BetaCriar contratos diretamente no HubSpot

Observação: se você for um superadministrador, poderá incluir sua conta na versão beta direta de Criar, editar e renovar contratos da HubSpot.

Os contratos são a fonte centralizada de verdade para a receita comprometida na HubSpot. Ao gerenciar contratos no HubSpot, você pode registrar e gerenciar contratos existentes, registrar pagamentos manualmente ou faturar compradores automaticamente, fazer atualizações durante a vigência de um contrato, renovar contratos e relatar receitas com precisão.

Depois de configurar contratos, saiba como criar e importar contratos diretamente. Se você quiser usar um processo baseado em orçamentos para propor e aprovar alterações em um contrato existente, saiba mais sobre como criar contratos a partir de orçamentos aceitos. Saiba como os contratos são usados no HubSpot.

Quando criar contratos diretamente

Você pode querer criar contratos diretamente no HubSpot nos seguintes cenários:

• Centralização de contratos de clientes: use contratos para centralizar contratos de compradores e informações de receita.
• Importar ou migrar contratos existentes: se você tiver contratos existentes e quiser gerenciá-los no HubSpot, poderá importá-los ou migrá-los:
  • Importar contratos sem faturamento: importe contratos sem cronogramas de faturamento usando a ferramenta de importação.
  • Migrar contratos com continuidade de faturamento: para importar contratos com continuidade de faturamento, saiba mais sobre a migração de contratos para o HubSpot (BETA).
• Ao gerenciar seu CPQ em outro sistema: se você usar outro sistema para gerenciar o CPQ, poderá usar os contratos no HubSpot como fonte da verdade para relatórios e automação.

Criar contratos diretamente

Crie contratos diretamente da página de índice de contratos ou dos registros de contatos, empresas, negócios e tickets. Se quiser importar ou migrar contratos existentes, saiba mais sobre importação de contratos e migração de contratos para o HubSpot (BETA).

Criar contratos a partir da página de índice

1. Na sua conta HubSpot, clique em Mais e navegue até Receita > Contratos. Se Mais não aparecer na sua conta, navegue diretamente para Receita > Contratos.
2. No canto superior direito, clique em Adicionar contratos e selecione Criar novo.
3. Configure o contrato.

Criar contratos a partir de outros registros

1. Acesse seus registros:
   • Na sua conta HubSpot, clique em Mais e navegue até CRM > Contatos. Se Mais não aparecer na sua conta, navegue diretamente para CRM > Contatos.
   • Na sua conta HubSpot, clique em Mais e navegue até CRM da HubSpot > Empresas. Se Mais não aparecer na sua conta, navegue diretamente para CRM da HubSpot > Empresas.
   • Na sua conta HubSpot, clique em Mais e navegue até CRM > Negócios. Se Mais não aparecer na sua conta, navegue diretamente para CRM > Negócios.
   • Na sua conta HubSpot, clique em Mais e navegue até CRM > Tickets. Se Mais não aparecer na sua conta, navegue diretamente para CRM > Tickets.
2. Clique no nome de um registro.
3. Na barra lateral direita, no cartão Contratos , clique em Adicionar e selecione Criar novo contrato. Se você não conseguir ver o cartão Contratos, saiba como adicioná-lo à barra lateral direita.
   
   
   
4. Configure o contrato.

O registro de origem está associado ao contrato. As associações e itens de linha do registro de origem são transferidos quando aplicável. Por exemplo, se você criar um contrato a partir de um registro de registro de negócio, 

Configurar contratos

Configure as informações do contrato usando o editor de contratos. Para visualizar os detalhes do contrato e o cronograma de cobrança, clique em Visualizar contrato no canto superior direito. Para salvar o contrato como rascunho, clique em Voltar no canto superior esquerdo. Você pode editar os rascunhos de contratos posteriormente.

Edite os detalhes do contrato do vendedor

A seção de partes exibe os detalhes do contrato pelo vendedor.

• Os detalhes do vendedor são baseados no criador do contrato.
• Os detalhes do vendedor, incluindo o número de telefone, são preenchidos a partir do perfil do usuário que cria o contrato. A empresa do vendedor é preenchida a partir das informações da empresa da conta.
• Você pode atualizar o nome, o número de telefone e as informações da empresa do vendedor. Se você atualizar os detalhes do vendedor, somente o contrato e as faturas associadas ao contrato usarão os novos detalhes. O perfil do usuário e as informações da empresa não são atualizadas.
• Um contrato deve ter um endereço de e-mail do vendedor e o nome da empresa para ser criado.

