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Avertissement : cet article est le résultat de la traduction automatique, l'exactitude et la fidélité de la traduction ne sont donc pas garanties. Pour consulter la version originale de cet article, en anglais, cliquez ici.
Tasks

Utiliser les files d'attente

Dernière mise à jour: mars 30, 2021

Disponible avec :

Hub Sales Starter, Professional, Enterprise
Hub Services Starter, Professional, Enterprise

Dans HubSpot, vous pouvez créer des tâches, les attribuer à vous-même ou à d'autres utilisateurs et recevoir des tâches attribuées par d'autres utilisateurs dans votre compte.

Pour terminer les tâches l'une après l'autre, vous pouvez créer une file d'attente. Vous pouvez également inviter d'autres utilisateurs dans votre compte HubSpot à collaborer sur les tâches dans une file d'attente. Lorsque vous commencez la file d'attente de tâches, vous serez redirigé vers la fiche d'informations associée (contact, entreprise, etc.) pour terminer la première tâche. Une fois la tâche terminée, vous serez redirigé vers la fiche d'informations associée à la tâche suivante.

Remarque : La capacité de chaque file d'attente est limitée à 500 tâches. Chaque utilisateur peut créer jusqu'à 10 files d'attente dans chaque compte. Si vous devez créer une nouvelle file d'attente et que vous avez atteint la limite, envisagez la suppression d'une file d'attente terminée pour pouvoir en créer une nouvelle.

Créer une file d'attente de tâches

Pour créer une nouvelle file d'attente de tâches :

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Tâches.
  • Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Ajouter une file d'attente.

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  • Dans le panneau de droite, saisissez un nom pour votre file d'attente de tâches.
  • Si vous disposez d'un abonnement Hub Sales Pro ou Entreprise, ou Hub Services Pro ou Entreprise, vous pouvez inviter des utilisateurs pour votre file d'attente :
    • Cliquez sur le menu déroulant Ajouter des utilisateurs à la file d'attente et recherchez les utilisateurs que vous souhaitez inviter.
    • Sélectionnez les cases à cocher à côté de leurs noms.
    • Pour supprimer un utilisateur invité, cliquez sur X à côté de son nom dans le menu déroulant.

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Remarque : Seuls les utilisateurs disposant d'une licence Hub Sales ou Hub Services Pro ou Entreprise peuvent être ajoutés à la file d'attente. Seul le créateur de la file d'attente de tâches peut inviter des utilisateurs et apporter des modifications.


Ajouter des tâches à la file d'attente

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Tâches.
  • Pour ajouter une nouvelle tâche à une file d'attente, cliquez sur Créer une tâche. Saisissez les détails de votre tâche et sélectionnez une file d'attente dans le menu déroulant File d'attente.
  • Pour ajouter des tâches existantes à une file d'attente :
    • Cliquez sur l'onglet Toutes les tâches pour voir toutes les tâches ou parcourez vos autres files d'attente pour trouver une tâche.
    • Sélectionnez les cases à gauche des tâches que vous souhaitez inclure dans votre file d'attente, puis cliquez sur Modifier la file d'attente en haut du tableau.

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  • Dans la boîte de dialogue, sélectionnez la file d'attente dans le menu déroulant.
  • Cliquez sur Enregistrer.

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Vous et tous les utilisateurs partageant la file d'attente auront désormais accès aux tâches dans la file d'attente de tâches et pourront contribuer à leur réalisation.

Terminer des tâches dans une file d'attente

Pour terminer des tâches, vous devez posséder une licence payante Hub Sales ou Hub Services attribuée. Lorsque vous démarrez une file d'attente de tâches, vous êtes redirigé vers les fiches d'informations associées aux tâches dans la file d'attente, à commencer par la première. Toute tâche dans la file d'attente qui n'est associée à aucune fiche d'informations sera automatiquement ignorée. Si aucune des tâches dans la file d'attente n'est associée à une fiche d'informations, la file d'attente ne pourra pas commencer.

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Tâches.
  • Cliquez sur l'onglet de la file d'attente sur laquelle vous souhaitez travailler. Ces onglets incluent les files d'attente par défaut, comme À venir.
  • Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Commencer les tâches. Si vous disposez de tâches dans la file d'attente qui ne sont pas associées à des fiches d'informations, vous serez invité à ajouter une association, à terminer la tâche ou à ignorer la tâche.

