mise à jour: février 23, 2024

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Créez des factures dans HubSpot pour collecter des paiements numériques via l'outil de paiement HubSpot , ou pour suivre les paiements effectués en dehors de HubSpot. Pour commencer à utiliser les factures, consultez le guide d'installation de . Vous pouvez également consulter les propriétés par défaut des factures de HubSpot.

Remarque : des fonctionnalités de facturation sont disponibles dans tous les comptes qui utilisent l'intégration Quickbooks. Pour créer des factures HubSpot manuellement, vous aurez besoin d'un compte StarterPro, ou Entreprise avec l'outil de paiement configuré.

Découvrez ci-dessous comment créer des factures à envoyer à vos acheteurs et comment les gérer après leur création.

Créer une facture

Les super administrateurs et les utilisateurs disposant des droits d'objet invoices peuvent créer une facture directement à partir d'un enregistrement de contact, de société, d'affaire ou de devis, ou à partir de la page d'index des factures. Vous pouvez également créer une facture à partir d'un devis publié afin de copier les détails du devis dans une nouvelle facture.

Remarque : les factures ne peuvent être créées que si la devise par défaut de votre compte est réglée sur USD.

Pour créer une facture à partir de la page d'index :

  • En haut à droite, cliquez sur Créer une facture.

Pour créer une facture à partir d'un contact, d'une société ou d'une transaction :

  • Accédez à vos fiches d'informations :
    • Contacts : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.
    • Entreprises : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Entreprises.
    • Transactions : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Vente > Transactions.
  • Cliquez sur le nom  de l'enregistrement à partir duquel vous souhaitez créer une facture.
  • Dans la barre latérale droite, localisez la section Factures, puis cliquez sur Ajouter.

    créer une facture à partir d'un enregistrement
  • Dans le menu déroulant, sélectionnez Créer une facture. Outre la création d'une facture à partir d'un enregistrement CRM, vous pouvez également sélectionner l'une des options suivantes dans le menu déroulant :
    • Ajouter une facture existante : associe une facture existante à l'enregistrement.
    • Convertir la transaction en facture (transactions uniquement) : crée une facture en utilisant les informations de la transaction, y compris les postes individuels associés.

Pour créer une facture à partir d'un devis publié :

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Vente > Devis.
  • Passez la souris sur le nom  du devis, puis cliquez sur le menu déroulant Actions et sélectionnez Convertir le devis en facture. Cela créera une nouvelle facture en utilisant les informations du devis.

Vous accéderez alors à l'éditeur de factures pour configurer les détails de la facture.

Remarque : utilise par défaut, lors de la création d'une facture, un préfixe standardisé de INV suivi d'un numéro qui augmente séquentiellement pour chaque facture créée (par exemple, INV-1001 puis INV-1002). Vous pouvez mettre à jour le préfixe et le numéro de départ des factures dans vos paramètres.

Mise en place de la facturation

Dans la section Bill to de l'éditeur de factures, configurez d'abord les enregistrements associés à la facture, les conditions de paiement, etc.

  • Chaque facture doit être associée à au moins un contact. Pour associer la facture à un contact :
    • Cliquez sur Ajouter un contact.
    • Dans le panneau de droite, recherchez un contact existant ou créez-en un nouveau.
    • Cliquez sur Next et continuez à configurer les libellés d'association nécessaires.
    • Cliquez sur Enregistrer
  • Chaque facture peut être associée à une seule entreprise. Pour associer la facture à une entreprise :
    • Cliquez sur Ajouter une entreprise.
    • Dans le panneau de droite, recherchez une entreprise existante ou créez-en une nouvelle.
    • Cliquez sur Next et continuez à configurer les libellés d'association nécessaires.
    • Cliquez sur Enregistrer.
  • Pour ajouter une adresse de facturation à la facture :
    • Cliquez sur Modifier sous Adresse de facturation.
    • Dans le panneau de droite, saisissez les informations relatives à l'adresse .
    • Cliquez sur Appliquer.
  • Par défaut, la date de la facture est fixée à la date du jour. Pour la mettre à jour, cliquez sur le champ Date de la facture, puis utilisez le sélecteur de date pour sélectionner une nouvelle date.
  • Par défaut, le paiement de la facture est dû à la réception de la facture. Pour sélectionner des conditions de paiement différentes, cliquez sur le menu déroulant Conditions de paiement, puis sélectionnez une condition de paiement . Le champ Date d'échéance sera automatiquement mis à jour pour correspondre au trimestre sélectionné.
  • Pour ajouter un numéro de commande à la facture, saisissez le numéro dans le champ PO number.

section facture-1

Ajouter des lignes de produits

Dans la section Line items, ajoutez les articles que votre acheteur achètera.