Para editar os detalhes do vendedor, na seção Partes do contrato:

1. Para atualizar os detalhes da empresa vendedora, passe o mouse sobre a empresa e clique no edit ícone Editar.
2. Atualize os detalhes no painel direito e clique em Salvar. As alterações feitas nos detalhes da empresa vendedora se aplicam somente ao contrato e às faturas associadas ao contrato. As configurações da sua conta não estão atualizadas.

Adicionar uma empresa de cobrança e um contato

A seção de partes também exibe a empresa de cobrança e os contatos do contrato.

• Um contrato deve ter um contato de cobrança. Mais contatos de cobrança podem ser adicionados.
• Um contrato pode ter, no máximo, uma empresa compradora, um contato de cobrança e uma empresa de cobrança associados a ele.
• Os contatos de cobrança recebem faturas e detalhes de cobrança, como recibos.

Para adicionar a empresa e o contato de cobrança:

1. Para adicionar uma empresa de cobrança, ao lado de Empresa de cobrança, clique em Adicionar. No painel direito, pesquise e selecione a empresa e, em seguida, clique em Salvar. Clique na guia Criar novo no painel direito para criar um novo registro de registro de empresa. 
2. Para editar os detalhes da empresa de cobrança, passe o mouse sobre a empresa e clique no edit ícone Editar. As edições também atualizarão o empresa CRM registro.
3. Para substituir a empresa de cobrança, passe o mouse sobre a empresa e clique no replaceícone Substituir. 
4. Para excluir a empresa de cobrança, passe o mouse sobre a empresa e clique no deleteícone Excluir. 
5. Para usar o mesmo endereço de cobrança do registro de registro de empresa, em Endereço de cobrança, marque a caixa de seleção Igual à empresa de cobrança .
6. Para usar um endereço de cobrança diferente, clique em + Adicionar endereço de cobrança.
7. No painel direito, insira o endereço de cobrança e clique em Salvar. O endereço de cobrança é atualizado no contrato e usado nas faturas associadas. O registro de empresa não está atualizado.

Observação: se o imposto automatizado estiver ativado, o endereço de cobrança será usado para determinar se o imposto deve ser adicionado ao contrato.

6. Clique para expandir a seção IDs de imposto para visualizar os IDs de imposto adicionados à empresa de cobrança. Edite os IDs fiscais existentes clicando no editícone Editar ao lado do nome da empresa de cobrança e, em seguida, no painel direito, clique na guia IDs fiscais .  Adicione IDs fiscais do vendedor por meio da ferramenta de faturas.
7. Para adicionar um contato de cobrança, ao lado de contato de cobrança, clique em Adicionar. No painel direito, procure e selecione um contato e, em seguida, clique em Salvar. Clique na guia Criar novo no painel direito para criar um novo registro do contato .
8. Para editar os detalhes do contato de cobrança, passe o mouse sobre o contato e clique no edit ícone Editar. As edições também atualizarão o contato CRM registro.
9. Para substituir o contato de cobrança, passe o mouse sobre o contato e clique no replaceícone Substituir. 
10. Para excluir o contato de cobrança, passe o mouse sobre o contato e clique no deleteícone Excluir. 
11. Para adicionar mais contatos de cobrança, clique em + Adicionar mais contatos. Procure contatos, marque as caixas de seleção ao lado deles e clique em Salvar.

Configurar detalhes do contrato

Configure a data de vigência do contrato, o proprietário, as condições de pagamento e o número da PO. Você também pode adicionar propriedades personalizadas e associar o contrato a um negócio existente.

1. Para definir a data em que o contrato entra em vigor, na seção Data de vigência do contrato , clique no seletor de datas e selecione uma data.
2. Para definir a proprietário do contrato, clique no menu suspenso proprietário Contrato e selecione uma proprietário .
3. Clique no menu suspenso Termos de pagamento e selecione um termo de pagamento. Saiba mais sobre as condições de pagamento.
4. Para incluir um número de PO no contrato, no campo Número da OC , insira o número da PO.
5. Para adicionar uma propriedade personalizada, clique em + Adicionar propriedade personalizada. Selecione as propriedades de contrato personalizadas existentes na lista, pesquise uma propriedade personalizada ou clique em Criar nova propriedade de contrato para configurar uma nova propriedade de contrato personalizada.
6. Para remover uma propriedade personalizada, clique no delete ícone Excluir ao lado dela.
7. Para associar o contrato a um negócio, clique no menu suspenso Associar a um negócio e selecione um negócio, ou clique em Criar um novo negócio para criar um novo negócio.

Adicionar itens de linha

Adicione itens de linha ao contrato da sua biblioteca de produtos ou adicione itens de linha personalizados. 

