Opties voor het opnemen en transcriberen van gesprekken instellen

Als je een superbeheerder bent, kun je bepalen hoe gesprekken in HubSpot worden opgenomen en getranscribeerd, en kun je je gebruik van Notetaker beheren. Je kunt ook de opname- en transcriptie-instellingen voor je integraties met externe diensten beheren.

Voordat je aan de slag gaat

Om uw gesprekken en vergaderingen op te nemen en te transcriberen, kunt u gebruikmaken van:

• Notetaker
• Integraties met externe diensten

Indien gewenst kunt u deze twee opties zelfs samen gebruiken (sommige vergaderingen worden vastgelegd door Notetaker en andere via een integratie met een derde partij).

Vergelijk de beschikbare opties om te bepalen welke opname- en transcriptiemethoden het beste bij u passen.

Instellingen voor opname en transcriptie beheren

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in de linkerzijbalk op 'Opname en transcriptie'.
3. Onder 'Algemene instellingen' zijn de schakelaars 'Gespreksopname' en 'Transcriptie en analyse' standaard ingeschakeld.
   • Om te voorkomen dat gesprekken in het account worden opgenomen, schakelt u de schakelaar 'Gespreksopname' uit.
   • Om transcriptie en analyse van gesprekken te voorkomen, schakelt u de schakelaar 'Transcriptie en analyse' uit.

Werking van de instellingen voortranscriptie en analyse

Wanneer u de schakelaar ‘Transcriptie en analyse’ uitschakelt:

• zal HubSpot voortaan geen transcripties, samenvattingen en AI-inzichten meer genereren voor nieuwe vergaderingen, telefoongesprekken of persoonlijke gesprekken.
• Ook de functies voor notities maken worden uitgeschakeld.
• Bestaande opnames en transcripties worden niet verwijderd. Je kunt ze blijven bekijken en openen in je CRM.

Wanneer u de schakelaar voor transcriptie en analyse weer inschakelt:

• zal HubSpot automatisch opnames van de afgelopen zeven dagen transcriberen, mits er een geldige opname beschikbaar is.
• Opnames die ouder zijn dan zeven dagen worden niet met terugwerkende kracht getranscribeerd.

Gevolgen voor integraties

Wanneer u de schakelaar voor Transcriptie en analyse uitschakelt, hangt het effect op uw integraties af van de manier waarop deze gespreksgegevens aanleveren.

• Bij integraties die opname-URL's versturen (bijv. Zoom, Google Meet): opnames worden niet getranscribeerd zolang de instelling is uitgeschakeld.
• Voor integraties die voltooide transcripties rechtstreeks versturen: transcripties kunnen nog steeds in HubSpot verschijnen, zelfs als 'Transcriptie en analyse' is uitgeschakeld.

Vergelijk opties voor opnames en transcripties

Gesprekken kunnen worden opgenomen en getranscribeerd met Notetaker of met integraties van derden. De methode die je kiest, hangt af van verschillende factoren, waaronder het type vergadering dat je wilt vastleggen, je HubSpot-abonnement en de specifieke vereisten van de methode.

Notetaker voor vergaderingen (BETA)

Notetaker maakt opnames en transcripties van videovergaderingen.

• Vereisten voor het gebruik van Notetaker voor vergaderingen:
  • Uw account is aangemeld voor de bètaversie van de Meeting Notetaker met Smart Deal Progression van de ' '.
  • U hebt een toegewezen Sales- of Service -licentie.
  • U hebt een gekoppelde agenda.
  • De vergaderingen die u vastlegt, worden aangemaakt in Google Meet, Microsoft Teams of Zoom.
• Criteria die aangeven of deze optie geschikt is voor u:
  • U wilt videovergaderingen vastleggen zonder dat u een aparte integratie hoeft te installeren.
  • Je wilt gebruikmaken van de automatische samenvattingen die door Notetaker worden gegenereerd en in het betreffende CRM-record in HubSpot worden opgeslagen.

Lees hoe je Notetaker kunt gebruiken.

Notetaker voor telefoongesprekken

Notetaker kan ook opnames en transcripties van telefoongesprekken vastleggen.

