Comprendere e utilizzare l'oggetto "progetti"

Utilizza l’oggetto “progetto” per organizzare e monitorare il lavoro. Associa altri record CRM, come attività, opportunità e contatti, ai progetti. Configura impostazioni quali pipeline e tag di progetto, visualizza i progetti in diversi tipi di visualizzazione (ad es. diagramma di Gantt, bacheca) e utilizza i dati dei progetti negli strumenti HubSpot, come report o flussi di lavoro.

Scopri di piùsull’utilizzo dei progetti per l’erogazione dei servizi.

Attiva i progetti

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Gestione dati > Modello di dati. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Gestione dati > Modello di dati.
2. In alto a destra, clicca su Modifica modello dati.
3. Accedi alla sezione "Progetti" e clicca su " Attiva oggetto".
4. Nella finestra di dialogo, fare clic su Conferma. 

Configurare le impostazioni dei progetti

Dopo aver attivato i progetti, è possibile configurare le impostazioni per gestire l’organizzazione e il monitoraggio dei progetti. Queste impostazioni includono pipeline, associazioni, proprietà personalizzate, tag e notifiche.

• Creare associazioni nel modello di dati.
• Crea proprietà personalizzate del progetto.
• Configurare le regole della pipeline.
• Personalizza le automazioni specifiche della pipeline.
• Creare tag di progetto contrassegnati da colori.

Configurare le notifiche del progetto

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel pannello di sinistra, fare clic su Notifiche.
3. Nella sezione "Per cosa ricevi le notifiche ", vai su "Progetti".
4. Seleziona le caselle di controllo per attivare o disattivare le notifiche desiderate (ad esempio, Aggiornamento dello stato del progetto).

Scopri di più su come configurare le notifiche per il tuo profilo.

Visualizza i progetti

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a CRM > Progetti. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a CRM > Progetti.
2. Fai clic sulnome di un progetto.

Visualizza i progetti nella vista indice di Gantt (BETA)

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a CRM > Progetti. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a CRM > Progetti.
2. Fai clic sul pulsantedel tipo di vista e selezionala vista Gantt.
3. Sopra la timeline, clicca sui menu a tendina per gestire i filtri relativi al tempo e alle attività.
4. Fai clic sulnome del progetto che desideri visualizzare.

Visualizza i progetti nell’area di lavoro dedicata al successo dei clienti

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Servizio > Customer success. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Servizio > Customer success.
2. Fai clic sulla schedaProgetti.

Scopri di più sull'utilizzo dei progetti nell'area di lavoro dedicata al successo dei clienti.

Caso d'uso: utilizzare i progetti per l'erogazione dei servizi

L'azienda Sprocket desidera monitorare l'erogazione dei servizi e mantenere le proprie pipeline di trattative incentrate sulle vendite. In precedenza, il team di vendita utilizzava una fase successiva alla chiusura di una trattativa vinta per monitorare il lavoro completato, ma ciò creava problemi relativi alla qualità dei dati. Per risolvere questo problema, il responsabile delle operazioni di Sprocket sta utilizzando i progetti per monitorare il lavoro svolto in modo chiaro, mantenendo al contempo il contesto necessario relativo alla trattativa.

Configura la tua pipeline per standardizzare l'inserimento dei dati

Il responsabile operativo crea una pipeline di progetto dedicata con fasi che riflettono le fasi di consegna e regole per mantenere i dati in ordine. Ogni fase rappresenta un traguardo specifico (ad esempio, avvio, approvazione finale). Ciò fornisce al team di assistenza una visione chiara dello stato di ogni progetto.

Attiva i progetti e configura la tua pipeline

1. Attiva i progetti.
2. Modifica i nomi predefiniti delle fasi della pipeline:
   • Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale. 
   • Nel menu della barra laterale sinistra, nella sezione Gestione dati, fare clic su Oggetti.
   • Nella pagina Oggetti, fare clic sul menu a discesa Seleziona un oggetto e selezionare Progetti.
   • Fare clic sulla scheda Pipeline.
   • Fare clic sul nome della pipeline.
   • Nel campo di testo "Nome fase ", inserisci i nuovi nomi (ad es. avvio, configurazione).
3. Attiva la regola della pipeline "Impedisci ai progetti di saltare le fasi " e seleziona la prima fase come predefinita alla creazione di un progetto.