Observação: ao usar o Stripe como opção de processamento de pagamentos, o valor total devido deve ser superior a US$ 0,50 ou o mínimo equivalente à moeda de liquidação. Saiba mais sobre os valores mínimos de cobrança do Stripe.

Para adicionar itens de linha:

1. No canto superior direito, na seção Itens de linha, clique em Adicionar item de linha e selecione uma opção:
   • Selecionar da biblioteca de produtos: adicione um item de linha com base em um produto da sua biblioteca de produtos, incluindo itens de linha criados usando a integração entre o HubSpot e a Shopify.
     • Pesquise por nome do produto, descrição ou SKU, ou clique em Filtros avançados para refinar sua pesquisa.
     • Marque as caixas de seleção no painel direito ao lado dos produtos em que deseja basear o seu item de linha. Ao selecionar itens de linha de preços em camadas , clique em Exibir categorias para ver as diferentes camadas do produto antes de adicionar o item de item.
       
       
       
   • Criar item de linha personalizado: crie um item de linha personalizado que seja exclusivo para o contrato. Depois de selecionar esta opção, use o painel direito para inserir os detalhes do seu item de linha. Marque a caixa de seleção Salvar item de linha na biblioteca de produtos para salvar o item de linha na sua biblioteca de produtos. Clique em Salvar ou em Salvar e adicionar outro.
2. Clique em Visualizar contrato para visualizar os detalhes do contrato e o cronograma de cobrança.
3. Impostos podem ser adicionados a itens de linha individuais ou você pode usar um imposto de vendas automatizado ao usar pagamentos online. Para adicionar impostos a itens de linha individuais, clique no menu suspenso Taxa de imposto e defina taxas de imposto em itens de linha. A coluna Valor do imposto é atualizada automaticamente.
4. Se você estiver usando imposto sobre vendas automatizado, ative a opção Imposto sobre vendas automatizado . O imposto de venda automatizado será calculado quando o contrato for criado.
   
   • Na coluna Categoria de imposto , clique no menu suspenso e selecione a categoria de imposto para cada item de linha. Você pode escolher diferentes categorias de imposto para diferentes itens de linha. Cada item de linha deve ter um nome exclusivo.
   • Se estiver enviando um item como parte do contrato, você deve adicionar um item de linha para envio para que o imposto automatizado seja calculado corretamente. Se você não adicionou frete à sua biblioteca de produtos, adicione um item de linha personalizado com uma categoria de Imposto de Frete.
5. Você pode editar as colunas exibidas na tabela de item de linha. Se você for um Superadministrador, poderá definir as colunas a serem exibidas para todos os usuários por padrão. Saiba como editar colunas.
6. Edite os itens de linha no editor ajustando os valores de cada coluna.
   
   
   
7. Ao editar itens de linha de preços diferenciados, o preço é atualizado com base na categoria conforme você ajusta a quantidade. Clique em Exibir camadas para editar as quantidades junto com a tabela de categorias para entender qual categoria de preço se aplica.
   
   
   
8. Por padrão, a cobrança de itens de linha únicos e recorrentes é definida para a data de hoje. Para cobrar um item de linha do comprador posteriormente, clique no menu suspenso Data de início da cobrança e selecione Data personalizada. No painel direito, clique no seletor de datas e selecione uma data de início, em seguida, clique em Salvar.

9. Para adicionar um desconto a um item de linha, na coluna Desconto unitário , clique no menu suspenso e selecione porcentagem ou moeda. Insira o valor do desconto . Os descontos podem ser definidos em itens de linha individuais, não em todo o contrato.
10. Para editar os detalhes do item de linha ou clonar ou excluir um item de linha, passe o mouse sobre o item de linha, clique em Ações e selecione uma opção:
    • Editar: edite o item de linha do contrato. A biblioteca de produtos não será afetada. 
    • Excluir: exclua o item de linha.

9. Para reordenar os itens de linha, clique e arraste um item de linha usando o dragHandle arraste a alça.

10. A seção Resumo mostra como seu comprador será cobrado:

    • O Subtotal mostrará apenas os itens devidos na finalização da compra. Todos os itens que serão cobrados em uma data posterior aparecerão no total de Pagamentos futuros .
    • Todos os itens, independentemente da data de vencimento do pagamento, serão totalizados próximo ao Total.
    • Desative a opção Imposto automatizado para desativar o imposto automatizado .

Configurar cobrança e pagamentos

Configure como cobrar e receber pagamentos dos compradores. Os pagamentos online estão disponíveis apenas quando a cobrança está ativada. 

