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Nota: Este contenido se tradujo a través de un software y es posible que no haya sido revisado. La versión en inglés se considera, por tanto, la versión oficial y es posible que haya sido actualizada. Para acceder a la versión en inglés, haz clic aquí.
Tasks

Usar colas de tareas

Última actualización: agosto 16, 2021

Requisitos

Sales Hub Starter, Professional, Enterprise
Service Hub Starter, Professional, Enterprise

En HubSpot puedes crear tareas y asignarlas a ti mismo y a otros usuarios, además otros usuarios de tu cuenta de HubSpot te pueden asignar tareas.

Para completar tareas de manera consecutiva, puedes crear una cola de tareas. También puedes invitar a otros usuarios en tu cuenta de HubSpot a trabajar en las tareas en una cola. Cuando comienzas la cola de tareas, te llevará a un registro asociado (un contacto, empresa, etc.) para completar la primera tarea. Después de completar una tarea en una cola, se te dirigirá al registro asociado de la siguiente tarea.

Nota: cada cola de tareas tiene un límite de 500 tareas. Cada usuario puede crear hasta 20 colas de tareas en cada cuenta. Si necesitas crear una nueva cola y alcanzaste el límite, puedes eliminar una cola finalizada para crear una cola nueva.

Crear una cola de tareas

Para crear una nueva cola de tarea:

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Tareas.
  • En la parte superior derecha, haz clic en Agregar cola.

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  • En el panel derecho, escribe un nombre para tu Cola de tareas.
  • Si tu suscripción es Sales Hub Pro o Enterprise o Service Hub Pro o Enterprise, puedes invitar a otros usuarios a tu cola de tareas:
    • Haz clic en el menú desplegable Agregar usuarios a la cola y busca o ubica los usuarios que deseas invitar.
    • Selecciona la casilla de comprobación junto a su nombre.
    • Para eliminar un usuario invitado, haz clic en X junto a sus nombres en el menú desplegable.

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Nota: solo se pueden agregar usuarios con un cupo de Sales Hub o Service Hub Pro o Enterprise a una cola de tareas. Solo el creador de la cola de tareas puede invitar a usuarios y hacer cambios.


Agregar tareas a colas

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Tareas.
  • Para agregar una nueva tarea a una cola, haz clic en Crear tarea. Introduce los detalles de tu tarea y selecciona una cola del menú desplegable Cola.
  • Para agregar tareas existentes a una cola:
    • Haz clic en la pestaña Todos para ver todas las tareas o explorar las otras colas de tareas para encontrar una tarea.
    • Selecciona las casillas de comprobación a la izquierda de las tareas que deseas incluir en tu cola y luego haz clic en Cambiar cola en la parte superior de la tabla.

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  • En el cuadro de diálogo, selecciona la cola en el menú desplegable.
  • Haz clic en Guardar.

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Tú y los usuarios que compartan la cola ahora tendrán acceso a las tareas y pueden ayudar a completarlas.

Completar tareas en una cola de tareas

Para completar tareas, debes ser usuario con un cupo de pago Sales Hub o Service Hub asignado. Cuando comienzas una cola de tareas, se te dirigirá a los registros asociados para las tareas en la cola consecutivamente, empezando con la primera tarea. Se omitirá automáticamente cualquier tarea en la cola que no esté asociada con un registro. Si ninguna de las tareas en la cola está asociada a un registro, la cola no puede comenzar.

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Tareas.
  • Haz clic en la cola de tareas que deseas trabajar. Estas pestañas incluyen colas predeterminadas, como Próximamente.
  • En la parte superior derecha, haz clic en Iniciar tareas. Si tienes tareas que no están asociadas con ningún registro, se te pedirá que agregues asociaciones, completes la tarea u omitas la tarea.

