Konfigurera inställningarna för samtalsinspelning och transkribering

Om du är superadministratör kan du styra hur konversationer spelas in och transkriberas i HubSpot samt hantera din användning av Notetaker. Du kan också hantera inställningarna för inspelning och transkribering för dina tredjepartsintegrationer.

Innan du börjar

För att spela in och transkribera dina samtal och möten kan du använda:

• Notetaker
• Integrationer med tredjepartsleverantörer

Om du vill kan du till och med använda båda dessa alternativ tillsammans (vissa möten spelas in med Notetaker och andra med en tredjepartsintegration).

Jämför de tillgängliga alternativen för att ta reda på vilka inspelnings- och transkriberingsmetoder som passar dig bäst.

Hantera inställningar för inspelning och transkribering

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Klicka på Inspelning och transkription i vänster sidomeny.
3. Under Allmänna inställningar är knapparna för Konversationsinspelning samt Transkription och analys aktiverade som standard.
   • Om du vill förhindra att konversationer spelas in i kontot stänger du av reglaget för Konversationsinspelning.
   • Om du vill förhindra transkribering och analys av konversationer stänger du av reglaget för Transkribering och analys.

Hur inställningarna förtranskription och analys fungerar

När du stänger av omkopplaren för transkription och analys:

• kommer HubSpot att sluta generera transkriptioner, sammanfattningar och AI-insikter för alla nya möten, samtal eller personliga konversationer framöver.
• Noteringsfunktionerna kommer också att stängas av.
• Befintliga inspelningar och transkriptioner raderas inte. Du kan fortsätta att visa och komma åt dem i ditt CRM.

När du slår på funktionen för transkription och analys igen:

• kommer HubSpot automatiskt att transkribera inspelningar från de senaste sju dagarna, förutsatt att en giltig inspelning finns tillgänglig.
• Inspelningar som är äldre än sju dagar kommer inte att transkriberas i efterhand.

Inverkan på integrationer

När du stänger av funktionen för transkribering och analys beror effekten på dina integrationer på hur de tillhandahåller samtalsdata.

• För integrationer som skickar inspelnings-URL:er (t.ex. Zoom, Google Meet): inspelningarna transkriberas inte så länge inställningen är avstängd.
• För integrationer som skickar färdiga transkriptioner direkt: transkriptionerna kan fortfarande visas i HubSpot, även om ”Transkription och analys” är avstängd.

Jämför alternativ för inspelning och transkription

Samtal kan spelas in och transkriberas med Notetaker eller med integrationer från tredje part. Vilken metod du väljer beror på flera faktorer, bland annat vilken typ av möte du vill spela in, ditt HubSpot-abonnemang och metodens specifika krav.

Notetaker för möten (BETA)

Notetaker spelar in och transkriberar videomöten.

• Krav för att kunna använda Notetaker för möten:
  • Ditt konto är anmält till betaversionen av mötesanteckningsfunktionen i.
  • Du har tilldelats en licens för försäljning eller service.
  • Du har en ansluten kalender.
  • De möten du antecknar skapas i Google Meet, Microsoft Teams eller Zoom.
• Kriterier för att detta alternativ ska passa dig:
  • Du vill registrera videomöten utan att behöva installera en separat integration.
  • Du vill dra nytta av de automatiska sammanfattningarna som genereras av Notetaker och lagras i den relevanta CRM-posten i HubSpot.

Lär dig hur du använder Notetaker.

Notetaker för samtal

Notetaker kan även spela in och transkribera telefonsamtal.

• Krav för att kunna använda Notetaker för samtal:
  • Du har konfigurerat HubSpot Calling.
  • Du uppfyller de tekniska kraven för att använda samtalsverktyget.
• Kriterier för att detta alternativ ska vara lämpligt:
  • Du använder redan HubSpot Calling för att hantera inkommande och utgående telefonsamtal.
  • Du vill dra nytta av de automatiska sammanfattningarna som genereras av Notetaker och lagras i den relevanta CRM-posten i HubSpot.

Lär dig hur du granskar samtalsinspelningar och transkriptioner.

Notetaker för fysiska möten (BETA)

Notetaker kan skapa transkriptioner av fysiska möten som spelats in i HubSpot-appen för iOS.

• Krav för att kunna använda Notetaker för fysiska möten:
  • Ditt konto är anmält till betaversionen av Anteckningsverktyget för fysiska möten [endast iOS] .
  • Du spelar in mötet med röstinspelning via HubSpot-appen för iOS.
• Kriterier för att denna lösning ska vara lämplig:
  • Dina säljare använder Apple-enheter.
  • Du vill spela in möten på plats utan att behöva växla mellan flera appar (t.ex. kan användare se CRM-data i HubSpot-appen för iOS och omedelbart starta en inspelning utan att behöva byta till en annan app).

Lär dig hur du använder Notetaker vid personliga möten.

Integrationer med tredjepartstjänster

Olika integrationer från tredjepartsleverantörer kan synkronisera samtalsinspelningar och transkriptioner till HubSpot. Du hittar relevanta appar i App Marketplace.

• Krav för att använda integrationer från tredjepart:
  • Du måste ha den specifika integrationen installerad.
  • Beroende på vilken integration det gäller kan du behöva konfigurera ytterligare inställningar i programvaran från tredjepartsleverantören.
• Kriterier för att detta alternativ ska vara lämpligt:
  • Du har redan en programvara som du föredrar för att spela in konversationer och du vill importera dessa konversationer till HubSpot.
  • Dina konversationsinspelningar måste synkroniseras till flera destinationer (dvs. din föredragna programvara är integrerad med HubSpot och med en annan programvara som du använder).

Aktivera Notetaker

När du har aktiverat samtalsinspelning för kontot kan du styra vilka typer av samtal som ska generera inspelningar och transkriptioner.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Klicka på Inspelning och transkribering i vänster sidomeny.
3. Så här spelar du in och transkriberar videomöten (BETA):
   • Se till att ditt konto har anslutit sig till betaversionen av Meeting Notetaker med Smart Deal Progression.
   • Aktivera knappen ”Möten ” under ”Notetaker-alternativ”.
   • Läs mer om hur du använder Notetaker.
4. Så här spelar du in och transkriberar telefonsamtal:
   • Aktivera alternativet ”Telefonsamtal” under inställningarna för Notetaker.
   • Läs mer om hur du granskar samtalsinspelningar och transkriptioner.
5. Så här spelar du in och transkriberar samtal som sker ansikte mot ansikte med HubSpots mobilapp för iOS (BETA):
   • Se till att ditt konto har anslutit sig till betaversionen av Notetaker för personliga möten [endast iOS].
   • Aktivera knappen ”Samtal ansikte mot ansikte ” under inställningarna för Notetaker.
   • Lär dig hur du använder Notetaker för möten på plats.

Hantera inställningar för integration med tredjepartstjänster

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Klicka på Inspelning och transkription i vänster sidomeny.
3. Under ”Integrationer” klickar du på namnet på den integration vars inställningar du vill justera.
4. Klicka på Hantera till vänster i dialogrutan.
5. På integrationsinställningssidan justerar du integrationsalternativen efter behov.

Läs mer om hur du ansluter och konfigurerar integrationerna för Google Meet, Microsoft Teams och Zoom.