BètaMaak contracten direct aan in HubSpot

Let op:als je een superbeheerderbent , kun je je account aanmelden voor de bèta van 'HubSpot-contracten direct aanmaken, bewerken en verlengen' .

Contracten vormen de centrale bron van waarheid voor vastgelegde omzet in HubSpot. Door contracten in HubSpot te beheren, kun je bestaande contractafspraken vastleggen en beheren, betalingen handmatig registreren of kopers automatisch factureren, wijzigingen aanbrengen gedurende de looptijd van een contract, contracten verlengen en nauwkeurig omzet rapporteren.

Nadat je contracten hebt ingesteld, kun je leren hoe je contracten direct kunt aanmaken en importeren. Als je een op offertes gebaseerd proces wilt gebruiken voor het voorstellen en goedkeuren van wijzigingen in een bestaand contract, lees dan meer over het aanmaken van contracten op basis van geaccepteerde offertes. Ontdek hoe contracten in HubSpot worden gebruikt.

Wanneer kun je contracten direct aanmaken?

In de volgende scenario’s kun je contracten rechtstreeks in HubSpot aanmaken:

• Klantovereenkomsten centraliseren: gebruik contracten om overeenkomsten met kopers en omzetinformatie te centraliseren.
• Bestaande contracten importeren of migreren: als je bestaande contracten hebt en deze in HubSpot wilt beheren, kun je ze importeren of migreren:
  • Contracten zonder facturering importeren: importeer contracten zonder factureringsschema’s met behulp van de importtool.
  • Contracten migreren met behoud van facturering:voor het importeren van contracten met behoud van facturering kun je meer informatie vinden over het migreren van contracten naar HubSpot (BETA).
• Wanneer u uw CPQ in een ander systeem beheert: als u een ander systeem gebruikt om CPQ te beheren, kunt u contracten in HubSpot gebruiken als de betrouwbare bron voor rapportage en automatisering.

Contracten direct aanmaken

Maak contracten direct aan vanaf de contractindexpagina of vanuit contact-, bedrijfs-, deal- en ticketrecords. Als je bestaande contracten wilt importeren of migreren, lees dan meer over het importeren van contracten en het migreren van contracten naar HubSpot (BETA).

Contracten aanmaken vanaf de indexpagina

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Omzet > Contracten. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Omzet > Contracten.
2. Klik rechtsboven opContracten toevoegen en selecteer vervolgensNieuw aanmaken.
3. Configureer het contract.

Contracten aanmaken vanuit andere records

1. Ga naar je records:
   • Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Contactpersonen. Als Meer niet wordt weergegeven in je account, navigeer dan direct naar CRM > Contactpersonen.
   • Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Contactpersonen. Als Meer niet wordt weergegeven in je account, navigeer dan direct naar CRM > Contactpersonen.
   • Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Deals. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar CRM > Deals.
   • Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Tickets. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar CRM > Tickets.
2. Klik op de naam van een record.
3. Klik in de rechterzijbalk op de kaart 'Contracten ' op'Toevoegen' en selecteer vervolgens 'Nieuw contract aanmaken'. Als u de kaart'Contracten'niet ziet, lees dan hoe u deze aan de rechterzijbalk kunt toevoegen.
   
   
   
4. Configureer het contract.

Het bronrecord wordt gekoppeld aan het contract. Koppelingen en regelitems uit het bronrecord worden waar van toepassing overgenomen. Als u bijvoorbeeld een contract aanmaakt vanuit een dealrecord, 

Contracten configureren

Configureer de contractgegevens met behulp van de contracteditor. Klik rechtsboven opContract bekijken om een voorbeeld van de contractdetails en het facturatieschema te bekijken. Klik linksboven opTerug om het contract als concept op te slaan. Je kunt conceptcontracten later bewerken.

De gegevens van de verkoper in het contract bewerken

In het gedeelte ‘Partijen’ worden de gegevens van de verkoper in het contract weergegeven.

• De gegevens van de verkoper zijn gebaseerd op de maker van het contract.
• De gegevens van de verkoper, inclusief het telefoonnummer, worden overgenomen uit het gebruikersprofiel van de gebruiker die het contract aanmaakt. Het bedrijf van de verkoper wordt overgenomen uit de bedrijfsgegevens van het account.
• U kunt de naam, het telefoonnummer en de bedrijfsgegevens van de verkoper bijwerken. Als u de gegevens van de verkoper bijwerkt, worden de nieuwe gegevens alleen gebruikt voor het contract en de facturen die aan het contract zijn gekoppeld. Het gebruikersprofielen de bedrijfsgegevens worden niet bijgewerkt.
• Om een contract aan te maken, moeten het e-mailadres en de bedrijfsnaam van de verkoper zijn opgegeven.

