Configure las opciones de grabación y transcripción de conversaciones

Si eres superadministrador, puedes controlar cómo se graban y transcriben las conversaciones en HubSpot, y puedes gestionar el uso que haces de Notetaker. También puede gestionar las opciones de grabación y transcripción de sus integraciones de terceros.

Antes de empezar

Para grabar y transcribir tus llamadas y reuniones, puedes utilizar:

• Notetaker
• Integraciones de terceros

Si lo deseas, puedes incluso utilizar ambas opciones a la vez (algunas reuniones capturadas por Notetaker y otras capturadas por una integración de terceros).

Compare las opciones disponibles para averiguar qué métodos de grabación y transcripción son los mejores para usted.

Gestiona los ajustes de grabación y transcripción

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior.
2. En la barra lateral izquierda, haga clic en Grabación & Transcripción.
3. En Ajustes generales, los interruptores Grabación de conversaciones y Transcripción y análisis están activados por defecto.
   • Para evitar que se graben conversaciones en la cuenta, desactive el interruptor de grabación de conversaciones .
   • Para evitar la transcripción y el análisis de las conversaciones, desactive el interruptor Transcripción y análisis .

Transcripción y análisis del comportamiento

Cuando apague el interruptor de transcripción y análisis :

• A partir de ahora, HubSpot dejará de generar transcripciones, resúmenes y análisis con IA para cualquier nueva reunión, llamada o conversación en persona.
• Las funciones del anotador también se desactivarán.
• Las grabaciones y transcripciones existentes no se borrarán. Puede seguir viéndolos y accediendo a ellos en su CRM.

Cuando vuelva a activar el interruptor de transcripción y análisis :

• HubSpot transcribirá automáticamente las grabaciones de los últimos siete días, siempre que haya una grabación válida disponible.
• Las grabaciones con más de siete días de antigüedad no se transcribirán con carácter retroactivo.

Impacto en las integraciones

Al desactivar el interruptor de Transcripción y análisis , el efecto en sus integraciones depende de cómo proporcionen los datos de las llamadas.

• Para las integraciones que envían URL de grabación (por ejemplo, Zoom, Google Meet): las grabaciones no se transcribirán mientras el ajuste esté desactivado.
• Para integraciones que envían transcripciones completas directamente: las transcripciones pueden seguir apareciendo en HubSpot, incluso si Transcripción y análisis está desactivado.

Compare las opciones de grabación y transcripción

Las conversaciones pueden grabarse y transcribirse con Notetaker o con integraciones de terceros. El método que elijas depende de múltiples factores, incluyendo el tipo de reunión que buscas capturar, tu suscripción a HubSpot y los requisitos específicos del método.

Tomador de notas para reuniones (BETA)

El anotador realiza grabaciones y transcripciones de las reuniones por video.

• Requisitos para utilizar el Notetaker en las reuniones:
  • Su cuenta está registrada en Meeting Notetaker with Smart Deal Progression beta.
  • Tienes asignada una licencia de Sales o Service.
  • Tienes un calendario conectado.
  • Las reuniones que estás capturando se crean en Google Meet, Microsoft Teams o Zoom.
• Criterios de idoneidad para elegir esta opción:
  • Quieres capturar reuniones de video sin tener que instalar una integración separada.
  • Quieres aprovechar los resúmenes automáticos generados por Notetaker y almacenados en el registro CRM correspondiente en HubSpot.

Aprende a utilizar Notetaker.

Anotador de llamadas

Notetaker también puede capturar grabaciones y transcripciones de llamadas telefónicas.

• Requisitos para utilizar Notetaker en las llamadas:
  • Has configurado HubSpot Calling.
  • Cumple los requisitos técnicos para utilizar la herramienta de llamadas.
• Criterios de idoneidad para elegir esta opción:
  •  Ya estás utilizando HubSpot Calling para gestionar las llamadas entrantes y salientes.
  • Quieres aprovechar los resúmenes automáticos generados por Notetaker y almacenados en el registro CRM correspondiente en HubSpot.

Aprenda a revisar las grabaciones y transcripciones de las llamadas.

Tomador de notas para reuniones en persona (BETA)

Notetaker puede generar transcripciones para reuniones en persona capturadas en la aplicación HubSpot iOS.

• Requisitos para utilizar Notetaker en reuniones presenciales:
  • Su cuenta está habilitada para la versión beta deIn-Person Meeting Notetaker [sólo para iOS] .
  • Captura de voz de la reunión desde la aplicación HubSpot iOS.
• Criterios de idoneidad para elegir esta opción:
  • Sus comerciales utilizan dispositivos Apple.
  • Quieres grabar reuniones en persona sin tener que hacer malabares con varias aplicaciones (por ejemplo, los usuarios pueden hacer referencia a los datos de CRM en la aplicación HubSpot iOS e iniciar inmediatamente una grabación sin tener que cambiar a una aplicación diferente).

Aprenda a utilizar Notetaker para reuniones en persona.

Integraciones de terceros

Varias integraciones de terceros pueden sincronizar grabaciones y transcripciones de conversaciones con HubSpot. Puedes encontrar aplicaciones relevantes en el Mercado de aplicaciones.

• Requisitos para utilizar integraciones de terceros:
  • Debe tener instalada la integración específica.
  • Dependiendo de la integración específica, es posible que tenga que configurar ajustes adicionales en el software de terceros.
• Criterios de idoneidad para elegir esta opción:
  • Ya tienes un software preferido para capturar conversaciones y quieres llevar estas conversaciones a HubSpot.
  • Las grabaciones de tus conversaciones deben sincronizarse con varios destinos (es decir, tu software preferido está integrado con HubSpot y con otro software que utilices).

Activar Notetaker

Después de activar la grabación de conversaciones para la cuenta, puedes controlar qué tipos de conversaciones generan grabaciones y transcripciones.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior.
2. En la barra lateral izquierda, haga clic en Grabación & Transcripción.
3. Grabar y transcribir reuniones en video (BETA):
   • Asegúrese de que su cuenta se ha unido al anotador de reuniones con Smart Deal Progression beta.
   • En las opciones de Notetaker, active el interruptor de Reuniones.
   • Aprende a utilizar Notetaker.
4. Grabar y transcribir llamadas telefónicas:
   • En Opciones del anotador, active el interruptor Llamadas telefónicas.
   • Aprenda a revisar las grabaciones y transcripciones de las llamadas.
5. Para grabar y transcribir conversaciones en persona utilizando la aplicación móvil iOS de HubSpot (BETA):
   • Asegúrese de que su cuenta se ha unido a la versión beta de In-Person Meeting Notetaker [sólo iOS] .
   • En las opciones de Notetaker, active el interruptor Conversaciones en persona.
   • Aprenda a utilizar Notetaker para reuniones en persona.

Gestionar la configuración de la integración de terceros

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior.
2. En la barra lateral izquierda, haga clic en Grabación & Transcripción.
3. En Integraciones, haga clic en el nombre de la integración cuya configuración desea ajustar.
4. En el cuadro de diálogo de la izquierda, haz clic en Gestionar.
5. En la página de configuración de la integración, ajuste las opciones de integración según sea necesario.

Aprenda a conectar y configurar las integraciones de Google Meet, Microsoft Teams y Zoom .