BêtaCréez directement des contrats dans HubSpot

Remarque : Si vous êtes un super administrateur, vous pouvez inscrire votre compte à la version bêta directe de création, de modification et de renouvellement des contrats HubSpot.

Les contrats sont le centre unique d’informations sur les revenus engagés dans HubSpot. En gérant les contrats dans HubSpot, vous pouvez enregistrer et gérer les contrats existants, enregistrer manuellement les paiements ou facturer automatiquement les acheteurs, effectuer des mises à jour pendant la durée d’un contrat, renouveler des contrats et déclarer avec précision le chiffre d’affaires.

Après avoir configuré les contrats, découvrez comment créer et importer directement des contrats. Si vous souhaitez utiliser un processus basé sur les devis pour proposer et approuver des modifications à un contrat existant, découvrez-en davantage sur la création de contrats à partir de devis acceptés. Découvrez comment les contrats sont utilisés dans HubSpot.

Quand créer directement des contrats

Dans les cas suivants, vous souhaiterez peut-être créer directement des contrats dans HubSpot :

• Centralisation des contrats clients : utilisez les contrats pour centraliser les contrats avec les acheteurs et les informations sur les revenus.
• Importer ou migrer des contrats existants : si vous avez des contrats existants et que vous souhaitez les gérer dans HubSpot, vous pouvez les importer ou les migrer :
  • Importer des contrats sans facturation : importez des contrats sans échelonnement de facturation à l’aide de l’outil d’import.
  • Migrer les contrats avec continuité de facturation : pour importer des contrats avec continuité de facturation, découvrez comment migrer des contrats vers HubSpot (BÊTA).
• Lorsque vous gérez votre CPQ dans un autre système : si vous utilisez un autre système pour gérer les CPQ, vous pouvez utiliser les contrats dans HubSpot comme centre unique d’informations pour le reporting et l’automatisation.

Créer directement des contrats

Créez directement des contrats à partir de la page index des contrats ou des fiches d’informations de contacts, d’entreprises, de transactions et de tickets. Si vous souhaitez importer ou migrer des contrats existants, découvrez-en davantage sur l’import de contrats et la migration de contrats vers HubSpot (BÊTA).

Créer des contrats à partir de la page d’index

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à Chiffre d'affaires > Contrats. Si l'option Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à Chiffre d'affaires > Contrats.
2. Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Ajouter des contrats, puis sélectionnez Créer.
3. Configurez le contrat.

Créer des contrats à partir d’autres fiches d’informations

1. Accédez à vos fiches d'informations :
   • Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à CRM > Contacts. Si l'option Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à CRM > Contacts.
   • Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à CRM > Entreprises. Si Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à CRM > Entreprises.
   • Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à CRM > Transactions. Si Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à CRM > Transactions.
   • Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à CRM > Tickets. Si Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à CRM > Tickets.
2. Cliquez sur le nom d'une fiche d'informations.
3. Dans la barre latérale droite, sur la fiche Contrats , cliquez sur Ajouter, puis sélectionnez Créer un nouveau contrat. Si vous ne voyez pas la carte Contrats, découvrez comment l’ajouter à la barre latérale de droite.
   
   
   
4. Configurez le contrat.

La fiche d’informations source est associée au contrat. Les associations et les lignes de produit de la fiche d’informations source sont reportées, le cas échéant. Par exemple, si vous créez un contrat à partir d’une fiche d’informations de transaction, 

Configurer des contrats

Configurez les informations contractuelles à l’aide de l’éditeur de contrats. Pour prévisualiser les détails du contrat et le calendrier de facturation, cliquez sur Prévisualiser le contrat dans l’angle supérieur droit. Pour enregistrer le contrat en tant que brouillon, cliquez sur Retour dans l’angle supérieur gauche. Vous pourrez modifier les brouillons de contrats ultérieurement.

Modifier les détails du contrat pour le vendeur

La section des parties affiche les détails du contrat obtenus par le vendeur.

