I betaOpret kontrakter direkte i HubSpot

Bemærk:Hvis du er superadministrator, kan du tilmelde din konto til beta-versionen af "Direkte oprettelse, redigering og fornyelse af HubSpot-kontrakter" .

Kontrakter er den centrale kilde til oplysninger om forpligtede indtægter i HubSpot. Ved at administrere kontrakter i HubSpot kan du registrere og administrere eksisterende kontraktaftaler, manuelt registrere betalinger eller automatisk fakturere købere, foretage opdateringer i løbet af en kontrakts løbetid, forny kontrakter og rapportere indtægter præcist.

Når du har oprettet kontrakter, kan du lære, hvordan du direkte opretter og importerer kontrakter. Hvis du vil bruge en tilbudsbaseret proces til at foreslå og godkende ændringer til en eksisterende kontrakt, kan du læse mere om, hvordan du opretter kontrakter ud fra accepterede tilbud. Lær, hvordan kontrakter bruges i HubSpot.

Hvornår skal du oprette kontrakter direkte

Du kan med fordel oprette kontrakter direkte i HubSpot i følgende situationer:

• Centralisering af kundeaftaler: Brug kontrakter til at centralisere køberaftaler og omsætningsoplysninger.
• Importer eller overfør eksisterende kontrakter: Hvis du har eksisterende kontrakter og ønsker at administrere dem i HubSpot, kan du importere eller overføre dem:
  • Importer kontrakter uden faktureringsplaner: Importer kontrakter uden faktureringsplaner ved hjælp af importværktøjet.
  • Overfør kontrakter med kontinuerlig fakturering:For at importere kontrakter med kontinuerlig fakturering kan du læse mere om overførsel af kontrakter til HubSpot (BETA).
• Når du administrerer din CPQ i et andet system: Hvis du bruger et andet system til at administrere CPQ, kan du bruge kontrakter i HubSpot som den primære kilde til rapportering og automatisering.

Opret kontrakter direkte

Opret kontrakter direkte fra kontraktindekssiden eller fra kontakt-, virksomheds-, aftale- og ticketposter. Hvis du vil importere eller migrere eksisterende kontrakter, kan du læse mere om import af kontrakter og migrering af kontrakter til HubSpot (BETA).

Opret kontrakter fra indekssiden

1. Klik på Mere på din HubSpot-konto, og navigér derefter til Omsætning > Kontrakter. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til Omsætning > Kontrakter.
2. Klik påTilføj kontrakter øverst til højre, og vælg derefterOpret ny.
3. Konfigurer kontrakten.

Opret kontrakter fra andre poster

1. Gå til dine poster:
   • Klik på Mere i din HubSpot-konto, og navigér derefter til CRM > Kontakter. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til CRM > Kontakter.
   • Klik på Mere på din HubSpot-konto, og navigér derefter til CRM > Virksomheder. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til CRM > Virksomheder.
   • Klik på Mere i din HubSpot-konto, og navigér derefter til CRM > Aftaler. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til CRM > Aftaler.
   • Klik på Mere på din HubSpot-konto, og navigér derefter til CRM > Tickets. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til CRM > Tickets.
2. Klik på navnet på en post.
3. I højre sidepanel skal du klikke påTilføj på kortet Kontrakter og derefter vælge Opret ny kontrakt. Hvis du ikke kan se kortetKontrakter, kan du læse her, hvordan du tilføjer det til højre sidepanel.
   
   
   
4. Konfigurer kontrakten.

Kildeposten er knyttet til kontrakten. Tilknytninger og linjeposter fra kildeposten overføres, hvor det er relevant. Hvis du f.eks. opretter en kontrakt fra en aftalepost, 

Konfigurer kontrakter

Konfigurer kontraktoplysningerne ved hjælp af kontraktredigeringsværktøjet. Klikpå Vis kontrakt i højre øverste hjørne for at få et eksempel på kontraktoplysningerne og faktureringsplanen. Klik påTilbage øverst til venstre for at gemme kontrakten som et udkast. Du kan redigere kontraktudkast senere.

Rediger sælgeroplysningerne i kontrakten

Afsnittet "Parter" viser sælgeroplysningerne i kontrakten.

