Tasks

Utiliser les files d'attente

Dernière mise à jour: octobre 19, 2020

Disponible avec :

Hub Sales Starter, Professional, Enterprise
Hub Services Starter, Professional, Enterprise

Vous pouvez créer des tâches et les attribuer à vous-même ou à d'autres utilisateurs, et recevoir des tâches attribuées par d'autres utilisateurs dans votre compte HubSpot.

Pour terminer les tâches l'une après l'autre dans HubSpot, vous pouvez créer et utiliser une file d'attente. Une fois que vous créez et ajoutez des tâches à une file d'attente, vous pouvez inviter d'autres utilisateurs de votre compte HubSpot à travailler dans cette file d'attente.

Lorsque vous commencez la file d'attente, vous serez redirigé vers la fiche d'informations du contact correspondante afin de terminer la première tâche. Après avoir terminé la première tâche, poursuivez avec les autres tâches de la file d'attente jusqu'à les avoir toutes terminées, replanifiées ou ignorées.

Remarque : Pour commencer une file d'attente de tâches, vous devez posséder une licence assignée payante Hub Sales ou Hub Services.

Créer une file d'attente de tâches

Pour créer une file d'attente de tâches :

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Tâches.
  • Dans le menu latéral de gauche, cliquez sur Ajouter une file d'attente.
  • Dans le panneau de droite, saisissez le nom de votre file d'attente.
  • Si vous disposez d'un abonnement Hub Sales Pro ou Entreprise, ou Hub Services Pro ou Entreprise, vous pouvez inviter des utilisateurs pour votre file d'attente :
    • Cliquez sur le menu déroulant Ajouter des utilisateurs à la file d'attente et recherchez les utilisateurs que vous souhaitez inviter.
    • Sélectionnez les cases à cocher à côté de leurs noms.
    • Pour supprimer un utilisateur invité, cliquez sur X à côté de son nom dans le menu déroulant.

Remarque : Seuls les utilisateurs disposant d'une licence Hub Sales ou Hub Services Pro ou Entreprise peuvent être ajoutés à la file d'attente. Seul le créateur de la file d'attente peut inviter des utilisateurs pour sa file d'attente et y apporter des modifications.

  • Cliquez sur Enregistrer. Les photos de profil des utilisateurs doivent apparaitre à côté du nom de la file d'attente.
  • Cette nouvelle file d'attente sera vide. Vous devez ajouter des tâches à la file d'attente.
Pour ajouter des tâches existantes à la file d'attente vide :
  • Dans le menu latéral de gauche, cliquez sur Ouvrir des tâches.
  • Sélectionnez les cases à cocher à côté des tâches.
  • En haut du tableau, cliquez sur Ajouter à la file d'attente.
  • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le menu déroulant File d'attente et sélectionnez une file d'attente. Cliquez ensuite sur Ajouter.

Lorsque vous créez une nouvelle tâche, vous pouvez l'ajouter à la file d'attente en cliquant sur le menu déroulant File d'attente et en sélectionnant la file d'attente à laquelle vous souhaitez ajouter la tâche.

Pour commencer une file d'attente directement depuis une vue filtrée dans le tableau de bord des tâches, cliquez sur Démarrer la file d'attente dans le coin supérieur droit. Ces vues par défaut filtrent les tâches par statut ou par type, ce qui vous permet de prioriser les tâches urgentes ou de vous concentrer sur un type de tâche spécifique.

Remarque : La capacité de chaque file d'attente est limitée à 500 tâches et chaque utilisateur est limité à 10 files d'attente par compte. Si vous devez créer une nouvelle file d'attente et que vous avez atteint la limite, envisagez la suppression d'une file d'attente terminée pour pouvoir en créer une nouvelle.

Terminer les tâches dans la file d'attente

Pour commencer une file d'attente de tâches :

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Tâches.
  • Dans le menu latéral de gauche, cliquez sur la file d'attente sur laquelle vous souhaitez travailler. Vous pouvez également cliquer sur un filtre (par exemple, Tâches ouvertes).
  • Dans le coin supérieur droit, cliquez sur Démarrer la file d'attente.
  • Ceci vous conduira à la fiche d'informations correspondante afin que vous puissiez terminer votre tâche. Vous pouvez cliquer sur une fiche d'informations associée dans le panneau de droite de la fiche d'informations si vous avez besoin d'informations supplémentaires, et toujours dans la file d'attente.
  • Si vous avez ajouté des tâches LinkedIn Sales Navigator à votre file d'attente, LinkedIn Sales Navigator s'ouvrira afin que vous puissiez envoyer le message InMail ou la demande de connexion directement depuis la file d'attente.