• Les détails du vendeur sont basés sur le créateur du contrat.
• Les détails du vendeur, y compris le numéro de téléphone, sont renseignés à partir du profil utilisateur de l’utilisateur qui crée le contrat. L’entreprise du vendeur est renseignée à partir des informations du compte.
• Vous pouvez mettre à jour le nom du vendeur, son numéro de téléphone et les informations de son entreprise. Si vous mettez à jour les coordonnées du vendeur, seuls le contrat et les factures associées au contrat utilisent les nouveaux détails. Le profil de l’utilisateur et les informations de l’entreprise ne sont pas mis à jour.
• Un contrat doit avoir l’adresse e-mail du vendeur et le nom de l’entreprise pour pouvoir être créé.

Pour modifier les détails du vendeur, dans la section Parties du contrat :

1. Pour mettre à jour les détails de l’entreprise du vendeur, passez le curseur de la souris sur l’entreprise et cliquez sur l’icône edit Modifier.
2. Mettez à jour les détails dans le panneau de droite, puis cliquez sur Enregistrer. Les modifications apportées aux coordonnées de l’entreprise du vendeur ne s’appliquent qu’au contrat et aux factures associées au contrat. Les paramètres de votre compte ne sont pas mis à jour.

Ajouter une société de facturation et un contact

La section des parties affiche également la société de facturation et les contacts du contrat.

• Un contrat doit avoir une seule personne de contact de facturation. Des contacts de facturation supplémentaires peuvent être ajoutés.
• Un contrat peut être associé à un maximum d’une entreprise acheteuse, d’un contact de facturation et d’une société de facturation.
• Les contacts de facturation reçoivent des factures et des informations de facturation, telles que des reçus.

Pour ajouter la société de facturation et le contact :

1. Pour ajouter une société de facturation, à côté de Société de facturation, cliquez sur Ajouter. Dans le panneau de droite, recherchez et sélectionnez l’entreprise, puis cliquez sur Enregistrer. Cliquez sur l’onglet Créer dans le panneau de droite pour créer une nouvelle fiche d’informations d’une entreprise. 
2. Pour modifier les détails de la société de facturation, passez le curseur de la souris sur l’entreprise et cliquez sur l’icône edit Modifier. Les modifications mettront également à jour la fiche d’informations du CRM de l’entreprise.
3. Pour remplacer la société de facturation, passez le curseur de la souris sur l’entreprise et cliquez sur l’icône Remplacer replace. 
4. Pour supprimer l’entreprise de facturation, passez le curseur de la souris sur l’entreprise et cliquez sur l’icône Supprimer delete. 
5. Pour utiliser la même adresse de facturation que la fiche d’informations d’une entreprise, sous Adresse de facturation, sélectionnez la case à cocher Identique à l’entreprise de facturation .
6. Pour utiliser une autre adresse de facturation, cliquez sur + Ajouter une adresse de facturation.
7. Dans le panneau de droite, saisissez l’adresse de facturation et cliquez sur Enregistrer. L’adresse de facturation est mise à jour sur le contrat et utilisée sur les factures associées. La fiche d’informations d’informations d’une entreprise n’est pas mise à jour.

Remarque : Si la taxe de vente automatisée est activée, l’adresse de facturation est utilisée pour déterminer si la taxe doit être ajoutée au contrat.

6. Cliquez pour développer la section ID fiscaux pour afficher tous les identifiants fiscaux ajoutés à l’entreprise de facturation. Modifiez les identifiants fiscaux existants en cliquant sur l’icône edit Modifier à côté du nom de l’entreprise de facturation, puis, dans le panneau de droite, cliquez sur l’onglet ID fiscal . Ajoutez des identifiants fiscaux de vendeur via l’outil Factures.
7. Pour ajouter un contact de facturation, cliquez sur Ajouter. Dans le panneau de droite, recherchez et sélectionnez un contact, puis cliquez sur Enregistrer. Cliquez sur l’onglet Créer dans le panneau de droite pour créer une nouvelle fiche d’informations d’un contact.
8. Pour modifier les détails de facturation, passez le curseur sur le contact et cliquez sur l’icône edit Modifier. Les modifications mettront également à jour la fiche d’informations CRM du contact.
9. Pour remplacer le contact de facturation, passez le curseur de la souris sur le contact et cliquez sur l’icône Remplacer replace. 
10. Pour supprimer le contact de facturation, passez le curseur sur le contact et cliquez sur l’icône Supprimer delete. 
11. Pour ajouter des contacts de facturation supplémentaires, cliquez sur + Ajouter des contacts supplémentaires. Recherchez des contacts et cochez les cases à côté des contacts, puis cliquez sur Enregistrer.

