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Nota: Este contenido se tradujo a través de un software y es posible que no haya sido revisado. La versión en inglés se considera, por tanto, la versión oficial y es posible que haya sido actualizada. Para acceder a la versión en inglés, haz clic aquí.
Tasks

Usar colas de tareas

Última actualización: junio 3, 2022

Requisitos

Sales Hub Starter, Professional, Enterprise
Service Hub Starter, Professional, Enterprise

En HubSpot, puedes crear tareas para ayudarte a gestionar tu lista de tareas. Para completar tareas de manera consecutiva, puedes crear una cola de tareas. Cuando comienzas la cola de tareas, te llevará a un registro asociado (un contacto, empresa, etc.) para completar la primera tarea. Después de completar una tarea en una cola, se te dirigirá al registro asociado de la siguiente tarea.

Los usuarios con un asiento asignado de Sales Hub o Service Hub Professional o Enterprise también pueden invitar a otros usuarios con asientos Professional y Enterprise a trabajar en las tareas de una cola. 

Nota: cada usuario puede crear hasta 20 colas de tareas en cada cuenta. Si necesitas crear una nueva cola y alcanzaste el límite, puedes eliminar una cola finalizada para crear una cola nueva.

Crear una cola de tareas

Los usuarios con un cupo asignado de Sales Hub o Service Hub Starter, Pro o Enterprise pueden crear colas de tareas para su uso individual. Si eres un usuario con un asiento Professional o Enterprise, también puedes crear colas compartidas para otros usuarios conasientos Professional y Enterprise.

Para crear una nueva cola de tarea:

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Tareas.
  • En la parte superior derecha, haz clic en Agregar cola.

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  • En el panel derecho, escribe un nombre para tu Cola de tareas.
  • Si eres un usuario con una plaza en Sales Hub o Service Hub Professional o Enterprise , puedes invitar a otros usuarios a tu cola de tareas. Sólo el creador de de la cola de tareas puede invitar a los usuarios y realizar cambios, como editar o eliminar la cola.

Nota: solo puedes agregar usuarios con un cupo de Sales Hub o Service Hub Pro o Enterprise  a una cola de tareas. Si asignas una tarea en una cola a un usuario que no tiene acceso a la cola, esa tarea se eliminará de la cola.

    • Haz clic en el menú desplegable Agregar usuarios a la cola y busca o ubica los usuarios que deseas invitar.
    • Selecciona la casilla de comprobación junto a su nombre.
    • Para eliminar un usuario invitado, haz clic en X junto a sus nombres en el menú desplegable.

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Agregar tareas a colas

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Tareas.
  • Para agregar una nueva tarea a una cola, haz clic en Crear tarea. Introduce los detalles de tu tarea y selecciona una cola del menú desplegable Cola.
  • Para añadir tareas existentes a una cola, seleccione las casillas de verificación junto a las tareas que desee incluir en la cola y, a continuación, haga clic en Cambiar cola en la parte superior de la tabla.

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  • En el cuadro de diálogo, selecciona la cola en el menú desplegable.
  • Haz clic en Guardar.

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Tú y los usuarios que compartan la cola ahora tendrán acceso a las tareas y pueden ayudar a completarlas. 

Completar tareas en una cola de tareas

Cuando comienzas una cola de tareas, se te dirigirá a los registros asociados para las tareas en la cola consecutivamente, empezando con la primera tarea. Se omitirá automáticamente cualquier tarea en la cola que no esté asociada con un registro. Si ninguna de las tareas de la cola está asociada a un registro, la cola no puede iniciarse.

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Tareas.
  • Haga clic en la cola de tareas en la que desea trabajar. Las pestañas de colas de tareas también incluyen colas por defecto, como la de "Upcoming".
  • En la parte superior derecha, haz clic en Iniciar tareas. Si tienes tareas que no están asociadas con ningún registro, se te pedirá que agregues asociaciones, completes la tarea u omitas la tarea.

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Serás redirigido al registro asociado con la primera tarea en la cola. Si ha especificado un tipo de tarea (por ejemplo, correo electrónico, llamada o LinkedIn Sales Navigator), el editor de actividades correspondiente se abrirá automáticamente en el registro

Nota: si agregaste contenido de mensaje al campo Notas al crear una tarea de LinkedIn Sales Navigator, la solicitud de InMail o la conexión no se completarán automáticamente con este contenido. Deberás introducir manualmente el contenido del mensaje.

