Het projects-object begrijpen en gebruiken

Gebruik het projectobject om werkzaamheden te organiseren en bij te houden. Koppel andere CRM-records, zoals taken, deals en contacten, aan projecten. Configureer instellingen zoals pijplijnen en projecttags, bekijk projecten in verschillende weergavetypen (bijv. Gantt-diagram, bord) en gebruik projectgegevens in HubSpot-tools zoals rapporten of workflows.

Lees meer overhet gebruik van projecten voor dienstverlening.

Projecten activeren

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Gegevensbeheer > Gegevensmodel. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Gegevensbeheer > Gegevensmodel.
2. Klik rechtsboven op ‘Gegevensmodel bewerken’.
3. Ga naar ‘projecten’ en klik op ‘Object activeren’.
4. Klik in het dialoogvenster op 'Bevestigen'. 

Projectinstellingen configureren

Nadat u projecten hebt geactiveerd, kunt u instellingen configureren om de manier waarop projecten worden georganiseerd en bijgehouden te ondersteunen. Deze instellingen omvatten pijplijnen, koppelingen, aangepaste eigenschappen, tags en meldingen.

• Maak koppelingen aan in het datamodel.
• Maak aangepaste projecteigenschappen aan.
• Stel pijplijnregels in.
• Pijplijnspecifieke automatiseringen aanpassen.
• Maak kleurgecodeerde projecttags aan.

Stel projectmeldingen in

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het linkerpaneel op Meldingen.
3. Ga in het gedeelte'Waarover u meldingen ontvangt ' naar'Projecten'.
4. Schakel de selectievakjes in of uit om de gewenste meldingen in of uit te schakelen (bijv. 'Projectstatusupdate').

Lees meer over het configureren van meldingen voor uw profiel.

Projecten bekijken

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Projecten. Als Meer niet wordt weergegeven in je account, navigeer dan direct naar CRM > Projecten.
2. Klik op denaam van een project.

Projecten bekijken in de Gantt-indexweergave (BETA)

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Projecten. Als Meer niet wordt weergegeven in je account, navigeer dan direct naar CRM > Projecten.
2. Klik op de knop voorhet weergavetype en selecteerde Gantt-weergave.
3. Klik boven de tijdlijn op de vervolgkeuzemenu’s om tijd- en taakfilters te beheren.
4. Klik op denaam van het project dat u wilt bekijken.

Projecten bekijken in de Customer Success-werkruimte

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Service > Klantsucces. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Service > Klantsucces.
2. Klik op het tabblad'Projecten '.

Lees meer over het gebruik van projecten in de Customer Success-werkruimte.

Gebruiksscenario: projecten gebruiken voor dienstverlening

Het bedrijf Sprocket wil de dienstverlening bijhouden en ervoor zorgen dat hun dealpijplijnen verkoopgericht blijven. Hun verkoopteam gebruikte voorheen de fase 'na gesloten en gewonnen deal' om voltooid werk bij te houden, maar dit leidde tot problemen met de gegevenskwaliteit. Om dit op te lossen, gebruikt de operations manager bij Sprocket projecten om voltooid werk op een overzichtelijke manier bij te houden, terwijl de benodigde context van de deal behouden blijft.

Stel uw pijplijn in om de gegevensinvoer te standaardiseren

De operations manager maakt een speciale projectpijplijn aan met fasen die de opleveringsfasen weerspiegelen en regels om de gegevens op orde te houden. Elke fase vertegenwoordigt een specifieke mijlpaal (bijv. kick-off, definitieve goedkeuring). Dit geeft het serviceteam een duidelijk beeld van de stand van zaken bij elk project.

Activeer projecten en configureer je pijplijn

1. Activeer projecten.
2. Bewerk de standaardnamen van de pijplijnfasen:
   • Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. 
   • Klik in het menu aan de linkerkant, in het gedeelte Gegevensbeheer, op Objecten.
   • Klik op de pagina ‘Objecten ’ op het vervolgkeuzemenu ‘Selecteer een object ’ en selecteer ‘Projecten’.
   • Klik op het tabblad Pipelines.
   • Klik op de naam van de pijplijn.
   • Voer in het tekstveld 'Naam van de fase ' nieuwe namen in (bijv. kickoff, set-up).
3. Schakel de pijplijnregel'Voorkom dat projecten fasen overslaan ' in en selecteer de eerste fase als standaard wanneer een project wordt aangemaakt.