Om de gegevens van de verkoper te bewerken, gaat u in het gedeelte ‘Partijen’ van het contract als volgt te werk:

1. Om de bedrijfsgegevens van de verkoper bij te werken, beweeg je de muisaanwijzer over het bedrijf en klik je op hetpictogram voor bewerken.
2. Werk de gegevens in het rechterpaneel bij en klik vervolgens op 'Opslaan'. Wijzigingen in de bedrijfsgegevens van de verkoper zijn alleen van toepassing op het contract en de facturen die aan het contract zijn gekoppeld. Uw accountinstellingen worden niet bijgewerkt.

Een facturerend bedrijf en contactpersoon toevoegen

In het gedeelte 'Partijen' worden ook het factureringsbedrijf en de contactpersonen van het contract weergegeven.

• Een contract moet één facturatiecontact hebben. Er kunnen meer facturatiecontacten worden toegevoegd.
• Aan een contract kunnen maximaal één kopersbedrijf, één factureringscontactpersoon en één factureringsbedrijf worden gekoppeld.
• Facturatiecontacten ontvangen facturen en factuurgegevens, zoals betalingsbewijzen.

Om het factureringsbedrijf en de contactpersoon toe te voegen:

1. Om een factureringsbedrijf toe te voegen, klikt u naast 'Factureringsbedrijf' op'Toevoegen'. Zoek in het rechterpaneel het bedrijf op, selecteer het en klik vervolgens op'Opslaan'. Klik op het tabblad 'Nieuw aanmaken ' in het rechterpaneel om een nieuw bedrijfsrecord aan te maken. 
2. Om de gegevens van het factureringsbedrijf te bewerken, beweeg je de muis over het bedrijf en klik je op hetpictogram 'Bewerken'. Wijzigingen worden ook doorgevoerd in het CRM-record van het bedrijf.
3. Om het factureringsbedrijf te vervangen, beweeg je de muis over het bedrijf en klik je op hetpictogram 'Vervangen'.
4. Om het factureringsbedrijf te verwijderen, beweeg je de muis over het bedrijf en klik je op hetpictogram delete'.
5. Om hetzelfde factuuradres te gebruiken als in het bedrijfsrecord, vink je onder 'Factuuradres' het selectievakje'Hetzelfde als facturerend bedrijf' aan.
6. Als u een ander factuuradres wilt gebruiken, klikt u op + Factuuradres toevoegen.
7. Voer in het rechterpaneel het factuuradres in en klik op ‘Opslaan’. Het factuuradres wordt bijgewerkt in het contract en gebruikt op bijbehorende facturen. Het bedrijfsrecord wordt niet bijgewerkt.

Let op: als automatische omzetbelasting is ingeschakeld, wordt het factuuradres van de ' ' gebruikt om te bepalen of er belasting aan het contract moet worden toegevoegd.

6. Klik om het gedeelte'Belastingnummers' uit te vouwen om eventuele belastingnummers te bekijken die aan het factureringsbedrijf zijn toegevoegd. Bewerk bestaande belastingnummers door op hetpictogram 'Bewerken' naast de naam van het factureringsbedrijf te klikken en vervolgens in het rechterpaneel op het tabblad 'Belastingnummers' te klikken. Voeg belastingnummers van verkopers toe via defacturentool.
7. Om een facturatiecontact toe te voegen, klikt u naast ‘Facturatiecontact’ op ‘Toevoegen’. Zoek in het rechterpaneel naar een contactpersoon, selecteer deze en klik vervolgens op‘Opslaan’. Klik in het rechterpaneel op het tabblad ‘Nieuw aanmaken ’ om een nieuw contactrecord aan te maken.
8. Om de gegevens van de facturatiecontactpersoon te bewerken, beweeg je de muisaanwijzer over de contactpersoon en klik je op hetbewerkingspictogram. Wijzigingen worden ook doorgevoerd in het CRM-record van de contactpersoon.
9. Om de facturatiecontactpersoon te vervangen, beweeg je de muis over de contactpersoon en klik je op hetpictogram 'Vervangen'.
10. Om de facturatiecontactpersoon te verwijderen, beweeg je de muis over de contactpersoon en klik je op hetpictogram delete'.
11. Om extra factureringscontacten toe te voegen, klikt u op+ Extra contacten toevoegen. Zoek naar contacten, vink de selectievakjes naast de contacten aan en klik vervolgens opOpslaan.

