Visualiser, compléter, modifier ou supprimer des tâches

Une fois que vous avez créé des tâches, vous pouvez les visualiser, les modifier, les compléter ou les supprimer à partir de différents endroits de votre compte HubSpot. Sur la page d'index, vous pouvez filtrer vos tâches en fonction des propriétés, enregistrer les filtres en tant que vues à revisiter et compléter les tâches l'une après l'autre à partir de n'importe quelle vue. Les utilisateurs ayant Super admin peuvent gérer les utilisateurs qui ont la permission de voir et de modifier les tâches.

Vous pouvez également choisir de recevoir chaque jour de la semaine, par e-mail, un récapitulatif des tâches à effectuer. Si vous êtes sur un appareil mobile, apprenez comment utiliser les tâches dans l'application mobile HubSpot.

Visualiser et filtrer les tâches

Filtrer les tâches et enregistrer les vues

Vous pouvez filtrer les tâches en fonction de critères spécifiques et enregistrer sous forme de vues les filtres auxquels vous revenez souvent. 

• Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Tâches.
• Par défaut, la première fois que vous naviguez vers les tâches, les tâches qui vous sont assignées sont affichées. Vous pouvez modifier votre vue par défaut. Pour ouvrir une autre vue :

  • Pour accéder à une vue épinglée, cliquez sur son onglet.

  • Pour ouvrir une vue qui n'apparaît pas sous forme d'onglet, cliquez sur + Ajouter une vue, puis sélectionnez une vue dans le menu déroulant.

  • Pour créer une vue, cliquez sur + Ajouter une vue, puis sélectionnez Créer une nouvelle vue. Dans la boîte de dialogue, saisissez un nom de vue, sélectionnez un paramètre de visibilité, puis cliquez sur Enregistrer.

• Cliquez sur les menus déroulants par défaut pour filtrer rapidement les tâches que vous souhaitez visualiser : 

• • Destinataire : cochez les cases situées à côté des noms des utilisateurs. Vous pouvez également cocher la case Pas d'assigné pour afficher les tâches qui n'ont été assignées à aucun utilisateur de HubSpot. En fonction de vos droits d'utilisateur  , il se peut que vous ne puissiez pas voir les tâches des autres utilisateurs.
  • Type de tâche: sélectionnez Appel, E-mail ou À faire.
  • Date d'échéance: sélectionnez une période basée sur la date du jour (par exemple,demain, le mois prochain).
  • File d'attente: sélection parmi les files d'attente de tâchesexistantes.
• Pour ajouter ou modifier des filtres supplémentaires, cliquez sur Plus de filtres. Dans le panneau de droite :
  • Pour modifier un filtre existant, cliquez sur le filtre.
  • Pour ajouter un nouveau filtre, cliquez sur ET, puis sélectionnez une propriété de tâche.
  • Définissez vos critères, puis cliquez sur Appliquer le filtre.

• • Pour supprimer un filtre existant, survolez le filtre, puis cliquez sur delete Supprimer.
  • Une fois que vous avez terminé, cliquez sur le X en haut à droite du panneau.

• Pour enregistrer les filtres actuels, cliquez à droite sur Enregistrer la vue. Dans la fenêtre contextuelle :

• • Pour mettre à jour les filtres et les paramètres de la vue actuelle, cliquez sur Enregistrer.

  • Pour enregistrer ces filtres et paramètres en tant que nouvelle vue, cliquez sur Enregistrer en tant que nouveau. Dans la boîte de dialogue, entrez un nom de vue, sélectionnez un paramètre de visibilité, puis cliquez sur Enregistrer.

  • Pour rétablir les filtres enregistrés à l'origine dans la vue actuelle, sélectionnez Réinitialiser. Cela supprimera tous les nouveaux filtres que vous lui avez appliqués.

Une fois les tâches organisées dans une vue, vous pouvez effectuer ces tâches l'une après l'autre ou exporter les tâches.

Gérer les vues sauvegardées des tâches

Vous pouvez épingler vos vues sous forme d'onglets, réorganiser les onglets et modifier ou supprimer des vues.

• Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Tâches.

• Pour créer une nouvelle vue sans filtre, cliquez sur + Ajouter une vue à droite de vos onglets, puis sur Créer une nouvelle vue.