• Sælgeroplysningerne er baseret på den person, der opretter kontrakten.
• Sælgeroplysningerne, herunder telefonnummer, hentes fra brugerprofilen for den bruger, der opretter kontrakten. Sælgerens virksomhed hentes fra kontoens virksomhedsoplysninger.
• Du kan opdatere sælgerens navn, telefonnummer og virksomhedsoplysninger. Hvis du opdaterer sælgerens oplysninger, er det kun kontrakten og de fakturaer, der er knyttet til kontrakten, der bruger de nye oplysninger. Brugerprofilenog virksomhedsoplysningerne opdateres ikke.
• En kontrakt skal indeholde sælgerens e-mailadresse og firmanavn for at kunne oprettes.

Sådan redigerer du sælgeroplysningerne i afsnittet Parter i kontrakten:

1. For at opdatere sælgerens virksomhedsoplysninger skal du holde markøren over virksomheden og klikke påredigeringsikonet.
2. Opdater oplysningerne i panelet til højre, og klik derefter på Gem. Ændringer af sælgerens virksomhedsoplysninger gælder kun for kontrakten og de fakturaer, der er knyttet til kontrakten. Dine kontoindstillinger opdateres ikke.

Tilføj en faktureringsvirksomhed og en kontaktperson

Afsnittet "Parter" viser også faktureringsvirksomheden og kontakterne i kontrakten.

• En kontrakt skal have én faktureringskontakt. Der kan tilføjes flere faktureringskontakter.
• En kontrakt kan højst have én købervirksomhed, én faktureringskontakt og én faktureringsvirksomhed tilknyttet.
• Faktureringskontakter modtager fakturaer og faktureringsoplysninger, f.eks. kvitteringer.

Sådan tilføjer du faktureringsvirksomheden og kontaktpersonen:

1. For at tilføje en faktureringsvirksomhed skal du klikkepå Tilføj ved siden af Faktureringsvirksomhed. I panelet til højre skal du søge efter og vælge virksomheden og derefter klikke påGem. Klik på fanen Opret ny i panelet til højre for at oprette en ny virksomhedsoptegnelse. 
2. For at redigere faktureringsvirksomhedens oplysninger skal du holde markøren over virksomheden og klikke påredigeringsikonet. Ændringerne opdaterer også virksomhedens CRM-post.
3. For at erstatte faktureringsvirksomheden skal du holde markøren over virksomheden og klikke påikonet replaceErstat".
4. For at slette faktureringsvirksomheden skal du holde markøren over virksomheden og klikke påikonet deleteSlet".
5. For at bruge den samme faktureringsadresse som i virksomhedsoplysningerne skal du under Faktureringsadresse markere afkrydsningsfeltetSamme som faktureringsvirksomhed.
6. Hvis du vil bruge en anden faktureringsadresse, skal du klikke på + Tilføj faktureringsadresse.
7. I panelet til højre skal du indtaste faktureringsadressen og klikke på Gem. Faktureringsadressen opdateres i kontrakten og bruges på tilknyttede fakturaer. Virksomhedsoplysningerne opdateres ikke.

Bemærk: Hvis automatisk momsberegning er aktiveret, bruges faktureringsadressen fra til at afgøre, om der skal tilføjes moms til kontrakten.

6. Klik for at udvide afsnittet"Momsnumre" for at se eventuelle momsnumre, der er tilføjet til faktureringsvirksomheden. Rediger eksisterende momsnumre ved at klikke påredigeringsikonet ved siden af faktureringsvirksomhedens navn og derefter klikke på fanen "Momsnumre " i det højre panel. Tilføj sælgerens momsnumre viafakturaværktøjet.
7. For at tilføje en faktureringskontakt skal du klikke på Tilføj ved siden af Faktureringskontakt. I panelet til højre skal du søge efter og vælge en kontakt og derefter klikke påGem. Klik på fanen Opret ny i panelet til højre for at oprette en ny kontaktpost.
8. For at redigere faktureringskontaktens oplysninger skal du holde markøren over kontakten og klikke påredigeringsikonet. Ændringerne opdaterer også kontaktens CRM-post.
9. For at erstatte faktureringskontakten skal du holde markøren over kontakten og klikke påikonet Erstat.
10. For at slette faktureringskontakten skal du holde markøren over kontakten og klikke påikonet deleteSlet".
11. For at tilføje yderligere faktureringskontakter skal du klikke på + Tilføj yderligere kontakter. Søg efter kontakter, marker afkrydsningsfelterne ud for kontakterne, og klik derefter påGem.