Contractgegevens configureren

Stel de ingangsdatum, de eigenaar, de betalingsvoorwaarden en het inkoopordernummer van het contract in. U kunt ook aangepaste eigenschappen toevoegen en het contract koppelen aan een bestaande deal.

1. Om de ingangsdatum van het contract in te stellen, klikt u in het gedeelte Ingangsdatum contract op de datumkiezeren selecteert u eendatum.
2. Om de contracthouder in te stellen, klikt u op het vervolgkeuzemenu'Contracthouder' en selecteert u eencontracthouder.
3. Klik op het vervolgkeuzemenu 'Betalingsvoorwaarden' en selecteer een betalingsvoorwaarde. Meer informatie over betalingsvoorwaarden.
4. Om een inkoopordernummer in het contract op te nemen, voert u hetinkoopordernummer in het veld ‘Inkoopordernummer’ in.
5. Om een aangepaste eigenschap toe te voegen, klikt u op+ Aangepaste eigenschap toevoegen. Selecteerbestaande aangepaste contracteigenschappen uit de lijst, zoek naar eenaangepaste eigenschap of klik opNieuwe contracteigenschap aanmaken om een nieuwe aangepaste contracteigenschap in te stellen.
6. Om een aangepast veld te verwijderen, klikt u op het verwijderpictogram ernaast.
7. Om het contract aan een deal te koppelen, klikt u op het vervolgkeuzemenu‘Koppelen aan een deal’ en selecteert u eendeal, of klikt u op ‘Een nieuwe deal aanmaken’ om een nieuwe deal aan te maken.

Regelitems toevoegen

Voeg regelitems toe aan het contract vanuit uw productbibliotheekof voeg aangepaste regelitems toe. 

Let op: wanneer u Stripe als betalingsverwerkingsoptie, moet het totale verschuldigde bedrag hoger zijn dan $0,50, of het equivalente minimum in de afrekenvaluta. Lees meer over de minimumbedragen van Stripe.

Om regelitems toe te voegen:

1. Klik rechtsboven in het gedeelte met regelitems op 'Regelitem toevoegen' en selecteer vervolgens een optie:
   • Selecteer uit productbibliotheek: voeg een regelitem toe op basis van een product in je productbibliotheek, inclusief regelitems die zijn aangemaakt met de HubSpot-Shopify-integratie.
     • Zoek op productnaam,productbeschrijving of SKU, of klik op 'Geavanceerde filters' om je zoekopdracht te verfijnen.
     • Vink in het rechterpaneel de selectievakjes aan naast de producten waarop je je regelitem wilt baseren. Als je regelitems met gedifferentieerde prijzen selecteert, klik danop 'Niveaus bekijken' om de verschillende niveaus voor het product te bekijken, voordat je het regelitem toevoegt.
       
       
       
   • Aangepaste regelitem maken: maak een aangepast regelitem dat uniek is voor het contract. Nadat je deze optie hebt geselecteerd, gebruik je het rechterpaneel om de details van je regelitem in te voeren. Vink het selectievakje 'Regelitem opslaan in de productbibliotheek ' aan om het regelitem op te slaan in je productbibliotheek. Klik op 'Opslaan ' of'Opslaan en nog een toevoegen'.
2. Klik op ‘Contract bekijken’ om een voorbeeld van de contractgegevens en het facturatieschema te bekijken.
3. Belastingen kunnen aan afzonderlijke regelitems worden toegevoegd, of je kunt gebruikmaken van automatische omzetbelasting bij online betalingen. Om belastingen aan afzonderlijke regelitems toe te voegen, klik je op het vervolgkeuzemenu ‘Belastingtarief’ en stelt u de belastingtarieven in voor de regelitems. De kolom 'Belastingbedrag' wordt automatisch bijgewerkt.
4. Als u gebruikmaakt van automatische omzetbelasting, zet u de schakelaar‘Automatische omzetbelasting’ aan. De automatische omzetbelasting wordt berekend wanneer het contract wordt aangemaakt.
   