• Pour ouvrir une vue enregistrée existante, cliquez sur + Ajouter une vue à droite de vos onglets, puis sélectionnez une vue dans le menu déroulant.
• Pour modifier ou supprimer une vue :
  • Pour les vues présentées sous forme d'onglets, cliquez sur l'onglet, puis sur le bouton downCarat carat vers le bas. Choisissez parmi les options suivantes :

• • • Épingler/Désépingler : épingler la vue pour qu'elle apparaisse toujours sous forme d'onglet sur la page d'index des tâches ou, si elle est déjà épinglée, la supprimer en tant qu'onglet épinglé.

• • • Définir la vue pardéfaut: définir la vue par défaut de sorte qu'elle s'ouvre chaque fois que vous naviguez vers la page d'index des tâches. L'onglet de la vue sera déplacé vers la position la plus à gauche.
    • Renommer: modifier le nom de la vue. Dans la boîte de dialogue, modifiez le nom, puis cliquez sur Enregistrer.
    • Supprimer : supprimez la vue. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Supprimer pour confirmer.
    • Cloner: créer une copie de la vue avec les mêmes filtres. Dans la boîte de dialogue, saisissez un nom pour la nouvelle vue, puis cliquez sur Enregistrer.
    • Réorganiser les vues: modifier l'ordre de vos onglets de vue. Dans le panneau de droite, faites glisser une vue pour modifier sa position, puis cliquez sur Enregistrer pour confirmer.
    • Gérer le partage: mettre à jour les paramètres de visibilité de la vue. Dans la boîte de dialogue, sélectionnez une option, puis cliquez sur Enregistrer.

• • Pour les vues qui ne sont pas affichées sous forme d'onglets, cliquez sur Gérer les vues. Dans l'écran Toutes les vues enregistrées des tâches: 

• • • Pour renommer, supprimer, cloner ou gérer les options de partage d'une vue, survolez la vue et cliquez sur le menu déroulant Options, puis sélectionnez une option.

• • • Si une vue est épinglée en tant qu'onglet, l'icône d'épinglage s'affiche à côté du nom de la vue pin est affichée à côté du nom de la vue. Pour désépingler une vue, cliquez sur l'icône pin icône d'épinglage. Pour épingler une vue, survolez-la et cliquez sur l'icône grise d'épinglage pin grise .

Remarque : vous ne pouvez pas renommer, partager ou supprimer les vues de tâches par défaut(Toutes, Terminées, Échéance aujourd'hui, Les plus engagées, En retard et Prochaines).

Personnaliser les propriétés affichées dans une vue

Vous pouvez modifier les colonnes de la page d'index des tâches pour afficher certaines propriétés pour toutes les tâches et dans chaque vue individuelle. Pour modifier les colonnes :

• Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Tâches.
• Naviguez jusqu'à la vue que vous souhaitez personnaliser.

• À droite, cliquez sur Modifier les colonnes.

• Dans la boîte de dialogue, sélectionnez les propriétés que vous souhaitez afficher sous forme de colonnes. Le titre et le statut de la tâche sont inclus par défaut.
  • Titre: le nom de la tâche.
  • Statut: le statut actuel de la tâche, soit terminé, soit non commencé.
  • Date d'achèvement : date à laquelle la tâche a été achevée.
  • Date d'échéance : la date à laquelle la tâche est due. Une date antérieure sera affichée si la tâche est en retard.
  • Priorité: le niveau de priorité de la tâche, qui peut être faible, moyen ou élevé.
  • Type de tâche : le type de tâche, notamment Appel, E-mail ou À faire.
  • File d'attente : la file d'attente dans laquelle la tâche est incluse.
  • Attribué à : l'utilisateur HubSpot à qui est attribuée la tâche.
  • Notes : toute note que vous avez incluse dans la tâche.
  • Date de création : date à laquelle la tâche a été créée.
  • Date de la dernière modification: la dernière date à laquelle la tâche a été modifiée.
  • Date d'affectation du propriétaire: date à laquelle le propriétaire des tâches a été affecté.
• Dans le panneau de droite, cliquez sur les colonnes et faites-les glisser pour modifier leur ordre, ou cliquez sur X pour supprimer les colonnes que vous ne souhaitez pas afficher.
• Cliquez sur Appliquer.

