ワークフローでのQuickBooksアクションの使用

QuickBooks Onlineのワークフローアクションを使用して、HubSpotからの経理タスクを自動化できます。QuickBooks OnlineをHubSpotに接続すると、ワークフローを使用して、CRM内のアクティビティーに基づいてQuickBooks請求書、売上予測、領収書、経費、払い戻し領収書などのQuickBooksレコードを作成できます。これにより、手作業でのデータ入力が減り、両システムで営業プロセスと財務プロセスの整合性が保たれます。

例えば、取引が特定のステージに達したときに、ワークフローを使用してQuickBooks Onlineで請求書や売上見積書を自動的に作成できます。

注： HubSpotワークフローでのQuickBooks Onlineアクションは、米国にお住まいのお客さまのみご利用いただけます。

始める前に

QuickBooks Onlineで請求書、売上見積書、領収証を作成するために、HubSpotはQuickBooks Onlineにデータを同期する前に、まず2つのプラットフォーム間のデータをチェックします。これにより、データの正確性を確保し、QuickBooks Onlineに不要なデータが作成されるのを防ぐことができます。以下は、HubSpotがワークフローアクションでQuickBooks Onlineに新規アセットを作成するために、コンタクトと商品項目が満たすべき要件です：

• 連絡先：連絡先は、のデータ同期設定と一致している必要があります。そうして初めて、HubSpot が QuickBooks Online にアセットを作成できます。一致していない場合、ワークフローアクションは失敗します。これにより、HubSpotがQuickBooks Onlineに不要なコンタクトを作成するのを防ぐことができます。例えば、[ QuickBooks請求書を作成]アクションを使用している場合 登録された取引の関連付けられたコンタクトが同期に適格ではない場合、HubSpotはQuickBooks Onlineで請求書を作成しません。そのため、 データ同期のコンタクトフィルターに基づいて登録されるようにHubSpotワークフローを設定することをお勧めします。
• 商品項目: QuickBooksで請求書、見積書、または領収書を作成するには、HubSpotの商品項目をワークフローに登録された 見積もり または 取引レコードに関連付ける 必要があります 。HubSpotでは、HubSpotの商品項目とQuickBooksの商品を照合します。一致するものがない場合、請求書、売上見積書、売上領収証は作成されません。

QuickBooks設定で製品の同期をオンにすることをお勧めします。QuickBooks製品は、請求書、見積書、または領収書が作成されるようにするために、取引および見積品目に使用されます。

取引や見積もりベースのワークフローにQuickBooksのアクションを追加します。

HubSpotのワークフローにQuickBooksアクションを追加して、QuickBooksアカウントで請求書、受注、見積書を作成することができます。これらのアクションを追加するには 

1. HubSpotアカウントで、［その他］をクリックし、［自動化］＞［ワークフロー］に移動します。アカウントに［その他］が表示されない場合は、［自動化］＞［ワークフロー］に直接移動します。
2. 既存のワークフローを編集する場合は、ワークフロー名をクリックします。または、[ ワークフローを作成 ]をクリックして新しいワークフローを作成します。
3. +プラスアイコンをクリックします。
4. 左側のパネルで、QuickBooksアクションを選択します。

• • 請求書を作成するには、[ QuickBooksの請求書を作成する]をクリックします。
  • 見積書を作成するには、「QuickBooksの見積書を作成する」をクリックします。
  • 売上領収証を作成するには、「QuickBooksの売上領収証を作成する」をクリックします。

5. どのQuickBooksアカウントで請求書/見積書/領収書を作成しますか？ドロップダウンメニューをクリックし、QuickBooks アカウントを選択します。 
6. 支払条件」ドロップダウンメニューをクリックし、値を選択します（「QuickBooks請求書を作成する」アクションでのみ利用可能）。 
7. Customerドロップダウンメニューをクリックし、顧客を選択します。
8. 製品」ドロップダウンメニューをクリックし、製品を選択します。 
9. 「QuickBooks上に製品が存在しない場合、作成しますか？」?ドロップダウンをクリックし、YesまたはNoのいずれかを選択します。 
10. ［保存］をクリックします。 
11. ワークフローの編集を終了し、「レビューして公開」をクリックして、ワークフローを確認します。
12. 「オンにする」をクリックすると、ワークフローがオンになります。

注：作成された請求書はワークフローオブジェクトに関連付けされます。例えば、取引ベースのワークフローを使用して請求書を作成すると、その請求書は登録された取引に関連付けられます。

ワークフローで支払いトリガーを使用する

HubSpotのワークフローにQuickBooksアクションを追加しておくと、見積もりや取引に対する支払いがあった場合に、QuickBooksで請求書や受注を作成できます。 

有料見積もりをワークフローに登録する。

1. HubSpotアカウントで、［その他］をクリックし、［自動化］＞［ワークフロー］に移動します。アカウントに［その他］が表示されない場合は、［自動化］＞［ワークフロー］に直接移動します。
2. 新しいワークフローを作成するには、右上の［ワークフローを作成］をクリックします。
3. 左側のパネルで、 トリガー[ESign completed signatures]を検索して選択します。次に、［次へ］をクリックします。 

