ทำความเข้าใจและใช้ออบเจ็กต์โครงการ

ใช้ออบเจ็กต์โครงการเพื่อจัดระเบียบและติดตามงาน เชื่อมโยงบันทึก CRM อื่นๆเช่นงานข้อตกลงและผู้ติดต่อกับโครงการ กำหนดค่าการตั้งค่าเช่นท่อและแท็กโครงการดูโครงการในประเภทมุมมอง (เช่น gantt, board) และใช้ข้อมูลโครงการในเครื่องมือ HubSpot เช่นรายงานหรือเวิร์กโฟลว์

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้โปรเจกต์เพื่อส่งมอบบริการ

เปิดใช้งานโปรเจกต์

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ให้คลิก เพิ่มเติม จากนั้นไปที่ การจัดการข้อมูล > รูปแบบข้อมูล หาก เพิ่มเติม ไม่ปรากฏในบัญชีของคุณ ให้ไปที่ การจัดการข้อมูล > รูปแบบข้อมูล โดยตรง
2. ที่มุมขวาบนให้คลิกแก้ไขโมเดลข้อมูล
3. ไปที่โปรเจกต์แล้วคลิกเปิดใช้งานออบเจ็กต์
4. ในกล่องโต้ตอบให้คลิก ยืนยัน 

กำหนดการตั้งค่าโครงการ

หลังจากเปิดใช้งานโปรเจกต์คุณสามารถกำหนดการตั้งค่าเพื่อสนับสนุนวิธีการจัดระเบียบและติดตามโปรเจกต์ การตั้งค่าเหล่านี้รวมถึงไปป์ไลน์การเชื่อมโยงคุณสมบัติที่กำหนดเองแท็กและการแจ้งเตือน

• สร้างการเชื่อมโยงในแบบจำลองข้อมูล
• สร้างคุณสมบัติโปรเจกต์ที่กำหนดเอง
• ตั้งค่ากฎของไปป์ไลน์
• ปรับแต่งระบบอัตโนมัติเฉพาะของไปป์ไลน์
• สร้างแท็กโครงการที่มีรหัสสี

ตั้งค่าการแจ้งเตือนโครงการ

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
2. ในแผงด้านซ้ายให้คลิกการแจ้งเตือน
3. ในส่วนสิ่งที่ได้รับแจ้งเกี่ยวกับ  โปรเจกต์ให้ไปที่โปรเจกต์
4. เลือกช่องทำเครื่องหมายเพื่อเปิดหรือปิดการแจ้งเตือนที่คุณต้องการ (เช่นการอัปเดตสถานะโครงการ)

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการกำหนดค่าการแจ้งเตือนสำหรับโปรไฟล์ของคุณ

ดูโปรเจกต์

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ให้คลิก เพิ่มเติม จากนั้นไปที่ HubSpot CRM > โปรเจกต์ หาก เพิ่มเติม ไม่ปรากฏในบัญชีของคุณ ให้ไปที่ CRM > โปรเจกต์ โดยตรง
2. คลิกชื่อโปรเจกต์

ดูโครงการในมุมมองดัชนีแกนต์ (เบต้า)

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ให้คลิก เพิ่มเติม จากนั้นไปที่ HubSpot CRM > โปรเจกต์ หาก เพิ่มเติม ไม่ปรากฏในบัญชีของคุณ ให้ไปที่ CRM > โปรเจกต์ โดยตรง
2. คลิกปุ่มประเภทมุมมองแล้วเลือกมุมมองแกนต์
3. เหนือเส้นเวลาให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลงเพื่อจัดการเวลาและตัวกรองงาน
4. คลิกชื่อโปรเจกต์ที่คุณต้องการดู

ดูโครงการในพื้นที่ทำงานที่ประสบความสำเร็จของลูกค้า

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ให้คลิก เพิ่มเติม จากนั้นไปที่ บริการ > ความสำเร็จของลูกค้า หาก เพิ่มเติม ไม่ปรากฏในบัญชีของคุณ ให้ไปที่ บริการ > ความสำเร็จของลูกค้า โดยตรง
2. คลิกแท็บโครงการ

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้โครงการในพื้นที่ทำงานที่ประสบความสำเร็จของลูกค้า

