Utiliser les files d'attente

Dans HubSpot, vous pouvez créer des tâches pour vous aider à gérer votre liste de choses à faire. Pour terminer les tâches l'une après l'autre, vous pouvez créer une file d'attente. Lorsque vous commencez la file d'attente de tâches, vous serez redirigé vers la fiche d'informations associée (contact, entreprise, etc.) pour terminer la première tâche. Une fois la tâche terminée, vous serez redirigé vers la fiche d'informations associée à la tâche suivante.

Les utilisateurs disposant d'un siège assigné de Sales Hub ou Service Hub Professional ou Enterprise peuvent également inviter d'autres utilisateurs disposant de sièges Professional et Enterprise à travailler sur les tâches d'une file d'attente. 

Remarque : Chaque utilisateur peut créer jusqu'à 20 files d'attente dans chaque compte. Si vous devez créer une nouvelle file d'attente et que vous avez atteint la limite, envisagez la suppression d'une file d'attente terminée pour pouvoir en créer une nouvelle.

Créer une file d'attente de tâches

Les utilisateurs disposant d'une licence attribuée Sales Hub ou Service Hub Starter, Pro ou Entreprise peuvent créer des files d'attente de tâches pour une utilisation individuelle. Si vous êtes un utilisateur disposant d'un siège Professional ou Enterprise, vous pouvez également créer des files d'attente partagées pour d'autres utilisateurs disposant desièges Professional et Enterprise.

Pour créer une nouvelle file d'attente de tâches :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Tâches.
• Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Ajouter une file d'attente.

• Dans le panneau de droite, saisissez un nom pour votre file d'attente de tâches.
• Si vous êtes un utilisateur disposant d'un siège sur Sales Hub ou Service Hub Professional ou Enterprise , vous pouvez inviter d'autres utilisateurs à votre file d'attente de tâches. Seul le créateur  de la file d'attente de tâches peut inviter des utilisateurs et apporter des modifications, telles que la modification ou la suppression de la file d'attente.

Remarque : Vous ne pouvez ajouter à une file d'attente que des utilisateurs disposant d'une licence Sales Hub ou Service Hub Pro ou Entreprise. Si vous attribuez une tâche dans une file d'attente à un utilisateur qui n'a pas accès à celle-ci, cette tâche sera supprimée de la file d'attente.

• • Cliquez sur le menu déroulant Ajouter des utilisateurs à la file d'attente et recherchez les utilisateurs que vous souhaitez inviter.
  • Sélectionnez les cases à cocher à côté de leurs noms.
  • Pour supprimer un utilisateur invité, cliquez sur X à côté de son nom dans le menu déroulant.

Ajouter des tâches à la file d'attente

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Tâches.
• Pour ajouter une nouvelle tâche à une file d'attente, cliquez sur Créer une tâche. Saisissez les détails de votre tâche et sélectionnez une file d'attente dans le menu déroulant File d'attente.

• Pour ajouter des tâches existantes à une file d'attente, cochez les cases en regard des tâches que vous souhaitez inclure dans votre file d'attente, puis cliquez sur Modifier la file d'attente en haut du tableau.

• Dans la boîte de dialogue, sélectionnez la file d'attente dans le menu déroulant.
• Cliquez sur Enregistrer.

Vous et tous les utilisateurs partageant la file d'attente auront désormais accès aux tâches dans la file d'attente de tâches et pourront contribuer à leur réalisation. 

Terminer des tâches dans une file d'attente

Lorsque vous démarrez une file d'attente de tâches, vous êtes redirigé vers les fiches d'informations associées aux tâches dans la file d'attente, à commencer par la première. Toute tâche dans la file d'attente qui n'est associée à aucune fiche d'informations sera automatiquement ignorée. Si aucune des tâches de la file d'attente n'est associée à un enregistrement, la file d'attente ne peut pas démarrer.

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Tâches.
• Cliquez sur la file d'attente des tâches sur laquelle vous voulez travailler. Les onglets de file d'attente de tâches comprennent également des files d'attente par défaut, telles que la file d'attente à venir.
• Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Commencer les tâches. Si vous disposez de tâches dans la file d'attente qui ne sont pas associées à des fiches d'informations, vous serez invité à ajouter une association, à terminer la tâche ou à ignorer la tâche.

Vous serez redirigé vers la fiche d'informations associée à la première tâche dans la file d'attente. Si vous avez spécifié un type de tâche (par exemple, courriel, appel ou navigateur de vente LinkedIn), l'éditeur d'activité correspondant s'ouvre automatiquement sur l'enregistrement

Remarque : Si vous avez ajouté du contenu de message au champ Notes lors de la création d'une tâche LinkedIn Sales Navigator, le message InMail ou la demande de connexion ne renseignera pas automatiquement ce contenu. Vous devrez saisir manuellement le contenu du message.

Sur chaque enregistrement, vous pouvez effectuer l'une des opérations suivantes :

• Si vous pouvez terminer la tâche, cliquez sur Terminer pour passer à la tâche suivante.
• Si vous envoyez un e-mail à un contact lorsque vous êtes dans une file d'attente, vous pouvez choisir de terminer ou non automatiquement la tâche lorsque l'e-mail est envoyé :
  • En bas de l'éditeur d'e-mails, sélectionnez l'icône downCarat. 
  • Pour envoyer un e-mail et terminer la tâche, sélectionnez Envoyer et terminer la tâche. Pour envoyer un e-mail mais ne pas terminer la tâche, sélectionnez Envoyer pour envoyer immédiatement ou Envoyer plus tard pour planifier l'e-mail.
• Si vous ne pouvez pas terminer la tâche, effectuez l'une des actions suivantes :
  • Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Ignorer pour ignorer cette tâche et passer à la suivante. La tâche ne sera pas terminée.
  • Pour replanifier la date d'échéance à une date ultérieure, dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Replanifier. Puis, cliquez sur Suivant pour passer à la tâche suivante.
  • Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur X pour quitter la file d'attente et rester sur la fiche d'informations. 
• Vous pouvez cliquer sur une fiche d'informations associée dans le panneau de droite de la fiche d'informations, et toujours rester dans la file d'attente. Vous pouvez également consulter les tâches à venir dans la file d'attente à tout moment en cliquant sur le menu déroulant Progression.

Vous ne pouvez pas supprimer une tâche sur un enregistrement tout en travaillant dans la file d'attente des tâches. Pour supprimer une tâche dans une file d'attente, revenez à la page d'index des tâches.