Configurar opções de gravação e transcrição de conversas

Se você é um Superadministrador, pode controlar como as conversas são gravadas e transcritas no HubSpot e gerenciar o uso do Notetaker. Você também pode gerenciar as opções de gravação e transcrição para suas integrações de terceiros.

Antes de começar

Para registrar e transcrever suas chamadas e reuniões, você pode usar:

• Anotador
• Integrações de terceiros

Se desejar, você pode até usar essas duas opções juntas (algumas reuniões capturadas pelo Notetaker e outras capturadas por uma integração de terceiros).

Compare as opções disponíveis para descobrir quais métodos de gravação e transcrição são melhores para você.

Gerenciar configurações de gravação e transcrição

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de settings icon na barra de navegação superior.
2. Na barra lateral esquerda, clique em Transcrição de gravação &.
3. Em Configurações gerais, os botões Gravação de conversas e Transcrição e análise estão ativados por padrão.
   • Para evitar que as conversas sejam gravadas na conta, desative a opção Gravação de conversas .
   • Para evitar a transcrição e análise de conversas, desative a opção Transcrição e análise .

Comportamento de configuração de transcrição e análise

Ao desativar a opção Transcrição e análise :

• A HubSpot deixará de gerar transcrições, resumos e análises de IA para quaisquer novas reuniões, chamadas ou conversas presenciais a partir de agora.
• Os recursos do Notetaker também serão desativados.
• As gravações e transcrições existentes não serão excluídas. Você pode continuar a exibi-los e acessá-los em seu CRM.

Quando você ativa a opção Transcrição e análise novamente:

• A HubSpot transcreverá automaticamente as gravações dos últimos sete dias, desde que uma gravação válida esteja disponível.
• Gravações com mais de sete dias não serão transcritas retroativamente.

Impacto nas integrações

Quando você desativa a opção Transcrição e análise , o efeito sobre suas integrações depende de como elas fornecem os dados da chamada.

• Para integrações que enviam URLs de gravação (por exemplo, Zoom, Google Meet): as gravações não serão transcritas enquanto a configuração estiver desativada.
• Para integrações que enviam transcrições concluídas diretamente: as transcrições ainda podem aparecer no HubSpot, mesmo que a Transcrição e análise esteja desativada.

Comparar opções de gravação e transcrição

As Conversas podem ser gravadas e transcritas com o Notetaker ou com integrações de terceiros. O método escolhido depende de vários fatores, incluindo o tipo de agendador de reuniões que você deseja capturar, sua assinatura do HubSpot e os requisitos específicos do método.

Responsável por reuniões (BETA)

O Notetaker captura gravações e transcrições para videoconferências.

• Requisitos para usar o Notetaker para reuniões:
  • Sua conta optou por participar da versão beta do Agendador de reuniões com progressão de negócio inteligente .
  • Você tem uma licença atribuída do Sales ou Service.
  • Você tem um calendário conectado.
  • As reuniões que você está capturando são criadas no Google Meet, no Microsoft Teams ou no Zoom.
• Critérios de adequação para escolher esta opção:
  • Você deseja capturar videoconferências sem precisar instalar uma integração separada.
  • Você deseja aproveitar os resumos automáticos gerados pelo Notetaker e armazenados no CRM registro relevante no HubSpot.

Saiba como usar o Notetaker.

Anotador para chamadas

O Notetaker também pode capturar gravações e transcrições para chamadas telefônicas.

• Requisitos para usar o Notetaker para chamadas:
  • Você configurou as Chamadas do HubSpot.
  • Você atende aos requisitos técnicos para usar a ferramenta de chamadas.
• Critérios de adequação para escolher esta opção:
  •  Você já está usando as Chamadas da HubSpot para fazer e receber chamadas telefônicas.
  • Você deseja aproveitar os resumos automáticos gerados pelo Notetaker e armazenados no CRM registro relevante no HubSpot.

Saiba como revisar gravações e transcrições de chamadas.

Anotador para reuniões presenciais (BETA)

O Notetaker pode gerar transcrições para reuniões presenciais capturadas no aplicativo HubSpot para iOS.

• Requisitos para usar o Notetaker para reuniões presenciais:
  • Sua conta optou pela versão beta do Anotador de agendadores de reuniões presenciais [somente iOS].
  • Você captura a voz do agendador de reuniões do aplicativo HubSpot para iOS.
• Critérios de adequação para escolher esta opção:
  • Os representantes de vendas usam dispositivos Apple.
  • pretende registrar reuniões presenciais sem ter que lidar com vários aplicativos (por exemplo, os usuários podem consultar dados do CRM no aplicativo HubSpot para iOS e iniciar imediatamente uma gravação sem precisar mudar para outro aplicativo).

Saiba como usar o Notetaker para reuniões presenciais.

Integrações de terceiros

Várias integrações de terceiros podem sincronizar gravações e transcrições de conversas com o HubSpot. Você pode encontrar aplicativos relevantes no App Marketplace .

• Requisitos para usar integrações de terceiros:
  • Você deve ter a integração específica instalada.
  • Dependendo da integração específica, pode ser necessário definir configurações adicionais no software de terceiros.
• Critérios de adequação para escolher esta opção:
  • Você já tem um software preferido existente para capturar conversas e deseja trazer essas conversas para o HubSpot.
  • Suas gravações de conversas precisam ser sincronizadas com vários destinos (ou seja, seu software preferido está integrado ao HubSpot e a outro software que você usa).

Ativar o Notetaker

Depois de ativar a gravação de conversas para a conta, você pode controlar quais tipos de conversas geram gravações e transcrições.

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de settings icon na barra de navegação superior.
2. Na barra lateral esquerda, clique em Transcrição de gravação &.
3. Para registrar e transcrever videoconferências (BETA):
   • Certifique-se de que sua conta tenha ingressado no Agendador de reuniões com a versão beta do Progresso de Negócio Inteligente .
   • Em Opções do Anotador, ative a opção Reuniões.
   • Saiba como usar o Notetaker.
4. Para registrar e transcrever chamadas telefônicas:
   • Em Opções do Anotador, ative a opção Chamadas telefônicas.
   • Saiba como revisar gravações e transcrições de chamadas.
5. Para registrar e transcrever conversas pessoais usando o aplicativo iOS da HubSpot (BETA):
   • Verifique se sua conta ingressou na versão beta do Anotador de agendadores de reuniões presenciais [somente iOS ].
   • Em Opções do Notetaker, ative a opção conversas presencial.
   • Saiba como usar o Notetaker para reuniões presenciais.

Gerenciar configurações de integração de terceiros

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de settings icon na barra de navegação superior.
2. Na barra lateral esquerda, clique em Transcrição de gravação &.
3. Em Integrações, clique no nome da integração cujas configurações você deseja ajustar.
4. Na caixa de diálogo, à esquerda, clique em Gerenciar.
5. Na página de configurações da integração, ajuste as opções de integração conforme necessário.

Saiba como conectar e configurar as integrações do Google Meet, Microsoft Teams e Zoom .