En cada registro, puedes hacer una de las siguientes cosas:

  • Si puedes completar la tarea, haz clic en Completar para avanzar a la siguiente tarea.
  • Si estás enviando un correo a un contacto mientras estás en una cola de tareas, puedes elegir si se completa o no automáticamente la tarea cuando el correo electrónico es enviado:
    • En la parte inferior del editor de correo electrónico, selecciona el downCarat icono de flecha hacia abajo
    • Para enviar un correo electrónico y completar la tarea, selecciona Enviar y completar la tarea. Para enviar un correo electrónico, pero mantener la tarea incompleta, selecciona Enviar para enviar inmediatamente o Enviar más tarde para programar el correo electrónico.
  • Si no puedes completar la tarea, realiza lo siguiente:
    • En la parte superior derecha, haz clic en Omitir para omitir esta tarea y avanzar a la siguiente tarea. La tarea permanecerá incompleta.
    • Para reprogramar la fecha de vencimiento a una fecha posterior, en la parte superior derecha, haz clic en Reprogramar. Una vez hayas reprogramado, haz clic en Siguiente para avanzar a la tarea siguiente.
    • Para salir de la cola de tareas y mantenerte en el registro, en la parte superior derecha, haz clic en X.  
  • Puedes hacer clic en cualquier registro asociado en el panel derecho del registro y seguir estando en la cola de tareas. También puedes ver las próximas tareas en la cola haciendo clic en el menú desplegable Progreso.

No se puede eliminar una tarea de un registro mientras se trabaja en la cola de tareas. Para eliminar una tarea de una cola, vuelva a la página del índice de tareas.

Editar, eliminar o volver a ordenar colas de tareas

Puede cambiar el nombre de una cola de tareas y editar las tareas incluidas en la cola. También puedes eliminar colas de tareas no utilizadas y reorganizarlas para tu comodidad. Si eres un usuario con una plaza Professional o Enterprise, puedes dar acceso a una cola a otros usuarios Professional y Enterprise.

Nota: para las colas de tareas compartidas, sólo el usuario que creó la cola puede editarla o eliminarla.

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Tareas.
  • Selecciona la cola que deseas eliminar de las pestañas en la parte superior. Si la cola no aparece, haz clic en el menú desplegable Más y selecciona la cola.
  • Una vez que estés en la pestaña correcta, haz clic en el nombre de la cola. En el menú desplegable:
    • Editar: cambiar el nombre de la cola de tareas y agregar o eliminar usuarios con acceso a la cola en el panel derecho. Haz clic en Guardar.
    • Eliminar: eliminar la cola. En el cuadro de diálogo, haz clic en Eliminar.
    • Reordenar vistas: reordenar las pestañas de cola. En el panel derecho, arrastra las colas al orden que deseas y haz clic en Guardar.

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Agregar tareas automáticamente a una cola de tareas

En las cuentas con acceso a los flujos de trabajo o a lassecuencias de , se pueden crear tareas de forma automática y añadirlas a una cola de tareas compartida, lo que permite a otros usuarios ver y completar las tareas.

En un workflow (solo Pro y Enterprise)

Cuando crees tu workflow y agregues una acción Crear tarea, en el panel derecho, puedes agregar las tareas a una cola de tareas.

  • Al agregar la sección Crear tarea, haz clic en el menú desplegable Agregar a la cola de tareas y selecciona la cola de tareas para agregar la tarea.
  • Introduce los detalles de la tarea y haz clic en Guardar.
Si seleccionas una cola de tareas compartida a varios usuarios, todos esos usuarios pueden ver y completar estas tareas.

En una secuencia (solo Pro y Enterprise)

Cuando creas una secuencia y agregas un paso de tarea, ahora puedes seleccionar la cola de tareas a la que deseas agregar la tarea.

  • Al agregar el paso de la tarea, haz clic en el menú desplegable Cola y selecciona la cola de tareas que deseas agregar.
  • Haz clic en Agregar, luego continuar editando tu secuencia.

Si seleccionas una cola de tareas compartida a varios usuarios, todos esos usuarios pueden ver y completar estas tareas.

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