Para configurar o faturamento, em Faturamento e pagamentos:

1. Ative a opção Cobrança para criar faturas automaticamente e cobrar os compradores por itens de linha recorrentes. Saiba mais sobre as configurações de cobrança.
2. Para definir como receber pagamentos, em Processo de cobrança:
   • Selecione Pagamentos automáticos para cobrar faturas automaticamente em cada data de cobrança. Clique no menu suspenso Método de cobrança e selecione uma opção: 
     • Cobrar o método de pagamento na primeira fatura paga: cobre cada fatura usando o método de pagamento inserido para pagar a primeira fatura.
     • Usar um método de pagamento armazenado: cobre um método de pagamento armazenado existente.
   • Selecione Pagamentos manuais se quiser que o comprador pague manualmente a fatura em cada data de cobrança. A fatura será enviada ao comprador em cada data de cobrança para combinar o pagamento.
3. Desative a opção Cobrança se quiser faturar e receber pagamentos por meio de um método alternativo.

Para configurar pagamentos online, em Aceitar pagamentos online:

1. Se Pagamentos automáticos estiver selecionado na seção Cobrança, os pagamentos online estarão ativados por padrão. Se a opção Pagamentos manuais estiver selecionada, ative a opção Aceitar pagamentos online para permitir que os compradores paguem faturas online.
   • As opções pré-preenchidas nesta tela refletem o que foi definido nas configurações de pagamento. Marque ou desmarque as caixas de seleção Métodos de pagamento aceitos para escolher os tipos de pagamento a serem aceitos.
   • Se você configurou taxas, em Taxas aplicadas no checkout, marque as caixas de seleção ao lado das taxas que deseja aplicar ao pagamento do contrato.
   • Marque a caixa de seleção Coleta do endereço de cobrança para compras com cartão de crédito para coletar o endereço de cobrança dos seus compradores.
   • Marque a caixa de seleção Coletar endereço de envio para coletar o endereço de entrega dos seus compradores.
2. Para aceitar pagamentos por meio de um método alternativo, desative a opção Aceitar pagamentos online .

Definir o idioma, a localização e a moeda do contrato

1. Clique em Configurações no canto superior direito do editor de contratos.
2. Clique no menu suspenso Idioma e selecione um idioma.
3. Clique no menu suspenso Local e selecione um local. O local mudará o formato de exibição da data e do endereço do seu contrato. Alterar as configurações de localização do contrato não atualizará a moeda.
4. Se você tiver várias moedas configuradas na sua conta, clique no menu suspenso Moeda e selecione uma moeda.

Finalizar o contrato

1. Para finalizar o contrato e enviar a primeira fatura, no canto superior direito, clique em Finalizar.
2. Se solicitado, clique em Finalizar na caixa de diálogo para confirmar.

Entrega e pagamento da fatura

A forma como você configurou itens de linha , cobrança e pagamentos determina o que acontece a seguir. Revise a tabela abaixo para entender o processo com base nas configurações do seu contrato.

Contratos de importação

Importe contratos existentes para gerenciá-los juntamente com os contratos criados no HubSpot. Inclua associações com itens de linha, contatos e negócios.

Observação: você não pode importar contratos com agendamentos de cobrança usando o processo de importação abaixo. Se quiser importar contratos com continuidade de cobrança, saiba mais sobre a migração de contratos para a HubSpot (BETA).

1. Crie uma propriedade de contrato personalizada para usar como um identificador exclusivo para os contratos que você está importando. Por exemplo, você pode criar uma propriedade personalizada chamada contract_import_id.
2. Ao criar a propriedade personalizada:
   • Defina o Tipo de campo como Texto de linha única.
   • Marque a caixa de seleção Exigir valores exclusivos para esta propriedade .
     
     
     
3. Prepare seu arquivo de importação:
   • Antes de começar, revise a visão geral da importação.
   • Adicione a propriedade personalizada que você criou como uma coluna no arquivo de importação. Use a propriedade personalizada como identificador exclusivo para campos de contrato, itens de linha e negócios.
   • Para contratos com mais de um item de linha, adicione itens de linha adicionais como linhas separadas junto com o identificador exclusivo.
   • Verifique se o negócio está em uma linha separada dos detalhes do contrato. Adicione o ID do registro do negócio a uma coluna para associar o negócio ao contrato durante a importação.
     
     
     
4. Importe seu arquivo.

Próximas etapas

• Saiba mais sobre como gerenciar faturas, incluindo edição, rastreamento e exportação.
• Saiba mais sobre como gerenciar pagamentos, incluindo revisão de taxas de transação, gerenciamento de autorizações de débito bancário, nova tentativa de pagamentos com falha e solicitação de um novo método de pagamento de um contato.
• Saiba mais sobre como gerar relatórios de receita no HubSpot.