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Avertissement : cet article est le résultat de la traduction automatique, l'exactitude et la fidélité de la traduction ne sont donc pas garanties. Pour consulter la version originale de cet article, en anglais, cliquez ici.
Tasks

Utiliser les files d'attente

Dernière mise à jour: septembre 28, 2022

Disponible avec :

Sales Hub Starter, Pro, Entreprise
Service Hub Starter, Pro, Entreprise

Dans HubSpot, vous pouvez créer des tâches pour vous aider à gérer votre liste de choses à faire. Pour terminer les tâches l'une après l'autre, vous pouvez créer une file d'attente. Lorsque vous commencez la file d'attente de tâches, vous serez redirigé vers la fiche d'informations associée (contact, entreprise, etc.) pour terminer la première tâche. Une fois la tâche terminée, vous serez redirigé vers la fiche d'informations associée à la tâche suivante.

Les utilisateurs disposant d'un siège assigné de Sales Hub ou Service Hub Professional ou Enterprise peuvent également inviter d'autres utilisateurs disposant de sièges Professional et Enterprise à travailler sur les tâches d'une file d'attente. 

Remarque : Chaque utilisateur peut créer jusqu'à 20 files d'attente dans chaque compte. Si vous devez créer une nouvelle file d'attente et que vous avez atteint la limite, envisagez la suppression d'une file d'attente terminée pour pouvoir en créer une nouvelle.

Créer une file d'attente de tâches

Les utilisateurs disposant d'une licence attribuée Sales Hub ou Service Hub Starter, Pro ou Entreprise peuvent créer des files d'attente de tâches pour une utilisation individuelle. Si vous êtes un utilisateur disposant d'un siège Professional ou Enterprise, vous pouvez également créer des files d'attente partagées pour d'autres utilisateurs disposant desièges Professional et Enterprise.

Pour créer une nouvelle file d'attente de tâches :

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Tâches.
  • Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Ajouter une file d'attente.

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  • Dans le panneau de droite, saisissez un nom pour votre file d'attente de tâches.
  • Si vous êtes un utilisateur disposant d'un siège sur Sales Hub ou Service Hub Professional ou Enterprise , vous pouvez inviter d'autres utilisateurs à votre file d'attente de tâches. Seul le créateur  de la file d'attente de tâches peut inviter des utilisateurs et apporter des modifications, telles que la modification ou la suppression de la file d'attente.

Remarque : Vous ne pouvez ajouter à une file d'attente que des utilisateurs disposant d'une licence Sales Hub ou Service Hub Pro ou Entreprise. Si vous attribuez une tâche dans une file d'attente à un utilisateur qui n'a pas accès à celle-ci, cette tâche sera supprimée de la file d'attente.

    • Cliquez sur le menu déroulant Ajouter des utilisateurs à la file d'attente et recherchez les utilisateurs que vous souhaitez inviter.
    • Sélectionnez les cases à cocher à côté de leurs noms.
    • Pour supprimer un utilisateur invité, cliquez sur X à côté de son nom dans le menu déroulant.

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Ajouter des tâches à la file d'attente

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Tâches.
  • Pour ajouter une nouvelle tâche à une file d'attente, cliquez sur Créer une tâche. Saisissez les détails de votre tâche et sélectionnez une file d'attente dans le menu déroulant File d'attente.
  • Pour ajouter des tâches existantes à une file d'attente, cochez les cases en regard des tâches que vous souhaitez inclure dans votre file d'attente, puis cliquez sur Modifier la file d'attente en haut du tableau.

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  • Dans la boîte de dialogue, sélectionnez la file d'attente dans le menu déroulant.
  • Cliquez sur Enregistrer.

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Vous et tous les utilisateurs partageant la file d'attente auront désormais accès aux tâches dans la file d'attente de tâches et pourront contribuer à leur réalisation. 

Terminer des tâches dans une file d'attente

Lorsque vous démarrez une file d'attente de tâches, vous êtes redirigé vers les fiches d'informations associées aux tâches dans la file d'attente, à commencer par la première. Toute tâche dans la file d'attente qui n'est associée à aucune fiche d'informations sera automatiquement ignorée. Si aucune des tâches de la file d'attente n'est associée à un enregistrement, la file d'attente ne peut pas démarrer.

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Tâches.
  • Cliquez sur la file d'attente des tâches sur laquelle vous voulez travailler. Les onglets de file d'attente de tâches comprennent également des files d'attente par défaut, telles que la file d'attente à venir.
  • Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Commencer les tâches. Si vous disposez de tâches dans la file d'attente qui ne sont pas associées à des fiches d'informations, vous serez invité à ajouter une association, à terminer la tâche ou à ignorer la tâche.