กรณีการใช้งาน: ใช้โครงการสำหรับการส่งมอบบริการ

บริษัท Sprocket ต้องการติดตามการส่งมอบบริการและให้ความสำคัญกับการขายท่อส่งข้อตกลงของพวกเขา ก่อนหน้านี้ทีมขายของพวกเขาใช้ขั้นตอนหลังการซื้อขายแบบปิดเพื่อติดตามงานที่เสร็จสมบูรณ์แต่ก็สร้างปัญหาเกี่ยวกับคุณภาพข้อมูล เพื่อแก้ไขปัญหานี้ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการที่ Sprocket กำลังใช้โครงการเพื่อติดตามงานที่ทำด้วยวิธีที่สะอาดในขณะที่ยังคงรักษาบริบทที่จำเป็นจากข้อตกลง

ตั้งค่าไปป์ไลน์ของคุณเพื่อกำหนดมาตรฐานการป้อนข้อมูล

ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการสร้างขั้นตอนโครงการเฉพาะที่มีขั้นตอนที่สะท้อนถึงขั้นตอนการส่งมอบและกฎระเบียบเพื่อให้ข้อมูลเป็นระเบียบ แต่ละขั้นตอนแสดงถึงเหตุการณ์สำคัญที่เฉพาะเจาะจง (เช่นการเริ่มต้นการลงชื่อครั้งสุดท้าย) ซึ่งจะช่วยให้ทีมบริการสามารถมองเห็นจุดยืนของทุกโครงการได้อย่างชัดเจน

เปิดใช้งานโปรเจกต์และกำหนดค่าไปป์ไลน์ของคุณ

1. เปิดใช้งานโปรเจกต์
2. แก้ไขชื่อขั้นตอนไปป์ไลน์เริ่มต้น:
   • ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน 
   • ในเมนูแถบด้านซ้ายในส่วนการจัดการข้อมูลให้คลิก วัตถุ
   • ในหน้าวัตถุให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลงเลือกวัตถุแล้วเลือก โครงการ
   • คลิกแท็บไปป์ไลน์
   • คลิกที่ชื่อของไปป์ไลน์
   • ในฟิลด์ข้อความชื่อขั้นตอนให้ป้อนชื่อใหม่ (เช่นการเริ่มต้นการตั้งค่า)
3. สลับไปที่การจำกัดโปรเจกต์จากการข้าม กฎขั้นตอนไปป์ไลน์และเลือกขั้นตอนแรกเป็นค่าเริ่มต้นเมื่อมีการสร้างโปรเจกต์

กำหนดค่าเวิร์กโฟลว์ตามข้อตกลงเพื่อสร้างโครงการ

1. สร้างเวิร์กโฟลว์ตามข้อตกลง
2. คลิกเกณฑ์ตัวกรอง Met แล้วเลือก Deal
3. ในกล่องป็อปอัพให้คลิกคุณสมบัติการซื้อขายแล้วเลือกขั้นตอนการซื้อขาย
4. คลิกเมนูแบบเลื่อนลงค้นหาและเลือก Closed won หรือชื่อของสเตจ Won ของคุณ 
5. คลิกถัดไป
6. คลิกบันทึกและดำเนินการต่อ
7. เพิ่มการดำเนินการสร้างเรคคอร์ด
8. เลือกโครงการและกำหนดค่ารายละเอียด
9. คลิก บันทึก
10. กำหนดการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์และเปิดเวิร์กโฟลว์

