Configurer les options d’enregistrement et de transcription des conversations

Si vous êtes un super administrateur, vous pouvez contrôler l’enregistrement et la transcription des conversations dans HubSpot, et gérer votre utilisation de l’outil de prise de notes. Vous pouvez également gérer les options d’enregistrement et de transcription pour vos intégrations tierces.

Avant de commencer

Pour enregistrer et transcrire vos appels et réunions, vous pouvez utiliser :

• outil de prise de notes
• Intégrations tierces

Si vous le souhaitez, vous pouvez même utiliser ces deux options ensemble (certaines réunions capturées par un outil de prise de notes et d’autres capturées par une intégration tierce).

Comparez les options disponibles pour déterminer les méthodes d’enregistrement et de transcription qui vous conviennent le mieux.

Gérer les paramètres d’enregistrement et de transcription

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, cliquez sur Transcription d’enregistrement &.
3. Sous Paramètres généraux, les commutateurs Enregistrement des conversations et Transcription et analyse sont activés par défaut.
   • Pour empêcher les conversations d’être enregistrées dans le compte, désactivez l’option Enregistrement de conversation.
   • Pour empêcher la transcription et l’analyse des conversations, désactivez le bouton Transcription et analyse .

Comportement du paramètre de transcription et d’analyse

Lorsque vous désactivez l’option Transcription et analyse :

• HubSpot cessera de générer des transcriptions, des résumés et des analyses IA pour toute nouvelle réunion, tout nouvel appel ou toute nouvelle conversation en personne.
• Les fonctionnalités de l’outil de prise de notes seront également désactivées.
• Les enregistrements et transcriptions existants ne seront pas supprimés. Vous pouvez continuer à les consulter et à y accéder dans votre CRM.

Lorsque vous réactivez l’option Transcription et analyse :

• HubSpot transcrit automatiquement les enregistrements des sept derniers jours, tant qu’un enregistrement valide est disponible.
• Les enregistrements datant de plus de sept jours ne seront pas transcrits rétroactivement.

Impact sur les intégrations

Lorsque vous désactivez l’option Transcription et analyse , l’effet sur vos intégrations dépend de la façon dont elles fournissent les données d’appel.

• Pour les intégrations qui envoient des URL d’enregistrement (par ex., Zoom, Google Meet) : les enregistrements ne seront pas transcrits si le paramètre est désactivé.
• Pour les intégrations qui envoient directement les transcriptions terminées : les transcriptions peuvent toujours apparaître dans HubSpot, même si la transcription et l’analyse sont désactivées.

Comparer les options d’enregistrement et de transcription

Conversations peuvent être enregistrées et transcrites à l’aide de l’outil de prise de notes ou d’intégrations tierces. Le choix de la méthode dépend de plusieurs facteurs, notamment le type de réunion que vous souhaitez obtenir, votre abonnement HubSpot et les exigences spécifiques de la méthode.

outil de prise de notes pour les réunions (bêta)

L’outil de prise de notes prend en charge les enregistrements et les transcriptions des réunions vidéo.

• Conditions requises pour utiliser l’outil de prise de notes pour les réunions :
  • Votre compte s’est inscrit à la bêta de l’outil de prise de notes pour les réunions avec progression intelligente des transactions .
  • Une licence utilisateur Sales ou Service vous a été attribuée.
  • Vous disposez d’un calendrier connecté.
  • Les réunions que vous capturez sont créées dans Google Meet, Microsoft Teams ou Zoom.
• Critères pour choisir cette option :
  • Vous souhaitez capturer des réunions vidéo sans avoir à installer une intégration séparée.
  • Vous souhaitez profiter des résumés automatiques générés par l’outil de prise de notes et stockés dans la fiche d’informations CRM correspondante dans HubSpot.

Découvrez comment utiliser l’outil de prise de notes .

outil de prise de notes pour les appels

L’outil de prise de notes peut également capturer des enregistrements et des transcriptions pour les appels téléphoniques.