Modifier, compléter et supprimer des tâches

Vous pouvez modifier, compléter ou supprimer vos tâches sur la page d'index des tâches, sur un enregistrement associé à la tâche ou dans votre boîte de réception Gmail.

Veuillez noter : si vous modifiez tâches récurrentes à partir de la page d'index des tâches, vous aurez la possibilité d'appliquer les mises à jour à cette tâche ou à cette tâche et à toutes les tâches futures. Si vous modifiez des tâches récurrentes dans l'enregistrement de l'objet ou dans Gmail, les modifications ne seront appliquées qu'à la tâche existante. 

Travailler sur des tâches sur la page index des tâches

• Sélectionnez une vue des tâches ou filtrez les tâches que vous souhaitez visualiser.

• Pour terminer une tâche, cliquez sur la coche à gauche de la tâche.

• Pour modifier ou supprimer une tâche unique, survolez-la et cliquez sur Modifier. Dans le panneau de droite :

• Pour modifier, apportez des changements aux détails de la tâche et cliquez sur Enregistrer.
• Pour supprimer, en bas du tableau de bord, cliquez sur Supprimer. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Supprimer pour confirmer.
• Pour compléter, modifier, supprimer ou déplacer des tâches vers différentes files d'attente en vrac:
• Cochez les cases situées à côté des tâches. Pour sélectionner toutes les tâches de votre page actuelle, cochez la case Sélectionner tout en haut à gauche du tableau. Pour sélectionner tous les enregistrements du filtre, cochez la case Sélectionner tout, puis cliquez sur le lien Sélectionner toutes les tâches [nombre].

• • En haut du tableau, sélectionnez l'action que vous souhaitez entreprendre :
    • Lancer [x] tâches: effectuer les tâches sélectionnées de manière consécutive (nécessite un siège attribué  Sales Hub ).
    • Marquer comme terminé : les tâches sélectionnées seront marquées comme terminées.
    • Modifier: dans la boîte de dialogue, cliquez sur le menu déroulant Propriété à mettre à jour et sélectionnez la propriété à modifier. Saisissez ou sélectionnez la valeur mise à jour et cliquez sur Enregistrer. 
    • Supprimer: dans la boîte de dialogue, cliquez sur Supprimer. Les tâches sélectionnées seront supprimées.
    • Modifier la file d'attente: dans la boîte de dialogue, cliquez sur le menu déroulant File d'attente et sélectionnez la file d'attente de votre choix file d'attente à laquelle vous souhaitez ajouter ces tâches. Cliquez sur Enregistrer.

Effectuer des tâches consécutives dans une vue (Sales Hub seat required)

Les utilisateurs auxquels a été attribué Sales Hub siège peuvent effectuer les tâches l'une après l'autre dans chaque vue.

• Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Tâches.
• Naviguez jusqu'à la vue qui comprend les tâches sur lesquelles vous souhaitez travailler.

• Pour effectuer toutes les tâches d'une vue l'une après l'autre, cliquez sur Démarrer [x] tâches à droite. Pour effectuer quelques tâches spécifiques l'une après l'autre, cochez les cases situées à côté des tâches, puis cliquez sur Démarrer [x] tâches en haut du tableau.

• Vous serez redirigé vers l'enregistrement associé à la première tâche. Si vous avez spécifié un type de tâche  (par exemple, e-mail, appel ou LinkedIn Sales Navigator), l'éditeur d'activité correspondant s'ouvrira automatiquement sur l'enregistrement. Si la vue contient des tâches qui ne sont associées à aucun enregistrement, vous serez invité à ajouter des associations, à terminer les tâches ou à les ignorer. 

Remarque : si vous avez ajouté un message dans le champ Notes lors de la création d'une tâche dans LinkedIn Sales Navigator, l'InMail ou la demande de connexion ne s'enrichira pas automatiquement de ce contenu. Vous devrez saisir manuellement le contenu du message.

• Sur chaque enregistrement, effectuez l'une des opérations suivantes pour accomplir la tâche :
  • Complétez la tâche dans l'éditeur d'activités, puis cliquez sur Terminer pour passer à la tâche suivante.
  • Si vous envoyez un e-mail à un contact alors que vous êtes dans une vue de tâche, choisissez de compléter automatiquement ou non la tâche lorsque l'e-mail est envoyé :
    • En bas de l'éditeur d'e-mail, sélectionnez le carat vers lebas. 
    • Pour envoyer un E-mail et terminer la tâche, sélectionnez Envoyer et terminer la tâche.
    • Pour envoyer un e-mail tout en gardant la tâche incomplète, sélectionnez Envoyer pour envoyer immédiatement ou Envoyer plus tard pour planifier l'e-mail.