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Serás redirigido al registro asociado con la primera tarea en la cola. Puedes hacer una de las siguientes acciones:

  1. Si puedes completar la tarea, haz clic en Completar para avanzar a la siguiente tarea.
  2. Si estás enviando un correo a un contacto mientras estás en una cola de tareas, puedes elegir si se completa o no automáticamente la tarea cuando el correo electrónico es enviado:
    • En la parte inferior del editor de correo electrónico, selecciona el downCarat icono de flecha hacia abajo
    • Para enviar un correo electrónico y completar la tarea, selecciona Enviar y completar la tarea. Para enviar un correo electrónico, pero mantener la tarea incompleta, selecciona Enviar para enviar inmediatamente o Enviar más tarde para programar el correo electrónico.
  3. Si no puedes completar la tarea, realiza lo siguiente:
    • En la parte superior derecha, haz clic en Omitir para omitir esta tarea y avanzar a la siguiente tarea. La tarea permanecerá incompleta.
    • Para reprogramar la fecha de vencimiento a una fecha posterior, en la parte superior derecha, haz clic en Reprogramar. Una vez hayas reprogramado, haz clic en Siguiente para avanzar a la tarea siguiente.
    • Para salir de la cola de tareas y mantenerte en el registro, en la parte superior derecha, haz clic en X.

Si agregaste tareas de LinkedIn Sales Navigator a tu cola, LinkedIn Sales Navigator se abrirá de manera que puedas enviar el mensaje InMail o la solicitud de conexión directamente desde la cola.

Nota: si agregaste contenido de mensaje al campo Notas al crear una tarea de LinkedIn Sales Navigator, la solicitud de InMail o la conexión no se completarán automáticamente con este contenido. Deberás introducir manualmente el contenido del mensaje.

Puedes hacer clic en cualquier registro asociado en el panel derecho del registro y seguir estando en la cola de tareas. También puedes ver las próximas tareas en la cola haciendo clic en el menú desplegable Progreso.

Editar, eliminar o volver a ordenar colas de tareas

Puedes cambiar el nombre de la cola de tareas o darles acceso a otros usuarios. También puedes eliminar colas de tareas no utilizadas y reorganizarlas para tu comodidad.

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Tareas.
  • Selecciona la cola que deseas eliminar de las pestañas en la parte superior. Si la cola no aparece, haz clic en el menú desplegable Más y selecciona la cola.
  • Una vez que estés en la pestaña correcta, haz clic en el nombre de la cola. En el menú desplegable:
    • Editar: cambiar el nombre de la cola de tareas y agregar o eliminar usuarios con acceso a la cola en el panel derecho. Haz clic en Guardar.
    • Eliminar: eliminar la cola. En el cuadro de diálogo, haz clic en Eliminar.
    • Reordenar vistas: reordenar las pestañas de cola. En el panel derecho, arrastra las colas al orden que deseas y haz clic en Guardar.

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Agregar tareas automáticamente a una cola de tareas

Si tienes acceso a workflows o secuencias, puedes crear tareas automáticamente y agregarlas a una cola de tareas compartida, lo que permite a otros usuarios ver y completar las tareas.

En un workflow (solo Pro y Enterprise)

Cuando crees tu workflow y agregues una acción Crear tarea, en el panel derecho, puedes agregar las tareas a una cola de tareas.

  • Al agregar la sección Crear tarea, haz clic en el menú desplegable Agregar a la cola de tareas y selecciona la cola de tareas para agregar la tarea.
  • Introduce los detalles de la tarea y haz clic en Guardar.
Si seleccionas una cola de tareas compartida a varios usuarios, todos esos usuarios pueden ver y completar estas tareas.

En una secuencia (solo Pro y Enterprise)

Cuando creas una secuencia y agregas un paso de tarea, ahora puedes seleccionar la cola de tareas a la que deseas agregar la tarea.

  • Al agregar el paso de la tarea, haz clic en el menú desplegable Cola y selecciona la cola de tareas que deseas agregar.
  • Haz clic en Agregar, luego continuar editando tu secuencia.

Si seleccionas una cola de tareas compartida a varios usuarios, todos esos usuarios pueden ver y completar estas tareas.