   • Klik in de kolom 'Belastingcategorie’ op het vervolgkeuzemenu en selecteer de belastingcategorie voor elke regelitem. Je kunt voor verschillende regelitems verschillende belastingcategorieën kiezen. Elk regelitem moet een unieke naam hebben.
   • Als u een artikel verzendt als onderdeel van het contract, moet u een regelitem voor verzendkosten toevoegen om de automatische belasting correct te laten berekenen. Als u verzendkosten nog niet aan uw productbibliotheek hebt toegevoegd, voeg dan een aangepast regelitem toe met de belastingcategorie ‘Verzendkosten’.
5. U kunt de kolommen bewerken die in de tabel met regelitems worden weergegeven. Als u een superbeheerder bent, kunt u instellen welke kolommen standaard voor alle gebruikers worden weergegeven. Lees hier hoe ukolommen kuntbewerken.
6. Bewerk de regelitems in de editor door de waarden van elke kolom aan te passen. 
   
   
   
7. Bij het bewerken van regelitems met gedifferentieerde prijzen wordt de prijs aangepast op basis van het prijsniveau naarmate je de hoeveelheid aanpast. Klik op'Niveaus bekijken' om de hoeveelheden naast de niveautabel te bewerken en te zien welk prijsniveau van toepassing is.
   
   
   
8. Standaard is de facturering voor eenmalige en terugkerende regelitems ingesteld op de datum van vandaag. Als u uw koper later voor een regelitem wilt factureren, klikt u op het vervolgkeuzemenu ‘Startdatum facturering ’ en selecteert u vervolgens ‘Aangepaste datum’. Klik in het rechterpaneel op dedatumkiezer en selecteer eenstartdatum. Klik vervolgens op ‘Opslaan’.

9. Om een korting toe te voegen aan een regelitem, klik je in de kolom ‘Eenheidskorting ’ op het vervolgkeuzemenu en selecteer je ‘percentage ’ of ‘valuta’. Voer het kortingsbedrag in. Kortingen kunnen worden ingesteld op individuele regelitems, niet op het gehele contract.
10. Om de details van de regelitem te bewerken, of om een regelitem te klonen of te verwijderen, beweeg je de muis over het regelitem, klik je op ‘Acties’ en selecteer je vervolgens een optie:
    • Bewerken: bewerk de regelitem van het contract. Dit heeft geen invloed op de productbibliotheek. 
    • Verwijderen: verwijder de regelitem.

9. Om de regelitems opnieuw te ordenen, klikt u op een regelitem en sleept u het met behulp van de sleepgreep (dragHandle ).

10. In het gedeelte ‘Overzicht’ wordt weergegeven hoe de kosten aan je koper in rekening worden gebracht:

    • Het subtotaal toont alleen de artikelen die bij het afrekenen moeten worden betaald. Artikelen die op een later tijdstip in rekening worden gebracht, verschijnen in het totaal ‘Toekomstige betalingen ’.
    • Alle artikelen, ongeacht de vervaldatum van de betaling, worden opgeteld naast‘Totaal’.
    • Schakel de schakelaar‘Automatische omzetbelasting’ uit omde automatische omzetbelasting uit te schakelen.

Configureer facturering en betalingen

Stel in hoe je kopers factureert en betalingen van hen ontvangt. Online betalingen zijn alleen beschikbaar als facturering is ingeschakeld. 

Om facturering in te stellen, onder Facturering en betalingen:

1. Zet de schakelaar 'Facturering' aan om automatisch facturen aan te maken en kopers te factureren voor terugkerende regelitems. Lees meer over factureringsinstellingen.
2. Om in te stellen hoe betalingen worden geïnd, gaat u naar 'Inningproces':
   • Selecteer 'Automatische betalingen' om facturen op elke factuurdatum automatisch in rekening te brengen. Klik op het vervolgkeuzemenu'Afrekenmethode' en selecteer een optie: 
     • Betaalmethode vastleggen bij de eerste betaalde factuur: breng elke factuur in rekening via de betaalmethode die is opgegeven voor de betaling van de eerste factuur.
     • Gebruik een opgeslagen betaalmethode:breng het bedrag in rekening via een bestaande, opgeslagen betaalmethode.
   • Selecteer'Handmatige betalingen' als u wilt dat de koper de factuur op elke factuurdatum handmatig betaalt. De koper ontvangt op elke factuurdatum de factuur om de betaling te regelen.
3. Schakel de schakelaar'Facturering ' uit als u via een alternatieve methode wilt factureren en betalingen wilt innen.