  • Pour ajouter des produits existants de votre bibliothèque de produits (Pro ou Entreprise uniquement) :
    • Cliquez sur Sélectionner dans la bibliothèque de produits.
    • Dans le panneau de droite, cochez les cases à côté des produits que votre acheteur achètera. Cliquez ensuite sur Ajouter.

ajouter un lien de la bibliothèque au paiement

  • Pour créer un poste personnalisé sur la facture : 
    • Cliquez sur Créer un poste personnalisé.
    • Dans le panneau de droite, configurez les détails de votre poste. Les champs Nom et Prix unitaire sont obligatoires. Cliquez ensuite sur Enregistrer.
    • Après avoir enregistré le poste, vous pouvez mettre à jour ses détails dans l'éditeur de postes, notamment en augmentant la quantité et en définissant une remise unitaire (en USD ou en pourcentage).
  • Après avoir ajouté vos articles, vous pouvez consulter le sous-total, y compris les remises appliquées, dans la section Summary.

section des articles de ligne des factures

Ajouter des commentaires

Si vous souhaitez ajouter des notes à votre acheteur sur la facture, vous pouvez le faire dans la section Comments. Vous pouvez utiliser les options de texte au bas du champ de texte pour formater davantage votre texte, ajouter un lien hypertexte ou insérer un extrait.

section commentaires

Configurer les options de facturation

Dans la section Billing, définissez les options de paiement qui seront proposées à l'acheteur et indiquez si vous souhaitez recueillir des informations sur les adresses de facturation et de livraison. Ces paramètres sont hérités de vos paramètres de paiement .

  • Pour définir les méthodes de paiement autorisées, cochez les cases à côté de Carte de crédit ou de débit et ACH (virement bancaire)
  • Pour collecter les informations relatives à l'adresse de facturation lors du paiement, cochez la case Collecter l'adresse de facturation pour les achats par carte de crédit.
  • Pour collecter les informations relatives à l'adresse de livraison lors du paiement, cochez la case Collecter l'adresse de livraison. Lorsque l'acheteur saisit ses informations de livraison, il ne peut choisir que parmi les pays que vous avez définis dans vos paramètres de paiement.

options de facturation

Paramètres avancés

Dans la section Paramètres avancés, vous pouvez personnaliser la langue et la localisation de la facture, ainsi que l'URL de la facture. Pour accéder aux paramètres avancés, cliquez sur Paramètres avancés.

  • Par défaut, la langue utilisée pour les titres et les libellés de la page est l'anglais. Pour changer de langue, cliquez sur le menu déroulant Language puis sélectionnez une langue .
  • Par défaut, le format de la date et de l'adresse est celui des États-Unis. Pour le mettre à jour dans un autre format, cliquez sur le menu déroulant Locale puis sélectionnez locale.
  • Pour définir une URL de facturation personnalisée en utilisant l'un de vos domaines connectés , cliquez sur le menu déroulant Domain, puis sélectionnez un domaine. Vous pouvez également saisir une balise personnalisée à la fin de l'URL en entrant une valeur dans le champ Content slug. Un aperçu de l'URL de la facture est affiché sous les champs URL.

paramètres avancés des factures

Sauvegarder et finaliser

À tout moment de la création de la facture, vous pouvez cliquer sur Enregistrer en haut à gauche pour enregistrer la facture en tant que projet. Vous pouvez revenir à tout moment sur une facture rédigée pour la modifier ou la supprimer. Vous pouvez également cliquer sur Preview en haut à droite pour voir comment la facture apparaîtra à l'acheteur.

sauvegarde de la facture

Si vous êtes prêt à finaliser la facture pour l'envoyer à l'acheteur :

  • En haut à droite, cliquez sur Finalize. Une fois finalisée, une facture ne peut être ni éditée ni supprimée.

finaliser la facture

  • Dans la boîte de dialogue, vérifiez la clause de non-responsabilité, puis cliquez sur Finalize.