Configurer les détails du contrat

Configurez la date d’entrée en vigueur du contrat, le propriétaire, les conditions de paiement et le numéro de commande. Vous pouvez également ajouter des propriétés personnalisées et associer le contrat à une transaction existante.

1. Pour définir la date d’entrée en vigueur du contrat, dans la section Date d’entrée en vigueur du contrat , cliquez sur le sélecteur de date et sélectionnez une date.
2. Pour définir le propriétaire du contrat, cliquez sur le menu déroulant Propriétaire du contrat et sélectionnez un propriétaire.
3. Cliquez sur le menu déroulant Conditions de paiement et sélectionnez une condition de paiement. En savoir plus sur les conditions de paiement.
4. Pour inclure un numéro de commande sur le contrat, dans le champ Numéro de commande , saisissez le numéro de commande.
5. Pour ajouter une propriété personnalisée, cliquez sur + Ajouter une propriété personnalisée. Sélectionnez des propriétés de contrat personnalisées existantes dans la liste, recherchez une propriété personnalisée ou cliquez sur Créer une nouvelle propriété de contrat pour configurer une nouvelle propriété de contrat personnalisée.
6. Pour supprimer une propriété personnalisée, cliquez sur l’icône delete Supprimer à côté de celle-ci.
7. Pour associer le contrat à une transaction, cliquez sur le menu déroulant Associer à une transaction et sélectionnez une transaction, ou cliquez sur Créer une nouvelle transaction pour créer une nouvelle transaction.

Ajouter des lignes de produits

Ajoutez des lignes de produits au contrat à partir de votre bibliothèque de produits ou ajoutez des lignes de produits personnalisées. 

Remarque : Lorsque vous utilisez Stripe comme option de traitement des paiements, le montant total dû doit être supérieur à 0,50 $, ou le montant minimum équivalent de la devise de règlement. En savoir plus sur les montants minimums des frais de Stripe.

Pour ajouter des lignes de produits :

1. Dans l’angle supérieur droit de la section Lignes de transaction, cliquez sur Ajouter une ligne de produit, puis sélectionnez une option :
   • Sélectionner dans la bibliothèque de produits : ajoutez une ligne de produit basée sur un produit de votre bibliothèque de produits, y compris les lignes de produits créées à l’aide de l’intégration HubSpot-Shopify.
     • Effectuez une recherche par nom de produit, description de produit ou SKU, ou cliquez sur Filtres avancés pour affiner votre recherche.
     • Sélectionnez les cases à cocher dans le panneau de droite à côté des produits sur lesquels vous souhaitez baser votre ligne de produit. Si vous sélectionnez des lignes de produit à tarification différenciée , cliquez sur Afficher les niveaux pour afficher les différents niveaux du produit, avant d’ajouter la ligne de produit.
       
       
       
   • Créer une ligne de produit personnalisée : créez une ligne de produit personnalisée unique au contrat. Après avoir sélectionné cette option, utilisez le panneau de droite pour saisir les détails de votre ligne de produit. Sélectionnez la case à cocher Enregistrer la ligne de produit dans la bibliothèque de produits pour enregistrer la ligne de produit dans votre bibliothèque de produits. Cliquez sur Enregistrer ou Enregistrer et ajouter un autre.
2. Cliquez sur Prévisualiser le contrat pour obtenir un aperçu des détails du contrat et du calendrier de facturation.
3. Des taxes peuvent être ajoutées à des lignes de produits individuelles ou vous pouvez utiliser des taxes de vente automatisées lors de l’utilisation de paiements en ligne. Pour ajouter des taxes à des lignes de produit individuelles, cliquez sur le menu déroulant Taux de taxe et définissez les taux de taxe sur les lignes de produits. La colonne Montant de la taxe se met à jour automatiquement.
4. Si vous utilisez la taxe de vente automatisée, activez le bouton Taxe de vente automatisée . La taxe de vente automatisée sera calculée lors de la création du contrat.
   