ให้โปรเจกต์ที่มีความสำคัญสูงเป็นไปตามเป้าหมายโดยใช้ gantt view

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ให้คลิก เพิ่มเติม จากนั้นไปที่ HubSpot CRM > โปรเจกต์ หาก เพิ่มเติม ไม่ปรากฏในบัญชีของคุณ ให้ไปที่ CRM > โปรเจกต์ โดยตรง
2. คลิกปุ่มประเภทมุมมองแล้วเลือกมุมมองแกนต์
3. วิธีสร้างสถานะโปรเจกต์และมุมมองที่เจ้าของบันทึกไว้:
   • คลิกไอคอน + เพิ่มมุมมองจากนั้นคลิกสร้างมุมมองใหม่
   • เลือกมุมมองแกนต์
   • ป้อนชื่อสำหรับมุมมองของคุณแล้วคลิกไอคอนยืนยัน success
   • เลือกเมนูแบบเลื่อนลงสถานะแล้วเลือก On Track, Delayed และ On-Hold
   • เลือกเมนูแบบเลื่อนลงของเจ้าของและเลือกฉันเพื่อใช้เจ้าของแบบไดนามิกตามผู้ใช้ที่โต้ตอบกับมุมมอง
   • ที่ด้านล่างขวาให้คลิก บันทึก 
4. ตรวจสอบรายละเอียดโครงการและงานที่เกี่ยวข้อง:
   • วางเมาส์บนโปรเจกต์แล้วคลิกไอคอน + เพิ่มเพื่อสร้างงาน สิ่งนี้จะเชื่อมโยงงานกับโครงการโดยอัตโนมัติ
   • คลิกไอคอนขยายเพื่อแสดงงานบนไทม์ไลน์
   • คลิกแถบในไทม์ไลน์เพื่อเปิดโครงการหรืองานในตัวอย่างแผงด้านขวา

สร้างรายงานสถานะรายไตรมาส

ผู้บริหารที่ Sprocket จำเป็นต้องตรวจสอบการส่งมอบโครงการเป็นรายไตรมาส ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการจะสร้างรายงานที่กำหนดเองเพื่อแสดงสถานะโครงการเวลาเฉลี่ยที่ใช้เป็นขั้นตอนและกรองตามไตรมาสปัจจุบัน

สร้างรายงานวัตถุเดียวหรือรายงานที่กำหนดเองเพื่อตรวจสอบสถานะโครงการหรือเวลาที่ใช้ในขั้นตอนไปป์ไลน์บางขั้นตอน ตัวอย่างเช่นหากต้องการรายงานโปรเจกต์และงานที่เกี่ยวข้องให้สร้างรายงานที่กำหนดเองโดยมีโปรเจกต์เป็นแหล่งที่มาหลักและงานรอง

วิธีสร้างรายงานสถานะโปรเจกต์:

1. สร้างรายงานที่กำหนดเองและเลือกแหล่งข้อมูลโปรเจกต์
2. เพิ่มเวลาสะสมใน [ชื่อระยะ] ไปยังแกน y
3. เพิ่มเจ้าของไปยังแกน x
4. วิธีเปลี่ยนแกน y เป็นค่าเฉลี่ย:
   • คลิกไอคอนแก้ไขการรวมกลุ่มบนคุณสมบัติแกน y
   • คลิกเมนูแบบเลื่อนลงการรวมจากนั้นเลือกค่าเฉลี่ย
   • คลิกนำไปใช้
5. วิธีเพิ่มตัวกรองสำหรับสรุปรายไตรมาส:
   • คลิกแท็บตัวกรอง
   • เพิ่มวันที่สร้างลงในแท็บตัวกรอง
   • คลิกสร้างวันที่จากนั้นเลือกเมนูแบบเลื่อนลงที่สอง
   • เลือกไตรมาสนี้หรือช่วงวันที่อื่น
   • คลิกนำไปใช้
6. คลิกบันทึกรายงาน

วิธีสร้างเวลาสะสมในรายงานขั้นตอนโครงการตามสถานะโครงการ:

1. สร้างรายงานวัตถุเดียวและเลือกแหล่งข้อมูล โครงการ
2. คลิกเพิ่มคุณสมบัติและเลือกเวลาสะสมใน [project stage]
3. คลิกแท็บการแสดงเป็นภาพและลากเวลาสะสมใน [ขั้นตอนโครงการ] ไปยังส่วนที่ แสดง
4. เลือกการรวมกลุ่ม (เช่นค่าเฉลี่ยผลรวม)
5. กำหนดค่าตัวกรองของรายงาน (เช่นความถี่สร้างวันที่)
6. เมื่อเสร็จแล้วให้คลิกบันทึกรายงาน

ขั้นตอนต่อไป

ใช้โปรเจกต์ในเครื่องมือ HubSpot อื่นๆเช่น:

• รายงาน
• เวิร์กโฟลว์
• เซกเมนต์