Een dealgebaseerde workflow configureren om projecten aan te maken

1. Maak een dealgebaseerde workflow aan.
2. Klik op'Voldoet aan filtercriteria' en selecteer 'Deal'.
3. Klik in het pop-upvenster op'Deal-eigenschappen ' en selecteer'Deal-fase'.
4. Klik op het vervolgkeuzemenu'Zoeken' en selecteer'Gesloten - gewonnen ' of de naam van uw 'Gewonnen '-fase. 
5. Klik op'Volgende'.
6. Klik op'Opslaan en doorgaan'.
7. Voeg de actie 'Record aanmaken'.
8. Selecteer'Project' en configureer de details.
9. Klik op'Opslaan'.
10. Configureer de workflow-instellingen en schakel de workflow in.

Houd projecten met hoge prioriteit op schema met behulp van de Gantt-weergave

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Projecten. Als Meer niet wordt weergegeven in je account, navigeer dan direct naar CRM > Projecten.
2. Klik op de knop voor het weergavetype en selecteer de Gantt-weergave.
3. Om een opgeslagen weergave voor projectstatus en eigenaar te maken:
   • Klik op het pictogram '+ weergave toevoegen ' en klik vervolgens op 'Nieuwe weergave maken'.
   • Selecteer Gantt-weergave.
   • Voer een naam in voor uw weergave en klik vervolgens op het pictogram voor bevestiging.
   • Selecteer het vervolgkeuzemenu'Status ' en selecteer'Op schema','Vertraagd' en'In de wacht'.
   • Selecteer het vervolgkeuzemenu'Eigenaar' en kies'Ik' om de eigenaar dynamisch toe te wijzen op basis van de gebruiker die de weergave bekijkt.
   • Klik rechtsonder op'Opslaan'. 
4. Bekijk de projectdetails en de bijbehorende taken:
   • Beweeg de muisaanwijzer over een project en klik op het pictogram '+ Toevoegen' om een taak aan te maken. Hierdoor wordt de taak automatisch aan het project gekoppeld.
   • Klik op hetuitvouwpictogram om taken op de tijdlijn weer te geven.
   • Klik op een balk in de tijdlijn om het project of de taak te openen in het voorbeeldvenster aan de rechterkant.

Stel een kwartaalstatusrapport op

Leidinggevenden bij Sprocket moeten de projectresultaten elk kwartaal beoordelen. De operations manager maakt een aangepast rapport om de projectstatussen en de gemiddelde tijd die in de fasen is doorgebracht weer te geven, gefilterd op het huidige kwartaal.

Maak rapporten over één object of aangepaste rapporten om de projectstatussen of de tijd die in bepaalde pijplijnfasen is doorgebracht te bekijken. Als u bijvoorbeeld verslag wilt doen van projecten en bijbehorende taken, maakt u een aangepast rapport met projecten als primaire bron en taken als secundaire bron.

Een projectstatusrapport maken:

1. Maak een aangepast rapportaan en selecteer de gegevensbron‘Projecten ’.
2. Voeg ‘Cumulatieve tijd in [fase naam] ’ toe aan de y-as.
3. Voeg 'Eigenaar ' toe aan de x-as.
4. Om de y-as te wijzigen in een gemiddelde:
   • Klik op het pictogram voor het bewerken van de aggregatie bij de eigenschap van de y-as.
   • Klik op het vervolgkeuzemenu 'Aggregatie ' en selecteer vervolgens 'Gemiddelde'.
   • Klik op 'Toepassen'.
5. Een filter toevoegen voor een kwartaaloverzicht:
   • Klik op het tabblad 'Filter '.
   • Voeg 'Aanmaakdatum ' toe aan het tabblad 'Filter'.
   • Klik op 'Aanmaakdatum' en selecteer vervolgens het tweede vervolgkeuzemenu.
   • Selecteer 'Dit kwartaal ' of een andere datumperiode.
   • Klik op 'Toepassen'.
6. Klik op Rapport opslaan.

Om een rapport met cumulatieve tijd per projectfase op basis van de projectstatus te maken:

1. Maak een rapport met één object en selecteer de gegevensbron'Projecten '.
2. Klik op 'Eigenschappen toevoegen' en selecteer 'Cumulatieve tijd in [projectfase]'.
3. Klik op het tabblad ‘Visualisatie’ en sleep ‘Cumulatieve tijd in [projectfase] ’ naar het weergavegedeelte.
4. Selecteer eenaggregatie (bijv. gemiddelde, som).
5. Configureer de filters van het rapport (bijv. frequentie, aanmaakdatum).
6. Klik op'Rapport opslaan' als je klaar bent.

Volgende stappen

Gebruik projecten in andere HubSpot-tools, zoals:

• Rapporten
• Workflows
• Segmenten