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Tasks

Uso de las colas de tareas

Última actualización: julio 15, 2020

Requisitos

Sales Hub  Starter, Professional, Enterprise
Service Hub  Starter, Professional, Enterprise

Puedes crear tareas y asignarlas a ti mismo y a otros usuarios, además otros usuarios de tu cuenta de HubSpot te pueden asignar tareas.

Para completar tareas consecutivas dentro de HubSpot, puedes usar y completar una cola de tareas. Una vez que crees y agregues tareas a una cola de tareas, puedes invitar a otros usuarios en tu cuenta de HubSpot para que funcionen a través de la cola de tareas.

Cuando comienzas la cola de tareas, te llevará al registro de contacto relevante para completar su primera tarea. Después de completar la primera tarea, continúa a través de las tareas en la cola hasta que completes, reprogrames o loas omitas todas.

Nota: debes ser un usuario con un cupo pago asignado de Sales Hub o Service Hub para comenzar una cola de tareas.

Crear una cola de tareas

Para crear una cola de tareas:

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Tareas.
  • En el menú de la barra lateral izquierda, haz clic en Agregar una serie.
  • En el panel derecho, escribe el Nombre de la cola de tareas.
  • Si tu suscripción es Sales Hub Pro o Enterprise o Service Hub Pro o Enterprise, puedes invitar a usuarios a tu cola de tareas:
    • Haz clic en el menú desplegable Agregar usuarios a la cola y busca o ubica los usuarios que deseas invitar.
    • Selecciona la casilla de comprobación junto a sus nombres.
    • Puedes eliminar un usuario invitado haciendo clic en X junto a sus nombres en el menú desplegable.

Nota: solo se pueden agregar usuarios con un cupo de Sales Hub o Service Hub Pro o Enterprise a una cola de tareas. Solo el creador de la cola de tareas puede invitar a usuarios a su cola de tareas y hacer cambios en la cola de tareas.

  • Haz clic en Guardar. Las imágenes de perfil de usuario deberían aparecer junto al nombre de la cola de tareas.
  • Una nueva cola de tareas estará vacía. Deberás agregar tareas a la cola.
Para agregar tareas existentes a la cola vacía:
  • En el menú de la barra lateral izquierda, haz clic en Tareas abiertas.
  • Selecciona las casillas de comprobación junto a las tareas.
  • En la parte superior de la tabla, haz clic en Agregar a la cola.
  • En el cuadro de diálogo, haz clic en el menú desplegable Cola y selecciona una cola. Luego, haz clic en Agregar.

Cuando crees una nueva tarea, puedes agregarla a la cola haciendo clic en el menú desplegable Cola y seleccionando la cola a la que deseas agregar la tarea.

Para comenzar una cola directamente desde una vista filtrada en el panel de tareas, haz clic en Iniciar cola en la esquina superior derecha. Estas vistas predeterminadas filtran tareas por tipo de estado o tipo de tarea, por lo que puedes priorizar las tareas de inmediato o centrarte en un tipo de tarea específico.

Ten en cuenta: cada cola de tareas tiene un límite de 500 tareas y cada usuario tiene un límite de 10 colas de tareas en cada cuenta. Si necesitas crear una nueva cola y alcanzaste el límite, puedes eliminar una cola finalizada para crear una cola nueva.

Completa las tareas en la cola de tareas

Para iniciar una cola de tareas:

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Tareas.
  • En la barra lateral izquierda, haz clic en la cola de tareas que deseas trabajar. También puedes hacer clic en un filtro (por ejemplo, Tareas abiertas).
  • En la parte superior derecha, haz clic en Iniciar cola.
  • Serás redirigido al registro correspondiente para finalizar tu tarea. Puedes hacer clic en cualquier registro asociado en el panel derecho del registro si necesitas más información y permanecer en la cola de tareas.
  • Si agregaste tareas de LinkedIn Sales Navigator a tu cola, LinkedIn Sales Navigator se abrirá de manera que puedas enviar el mensaje InMail o la solicitud de conexión directamente desde la cola.