4. 登録のその他のオプションの見積もり条件を追加します。 

有料取引をワークフローに登録する。

1. HubSpotアカウントで、［その他］をクリックし、［自動化］＞［ワークフロー］に移動します。アカウントに［その他］が表示されない場合は、［自動化］＞［ワークフロー］に直接移動します。
2. 新しいワークフローを作成するには、右上の［ワークフローを作成］をクリックします。
3. 左側のパネルでトリガー[ 取引名 ]を検索して選択し、[次のいずれかを含む] 支払いリンクを選択します。 [次へ]をクリックします。 
4. 登録について、その他の任意の取引条件を追加します。 

QuickBooksのアクションをHubSpotの支払いで使用する。

また、HubSpotの決済機能が設定されている場合は、ワークフローを使用して支払い済みの請求書や領収書を作成することもできます。売上領収証は、あらゆる種類の製品に対して作成することができます。支払済み請求書は、非課税項目に対してのみ作成することができます。非課税の商品項目のみ作成可能です。.

ご注意ください。これらのアクションは、支払いベースのワークフローでのみ使用することが可能です。

支払いベースのワークフローでQuickBooks Onlineのアクションを使用するには：

1. HubSpotアカウントで、［その他］をクリックし、［自動化］＞［ワークフロー］に移動します。アカウントに［その他］が表示されない場合は、［自動化］＞［ワークフロー］に直接移動します。
2. 新しいワークフローを作成するには、右上の［ワークフローを作成］をクリックします。
3. 左側のパネルで、ワークフロー の支払いトリガーを検索して選択します。 
4. 追加する登録トリガーのグループごとに、[ソースが請求書フィルターのいずれでもない ]も追加する必要があります。これにより、HubSpotはすでに請求書で行われた決済に登録できなくなり、QuickBooks Onlineで重複する請求書が作成される可能性があります。次に、［次へ］をクリックします。その後、ワークフローエディターが表示されます。

5. [+(プラス)]アイコンをクリックします。
6. 左側のパネルで、QuickBooksアクションを選択します。

• • 請求書を作成するには、[ QuickBooksの支払い済み請求書を作成する]をクリックします。HubSpotの支払いデータを使って、QuickBooksに支払い済み請求書が作成されます。 
  • 売上領収証を作成するには、「QuickBooksの売上領収証を作成する」をクリックします。HubSpotの支払いデータを使って、QuickBooksに売上領収証を作成することができます。
  • どのQuickBooksアカウントで請求書/領収書を作成しますか？ドロップダウンメニューをクリックし、QuickBooks アカウントを選択します。 

7. Customerドロップダウンメニューをクリックし、顧客を選択します。
8. 製品」ドロップダウンメニューをクリックし、製品を選択します。 
9. 「QuickBooks上に製品が存在しない場合、作成しますか？」?ドロップダウンをクリックし、YesまたはNoのいずれかを選択します。 
10. ［保存］をクリックします。 
11. ワークフローの編集を終了し、「レビューして公開」をクリックして、ワークフローを確認します。
12. 「オンにする」をクリックすると、ワークフローがオンになります。

ワークフローを使用してQuickBooks費用を作成

HubSpotのワークフローアクションでQuickBooksの支出を作成することも可能です。この操作により、QuickBooksにHubSpotの支払手数料を反映した支出が作成されます。経費を作成するには 

1. HubSpotアカウントで、［その他］をクリックし、［自動化］＞［ワークフロー］に移動します。アカウントに［その他］が表示されない場合は、［自動化］＞［ワークフロー］に直接移動します。
2. 新規にワークフローを作成する場合は、右上の［ワークフローを作成］をクリックします。
3. 左側のパネルで、ワークフロー の支払いトリガー を検索して選択します。次に、［次へ］をクリックします。その後、ワークフローエディターが表示されます。
4. +プラスアイコンをクリックします。
5. 左側のパネルで、[ QuickBooks費用を作成]を選択します。 
6. 必須項目を入力してください。
7. ［保存］をクリックします。 

ワークフローを使用してQuickBooksの払い戻し領収書を作成

HubSpotの支払いで全額返金が発生した場合に、QuickBooksで返金領収書を作成する方法です。

1. HubSpotアカウントで、［その他］をクリックし、［自動化］＞［ワークフロー］に移動します。アカウントに［その他］が表示されない場合は、［自動化］＞［ワークフロー］に直接移動します。
2. 新規にワークフローを作成する場合は、右上の［ワークフローを作成］をクリックします。
3. 左側のパネルで、ワークフロー の支払いトリガー を検索して選択します。次に、［次へ］をクリックします。その後、ワークフローエディターが表示されます。
4. +プラスアイコンをクリックします。
5. 左側のパネルで[ QuickBooksの払い戻し領収書を作成]を選択します。 
6. 必須項目を入力してください。
7. ［保存］をクリックします。