Het projects-object begrijpen en gebruiken

Gebruik het projectobject om werkzaamheden te organiseren en bij te houden. Koppel andere CRM-records, zoals taken, deals en contacten, aan projecten. Configureer instellingen zoals pijplijnen en projecttags, bekijk projecten in verschillende weergavetypen (bijv. Gantt-diagram, bord) en gebruik projectgegevens in HubSpot-tools zoals rapporten of workflows.

Lees meer overhet gebruik van projecten voor dienstverlening.

Projecten activeren

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Gegevensbeheer > Gegevensmodel. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Gegevensbeheer > Gegevensmodel.
2. Klik rechtsboven op Gegevensmodel bewerken.
3. Navigeer naar projecten en klik op Object activeren.
4. Klik in het dialoogvenster op Bevestigen. 

Projectinstellingen configureren

Nadat je projecten hebt geactiveerd, kun je instellingen configureren om te bepalen hoe projecten worden georganiseerd en bijgehouden. Deze instellingen omvatten pijplijnen, koppelingen, aangepaste eigenschappen, tags en meldingen.

• Maak koppelingen in het datamodel.
• Maak aangepaste projecteigenschappen aan.
• Stel pijplijnregels in.
• Pijplijnspecifieke automatiseringen aanpassen.
• Maak kleurgecodeerde projecttags.

Stel projectmeldingen in

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het linkerpaneel op Meldingen.
3. Ga in het gedeelteWaarover u meldingen ontvangt naarProjecten.
4. Schakel de selectievakjes in of uit om de gewenste meldingen in of uit te schakelen (bijv. Projectstatusupdate).

Lees meer over het configureren van meldingen voor uw profiel.

Projecten bekijken

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Projecten. Als Meer niet wordt weergegeven in je account, navigeer dan direct naar CRM > Projecten.
2. Klik op denaam van een project.

Projecten bekijken in de Gantt-indexweergave (BETA)

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Projecten. Als Meer niet wordt weergegeven in je account, navigeer dan direct naar CRM > Projecten.
2. Klik op de knop voorhet weergavetype en selecteerGantt-weergave.
3. Klik boven de tijdlijn op de vervolgkeuzemenu's om tijd- en taakfilters te beheren.
4. Klik op denaam van het project dat u wilt bekijken.

Projecten bekijken in de Customer Success-werkruimte

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Service > Klantsucces. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Service > Klantsucces.
2. Klik op het tabbladProjecten.

Meer informatie over het gebruik van projecten in de Customer Success-werkruimte.

Gebruiksscenario: projecten gebruiken voor dienstverlening.

Het bedrijf Sprocket wil de dienstverlening bijhouden en ervoor zorgen dat hun dealpijplijnen op de verkoop gericht blijven. Hun verkoopteam gebruikte voorheen een fase na de gesloten-gewonnen deal om voltooid werk bij te houden, maar dit leidde tot problemen met de gegevenskwaliteit. Om dit op te lossen, gebruikt de operations manager bij Sprocket projecten om voltooid werk op een overzichtelijke manier bij te houden, terwijl de benodigde context van de deal behouden blijft.

Stel uw pijplijn in om de gegevensinvoer te standaardiseren

De operations manager maakt een speciale projectpijplijn met fasen die de leveringsfasen weerspiegelen en regels om de gegevens op orde te houden. Elke fase vertegenwoordigt een specifieke mijlpaal (bijv. start, definitieve goedkeuring). Dit geeft het serviceteam een duidelijk beeld van de stand van zaken bij elk project.

Activeer projecten en configureer uw pijplijn

1. Activeer projecten.
2. Bewerk de standaardnamen van de pijplijnfasen:
   • Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. 
   • Klik in het menu aan de linkerkant, in het gedeelte Gegevensbeheer, op Objecten.
   • Klik op de pagina Objecten op het vervolgkeuzemenu Selecteer een object en selecteer Projecten.
   • Klik op het tabblad Pipelines.
   • Klik op de naam van de pijplijn.
   • Voer in het tekstveld 'Naam fase' nieuwe namen in (bijv. kickoff, set-up).
3. Schakel de pijplijnregel'Voorkom dat projecten fasen overslaan ' in en selecteer de eerste fase als standaard wanneer een project wordt aangemaakt.

