Filtrer les tâches et gérer les vues des tâches

Une fois que vous avez créé des tâches, vous pouvez les filtrer en fonction des propriétés et enregistrer des filtres en tant que vues à revisiter.

Découvrez-en davantage sur les actions suivantes :

• Créer des tâches
• Effectuer des tâches
• Modifier ou supprimer des tâches

Si vous utilisez un appareil mobile, découvrez comment utiliser les tâches sur l'application mobile de HubSpot. 

Vues de tâches standard

La première fois que vous accédez à la page d'index des tâches, vous constatez un ensemble de vues par défaut basées sur des filtres communs. Toutes vos vues de tâches incluront automatiquement le critère Responsable : Moi, ce qui signifie que seules les tâches attribuées sont affichées.

• Tout : la liste complète de vos tâches attribuées et inachevées. Il s'agit de la vue qui s'ouvre par défaut lorsque vous accédez à la page index des tâches, mais vous pouvez modifier cette vue par défaut.
• Terminé : la liste complète de vos tâches assignées et terminées.
• Dû aujourd'hui : vos tâches attribuées, inachevées et dont la date d'échéance est la date actuelle.
• En retard : vos tâches attribuées et inachevées dont la date d'échéance est antérieure à la date actuelle.
• À venir : vos tâches attribuées inachevées dont la date d'échéance est postérieure à la date actuelle.
• Le plus engagé : vos tâches attribuées et inachevées pour lesquelles un contact associé a une valeur pour la propriété Dernière interaction.

Vous pouvez modifier les filtres des vues standard ou créer vos propres vues avec des critères personnalisés. 

Filtrer les tâches et enregistrer des vues de tâches

Vous pouvez filtrer les tâches en fonction de critères spécifiques et enregistrer les filtres que vous consultez souvent comme vues. Par exemple, créez une vue des tâches associées aux contacts qui ont récemment interagi.

Créer une vue de tâches

Pour créer une nouvelle vue enregistrée de tâche :

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Tâches.
2. Cliquez sur + Ajouter une vue. 
3. Cliquez sur Créer une nouvelle vue. 
   
   
4. Dans la fenêtre contextuelle, saisissez un nom pour la vue et sélectionnezl'audience souhaitée. 
5. Cliquez sur Confirmer. 

Ajouter des filtres à une vue de tâche

Pour ajouter ou modifier des filtres de la vue, utilisez les menus déroulants des propriétés en haut du tableau ou configurez des filtres avancés basés sur d'autres propriétés de tâche.

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Tâches.
2. Cliquez sur l'onglet de la vue. Pour ouvrir une vue qui n'apparaît pas sous forme d'onglet, cliquez sur + Ajouter une vue, puis sélectionnez une vue dans le menu déroulant.
3. Vous pouvez filtrer à l'aide des menus par défaut suivants : 
   • Responsable : filtre basé sur l'utilisateur attribué à la tâche.
   • Type de tâche : filtre basé sur le type de tâche (Appel, E-mail ou À faire).
   • Date d'échéance : filtrez en fonction de leur date d'échéance. Sélectionnez une heure relative basée sur la date du jour (par exemple, Demain, Le mois prochain).
   • File d'attente : filtrez selon si la tâche est incluse dans une file d'attente spécifique.
4. Pour filtrer selon d'autres propriétés, cliquez sur Plus de filtres. Dans le panneau de droite :
   • Sélectionnez la propriété selon laquelle vous souhaitez filtrer. S'il existe des filtres existants, cliquez sur ET, puis sélectionnez une propriété.
   • Définissez des critères pour la propriété sélectionnée, puis cliquez sur Appliquer le filtre. Découvrez-en davantage sur la configuration de critères.
   • Pour ajouter une autre propriété au même groupe de filtres, cliquez sur ET. Lorsque vous définissez plusieurs filtres, les tâches doivent répondre à tous les critères pour être incluses dans la vue. 
   • Pour supprimer un filtre existant, survolez le filtre, puis cliquez sur Supprimer delete. 
     
     
5. Pour enregistrer les filtres actuels, cliquez sur Enregistrer la vue. Dans la boîte contextuelle : 
   • Pour enregistrer les filtres dans la vue existante, cliquez sur Enregistrer. Seul l'utilisateur qui a créé la vue et les super administrateurs peuvent mettre à jour les filtres d'une vue existante.
   • Pour enregistrer les filtres en tant que nouvelle vue, cliquez sur Enregistrer en tant que nouveau. Dans la boîte de dialogue, saisissez un nom de vue, sélectionnez l'audience, puis cliquez sur Enregistrer.
     
   • Pour réinitialiser la vue actuelle à ses filtres enregistrés d'origine, sélectionnez Réinitialiser. Cela supprimera tous les nouveaux filtres que vous lui avez appliqués.

Une fois les tâches organisées dans une vue, vous pouvez les terminer l'une après l'autre ou les exporter.

Gérer les vues enregistrées des tâches

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Tâches.
2. Pour réorganiser vos vues, cliquez sur un onglet et faites-le glisser.
3. Pour définir une vue par défaut, cliquez sur l'onglet de la vue et faites-le glisser vers la position la plus à gauche. Cette vue sera le premier onglet qui apparaitra à chaque fois que vous accéderez à vos tâches. 
4. Pour fermer une vue, cliquez sur le X de l'onglet de la vue. Vous pouvez rouvrir la vue à partir du menu déroulant Ajouter une vue ou de la page Toutes les vues. 
   
   
5. Pour modifier les propriétés affichées sous forme de colonnes dans une vue de tâches, dans l'angle supérieur droit du tableau, cliquez sur Modifier les colonnes. Modifiez les colonnes, puis cliquez sur Appliquer. Découvrez-en davantage sur la personnalisation de l'affichage des colonnes.
6. Pour gérer toutes les vues de tâches enregistrées, cliquez sur Toutes les vues. Sur la page Toutes les vues, vos propres vues de tâches personnalisées sont affichées. 
   
7. Sur la page Toutes les vues, vous pouvez cloner, modifier, exporter ou supprimer toutes les vues de tâches personnalisées. Pour ce faire, passez le curseur de la souris sur une vue de tâche, cliquez sur Plus, puis sélectionnez une option :
   
   • Renommer : renommez la vue. Dans la boîte de dialogue, saisissez un nom, puis cliquez sur Enregistrer.
   • Supprimer : supprimez la vue. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Supprimer pour confirmer. La vue sera supprimée, mais les tâches incluses dans la vue ne le seront pas.
   • Gérer les partages : mettez à jour les utilisateurs qui ont accès à la vue. Dans la boîte de dialogue, choisissez de rendre la vue privée, de la partager avec votre équipe ou de la partager avec tous les utilisateurs du compte. Cliquez sur Enregistrer pour confirmer.
   • Cloner : clonez la vue. Dans la boîte de dialogue, saisissez un nom pour la vue clonée, puis cliquez sur Enregistrer. Une nouvelle vue sera créée avec les mêmes filtres.
   • Exporter : exportez les tâches dans la vue. Dans la boîte de dialogue, saisissez un nom pour l'export, sélectionnez le type de fichier et les données à exporter, puis cliquez sur Exporter.

Remarque : vous ne pouvez pas renommer, partager ou supprimer les vues de tâches standard.