   • Dans la colonne Catégorie de taxe , cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez la catégorie de taxe pour chaque ligne de produit. Vous pouvez sélectionner différentes catégories de taxe pour différentes lignes de produits. Chaque ligne de produit doit posséder un nom unique.
   • Si vous expédiez un article dans le cadre du contrat, vous devez ajouter une ligne de produit pour l’expédition pour que la taxe automatisée soit calculée correctement. Si vous n’avez pas ajouté les frais d’expédition à votre bibliothèque de produits, ajoutez une ligne de produit personnalisée avec une catégorie de taxe Livraison.
5. Vous pouvez modifier les colonnes affichées dans le tableau des lignes de produit. Si vous êtes un super administrateur, vous pouvez définir les colonnes à afficher par défaut pour tous les utilisateurs. Découvrez comment modifier des colonnes.
6. Modifiez les lignes de transaction dans l’éditeur en ajustant les valeurs de chaque colonne.
   
   
   
7. Lorsque vous modifiez des lignes de produits à prix progressif, le prix est mis à jour en fonction du niveau lorsque vous ajustez la quantité. Cliquez sur Afficher les niveaux pour modifier les quantités à côté du tableau des niveaux afin de comprendre l’offre tarifaire qui s’applique.
   
   
   
8. Par défaut, la facturation des lignes de produits ponctuelles et récurrentes est fixée à la date d’aujourd’hui. Pour facturer une ligne de produit à votre acheteur plus tard, cliquez sur le menu déroulant Date de début de facturation , puis sélectionnez Date personnalisée. Dans le panneau de droite, cliquez sur le sélecteur de date et sélectionnez une date de début, puis cliquez sur Enregistrer.

9. Pour ajouter une remise à une ligne de produit, dans la colonne Remise unitaire , cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez pourcentage ou devise. Saisissez le montant de la remise. Les remises peuvent être définies sur des lignes de produits individuelles et non sur l’ensemble du contrat.
10. Pour modifier les détails de la ligne de produit, ou pour cloner ou supprimer une ligne de produit, passez le curseur de la souris sur la ligne de produit, cliquez sur Actions, puis sélectionnez une option :
    • Modifier : modifiez la ligne de produit du contrat. La bibliothèque de produits ne sera pas affectée. 
    • Supprimer : supprimez la ligne de produits.

9. Pour réorganiser les lignes de transaction, cliquez sur une ligne de produit et faites-la glisser à l’aide de la dragHandle poignée de défilement.

10. La section Récapitulatif montre comment votre acheteur sera facturé :

    • Le sous-total reflète uniquement les articles à payer lors du paiement. Tous les éléments qui seront facturés à une date ultérieure apparaîtront dans le total des paiements futurs .
    • Tous les éléments, quelle que soit la date d’échéance du paiement, seront totalisés à côté du Total.
    • Désactivez l’option Taxe sur les ventes automatisée pour désactiver la taxe sur les ventes automatisée .

Configurer la facturation et les paiements

Configurez comment facturer et collecter les paiements des acheteurs. Les paiements en ligne ne sont disponibles que lorsque la facturation est activée. 

Pour configurer la facturation, sous Facturation et paiements :

1. Activez l’option Facturation pour créer automatiquement des factures et facturer les acheteurs pour les lignes de produits récurrentes. Découvrez-en davantage sur les paramètres de facturation.
2. Pour définir comment collecter des paiements, sous Processus de collecte :
   • Sélectionnez Paiements automatiques pour facturer automatiquement les factures à chaque date de facturation. Cliquez sur le menu déroulant Méthode de paiement et sélectionnez une option : 
     • Collecter le mode de paiement sur la première facture réglée : débitez chaque facture en utilisant le mode de paiement saisi pour payer la première facture.
     • Utiliser un mode de paiement enregistré : débitez un mode de paiement enregistré existant.
   • Sélectionnez Paiements manuels si vous souhaitez que l’acheteur paie manuellement la facture à chaque date de facturation. L’acheteur recevra la facture à chaque date de facturation afin d’organiser le paiement.
3. Désactivez l’option Facturation si vous souhaitez facturer et collecter des paiements via une autre méthode.