Envoyer

Après avoir finalisé la facture, une boîte de dialogue s'affiche avec des options permettant d'envoyer la facture à votre acheteur par e-mail.

  • Tout d'abord, configurez vos champs d'adresse e-mail :
    • Le champ To sera automatiquement rempli avec l'adresse e-mail du premier contact associé à la facture. Pour modifier cette adresse, cliquez sur le menu déroulant , puis recherchez et sélectionnez un contact . Vous pouvez également saisir une nouvelle adresse e-mail et HubSpot créera automatiquement une fiche de contact pour eux après l'envoi.
    • Le champ Cc sera automatiquement rempli avec les adresses de tout autre contact associé à la facture lors de sa création. Pour ajouter d'autres adresses à ce champ, cliquez sur le menu déroulant  , puis recherchez et sélectionnez les contacts, ou saisissez des adresses e-mail personnalisées.
    • Le champ From sera automatiquement rempli avec votre adresse e-mail connectée, mais vous pouvez choisir n'importe quelle adresse e-mail connectée au compte.
  • Cliquez sur Envoyer la facture.
  • Pour composer manuellement un e-mail personnalisé contenant un lien vers la facture, cliquez sur Écrire un e-mail manuellement.
envoi d'une facture modale

L'acheteur recevra alors un e-mail contenant les détails de la facture ainsi qu'un lien lui permettant de visualiser la facture dans son navigateur.

e-mail - vue d'ensemble de la facture

Vous pouvez également envoyer la facture ultérieurement à partir de la page d'index des factures, où vous pouvez également gérer vos factures existantes. Pour en savoir plus sur la gestion et le partage des factures, voir ci-dessous.

Gérer les factures

Après avoir créé des factures, vous pouvez les gérer à partir de la page d'index des factures, de la même manière que pour les autres enregistrements CRM.

  • Cliquez sur le nom de la facture.
  • Dans le panneau de droite, vous pouvez définir le propriétaire de la facture à l'aide du champ Owner, afficher ses propriétés et gérer les associations de la facture.
    • Pour les factures rédigées, vous pouvez accéder aux options suivantes en cliquant sur le menu déroulant Actions en haut à droite :
      • Modifier : continue à établir la facture.
      • Pour consulter les détails d'une facture, cliquez sur le nom de la facture , puis consultez ses détails dans le panneau de droite.
      • Clone : crée une nouvelle facture avec les mêmes détails.

        facture-actions-draft
    • Pour les factures finalisées, vous pouvez accéder aux options suivantes en cliquant sur le menu déroulant Actions en haut à droite :
      • Voir la facture : ouvre la facture dans un onglet séparé du navigateur.
      • Copier le lien : copier l'URL de la facture pour l'envoyer à un acheteur.
      • Envoyer : envoie la facture par e-mail. En savoir plus sur l'envoi d'e-mails de facturation.
      • Télécharger : télécharger un PDF de la facture.
      • Enregistrer le paiement : marque manuellement la facture comme payée en créant un nouvel enregistrement de paiement ou en appliquant un enregistrement existant. Le paiement doit correspondre au montant total de la facture. Après avoir sélectionné cette option :
        • Pour créer un nouvel enregistrement de paiement, remplissez les champs détail du paiement dans la barre latérale droite, puis cliquez sur Enregistrer un paiement. Le paiement apparaîtra alors sous Payments lorsque vous consulterez les détails de la facture.
        • Pour appliquer un paiement existant à la facture, cliquez dans la barre latérale droite sur l'onglet Apply existing. Recherchez ensuite un enregistrement de paiement par le montant du paiement, l'ID ou l'adresse e-mail du contact associé au paiement. Sélectionnez le paiement , puis cliquez sur Appliquer le paiement. Le paiement apparaîtra alors sous Payments lorsque vous consulterez les détails de la facture.