Konfigurer kontraktoplysninger

Indstil kontraktens ikrafttrædelsesdato, ejer, betalingsbetingelser og indkøbsordrenummer. Du kan også tilføje brugerdefinerede egenskaber og knytte kontrakten til en eksisterende aftale.

1. For at angive den dato, hvor kontrakten træder i kraft, skal du i afsnittet Kontraktens ikrafttrædelsesdato klikke på datovælgerenog vælge endato.
2. For at angive kontraktindehaveren skal du klikke på rullemenuenKontraktindehaver og vælge enindehaver.
3. Klik på rullemenuen "Betalingsbetingelser" , og vælg en betalingsbetingelse. Få mere at vide om betalingsbetingelser.
4. For at medtage et indkøbsordrenummer i kontrakten skal du indtasteindkøbsordrenummeret i feltet Indkøbsordrenummer.
5. For at tilføje en brugerdefineret egenskab skal du klikke på+ Tilføj brugerdefineret egenskab. Vælgeksisterende brugerdefinerede kontrakt-egenskaber fra listen, søg efter enbrugerdefineret egenskab, eller klik påOpret ny kontrakt-egenskab for at oprette en ny brugerdefineret kontrakt-egenskab.
6. For at fjerne en brugerdefineret egenskab skal du klikke på sletteikonet ved siden af den.
7. For at knytte kontrakten til en aftale skal du klikke på rullemenuenKnyt til en aftale og vælge enaftale, eller klikke på Opret en ny aftale for at oprette en ny aftale.

Tilføj varelinjer

Tilføj linjeposter til kontrakten fra dit produktbibliotek, eller tilføj brugerdefinerede linjeposter. 

Bemærk: Når du bruger Stripe som betalingsmetode, skal det samlede skyldige beløb være over 0,50 $ eller det tilsvarende minimumsbeløb i afregningsvalutaen. Få mere at vide om Stripes minimumsbeløb.

Sådan tilføjer du linjeposter:

1. Klik på Tilføj linjepost øverst til højre i afsnittet om linjeposter, og vælg derefter en mulighed:
   • Vælg fra produktbiblioteket: Tilføj en linjepost baseret på et produkt i dit produktbibliotek, herunder linjeposter oprettet ved hjælp af HubSpot-Shopify-integrationen.
     • Søg efter produktnavn,produktbeskrivelse eller SKU, eller klik på Avancerede filtre for at indsnævre din søgning.
     • Markér afkrydsningsfelterne i panelet til højre ud for de produkter, du vil basere din varelinje på. Hvis du vælger varelinjer med differentierede priser, skal du klikke på "Vis prisniveauer " for at se de forskellige prisniveauer for produktet, inden du tilføjer varelinjen.
       
       
       
   • Opret brugerdefineret varelinje: Opret en brugerdefineret varelinje, der er unik for kontrakten. Når du har valgt denne indstilling, skal du bruge panelet til højre til at indtaste oplysninger om din varelinje. Marker afkrydsningsfeltet Gem varelinje i produktbiblioteket for at gemme varelinjen i dit produktbibliotek. Klik på Gem ellerGem og tilføj en til.
2. Klik på " Vis kontrakt " for at få et eksempel på kontraktoplysningerne og faktureringsplanen.
3. Skatter kan tilføjes til de enkelte linjeposter, eller du kan bruge automatisk moms , når du bruger onlinebetalinger. For at tilføje skatter til enkelte linjeposter skal du klikke på rullemenuen »Skattesats« og indstille skattesatser for de enkelte linjeposter. Kolonnen " Momsbeløb" opdateres automatisk.
4. Hvis du bruger automatisk moms, skal du aktivere kontakten»Automatisk moms «. Den automatiske moms beregnes, når kontrakten oprettes.
   
