Määritä keskustelun tallennus- ja transkriptiovaihtoehdot

Jos olet Super Admin, voit hallita sitä, miten keskustelut tallennetaan ja kirjoitetaan puhtaaksi HubSpotissa, ja voit hallita Notetakerin käyttöä. Voit myös hallita kolmannen osapuolen integraatioiden tallennus- ja transkriptiovaihtoehtoja.

Ennen kuin aloitat

Voit nauhoittaa ja puhtaaksikirjoittaa puheluita ja kokouksia seuraavasti:

• Notetaker
• Kolmannen osapuolen integraatiot

Voit halutessasi jopa käyttää näitä molempia vaihtoehtoja yhdessä (osa kokouksista tallennetaan Notetakerilla ja osa kolmannen osapuolen integraatiolla).

Vertaile käytettävissä olevia vaihtoehtoja selvittääksesi, mitkä tallennus- ja transkriptiomenetelmät sopivat sinulle parhaiten.

Tallennus- ja transkriptioasetusten hallinta

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Valitse vasemmassa sivupalkissa Tallennus ja transkriptio.
3. Yleiset asetukset-kohdassa Keskustelun tallennus ja transkriptio sekä analyysi -kytkimet ovat oletusarvoisesti päällä.
   • Jos haluat estää keskustelujen tallentamisen tilillä, kytke Keskustelujen tallennus -kytkin pois päältä.
   • Jos haluat estää keskustelujen transkription ja analyysin, kytke Transkription ja analyysi -kytkin pois päältä.

Transkriptio ja analyysi -asetuksen käyttäytyminen

Kun kytket Transkriptio ja analyysi -kytkimen pois päältä:

• HubSpot lakkaa jatkossa tuottamasta puhtaaksikirjoituksia, yhteenvetoja ja tekoälyyn perustuvia oivalluksia kaikista uusista kokouksista, puheluista tai henkilökohtaisista keskusteluista.
• Myös muistiinpanotoiminnot kytkeytyvät pois päältä.
• Olemassa olevia tallenteita ja transkriptioita ei poisteta. Voit edelleen tarkastella ja käyttää niitä CRM:ssäsi.

Kun otat Transkriptio- ja analyysikytkimen takaisin käyttöön:

• HubSpot transkriboi automaattisesti tallenteet viimeisten seitsemän päivän ajalta, kunhan kelvollinen tallenne on käytettävissä.
• Seitsemän päivää vanhempia tallenteita ei transkriboida takautuvasti.

Vaikutus integraatioihin

Kun kytket Transkriptio ja analyysi -kytkimen pois päältä, vaikutus integraatioihisi riippuu siitä, miten ne toimittavat puhelutietoja.

• Integraatiot, jotka lähettävät tallennusosoitteita (esim. Zoom, Google Meet): tallenteita ei kirjoiteta puhtaaksi, kun asetus on pois käytöstä.
• Integraatioiden osalta, jotka lähettävät valmiit transkriptiot suoraan: transkriptiot saattavat silti näkyä HubSpotissa, vaikka Transkriptio ja analyysi olisi poistettu käytöstä.

Vertaile tallennus- ja transkriptiovaihtoehtoja

Keskustelut voidaan nauhoittaa ja puhtaaksikirjoittaa Notetakerilla tai kolmannen osapuolen integraatioilla. Valitsemasi menetelmä riippuu useista tekijöistä, kuten siitä, minkä tyyppistä kokousta haluat tallentaa, HubSpot-tilauksestasi ja menetelmän erityisvaatimuksista.

Notetaker kokouksia varten (BETA)

Notetaker kaappaa tallenteita ja puhtaaksikirjoituksia videokokouksista.

• Vaatimukset Notetakerin käyttämiseksi kokouksissa:
  • Tilisi on valittuna Meeting Notetaker with Smart Deal Progression -betatestiin.
  • Sinulle on määritetty myynti- tai palvelupaikka.
  • Sinulla on liitetty kalenteri.
  • Tallentamasi kokoukset on luotu Google Meetissä, Microsoft Teamsissa tai Zoomissa.
• Hyvän soveltuvuuden kriteerit tämän vaihtoehdon valitsemiseksi:
  • Haluat kaapata videokokouksia ilman, että sinun tarvitsee asentaa erillistä integraatiota.
  • Haluat hyödyntää Notetakerin tuottamia automaattisia yhteenvetoja, jotka tallennetaan HubSpotin asianomaiseen CRM-tietueeseen.

Opi käyttämään Notetakeria.

Notetaker puheluita varten

Notetakerilla voi myös tallentaa puheluiden nauhoituksia ja puhtaaksikirjoituksia.