Configureer een dealgebaseerde workflow om projecten aan te maken

1. Maak een dealgebaseerde workflow.
2. Klik opVoldoet aan filtercriteria en selecteer Deal.
3. Klik in het pop-upvenster opDeal-eigenschappen en selecteerDeal-fase.
4. Klik op het vervolgkeuzemenuZoeken en selecteerGesloten gewonnen of de naam van uw fase Gewonnen. 
5. Klik opVolgende.
6. Klik opOpslaan en doorgaan.
7. Voeg de actie Record aanmaken.
8. SelecteerProject en configureer de details.
9. Klik opOpslaan.
10. Configureer de workflow-instellingen en schakel de workflow in.

Houd projecten met hoge prioriteit op schema met behulp van de Gantt-weergave

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Projecten. Als Meer niet wordt weergegeven in je account, navigeer dan direct naar CRM > Projecten.
2. Klik op de knop voor het weergavetype en selecteer Gantt-weergave.
3. Om een opgeslagen weergave voor projectstatus en eigenaar te maken:
   • Klik op het pictogram + weergave toevoegen en klik vervolgens op Nieuwe weergave maken.
   • Selecteer Gantt-weergave.
   • Voer een naam in voor uw weergave en klik vervolgens op het pictogram voor bevestiging.
   • Selecteer het vervolgkeuzemenuStatus en selecteerOp schema,Vertraagd enIn de wacht.
   • Selecteer het vervolgkeuzemenuEigenaar en selecteerIk om de eigenaar dynamisch toe te wijzen op basis van de gebruiker die de weergave bekijkt.
   • Klik rechtsonder opOpslaan. 
4. Bekijk projectdetails en de bijbehorende taken:
   • Beweeg de muis over een project en klik op het pictogram + Toevoegen om een taak aan te maken. Hierdoor wordt de taak automatisch aan het project gekoppeld.
   • Klik op hetpictogram voor uitvouwen om taken op de tijdlijn weer te geven.
   • Klik op een balk in de tijdlijn om het project of de taak te openen in het voorbeeldvenster aan de rechterkant.

Stel een kwartaalstatusrapport op

Leidinggevenden bij Sprocket moeten de projectopleveringen elk kwartaal beoordelen. De operations manager maakt een aangepast rapport om de projectstatussen en de gemiddelde tijd die in de fasen is doorgebracht weer te geven, gefilterd op het huidige kwartaal.

Maak rapporten met één object of aangepaste rapporten om de projectstatussen of de tijd die in bepaalde pijplijnfasen is doorgebracht te bekijken. Als u bijvoorbeeld wilt rapporteren over projecten en bijbehorende taken, maakt u een aangepast rapport met projecten als primaire bron en taken als secundaire bron.

Een projectstatusrapport maken:

1. Maak een aangepast rapporten selecteer de gegevensbronProjecten.
2. Voeg Cumulatieve tijd in [fasenaam] toe aan de y-as.
3. Voeg Eigenaar toe aan de x-as.
4. Om de y-as te wijzigen in een gemiddelde:
   • Klik op het pictogram voor het bewerken van de aggregatie bij de eigenschap van de y-as.
   • Klik op het vervolgkeuzemenu Aggregatie en selecteer vervolgens Gemiddelde.
   • Klik op Toepassen.
5. Een filter toevoegen voor een kwartaaloverzicht:
   • Klik op het tabblad Filter.
   • Voeg Aanmaakdatum toe aan het filtertabblad.
   • Klik op Aanmaakdatum en selecteer vervolgens het tweede vervolgkeuzemenu.
   • Selecteer Dit kwartaal of een andere datumperiode.
   • Klik op Toepassen.
6. Klik op Rapport opslaan.

Een rapport maken met cumulatieve tijd in de projectfase per projectstatus:

1. Maak een rapport met één object en selecteer de gegevensbronProjecten.
2. Klik op Eigenschappen toevoegen en selecteer Cumulatieve tijd in [projectfase].
3. Klik op het tabblad Visualisatie en sleep Cumulatieve tijd in [projectfase] naar het weergavegedeelte.
4. Selecteer eenaggregatie (bijv. gemiddelde, som).
5. Configureer de filters van het rapport (bijv. frequentie, aanmaakdatum).
6. Klik opRapport opslaan als je klaar bent.

Volgende stappen

Gebruik projecten in andere HubSpot-tools, zoals:

• Rapporten
• Workflows
• Segmenten