      Veuillez noter : Si vous marquez manuellement la facture comme payée, les contacts ne recevront pas automatiquement un reçu. Si un reçu est nécessaire, vous pouvez en envoyer un à l'adresse à partir de la page d'index des paiements.

      • Nulle : marque la facture comme nulle. Après avoir marqué une facture comme nulle, vous ne pouvez plus encaisser le paiement de la facture ou l'annuler. Cela ne peut pas être annulé.
      • Clone : crée une nouvelle facture avec les mêmes détails.

        menu des actions de la barre latérale de la facture
  • Pour filtrer la page d'index en fonction des propriétés spécifiques de la facture :
    • Cliquez sur Advanced filters en haut à gauche.
    • Dans le panneau de droite, cliquez sur + Add filter pour créer un nouveau filtre.
    • Recherchez et sélectionnez la propriété que vous souhaitez filtrer, puis définissez les critères de filtrage et cliquez sur Appliquer le filtre.
    • Pour définir plusieurs filtres, cliquez sur ET ou OU selon la manière dont vous souhaitez les regrouper. En savoir plus sur la configuration des filtres et l'enregistrement des vues.

      index-page-advanced-filters
  • Pour exporter vos factures, cliquez sur Export en haut à droite du tableau. Pour en savoir plus sur , consultez les fiches d'exportation.
  • Pour modifier les colonnes qui apparaissent dans le tableau, cliquez sur Edit columns en haut à droite du tableau.

Envoyer des factures

Après avoir créé une facture, vous pouvez la partager par le biais d'un lien direct ou d'un e-mail, ou insérer des factures lors de la composition de messages sur les enregistrements CRM et dans la boîte de réception des conversations.

Pour envoyer la facture dans un e-mail :

  • Cliquez sur le nom de la facture.
  • Dans la barre latérale droite, cliquez sur le menu déroulant Actions, puis sélectionnez Envoyer.
  • Dans la boîte de dialogue, configurez les champs de votre adresse e-mail, puis cliquez sur Envoyer la facture.

envoi d'une facture modale

Vous pouvez également envoyer manuellement un e-mail contenant un lien vers la facture ou insérer le lien dans les messages.

Attention : si vous envoyez une facture dans un e-mail rédigé manuellement ou en insérant un lien, la propriété Date du dernier envoi ne sera pas mise à jour. En savoir plus sur les propriétés de la facture .

Pour envoyer manuellement un e-mail personnalisé avec un lien vers la facture :

  • Cliquez sur le nom de la facture.
  • Dans la barre latérale droite, cliquez sur le menu déroulant Actions, puis sélectionnez Envoyer.
  • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Écrire l'e-mail manuellement. Vous serez alors redirigé vers l'enregistrement de l'opération associée à la facture, où vous pourrez rédiger votre e-mail. Un lien vers la facture sera automatiquement inclus dans le corps de l'e-mail.
  • Après avoir rédigé votre e-mail, cliquez sur Envoyer.

invoice-email-manual-compose

Pour partager un lien direct vers une facture :

  • Cliquez sur le nom de la facture.
  • Dans la barre latérale droite, cliquez sur le menu déroulant Actions, puis sélectionnez Copier le lien.

copie de facture-url

Pour insérer une facture dans un e-mail individuel ou un message dans la boîte de réception des conversations :

  • Dans le composeur de messages, cliquez sur Insert, puis sélectionnez Invoices.
  • Sélectionnez une facture . Vous pouvez également cliquer sur Manage pour accéder à la page d'index des factures.

e-mail-composer-insérer-facture

Après avoir sélectionné une facture, un lien hypertexte sera ajouté au message en utilisant le numéro de la facture.

Veuillez noter : Actuellement, les intégrations de comptes construites par HubSpot, telles que Quickbooks Online et Xero, ne prennent pas en charge la synchronisation des factures depuis HubSpot. Cependant, vous pouvez exporter vos enregistrements de factures et les télécharger dans votre système comptable. Vous pouvez vous abonner aux mises à jour concernant les nouvelles fonctionnalités d'intégration des factures, telles que la synchronisation des factures, en remplissant ce formulaire.

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