   • I kolonnen "Skattekategori" skal du klikke på rullemenuen og vælge skattekategorien for hver linjepost. Du kan vælge forskellige skattekategorier for forskellige linjeposter. Hver linjepost skal have et unikt navn.
   • Hvis du sender en vare som en del af kontrakten, skal du tilføje en linjepost for forsendelse, så den automatiske moms beregnes korrekt. Hvis du ikke har tilføjet forsendelse til dit produktbibliotek, skal du tilføje en brugerdefineret linjepost med skattekategorien »Forsendelse«.
5. Du kan redigere de kolonner, der vises i linjeposttabellen. Hvis du er superadministrator, kan du angive, hvilke kolonner der som standard skal vises for alle brugere. Lær, hvordan duredigerer kolonner.
6. Rediger linjeposterne i redigeringsværktøjet ved at justere værdierne i hver kolonne. 
   
   
   
7. Når du redigerer linjeposter med differentierede priser, opdateres prisen i henhold til prisniveauet, efterhånden som du justerer mængden. Klikpå Vis prisniveauer for at redigere mængderne ved siden af prisniveautabellen og få et overblik over, hvilket prisniveau der gælder.
   
   
   
8. Som standard er fakturering for engangs- og tilbagevendende linjeposter indstillet til dagens dato. For at opkræve din køber for en linjepost på et senere tidspunkt skal du klikke på rullemenuen "Faktureringsstartdato " og derefter vælge "Brugerdefineret dato". I panelet til højre skal du klikke pådatovælgeren og vælge enstartdato, hvorefter du klikker på "Gem".

9. For at tilføje en rabat til en linjepost skal du i kolonnen Enhedsrabat klikke på rullemenuen og vælge procent eller valuta. Indtast rabatbeløbet. Rabatter kan indstilles på individuelle linjeposter, ikke på hele kontrakten.
10. For at redigere linjepostens detaljer eller for at klone eller slette en linjepost skal du holde markøren over linjeposten, klikke på Handlinger og derefter vælge en mulighed:
    • Rediger: Rediger linjeposten for kontrakten. Produktbiblioteket påvirkes ikke. 
    • Slet: Slet linjeposten.

9. For at omarrangere linjeposterne skal du klikke på en linjepost og trække den ved hjælp afdragHandle.

10. Afsnittet " Oversigt " viser, hvordan din køber vil blive opkrævet:

    • Delsummen viser kun de varer, der skal betales ved kassen. Varer, der vil blive opkrævet på et senere tidspunkt, vises under »Fremtidige betalinger, i alt«.
    • Alle varer, uanset forfaldsdato, summeres under»Total«.
    • Sluk for knappen»Automatisk moms« for at deaktivereautomatisk moms.

Konfigurer fakturering og betalinger

Konfigurer, hvordan du fakturerer og inddriver betalinger fra købere. Onlinebetalinger er kun tilgængelige, når fakturering er aktiveret. 

Sådan opsætter du fakturering under Fakturering og betalinger:

1. Aktivér faktureringsknappen for automatisk at oprette fakturaer og fakturere købere for tilbagevendende linjeposter. Få mere at vide om faktureringsindstillinger.
2. For at indstille, hvordan betalinger skal opkræves, skal du under Opkrævningsproces:
   • Vælg Automatiske betalinger for automatisk at opkræve fakturaer på hver faktureringsdato. Klik på rullemenuenOpkrævningsmetode, og vælg en indstilling: 
     • Inddriv betalingsmetode på den første betalte faktura: opkræv hver faktura ved hjælp af den betalingsmetode, der blev angivet til betaling af den første faktura.
     • Brug en gemt betalingsmetode:Opkræv via en eksisterende, gemt betalingsmetode.
   • Vælg»Manuelle betalinger«, hvis du ønsker, at køberen manuelt skal betale fakturaen på hver faktureringsdato. Køberen vil modtage fakturaen på hver faktureringsdato for at kunne foretage betalingen.
3. Sluk for fakturerings knappen, hvis du ønsker at fakturere og opkræve betalinger via en alternativ metode.