Configurare un flusso di lavoro basato sulle trattative per creare progetti

1. Crea un flusso di lavoro basato sulle trattative.
2. Fare clic su "Corrisponde ai criteri di filtro " e selezionare " Opportunità".
3. Nella finestra a comparsa, fare clic su "Proprietà dell’opportunità " e selezionare "Fase dell’opportunità".
4. Fare clic sul menu a discesa"Cerca" e selezionare "Chiusa - vinta " o il nome della propria fase " Vinta ". 
5. Fai clic su "Avanti".
6. Fai clic su "Salva e continua".
7. Aggiungi l' azione "Crea record".
8. Seleziona "Progetto " e configura i dettagli.
9. Fare clic suSalva.
10. Configura le impostazioni del flusso di lavoro e attivalo.

Mantieni i progetti ad alta priorità in linea con le tempistiche utilizzando la vista Gantt

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a CRM > Progetti. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a CRM > Progetti.
2. Fai clic sul pulsante del tipo di vista e seleziona la vista Gantt.
3. Per creare una vista salvata relativa allo stato del progetto e al responsabile:
   • Fai clic sull'icona "+ Aggiungi vista ", quindi fai clic su " Crea nuova vista".
   • Seleziona " Visualizzazione Gantt".
   • Inserisci un nome per la tua vista, quindi clicca sull'icona di conferma success.
   • Seleziona il menu a discesa"Stato" e scegli"In linea con i tempi","In ritardo" e"In sospeso".
   • Seleziona il menu a tendina "Responsabile " e scegli "Io " per assegnare il responsabile in modo dinamico in base all'utente che sta interagendo con la vista.
   • In basso a destra, clicca su "Salva". 
4. Esamina i dettagli del progetto e le attività associate:
   • Passa il mouse su un progetto e fai clic sull'icona + Aggiungi per creare un'attività. In questo modo l'attività viene automaticamente associata al progetto.
   • Fai clicsull'icona di espansione per visualizzare le attività sulla timeline.
   • Fai clic su una barra nella timeline per aprire il progetto o l'attività nell'anteprima del pannello di destra.

Creare un rapporto trimestrale sullo stato di avanzamento

I dirigenti di Sprocket devono esaminare i risultati dei progetti su base trimestrale. Il responsabile delle operazioni crea un report personalizzato per visualizzare lo stato dei progetti, il tempo medio impiegato nelle varie fasi e i dati filtrati in base al trimestre corrente.

Crea report su un singolo oggetto o report personalizzati per esaminare lo stato dei progetti o il tempo impiegato in determinate fasi della pipeline. Ad esempio, per generare un report sui progetti e sulle attività associate, crea un report personalizzato con i progetti come fonte primaria e le attività come fonte secondaria.

Per creare un report sullo stato dei progetti:

1. Crea un report personalizzatoe seleziona l’origine dati“Progetti ”.
2. Aggiungere " Tempo cumulativo in [nome della fase] " all'asse y.
3. Aggiungi “Titolare” all’asse x.
4. Per modificare l’asse y in una media:
   • Fare clic sull’icona di modifica dell’aggregazione nella proprietà dell’asse y.
   • Fare clic sul menu a discesa "Aggregazione ", quindi selezionare " Media".
   • Fare clic su " Applica".
5. Per aggiungere un filtro per un riepilogo trimestrale:
   • Fare clic sulla scheda " Filtro ".
   • Aggiungi " Data di creazione " alla scheda Filtro.
   • Fare clic su " Data di creazione", quindi selezionare il secondo menu a discesa.
   • Selezionare " Questo trimestre " o un intervallo di date diverso.
   • Fare clic su " Applica".
6. Fare clic su " Salva report".

Per creare un report sul tempo cumulativo nelle fasi del progetto in base allo stato del progetto:

1. Creare un report a oggetto singolo e selezionare l'origine datiProgetti.
2. Fare clic su " Aggiungi proprietà " e selezionare " Tempo cumulativo nella [fase del progetto]".
3. Fare clic sulla scheda Visualizzazione e trascinare " Tempo cumulativo nella [fase del progetto]" nell'area di visualizzazione.
4. Selezionare un tipo diaggregazione (ad es. media, somma).
5. Configurare i filtri del report (ad es. frequenza, data di creazione).
6. Al termine, clicca suSalva report.

Passi successivi

Utilizza i progetti in altri strumenti HubSpot, ad esempio:

• Report
• Flussi di lavoro
• Segmenti