Remarque : Si vous avez ajouté du contenu de message au champ Notes lors de la création d'une tâche LinkedIn Sales Navigator, le message InMail ou la demande de connexion ne renseignera pas automatiquement ce contenu. Vous devrez saisir manuellement le contenu du message.

  • Si vous ne pouvez pas terminer la tâche, suivez l'une de ces procédures :
    • Dans le coin supérieur droit, cliquez sur Ignorer pour ignorer cette tâche maintenant et passer à la tâche suivante.
    • Dans le coin supérieur droit, cliquez sur Replanifier pour mettre à jour la date d'échéance de la tâche. Une fois la tâche replanifiée, cliquez sur Suivant pour passer à la suivante.
    • Dans le coin supérieur droit, cliquez sur X pour quitter la file d'attente et rester sur la fiche d'informations.
  • Si vous avez terminé la tâche, dans le coin supérieur droit, cliquez sur Terminer.
  • Vous pouvez également consulter les tâches à venir dans la file d'attente en cliquant sur le menu déroulant Progression.

 

Modifier ou supprimer des files d'attente

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Tâches.
  • Dans le menu latéral de gauche, cliquez sur la file d'attente que vous souhaitez modifier ou supprimer.
  • Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur le menu déroulant Actions.
    • Supprimer la file d'attente : sélectionnez et dans la boîte de dialogue, cliquez sur Supprimer pour supprimer complètement la file d'attente.
    • Modifier la file d'attente : sélectionnez et dans le panneau de droite, vous pouvez renommer la file d'attente et mettre à jour les utilisateurs qui y ont accès. Une fois cette étape terminée, cliquez sur Enregistrer.

Ajouter d'autres utilisateurs à une file d'attente existante

Si vous disposez d'un abonnement Hub Sales Pro ou Entreprise, ou Hub Services Pro ou Entreprise, vous pouvez ajouter des utilisateurs à votre file d'attente. Ces utilisateurs pourront alors consulter et effectuer les tâches dans la file d'attente.

Vous ne pouvez ajouter que des utilisateurs disposant d'une licence Hub Sales ou Hub Services Pro ou Entreprise et seul le créateur de la file d'attente peut ajouter des utilisateurs à sa file d'attente et y apporter des modifications.

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Tâches.
  • Dans le menu latéral de gauche, cliquez sur la file d'attente existante à laquelle vous souhaitez ajouter des utilisateurs. Vous pouvez également créer une nouvelle file d'attente à laquelle ajouter des utilisateurs.
  • À côté du nom de la file d'attente, cliquez sur Partager.

  • Dans le panneau de droite, cliquez sur le menu déroulant Ajouter des utilisateurs à la file d'attente et recherchez les utilisateurs que vous souhaitez inviter. Sélectionnez les cases à cocher à côté de leurs noms. Vous pouvez supprimer un utilisateur invité en cliquant sur X à côté de son nom dans le menu déroulant.

  • Cliquez sur Enregistrer. Les photos de profil des utilisateurs doivent apparaitre à côté du nom de la file d'attente de la tâche. Les utilisateurs invités auront désormais accès aux tâches dans la file d'attente et pourront effectuer des tâches dans la file d'attente.

Ajouter automatiquement des tâches à une file d'attente

Si vous avez accès à l'outil Workflows ou à l'outil Séquences, vous pouvez créer des tâches automatiquement et les ajouter à une file d'attente partagée, permettant aux utilisateurs qui y sont invités de consulter et d'effectuer les tâches.

Dans un workflow

Cela s'applique uniquement si vous avez accès aux workflows. Lorsque vous créez un workflow et ajoutez une action Créer une tâche, dans le panneau de droite, vous pourrez ajouter les tâches à une file d'attente.

Après avoir ajouté l'action Créer une tâche, dans le panneau de droite :

  • Cliquez sur le menu déroulant Ajouter à la file d'attente et sélectionnez la file d'attente à laquelle ajouter la tâche.
  • Après avoir saisi les informations pertinentes dans les autres champs, cliquez sur Enregistrer.

Si vous sélectionnez une file d'attente partagée avec plusieurs utilisateurs, tous ces utilisateurs pourront consulter et effectuer ces tâches.

Dans une séquence

Cela s'applique uniquement si vous avez accès aux séquences. Lorsque vous créez une séquence et ajoutez une étape de tâche, vous pourrez sélectionner la file d'attente à laquelle ajouter la tâche.

  • Lorsque vous ajoutez une étape de tâche, cliquez sur le menu déroulant File d'attente et sélectionnez la file d'attente à laquelle ajouter la tâche.
  • Cliquez sur Ajouter, puis poursuivez la modification de votre séquence.

Si vous sélectionnez une file d'attente partagée avec plusieurs utilisateurs, tous ces utilisateurs pourront consulter et effectuer ces tâches.