Nota: si agregaste contenido de mensaje al campo Notas al crear una tarea de LinkedIn Sales Navigator, la solicitud de InMail o la conexión no se completarán automáticamente con este contenido. Deberás introducir manualmente el contenido del mensaje.

  • Si no puedes completar la tarea, puedes hacer uno de los siguientes pasos:
    • En la parte superior derecha, haz clic en Omitir para omitir esta tarea por ahora y avanzar a la siguiente tarea.
    • En la parte superior derecha, haz clic en Reprogramar para actualizar la fecha de vencimiento de la tarea. Una vez reprogramado, haz clic en Siguiente para hacer la siguiente tarea.
    • En la parte superior derecha, haz clic en X para salir de la cola de tareas y mantenerte en el registro.
  • Si completaste la tarea, en la parte superior derecha, haz clic en Completar.
  • También puedes ver las próximas tareas en la cola haciendo clic en el menú desplegable Progreso.

 

Editar o eliminar colas de tareas

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Tareas.
  • En la barra lateral izquierda, haz clic en la cola de tareas que deseas editar o eliminar.
  • En la parte superior derecha, haz clic en el menú desplegable Acciones.
    • Eliminar cola: selecciona y en el cuadro de diálogo, haz clic en Eliminar para eliminar completamente la cola de tareas.
    • Editar cola: selecciona y en el panel derecho, puedes cambiar el nombre de la cola de tareas y actualizar los usuarios que tengan acceso a la cola. Una vez que hayas finalizado, haz clic en Guardar.

Agregar a otros usuarios a una cola de tareas existente

Si tu suscripción es Sales Hub Pro o Enterprise o Service Hub Pro o Enterprise, puedes agregar usuarios a tu cola de tareas. Estos usuarios podrán ver y completar las tareas en la cola.

Solo puedes agregar usuarios con un puesto de Sales Hub o Service Hub Pro o Enterprise y solo el creador de una cola de tareas puede agregar usuarios a su cola de tareas y hacer cambios en la cola de tareas.

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Tareas.
  • En la barra lateral izquierda, haz clic en la cola de tareas existente a la que deseas agregar a otros. También puedes crear una nueva cola de tareas para agregarle usuarios.
  • Junto al nombre de la cola de tareas, haz clic en Compartir.

  • En el panel derecho, haz clic en el menú desplegable Agregar usuarios a la cola y busca o ubica los usuarios que deseas invitar. Selecciona la casilla de comprobación junto a sus nombres. Puedes eliminar un usuario invitado haciendo clic en X junto a sus nombres en el menú desplegable.

  • Haz clic en Guardar. Las imágenes de perfil de usuario deberían aparecer junto al nombre de la cola de tareas. Ahora tendrán acceso a la cola de tareas y pueden ayudar a completar tareas en la cola.

Agregar tareas automáticamente a una cola de tareas

Si tienes acceso a la herramienta workflows o a la herramienta secuencias, puedes crear tareas automáticamente y agregar esas tareas a una cola de tareas compartida, lo que permite a los distintos usuarios que sean invitados a la cola de tareas, ver y completar las tareas.

En un workflow

Esto se aplica solo si tienes acceso a workflows. Cuando crees tu workflow y agregues una acción Crear tarea, en el panel derecho, ahora puedes agregar las tareas a una cola de tareas.

Después de agregar la acción Crear tarea, en el panel derecho:

  • Haz clic en el menú desplegable Agregar a la cola de tareas y selecciona la cola de tareas para agregar la tarea.
  • Después de escribir información relevante en otros campos, haz clic en Guardar.

Si seleccionas una cola de tareas compartida a varios usuarios, todos esos usuarios pueden ver y completar estas tareas.

En una secuencia

Esto se aplica solo si tienes acceso a secuencias. Cuando crees una secuencia y agregues un paso de tarea, ahora puedes seleccionar la cola de tareas a la que deseas agregar la tarea.

  • Al agregar el paso de tarea, haz clic en el menú desplegable Cola y selecciona la cola de tareas a la que deseas agregar la tarea.
  • Haz clic en Agregar, luego continúa editando tu secuencia.

Si seleccionas una cola de tareas compartida a varios usuarios, todos esos usuarios pueden ver y completar estas tareas.

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