• Vereisten voor het gebruik van Notetaker voor telefoongesprekken:
  • Je hebt HubSpot Calling ingesteld.
  • Je voldoet aan de technische vereisten voor het gebruik van de beltool.
• Criteria om te bepalen of deze optie geschikt is:
  • Je gebruikt HubSpot Calling al voor het afhandelen van inkomende en uitgaande telefoongesprekken.
  • U wilt gebruikmaken van de automatische samenvattingen die door Notetaker worden gegenereerd en in het betreffende CRM-record in HubSpot worden opgeslagen.

Lees hier hoe je gespreksopnames en transcripties kunt bekijken.

Notetaker voor persoonlijke vergaderingen (BETA)

Notetaker kan transcripties genereren voor fysieke vergaderingen die zijn vastgelegd in de HubSpot iOS-app.

• Vereisten voor het gebruik van Notetaker voor fysieke vergaderingen:
  • Je account is aangemeld voor de bètaversie van Notetaker voor fysieke vergaderingen [alleen iOS] .
  • Je neemt de vergadering via spraakopname op vanuit de HubSpot iOS-app.
• Criteria om te bepalen of deze optie geschikt is:
  • Uw verkopers gebruiken Apple-apparaten.
  • U wilt persoonlijke vergaderingen opnemen zonder te hoeven schakelen tussen meerdere apps (bijvoorbeeld: gebruikers kunnen CRM-gegevens raadplegen in de HubSpot iOS-app en direct een opname starten zonder naar een andere app te hoeven overschakelen).

Ontdek hoe u Notetaker kunt gebruiken voor persoonlijke vergaderingen.

Integraties met producten van derden

Er zijn diverse integraties met externe diensten waarmee gespreksopnames en transcripties naar HubSpot kunnen worden gesynchroniseerd. Je kunt relevante apps vinden in de App Marketplace.

• Vereisten voor het gebruik van integraties van derden:
  • De betreffende integratie moet geïnstalleerd zijn.
  • Afhankelijk van de specifieke integratie moet je mogelijk aanvullende instellingen configureren in de software van derden.
• Criteria om te bepalen of deze optie geschikt is:
  • Je hebt al een favoriete software voor het vastleggen van gesprekken en je wilt deze gesprekken in HubSpot opnemen.
  • Je gespreksopnames moeten naar meerdere bestemmingen worden gesynchroniseerd (d.w.z. je favoriete software is geïntegreerd met HubSpot en met andere software die je gebruikt).

Schakel Notetaker in

Nadat je de gespreksopname voor het account hebt ingeschakeld, kun je instellen voor welke soorten gesprekken er opnames en transcripties worden gemaakt.

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in de linkerzijbalk op 'Opname en transcriptie'.
3. Om videovergaderingen op te nemen en te transcriberen (BETA):
   • Zorg ervoor dat uw account is aangesloten bij de bètaversie van 'Meeting Notetaker met Smart Deal Progression '.
   • Schakel onder 'Notetaker-opties' de schakelaar 'Vergaderingen' in.
   • Lees hoe u Notetaker kunt gebruiken.
4. Om telefoongesprekken op te nemen en te transcriberen:
   • Zet onder de Notetaker-opties de schakelaar 'Telefoongesprekken' aan.
   • Lees hoe u gespreksopnames en transcripties kunt bekijken.
5. Om persoonlijke gesprekken op te nemen en te transcriberen met de mobiele iOS-app van HubSpot (BETA):
   • Zorg ervoor dat je account is aangemeld voor de bètaversie van 'Notetaker voor persoonlijke vergaderingen' [alleen iOS].
   • Schakel onder de Notetaker-opties de schakelaar 'Persoonlijke gesprekken' in.
   • Lees hier hoe je Notetaker kunt gebruiken voor persoonlijke vergaderingen.

Instellingen voor integratie met apps van derden beheren

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in de linkerzijbalk op Opname en transcriptie.
3. Klik onder 'Integraties' op de naam van de integratie waarvan u de instellingen wilt aanpassen.
4. Klik in het dialoogvenster aan de linkerkant op 'Beheren'.
5. Pas op de instellingenpagina van de integratie de integratieopties naar wens aan.

Lees hoe u de integraties voor Google Meet, Microsoft Teams en Zoom kunt koppelen en configureren.