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Vous serez redirigé vers la fiche d'informations associée à la première tâche dans la file d'attente. Si vous avez spécifié un type de tâche (par exemple, courriel, appel ou navigateur de vente LinkedIn), l'éditeur d'activité correspondant s'ouvre automatiquement sur l'enregistrement

Remarque : Si vous avez ajouté du contenu de message au champ Notes lors de la création d'une tâche LinkedIn Sales Navigator, le message InMail ou la demande de connexion ne renseignera pas automatiquement ce contenu. Vous devrez saisir manuellement le contenu du message.

Sur chaque enregistrement, vous pouvez effectuer l'une des opérations suivantes :

  • Si vous pouvez terminer la tâche, cliquez sur Terminer pour passer à la tâche suivante.
  • Si vous envoyez un e-mail à un contact lorsque vous êtes dans une file d'attente, vous pouvez choisir de terminer ou non automatiquement la tâche lorsque l'e-mail est envoyé :
    • En bas de l'éditeur d'e-mails, sélectionnez l'icône downCarat
    • Pour envoyer un e-mail et terminer la tâche, sélectionnez Envoyer et terminer la tâche. Pour envoyer un e-mail mais ne pas terminer la tâche, sélectionnez Envoyer pour envoyer immédiatement ou Envoyer plus tard pour planifier l'e-mail.
  • Si vous ne pouvez pas terminer la tâche, effectuez l'une des actions suivantes :
    • Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Ignorer pour ignorer cette tâche et passer à la suivante. La tâche ne sera pas terminée.
    • Pour replanifier la date d'échéance à une date ultérieure, dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Replanifier. Puis, cliquez sur Suivant pour passer à la tâche suivante.
    • Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur X pour quitter la file d'attente et rester sur la fiche d'informations. 
  • Vous pouvez cliquer sur une fiche d'informations associée dans le panneau de droite de la fiche d'informations, et toujours rester dans la file d'attente. Vous pouvez également consulter les tâches à venir dans la file d'attente à tout moment en cliquant sur le menu déroulant Progression.

Vous ne pouvez pas supprimer une tâche sur un enregistrement tout en travaillant dans la file d'attente des tâches. Pour supprimer une tâche dans une file d'attente, revenez à la page d'index des tâches.

Modifier, supprimer ou réorganiser des files d'attente de tâches

Vous pouvez changer le nom d'une file d'attente de tâches et modifier les tâches incluses dans la file. Vous pouvez également supprimer les files d'attente de tâches inutilisées et les réorganiser à votre convenance. Si vous êtes un utilisateur disposant d'un siège Professional ou Enterprise, vous pouvez donner à d'autres utilisateurs Professional et Enterprise l'accès à une file d'attente.

Remarque : pour les files d'attente de tâches partagées, seul l'utilisateur qui a créé la file d'attente peut la modifier ou la supprimer.

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Tâches.
  • Sélectionnez la file d'attente que vous souhaitez supprimer dans les onglets en haut. Si la file d'attente n'apparaît pas, cliquez sur le menu déroulant Plus et sélectionnez la file d'attente.
  • Une fois l'onglet approprié, cliquez sur le nom de la file d'attente. Dans le menu déroulant :
    • Modifier : renommer la file d'attente de tâches et ajouter ou supprimer des utilisateurs avec accès à la file d'attente dans le panneau de droite. Cliquez sur Enregistrer.
    • Supprimer : supprimer la file d'attente. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Supprimer.
    • Réorganiser les files d'attente : réorganiser les onglets de file d'attente. Dans le panneau de droite, faites glisser les files d'attente selon l'ordre de votre choix et cliquez sur Enregistrer.

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Ajouter automatiquement des tâches à une file d'attente

Dans les comptes ayant accès aux flux de travail ou auxséquences , vous pouvez créer des tâches automatiquement et les ajouter à une file d'attente de tâches partagées, ce qui permet à d'autres utilisateurs de visualiser et de réaliser les tâches.

Dans un workflow (Pro et Entreprise uniquement)

Lorsque vous créez un workflow et ajoutez une action Créer une tâche, dans le panneau de droite, vous pourrez ajouter les tâches à une file d'attente.

  • Lorsque vous ajoutez la section Créer une tâche, cliquez sur le menu déroulant Ajouter à la file d'attente et sélectionnez la file d'attente à laquelle ajouter la tâche.
  • Saisissez les détails de la tâche, puis cliquez sur Enregistrer.
Si vous sélectionnez une file d'attente partagée avec plusieurs utilisateurs, tous ces utilisateurs pourront consulter et terminer ces tâches.

Dans une séquence (Pro et Entreprise uniquement)

Lorsque vous créez une séquence et ajoutez une étape de tâche, vous pourrez sélectionner la file d'attente à laquelle ajouter la tâche.

  • Lorsque vous ajoutez une étape de tâche, cliquez sur le menu déroulant File d'attente et sélectionnez la file d'attente à laquelle ajouter la tâche.
  • Cliquez sur Ajouter, puis poursuivez la modification de votre séquence.

Si vous sélectionnez une file d'attente partagée avec plusieurs utilisateurs, tous ces utilisateurs pourront consulter et terminer ces tâches.

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