• Conditions requises pour utiliser l’outil de prise de notes pour les appels :
  • Vous avez configuré les appels HubSpot.
  • Vous remplissez les exigences techniques pour utiliser l’outil d’appel.
• Critères pour choisir cette option :
  •  Vous utilisez déjà les appels HubSpot pour gérer les appels téléphoniques entrants et sortants.
  • Vous souhaitez profiter des résumés automatiques générés par l’outil de prise de notes et stockés dans la fiche d’informations CRM correspondante dans HubSpot.

Découvrez comment consulter les enregistrements et les transcriptions d’appels.

outil de prise de notes pour les réunions en personne (BÊTA)

L’outil de prise de notes peut générer des transcriptions de réunions en personne capturées dans l’application HubSpot pour iOS.

• Conditions requises pour l’utilisation de l’outil de prise de notes pour les réunions en personne :
  • Votre compte est inscrit à la bêta du outil de prise de notes pour les rendez-vous en personne [iOS uniquement].
  • Vous enregistrez vocalement le rendez-vous depuis l’application HubSpot pour iOS.
• Critères pour choisir cette option :
  • Vos représentants commerciaux utilisent des appareils Apple.
  • Vous souhaitez enregistrer des réunions en personne sans avoir à jongler avec plusieurs applications (par exemple, les utilisateurs peuvent référencer des données CRM dans l’application HubSpot pour iOS et démarrer immédiatement un enregistrement sans avoir à changer d’application).

Découvrez comment utiliser l’outil de prise de notes pour les réunions en personne.

Intégrations tierces

Diverses intégrations tierces peuvent synchroniser les enregistrements et transcriptions de conversations avec HubSpot. Vous trouverez les applications pertinentes dans le marketplace des applications .

• Conditions requises pour l’utilisation d’intégrations tierces :
  • Vous devez avoir installé l’intégration spécifique.
  • En fonction de l’intégration, vous devrez peut-être configurer des paramètres supplémentaires dans le logiciel tiers.
• Critères pour choisir cette option :
  • Vous disposez déjà d’un logiciel préféré pour l’enregistrement des conversations et vous souhaitez intégrer ces conversations à HubSpot.
  • Vos enregistrements de conversation doivent être synchronisés avec plusieurs destinations (autrement dit, votre logiciel préféré est intégré à HubSpot et à un autre logiciel que vous utilisez).

Activer l’outil de prise de notes

Après avoir activé l’enregistrement des conversations pour le compte, vous pouvez contrôler les types de conversations qui génèrent des enregistrements et des transcriptions.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, cliquez sur Transcription d’enregistrement &.
3. Pour enregistrer et transcrire des réunions vidéo (BÊTA) :
   • Assurez-vous que votre compte a rejoint la bêta de l’outil de prise de notes avec progression intelligente des transactions .
   • Dans les options de prise de notes, activez l’option Réunions.
   • Découvrez comment utiliser l’outil de prise de notes .
4. Pour enregistrer et transcrire des appels téléphoniques :
   • Dans Options de preneur de notes, activez le bouton Appels téléphoniques.
   • Découvrez comment consulter les enregistrements et les transcriptions d’appels.
5. Pour enregistrer et transcrire des conversations en personne à l’aide de l’application mobile HubSpot pour iOS (bêta) :
   • Assurez-vous que votre compte a rejoint la bêta du outil de prise de notes pour les rendez-vous en personne [iOS uniquement].
   • Dans Options de preneur de notes, activez l’option Conversations en personne.
   • Découvrez comment utiliser l’outil de prise de notes pour les réunions en personne.

Gérer les paramètres d’intégrations tierces

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, cliquez sur Transcription d’enregistrement &.
3. Dans Intégrations, cliquez sur le nom de l’intégration dont vous souhaitez modifier les paramètres.
4. Dans la boîte de dialogue, sur la gauche, cliquez sur Gérer.
5. Sur la page des paramètres de l’intégration, ajustez les options d’intégration si nécessaire.

Découvrez comment connecter et configurer les intégrations Google Meet, Microsoft Teams et Zoom .