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Vous serez redirigé vers la fiche d'informations associée à la première tâche dans la file d'attente. Vous pouvez effectuer l'une des actions suivantes :

  1. Si vous pouvez terminer la tâche, cliquez sur Terminer pour passer à la tâche suivante.
  2. Si vous envoyez un e-mail à un contact lorsque vous êtes dans une file d'attente, vous pouvez choisir de terminer ou non automatiquement la tâche lorsque l'e-mail est envoyé :
    • En bas de l'éditeur d'e-mails, sélectionnez l'icône downCarat
    • Pour envoyer un e-mail et terminer la tâche, sélectionnez Envoyer et terminer la tâche. Pour envoyer un e-mail mais ne pas terminer la tâche, sélectionnez Envoyer pour envoyer immédiatement ou Envoyer plus tard pour planifier l'e-mail.
  3. Si vous ne pouvez pas terminer la tâche, effectuez l'une des actions suivantes :
    • Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Ignorer pour ignorer cette tâche et passer à la suivante. La tâche ne sera pas terminée.
    • Pour replanifier la date d'échéance à une date ultérieure, dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Replanifier. Puis, cliquez sur Suivant pour passer à la tâche suivante.
    • Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur X pour quitter la file d'attente et rester sur la fiche d'informations.

Si vous avez ajouté des tâches LinkedIn Sales Navigator à votre file d'attente, LinkedIn Sales Navigator s'ouvrira afin que vous puissiez envoyer le message InMail ou la demande de connexion directement depuis la file d'attente.

Remarque : Si vous avez ajouté du contenu de message au champ Notes lors de la création d'une tâche LinkedIn Sales Navigator, le message InMail ou la demande de connexion ne renseignera pas automatiquement ce contenu. Vous devrez saisir manuellement le contenu du message.

Vous pouvez cliquer sur une fiche d'informations associée dans le panneau de droite de la fiche d'informations, et toujours rester dans la file d'attente. Vous pouvez également consulter les tâches à venir dans la file d'attente à tout moment en cliquant sur le menu déroulant Progression.

Modifier, supprimer ou réorganiser des files d'attente de tâches

Vous pouvez modifier le nom d'une file d'attente ou y accorder l'accès à d'autres utilisateurs. Vous pouvez également supprimer les files d'attente de tâches inutilisées et les réorganiser à votre convenance.

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Tâches.
  • Sélectionnez la file d'attente que vous souhaitez supprimer dans les onglets en haut. Si la file d'attente n'apparaît pas, cliquez sur le menu déroulant Plus et sélectionnez la file d'attente.
  • Une fois l'onglet approprié, cliquez sur le nom de la file d'attente. Dans le menu déroulant :
    • Modifier : renommer la file d'attente de tâches et ajouter ou supprimer des utilisateurs avec accès à la file d'attente dans le panneau de droite. Cliquez sur Enregistrer.
    • Supprimer : supprimer la file d'attente. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Supprimer.
    • Réorganiser les files d'attente : réorganiser les onglets de file d'attente. Dans le panneau de droite, faites glisser les files d'attente selon l'ordre de votre choix et cliquez sur Enregistrer.

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Ajouter automatiquement des tâches à une file d'attente

Si vous avez accès aux workflows ou aux séquences, vous pouvez créer des tâches automatiquement et les ajouter à une file d'attente partagée, permettant ainsi à d'autres utilisateurs de consulter et de terminer les tâches.

Dans un workflow (Pro et Entreprise uniquement)

Lorsque vous créez un workflow et ajoutez une action Créer une tâche, dans le panneau de droite, vous pourrez ajouter les tâches à une file d'attente.

  • Lorsque vous ajoutez la section Créer une tâche, cliquez sur le menu déroulant Ajouter à la file d'attente et sélectionnez la file d'attente à laquelle ajouter la tâche.
  • Saisissez les détails de la tâche, puis cliquez sur Enregistrer.
Si vous sélectionnez une file d'attente partagée avec plusieurs utilisateurs, tous ces utilisateurs pourront consulter et terminer ces tâches.

Dans une séquence (Pro et Entreprise uniquement)

Lorsque vous créez une séquence et ajoutez une étape de tâche, vous pourrez sélectionner la file d'attente à laquelle ajouter la tâche.

  • Lorsque vous ajoutez une étape de tâche, cliquez sur le menu déroulant File d'attente et sélectionnez la file d'attente à laquelle ajouter la tâche.
  • Cliquez sur Ajouter, puis poursuivez la modification de votre séquence.

Si vous sélectionnez une file d'attente partagée avec plusieurs utilisateurs, tous ces utilisateurs pourront consulter et terminer ces tâches.