• Si vous ne pouvez pas terminer la tâche, effectuez l'une des actions suivantes :
  • Pour ignorer la tâche et passer à la suivante, cliquez en haut à droite sur Ignorer. La tâche ne sera pas terminée.
  • Pour reporter la date d'échéance à une date ultérieure, cliquez sur Reporteren haut à droite. Une fois la tâche reprogrammée, cliquez sur Suivant pour passer à la tâche suivante.

• Pour quitter la vue des tâches et rester sur l'enregistrement, cliquez sur Xen haut à droite.
• Pour afficher les tâches à venir dans la vue, cliquez sur le menu déroulant Progrès.

Vous pouvez cliquer sur tous les enregistrements associés dans le panneau droit de l'enregistrement  tout en restant dans la vue de la tâche. Vous ne pouvez pas supprimer une tâche sur un enregistrement pendant que vous travaillez dans la vue des tâches. Pour supprimer une tâche dans une vue, retourner à la page d'index des tâches.

Travailler avec des tâches sur un enregistrement

• Accédez à vos fiches d'informations :
• Contacts : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.
• Entreprises : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Entreprises.
• Transactions : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Transactions.
• Tickets : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Tickets.
• Objets personnalisés : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > [Objet personnalisé]. Si votre compte comporte plusieurs objets personnalisés, passez la souris sur Objets personnalisés, puis sélectionnez l'objet personnalisé que vous souhaitez afficher.

• Cliquez sur le nom de la fiche d'informations.
• Pour afficher les tâches associées à l'enregistrement, cliquez sur Tâches dans le panneau central.

• Localisez la tâche avec laquelle vous souhaitez travailler. Si les détails de la tâche sont réduits, cliquez sur la flèche droite en haut à gauche de la tâche pour la développer rightlaflèche droite en haut à gauche de la tâche pour la développer.
• Sur la tâche, vous pouvez cliquer sur chaque champ ou menu déroulant pour modifier les détails de la tâche.

• Pour terminer la tâche, cliquez sur la coche à côté du titre de la tâche.
• Pour supprimer la tâche, cliquez sur le menu déroulant Actions en haut de la tâche, puis sélectionnez Supprimer. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Supprimer pour confirmer.
• Pour commenter la tâche, cliquez en bas sur Ajouter un commentaire.
• Pour des actions supplémentaires, cliquez sur le menu déroulant Actions, puis sélectionnez l'une des actions suivantes :
  • Épingler : cliquez pour épingler la tâche en haut de la fiche d'informations.
  • Historique : cliquez pour afficher l'historique de propriété associé à la tâche. 

Travaillez sur des tâches dans votre boîte de réception Gmail

• Connectez-vous à Gmail.

• Dans la partie droite de votre boîte de réception Gmail, cliquez sur l'icône sprocket icône de la roue dentée.

• Cliquez sur l'onglet Tâches.
• Cliquez sur Filtre pour filtrer vos tâches :
  • Dans la section Filtrer par, utilisez les menus déroulants pour filtrer par types de tâches spécifiques (Tous les types, Appels, E-mails ou Tâches) ou par dates d'échéance des tâches (Toutes les dates, Échéance aujourd'hui, Échéance cette semaine ou En retard).
  • Dans la section Trier par, utilisez le menu déroulant pour trier vos tâches en fonction de la date d'échéance ou de la priorité de la tâche.

• Pour terminer une tâche, cliquez sur la coche située à côté du titre de la tâche.
• Pour modifier une tâche, cliquez sur la tâche et mettez à jour ses détails. Une fois cette étape terminée, cliquez sur Enregistrer.

• Pour afficher une tâche dans votre compte HubSpot, passez le curseur de la souris sur cette tâche et cliquez sur le menu déroulant Actions. Sélectionnez Afficher dans HubSpot.
• Pour supprimer une tâche, survolez-la et cliquez sur le menu déroulant Actions. Sélectionner Supprimer.