• Vaatimukset Notetakerin käyttämiseksi puheluita varten:
  • Olet ottanut käyttöön HubSpot Callingin.
  • Täytät soittotyökalun käytön tekniset vaatimukset.
• Hyvän soveltuvuuden kriteerit tämän vaihtoehdon valitsemiseksi:
  • Käytät jo HubSpot Callingia saapuvien ja lähtevien puhelujen käsittelyyn.
  • Haluat hyödyntää Notetakerin tuottamia automaattisia yhteenvetoja, jotka tallennetaan HubSpotin asianomaiseen CRM-tietueeseen.

Opi, miten voit tarkastella puhelutallenteita ja transkriptioita.

Henkilökohtaisten kokousten Notetaker (BETA)

Notetaker voi luoda puhtaaksikirjoituksia HubSpotin iOS-sovelluksessa kuvatuista henkilökohtaisista kokouksista.

• Vaatimukset Notetakerin käyttämiseksi henkilökohtaisissa kokouksissa:
  • Tilisi on valittuna In-Person Meeting Notetaker [vain iOS] -betatestiin .
  • Äänitallennat kokouksen HubSpot iOS -sovelluksesta.
• Hyvän sopivuuden kriteerit tämän vaihtoehdon valitsemiseksi:
  • Myyntihenkilösi käyttävät Applen laitteita.
  • Haluat nauhoittaa henkilökohtaisia kokouksia ilman, että sinun tarvitsee jonglöörata useiden sovellusten kanssa (esim. käyttäjät voivat viitata CRM-tietoihin HubSpot iOS -sovelluksessa ja aloittaa nauhoituksen välittömästi ilman, että heidän tarvitsee vaihtaa toiseen sovellukseen).

Lue, miten Notetakeria käytetään henkilökohtaisissa kokouksissa.

Kolmannen osapuolen integraatiot

Erilaiset kolmannen osapuolen integraatiot voivat synkronoida keskustelutallenteet ja -äänikirjoitukset HubSpotiin. Löydät asiaankuuluvat sovellukset App Marketplace-palvelusta.

• Kolmannen osapuolen integraatioiden käytön vaatimukset:
  • Sinulla on oltava kyseinen integraatio asennettuna.
  • Erityisestä integraatiosta riippuen sinun on ehkä määritettävä lisäasetuksia kolmannen osapuolen ohjelmistossa.
• Hyvän soveltuvuuden kriteerit tämän vaihtoehdon valitsemiseksi:
  • Sinulla on jo olemassa oleva ensisijainen ohjelmisto keskustelujen tallentamiseen ja haluat tuoda nämä keskustelut HubSpotiin.
  • Keskustelutallenteesi on synkronoitava useisiin kohteisiin (eli suosimasi ohjelmisto on integroitu HubSpotiin ja toiseen käyttämääsi ohjelmistoon).

Ota Notetaker käyttöön

Kun olet ottanut keskustelutallennuksen käyttöön tiliä varten, voit hallita, minkä tyyppiset keskustelut tuottavat tallenteita ja transkriptioita.

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Valitse vasemmassa sivupalkissa Tallennus ja transkriptio.
3. Videokokousten tallentaminen ja transkribointi (BETA):
   • Varmista, että tilisi on liittynyt Meeting Notetaker with Smart Deal Progression -betatestiin.
   • Kohdassa Notetaker-asetukset kytke Meetings-kytkin päälle.
   • Opi käyttämään Notetakeria.
4. Puhelujen nauhoittaminen ja puhtaaksikirjoittaminen:
   • Kytke Notetakerin asetukset-kohdassa Puhelut päälle.
   • Opi tarkastelemaan puhelutallenteita ja puhtaaksikirjoituksia.
5. Henkilökohtaisten keskustelujen nauhoittaminen ja puhtaaksikirjoittaminen HubSpotin mobiilisovelluksella iOS (BETA):
   • Varmista, että tilisi on liittynyt In-Person Meeting Notetaker [vain iOS] -betatestiin.
   • Kytke Notetaker-asetuksissa In-person-keskustelut-kytkin päälle.
   • Lue, miten Notetakeria käytetään henkilökohtaisissa kokouksissa.

Kolmannen osapuolen integraatioasetusten hallinta

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Valitse vasemmassa sivupalkissa Tallennus ja transkriptio.
3. Napsauta Integraatiot-kohdassa sen integraation nimeä, jonka asetuksia haluat muuttaa.
4. Napsauta vasemmalla olevassa valintaikkunassa Hallitse.
5. Säädä integraation asetussivulla integraatioasetuksia tarpeen mukaan.

Lue, miten Google Meet-, Microsoft Teams- ja Zoom-integraatiot liitetään ja määritetään.