Pour configurer les paiements en ligne, sous Accepter les paiements en ligne :

1. Si l’option Paiements automatiques est sélectionnée dans la section Facturation, les paiements en ligne seront activés par défaut. Si Paiements manuels est sélectionné, activez l’option Accepter les paiements en ligne pour permettre aux acheteurs de payer leurs factures en ligne.
   • Les choix préremplis sur cet écran reflètent la configuration dans les paramètres de paiement. Sélectionnez ou décochez les cases Modes de paiement acceptés pour choisir les types de paiement à accepter.
   • Si vous avez configuré des frais, sous Frais appliqués au paiement, cochez les cases à côté des frais que vous souhaitez appliquer au paiement du contrat.
   • Sélectionnez la case à cocher Collecte de l’adresse de facturation pour les achats par carte de crédit pour collecter l’adresse de facturation de vos acheteurs.
   • Sélectionnez la case à cocher Collecter l’adresse de livraison pour collecter l’adresse d’expédition de vos acheteurs.
2. Pour accepter les paiements via une autre méthode, désactivez l’option Accepter les paiements en ligne .

Définir la langue, les paramètres régionaux et la devise du contrat

1. Cliquez sur Paramètres dans l’angle supérieur droit de l’éditeur de contrat.
2. Cliquez sur le menu déroulant Langue et sélectionnez une langue.
3. Cliquez sur le menu déroulant Paramètres régionaux et sélectionnez un paramètre régional. Les paramètres régionaux modifieront le format d’affichage de date et d’adresse de votre contrat. La modification des paramètres régionaux du contrat ne mettra pas à jour la devise.
4. Si vous avez configuré plusieurs devises dans votre compte, cliquez sur le menu déroulant Devise et sélectionnez une devise.

Finalisez le contrat

1. Pour finaliser le contrat et envoyer la première facture, dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Finaliser.
2. Si vous y êtes invité, cliquez sur Finaliser dans la boîte de dialogue pour confirmer.

Livraison et paiement de la facture

La façon dont vous avez configuré les lignes de produits et la facturation et les paiements détermine ce qui se passe ensuite. Consultez le tableau ci-dessous pour comprendre le processus en fonction des paramètres de votre contrat.

Contrats d’importation

Importez des contrats existants pour les gérer aux côtés des contrats créés dans HubSpot. Inclure des associations avec des lignes de produits, des contacts et des transactions.

Remarque : Vous ne pouvez pas importer de contrats avec des échelonnements de facturation en utilisant le processus d’import ci-dessous. Si vous souhaitez importer des contrats avec continuité de facturation, découvrez-en davantage sur la migration des contrats vers HubSpot (BÊTA).

1. Créez une propriété de contrat personnalisée à utiliser comme identifiant unique pour les contrats que vous importez. Par exemple, vous pouvez créer une propriété personnalisée appelée contract_import_id.
2. Lors de la création de la propriété personnalisée :
   • Définissez le type de champ sur Texte sur une ligne.
   • Sélectionnez la case à cocher Exiger des valeurs uniques pour cette propriété .
     
     
     
3. Préparez votre fichier d’import :
   • Avant de commencer, consultez la vue d’ensemble des imports.
   • Ajoutez la propriété personnalisée que vous avez créée en tant que colonne dans votre fichier d’import. Utilisez la propriété personnalisée comme identifiant unique pour les champs de contrat, les lignes de produits et les transactions.
   • Pour les contrats comportant plus d’une ligne de produit, ajoutez des lignes supplémentaires sous forme de lignes distinctes à côté de l’identifiant unique.
   • Assurez-vous que la transaction figure sur une ligne distincte des détails du contrat. Ajoutez l’ID de la transaction à une colonne pour associer la transaction au contrat lors de l’import.
     
     
     
4. Importez votre fichier.

Étapes suivantes

• Découvrez-en davantage sur la gestion des factures, y compris la modification, le suivi et l’exportation.
• Découvrez-en davantage sur la gestion des paiements, y compris la vérification des frais de transaction, la gestion des autorisations de débit bancaire, la relance des paiements en échec et la demande d’un nouveau mode de paiement à un contact.
• Découvrez-en davantage sur les rapports sur le chiffre d’affaires dans HubSpot.