Sådan opsætter du onlinebetalinger under "Accepter onlinebetalinger":

1. Hvis»Automatiske betalinger« er valgt iafsnittet »Fakturering«, vil onlinebetalinger være aktiveret som standard. Hvis»Manuelle betalinger« er valgt, skal du slå kontakten»Accepter onlinebetalinger« til for at give købere mulighed for at betale fakturaer online.
   • De forudfyldte valgmuligheder på denne skærm afspejler, hvad der er angivet i betalingsindstillingerne. Marker eller fjern markeringen i afkrydsningsfelterne " Accepterede betalingsformer " for at vælge de betalingstyper, der skal accepteres.
   • Hvis du har oprettet gebyrer, skal du under "Gebyrer, der pålægges ved kassen" markereafkrydsningsfelterne ud for de gebyrer, du vil pålægge kontraktbetalingen.
   • Markér afkrydsningsfeltet "Indhent faktureringsadresse ved kreditkortkøb " for at indhente dine købers faktureringsadresse.
   • Markér afkrydsningsfeltet " Indhent leveringsadresse " for at indhente dine købers leveringsadresse.
2. For at acceptere betalinger via en alternativ metode skal du slå kontakten "Accepter onlinebetalinger " fra.

Indstil kontraktens sprog, land og valuta

1. Klik på " Indstillinger " øverst til højre i kontraktredigeringsværktøjet.
2. Klik på rullemenuen "Sprog ", og vælg etsprog.
3. Klik på rullemenuen"Lokale " og vælg et lokalt format. Lokalt format ændrer dato- og adressevisningsformatet for din kontrakt. Ændring af kontraktens lokale indstillinger opdaterer ikke valutaen.
4. Hvis du har flere valutaer oprettet på din konto, skal du klikke på rullemenuen "Valuta " og vælge envaluta.

Færdiggør kontrakten

1. For at færdiggøre kontrakten og sende den første faktura skal du klikke påFærdiggør øverst til højre.
2. Hvis du bliver bedt om det, skal du klikke på"Afslut" i dialogboksen for at bekræfte.

Fakturaafsendelse og betaling

Hvordan du har konfigureret linjeposter samt fakturering og betalinger, bestemmer, hvad der sker herefter. Se tabellen nedenfor for at forstå processen ud fra dine kontraktindstillinger.

Importer kontrakter

Importer eksisterende kontrakter for at administrere dem sammen med kontrakter, der er oprettet i HubSpot. Medtag tilknytninger til linjeposter, kontakter og aftaler.

Bemærk: Du kan ikke importere kontrakter med faktureringsplaner ved hjælp af importprocessen nedenfor. Hvis du vil importere kontrakter med faktureringskontinuitet, kan du læse mere om at migrere kontrakter til HubSpot (BETA).

1. Opret en brugerdefineret kontraktattribut, der skal bruges som en unik identifikator for de kontrakter, du importerer. Du kan f.eks. oprette en brugerdefineret attribut med navnet contract_import_id.
2. Når du opretter den brugerdefinerede egenskab:
   • Indstilfelt etypen tilEnkeltlinjet tekst.
   • Markér afkrydsningsfeltet "Kræv unikke værdier for denne egenskab ".
     
     
     
3. Forbered din importfil:
   • Før du begynder, skal du gennemgå importoversigten.
   • Tilføj den brugerdefinerede egenskab, du har oprettet, som en kolonne i din importfil. Brug den brugerdefinerede egenskab som den unikke identifikator for kontraktfelter, linjeposter og aftaler.
   • For kontrakter med mere end én linjepost skal du tilføje yderligere linjeposter som separate rækker ved siden af den unikke identifikator.
   • Sørg for, at aftalen står i en separat række i forhold til kontraktoplysningerne. Tilføj aftalens post-ID til en kolonne for at knytte aftalen til kontrakten under importen.
     
     
     
4. Importer din fil.

Næste trin

• Få mere at vide om administration af fakturaer, herunder redigering, sporing og eksport.
• Få mere at vide om administration af betalinger, herunder gennemgang af transaktionsgebyrer, administration af bankdebitgodkendelser, gentagelse af mislykkede betalinger og anmodning om en ny betalingsmetode fra en kontakt.
• Få mere at vide om indberetning af omsætning i HubSpot.