Entender y utilizar el objeto proyectos

Usa el objeto proyecto para organizar y hacer seguimiento del trabajo. Asocia otros registros de CRM como tareas, negocios y contactos con proyectos. Configura ajustes como pipelines y etiquetas de proyectos, visualiza proyectos en tipos de vista (por ejemplo, gantt, tablero) y utiliza datos de proyectos en herramientas de HubSpot como informes o workflows. 

Más información sobreel uso de proyectos para la prestación de servicios.

Activar proyectos

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Gestión de datos > Modelo de datos. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Gestión de datos > Modelo de datos.
2. En la parte superior derecha, haz clic en Editar modelo de datos.
3. Navega hasta Proyectos y haz clic en Activar objeto.
4. En el cuadro de diálogo, haz clic en Confirmar. 

Configurar los ajustes del proyecto

Después de activar los proyectos, puede definir la configuración para admitir cómo se organizan y se realiza el seguimiento de los proyectos. Estos ajustes incluyen pipelines, asociaciones, propiedades personalizadas, etiquetas y notificaciones.

• Crear asociaciones en el modelo de datos.
• Crear propiedades de proyecto personalizadas.
• Configurar reglas de pipelines.
• Personaliza automatizaciones específicas de la pipeline.
• Crea etiquetas de proyecto codificadas por colores.

Configurar notificaciones de proyectos

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el panel izquierdo, haz clic en Notificaciones.
3. En la sección Lo que se le notifica , navega a Proyectos.
4. Selecciona las casillas de verificación para activar o desactivar las notificaciones que desees (por ejemplo, Actualización del estado del proyecto).

Más información sobre cómo configurar las notificaciones para tu perfil.

Ver proyectos

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a CRM > Proyectos. Si Más no aparece en tu cuenta, ve a CRM > Proyectos directamente.
2. Haz clic en el nombre de un proyecto.

Ver proyectos en la vista de índice de Gantt (BETA)

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a CRM > Proyectos. Si Más no aparece en tu cuenta, ve a CRM > Proyectos directamente.
2. Haz clic en el botón Tipo de vista y selecciona Vista de Gantt.
3. Sobre la cronología, haz clic en los menús desplegables para administrar los filtros de tiempo y tareas.
4. Haz clic en el nombre del proyecto que deseas ver.

Ver proyectos en el espacio de gestión del éxito del cliente

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Servicio > Éxito del cliente. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Servicio > Éxito del cliente.
2. Haz clic en la pestaña Proyectos .

Más información sobre el uso de proyectos en el espacio de gestión del éxito del cliente .

Caso práctico: utilizar proyectos para la prestación de servicios.

La empresa Sprocket quiere hacer un seguimiento de la prestación de servicios y centrar sus procesos de ventas en los negocios en curso. Anteriormente, su equipo de ventas utilizaba una etapa del negocio posterior al cierre ganado para realizar un seguimiento del trabajo completado, pero esto generaba problemas con la calidad de los datos. Para solucionar esto, el mánager de operaciones de Sprocket está utilizando proyectos para realizar un seguimiento claro del trabajo realizado, sin perder de vista el contexto necesario del negocio.

Configura tu pipeline para estandarizar la introducción de datos

El mánager de operaciones crea una pipeline específica para el proyecto con etapas que reflejan las fases de entrega y normas para mantener los datos en orden. Cada fase representa un hito concreto (por ejemplo, el inicio o la aprobación final). Esto permite al equipo de servicio tener una visión clara del estado de cada proyecto.

Activa los proyectos y configura tu pipeline

1. Activar proyectos.
2. Edita los nombres predeterminados de las etapas de la pipeline:
   • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior. 
   • En el menú de la barra lateral izquierda, en la sección Gestión de datos , haga clic en Objetos.
   • En la página «Objetos» , haz clic en el menú desplegable «Seleccionar un objeto » y selecciona «Proyectos».
   • Haz clic en la pestaña «Pipelines».
   • Haz clic en el nombre de la pipeline.
   • En el campo de texto «Nombre de la etapa », introduce nuevos nombres (por ejemplo, inicio, preparación).
3. Activa la regla de la pipeline «Restringir que los proyectos se salten etapas » y selecciona la primera etapa como predeterminada al crear un proyecto.