Om online betalingen in te stellen, onder‘Online betalingen accepteren’:

1. Als in hetgedeelte ‘Facturering’ de optie‘Automatische betalingen’ is geselecteerd, zijn online betalingen standaard ingeschakeld. Als‘Handmatige betalingen’ is geselecteerd, zet u de schakelaar‘Online betalingen accepteren’ aan om kopers de mogelijkheid te bieden facturen online te betalen.
   • De vooraf ingevulde opties op dit scherm komen overeen met wat er is ingesteld in de betalingsinstellingen. Vink de selectievakjes 'Geaccepteerde betaalmethoden' aan of uit om de betaalmethoden te kiezen die u wilt accepteren.
   • Als u kosten hebt ingesteld, vink dan onder'Kosten die bij het afrekenen worden toegepast' deselectievakjes aan naast de kosten die u op de contractbetaling wilt toepassen.
   • Schakel het selectievakje 'Factuuradres voor creditcardaankopen verzamelen' in om het factuuradres van uw kopers te verzamelen.
   • Schakel het selectievakje 'Verzendadres verzamelen' in om het verzendadres van uw kopers te verzamelen.
2. Om betalingen via een alternatieve methode te accepteren, zet u de schakelaar'Online betalingen accepteren' uit.

Stel de contracttaal, de landinstelling en de valuta in

1. Klik rechtsboven in de contracteditor op 'Instellingen '.
2. Klik op het vervolgkeuzemenu'Taal' en selecteer eentaal.
3. Klik op het vervolgkeuzemenu'Locale' en selecteer een locale. De locale bepaalt de weergave van de datum en het adres in uw contract. Het wijzigen van de locale-instellingen van het contract heeft geen invloed op de valuta.
4. Als u meerdere valuta's in uw account hebt ingesteld, klikt u op het vervolgkeuzemenu'Valuta' en selecteert u eenvaluta.

Rond het contract af

1. Om het contract af te ronden en de eerste factuur te versturen, klikt u rechtsboven op'Afronden'.
2. Klik desgevraagd op'Afronden' in het dialoogvenster om te bevestigen.

Factuurverzending en betaling

Wat er vervolgens gebeurt, hangt af van hoe u de regelitems, facturering en betalingen hebt geconfigureerd. Bekijk de onderstaande tabel om het proces te begrijpen op basis van uw contractinstellingen.

Contracten importeren

Importeer bestaande contracten om deze samen met contracten die in HubSpot zijn aangemaakt te beheren. Neem koppelingen met regelitems, contactpersonen en deals mee.

Let op: je kunt met het onderstaande importproces geen contracten met factureringsschema’s importeren. Als je contracten met factureringscontinuïteit wilt importeren, lees dan meer over het migreren van contracten naar HubSpot (BETA).

1. Maak een aangepaste contract-eigenschap aan om te gebruiken als unieke identificatie voor de contracten die u importeert. U kunt bijvoorbeeld een aangepaste eigenschap met de naam contract_import_id aanmaken.
2. Bij het aanmaken van de aangepaste eigenschap:
   • Stel hetveldtype in op'Tekst op één regel'.
   • Schakel het selectievakje'Vereis unieke waarden voor deze eigenschap ' in.
     
     
     
3. Bereid uw importbestand voor:
   • Bekijk het importoverzicht voordat u begint.
   • Voeg de aangepaste eigenschap die u hebt gemaakt toe als kolom in uw importbestand. Gebruik de aangepaste eigenschap als unieke identificatiecode voor contractvelden, regelitems en deals.
   • Voor contracten met meer dan één regelitem voegt u extra regelitems toe als afzonderlijke rijen naast de unieke identificatiecode.
   • Zorg ervoor dat de deal in een aparte rij staat, los van de contractgegevens. Voeg het record-ID van de deal toe aan een kolom om de deal tijdens het importeren aan het contract te koppelen.
     
     
     
4. Importeer uw bestand.

Volgende stappen

• Lees meer over het beheren van facturen, inclusief het bewerken, volgen en exporteren ervan.
• Lees meer over het beheren van betalingen, waaronder het controleren van transactiekosten, het beheren van machtigingen voor automatische incasso, het opnieuw proberen van mislukte betalingen en het aanvragen van een nieuwe betaalmethode bij een contactpersoon.
• Lees meer over het rapporteren van omzet in HubSpot.