Configurar un workflow basado en negocios para crear proyectos

1. Crea un workflow basado en negocios.
2. Haz clic en Cumplió con los criterios del filtro y selecciona Negocios .
3. En el cuadro emergente, haz clic en Propiedades del negocio y selecciona Etapa del negocio.
4. Haz clic en el menú desplegable Buscar y selecciona Cierre ganado o el nombre de tu etapa Ganada . 
5. Haz clic en Siguiente.
6. Haga clic en Guardar y continuar.
7. Agrega la acción Crear registro.
8. Seleccione Proyecto y configure los detalles.
9. Haz clic en Guardar.
10. Configura los ajustes del workflow y activa el workflow.

Mantén los proyectos de alta prioridad al día utilizando la vista de Gantt

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a CRM > Proyectos. Si Más no aparece en tu cuenta, ve a CRM > Proyectos directamente.
2. Haz clic en el botón Tipo de vista y selecciona Vista de Gantt.
3. Para crear una vista guardada del estado y el responsable de un proyecto:
   • Haz clic en el icono «+ Añadir vista » y, a continuación, haz clic en «Crear nueva vista».
   • Selecciona la vista de Gantt.
   • Introduce un nombre para tu vista y, a continuación, haz clic en el success icono de confirmación.
   • Selecciona el menú desplegable«Estado » y elige«Según lo previsto»,«Con retraso» y«En espera».
   • Selecciona el menú desplegable«Propietario» y elige«Yo» para asignar el propietario de forma dinámica en función del usuario que interactúe con la vista.
   • En la parte inferior derecha, haz clic en Guardar. 
4. Revisa los detalles del proyecto y sus tareas asociadas:
   • Pasa el cursor por un proyecto y haz clic en el icono + Agregar para crear una tarea. Esto asocia automáticamente la tarea al proyecto.
   • Haz clic en el icono expandir para mostrar las tareas en la cronología.
   • Haz clic en una barra en la cronología para abrir el proyecto o tarea en la vista preliminar del panel derecho.

Elaborar un informe trimestral de situación

Los directivos de Sprocket deben revisar la ejecución de los proyectos cada trimestre. El mánager de operaciones crea un informe personalizado para mostrar el estado de los proyectos, el tiempo medio dedicado a cada fase y los datos filtrados por el trimestre actual.

Crea informes de un solo objeto o personalizados para revisar el estado del proyecto o el tiempo empleado en determinadas etapas de la pipeline. Por ejemplo, para crear informes sobre proyectos y tareas asociadas, crea un informe personalizado con proyectos como fuente principal y tareas como secundaria.

Para crear un informe del estado del proyecto:

1. Crea un informe personalizadoy selecciona la fuente de datos«Proyectos ».
2. Añade el tiempo acumulado en [nombre de la etapa] al eje Y.
3. Añade «Propietario » al eje X.
4. Para cambiar el eje Y a un valor medio:
   • Haz clic en el icono de edición de la agregación en la propiedad del eje Y.
   • Haz clic en el menú desplegable «Agregación » y selecciona «Media».
   • Haz clic en Aplicar.
5. Para añadir un filtro para un resumen trimestral:
   • Haz clic en la pestaña Filtro.
   • Añade «Fecha de creación » a la pestaña de filtros.
   • Haz clic en «Fecha de creación» y, a continuación, selecciona el segundo menú desplegable.
   • Selecciona «Este trimestre » o un intervalo de fechas diferente.
   • Haz clic en Aplicar.
6. Haz clic en «Guardar informe».

Para crear un informe de tiempo acumulado por fase del proyecto según el estado del proyecto:

1. Crea un informe de informes de un solo objeto y selecciona la fuente de datos Proyectos .
2. Haz clic en Agregar propiedades y selecciona Tiempo acumulado en [etapa del proyecto].
3. Haz clic en la pestaña Visualización y arrastra Tiempo acumulado en [etapa del proyecto] a la sección de visualización .
4. Selecciona una agrupación (por ejemplo, promedio, suma).
5. Configura los filtros del informe (por ejemplo, frecuencia, fecha de creación).
6. Cuando hayas terminado, haz clic en Guardar informes .

Pasos siguientes

Utilizar proyectos en otras herramientas de HubSpot como:

• Informes
• Flujos de trabajo
• Segmentos